İlk Basamağı: İyi bir dokümantasyona sahip olmaktır!

Transkript

1 DOKÜMANTASYON EĞİTİMİ

2 Etkin Bir Sistem Oluşturmanın İlk Basamağı: İyi bir dokümantasyona sahip y y p olmaktır!

3 Dokümantasyonun Amacı İl i i f li l i h İletişim ve faaliyetlerin her zaman aynı ve bir bütün içerisinde yapılmasını sağlamaktır.

4 Dokümantasyon Yapısı Çalışanlar için ortak bilgi tabanı olmalı, Sistemin doğru uygulanmasına katkı k sağlayacak şekilde yalın olarak tanımlanmalı, Gereksiz tekrarlardan kaçınılarak uygun şekilde tanımlanmış ve tasarlanmış olmalı.

5 POLİTİKALARIMIZ PROSEDÜRLER ve TALİMATLAR FORMLAR YARDIMCI ve DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLAR

6 Kalite El Kitabı İfade edilen Kalite Politikasına ve ISO serisine uygun olarak Kalite Sistemini tanımlayan üst düzey dokümandır.

7 Kalite El Kitabının İçeriği Adı, Uygulama Alanı, Hariç Tutmalar, Referans Alınan Standartlar ve Yasal Düzenlemeler İçindekiler Çizelgesi (Çapraz Referans Listesi) Kuruluşu Tanıtıcı Bilgiler Kalite Yönetim Sisteminin Maddeleri Prosedür Listesi

8 PROSEDÜR Kaliteyi etkileyen tüm etkinliklerin nerede, kim tarafından, nasıl ve ne zaman yürütüleceğini ve gerektiğinde nasıl kontrol edileceğini açıklayan yazılı dokümanlardır. d

9 PROSEDÜR Amacını, kapsamını sade ve açıkça göstermelidir. İşi(işleri) yapmakta olan bölüm(ler) ve personelin sorumluluklarını göstermelidir. Kolay anlaşılacak ve izlenilecek sadelikte olmalıdır. Kontrol altında olması gereken işlerin herkes tarafından aynı şekilde yapılıyor olmasını sağlamalı, standart oluşturmalıdır. İşin tüm detaylarını değil, kontrol altında olması gereken kritik noktaları içermelidir. İşi zaman içindeki yapılış sırasını göre kronojik anlatılmalıdır.

10 Prosedürlerde Aranacak Sorular 4N 1K Kuralına Göre Hazırlanmalı NE? NEREDE? NASIL? NE ZAMAN? KİM? Sorularına Cevap Vermelidir.

11 TALİMAT Ne yapılması gerektiğini gösteren, Ana prosedürü destekleyen, Kısa, basit, anlaşılabilir dokümanlardır.

12 TALİMAT İşin detayını açıklar, Herkesin anlayacağığ dilde yazılır, Fotoğraf, şema, akış, diyagramları ile desteklenebilir.

13 Doküman Hazırlama Süreci İhtiyacın tespiti İhtiyacın onaylanması Hazırlayacakların belirlenmesi Doküman taslağının ğ hazırlanması Görüşe gönderilmesi Son şeklinin verilmesi Onaylanması Kontrollü olarak Dağıtılmasığ

14 Doküman İhtiyacının Tespiti Yapılan işle ilgili doküman ihtiyacı; işi yapan kişi / birim sorumlusu veya Kalite Yönetim Birimi tarafından tespit edilebilir.

15 Doküman İhtiyacının Onaylanması Hazırlanacak dokümanı ilgilendiren bölümlerin görüşleri alınarak, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından ihtiyaç onaylanır.

16 Dokümanı Hazırlayacak Kişilerin il i Belirlenmesi l i Dokümanların işi i yapan kişi i tarafından hazırlanması gerekmektedir. Dokümanı hazırlayacak kişilere Kalite Yönetim Birimi tarafından doküman hazırlama konusunda eğitim verilmelidir.

17 DOKÜMAN FORMATI

18 1. DOKÜMAN İSMİ: Dokümanın konusu ile ilgili ismidir. 2. DOKÜMAN NO: Kalite Yönetim Birimi tarafından dokümanlara verilen numaradır. 3. YÜRÜRLÜK TARİHİ: Dokümanların uygulamaya alındığı tarihtir. 4. REVİZYON NO: Dokümanlar üzerinde yapılan revizyonların sayısıdır. 5. REVİZYON TARİHİ: Doküman üzerinde yapılan revizyonların gerçekleştiği tarihtir. 6. REVİZYON İ DURUMU: Her dokümanın kapak sayfasında revizyon durumunu gösteren bilgiler 7. SAYFA NO: Her dokümanın safya numarası, sonra toplam sayfa numarası olmalıdır. (1/5) 8. ONAY: Dokümanların onaylayan kişilerin isim ve imzaları

19 KURULUŞ LOGOSU DOKÜMAN İSMİ Doküman No: Yürürlük Tarihi: Revizyon Tarihi: Revizyon No: REVİZYON İ DURUMU Revizyon Tarihi Revizyon No Açıklama - 0 Yeni yayınlandı Hazırlayan : İmza: Onaylayan: İmza:

20 DOKÜMAN İÇERİĞİ 1. AMAÇ: Dokümanın ne amaçla yazıldığını açıklar. 2. KAPSAM: Dokümanın uygulandığı bölüm ve faaliyet alanları belirtir. 3. SORUMLULAR: Dokümanların uygulanmasından sorumlu olan kişileri belirtir. 4TANIMLAR 4.TANIMLAR: Doküman içerisinde i i kullanılan l özel terim ve kavramların açıklamalarının bulunduğu kısımdır. 5.DOKÜMAN AKIŞI: Dokümanların detaylarının anlatıldığı düz yazı veya akış seması olarak hazırlanan bölümdür. 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR: Doküman akışının gerçekleştirilmesi sırasında yararlanılan tüm dokümanlar ve tutulması gereken kayıtlar bu bölümde listelenir.

21 DOKÜMAN AKIŞI DÜZ YAZI AKIŞ ŞEMASI

22 KURULUŞ LOGOSU DOKÜMAN İSMİ Doküman No: Yürürlük Tarihi: Revizyon Tarihi: Revizyon No: 1. AMAÇ 2. KAPSAM 3. SORUMLULAR 4TANIMLAR 4.TANIMLAR 5.DOKÜMAN AKIŞI DÜZ YAZI İLGİLİ DOKÜMANLAR

23 KURULUŞ LOGOSU DOKÜMAN İSMİ Doküman No: Yürürlük Tarihi: Revizyon Tarihi: Revizyon No: 1. AMAÇ 2. KAPSAM 3. SORUMLULAR H SORUMLULAR BAŞLANGIÇ DOKÜMANLAR 4.TANIMLAR FAALİYET H 5. DOKÜMAN AKIŞI AKIŞ ŞEMASI 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR KARAR KUTUSU E FAALİYET BİTİŞ

24

25 Dokümanların Numaralandırma Örnekleri Prosedür: P/PRS Talimat: T/TLM Form: F/FR Kalite El Kitabı: KEK Yardımcı Dokümanlar: YRD Görev Yetki Sorumluluk:GYS

26 Dokümanların Numaralandırılması Dokümanların Numaralandırma Örnekleri: KYB-P01 : Kalite Yönetim Biriminin 1. Prosedürü KYB- P01/ T01: Kalite Yönetim Biriminin 1. Prosedürüne ü e bağlı 1. Talimat at KYB- P01 /F01: Kalite Yönetim Biriminin 1. KYB P01 /F01: Kalite Yönetim Biriminin 1. Prosedürüne bağlı 1. Form

27 Doküman No: KYB-P01 Revizyon Tarihi: Yürürlük Tarihi: Revizyon No: 1 DOKÜMAN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ REVİZYON DURUMU Revizyon Tarihi Revizyon No Açıklama Elektronik ortamda doküman dağıtımı tanımlandı Hazırlayan: İmza: Onaylayan: İmza:

28 Doküman No: KYB-P01 Revizyon Tarihi: Yürürlük Tarihi: Revizyon No: 1 DOKÜMAN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ 1. AMAÇ: Bu prosedürün amacı; kalite sistemine yönelik dokümanlarının hazırlanması, onaylanması, yürürlüğe konması, revizyonu, kontrolü ve dağıtımı ile ilgili yöntemlerin belirlenmesidir. 2. KAPSAM: Bu prosedür, KYB de yürütülen doküman kontrolü faaliyetlerini kapsar. 3. SORUMLULAR: Bu prosedürün uygulanmasından Kalite Yönetim Temsilcisi ve Dokümantasyon Sorumlusu sorumludur. 4. TANIMLAR: KYT: Kalite Yönetim Temsilcisi 5. PROSEDÜR AKIŞI İLGİLİ DOKÜMANLAR 6.1. KYB-P01/F01 Dokümantasyon Planı

29 YUMURTA PİŞİRME TALİMATIİ

30 EĞİTİM PROSEDÜRÜ

31 EĞİTİM İ PROSEDÜRÜ Ü Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi Eğitim Planı Hazırlığı ğ Eğitimlerin Duyurulması Eğitim Hazırlığı Eğitimlerin Verilmesi Eğitimin Değerlendirilmesi

32 Doküman Hazırlama Süreci İhtiyacın tespiti İhtiyacın y onaylanması Hazırlayacakların belirlenmesi Prosedür taslağının ğ hazırlanması Görüşe gönderilmesi Son şeklinin verilmesi Onaylanması Kontrollü olarak Dağıtılması

33 İlgili Kişilerin Görüşüne Sunulması Taslak dokümanlar ilgili kişiler tarafından hazırlandıktan sonra, dokümanı ilgilendiren kişilerin görüşüne sunulur.

34 Taslaklara Son Şeklinin Verilmesi Taslak dokümanlara verilen görüşler Kalite Yönetim Birimi tarafından değerlendirilip, yürürlük tarihi ve numarası yazılarak, dokümanların son şekli verilir.

35 Dokümanların Onaylanması Son şekli verilen dokümanlar; hazırlayan ve Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından imzalanır.

36 Dokümanların Dağıtılması Onaylanan dokümanlar; dağıtılacak ğ birim sayısı kadar çoğaltılarak ğ kontrollü olarak dağıtılır.

37 KONTROLLÜ DOKÜMANTASYON SİSTEMİ ISO bu konuda gereken esnekliği sağlamıştır. Kontrollü Dokümantasyon yapısı ve şeklinin seçimi tamamen kuruluşa özgüdür. Bunun için: Basılı sistem Mevcut bir veri tabanı programını ya da Bir doküman kontrol yazılım paketini kullanabilirsiniz.

38 BİTTİ...M...