Cep Yönderi Dizisi. Cep Yönderi Dizisi yöneticilerin ifl yaflam nda her gün karfl laflt klar

Transkript

1 Etkin Sunumlar

2 Cep Yönderi Dizisi Cep Yönderi Dizisi yöneticilerin ifl yaflam nda her gün karfl laflt klar en yayg n meydan okumalara ivedi çözümler öneriyor. Dizi içinde yer alan her kitapta, güçlü ve zay f yanlar n z tespit etmeye ve kritik becerilerinizi keskinlefltirmeye yarayan kullan fll araçlar, testler ve gerçek yaflamdan al nm fl örnekler yer al yor. ster masa bafl nda, ister bir toplant da ya da yolda olun, bu cep kitapç klar size iflinizin günlük talepleriyle daha h zl, daha kavray fll ve daha etkin bir biçimde bafla ç kma imkân n verecektir. Dizinin kitaplar : Ekip Liderli i Toplant Yönetimi Zaman Yönetimi Proje Yönetimi Liderlik Koçluk Geribildirim Etkili fl Yaz lar Sonuç Al c Müzakere Etkin Sunumlar

3 Etkin Sunumlar Her Gün Karfl laflt n z Sorunlara Uzman Çözümler

4 ISBN Giving Presentations Harvard Business School Publishing Corporation, 2007 bzd Yay n ve letiflim Hizmetleri Türkçe yay n haklar Akçal Telif Haklar taraf ndan sa lanm flt r. Optimist Yay nlar Telefon: Faks : e-posta: bilgi@optimistkitap.com Optimist yay n no. : 122 Konu : fl-yönetim Çeviren : K z lca Yürür Yay ma haz rlayan : Cemal Engin Bas m Düzelti Düzenleme Bask ve cilt : Ekim 2007, stanbul : Fevzi Gölo lu : Selim Talay : Elma Bas m: kitelli Organize San. Bölgesi Keresteciler Sitesi 14. Blok No: 1/ kitelli stanbul

5 çindekiler Yönderin Mesaj : Netli e Kavuflturun, Yeni Ufuklar Aç n 9 Sunum Yapman n Temelleri 11 Sunumlar Hakk nda Her fiey 13 Yöneticiler sunumlardan çeflitli maksatlarla faydalan r ve çeflitli biçimlerde sunumlar yapar. Sunum türleri 14 Bafllarken 17 Sunuma haz rlanma, hedefinizi bilmekle, dinleyicilerin kim oldu unu ve sunumun ba lam n kavramakla bafllar. Hedefinizi tan mlay n 18 Dinleyicilerinizi tan y n 19 Sunumun ba lam n kavray n 21 Ne Söyleyece inize Karar Verin 27 Sunumunuzu düzenlerken ve uzunlu unu belirlerken k lavuzunuz ne söyleyece inizi bilmek olmal d r. Üç aflama 28 Fikirlerinizi gözden geçirin ve gelifltirin 29 çindekiler 5

6 Haz rlan n 31 Hedefinizi belirledikten sonra, s ra malzemenizi size ayr lan süreye s acak flekilde düzenlemeye gelir. Sunumunuzu düzenleyin 32 Sunumun uzunlu u ne kadar olmal? 36 Görselleri Planlayın 39 yi görsel araçlar sunumunuzun etkisini art r r, dinleyicilerin dikkatini uyan k tutar ve fikirlerinizin ak lda kalmas n sa lar. Do ru iletiflim araçlar n seçin 41 Etkin görseller 43 Grup Sunumu Yapacaksan z 47 Sunumu grup olarak yapmak ne zaman daha iyidir? Birden fazla kifliyi bir sunuma dahil etmenin en iyi yöntemi nedir? Grup sunumunun ak fl 49 Prova Yap n 51 Provadan kaç fl yok! Prova konuflma becerinizi gelifltirmenize ve sunumunuzun zay f yönlerini önceden görmenize yard mc olur. Etkin prova 52 Bir ad m daha at n 54 6 çindekiler

7 Kendinizi Haz rlay n 57 Sunumu yapan kifli olarak, sinirlerinizin çelik gibi olmas ve do ru yaklafl m tutturman z gerekir. Kendinize terapi uygulay n 58 Korkuyu yenin 59 fiimdi Gösteri Zaman 61 Etkin konuflur, olumlu bir imaj yans t r ve dinleyicilerin ilgisini canl tutarsan z en iyi performans yakalam fls n z demektir. Peki, ama bunu nas l yapars n z? Etkin konuflmak için 62 Olumlu bir imaj yans t n 63 Dinleyicilerinizin ilgisini canl tutma teknikleri 63 Sorular n Üstesinden Gelmek 67 Soru cevap k sm n n verimli geçmesini istiyorsan z, dinleyicilerin sorgulayabilece i noktalar n neler olaca n düflünün ve bunlara haz rlan n. Soru ve cevaplar için en uygun zaman 68 Zor sorulara haz rl kl olun 69 Cevab bilmiyorsan z 71 Eylem Sonras De erlendirme 73 yi sunum becerileri, yöneticiler için bir kariyer sermayesidir. O nedenle her sunumu kendinizi gelifltirmek için bir f rsat olarak de erlendirmelisiniz. Sorunlar n kökenindeki nedenleri bulun 74 Video ifle yarayabilir 75 çindekiler 7

8 puçlar ve Araçlar 77 Sunum Yapma Araçlar 79 Sistemli flekilde haz rlanman za yard mc olacak formlar Kendinizi S nay n 87 Bu k lavuzda sunulan kavramlar n yararl bir özeti. Neler ö rendi inizi görebilmeniz için bu testi bir kere kitab okumadan önce, bir kere de sonra yapman zda yarar vard r. Test Sorular n n Do ru Yan tlar 91 Notlar 94 Akl n za gelen fikirleri not etmek için kullanabilirsiniz. 8 çindekiler

9 Yönderin Mesaj : Niteli e Kavuflturun, Yeni Ufuklar Aç n kna gücü yüksek sunumlar yapmak için tutku ve Power Point program yetmez. Dinleyicilerin dikkatini uyan k tutmak ve konuya odaklanmalar n sa lamak son derece somut becerilere ba l d r. Bu cep yönderinde, ele ald - n z konu hakk nda bildikleriniz ile dinleyicilerin gereksinimleri aras ndaki ba lant y nas l kuraca n z ve bunu netli e kavuflturarak ve yeni ufuklar açarak nas l yapaca - n z ö reneceksiniz. Elinizdeki kitapta flu konularla ilgili önemli bilgiler bulacaks n z: Dinleyicisine ve ortam na uygun etkin bir sunum haz rlamak Dinleyicileri eyleme geçmeye teflvik edecek etkin bir sunum yapmak Sorular ele almak ve dinleyicilerin sunuma odaklanmas n sa lamak Bir sonraki sunumunuzda size iyi flanslar dileriz! Yönderin Mesaj 9

10 Nick Morgan, Yönder Nick Morgan uzun y llar metin yazarl, halkla iliflkiler yöneticili i ve iletiflim alan nda ö retim üyeli i yapm flt r. Kurdu u Public Words LLC adl flirketinde üst düzey yöneticilere koçluk hizmeti vermekte ve iletiflimle ilgili bir dizi konuda seminerler düzenlemektedir. Nick Morgan Harvard Management Communication Letter dergisinin editörlü ünü yapm fl, yüzlerce makale yazm fl ve Working the Room: How to Motivate People to Action Through Audience-Centered Speaking (Dinleyici Merkezli Konuflmayla nsanlar Harekete Geçirmenin Yollar ) adl kitab kaleme alm flt r. 10 Etkin Sunumlar

11 Sunum Yapman n Temelleri

12 Sunumlar Hakk nda Her fiey

13 Dünyaya sözlerimizle hükmederiz. Napolyon Bonapart SUNUM, vermek istedi iniz mesaj karfl n zdaki gruba iletmenin ve iki tarafl bir diyaloga girmenin güçlü bir yolu olabilir. Yöneticiler sunumlar flu amaçlarla kullan r: Dinleyicileri belli bir eylem hatt n izlemeye ikna etmek Enformasyon aktarmak Tart flma için bir forum sunmak nsanlar n bir durum ya da fikre nas l tepki verdi ini ö renmek nsanlar kendi taraf na kazanmak nsanlar n sorunun çözümüne katk da bulunmas n sa lamak Sunum türleri Her biri belli gereksinimlere cevap veren çok say da sunum türü vard r. Afla da birkaç örnek sunuyoruz: Sat fl: Bir ürün ya da hizmetin fayda ve özelliklerini ana hatlar yla tan t r; dinleyicilere sat n almak için geçerli nedenler sunar. 14 Etkin Sunumlar

14 Ürün tan t m : Bir fleyin nas l çal flt n gösterir. kna etme: Belli bir fikri neden desteklemeniz gerekti ini aç klar. Durum raporu: Bir proje, görev ekibi ya da teflvik program n n geliflim sürecine iliflkin ayr nt lar sunar. fl plan ya da stratejisi: Bir kuruluflun tasarlad hamleleri aç klar ya da bir flirketin hedeflerini tan t r. Ancak, maksad n z ne olursa olsun, sunumu dinleyicilerin üstüne bol miktarda ayr nt l enformasyon boca etmek için kullanmay n. Sunumla aktar lan ayr nt lar n çok az dinleyicilerin akl nda kal r. Dinleyicilerinize önemli bir de iflim ya da giriflim üstüne bilgi vermek için sunum yapabilirsiniz, ama ayr nt lar aktar rken yaz l iletiflim yöntemlerinden faydalan n. Demek ki, sunumunuzun türünü, maksad belirler. Sunumunuza biçim verirken hesaba katman z gereken di er unsurlar flunlard r: Dinleyici say s Durumun resmiyeti Konuflmalar n hangi s kl kta yap ld (bir kerelik, arada s rada, s kl kla) Günün vakti gibi, ortam etkileyen di er ayr nt lar Sunumlar Hakk nda Her fiey 15

15

16 Bafllarken

17 ÇO U U RAfiTA OLDU U G B sunum yaparken de, istedi iniz verimi almak için ifle konuya odaklanarak bafllamal s n z. Bu noktay, bir sonraki ad m olan haz rlanma aflamas yla kar flt rmamak gerekir. Bafllang ç aflamas nda yapman z gereken, sunumunuzun hedefi, dinleyicilerinizin kimler oldu u ve sunumun ba lam üstüne kafa yormakt r. Hedefinizi tan mlay n Sunumunuzun hedefi, ulaflmak istedi iniz sonuç dinleyicileri ikna etmek istedi iniz konu, girmek istedi iniz tart flma, amaçlad n z ortakl k, gereksinim duydu unuz geribildirim ya da yapmak istedi iniz sat fl olacakt r. fle, kendinize flu sorular sorarak bafllay n: Bu sunumun maksad ne? Bu sunumun sonucunda dinleyicilerimin ne yapmas n istiyorum? Daha da ayr nt ya girerek, kendinize flu sorular sorun: Hedefim bilgi vermek mi, ikna etmek mi, sat fl yapmak m? Dinleyicilerden bir fleyleri kavramalar n m, ö renmelerini mi, yoksa harekete geçmelerini mi bekliyorum? Örne in, bir bütçenin dinleyicilere içeri ini anlamalar için sunulmas yla, oylamalar için sunulmas aras nda fark vard r. 18 Etkin Sunumlar