T.C. SATIŞ BELGESİ İŞLEMLERİ EĞİTİM NOTLARI 2014 1
İÇİNDEKİLER 1) TAPDK e-belge SİSTEMİ (5) 2) SİSTEME ULAŞILMASI (6) 3) AÇILIŞ EKRANI ve ANA MENÜ SEÇENEKLERİ: (8) a) Yeni Başvuru Formu (9) b) Kayıt Arama (9) c) Yeni Kayıt Ekleme (9) d) Zayi Hologram Bildirimi (14) e) Hologram Kullanım Raporu (14) f) Hologram Kontrolü (14) g) Yeni Belge Raporu (14) h) Dekont Kontrolü (14) i) Ekran Seçenekleri (14) j) Şifre Değiştirme (14) k) Çıkış (14) 4) SİSTEM İÇİNDE GERÇEKLEŞTİRİLECEK İŞLEMLER (15) a) Mülki Amir Onayına Gönderilen Belgeye Ait Kayıtın Aktif (Faal) Hale Getirilmesi (Başvurunun Mülki Amirce Onaylanması Durumu) (15) b) Mülki Amir Onayına Gönderilen Belgeye Ait Kayıtın Pasif Hale Getirilmesi (Başvurunun Mülki Amirce Reddedilmesi Durumu) (15) 5) SEÇİLEN KAYIT ÜZERİNDE YAPILABİLECEK İŞLEMLER (15) a) Terk İşlemi (16) b) Kayıp Belge Açıklaması (17) c) Sicil Bilgisi (17) d) Tahsilat Bilgileri) (18) e) Mevcut Bilgilerle Belge Bas (18) f) Bilgileri Yazdır (18) g) Kayıt Düzeltme (18) 6) KAYIT DÜZELTME İŞLEMLERİ (18) a) Tüzel kişilik Yetkililerine İlişkin Bilgiler - Kişisel Bilgiler Kişisel Bilgiler (5) b) Satış Yerine İlişkin Bilgiler / Adres Değişikliği (20) c) Vergi Kaydına İlişkin Bilgileri (21) d) Satış Yapılacak Mahalle İlişkin Bilgiler (21) +Toptan satıcıların satış ve dağıtım yapacakları ürün ve yerlerde değişiklik (22) e) Ön izin Belgesine İlişkin Bilgiler (24) f) Ticari Nitelikli Tüzel Kişi Başvuru Bilgileri (24) g) Hologram Bilgisi (24) 2
7) SATIŞ BELGESİ, TEMEL MEVZUAT VE BELGE TÜRLERİ (25) a) Satış Belgesi Nedir? (25) b) Satış Belgesine İlişkin Temel Mevzuat (25) c) Satış Belgesi Türleri (26) 8) SATIŞ BELGESİ BAŞVURU KABUL PROSEDÜRÜ (28) 9) BAŞVURUNUN DEĞERLENDİRMESİ (28) a) İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı Düzenleyebilecek Merciler (28) b) Perakende Belge Başvuru Kabulünde Ruhsat Faaliyet Konusunun Değerlendirilmesi ve Turizm Belgeli İşletmelerde Perakende Satış (28) c) Turizm Belgeleri (31) d) Havayolu, Demiryolu ve Denizyolu Araçlarında Alkollü İçki Satışı (32) e) Belge Başvurusunda İbraz Edilen Vekaletnamelerin İncelenmesi (32) f) Toptan Satıcılarca İbrazı Gereken Yetki Belgelerinin incelenmesi (32) 10) ÜRÜN SATIŞI / SUNUMU YAPILAMAYACAK YERLER (33) a) Tütün Mamulü Satışı Yapılamayacak Yerler (33) b) Alkollü İçki Satışı Yapılamayacak Yerler (33) c) Nargilelik Tütün Mamulü Sunumu Yapılamayacak Yerler (34) d) Örgün Eğitim Kurumu Kavramı (35) e) Alkollü İçki Satışı İçin Yapılacak Başvurularda Mesafe Şartına Uygunluğun Belgelendirilmesi (35) f) Nargile Sunumu İçin Yapılacak Başvurularda Mesafe Şartına Uygunluğun Belgelendirilmesi (37) 11) ADLİ SİCİL BİLGİLERİNİN SORGULANMASI (37) 12) SATIŞ BELGESİ SÜRE UZATIM İŞLEMİ (SUİ) (39) 13) YENİ BELGE VE SÜRE UZATIM İŞLEMİ (SUİ) BEDELLERİNİN TAHSİLİ ve BEDEL BELİRLEME YÖNTEMİ (39) 14) ARŞİV OLUŞTURMA (42) 15) DİĞER BİLGİLER (43) a) Kurum ile Yetkili Birimler Arasında İletişimin Sağlanması (43) b) Bedel İadesi (44) c) Kurum Sicil Numarası Belirleme Sistematiği (44) d) Kayıttaki Kurum Sicil Numarasının Değiştiği Durumlar (45) e) Hologram seri numarasının bilahare sisteme girilmesi (45) f) Belgenin üzerinde yer alan tarih (Belge Tarihi) (45) 3
16) SATIŞ BELGESİ BAŞVURUSU İÇİN GEREKLİ EVRAK (46) (GERÇEK KİŞİ BAŞVURUSU / ADİ ORTAKLIK BAŞVURUSU) a) Tütün Mamulü Perakende Satış Belgesi (46) b) Alkollü İçki Perakende Satış Belgesi (48) c) Etil Alkol Perakende Satış Belgesi (48) d) Açık Alkollü İçki Satış Belgesi (51) e) Nargilelik Tütün Mamulü Sunum Uygunluk Belgesi (53) 17) SATIŞ BELGESİ BAŞVURUSU İÇİN GEREKLİ EVRAK (57) (TÜZEL KİŞİ BAŞVURUSU / TOPTAN SATIŞ BELGESİ BAŞVURULARI) a) Tütün Mamulü Perakende Satış Belgesi (57) b) Alkollü İçki Perakende Satış Belgesi (59) c) Etil Alkol Perakende Satış Belgesi (59) d) Açık Alkollü İçki Satış Belgesi (61) e) Nargilelik Tütün Mamulü Sunum Uygunluk Belgesi (63) f) Tütün Mamulü Toptan Satış Belgesi (64) g) Alkollü İçki Toptan Satış Belgesi (64) h) Etil Alkol Toptan Satış Belgesi (66) i) Metanol Toptan Satış Belgesi (66) j) Etil Alkol ve Metanol Toptan Satış Belgesi (66) 18) SATIŞ BELGESİ BAŞVURUSU İÇİN GEREKLİ EVRAK (70) (DERNEK BAŞVURUSU) a) Açık Alkollü İçki Satış Belgesi (70) - Lokalin doğrudan dernek temsilcileri eliyle işletilmesi (70) - Lokalin bir tüzel kişi müstecir tarafından işletilmesi (72) - Lokalin bir gerçek kişi müstecir tarafından işletilmesi (74) b) Nargilelik Tütün Mamulü Sunum Uygunluk Belgesi (76) - Lokalin doğrudan dernek temsilcileri eliyle işletilmesi (76) - Lokalin bir tüzel kişi müstecir tarafından işletilmesi (77) - Lokalin bir gerçek kişi müstecir tarafından işletilmesi (79) 19) SATIŞ BELGESİ BAŞVURUSU İÇİN GEREKLİ EVRAK (80) (KAMU KURUMU BAŞVURUSU) a) Tütün Mamulü Perakende Satış Belgesi (80) b) Alkollü İçki Perakende Satış Belgesi (80) c) Etil Alkol Perakende Satış Belgesi (80) d) Açık Alkollü İçki Satış Belgesi (80) e) Nargilelik Tütün Mamulü Sunum Uygunluk Belgesi (80) 4
1) TAPDK e-belge SİSTEMİ TAPDK e-belge Sistemi, satış belgesi işlemlerinin internet üzerinden yürütülmesine olanak sağlayan interaktif bir programdır. Kurum tarafından adına kullanıcı hesabı (kullanıcı adı ve şifresi) tahsis edilmiş bulunan kişiler tarafından sisteme giriş yapılabilmektedir. Programda üç farklı kullanıcı ve ekran tipi mevcuttur: 1) Yetkili Birim Kullanıcı Ekranı (İller) 2) Kurum Personeli Kullanıcı Ekranı (Tapdk) 3) Ayrıcalıklı Yetki Sahibi Kullanıcı ekranı (Srth) İller ekranı, satış belgesi işlemlerini yürütmek üzere görevlendirilmiş birimlerde görev yapan, Kurumca adına kullanıcı hesabı tahsis edilmiş bulunan ve Yetkili Personel sıfatını haiz bulunan personelin, Tapdk ekranı, adına kullanıcı hesabı tahsis edilmiş Kurum personelinin, Srth ekranı ise sistem değişkenlerine müdahale etme yetkisi bulunan Kurum personelinin, Kullanımına açık bulunmaktadır. Kullanıcıların sistem üzerinde yaptıkları işlemler elektronik ortamda kayıt altına alınmaktadır. Satış belgesi başvurusunda bulunmak isteyen kişiler Kurumun internet sitesinde yer alan başvuru formunu elektronik ortamda doldurduktan sonra formu çıktı olarak almakta ve gerekli başvuru evrakını ekledikten sonra ilinde/ilçesinde faaliyet gösteren yetkili birime (Gıda Tarım ve Hayvancılık İl / İlçe Müdürlüğüne) teslim ederek şahsen başvuru yapmaktadır. Başvuru kabulüne engel bir durumun tespit edilmemesi halinde satış belgesi düzenlenerek mülki amirin onayına gönderilmekte ve mülki amir tarafından imza altına alınan belge başvuru sahibine teslim edilmektedir. İnternet üzerinde çalışmakta olan TAPDK e-belge Sistemi satış belgesi işlemlerinin hızlı, sağlıklı ve kontrollü şekilde yürütülmesine imkan vermekte, belgeli satıcılara ilişkin paylaşımı uygun görülen bilgilerin başvuru kabul noktalarında ve Kurumda yapılan işlemlerle eşzamanlı olarak güncellenmesi suretiyle (anlık değişimlerle) Kurumun internet sitesinin kamuoyuna açık ekranlarından yayımlanmasına olanak sağlamaktadır. Kamuoyuna açık sorgu ekranlarına, Kurumun internet sitesi ana sayfasının alt bölümünde yer alan Satıcı sorgulama ifadesi tıklanarak ulaşılabilir. 5
Sistem ile Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi (Mernis) ve Ziraat Bankası arasında elektronik ortamda bağlantı kurulmuş durumdadır. Mernis bağlantısı sayesinde, (T.C. kimlik numarası / Yabancı kimlik numarası girilmesi suretiyle) belge başvurusunda bulunanların kişisel bilgileri hatasız ve süratli bir şekilde sisteme aktarılabilmekte, diğer taraftan hayatta olmayan kişiler yada 18 yaşını doldurmamış kişiler adına belge başvurusunda bulunabilmesi engellenebilmektedir. Ziraat Bankası ile Kurum arasında yapılan protokol çerçevesinde, satış belgesi yeni başvuru ve süre uzatım işlemi bedeli tahsilatları, Kuruma özel hazırlanan ve anılan Banka şubelerinde kullanımda bulunan TAPDK Kurumsal Tahsilat Ekranı aracılığı ile yapılmaktadır. Sistem, Kurumsal tahsilat ekranı aracılığı ile yapılan satış belgesi bedeli tahsilatlarına ait bilgileri ortalama 15 er dakikalık periyotlarla bünyesine transfer etmekte ve söz konusu işlemlere ilişkin tahsilatları izlemeye olanak sağlamaktadır. 2) SİSTEME ULAŞILMASI: Sisteme Kurumun internet sitesi (www.tapdk.gov.tr) ana sayfasının alt bölümünde yer alan Satış Belgesi Sistemi butonu tıklanarak ulaşılır. 6
7
Sisteme giriş yapılabilmesi için kurum kodu, kullanıcı adı ve şifresinin ilgili alanlara yazılması ve Tamam butonunun tıklanması gerekmektedir. Sistem, giriş şifresinin üç kez hatalı olarak girilmesi halinde kullanıcı adını bloke edecek şekilde tasarlanmıştır. Bu nedenle personelin şifresini doğru hatırlayamaması v.s. nedenlerle üç kez yanlış şifre girişi yapması nedeniyle bloke edilecek olan kullanıcı hesabının yeniden kullanıma açılması için (satisbelgesi@tapdk.gov.tr e-posta adresine ileti göndermek suretiyle) başvuru yapması gerekmektedir. Personelin hatalı şifre girişi nedeniyle kullanıcı adını bloke etmesi ve e-posta yoluyla Kuruma başvurarak yeniden kullanıma açılmasını talep etmesi halinde kendisine, görev yaptığı birim tarafından kapalı olarak Kuruma gönderilmiş olması gereken Bloke Kaldırma Sorgusu zarfının içindeki soru yöneltilecek, bloke ancak doğru cevabın alınması halinde kaldırılacaktır. 3) AÇILIŞ EKRANI ve ANA MENÜ SEÇENEKLERİ: Sistemin banka tahsilatları güncelleme zamanı, sayfanın üst kısmında yer alan Tahsilat Bilgisi Güncelleme Zamanı bölümünden izlenebilmektedir. 8
Sağ üst köşede yetkili birim ve yetkili personel bilgisi yer almakta, ekranın üst bölümünde ise Kurum yetkilisince yayınlanan sabit ve hareketli mesajlar izlenebilmektedir. Önemli: Kullanıcı ekranında yayınlanan mesajlar uygulama birliği sağlanması açısından çok önemli olup, yetkili personel tarafından mutlak surette dikkatle takip edilmeli ve Kurum yetkilisince yapılacak yönlendirmelere riayet edilmelidir. Ekranın sağ bölümünde yer alan menü seçenekleri sırasıyla şunlardır; 3-a) Yeni Başvuru Formu: Sistem içinden direkt başvuru formu doldurma alanına ulaşılmasını sağlar. 3-b) Kayıt Arama: Kurum sicil no, ad, soyad, TCKN (T.C. kimlik numarası) veya vergi no gibi kriterler kullanılarak bir kaydın aranmasına olanak verir. Aramaların Kurum sicil numarası, TCKN veya vergi numarasından yapılması önerilir. Yapılan arama sonunda görüntülenenler arasından, işlem yapılmak istenen kaydın başındaki Seç butonu tıklanmalıdır. Kayıt arama ekranındaki açılır listeden Tamamı ifadesinin seçilmesi halinde arama kriterine uygun olan tüm kayıtlar, Faal ifadesinin seçilmesi halinde arama kriterine uygun olan faal kayıtlar, Onay Bekleyen ifadesinin seçilmesi halinde ise arama kriterine uygun olan ve mülki amir onayına gönderilmek üzere oluşturulan, ancak henüz geçerlilik kazanmamış olan kayıtlar görüntülenecektir. 3-c) Yeni Kayıt Ekleme: Satış belgesi başvuru formu doldurulduğunda sistem başvuru için 7 basamaklı bir referans numarası üretir ve bu numara form üzerinde gösterilir. Başvuru formunun sistemden çağrılması ve kayıt olarak eklenmesi için formun üzerindeki referans numarası girilmeli ve Ara butonuna basılmalıdır. Önemli: Başvuru formunu dikkatli şekilde incelemeden ve başvuru için aranan şartları sağladığından emin olmadan kaydı oluşturmayınız. Başvuru esnasında ibraz edilen evraktaki bilgilerin forma doğru şekilde aktarılmış olduğundan, evrakın eksiksiz olduğundan, özellikle mahal bilgilerinin ve dolayısıyla tahsili gereken bedel bilgisinin hatasız olduğundan emin olmalısınız. Başvuru formunu doldururken adli sicil kaydının Kurum tarafından kontrolü talep edilmişse, aşağıdaki ekran görüntülenecektir. 9
Kişi başvuru formunda adli sicil sorgusunun Kurum tarafından yapılmasını talep etmiş ve form eki (adli sicil belgesi dışında) diğer başvuru evrakını yetkili birime teslim etmişse, yetkili personel sisteme giriş yaptıktan sonra Yeni Kayıt Ekleme alanına başvuru referans numarasını girmeli ve Kurum kontrolü için merkeze gönder butonuna basmalıdır. Önemli: Yetkili personel Yeni Kayıt Ekleme alanında başvuru referans numarası girip Kurum kontrolü için merkeze gönder butonuna basmadığı sürece, Kurum tarafından talep sahibinin adli sicil kaydını sorgulama süreci başlatılmayacaktır. Yetkili personel Kurum kontrolü için merkeze gönder butonuna bastıktan sonra talep Kurum yetkilisinin ekranına düşecek ve Kurum yetkilisi ortalama birer haftalık periyotlar halinde oluşturacağı listeleri resmi yazı ekinde Adalet Bakanlığı birimlerine göndererek talep sahibi kişilerin adli sicil sorgularını isteyecektir. Sorgu sonuçlarının Kuruma dönmesi zaman zaman 45 güne kadar ulaşabilmektedir. Sonuçlar Kuruma döndüğünde Kurum yetkilisi gelen kayıtları inceleyecek ve başvuruya engel mahkumiyeti olmayan kişiler için sistem üzerinden onay verdikten sonra sistem ekranından (yanı sıra e-posta yoluyla) yetkili personele başvurusuna onay verilen kişilere ilişkin bilgi verecektir. Yetkili personel sorgu sonucu hakkında bilgi aldığı kişiye ait referans numarasını Yeni Kayıt Ekleme alanından sisteme girerek başvuru kabul işlemini başlatacaktır. Önemli: Adli sicil sorgusunun Kurum tarafından yapılmasını talep eden ve usulüne uygun olarak yetkili personele başvuru yapmış olan kişiler, sorgu işleminin devam ettiği sırada kendi imkanlarıyla temin ettikleri adli sicil belgelerini ibraz etmeleri durumunda, Kurum tarafından başlatılan sorgunun sonucunu beklemeden, adli sicil belgesine ilişkin bilgileri girmek suretiyle yeni bir başvuru formu doldurarak başvuru kabul sürecini başlatabileceklerdir. 10
Başvuru formunu doldururken adli sicil kaydının Kurum tarafından sorgulanmasını talep etmeyen kişilerin (adli sicil belgesi dahil) başvuru formunu ve eki evrakı teslim alan yetkili personel Yeni Kayıt Ekleme alanında başvuru referans numarasını sisteme girip Ara butonuna bastığında karşısına aşağıdaki ekran gelecektir. Ekranın sağ alt bölümünde başvurunu kabulü için tahsili gereken bedel gösterilmekte, sol bölümde ise Ekle butonu yer almaktadır. Ekle butonu tıklandığından açılacak ekrana, başvuru dosyasında yer alan belge bedeli ödemesine dair Ziraat Bankası tahsilat dekont bilgileri girilmelidir. 11
Önemli: Dekont bilgileri sisteme eklenirken Şube Kodu bölümündeki sayının başındaki sıfırları girmeyiniz. Örneğin dekonttaki şube kodu 0124 ise 124 olarak veya 0035 ise 35 olarak giriş yapmanız gerekmektedir. Dekont bilgilerini girip Ara butonuna basıldığında; - İbraz edilen dekont doğru şekilde (şubelerdeki TAPDK Kurumsal Tahsilat Ekranından, ATM cihazlarından veya Ziraat Bankası internet şubesinden) Kurum hesabına yatırılmışsa, - Bakiyesi yeterli ise, - Dekont üzerindeki tahsilat zamanı sistem ekranının üst bölümünde gösterilen Tahsilat Bilgisi Güncelleme Zamanı ndan önce ise, - Kurum tarafından ilgilisine iadesi yapılarak sistemde kullanımı engellenmemişse, Ekranın sağ alt köşesinde bulunan Kaydet butonu aktif hale geçer ve butona basıldığında kayıt sisteme eklenir. Dekont bilgileri girilmesine rağmen Kaydet butonu aktif hale gelmiyorsa öncelikle bakiyenin yeterli olup olmadığı kontrol edilmelidir. Bakiye yeterli değilse Ekle butonuna yeniden basılarak yeni bir dekont bilgisi girilmesi mümkündür. Tahsilat bilgileri konusunda ayrıntılı bilgi Genel Bilgiler bölümünde Yeni Belge ve Süre Uzatım İşlemi (SUİ) Bedellerinin Tahsili ile Bedel Belirleme Yöntemi başlığı altında yer almaktadır. Kayıt sisteme eklendiğinde oluşan kaydın sicil numarası ekranda görüntülenir: 12
Kayıt ilk oluştuğu anda sistemdeki fiili durumu Onay Bekliyor şeklinde görünecek, kayıta ilişkin belge sistemden çıktı olarak alındıktan sonra mülki amir onayına gönderilecek, belge mülki amir tarafından tarih atılmak, mühürlenmek ve imzalanmak suretiyle onaylanacak, onaylanan belge yetkili birime iade edilecek ve yetkili personel tarafından belgenin üzerindeki onay tarihi sisteme girilmek suretiyle sistemdeki fiili durumu Faal hale gelecektir. Yazıcıda, belge basılmasında kullanılan hologramlı kağıtların olduğundan emin olunuz. Belge yazıcıdan çıktı alındıktan sonra Belgeyi Yazdırdıktan Sonra Aşağıdaki Alana Hologram Seri No Bilgisini Yazıp kaydedeniz ifadesinin altındaki bölüme belge basımında kullandığınız kağıdın hologram seri numarasını giriniz ve Kaydet butonuna basınız. Kaydet butonuna bastığınızda Bu Hologram Daha Önce Kullanılmıştır. uyarısı ile karşılaşırsanız öncelikle hologram kontrol alanında hologramın hangi belge için kullanılmış göründüğünü tespit edip, ardından e-posta yoluyla (satisbelgesi@tapdk.gov.tr) Kurum yetkilisine bilgi veriniz. 13
Aynı şekilde Bu Hologram Müdürlüğünüzün Kullanımına Tahsis Edilmemiştir, Lütfen Kontrol Ediniz uyarısı ile karşılaştığınızda da e-posta yoluyla Kurum yetkilisine bilgi vermelisiniz. 3-d) Zayi Hologram Bildirimi: Kurum tarafından yetkili birimlere gönderilen ve imza karşılığında yetkili personele teslim edilen, ancak yıpranma, kirlenme, yırtılma vb. durumlar nedeniyle belge basımında kullanılamaz duruma gelen hologramlı kağıtların tutanak veya kullanım raporu ekinde Kuruma iadesi gerekmektedir. Bu nedenle çeşitli gerekçelerle belge basımında kullanılamayacak duruma gelen kağıtların seri numaraları ve konuya ilişkin açıklama bu alanda sisteme girilmeli, ardından kağıtların Kuruma iadesi sağlanmalıdır. Ayrıca, Zayi Hologram Listeleme bölümüne girilecek tarihler arasında sisteme girilen kağıtların listelenmesi de sağlanmaktadır. 3-e) Hologram Kullanım Raporu: Belirtilen iki tarih arasında Yetkili Birim tarafından kullanılan hologramlı kağıtların listelenmesi sağlanmaktadır. 3-f) Hologram Kontrolü: Seri numarası girilen hologramın sistemde kullanılıp kullanılmadığı, kullanılmış ise hangi belge için kullanıldığı bilgisine ulaşılabilmektedir. 3-g) Yeni Belge Raporu: Yetkili Birim tarafından iki tarih arasında düzenlenen belgelerin görüntülendiği alandır. 3-h) Dekont Kontrolü: Herhangi bir dekontun sistemde kullanılıp kullanılmadığı tespit edilmekte, kullanılmış ise kullanım amacının görüntülenmesi sağlanmaktadır. Önemli: Dekont bilgileri sisteme eklenirken Şube Kodu bölümündeki sayının başındaki sıfırları girmeyiniz. Örneğin dekonttaki şube kodu 0124 ise 124 olarak veya 0035 ise 35 olarak giriş yapmanız gerekmektedir. 3-i) Ekran Seçenekleri: Talep edilmesi halinde menünün yönünün değiştirilmesi ile, ekranda saat, takvim veya hesap makinası görüntülenmesini/görüntülenmemesini sağlar. 3-j) Şifre Değiştirme: Mevcut kullanıcı şifresinin değiştirilmesine olanak sağlar. Kullanıcı şifreleri oluşturulurken şifrenin 8 basamaklı olması ile harf ve rakam kullanılmasına dikkat edilmelidir. 3-k)Çıkış: Sistem ekranından çıkılmasını sağlar.. 14
4) SİSTEM İÇİNDE GERÇEKLEŞTİRİLECEK İŞLEMLER 4-a) Mülki Amir Onayına Gönderilen Belgeye Ait Kayıtın Aktif (Faal) Hale Getirilmesi (Başvurunun Mülki Amirce Onaylanması Durumu): Talep sahibinin başvurusu üzerine kaydı oluşturulan ve ardından hologramlı kağıt kullanılarak basılan, kayıtlardaki fiili durumu Onay bekliyor olan ve imzalanmak üzere mülki amire gönderilen belge, mülki amir tarafından imza altına alınarak yeniden yetkili birime iade edildiğinde yapılacak işlemler şunlardır: 1) Kayıt arama alanında Kurum sicil no bilgisi girilerek kayıt çağrılır ve seçilir. 2) Onay durumu KABUL olarak seçilir. 3) Onay / Ret Tarihi alanında mülki amir tarafından belgenin imza altına alınarak onaylandığı tarih yazılır. 4) Başvuru kabul sürecine ilişkin olarak kayda eklenmesi gereken özel bir bilgi varsa Açıklama alanına girilir. 5) Kaydet butonuna basılır ve ekranda açılan Fiili Durum Bilgisi Değiştirildi mesaj penceresi kapatılır. 6) Mülki amir tarafından mühür ve imza ile onaylanmış belge ilgilisine (sahibine) teslim edilir. 4-b) Mülki Amir Onayına Gönderilen Belgeye Ait Kayıtın Pasif Hale Getirilmesi (Başvurunun Mülki Amirce Reddedilmesi Durumu): Talep sahibinin başvurusu üzerine kaydı oluşturulan ve ardından hologramlı kağıt kullanılarak basılan, kayıtlardaki fiili durumu Onay bekliyor olan ve imzalanmak üzere mülki amire gönderilen belge, mülki amir tarafından imza altına alınmaksızın / başvuru reddedilerek yetkili birime iade edildiğinde yapılacak işlemler şunlardır: 1) Kayıt arama alanında Kurum sicil no bilgisi girilerek kayıt çağrılır ve seçilir. 2) Onay durumu RET olarak seçilir. 3) Onay / Ret Tarihi alanında günün tarihi yazılır. 4) Açıklama alanına başvurunun reddedilme gerekçesi girilir. 5) Kaydet butonuna basılır ve ekranda açılan Fiili Durum Bilgisi Değiştirildi mesaj penceresi kapatılır. 6) Başvuru evrakının talep sahibine iadesi sağlanır, ancak düzenlenen belge Müdürlükte muhafaza edilir. Başvuru sahibine ret gerekçesi belirtilerek bilgi verilir. Bahis konusu kişilerin belge bedelleri Kurum tarafından iade edileceğinden, başvuru sahibine örnek bedel iade talep dilekçesi verilerek Kurumdan iade talep etmesi gerektiği bildirilir. 5) SEÇİLEN KAYIT ÜZERİNDE YAPILABİLECEK İŞLEMLER Üzerinde İşlem Yapılacak Kaydın Aranması ve Seçilmesi: Kayıt arama bölümü, Kurum sicil no, ad, soyad, TCKN (T.C. kimlik numarası) veya vergi no gibi kriterler kullanılarak bir kaydın aranmasına olanak verir. Aramaların Kurum sicil numarası, TCKN veya vergi numarasından yapılması önerilir. Yapılan arama sonunda görüntülenenler arasından, işlem yapılmak istenen kaydın başındaki Seç butonu tıklanmalıdır. 15
Kayıt Arama ekranındaki Tamamı, Faal, Onay Bekleyen seçeneklerini içeren açılır liste, arama yapılan kriterin yanı sıra fiili durumları da dikkate alarak ek bir filtreleme yapacaktır. Kayıt Seçildiğinde Görüntülenen Seçenekler ve Bu Seçenekler Vasıtasıyla Yapılabilecek İşlemler: a) Terk İşlemi b) Kayıp Belge Açıklaması c) Sicil Bilgisi d) Tahsilat Bilgileri e) Mevcut Bilgilerle Belge Bas f) Bilgileri Yazdır g) Kayıt Düzeltme (Kayıt düzeltme seçeneği ile yapılabilecek işlemlerin ayrıntıları ilerleyen bölümlerde yer almaktadır.) 5-a) Terk İşlemi: Belge sahibinin satıcılığı kendi talebi üzerine terk ettiğine ilişkin dilekçesi ile yetkili birime başvuru yapması halinde kayıt üzerinde Terk İşlemi yapılır. Terk işlemi esnasında kişinin mevcut satış belgesini de iade etmesi esastır. Belgenin dilekçe ekinde iade edilip edilmediği ile edilmiyorsa gerekçesi dilekçede belirtilmiş olmalıdır. 16
Terk tarihi alanına dilekçe tarihi girilmeli ve Kaydet butonuna basılmalıdır. Butona basıldığı anda satıcının sistemdeki fiili durumu TERK olarak değiştirilir ve değişiklik Kurumun internet sitesinde yayımlanır. 5-b )Kayıp Belge Açıklaması: Satıcının satış belgesini zayi ettiğini beyan ederek, faal durumda olan kaydına istinaden adına yeni bir belge basılmasını talep etmesi halinde, talep dilekçesinin tarihi ve zayi gerekçesi bu alana yazılır ve Kaydet butonuna basılır. Kayıt işleminin yapılmasını müteakip ekranda Belge Bas butonu görüntülenir. Kullanıcı Mevcut Bilgilerle Belge Bas butonu vasıtasıyla da yeni bir belge basabilir. Zayi dilekçesine istinaden yeni bir belge basılır, belge düzenlenmesinde kullanılan hologramlı kağıdın seri numarası ekranda belirtilen alana girilerek kaydedilir. Belge yazıcıdan çıktı alındıktan sonra Belgeyi Yazdırdıktan Sonra Aşağıdaki Alana Hologram Seri No Bilgisini Yazıp kaydedeniz ifadesinin altındaki bölüme belge basımında kullanılan kağıdın hologram seri numarasını girilir ve Kaydet butonuna basılır. 5-c) Sicil Bilgisi Kayıt sistemde oluştuğu anda başvuru kabulünde kullanılan form elektronik ortamda kayıt altına alınır ve belgeye ait bir sicil kaydı açılır. Bu noktadan sonra belge üzerinde yapılan her işlem, işlem yapan kullanıcı ve işlem zamanı bilgileriyle birlikte bu alanda kayıt altına alınır. Kullanıcılar kaydı seçip Sicil Bilgisi butonunu tıkladığında incelenen belge için geçmişte yapılan işlemleri izleyebilme imkanına sahiptir. Önemli: Günlük rutin işlemlerle sınırlı olmak üzere, Yetkili Personel kayıt üzerinde Kurum yetkilisinin yapabileceği düzeltmelere ilişkin taleplerini de bu alana gireceği açıklamayla Kuruma iletilebilir. Bu tür düzeltme taleplerinde kayıta açıklama (sicil bilgisi) girilmesini müteakip e-posta yoluyla Kuruma bilgi verilmesi ve talebin Kuruma bildirilmesi gerekmektedir. Kayıta sicil bilgisi eklenmesi: Kayıt arama vasıtasıyla görüntülenen kayıt seçilir ve Sicil Bilgisi butonu tıklanır. Buton tıklandığında belgeye ait sicil kaydı ekrana getirilir. Sayfanın en alt bölümünde bulunan ve bilgi girişi için ayrılan alana giriş yapıldıktan sonra ekle butonuna basılır ve sicil bilgisi kayda eklenir. Sicil kaydını silme veya üzerinde düzeltme yapma imkanı yoktur. Bu nedenle hatalı olarak eklenen sicil kaydındaki ifade, bir başka sicil bilgisi eklenerek düzeltilebilir. Önemli: Sicil bilgisi girişlerinde üstten tek tırnak ( ) ve çift tırnak ( ) sembolleri kesinlikle kullanılmamalıdır. Aksi halde kayda eklenmek istenen metin kaydedilmez, kayıta yalnızca sadece 0 ifadesi eklenir. TAPDK e-belge Sisteminin kullanıma açılmasından (Nisan 2011 ayından) önceki döneme ait başvuru formları sicil bilgisi alanında görüntülenmemektedir. 17
5-d) Tahsilat Bilgileri: Sistemde bir kayıt seçildiğinde görüntülenen seçenekler arasında yer alan Tahsilat Bilgileri butonu tıklandığında, başvurunun kabulünde kullanılan dekont bilgileri ile (varsa) süre uzatım işlem dekont bilgileri görüntülenebilir. 5-e) Mevcut Bilgilerle Belge Bas: Bir satış belgesi yazdırılmak istenirken (yazıcı arızası vs.) herhangi bir nedenden dolayı belge basılamamışsa, bu seçenek vasıtasıyla belge yeniden yazıcıya gönderilebilir ve yazdırılabilir. Diğer taraftan, faal durumda olan bir belgeye ait kayıtta (satış belgesi üzerinde yer alan adres, unvan vs. bilgilerde) değişiklik yapılması nedeniyle yeniden belge basılması gereken durumlarda da bu seçenekten yararlanılması mümkündür. Belge yazıcıdan çıktı alındıktan sonra Belgeyi Yazdırdıktan Sonra Aşağıdaki Alana Hologram Seri No Bilgisini Yazıp kaydedeniz ifadesinin altındaki bölüme belge basımında kullanılan kağıdın hologram seri numarasını girilmeli ve Kaydet butonuna basılmalıdır. 5-f) Bilgileri Yazdır: Sistemde bir kayıt seçildiğinde görüntülenen seçenekler arasında yer alan Bilgileri Yazdır butonu tıklandığında, satıcının kayıtlarda yer alan bilgilerinin özetini içeren bir döküm hazırlanır ve yazıcıya gönderilir. Resmi Kurumlar tarafından satıcılara ait bilgilerin talep edilmesi durumunda bu çıktıdan yararlanılabilir. İşlem Yapan Kullanıcı ve Birim bölümlerinde, kayıt üzerinde en son işlem yapan kullanıcı ve birim görüntülenir. 5-g) Kayıt Düzeltme: 6) KAYIT DÜZELTME İŞLEMLERİ Faal durumda olan bir belgeye ait kayıtta değişiklik yapılmasını gerektiren durumlarda bu seçenek vasıtasıyla ilgili alandan gerekli değişikliğin yapılabilmesi mümkündür. Önemli: Kayıt üzerinde herhangi bir değişiklik yapmadan önce mutlak surette bizzat belge sahibinin veya yasal temsilcisinin imza altına alacağı talep dilekçesi ile varsa ibrazı gereken diğer evrakın (asıllarını gördükten sonra) fotokopisinin teslim alınması ve teslim alınan fotokopilerin asıl sureti tarafımdan görülmüştür ifadesini eklendikten sonra dosyada muhafaza edilmesi gerekmektedir. Bu seçeneğin altında yer alan alt seçenekler başvuru türüne göre değişiklik göstermektedir. 18
6-a) Tüzel kişilik Yetkililerine İlişkin Bilgiler - Kişisel Bilgiler Kayıt Arama / Seç / Kayıt Düzeltme / Tüzel kişilik Yetkililerine İlişkin Bilgiler Kişisel Bilgiler Gerçek kişiler adına düzenlenen belgelerin (miras yoluyla devir dışında) bir başka gerçek kişiye devri mümkün bulunmadığından, gerçek kişilere ait belge kayıtlarının kişisel bilgiler alanında değişiklik yapılabilmesi mümkün bulunmamaktadır. Ancak medeni durumun değişmesi gibi haller sonucu soyadı değişikliği vs. gibi durumlarda bu alanda bulunan Mernis Bilgilerini Güncelle butonu tıklanarak değişikliğin kayıtlara aktarılması sağlanabilir. Bu durumda belge üzerinde yer alan bilgilerde değişiklik olması nedeniyle belge düzenlenmesi zorunludur. Diğer taraftan, tüzel kişiler adına düzenlenmiş belgelerde Kişisel Bilgiler alanında (firma adına satış belgesi başvurusunda bulunmuş olan) temsil yetkisini haiz kişinin bilgisi, Tüzel kişilik Yetkililerine İlişkin Bilgiler alanında ise (limited şirketler için imza yetkilisi ortak, anonim şirketler için yönetim kurulu başkan ve üyeleri gibi) tüzel kişilik yetkililerine ait bilgiler yer alır. Tüzel kişilerin idare organı başkan ve üyeleri ile tüzel kişiliği temsile yetkili kişinin değişmesi mümkündür. Tüzel kişiliği temsile yetkili kişinin değişmesi durumda aşağıdaki işlemler (örneğe uygun olarak) gerçekleştirilir: Örnek: ABC Ltd. Şti. firmasının Kurum kayıtların yer alan yetkilisi (belge başvurusunda bulunan kişi) Ahmet Erdemli dir. Ancak kişi firmadan ayrılmıştır ve firma ile ilişkisi kesilmiştir. Firma bahis konusu kişinin yerine Hakan Güney i yetkilendirmeye karar vermiş ve bunu yazılı olarak Yetkili Birime beyan etmiştir. Her şeyden önce yeni yetkilendirilen Hakan Güney in tüzel kişiliği temsil yetkisi olup olmadığını tespit amacıyla imza sirküleri örneği veya müstakil yetki belgesi talep edilecektir. Kişinin tüzel kişiliği temsil yetkisini haiz olduğunun tespitinin ardından adli sicil sorgulamasının yapılması gerekmektedir. Kişi adli sicil belgesini ibraz edebileceği gibi, kimlik fotokopisini ekleyeceği dilekçesi ile birlikte adli sicil kaydının Kurumca kontrolünü talep edebilir. Hakan Güney e ait adli sicil kaydı sorunsuz ise sistemde Kayıt Arama bölümünden belgeye ait kayıt çağrılır, Kayıt Düzeltme alanında Tüzel Kişilik Yetkililerine İlişkin Bilgiler alanına girilir ve Hakan Güney in TC kimlik numarası girilerek adli sicil belgesi bilgileri sisteme kaydedilir. Ardından yine Kayıt Düzeltme alanında Kişisel Bilgiler bölümüne girilir ve Yetkili Değiştir butonuna basılır. Açılan Listeden yetkili olarak atanmak istenen Hakan Güney seçilir ve Kaydet butonuna basılır. 19
Bilahare Kayıt Düzeltme alanında Tüzel Kişilik Yetkililerine İlişkin Bilgiler alanına girilir ve Ahmet Erdemli ye ait bilgilerin sağındaki Pasif Hale Getir ifadesi tıklanarak kişinin tüzel kişilik ile ilgisinin kesildiği bilgisi sisteme işlenmiş olur. Tüzel kişilerin İdare organı başkan ve üyelerindeki değişikliklerde aynı işlem mantığı çerçevesinde gerçekleştirilir. Yani mevcut kayıtta bilgisi yer alan kişi yönetimden ayrılmışsa kişi pasif hale getirilir, yeni bir kişi yönetime dahil olmuşsa Ekle butonu vasıtasıyla TCKN ve adli sicil belgesi bilgileri sisteme girilerek mevcut kayda eklenmesi sağlanır. 6-b) Satış Yerine İlişkin Bilgiler / Adres Değişikliği: Kayıt Arama / Seç / Kayıt Düzeltme / Satış Yerine İlişkin Bilgiler Satış yerine ilişkin bilgiler belge üzerinde yer alan bilgilerden biri olduğu için bu alanda yapılacak değişiklik yeniden belge basımı gerektirecektir. Adres değişikliği aynı zamanda ilçe bilgisinin değiştirilmesini de gerektiriyorsa, bu durumda kayıt üzerinde yapılan değişiklik aynı zamanda belge Kurum sicil numarasının sistem tarafından otomatik olarak değiştirilmesi sonucunu doğuracaktır. Bu alanda Yapılabilecek değişiklikler şunlardır: - Tabela unvanı (Bu alanda işyeri açma ve çalışma ruhsatı üzerinde yer alan tabela unvanı değiştirilebilir. Şirketin Ticaret Sicili Gazetesinde yer alan unvanı Kayıt Düzeltme/Tüzel Kişilik Başvurusu alanından değiştirilmelidir.) - Satış Yeri Adresi - İlçe - Posta Kodu - İş Telefonu - İş Faksı - Cep Telefonu - E-posta adresi Satış Yeri Adresi Değişikliği: (Önemli) Satış yeri adresi değişikliğinin gerçekleştirilebilmesi için değişiklik talep eden belge sahibinin kayıtta değiştirilmesini istediği yeni adresin yer aldığı, kendi adına (tüzel kişi ise tüzel kişilik adına) düzenlenmiş işyeri açma ve çalışma ruhsatının, turizm belgesinin veya içkili lokal işletme izin belgesinin asıl suretini ibraz etmesi, ayrıca mevcut satış belgesini de dilekçesi ekinde yetkili personele teslim etmesi zorunludur. Zayi gerekçesiyle mevcut belgesini teslim edemeyen satıcılar, bu durumu dilekçelerinde belirteceklerdir. Alkollü içki ve alkol perakende satış belgesi sahipleri, adres değişikliği başvuruları esnasında faaliyet gösterecekleri yeni adresin mesafe şartına uygunluğunu belgelemek zorundadırlar. Mesafe şartına uygunluğun nasıl belgelendirileceği Genel Bilgiler bölümünde Alkollü İçki Satışı İçin Yapılacak Başvurularda Mesafe Şartına Uygunluğun Belgelendirilmesi başlığı altında açıklanmıştır. Yukarıdaki şartlar sağlanmışsa öncelikle Kayıt Düzeltme alanında Ön izin Belgesine İlişkin Bilgiler değiştirilir, ardından Satış Yerine İlişkin Bilgiler alanından yeni adres bilgisi sisteme girilir ve Kaydet butonuna tıklandıktan sonra satıcı adına yeniden belge basılır. 20
Yeni başvuru formu doldurulurken veya mevcut kayıtlar üzerinde adres değişikliği yapılırken sisteme girilecek adres bilgilerinde standart kısaltmalar yapılması önemlidir: Sisteme bilgi girişi yapılırken aşağıdaki standart kısaltmalar kullanılmalıdır. Mahalle : Mh. Bulvar : Blv. Cadde : Cd. Sokak : Sk. Numara: No İş Merkezi : İş Mrk. 6-c) Vergi Kaydına İlişkin Bilgilerin Değişikliği: Kayıt Arama / Seç / Kayıt Düzeltme / Vergi Kaydına İlişkin Bilgiler Vergi kaydına ilişkin bilgiler belge üzerinde yer alan bilgilerden olduğu için bu alanda yapılacak değişiklik yeniden belge basımı gerektirecektir. Satıcının yazılı talebi üzerine kayıt üzerinde gerekli değişiklik yapılır ve Kaydet butonuna tıklandıktan sonra satıcı adına yeniden belge basılır. 6-d) Satış Yapılacak Mahalle İlişkin Bilgiler Kayıt Arama / Seç / Kayıt Düzeltme / Satış Yapılacak Mahalle İlişkin Bilgiler Bu alanda satış yapılacak mahalle ilişkin bilgiler ve satıcılık türü değişiklikleri gerçekleştirilebilir. Toptan satıcıların satış ve dağıtımını yapacakları ürünler ve yerler alanındaki bilgiler de bu bölümden değiştirilmektedir. Satıcılık tür değişikliği Kurum sicil numarasının sistem tarafından otomatik olarak değiştirilmesi sonucunu doğuracaktır. Satış yerine ilişkin mahal bilgilerinin değişikliği belge bedellerini doğrudan etkilediği için, kamu zararına yol açılmaması açısından mahal bilgilerinin güncellenmesi esnasında (beyan edilen mahallin gerçeğe uygunluğu noktasında tereddüt yaşanırsa) satıcı beyanın yetkili makamlardan teyit edilmesi önem arz etmektedir. Örneğin kişinin sistemdeki kaydı ilçe satıcısı ise ancak satıcı köyde faaliyet gösterdiğini ifade ederek kayıt üzerinde gerekli değişikliğin yapılmasını talep ediyorsa, düzeltme işleminden önce ilgili mülki amirlikten kişinin adresinin bulunduğu yerin statüsü (köy mü, ilçe merkezi mi olduğu) teyit edilmelidir. Düşük belge bedeli tahsili sağlanan bir mahalden, daha yüksek belge bedeli tahsili gerektiren başka bir mahalle adres değişikliği yapılmışsa, söz konusu düzeltmenin yapılabilmesi için sistem fark bedelinin tahsilini zorunlu kılar. Örnek vermek gerekirse, köyde faaliyet gösteren ve perakende tütün mamulü satışı yaan bir satıcı, il merkezine adres değişikliği yapmak isterse, satış yapacağı mahal bilgilerinin, buna paralel olarak satıcılık türünün değiştirilmesi gerekir. 21
2014 yılı yeni belge/sui bedeli 50 TL olan Belde-Köy Tütün Mamulü Satıcısı, 2014 yılı içinde yeni belge/sui bedeli 220 TL olan il merkezine taşınır ve satıcılık türü İl Merkezi Tütün Mamulü Satıcısı olarak değiştirilmek istenirse, sistem 170 TL fark tahsilini zorunlu kılar ve değişiklik anında söz konusu bedel Kurum hesabına yatırılmamışsa işlemin sonlandırılmasına izin vermez. Satıcının 170 TL fark bedelini Ziraat Bankasına TAPDK Kurumsal Tahsilat Ekranı / Yeni belge başvuru bedeli seçeneğinden, (TCKN veya vergi no beyan ederek, yeni belge bedeli ödemesi yapar gibi) yatırması, dekontunu yetkili birime ibraz etmesi ve değişiklik esnasında dekont bilgilerinin yetkili personel tarafından sisteme girilmesi zorunludur. Toptan satıcıların satış ve dağıtım yapacakları ürünler ve yerlerde değişiklik: Önemli: Toptan satıcıların satış ve dağıtımını yaptıkları ürünler ve yerler belge üzerinde yer alan bilgilerden olduğu için, bu alanda yapılacak değişiklik yeniden belge basımını gerektirmektedir. Toptan satıcılar satış ve dağıtımını yaptıkları ürünlerin üreticisinden/ithalatçısından (veya bu firmalar tarafından ana distribütör olduğu ve firmaları adına bayilik verme yetkisi bulunduğu doğrudan Kuruma bildirilen firmalardan) yetki belgesi almak ve yetki belgesinde belirtilen satış ve dağıtım alanı bilgisini toptan satış belgesinin üzerine işletmek zorundadır. İbraz edilecek yetki belgelerinin taşıması gereken unsurlar Genel Bilgiler alanında Toptan satıcıların satış ve dağıtımını yapacakları ürünleri ve yerleri Belgelendirilmeleri başlığı altına açıklanmaktadır. 22