İADE İŞLEMLERİ Sigortalı işsizler tarafından çekilmeyerek Kurumumuz emanet hesabına aktarılan ödeneklerin ilgililere ödenmesi veya ilgililerin borcuna mahsup edilmesi işlemleri ile ilgili olarak PORTAL yazılım sistemine Vakıfbank ve Ziraat Bankası iadeleri de aktarılmıştır. (Bilindiği üzere PTT iadeleri daha evvel sisteme aktarılmıştı) Bu nedenle işlem görmemesi sebebiyle iade edilen miktarlara ilişkin bilgilerin güncellenmesi ile ilgili olarak İşsizlik Sigortası Dairesi Başkanlığına listede güncelleme işlemi yapılması için yazı yazılmasına ve ilgili Başkanlıktan güncellendi yazısı beklenmesine gerek kalmamıştır. Güncelleme işlemleri bu bölüm aracılığıyla birimler tarafından yapılacaktır. İlgilinin işlemleri başvuruda bulunduğu birim tarafından yerine getirilmeli, kesinlikle başka bir birime yönlendirme işlemi yapılmamalıdır. İŞLEM GÖRMEMESİ SEBEBİYLE KURUMUMUZ EMANET HESABINA AKTARILAN MİKTARLARIN İLGİLİLERE ÖDENMESİ VEYA İLGİLİLERİN KURUMUMUZA OLAN BORÇLARININ GÜNCELLENMESİ İLE İLGİLİ İŞLEM ADIMLARI 1. Aşağıda Şekil-1 de gösterildiği üzere; Online İşlemler/Tazminat ve Fon/Banka Disketi İşlemleri/İade Listesi sekmesinden işlemler yerine getirilir. Şekil-1 2. Aşağıda Şekil-2 de gösterildiği üzere açılan Banka Disketi İade Listesi Arama ekranında işlem yapılacak kişinin T.C Kimlik Numarası girilerek İade Bilgileri Ara sekmesine tıklanmalıdır.
Şekil-2 3. Örnek olarak 457******** T.C. kimlik numaralı R****** A*** ın iade bilgileri aranmış, aşağıda yer alan şekil-3 teki ekran gelmiştir. Şekil-3 4. Şekil-3 te yer alan ekran çıktısını incelediğimizde R****** A*** ın Toplam İade miktarının 352,34 YTL olduğunu, kişiye ödenen ve Kuruma aktarılan miktarların 0,00 ve kalan iadesinin 352,34 YTL, iadesinin Vakıfbank tarafından yapıldığını ve Tazminat türünün İ.Ö. olduğunu görüyoruz. Bu ekran ilgililerin özet bilgilerini içeren bir ekrandır. Bu ekran üzerinden Ayrıntı Göster sekmesinden Şekil 4 te görülen örnek ekran oluşacaktır.
Şekil-4 5. Yukarıda yer alan Şekil-4 teki ekranda üç kısım yer almaktadır. a) İade ayrıntıları: Bu sekmede ilgiliye ait; toplam kişiye ödenen, toplam Kuruma aktarılan, kalan iade, iadeyi yapmış olan banka, tazminat türü vb. bilgileri ile iade olan miktarların Kurumumuza aktarılma tarihi, aktarılan ödemenin Banka disketindeki dönem yılı ve ayı ve o aya ait ödeme miktarları görünmektedir. (Ziraat ve Vakıfbank iadelerinde söz konusu bilgiler adı geçen Bankalar tarafından bildirilemediğinden boş geçilmiştir.) İlgilinin ödeme planı ile bu ekrandaki bilgiler karşılaştırılarak ilgilinin doğru kişi olup olmadığı kontrol edilmelidir. Ancak ilgilinin bu ekrandaki bilgileri ile ödeme planındaki bilgilerin tamamen aynı olmaması doğaldır. (ilgili parasının bir kısmını parası daha Kurumumuza aktarılmadan Bankadan çekmiş veya Kurumumuzca borcuna mahsup işlemi yapılmış olabilir.) Kişinin doğru kişi olmadığının tespit edilmesi halinde İşsizlik Sigortası Dairesi Başkanlığı ile temasa geçilmelidir. Örneğimizde kişinin toplam 352,34 YTL sinin 05.07.2007 tarihinde Vakıfbank tarafından Kurumumuz emanet hesaplarına aktarıldığını görüyoruz. Henüz bu kişi ile ilgili bir işlem yapılmadığından kalan iadesinin 352,34 YTL, toplam işlem gören miktarının 0,00 YTL toplam kuruma aktarılan 0,00 YTL toplam kişiye ödenen 0,00 YTL olarak görünmektedir. b) İade İşlemleri: Bu sekme güncelleme işlemlerinin yapıldığı sekmedir. Şekil 4 te yer alan ekrandan İade İşlemleri sekmesine basıldığında; aşağıda yer alan şekil-5 te ki ekran açılmaktadır.
Şekil-5 Şekil 5 teki ekranda yer alan; İşlem Miktarı : İlgiliye ödenen veya Kuruma aktarılacak para miktarı girilir. İşlem tarihi: İki seçenek mevcuttur. İlgiliye para ödenecekse KİŞİYE ÖDENEN Kurum alacağı varsa KURUMA AKTARILAN seçilmelidir. Örnek olarak bu kişinin 352,34 YTL parasının tamamını almak için Kurumumuza başvurduğunu ve gerekli kontrollerinin yapıldığını ve Kurumumuza borcu olmadığının tespitinin yapıldığını varsayalım. Bu durumda İşlem Miktarı: 352,34 YTL İşlem Şekli: KİŞİYE ÖDENEN olarak girilir. Daha sonra Ekle sekmesine tıklanır. Bu işlemden sonra aşağıda şekil-6 da gösterilen ekran görünecektir. (Konu ile ilgili birkaç örnek bilgi notunun sonunda yer almaktadır.)
Şekil-6 Şekil-6 da görüldüğü üzere ilgilinin Toplam İşlem Gören miktar ve Top. Kişiye Ödenen: miktar bilgileri 352,34 YTL, Kalan İade miktar bilgisi ise 0,00 YTL olarak görünmektedir. Burada ilgili hakkında yapılan işlem ile ilgili son kontrol yapıldıktan sonra mutlaka Kaydet sekmesi tıklanmalıdır. Aksi taktirde sistem yapılan işlemi iptal edecektir. Kaydet işlemi yapıldıktan sonra ilgilinin bilgilerinin Birimlerce güncellenmesi mümkün değildir. İlgilinin bilgileri girilirken bir yanlışlık yapılmış ise bu durumda acilen İşsizlik Sigortası Dairesi Başkanlığı ile resmi yazı ile temasa geçilerek; ilgili hakkındaki yanlışlık düzelttirilmelidir. Kaydet butonuna basılmasına müteakip sistem otomatik olarak İŞLEM GÖRMEYEN HESAPLARDAKİ MİKTARLAR İLE İLGİLİ ÖZET RAPOR (Şekil-7) isimli raporu ekrana getirecektir Söz konusu raporun iki nüsha dökülmesi, raporların işlemi yapan kişi ile birim amiri tarafından imzalanması, raporun bir nüshasının kişi dosyasında saklanması, bir nüshasının muhasebe servisine gönderilmesi gerekmektedir. Söz konusu rapor Tarihçe butonu altından ilgili işlem satırı seçilerek Rapor oluştur sekmesi yardımı ile de alınabilir.
Şekil-7 Şekil-8
Şekil-8 de yeşil renkle görünen İşlem bilgileri kaydedilmiştir. bilgisine hemen altında yer alan Kapat sekmesi ile kapatılabilir. Örnek işlemde de gösterildiği üzere ilgilinin bilgilerinin güncelleme işlemi tamamlanmıştır. c) Tarihçe : (Şekil-9) Bu sekmeden ilgili hakkında yapılan işlemlerin tarihçesi görülmektedir. Sistem yapılan her işlem için ayrı bir işlem numarası almaktadır. Tarihçede istenilen satır seçilerek Rapor oluştur sekmesi ile o satıra ilişkin İŞLEM GÖRMEYEN HESAPLARDAKİ MİKTARLAR İLE İLGİLİ ÖZET RAPOR yazdırmak mümkünüdür. Tarihçedeki ifadeler: Şekil-9 Sistemin Oluşturduğu İlk Tarihçe: Bu ifade sistemde yer alan eski verilerin milat oluşturularak aktarıldığını göstermektedir. Yeni Aktarım: 6 ay işlem görmeyen hesaplara ilişkin PTTBANK tan her ay gönderilen yeni iadeler İşsizlik Sigortası Dairesi Başkanlığı tarafından sisteme aktarılmaktadır. Bu ifade yeni aktarımları göstermektedir. Güncelleme İşlemi: İlgililer hakkında yapılan güncelleme işlemlerini göstermektedir. İade Ekleme İşlemi: Birimler tarafından yapılan hata, düzeltilmesi için İşsizlik Sigortası Dairesi Başkanlığına iletildiğinde ilgilinin işlemleri öncelikle eski haline getirilmektedir. (Kısaca sehven Kuruma aktarılmış veya Kişiye ödenen olarak güncellenmiş miktarlar öncelikle ilgiliye tekrar iade edilmekte, daha sonra olması gerektiği hale getirilmektedir.) Bu bölüm bu işlemleri göstermektedir. Bu bölümde yer alan negatif sayılar eklenen iadenin nereden eklendiğini göstermektedir.
Önemli Notlar: Hatalı T.C. Kimlik Numarası düzeltildiğinde, ilgilinin bilgileri mutlaka PORTAL da yer alan iade programında kontrol edilmeli, hatalı T.C. Kimlik Numarası ile programda ilgili kişi mevcut ise gerekli düzeltmenin yapılabilmesi için, hatalı T.C. Kimlik Numarası ile doğru T.C. Kimlik Numarası yazılı olarak İşsizlik Sigortası Dairesi Başkanlığına gönderilmelidir. Mükerrer muhasebe işlemlerine neden olmamak amacıyla, muhasebe birimi tarafından Muhasebe Modülü altında yer alan İade İşlemleri, İşsizlik Sigortası Muhasebesi, İşlemler, Tazminat İade Onayı menüleri takip edilerek, İşsizlik Sigortası servisi tarafından gönderilmiş olan İŞLEM GÖRMEYEN HESAPLARDAKİ MİKTARLAR İLE İLGİLİ ÖZET RAPOR isimli raporda yer alan işlem numarası ile sorgulama yapılmalı, gelen ekranda ilgilinin T.C. Kimlik numarası yazılarak işlem onaylanmalıdır. Onay butonuna basılmasına müteakip sistem otomatik olarak İŞLEM GÖRMEYEN HESAPLARDAKİ İADELERİN MUHASEBE ÖZET RAPORU isimli raporu ekrana getirecektir. Bu raporun bir çıktısı alınmalıdır. Raporun işlemi yapan kişi ve muhasebe yetkilisi tarafından imzalanması gerekmektedir. Muhasebe birimi tarafından işlem numarası ile yapılan sorgulamada işlemin daha önce onaylandığını içeren bir uyarı gelmesi halinde mükerrer muhasebe işlemi yapılmamalıdır. Söz konusu raporun ilk onay işleminden sonra herhangi bir nedenle çıktısının alınamaması halinde sorgulama ekranından işlem numarası girilmek sureti ile de alınması mümkündür. Bir işlem numarası ile mükerrer muhasebe işlemi yapılmamalıdır. İŞLEM GÖRMEYEN HESAPLARDAKİ İADELERİN MUHASEBE ÖZET RAPORU isimli rapor, İŞLEM GÖRMEYEN HESAPLARDAKİ MİKTARLAR İLE İLGİLİ ÖZET RAPOR isimli rapor (ilgiliye ödeme yapılmış ise T.C. Kimlik Numaralı kimlik belgesi fotokopisi dahil) muhasebe fişinin ekine konulmak suretiyle muhasebeleştirme işlemi yapılmalıdır. Bu belgelerde herhangi bir eksiklik olması halinde kesinlikle muhasebeleştirme işlemi yapılmamalı, acilen eksikliklerin giderilmesi sağlanmalı, eksiklikler giderildikten sonra muhasebeleştirme işlemi yapılmalıdır. İade programı, mükerrer işlemlere neden olmamak için, sadece ilgililer hakkında yapılan işlemlerin bilgilerini gösteren bir programdır. Program üzerinde işlemlerin sonuçlandırılmasına müteakip ilgilinin hesabına otomatik olarak para yatması veya yapılan işlemlerin muhasebeleşmesi mümkün değildir. İşlem görmediği için Kurumumuza iade edilen ve PORTAL da işlemleri yapılan paralara ilişkin ödeme veya mahsuplaşma işlemlerinde geçerli olmak üzere, iş kaybı tazminatı iade paraları 399.02.01 numaralı hesap, işsizlik ödeneği, kısa çalışma ve ücret garanti fonu iade paraları 333.02.99 numaralı emanet hesabı kullanılmak suretiyle işlem yapılmalıdır. Ödemeler birim tarafından ilgilinin PTTBANK ta açtıracağı çek hesabına veya kasadan ödeme şeklinde yapılacaktır. Yapılan işlemlerin muhasebeleştirilmesi ile ilgili tereddüt oluşması halinde İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı ile temasa geçilmesi gerekmektedir.
ÖRNEK DURUMLAR ÖRNEK DURUM 1 (Örneğimizde kişinin 410,00 YTL sinin emanet hesaplara alındığını, ilgilinin 500,00 YTL de Kurumumuza borcu olduğunu varsayalım o zaman; İşlem Miktarı: 410,00 YTL İşlem Şekli: KURUMA AKTARILAN olarak girilir. Daha sonra Ekle sekmesine tıklanır. İşlemler Kaydet sekmesine tıklanarak tamamlanır.) Yapılan işlemden sonra ilgilinin Kurumumuza 90,00 YTL daha borcu kalacağından, kalan bu borcu ayrıca takip edilmelidir. ÖRNEK DURUM 2 (Örneğimizde kişinin 350,00 YTL sinin emanet hesaplara alındığını, ilgilinin 150,00 YTL Kurumumuza borcu, 200,00 YTL de Kurumumuzdan alacağı olduğunu, parasını almak içinde Kurumumuza başvurduğunu varsayalım o zaman; İşlem Miktarı: 200,00 YTL İşlem Şekli: KİŞİYE ÖDENEN olarak girilir. Daha sonra Ekle sekmesine tıklanır. Daha sonra; İşlem Miktarı: 150,00 YTL İşlem Şekli: KURUMA AKTARILAN olarak girilir. Daha sonra Ekle sekmesine tıklanır. İşlemler Kaydet sekmesine tıklanarak tamamlanır.) Sistem bu durumda; - iki işlem aynı anda kaydedildiği için tek bir işlem numarası üretecektir. - İki işlem için bir tane İŞLEM GÖRMEYEN HESAPLARDAKİ MİKTARLAR İLE İLGİLİ ÖZET RAPOR oluşturacaktır. - İade işlemleri sekmesinde işlemler aynı işlem numarası ile ayrı ayrı görünecektir. - Tarihçede bu işleme ait tek satır oluşacaktır. Bu örnekte olduğu gibi hem KİŞİYE ÖDENEN, KURUMA AKTARILAN girilmesi gereken durumlarda iki işlem ayrı ayrı da kaydedilebilir. Sistem bu durumda; - iki işlem ayrı ayrı kaydedildiği için, farklı işlem numaraları üretecektir. - İki işlem için ayrı ayrı İŞLEM GÖRMEYEN HESAPLARDAKİ MİKTARLAR İLE İLGİLİ ÖZET RAPOR oluşturacaktır. Bu durumda iki raporunda muhasebe servisine bildirilmesi gerekmektedir. - İade işlemleri sekmesinde işlemler ayrı işlem numarası ile ayrı ayrı görünecektir. - Tarihçede bu işlemlere ait iki satır oluşacaktır.
ÖRNEK DURUM 3 (Örneğimizde kişinin 280,00 YTL sinin emanet hesaplara alındığını, yapılan kontrollerde ilgilinin 90,00 YTL Kurumumuza borcu, 190,00 YTL de Kurumumuzdan alacağı olduğunu, parasını almak içinde Kurumumuza başvurusu olmadığını varsayalım o zaman; İşlem Miktarı: 90,00 YTL İşlem Şekli: KURUMA AKTARILAN olarak girilir. Daha sonra Ekle sekmesine tıklanır. İşlemler Kaydet sekmesine tıklanarak tamamlanır.) Bu durumda ilgilinin emanet hesaplarda 190,00 YTL si kalmaya devam edecektir. Bu miktar ilgili parasını almak için başvurduğunda KİŞİYE ÖDENEN olarak güncellenmelidir. İlgili herhangi bir birimimize başvurduğunda İşlemler El Kitabı "4.I.6. İşlem Görmediği İçin İade Edilen Miktarlar" başlığı altında belirtildiği üzere gerekli işlemleri yapıldıktan sonra bu parasını alabilecektir. ÖRNEK DURUM 4 İlgilinin birkaç farklı bankadan veya farklı tazminat türünden iadesinin olması mümkündür. (Şekil-10) Bu durumda ilgili hakkında işlem yapılmak istenen satır seçilmek sureti ile işlem yapılmalıdır. Birden fazla satırda işlem yapılmak isteniyorsa, bu bilgi notunda anlatılan güncelleme işlemleri her satır için ayrı ayrı yapılmalıdır. Şekil-10 İYİ ÇALIŞMALAR İŞSİZLİK SİGORTASI DAİRESİ BAŞKANLIĞI İŞSİZLİK SİGORTASI UYGULAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İRTİBAT TEL: 0 312 418 63 97 İRTİBAT FAX: 0 312 418 17 32 SORUMLU PERSONEL: DOĞAN UMUT GÜLBAŞ E-MAİL ADRESİ : dogan.gulbas@iskur.gov.tr