Sayfa 1/10 KYS KULLANIM KILAVUZU 2018 HAZIRLAYAN BİLGİ İŞLEM KOORDİNATÖRLÜĞÜ
Sayfa 2/10 1. BU BÖLÜMÜ LÜTFEN OKUYUNUZ Değerli Kalite Yönetim Sistemi üyeleri, KTO Karatay Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi yazılımı (KYS) Bilgi İşlem Koordinatörlüğünce geliştirilmiş olup tüm süreçlerinde Kalite Yönetim Ofisi nin kullanım alışkanlıkları ve işleyişi model alınmıştır. Bu yüzden tamamı ile kurumumuza ait olan KYS yazılımı geliştirme ve iyileştirme açıktır. Bu yöndeki talepler Bilgi İşlem Koordinatörlüğü ve Kalite Yönetim Ofisine iletilmelidir. KYS yazılımı ile her bir idari birimin, birim kalite sorumlularının yapmakla yükümlü oldukları süreçler online bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir. Sisteme giriş yapan birim kalite sorumluları kendilerine ait menülerden yeni doküman ile revize doküman talep ve yükleme işlemlerini gerçekleştirebilmektedirler. Tüm doküman süreçleri KYS üzerinden online olarak gerçekleştirilecek olup Kalite Yönetim Ofisi tarafından onaylanan dokümanlar aynı zamanda kalite.karatay.edu.tr adresinde de yayınlanmış olacaktır. Doküman işlemlerinin yanı sıra birimlerin belirli periyotlar ile Kalite Yönetim Ofisine iletmeleri gereken Süreç Performans İzleme Karneleri de KYS üzerinden online olarak doldurulup teslim edilecek şekilde geliştirilmiştir. Kalite Yönetim Ofisi, KYS üzerinden birim personellerinden gelen yeni doküman veya revize taleplerini, gelen düzenleyici faaliyet taleplerini, sözleşme işlemlerini, yönetmelik ve yönerge işlemlerini, protokol işlemlerini, bakım yönetimi ile kalibrasyon yönetimine ait tüm işlemleri online olarak takip etmekte ve yazılım sayesinde sistemin işletilmesini sağlamaktadır.
Sayfa 3/10 2. SİSTEME GİRİŞ YAPMAK KTO Karatay Üniversitesi KYS yazılımına yalnızca birim kalite sorumluları erişebilmektedir. Bu yüzden önceden onaylanmış üyelikleri bulunan birim kalite sorumlularının giriş yapabilmek için karatay.edu.tr/kys adresini ziyaret etmeleri gerekmektedir. Karşınıza gelecek olan kullanıcı adı ve şifre alanlarına Üniversitemiz içerisinde SSO (Single Sign On) diğer sistemlerde de kullanmakta olduğunuz tek şifreniz ile giriş yapabilirsiniz. Önceden birim kalite sorumlusu olarak onaylanmayan kullanıcılar SSO şifreleri ile dahi sisteme giriş yapamazlar. kalite.karatay.edu.tr/kys Şekil 1 KYS Giriş Ekranı
Sayfa 4/10 3. KALİTE SORUMLUSU İŞLEMLERİ Sisteme giriş yaptıktan sonra sol tarafta yer alan menü üzerinde bulunan Kalite Sorumlusu sekmesi ile yeni doküman talebi, revize dokümanı talebi, yapılan taleplerin durumu ve Süreç Performans İzleme Karnesi (SPİK) gönderme işlemlerini yapabilirsiniz. Şekil 2 Kalite Sorumlusu Menüsü
Sayfa 5/10 3.1 Yeni Doküman Talebi Kalite sorumlusu olarak ancak kendi biriminiz için işlem yapabilirsiniz. Bu menü sayesinde biriminiz için yeni ihtiyaç duyulan bir kalite dokümanı talebi yapabilirsiniz. Yeni doküman talebi yaparken, talebiniz onaylanana kadar hazırlamış olduğunuz taslağı sisteme yüklemenize gerek yoktur. Yeni Doküman Talebi menüsüne geliniz ve aşağıdaki şekilde olduğu gibi ilgili alanları eksiksiz bir şekilde doldurarak yeni dokümanınız için talep yapınız. Şekil 3 Yeni Doküman Talebi Yapmış olduğunuz talebin ne durumda olduğunu incelemek için menüden Yeni Doküman Talebimin Durumu alanına tıklayınız.
Sayfa 6/10 3.2 Yeni Doküman Talebimin Durumu Tüm doküman taleplerinizin yer aldığı bu sayfada bulunan listede Talep Türü, Talebi Oluşturan Ad Soyadı, Talep Edilen Doküman Türü, Talep Gerekçesi, Tarih, Birim gibi bilgiler yer almaktadır. Bu listede en son yapılan talep en üstte görünecek şekilde ayarlanmıştır. Listeden en son yaptığınız talebi bulup üzerine bir kez tıkladığınızda talep onaylanmış ise önceden oluşturmuş olduğunuz dosyayı buradan yükleyiniz. DİKKAT: Bu sayfadaki liste ızgarasından talebinizin onaylanıp onaylanmadığını görebilirsiniz. Ancak onaylanmış talepler için dosya yükleyebilirsiniz. Talebiniz reddedilmiş ise dosya yükleme paneli açılmaz. Onaylanmış talep aynı zamanda Kalite Yönetim Ofisi tarafından bir kalite numarası ile birlikte size yine bu listede belirtilir. Yani onaylanmış bir talep için dosyanızı öylece yüklemek yerine dosyanın içerisinde ilgili yerlerde Kalite Yönetim Ofisinden bu ekranda size verilen kalite numarasını kaydetmelisiniz. Onaylanmış bir talebe dosya yüklemek için ızgara görünümündeki listeden onaylanmış olan talebinizin üzerine bir kez tıklamanız yeterli olacaktır. Bir kez tıkladıktan hemen sonra yukarı tarafta onaylanmış olan bu talebe ait dosyanın yüklenebileceği Dosya Seç Yükle özelliği aktif olacaktır. Buradan da dosya ile adını yüklemeniz yeterli olacaktır. Şekil 4 Taleplerim Ekranı
Sayfa 7/10 Şekil 5 Onaylanmış Talep İçin Dosya Yükleme Onaylanmış olan talebin üzerine bir kez tıklayınca yukarıdaki gibi dosya seç yükle menüsü aktif olmaktadır. Kırmızı çerçeveye alınan alana dikkat edileceği üzere onaylanmış olan talep için Kalite Yönetim Ofisinden bir de kalite numarası gelmiştir. Bu numara yaptığınız talebe göre farklılık göstermektedir. FORM talebi yapmışsanız FR- XXX şeklinde, kılavuz talebi yapmışsanız KL-XXX şeklinde bir numara ile talebiniz onaylanmaktadır. Bu numarayı yüklemek istediğiniz dokümanın içerisine de eklemeden dosyayı yüklememeniz gerektiğini unutmayın. Onaylanan talebinize ait dosyayı kalite numaraları ile birlikte sisteme yüklediğinizde, yüklenen dosya Kalite Yönetim Ofisi tarafından incelenecek ve uygun ise web sitesinde de yayınlanarak kullanıma alınmış olacaktır.
Sayfa 8/10 3.3 Revize Talebi Revize talebi KYS sisteminin en önemli modüllerinden bir tanesidir. Ve kullanımı bir hayli önemlidir. Eğer biriminizde kullanmakta olduğunuz bir dokümanda değişiklikler söz konusu ise bu doküman değişikliğini Kalite Yönetim Ofisine bildirmek durumundasınızdır. Bunun için de yeni doküman talebinde olduğu gibi yine KYS üzerinden Revize Talebi menüsünü kullanarak önce bir revize talebinde bulunmalısınız. Şekil 6 Revize Talebi Ekranı Revize talebi ekranını açtığınızda yukarıdaki gibi bir ekran sizi karşılar ve buradan sisteme sadece sizin biriminiz tarafından yüklenen dokümanlar görüntülenir. Revize etmek istediğiniz dokümana ait satıra tıkladığınız zaman ekranın biraz altında Revize İşlemleri paneli görünür olur ve sizden Revize Talep Gerekçesi yazmanızı ister. Revize talep gerekçesi yazdıktan sonra Revize Et butonu ilgili doküman için REVİZE TALEBİ oluşturmuş olursunuz.
Sayfa 9/10 Şekil 7 Revize Talebi
Sayfa 10/10 DİKKAT: Bir dokümanda revize talebi yaptığınız zaman doküman o esnada revizyon işlemi tamamlanana kadar sistemden kaldırılır. Web sitesinden ve KYS sisteminden kaldırılan bu doküman REVİZYON ÖNCESİ DOKÜMANLAR başlığı ile Kalite Yönetim Ofisinin görebileceği bir alana yüklenir. Yapmış olduğunuz REVİZE TALEBİ Kalite Yönetim Ofisince uygun görüldüğünde onaylanır ve sizden revize ettiğiniz dokümanı yüklemenizi beklenir. Kalite Yönetim Ofisince onaylanan revize talebi size REVİZE NO ile iletilir ve tıpkı yeni doküman talebinde talep onaylanınca kalite numarası geldiği gibi bu sefer de revize numarası size iletilmiş olur. Bu aşamadan sonra revize ettiğiniz dokümanı sisteme yükleme işlemi bir önceki YENİ DOKÜMAN TALEBİ menüsü ile bire bir aynıdır. Yani Yeni Doküman Talebimin Durumu menüsüne gelerek REVİZE ONAYI almış olan talebi listeden bulup, üzerine tıkladıktan sonra dosya yükleme menüsü ile revize ettiğiniz dokümanı yükleyebilirsiniz. Burada unutmamanız gereken işlem revize numarasını dokümanın içine kaydettikten sonra yüklemeniz gerektiğidir. Aksi halde yüklediğiniz doküman onaylanmaz. Onaylanan revize edilmiş dokümanınız web sitesinde de yayına alınır. Eski hali yalnızca Kalite Yönetim Ofisi tarafından görünür halde saklanır. Şekil 8 Revize Talebi Onaylanan Doküman Şekil 8 den de görüleceği üzere revize talebi onaylanmış olan doküman revizyon numarası ile birlikte geliyor.