Doküman Adı Doküman No İMİ.KY.KV.02 HTYS KULLANICI KLAVUZU

Transkript

1 Sayfa No 1/14 KULLANICI EKRANI KULLANICI EKRANLARININ KULLANILMASI ne Giriş İçin Site Adresinin Yazılması İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından yerine getirilen hizmet ve araç taleplerinin hızlı ve kolay yapılabilmesi amacıyla web sitemiz kurulmuştur. Hizmet talepleriniz için yazılı matbu talep formu doldurmadan sadece web sitemiz üzerinden talepte bulunulması yeterlidir. Bunun için internet tarayıcısında yer alan adres çubuğuna yazılarak, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Hizmet Talepleri Yönetim Sistemi(Hazine Müsteşarlığı için) ana sayfasına ulaşılır. Karşılama Ekranı Açıklaması

2 Sayfa No 2/14 Hoş geldiniz başlıklı karşılama ekranının (ana sayfa) alt kısmında yer alan Devam Et butonuna basılarak, Şifre Giriş Ekranına geçiş sağlanır. Şifre Giriş Ekranı Açıklaması Lütfen, size ait kullanıcı adı ve şifresi bilgilerinizi giriniz mesajı ile kullanıcı adı ve şifre istenilir. Ekran üzerinde yer alan Sicil Numaranız ve Şifreniz(*) alanlarına veri girişi yapılmasını takiben Tamam butonuna basılarak siteye giriş işlemi tamamlanır. Sisteme ilk kez giriş yapacak kullanıcılar, taraflarına duyurulan şifre bilgisi ile siteye giriş yapabilirler. Müteakip zaman içerisinde, kullanıcılar site içerisinde şifrelerini istedikleri şekilde değiştirme imkanına sahiptirler. Şifre bilinmiyor ise aynı ekranın alt kısmında yer alan Şifrenizi mi unuttunuz? butonuna basılarak, sistemde tanımlı e-posta adresinin yazılması yoluyla geçerli yeni şifrenin alınması gerçekleşmektedir. Yeni başlayan ve hiç şifre almamış personel ise, ilgili birime şahsen müracaat etmelidir.

3 Sayfa No 3/14 Kullanıcı Menüsü Genel Görünümü Yeni Talepleriniz, Önceki Talepleriniz, Diğer İşlemler ve Kullanım Esasları ana başlıklarının altlarında yer alan detay linkler vasıtasıyla talepte bulunulması, eski taleplerin incelenmesi, kullanıcı bilgilerinin güncellenmesi, hizmetlere yönelik geri bildirim sağlanması ve site ve hizmetlere yönelik esaslara ulaşım sağlanmıştır. Yeni Talepleriniz, Önceki Talepleriniz, Diğer İşlemler ve Kullanım Esasları ana başlıklarının altlarında yer alan detay linkler vasıtasıyla talepte bulunulması, eski taleplerin incelenmesi, kullanıcı bilgilerinin güncellenmesi, hizmetlere yönelik geri bildirim sağlanması ve site ve hizmetlere yönelik esaslara ulaşım sağlanmıştır. Aynı zamanda admin yetkisine sahip personel sayfa üstünde yer alan Kullanıcı Ana Sayfası ve Yönetim Ana Sayfası butonları vasıtasıyla ilgili yüzlere geçiş yapabilmektedir. İstenildiği takdirde, siteden çıkış amacıyla Oturumu Kapat butonu ile çıkış yapılır.

4 Sayfa No 4/14 Yeni Talepleriniz Ekranının Kullanılması Yapılması istenen ve üzeriden karşılanan hizmet isteklerine ait talepler bu kısımdan gerçekleştirilmektedir. Servis noktası seçimi Bu ekran birden çok noktada servisi bulunan uygulamalarda aktif halde bulunmaktadır. Personel, farklı noktalardaki hizmet vermek üzere kurulmuş ve içinde çeşitli hizmet birimlerini barındıran servis noktalarından kendisine en çabuk ve sağlıklı hizmeti sağlayabilecek nokta seçimi yapılmalıdır. Hizmet talebinde bulunma Personel, farklı noktalardaki hizmet vermek üzere kurulmuş ve içinde çeşitli hizmet birimlerini barındıran servis noktalarından kendisine en çabuk ve sağlıklı hizmeti sağlayabilecek nokta seçimi yapılmalıdır.

5 Sayfa No 5/14 Hizmet Talepleri Yönetim sistemi kullanılarak, hizmeti verilen temizlik, taşıma, teknik hizmetler ve benzeri tüm işlerle ilgili olarak servis talebinde bulunulabilecek bu bölümde, taleple ilgili olan Servis Konuları karşısında yer alan Talebiniz alanına, istenilen talep içeriğine ilişkin detaylar yazılarak Tamam, talebimi gönder butonuna basılır. Araç talebinde bulunması Hizmet Talepleri Yönetim sistemi kullanılarak, garaj hizmetlerine dair taleplerin yapıldığı bölümdür.

6 Sayfa No 6/14 Personel, farklı noktalardaki hizmet vermek üzere kurulmuş garaj birimlerinden kendisine en çabuk ve sağlıklı hizmeti sağlayabilecek nokta seçimini, Kullanacağınız Garaj? detayını seçerek yapmalıdır. Araç talebinde bulunmak için görev türüne göre Talep 1 (Gidiş) ve/veya Talep 2 (Dönüş) kısımlarında yer alan Aracı hazır istediğiniz saat?, Nereden?, Nereye?, Eklemek istediğiniz not? bilgilerini doldurduktan sonra, eğer varsa Sizin dışınızda araçta seyahat edecek kişiler? kısmına da diğer yolcuların isimleri yazıldıktan sonra Tamam butonuna basılır. Söz konusu ekranda yer alan mavi renkle işaretlenmiş linkler vasıtasıyla, Talep 1 (Gidiş) Nereye kısmındaki yer bilgisini Talep 2 (Dönüş) Nereden kısmına kopyalamak ve Talep 1 (Gidiş) Nereden - Talep 2 (Dönüş) Nereye kısmında Müsteşarlık Yerleşkesi içerindeki belirlenmiş 2 noktadan birinin seçilme kolaylığı sağlanmıştır.

7 Sayfa No 7/14 Dönüş için araç talep ediliyor ise dönüş talebinde belirtilen saatten en az yarım saat önce ekranda belirtilen telefonlardan irtibat kurularak dönüş talebi teyit edilmelidir. Herhangi bir sebepten dolayı, daha önceden yaptığınız araç talebinizi iptal ettirmek için sayfada yer alan telefonlar aranmalıdır. Salon rezervasyonu talebinde bulunma Salon Rezervasyonunda Bulunma Personel, farklı noktalarda hizmet vermek üzere kurulmuş toplantı salonlarından kendisine en çabuk ve sağlıklı hizmeti sağlayabilecek salon talebini,...detayını seçerek yapmalıdır. Yapılacak toplantının gereklerine uygun kapasite ve teknik özelliklere sahip salon belirlenir.

8 Sayfa No 8/14 Salon Bilgi Kartını Göster butonu ile, salona ait genel bilgilerin görüntülenmesi yapılabilir. Yine aynı kısımda yer alan Salon Seçme Sayfasına Dön butonu ile toplantı salonlarının listelendiği önceki ekrana dönüş yapılabilir. Toplantının yapılacağı tarih seçilir. Seçilen tarihte, Salon Rezervasyon Planı doğrultusunda doluluk durumuna göre istenilen saatler seçilir. Çifte rezervasyonun engellenmesi için daha önceden rezerve edilmiş saatlerin karşısındaki kutucuklar dolu olarak görüntülenir. Konu kısmına yapılacak toplantının konusu yazılır.

9 Sayfa No 9/14 Toplantı için talep edilecek ihtiyaçlar, Talep edilen hizmetler? alanına yazılır. Eğer boş bırakılır ise, Tamam, rezervasyonu kaydet butonuna basıldığında Hizmet istemediğinizi belirttiniz. Onaylıyor musunuz? uyarısı görüntülenir. Talep işlemine detayların doldurulmasını müteakip, Tamam, rezervasyonu kaydet butonuna basılarak salon rezervasyonu tamamlanmış olur. Yapılan Rezervasyonun İptali Toplantının iptal edilmesi halinde, Hizmet Talepleri Yönetim Sistemi üzerinde bulunan Toplantı Salonu Rezerve Etmek İstiyorum bölümü tıklanarak rezervasyon yapılmış olan salon ve tarih bilgileri seçildiğinde karşımıza gelen ekranda çarpı ile işaretlenmiş, daha önceden rezerve ettirilmiş saatlerden birine tıklanır. Karşımıza gelen ekranda, talep sahibinin adı, soyadı ve birimi şeklinde görüntülenen bilgilerin karşı tarafında yer alan Rezervasyonu iptal et butonuna basılarak iptal işlemi yapılır. İptal işlemi yapılmak istenmiyor ise Tamam, devam et butonuna basılır. Önceki Talepleriniz Ekranının Kullanılması

10 Sayfa No 10/14 Önceki hizmet taleplerinin incelenmesi ekranı Söz konusu bölümde geçmişte yapılmış hizmet taleplerine ait bilgiler bulunmaktadır. Personel, yapmış olduğu geriye dönük hizmet taleplerini bu kısımdan takip edeceklerdir. Talep Detayları kısmının üzerine gelindiğinde, ekran üzerinde talebe dair detaylar ile talep durumu, sıraya alma, işe başlama ve işi kapatma saat ve kişi bilgileri ile servis notu, talep sahibine açıklama bilgileri gösterilir. İş ve Malzeme Talep Detayları kısmının üzerine gelindiğinde, ekran üzerinde taleple görevlendirilmiş personel ve yaptığı iş ile talep için kullanılan malzemelere dair bilgiler gösterilir. Görünen hizmetlerin gerçekleşip gerçekleşmediği ve/veya göreve ait kullanılan malzeme gibi hususlarda aykırılık olup olmadığının kontrol edilerek, hata varsa düzeltilmesi için Geri bildirim mesajı göndereceğim kısmından bilgi verilmesi gerekmektedir. Önceki araç taleplerinin incelenmesi ekranı Söz konusu bölümde geçmişte yapılmış araç taleplerine ait bilgiler bulunmaktadır. Şahıslar, yapmış oldukları araç taleplerini bu kısımdan takip edeceklerdir.

11 Sayfa No 11/14 Talep Detayları kısmının üzerine gelindiğinde, ekran üzerinde talebe dair detaylar ile talep durumu, sıraya alma, işe başlama ve işi kapatma saat ve görevlendirilen araç, sürücü ve kilometre bilgileri ile servis notu, talep sahibine açıklama bilgileri gösterilir. Görünen hizmetlerin gerçekleşip gerçekleşmediği gerçekleşip gerçekleşmediği ve/veya görev kilometresi ve benzer hususlarda aykırılık olup olmadığının kontrol edilerek, hata varsa düzeltilmesi için Geri bildirim mesajı göndereceğim kısmından bilgi verilmesi gerekmektedir. Diğer İşlemler Menüsü Şifre değiştirme ekranının kullanılması Şifre değiştirmek için Şifreniz alanına var olan şifreyi, Yeni Şifreniz ve Yeni Şifreniz (Tekrar) alanlarına bu andan sonra kullanmak istediğiniz şifre girilerek Tamam butonuna basılır.

12 Sayfa No 12/14 Kişisel Bilgilerime Güncellemek İstiyorum Ekranının Kullanılması

13 Sayfa No 13/14 Adı (*), Soyadı (*), T.C. Kimlik No (*), Kullanıcı Adı (*), Sicil No (*) ve Raporlama Birimi (***), (*) kısımları haricindeki tüm alanlarda güncelleme zorunluluğu ve yetkisi Site Yönetimine aittir. Söz konusu alanların dışarısında kalan e-posta (**), Unvanı (**), Telefonu (**) ve Oda No / Görev Yeri (**) yeri alanlarının doldurulması/güncel tutulması ise, talep sahibine en kısa sürede ulaşabilmesi ve talebin sağlıklı olarak yerine getirilebilmesi için kullanıcı güncellemesine açık tutulmuştur. Güncelleme yetkisi Site Yönetiminde olan bilgilerle ilgili olarak, Hizmet talebinde bulunmak istiyorum kısmı üzerinden ilgili Bilgi Güncelleme karşısında yer alan Talebiniz alanının doldurulması yoluyla talepte bulunacaklardır. Geri Bildirim Mesajı Gönderme Ekranının Kullanılması Kullanıcı öneri, eleştiri, düşünceler ve verilmiş olan hizmetlere yönelik olarak geri bildirimin yapılacağı alandır. Bu bölüme yapılan bildirimler, sadece site üst yönetimi tarafından görüntülenmekte ve gizliliği korunmaktadır.

14 Sayfa No 14/14 Kullanım Esasları Menüsü Hizmet Talepleri Kullanım Esasları üzerinden faydalanılan teknik hizmetlerin yerine getirilme esasları ile dikkat edilmesi gereken hususlara dair bilgi ve dokümanlar bu kısımda yer alır. Ve sürekli güncel tutulur. Hizmet Araçları Kullanım Esasları üzerinden faydalanılan, garaj ve araçlara dair hizmetlerin yerine getirilme esasları ile dikkat edilmesi gereken hususlara dair bilgi ve dokümanlar bu kısımda yer alır. Ve sürekli güncel tutulur. Salon Rezervasyonu Kullanım Esasları üzerinden kullanıma açık olan toplantı salonlarından yararlanma koşullarına dair bilgi ve dokümanlar bu kısımda yer alır. Ve sürekli güncel tutulur.