ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ Yılı Genel Sekreterlik Birim Faaliyet Raporu. Ocak 2015 Adana

Transkript

1 ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ 2014 Yılı Genel Sekreterlik Birim Faaliyet Raporu Ocak 2015 Adana 0

2 Çukurova Üniversitesi Genel Sekreterlik Balcalı /ADANA 1

3 Bilim ve teknikle ilgili çalışmaların başladığı yer okuldur. Okul genç beyinlere insanlığa saygıya, ulus ve ülke sevgisini, bağımsız yaşamayı öğretir. Bağımsızlık tehlikeye düştüğü zaman en uygun yolu belletir. Yurt ve ulusu kurtarmaya çalışanların ayrıca mesleklerinde birer namuslu uzman ve birer çalışkan bilgin olmaları gereklidir. Bunu sağlayan okuldur. Mustafa Kemal ATATÜRK 2

4 İçindekiler BİRİM YÖNETİCİSİ SUNUŞU I- GENEL BİLGİLER... 5 A- MİSYON VE VİZYON... 5 B- YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 5 C- İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER Fiziksel Yapı Örgüt Yapısı ve Teşkilat Şeması Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İnsan Kaynakları a- Akademik Personel b- İdari Personel Sunulan Hizmetler a- İdari Hizmetler II- AMAÇ VE HEDEFLER A- İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ Temel ve Öncelikli Amaç ve Hedefler III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- MALİ BİLGİLER Bütçe Uygulama Sonuçları IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- ÜSTÜNLÜKLER B- ZAYIFLIKLAR C- DEĞERLENDİRME V- ÖNERİ VE TEDBİRLER EKLER EK-1 HARCAMA YETKİLİSİ İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI

5 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu uyarınca stratejik önceliklerimize göre kaynaklarımızın dağılımını ve etkin kullanımının sağlanmasını, mali saydamlık çerçevesinde hesap verme sorumluluğumuza dayılı olarak hazırladığımız 2014 yılı Faaliyet Raporunu kamuoyunun bilgisine sunarım. Nazan KARATAŞ Genel Sekreter 4

6 I-GENEL BİLGİLER Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamesinin 27. maddesi uyarınca Genel Sekreterlik, bir Genel Sekreter, iki Genel Sekreter Yardımcısı ve bağlı birimlerden oluşmaktadır. A-MİSYON ve VİZYON MİSYON Sahip olduğu kaynakları etkin bir biçimde kullanarak, üniversitemizin idari teşkilatının verimli, düzenli ve uyumlu çalışmasını sağlamak, etkili bir performans yönetimi çerçevesinde iç ve dış paydaşlarla iletişimi oluşturmak ve Üniversite üst kurullarının toplantı organizasyonunu ve raportörlüğünü yapmaktır. VİZYON Ulusal ve uluslararası platformda saygın bir eğitim ve araştırma kurumu olan Üniversitemizin hizmet ve kalite anlayışı içinde yenilikçi, etik, insani v e çevreye duyarlı değerleri ile saygın ve önder olma bilinciyle çalışmalarına devam etmektir. B-YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu, Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve ilgili Yönetmelikler uyarınca aşağıda birimimizin yetki, görev ve sorumlulukları belirtilmiştir. Genel Sekreter Üniversite Genel Sekreteri, Üniversite idari teşkilatının başıdır ve bu teşkilatın çalışmasından Rektöre karşı sorumludur. Yetki,Görev ve Sorumlulukları Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak, Kendisine bağlı birimler aracılığı ile Üniversitenin tüm bürokratik ve idari hizmetlerini yürütmek, 5

7 Üniversitenin belirlenen amaç ve hedeflere ulaşabilmesi için idari görevleri yerine getirecek yeterli kadroyu kurmak, Üniversite yazışmalarını yürütmek ve imza yetkisini kullanmak, Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaları yapmak, Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda oya katılmaksızın raportörlük görevi yapmak; bu kurullarda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak, Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulu'nun kararlarını Üniversite'ye bağlı birimlere iletmek, Üniversite Senatosu ve Üniversite Yönetim Kurulu kararlarını uygulamak, izlemek ve sonuçlandırmak, Üniversite idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında Rektöre öneride bulunmak, Basın ve Halkla İlişkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak, Rektörlüğün yazışmalarını yürütmek, Rektörlüğün protokol, ziyaret ve tören işlerini düzenlemek, Daire Başkanlıkları ile periyodik toplantılar yapmak, görüş alışverişinde bulunmak, Üniversite idari hizmetlerinin aksamaması için devamlı olarak Genel Sekreter Yardımcılarıyla koordinasyon halinde olmak, Kanun, tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde Üniversite Yönetim Kurulu, Senato ve Rektör tarafından verilen görevleri yapmak ve yaptırmak, Bütçe harcamalarında harcama yetkilisi olarak; Ödeneklerin yerinde ve zamanında kullanılmasından, Harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından, Giderin gerçek gereksinme karşılığı olmasından, Programlanmış hizmetlerin zamanında yerine getirilmesinden, Amaca uygun nitelikte en fazla mal veya hizmet sağlanmasından sorumludur. Komisyon, kurul veya bir uzman tarafından düzenlenmiş keşif, hakediş, tutanak veya benzeri belgelere dayalı olarak yapılan ödemelerden Sayıştay a karşı sorumlu ve görevli bulunmaktadır. Genel Sekreter Yardımcısı Üniversitesinin idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak üzere iki adet Genel Sekreter Yardımcısı bulunmaktadır. Genel Sekreter Yardımcılarından birisi Fiili Olarak Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü görevini vekaleten yürütmektedir. 6

8 Yetki, Görev ve Sorumlulukları Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak üzere Genel Sekreter e yardımcı olmak, İdari görevin verimli bir şekilde yürütülmesi için gerekli koordinasyonu sağlamak, Genel Sekreter e karşı sorumlu olmak, Genel Sekreter in devrettiği yetki sınırları içinde Üniversitenin tüm bürokratik ve idari hizmetlerini yürütmekte Genel Sekreter e yardımcı olmak, Üniversite Y önetim K u r u l u ve S enato k a r a r l a r ı n ı n p a r a l elinde Genel S e k r e t e r l i k faaliyetlerinin planlanmasında ve düzenlenmesinde Genel Sekreter e yardımcı olmak, Genel Sekreter in vereceği diğer görevleri yapmak. Gerçekleştirme Görevlisi 5018 sayılı kanunun 33 üncü maddesi uyarınca gerçekleştirme görevlileri; harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler. Yetki, Görev ve Sorumlulukları 5018 sayılı Kanun çerçevesinde, idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden, Belgelerin tamam olup olmadığı, hususlarında önceki işlemlerin kontrolünü de kapsayacak şekilde ön mali kontrol yapılmasından, Kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesi ve kullanılmasından, kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından, Ödeme emri belgesi ve ekli belgeler üzerinde ön mali kontrol görevi, ödeme emri belgesi düzenlenmesinden sorumludur. Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Yetki, Görev ve Sorumlulukları Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek, Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek, Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek, Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak, Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama 7

9 yetkilisine bildirmek, Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. 8

10 C-İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER Genel Sekreterliğimizin yönetim ofisi Üniversitemizin Kuzey Kampüs alanı içerisinde yer alan Rektörlük Binasının (İdari Birimler Binası) ikinci katında bulunmaktadır. Bağlı birimlerimiz ve daire başkanlıklarımız büyük bir kısmı aynı bina içindeyeralmaktadır. Genel Sekreterliğimize bağlı daire başkanlıkları aynı zamanda harcama yetkilisi olduklarından ve birim faaliyet raporu düzenledikleri için daire başkanlıkları ile ilgili bilgilere yer verilmemiştir. 1-Fiziksel Yapı Genel Sekreterlik ve Genel Sekreterliğe bağlı birimler; -Rektörlük Binasının zemin katı Yazı İşleri Müdürlüğü, -Rektörlük Binasının 1.katında Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısı odaları -Rektörlük Binasının 2.katında Basın ve Halkka İlişkiler Bürosu, Bilgi Edinme Birimi ve Elektronik Bilgi Sistemi (EBYS) odaları bulunmaktadır. Genel Sekreterlik kapalı alanlarının dağılımı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. YERLEŞKE ADI KAPALI ALAN MİKTARI (m²) Rektörlük Makamı 97,80 Rektörlük Özel Kalem 43,00 Rektör Yardımcısı Makamı-1 20,60 Rektör Yardımcısı Makamı-1 Sekreter Odası 18,00 Rektör Yardımcısı Makamı-2 20,40 Rektör Yardımcısı Makamı-2 Sekreter Odası 13,60 Rektör Yardımcısı Makamı-3 21,00 Rektör Yardımcısı Makamı-3 Sekreter Odası 13,70 Rektör Başdanışmanı Odası 21,00 Rektör Danışmanı Odası-1 23,44 Rektör Danışmanı Odası-2 29,60 Genel Sekreter Makamı 33,50 Genel Sekreter Yardımcısı Odası 16,20 Genel Sekreterlik Özel Kalem 16,40 ÖYP Birimi (Tüm Alt Birimler Dahil) 44,00 BAP Birimi 117,20 Bilgi Edinme Birimi 27,50 (EBYS) Birimi Oda-1 14,72 (EBYS) Birimi Oda-2 14,72 Yazı İşleri Müdürlüğü (Tüm Alt Birimler Dahil) 126,10 Basın Ve Halkla İlişkiler Birimi 21,70 Senato Toplantı Odası 98,00 Rektörlük Makamı Çayocağı 12,50 Genel Sekreterlik Çay Ocağı 21,30 TOPLAM 885,98 9

11 Kapalı mekânların hizmet açılımlarına göre dağılımı aşağıdaki tabloda gösterilmektedir. KAPALI ALAN MİKTARI (m²) DİĞER YERLEŞKE ADI TOPLAM EĞİTİM SAĞLIK KÜLTÜR SPOR (İdari, (m²) Depo Vb.) Genel Sekreterlik ve Özel Kalem Makam ve İdari Büro Alanları 718,68 718,68 Toplantı Salonu 98,00 98,00 Destek Hizmet Alanı (Dinlenme Odasıve Banyo) 35,50 35,50 Destek Hizmet Alanı (Çayocakları) 33,80 33,80 TOPLAM 885,98 885,98 Toplantı ve konferans salonlarının kapasite ve sayıları aşağıdaki tabloda gösterilmektedir. TOPLANTI SALONU KONFERANS SALONU KİŞİ SAYISI TOPLAM (ADET) (ADET) Kişilik Hizmet alanlarının türü, sayısı, kapladığı alan ve kullanan kişi sayısı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. HİZMET ALANLARI ADET ALAN (m²) KULLANAN KİŞİ SAYISI Akademik Personel Hizmet Çalışma Odası Alanları İdari Personel Hizmet Alanları Çalışma Odası ,98 65 TOPLAM ,98 65 Ambar, arşiv alanı ve atölye olarak kullanılan yerlerin sayısı ve alanı aşağıda gösterilmiştir. TÜRÜ ADET ALAN (m²) Ambar Alanları 1 30,70 Arşiv Alanları 1 18,90 TOPLAM 2 49,60 10

12 2-Örgüt Yapısı ve Teşkilat Şeması REKTÖR ÜNİVERSİTE SENATOSU ÜNİVERSİTE YÖNETİM KURULU GENEL SEKRETER HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI GENEL SEKRETER YRD. DÖNER SERMAYE İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİ.BŞK. GENEL SEKRETER YRD. BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BŞK. YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ KÜTÜPHANE VE DÖK.DAİRE BŞK. BİLGİ EDİNME BİRİMİ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI EBYS BİRİMİ YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİ.BŞK. GÜVENLİK BİRİMİ SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİ.BŞK. STRATEJİ GELİŞ. DAİRE BŞK. 11

13 3-Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Birimin idari, eğitim ve araştırma amaçlı kullanılan masaüstü ve taşınabilir bilgisayar sayıları aşağıdaki tabloda gösterilmektedir. BİLGİSAYARLAR Masaüstü Bilgisayar 31 Taşınabilir Bilgisayar 15 Toplam 46 ADET Birimimizin diğer bilgi ve teknoloji kaynakları çeşidi ve kullanım amacına göre dağılımı aşağıdaki tabloda gösterilmektedir. DİĞER BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR İDARİ AMAÇLI (ADET) EĞİTİM AMAÇLI (ADET) Projeksiyon 2 Yazıcı 16 Fotokopi Makinası 1 Faks 1 Harici Yedekleme Üniteleri 2 Fotoğraf Makinaları 4 Dijital Kameralar 2 Dijital Ses ve Görüntü Kaydedici 2 Video 1 Dvd 1 Uydu Alıcıları 1 TOPLAM 6 27 ARAŞTIRMA AMAÇLI (ADET) 12

14 4-İnsan Kaynakları Genel Sekreterliğimiz ve Rektörlük Özel Kalem Müdürlüğü harcama birimlerinde görev yapan personel ile ilgili kadro durumu, yaş, cinsiyet, hizmet yılı ve eğitim durumunu belirtilen bilgiler aşağıda listelenmiştir. a-akademik Personel Rektörlük Özel Kalem bütçesinden maaş ödenen akademik personelinin unvana göre dağılımı aşağıda gösterilmiştir. Birim Adı Prof. Doçent Yardımcı Doçent Öğretim Görevlisi Araştırma Görevlisi Çevirici Eğitim- Öğretim Planlamacısı Özel Kalem (Rektörlük) GENEL TOPLAM Okutm an Uzman Toplam Akademik personelimizin yaş aralıklarına göre dağılımı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. AKADEMİK PERSONELİN YAŞ İTİBARİ İLE DAĞILIMI YAŞ YAŞ YAŞ YAŞ YAŞ 51 YAŞ ÜZERİ TOPLAM KİŞİ SAYISI b-idari Personel Genel Sekreterlik bütçesinden maaş ödenen idari personelin sayıları aşağıda gösterilmiştir. Birim Adı İdari Kadro Sözleşmeli Personel Sayısı İşçi Sayısı Geçici İşçi Sayısı Özel Kalem (Rektörlük) Özel Kalem (Genel Sekreterlik) GENEL TOPLAM Toplam Kadro Birimimizden maaş ödenen idari personelin hizmet sınıfına göre dağılımı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. UNVANI DOLU KADRO BOŞ KADRO TOPLAM KADRO Genel İdare Hizmetleri TOPLAM

15 İdari personelin eğitim durumuna göre sayısal dağılımı aşağıdaki tablo yardımıyla gösterilmiştir. UNVANI KADRO SAYISI İlköğretim 0 Ortaokul 0 Lise 5 Ön lisans 9 Lisans 25 Yüksek Lisans 2 Doktora 0 TOPLAM 41 İdari personelin hizmet sürelerine göre dağılımı tabloda gösterilmiştir. İDARİ PERSONELİN HİZMET SÜRELERİ 1-3 YIL 4-6 YIL 7-10 YIL YIL YIL 21 YIL ÜZERİ KİŞİ SAYISI TOPLAM Birimimizin idari personelinin yaş gruplarına göre dağılımı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. İDARİ PERSONELİN YAŞ İTİBARİ İLE DAĞILIMI YAŞ YAŞ YAŞ YAŞ YAŞ 51 YAŞ ÜZERİ KİŞİ SAYISI TOPLAM Birimimizden maaş alan işçilerin pozisyonlara göre dağılımı aşağıda gösterilmiştir. İŞÇİLER (ÇALIŞTIKLARI POZİSYONLARA GÖRE) Sürekli İşçiler Vizeli Geçici İşçiler (4/C) 31 Vizesiz İşçiler (3 Aylık) DOLU KADRO BOŞ KADRO TOPLAM KADRO TOPLAM

16 5-Sunulan Hizmetler a-idari Hizmetler Genel Sekreterlik Birimi Başlıca görevleri şu şekilde sıralanabilir: Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulu ile ilgili tüm iş ve işlemlerin yapılması, Üniversite Senatosunca alınan çeşitli kararların kamuoyu duyurularının yapılması, Cumhurbaşkanlığı t a r a f ı n d a n hemen her s e n e Ocak ayında gerçekleştirilen RektörlerToplantısı na hazırlık amacı ile Üniversitemizden istenen çeşitli bilgilerin hazırlanarak rapor halinde sunulması, Çeşitli Bakanlıklar, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Valilik gibi, çeşitli kurum ve kuruluşların Üniversitemiz ile ilgili istemiş oldukları bilgilerin rapor halinde hazırlanması ve ilgili kurumlara iletilmesi, Rektör, Rektör Yardımcıları veya Üniversite adına gelen gizli yazıların gereğinin yapılması, Üniversitemiz ile Yabancı Üniversiteler arasında gerçekleştirilen İşbirliği Protokolleri ile ilgili tüm yazışmaların yapılması, Üniversitelerarası işbirliğine ilişkin Kültürel Değişim Programları ile ilgili işlemlerin yapılması, Seminer, Sempozyum, Kongre, Konferans, Yarışma, Ödül vb. çeşitli duyuruların yapılması gibi hizmetler birimin görevleri arasındadır. Özel Kalem Şube Müdürlüğü Özel Kalem Şube Müdürlüğü, Rektör, Rektör Yardımcıları ve Rektör Danışmanlarının işlerinin kesintisiz ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla kurulmuş bir birimdir. Başlıca görevleri şu şekilde sıralanabilir: Rektörün, Rektör Yardımcılarının ve Rektör Danışmanlarının kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını yürütmek, havale ve imza dosyalarını kontrol etmek, Rektör veya rektörlük tarafından düzenlenen protokol, davet ve törenlerin işleyişinde görev almak, birimler arasında koordinasyonu sağlamak. Diğer kamu kurum ve kuruluşlarla iletişimi sağlamak, Rektörün, Rektör Yardımcılarının ve Rektör Danışmanlarının organize ettiği ve/veya katılacağı toplantılara ilişkin hazırlık yapmak ilgili kişilere duyuru yapmak ve toplantı odasını düzenlemek, Kurum içi ve kurum dışından gelen konukları karşılamak, ağırlamak ve uğurlamak, Rektörün, Rektör Yardımcılarının ve Rektör Danışmanlarının yurt içi ve yurt dışı seyahatlerinde gerekli hazırlıkları ve organizasyonları yerine getirmek. 15

17 II-AMAÇ ve HEDEFLER A-İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ 1-Temel ve Öncelikli Amaç Ve Hedefler Bilim ve teknolojiden tam olarak yararlanarak çalışanların çalışma koşullarını daha güvenli ve sağlıklı kılmak, etkin ve verimli çalışmada özendirici politikalar uygulayarak en üst seviyede hizmet sunmak. Kampüs giriş ve çıkışlarının daha güvenilir olması için kamera sistemi ve ogs sistemi uygulanmasına geçilmiştir. Üniversite arşivinin kurulması ve Elektronik Belge Yönetimi Sistemine geçilmesi için çalışmalar devam etmektedir. B-TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER Politikalar Çukurova Üniversitelilik bilincini yerleştirmek, Personel atama ve yükseltilme kriterlerini sürekli geliştirmek, Katılımcı yönetim anlayışını benimsemek, Başarılı personeli teşvik etmek, Yeni bilgilere ulaşma becerisine sahip personel yetiştirmek, Güvenlik için tüm birimlere kamera sistemi kurmak, Çukurova Üniversitelilik bilincini yerleştirmek, Personel atama ve yükseltmelerde, akademik ve idari atama ve yükseltilme kriterlerini sürekli geliştirmek Başarılı personeli teşvik etmek. Personele eğitim seminerleri düzenlemek. Öncelikler Nitelikli personel sayısını artırmak, Üniversitenin arşiv birimini kurmak, Evrak Kayıt Sistemini geliştirmek, Elektronik Belge Yönetimine Geçilmesi 16

18 III-FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ ve DEĞERLENDİRMELER A-MALİ BİLGİLER 1-Bütçe Uygulama Sonuçları Bütçe Giderlerine ilişkin, Rektörlük Özel Kalemin 2013 yılı bütçe uygulama sonuçları aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. KOD BÜTÇE GİDERLERİ 2013 BAŞLANGIÇ ÖDENEĞİ 2013 YILSONU TOPLAM ÖDENEK 2013 YILI GERÇEKLEŞEN HARCAMA TOPLAMI 01 PERSONEL GİDERLERİ , , ,73 99,86 s02 SOSYAL GÜVENLİK KURUMLARINA DEVLET PRİMİ GİDERLERİ , , ,71 99,46 03 MAL VE HİZMET ALIM GİDERLERİ , , ,64 77,45 05 CARİ TRANSFERLER , , ,83 67,06 06 SERMAYE GİDERLERİ , , , SERMAYE TRANSFERLERİ TOPLAM , , ,91 90,52 GERÇEKLEŞME ORANI (%) Bütçe Giderlerine ilişkin, Genel Sekreterliğin 2013 yılı bütçe uygulama sonuçları aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. KOD BÜTÇE GİDERLERİ 2013 BAŞLANGIÇ ÖDENEĞİ 2013 YILSONU TOPLAM ÖDENEK 2013 YILI GERÇEKLEŞEN HARCAMA TOPLAMI 01 PERSONEL GİDERLERİ , , ,56 94,53 SOSYAL GÜVENLİK KURUMLARINA 02 81,40 DEVLET PRİMİ GİDERLERİ , , ,89 03 MAL VE HİZMET ALIM GİDERLERİ , , ,73 97,63 05 CARİ TRANSFERLER 06 SERMAYE GİDERLERİ 07 SERMAYE TRANSFERLERİ TOPLAM , , ,18 94,79 GERÇEKLEŞME ORANI (%) 17

19 IV-KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A-ÜSTÜNLÜKLER Çalışan personelin eğitim düzeyinin yüksek olması, Çalışma alanları konusunda sıkıntı çekilmemesi Diğer birimler ile güçlü bir işbirliği içerisinde olması, Mevcut iş disiplinine, kanun, yönetmelik ve ilgili mevzuata uygun hareket etmesi, B-ZAYIFLIKLAR Yetersiz bütçe ödeneği Yeterli ve kaliteli personel eksikliği Bilgi ve teknolojinin hızla eskimesi Birimler arası iletişim ve koordinasyonda sorunlar yaşanması, Fiziki mekan darlığının personel arasında iş paylaşımı ve sonuçlandırmada avantaj olarak kullanılması Yönetim Bilgi Sisteminin alt yapı çalışmalarının tamamlanmamış olması. Personelin yabancı dil bilgisi eksikliği C-DEĞERLENDİRME Genel Sekreterlik olarak birimimiz yukarıda bahsi geçen üstünlük ve zayıflıklarının bilincinde olarak, üstünlüklerin değerlendirilmesi, zayıflıkların giderilmesi yönünde çalışmalarını sürdürerek, Üniversite yönetiminin de desteğiyle kısa sürede amaç ve hedefleri doğrultusunda görev, yetki ve sorumluluklarını yerine getirmeye devam edecektir. 18

20 V-ÖNERİ VE TEDBİRLER Genel Sekreterliğimize bağlı birimlerin fiziksel imkânlarının (bina, donanım, yazılım) daha da geliştirilmesi planlanmaktadır. Kurumsal kimlik çalışmaları kapsamında bina dış yönlendirmelerinin 2015 yılında tüm kampüslerde montajları tamamlanacaktır. Üniversitemiz web sayfasının yeniden tasarlanması çalışmaları 2015 yılında tamamlanacak ve faaliyete geçecektir. E-Devlet uygulamaları yaygınlaştıkça, üniversitemizin geneliyle birlikte tam otomasyona geçilerek tüm belgelerin online gönderilmesi, alınması ve imzalanması hedeflenmektedir. İç ve dış paydaşlar ile üniversitemiz arasındaki iletişimi kuvvetlendirerek, tüm etkinliklerden ve faaliyetlerden haberdar olmaları sağlanacaktır. Doğal afetlere hazırlık ve acil durumlarda öğrencilerimizin, idari ve akademik tüm personelimizin konuyla ilgili olarak bilinçlendirmelerini hedefleyen çalışmalar yapılacaktır. 19

21 EKLER EK-1 HARCAMA YETKİLİSİ İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için bütçe ile tahsis edilmiş kaynakların, planlanmış amaçlar doğrultusunda ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığını ve iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliğine ilişkin yeterli güvenceyi sağladığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (ADANA 21/01/2015) Nazan KARATAŞ Genel Sekreter 20