İnternete Dayalı Açıköğretim Sisteminde Akademik Danışmanlık Hizmetlerinin Yeniden Tasarımı Yrd. Doç. Dr. M. Emin Mutlu* Öğr. Grv. Salih GÜMÜŞ* Öğr. Gör. G. Deniz Dincer* memutlu@bilgi.aof.edu.tr sgumus@bilgi.aof.edu.tr ddincer@bilgi.aof.edu.tr *Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi Bilgisayar Destekli Eğitim Birimi ÖZET İşletmelerde gelişen bilgisayar teknolojileri kullanarak veri ve enformasyon yönetimi yapılmaktadır. Bu işleyişin verimli ve etkili olabilmesi için gerekli işgücünü yetiştirmeye yönelik programlar açılmıştır. Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesinde Bilgi Yönetimi Önlisans Programı bu amaçla açılan programların başında gelmektedir. Programda uygulanmakta olan Akademik Danışmanlık hizmetinde kullanılan teknolojiden kaynaklanan iletişim ve uygulama eksikliklerini bulunmaktadır. Bu çalışmada Akademik Danışmanlık hizmetlerindeki eksiklikleri gidermek amacıyla yeni sesli, görüntülü ve etkileşimli Akademik Danışmanlık hizmetinin tasarımı ve kullanımını araştırılmaktadır. Anahtar Kelimeler Bilgi yönetimi, akademik danışmanlık, breeze live SUMMARY Keywords GİRİŞ Bilgi Yönetimi Önlisans Programı bilgi çalışanı olarak nitelendirilen, bilgisayarla ileri düzeyde tanışık orta kademe işgücü yetiştirmeye yönelik, internete dayalı öğretim yapan bir açıköğretim programı olarak 2001-2002 öğretim yılında açılmıştır. Programın başlıca amaçları; Güncel uygulama yazılımlarını İnternet ortamında öğretmek, Yazılımları kullanarak, işletme problemlerini çözme becerileri kazandırmak, İnternet ortamında birlikte çalışma deneyimi kazandırmak, İşletmelerde Bilgi Yönetimi yöntem ve kavramlarını kazandırmaktır. Şekil 1. Bilgi Yönetimi Önlisas Programı web anasayfası görüntüsü BİLGİ YÖNETİMİ ÖNLİSANS PROGRAMINDA UYGULANMAKTA OLAN AKADEMİK DANIŞMANLIK HİZMETİ Bilgi Yönetimi Önlisans programında verilen 12 dersin konu anlatımlarının yanı sıra sanal şirket üzerinde konunun rol tabanlı anlatıldığı uygulamaları da yer almaktadır. Bu derslerde ödevler verilerek ödev sonuçları değerlendirme ölçütleri arasında yer almaktadır. Uygulamalı 12 her ders için günde 4 saat olmak üzere hafta içi 20 saat eşzamanlı Akademik Danışmanlık hizmeti verilmektedir. Bu proje kapsamında, çeşitli fakültelerde görevli toplam 60 öğretim elemanı tarafından uygulamalı 12 ders için haftada 240 saat eşzamanlı Akademik Danışmanlık hizmeti vermektedir. Öğrencilerin soruları danışman tarafından eşzamanlı yanıtlanmaktadır. İnternet üzerinden IRC protokolüne dayalı sohbet iletişim aracı kullanılmaktadır. (irc.bilgi.aof.edu.tr) Şekil 2. Bilgi Yönetiminde Uygulanmakta olan akademik danışmanlık hizmeti görüntüsü 1
Danışmanlık hizmeti ders saatlerinde Şekil2. de gösterilen sohbet ortamında, diğer saatlere ise e-posta ortamında gerçekleştirilmektedir. Öğrenciler danışmanlık ders saatleri dışında sorularını danışmanlarının e-posta adreslerine göndermektedirler. PROBLEM Bilgi Yönetimi Önlisans Programında uygulanan Akademik Danışmanlık derslerinde metin tabanlı sohbet yazılımı kullanılmaktadır. Bu sistemde kullanılan yazılımın sunmuş olduğu iletişim, öğrenci kontrolü, teknolojik kısıtlılıklar ve uygulamalı yanıt verememe eksiklikleri yaşanmaktadır. Bu eksiklikler danışman ile öğrenci arasında etkili iletişimi engellemekte ve verilen hizmeti etkin kılmamaktadır. AKADEMİK DANIŞMANLIK DERSLERİNDE KULLANILAN ARAÇLARIN EKSİKLERİ Programda kullanılmakta olan Akademik Danışmanlık sisteminin gözlemlenen eksikliklerini sıralayacak olursak; Öğrenci yönetimi sağlanamamaktadır. İçerik kayıt edilememekte bu nedenle sisteme yeni giren öğrenci eski soruları ve yanıtları görememektedir. Metin tabanlı sohbet ortamı dışında başka bölüm bulunmamaktadır. Öğrenci ile danışman düşüncelerini ders içeriğiyle ilişkilendirmekte sorun yaşamaktadır. Danışmanlar etkileşimli örnek ve anlatımlarda bulunamamaktadır. Yazılımın sesli ve görüntülü iletişim desteği bulunmamaktadır. Sohbet kaydedilememekte ve ilgili raporlar alınamamaktadır. Öğrenciler daha çok ödevlerle ilgili danışmanlık hizmeti talep etmektedirler. UYGULANMAKTA OLAN AKADEMİK DANIŞMANLIK HİZMETİNDEKİ SORUNLARIN ÇÖZÜMÜ İÇİN ÖNERİLER Uygulanan akademik danışmanlık derslerinin etkili olabilmesi ve öğrenci açısından da faydalı olabilmesi için sistemde görülen eksikliklerin giderilmesi gerekmektedir. Öğrenmede iletişimsel etkililiğe ulaşmak için bu iletişim kanallarını fazla olması gerekmektedir. Öğretme-öğrenme süreçlerini görsel ve işitsel araçlarla destekleyerek, öğrencilerin kendilerini rahat ifade edebilecekleri ortamlara ihtiyaç duyulmaktadır. Bu ihtiyaçları sanal sınıf ortamının karşıladığı görülmektedir. Çözüm bulmak amaçlı sesli, görüntülü ve metin tabanlı iletişim imkânı sunan aşağıdaki yazılımlar incelenmiştir. Microsoft Live Meeting Services Macromedia Breeze Live Her iki yazılım da kiralık hat gerektirmeden, internet hatları üzerinden konferans uygulaması gerçekleştirebilmektedir. Sanal sınıf ortamı sağlamaktadır. Microsoft Live Meeting Services Artıları: Kullanıcının bu yazılımı kullanabilmesi için bilgisayarına ek bir yazılım yüklemesi gerekmemektedir. MS Power Point dosyaları kolaylıkla sunulabilmektedir. Sohbet ve ses ortamı bulunmaktadır. Beyaz tahta uygulaması barındırmaktadır. Eksileri: Sistem sadece servis olarak temin edilebilmektedir. Sunucunun satın alınarak Anadolu Üniversitesindeki altyapı üzerine kurulması mümkün değildir. Video aktarımı mümkün değildir. Şekil 3. Microsoft Live Meeting Services yazılımı ekran görüntüsü Macromedia Breeze yazılımlarının incelenmesi İnternet ortamından sesli sunu yapmak, çevrimiçi ders içeriği oluşturmak ve yayınlamak, sanal sınıf uygulaması yapmak amacıyla geliştirilmiştir. İnternet ortamından sesli sunu yapmak, çevrimiçi ders içeriği oluşturmak ve yayınlamak, sanal sınıf uygulaması yapmak amacıyla geliştirilmiştir. Macromedia Breeze platformu 3 bölümden oluşmaktadır; Breeze Prezentation Breeze Training Breeze Live Macromedia Breeze Live (Sanal Sınıf) Özelikler Bu bölümde içerik sunumu, sesli, görüntülü ve metin tabanlı iletişim, beyaz tahta üzerinde uygulamalar, ekran paylaşımı ile etkileşimli uygulamalar yapılabilmektedir. Yapılacak anket ile gerçek zamanlı geribildirimler elde edebilmek mümkündür. Öğrenci ve 2
öğreticinin ekran paylaşımları yaparak sorunlara uygulamalı çözümler bulmak mümkündür. Şekil 4. Macromedia Breeze Live yazılımı ekran görüntüsü Özellikleri; Flash tabanlı bir uygulamadır. İçerik sunumu, sesli, görüntülü ve metin tabanlı iletişim olanakları sağlamaktadır. Beyaz tahta kullanımı olanağı vardır. Ekran paylaşımı ile etkileşimli uygulamalar yapılabilmektedir. Anket ile gerçek zamanlı geribildirimler elde edebilmektedir. Danışmanlık verilerinin kayıt edilmesi ve daha sonra erişilebilir olması sağlanabilmektedir. Öğretici öğrenen ve öğrenen öğrenen arasındaki iletişimin ses, yazı, görüntülü olarak sağlanması için sanal sınıf ortamının oluşturulabilmektedir. Öğrencinin söz hakkı isteyebilmekte, ekranını paylaşabilmekte ve bilgisayar yönetimini danışmanına devredebilmektedir. Her işletim sistemde ek yazılım gerektirmeden web üzerinden kullanılabilmektedir. Etkin raporlama olanakları ile kullanıcı ve içerik yönetim sistemi bulunmaktadır. Yazılımı satın alarak üniversitenin alt yapısında çalıştırmak mümkündür. SANAL SINIF YAZILIMLARIYLA AKADEMİK DANIŞMANLIK HİZMETLERİNİN YÜRÜTÜLMESİNDE ELDE EDİLECEK YARARLAR Bilgi Yönetimi Önlisans programında akademik danışmanlığında yaşanan eksiklikleri sanal sınıf yazılımları gidermektedir. Sanal sınıf yazılımlarının sağlayacağı genel faydalara bakacak olursak. Akademik danışman ile öğrenci yalnız yazılı değil, sesli ve görüntülü de iletişim kurabilecek. Öğrencilerde sesli ve görüntülü bağlanabilecekleri için birbirleri ile olan iletişimler artacak ve kendilerini sınıf ortamında hissedebilecekler. Öğrenciler sorularının yanıtını sesli olarak ve uygulamalı olarak alabilecekler. Danışman öğrencinin sorusunu kendi bilgisayarında uygulamalı olarak anlatabilecek ya da öğrencinin bilgisayarında sorunun yanıtını gösterebilecek. Öğrenciler danışmanlık saatinde gelmeseler bile sisteme girdiklerinde sorulan bütün soruları ve yanıtlarını kontrol edebilecekler. Sanal sınıf yazılımlarından ikisini inceledikten sonra, akademik danışmanlıkta yaşanan eksiklikleri gideren ve daha çok iletişim imkânı sağlayan Macromedia Breeze Live yazılımının kullanılmasına karar verilmiştir. Yazılımın lisansı satın alınmıştır. Bu yazılımın kullanılan danışmanlık sistemi ile farkları Tablo 1. de yer almaktadır. Kullanılan Sistem Yeni Sistem Metin tabanlı sohbet Var Var Özel mesajlaşma Var Var Not Alma bölümü Yok Var Ses ve Görüntü Yok Var İletimi Ekran Paylaşımı Yok Var Söz isteme Yok Var Kaydedilebilir Yok Var olması Sınıf ortamı Yok Var oluşturması Öğrenci kontrolü Yok Var Tablo 1. Akademik danışmanlık sistemi ile kullanılacak sistemin karşılaştırılması TASARIM SÜRECİ Bilgi Yönetimi Önlisans Programı nda akademik danışmanlık hizmetlerinin Macromedia Breeze Live yazılımı kullanılarak yeniden tasarlanması aşağıdaki aşamalarla gerçekleştirilmiştir: 1. Kullanım kalitesi testleri gerçekleştirildi. 2. Kullanılacak bileşenlerin seçimi yapıldı. 3. Arayüz tasarımı yapıldı. 4. Danışmanlar ve öğrenciler için öğreticiler tasarlandı. 5. Danışmanlık dersleri açıldı ve Bilgi Yönetimi sitesine entegre edildi. 6. Denetim ve değerlendirme mekanizmaları oluşturuldu. 7. Sorun giderme yönergesi oluşturuldu. 8. Uygulamaya koyma planı yapıldı. Kullanım Kalitesi Testleri Macromedia Breeze Live kullanımı farklı ortam ve koşullarda test edilmiştir. Bu testler sonucunda aşağıdaki bilgiler elde edilmiştir. 56kbps Dial-up, 256 kbps Adsl ve 2 Mbps Frame Relay hatlar ile yazılım test edilmiştir. 6 Saat boyunca 6-8 kullanıcı tarafından ses, görüntü ve metin tabanlı sohbet ortamları kullanılarak test edilmiştir. 56kbps bağlantıda bir miktar gecikme yaşansa da rahatsız edici boyuta ulaşmamıştır. Görüntü gönderiminin kalitesi bağlantıya göre 3
seçilebilmektedir. Kalite düşürüldükçe bağlantı hızı uygun seviyelere gelmiştir. 256kbps Adsl bağlantıda ekran paylaşımı, ses ve görüntü iletimi birlikte yapıldığında 56kbps Dial-up bağlantı hızındaki kullanıcılarda gecikmeler yaşanmıştır. Görüntü ve ses iletimi gerçekleştiren öğrenci sayısı arttıkça gecikme süresinin arttığı görülmüştür. Sistemin ses ve görüntü aktarımı için 1935 numaralı portun açık olması gerektiği görülmüştür. Kullanılacak Bileşenlerin Seçilmesi Kullanılacak bileşenlerin belirlenmesinde sunulacak hizmetler, öğrenci ihtiyaçları, öğrencinin kullandığı teknoloji ve ders içeriğine uygunluluk göz önünde bulundurulmuştur. Eş zamanlı olarak içeriğe erişen kullanıcı sayısı göz önünde bulundurulmuştur. Kullanılacak ekranlar olarak Tartışma & Sohbet ve Ekran Paylaşımı seçilmiştir. Macromedia Breeze sanal sınıf yazılımının dört farklı ekranı bulunmaktadır. Bunlar; Sunu, Ekran Paylaşımı, Tartışma & Sohbet Ekip Çalışması ekranlarıdır. Aynı zamanda yazılım, kendi ekran tasarımınızı yapma imkanı sunmaktadır. Yeni oluşturulan ekrana istediğimiz bölümleri ekleyebilme imkanı da bulunmaktadır. Bu bölümler; sohbet, içerik sunumu, dosya paylaşımı, notlar, test, ekran paylaşımı, web bağlantıları, beyaz tahta ve katılımcılar listesidir. Akademik danışmanlık hizmetlerinin de kullanılacak bölümler belirlenmiş ve bu bölümlerin içinde olduğu ekranlar kullanılmıştır. Kullanılacak bölümlerin belirlenmesinde sunulacak hizmetler, öğrenci ihtiyaçları, öğrencinin kullandığı teknoloji ve ders içeriğine uygunluluk göz önünde bulundurulmuştur. Eş zamanlı olarak içeriğe erişen kullanıcı sayısı da göz önünde bulundurulmuştur. Kullanılacak ekranlar olarak Tartışma & Sohbet ve Ekran Paylaşımı seçilmiştir. Bu ekranlardaki bölümler ders ve danışmanlık içeriğine göre tekrar düzenlenmiştir. Arayüz Tasarımı Akademik danışmanlık sisteminde kullanmak için iki farklı ekran oluşturulmuştur. Bu ekrandaki bileşenler verilmek istenen hizmetleri karşılamaktadır. Bu ekranlar Danışmanlık ve Ekran Paylaşımı dır. Danışmanlık ekranında; Kullanıcıların Listesi, Ses ve Görüntü, Sohbet, Duyuru ve Danışman Notları bölümleri yer almaktadır. Ekran Paylaşımı ekranında; Kullanıcıların Listesi, Ses ve Görüntü, Sohbet, Duyuru ve Notlar, Ekran bölümleri yer almaktadır. Şekil 5. Tasarlanan akademik danışmanlık sistemi danışmanlık ekranı Şekil 6. Tasarlanan akademik danışmanlık sisteminin öğrenci ekran tasarımı ekranı Öğrencilerin Ve Danışmanların Kaydı Ve Sisteme Entegre Etme Akademik danışmanlar için ayrıntılı bir öğretici kılavuz hazırlanmıştır. Akademik Danışmanlık hizmetinden yararlanacak öğrenciler için bir öğretici kılavuz hazırlanmıştır. Bu öğreticiler yine Breeze ortamında seslendirilerek, uygulama resimleri ile yayınlanacaktır. Öğreticiler danışmanlık sayfalarına girişte öğrenciye sunulmaktadır. Akademik danışmanlar için danışmanlık haftasından önce eğitim kursu verilerek sistemin kullanılması amlatılacaktır. Akademik Danışmanlık Derslerinin Açılması ve Bilgi Yönetimi Sitesine Entegre Etme 12 ders için Breeze Live yazılımında sanal sınıflar açılarak gerekli kullanıcı ayarları yapılmıştır. Öğrencilerin ve danışmanların hizmete erişebilmeleri için dersler sayfasında Danışmanlık bağlantıları eklenmiştir. Şekil 7. de görüldüğü gibi danışmanlık günleri, saatleri, danışman isimleri ve e-posta adresleri ile açılan danışmanlık sınıflarının bağlantısı da bu sayfada verilmektedir. Öğrenciler ve danışmanlar için hazırlanmış kılavuzların erişim adresleri bu sayfada yer alacaktır. 4
sonunda değerlendirilerek, yeni tasarımın akademik danışmanlık hizmetlerine yaptığı artı ve eksi etkiler hakkında bilgiler elde edilecektir. Bu bilgiler tasarımın güncellenmesine olanak sağlayacaktır. Bilgi Yönetimi Önlisans Programı nda bu teknolojinin kullanılmasıyla elde edilen deneyim Açıköğretim Fakültesinin diğer programlarında benzeri projelerin gerçekleştirilmesi için yol gösterici olacaktır. KAYNAKÇA Şekil 7. Bilgi Yönetimi sitesinde derslerin akademik danışmanlık bilgileri sayfası Denetim ve Değerlendirme Mekanizmalarının Oluşturulması Sohbet kayıtları incelenerek öğrencilere ne ölçüde yardımcı olunabildiği gözlenecektir. Akademik danışmanlık hizmetinden yararlanan öğrencilerden dönütler alınmaya çalışılacaktır. Akademik danışmanlardan belli aralıklarla sistemi değerlendirmesi ve öneriler getirmesi istenecektir. 1. M. Emin Mutlu, Ö. Özöğüt Erorta, S. Gümüş İnternet Ortamında Bilgi Yönetimi Eğitimi : AÖF Bilgi Yönetimi Önlisans Programı Örneği Biltek2005 Uluslararası Bilişim Kongresi, 2005, Eskişehir http://www.bilgi.aof.edu.tr/yayinlar/2005/biltek20 05.ppt 2. Akif Ergin, Cem Birol, Eğitimde İletişim, Anı yayıncılık, 2000, Ankara http://webegitim.net/ogretmen/uzmangorus1.asp 3. Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi Bilgi Yönetimi Önlisans Programı http://www.bilgi.aof.edu.tr/dersler/1397_2004/139 7_danismanlik.html Sorun Giderme Süreci En kötü koşullarda sadece metin tabanlı sohbet kullanılacak. Hatların kalitesine göre öncelik sırası, sohbet, ekran paylaşımı, görüntü ve ses şeklinde olacaktır. Sistemin tümüyle devre dışı kalması durumunda eski sohbet ortamı hazır tutulacaktır. Uygulamaya Koyma Planı 2005-2006 öğretim yılında görev yapacak akademik danışmanlar ilgili sanal sınıflara sunucu olarak eklenecektir. Öğrenciler sanal sınıflara katılımcı olarak ekleneceklerdir. Sistem akademik takvime göre akademik danışmanlık derslerinin başlamasıyla uygulamaya konacaktır. Uygulama sırasında öğrencilerin rahatlıkla ulaşabilecekleri sistem hakkında bilgilendirici öğreticiler sitede yer alacaktır. Uygulama sırasında sorun yaşayan öğrenci ve danışmanlar Bilgi Yönetimi destek sistemine sorunlarını iletebileceklerdir. SONUÇ VE ÖNERİLER Kiralık hatlar dışında internet bulutu üzerinde kullanılmaya başlanan sanal sınıf sistemlerinin giderek yaygınlaşması beklenmektedir. Macromedia Breeze Live yazılımının EMEA bölgesinde ilk kullanıcısı Anadolu Üniversitesi olmuştur. Bu öğretim yılında gerçekleştirilecek uygulamanın sonuçları web tabanlı konferans sistemlerinin uzaktan eğitimde sağladığı olanaklar hakkında değerli bilgiler verecektir. Uygulamaya konulan proje 2005-2006 öğretim yılı 5