DOKÜMA TASYO ve VERĐ KO TROL PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa No : 1 / AMAÇ Bu prosedürün amacı, ESO da kurulan kalite yönetim sistemine ilişkin tüm dokümantasyonun hazırlanması, dağıtımı, güncellenmesi, yürürlükten kaldırılması gibi uygulamaların işleyişini açıklamak ve yürürlükteki kanun, yönetmelik, kararname, iç yönetmelik, mevzuat, tebliğ, kapasite esasları ve dosya planlarının güncelliğini kontrol altında tutabilmektir. 2.0 KAPSAM Kalite yönetim sistemi için oluşturulan tüm dokümantasyonu ve kanun ( 5174 sayılı kanun vb. ), yönetmelik, iç yönetmelik, mevzuat, kararname, tebliğ, kapasite esasları ve dosya planlarını kapsar. 3.0 ĐLGĐLĐ DOKÜMA LAR Revizyon Kayıt Formu (ESO-FOR-02) Dış Kaynaklı Doküman Takip Formu (ESO-FOR-05) Kısaltmalar Tablosu (ESO-TAB-01) Geçerli Dokümantasyon Listesi (ESO-LĐS-02) 4.0 SORUMLULAR Tüm ESO Personeli 5.0 TA IMLAR Dokümantasyon: Faaliyetleri, ihtiyaçları, yöntemleri veya sonuçları tanımlayan, kesinlik kazandıran, raporlayan ve doğrulayan her türlü yazılı bilgi sistemidir. Kontrollü Doküman: Doküman ve veri kontrol sistemi bünyesinde ele alınan, hazırlanması, yayınlanması, dolaşımı, saklanması, izlenebilirliği ve revize veya iptal edilmesi durumunda dağıtıldığı yerlerde güncelleştirilmesi güvence altına alınan üzerinde kırmızı renkli KONTROLLÜ KOPYA kaşesi bulunan dokümanlardır. Kontrolsüz Doküman: Güncelliğinin takip edilmesi zorunlu olmayan üçüncü kişi, kurum ya da kuruluşlara verilen üzerinde kırmızı renkli KONTROLSÜZ KOPYA kaşesi bulunan dokümanlardır. 6.0 UYGULAMA 6.1. Genel ESO da oluşturulan kalite yönetim sistem dokümantasyonu aşağıdaki gibidir : Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı Süreçler Prosedürler Kalite Planı Talimatlar Görev Tanımları Formlar

2 Sayfa No : 2 / 7 Tablolar Listeler Planlar Anketler 6.2. DOKÜMA LARI HAZIRLA MASI Genel ESO da kalite yönetim sistemine ilişkin dokümanlar TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi-Şartlar referans alınarak hazırlanır Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı ISO 9001 : 2008 revizyonu standartlarının maddelerine uygun bölümler halinde olup ESO nun kalite yönetim sistem yapısını içeren Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı, Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sorumlusu tarafından hazırlanır ve e onaylatılır. Kalite yönetim sistemi el kitabının sayfalarının düzeni ; Başlık : Konu başlığı, Đçerik : Konuyla ilgili faaliyetlerin açıklandığı kısım Süreçler ESO nun süreç yaklaşımı çerçevesinde kalite yönetim sistemi bünyesinde oluşturduğu süreçleri gösteren, bu süreçlerin girdilerini, süreç sahibini, çıktılarını, performans parametrelerini ve sürece ait detay süreçlerin açıklandığı referans dokümanları tanımlayan dokümanlardır. Süreçler ilgili sorumlu tarafından hazırlanır, tarafından kontrol edilir ve Genel Sekretere onaylatılır Prosedürler Kalite yönetim sistemi ilgili sorumlu tarafından hazırlanır, Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sorumlusu tarafından kontrol edilerek e onaylatılır. Prosedürlerin içeriği, Amaç : Prosedürün hazırlanma amacının belirtildiği kısım, Kapsam: Prosedürün kapsadığı konuların açıklandığı kısım, Đlgili Dokümanlar: Faaliyet içerisinde kullanılan form v.b dokümanların belirtildiği kısım, Sorumlular : Prosedürün uygulanmasından sorumlu olan kişilerin belirtildiği kısım, Tanımlar: Prosedür içerisinde geçen açıklama gerektiren kelimelerin tanımlandığı kısım, Uygulama: Süreçlere ve alt süreçlere ait detay süreçlerin ne şekilde gerçekleştiğinin açıklandığı kısım, Referanslar: Atıfta bulunulan diğer dokümanların belirtildiği kısım

3 Sayfa No : 3 / Kalite Planı Kalite planı Yardımcısı ve tarafından hazırlanır ve e onaylatılır Talimatlar Talimatlar ilgili sorumlu tarafından hazırlanır, tarafından kontrol edilir ve Yardımcısına onaylatılır. Talimatların içeriği ; Amaç : Talimatın hazırlanma amacının belirtildiği kısım, Kapsam : Talimatın kapsadığı konuların açıklandığı kısım, Sorumlular : Talimatın uygulanmasından sorumlu kişilerin belirtildiği kısım, Tanımlar : Talimat içerisinde geçen açıklama gerektiren kelimelerin tanımlandığı kısım, Đlgili Dokümanlar: Faaliyet içerisinde kullanılan form, v.b dokümanların belirtiliği kısım, Uygulama: Süreçlere ait detay süreçlerin açıklandığı kısım, Referanslar: Atıfta bulunulan diğer dokümanların belirtildiği kısım Görev Tanımları ESO da çalışan, kalite yönetim sistemini etkileyen personele ait görevlerin açıklandığı bu dokümanlar Yardımcısı tarafından hazırlanır, Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sorumlusu tarafından kontrol edilerek e onaylatılır. Yardımcısının görev tanımı tarafından hazırlanır ve onaylanır. in görev tanımını ESO Yönetim Kurulu Başkanı hazırlar ve onaylar. Görev tanımları hazırlanırken 5174 sayılı kanun, yönetmelikler ve iç yönetmelikler de dikkate alınır. ve Yardımcısı görev tanımlarındaki değişiklikler Yönetim Kurulunda ele alınarak yapılır. Görev tanımlarının içeriği ; Sorumlulukları ve Yetkileri Formlar Formlar, ilgili sorumlu tarafından hazırlanır, tarafından kontrol edilir ve Yardımcısı tarafından onaylanır Tablolar Tablolar, ilgili sorumlu tarafından hazırlanır, tarafından kontrol edilir ve Yardımcısı tarafından onaylanır Listeler Listeler, ilgili sorumlu tarafından hazırlanır, tarafından kontrol edilir ve Yardımcısı tarafından onaylanır.

4 Sayfa No : 4 / Planlar Planlar, ilgili sorumlu tarafından hazırlanır, tarafından kontrol edilir ve Yardımcısına onaylatılır Anketler Anketler, ilgili sorumlu tarafından hazırlanır, tarafından kontrol edilir ve tarafından onaylanır DOKÜMA LARI KODLA MASI Hazırlanan Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarını numaralandırmak için aşağıda belirtilen gösterim kullanılır. Numaralar ve semboller x, y, z, harfleri ile sembolize edilmiştir. Açıklamaları aşağıda verilmiştir. Süreçlerin kodlanmasında doküman numarasından sonra kullanılan iki haneli numaralandırma o temel sürece ait alt süreçleri ifade etmektedir. ESO - Y Y Y - Z Z DOKÜMAN NUMARASI DOKÜMAN TÜRÜ Doküman umarası: Rakam kullanılır. 01 den başlanır. Doküman Türü : Harf kullanılır. Kısaltmalar Tablosunda (ESO-TAB-01) doküman türlerinin kısaltmaları belirtilmiştir DOKÜMA LARI DAĞITIMI KALĐTE YÖ ETĐM VE AKREDĐTASYO SORUMLUSU 1. Odamızda kalite yönetim sistemi dökümanları prensip olarak Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sorumlusu tarafından intranette yayınlanır ve tüm personel için bağlayıcıdır. Kodlanan Kalite yönetim sistemi dokümanlarının hangi sorumlu personele dağıtılması gerektiği Geçerli Dokümantasyon Listesi (ESO-LĐS-02) ile takip edilir. Geçerli Dokümantasyon Listesi ile yürürlükteki kalite yönetim sistemi dokümanlarının revizyon no ve revizyon tarihleri de takip edilir. Geçerli Dokümantasyon Listesi (ESO-LĐS-02) kalite yönetim ve akreditasyon sorumlusunda saklanır.

5 Sayfa No : 5 / 7 2. Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı, Süreçler, prosedürler, kalite planı, talimatlar, görev tanımları, formlar, tablolar, listeler, planlar ve anketlerin orjinalleri kalite yönetim ve akreditasyon sorumlusunda saklanır. Dökümanlar tarafından çoğaltmaya ve kopyalamaya karşı engellenerek PDF olarak intranet ortamına konulduktan sonra ilgili dökümanın revize edildiği bilgisi mail yoluyla personele iletilerek okundu bilgisi alınır. Revize edilen kısım koyu renkli yazılır. 3. Kaliteyi etkilemeyen durumlarda dağıtım yapılan dokümanlara Kontrolsüz Kopya kaşesi vurulur ve dağıtımı yapılır DOKÜMA LARI REVĐZYO U TÜM ESO PERSO ELĐ 1. Tüm Dökümanların güncelliği dökümanı hazırlayan sorumlu tarafından her yılın başında gözden geçirilerek sağlanır, varsa gerekli düzenlemeler yapılır. 2. Kalite yönetim sistem dokümanlarının yeterliliği, içeriği, referans standarda ve diğer dokümantasyona uygunluğu dokümanı hazırlayan sorumlu, varsa dokümandan etkilenecek diğer sorumlular ve ile birlikte değerlendirilerek gerekli ise düzeltmeler yapıldıktan sonra onay için ilgili sorumluya iletilir. 3. Đlgili sorumlunun incelemesi, varsa düzeltmeleri ve onayından sonra Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sorumlusu tarafından numaralandırılır ve ilk yayın tarihi verilerek yayınlanır. 4. ve ilgili sorumlu personelle birlikte isteğin kalite yönetim sistemine gerekliliği incelenerek revizeler, iptaller, ilaveler yapılarak ilgili sorumluya iletilir. Đlgili sorumlunun inceleme, varsa düzeltme ve onayından sonra Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sorumlusu dokümana revizyon numarası verir ve yeni revizyon tarihi ile yayınlar. Revize edilen ve iptal edilen dokümanın revizyon gerekçesi Revizyon Kayıt Formuna (ESO-FOR-02) işlenir. Revizyon Kayıt Formu (ESO-FOR-02), her doküman için ayrı tutulur. KALĐTE YÖ ETĐM VE AKREDĐTASYO SORUMLUSU 1. Tüm dokümanların yayınlanması tarafından yapılır. 2., dokümanların ESO kalite yönetim sistemine uygunsuzluğu durumunda ilgili sorumlulardan herhangi bir istek gelmeksizin doküman revizelerini, iptallerini ve ihtiyaç olması durumunda doküman ilavelerini yukarıdaki gibi gerçekleştirir. 3. Değişiklik yapılan ve iptal dokümanda orijinal sayfalara Geçersiz kaşesi vurulur. Varsa kopyalar ise ilgili sorumlulardan toplanır ve imha edilir. Đmha işlemleri ve kalite yönetim

6 Sayfa No : 6 / 7 sistemi dokümanlarını aktifte ve arşivde saklama sürelerine ilişkin açıklamalar Kayıtların Kontrolü Prosedüründe (ESO-PRO-02) belirtilmiştir. 4. Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı sayfalarında bir değişiklik olduğunda, yapılan değişiklikler kitabın başındaki revizyon değişikliğine işlenir. Değişen orijinal sayfalara Geçersiz kaşesi vurularak saklanır. Varsa kopya sayfalar ise Kayıtların Kontrolü Prosedürüne (ESO-PRO-02) göre imha edilir. Tamamı güncellendiğinde sadece kapak sayfasının revizyon numarası artırılır, diğer bölümlerinki sıfırlanır. 5. Herhangi bir kalite yönetim sistemi dokümanının revizesi, iptali ya da ilavesi durumunda, bu değişiklikten etkilenen dokümanlar olabileceği için tüm dokümantasyon Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sorumlusu ve sorumlu personel tarafından incelenir ve gerekli revizyon, iptal ve ilave işlemleri yapılır. 6.6 DIŞ KAY AKLI DOKÜMA LARI KO TROLÜ MUAMELAT VE SĐCĐL MEMURU, ĐLGĐLĐ ESO PERSO ELĐ 1. ESO nın işlevlerini yerine getirebilmesi için uyması zorunlu olduğu dokümanlardır. Standart sayfada hazırlanmazlar, kalite yönetim sistemi içinde doküman kod no almazlar. E-oda programında ve dokümanların ön sayfalarında belirtilen yazı çıkış no larına göre takip edilirler. ESO da bu kapsamda adı geçen dokümanların mümkünse orijinal, değilse kopyaları Yazı Đşleri Memurluğunda ve ilgili sorumlularda dosyalanır. Dış Kaynaklı dökümanların takibi sorumlusu tarafından yapılır. Teşviklerle ilgili değişiklikler hazine müsteşarlığının web sayfasından, TOBB dan gelen yazılar ile, 5174 sayılı kanun ve bu kanun uyarınca çıkarılan yönetmelikler, A.TR Dolaşım belgesi, yerli malı belgesi, kapasite esasları ve kapasite kriterleri TOBB un sayfasından ve TOBB dan gelen resmi yazılar ile takip edilmektedir. 2. Dış kaynaklı doküman (5174 sayılı yasa uyarınca verilecek hizmeti belirleyen Kanun, Yönetmelik, Kararname, Đç Yönetmelik, Mevzuat, Tebliğ, ve Kapasite Esasları) geldiğinde tarafından sorumlu personele havale edilir. Muamelat ve Sicil Memuru tarafından kontrollü olarak dağıtımı yapılır. Muamelat ve Sicil Memuru eski dokümanları sorumlulardan toplar. Toplanan dokümanların birine Geçersizdir kaşesi vurulur. Diğerleri Kayıtların Kontrolü Prosedürüne (ESO-PRO-02) göre imha edilir. Dokümanı teslim alan sorumlu personel, dokümanı Muamelat ve Sicil Memurunda bulunan Dış Kaynaklı Doküman Takip Formuna (ESO-FOR-05) kaydettirir. 3. Resmi Gazetelere E-oda programından tüm personelce güncel olarak ulaşılabilmektedir. 4. Muamelat ve Sicil Memuru gelen doküman nedeniyle Dış Kaynaklı Doküman Takip Formunda (ESO-FOR-05) yapılması gereken revize işlemlerini dokümanı forma kaydı esnasında na yaptırır.

7 Sayfa No : 7 / 7 KAYIT VE DOSYALAMA Revizyon Kayıt Formları (ESO-FOR-02), Geçerli Dokümantasyon Listesi (ESO-LĐS-02) ve Kısaltmalar Tablosu (ESO-TAB-01) nda, Dış Kaynaklı Doküman Takip Formu (ESO-FOR-05) Muamelat ve Sicil Memuru ve Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sorumlusunda dosyalanır REFERA SLAR Kayıtların Kontrolü Prosedürü (ESO-PRO-02)