İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ. Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi İç Tetkik Kılavuzu

Transkript

1 2015 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi İç Tetkik Kılavuzu

2 GİRİŞ AMAÇ SİSTEME GİRİŞ... 2 DOKÜMAN YÖNETİMİ İÇ TETKİK EKRANI...4 İÇ TETKİK İÇ TETKİK FORMU EKRANI İÇ TETKİK LİSTESİ EKRANI İÇ TETKİK SORULAR EKRANI İÇ TETKİK CEVAP LİSTESİ...11 DÜZELTİCİ ÖNLEYİCİ FAALİYETLER DÜZELTİCİ/ÖNLEYİCİ FAALİYET FORMU EKRANI DÖF FORM LİSTESİ

3 GİRİŞ 1.1 AMAÇ Bu dokümanın amacı, Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi /İç Tetkik modülünün kullanıcılar tarafından verimli ve başarılı bir biçimde kullanılabilmesi için hazırlanmıştır. 2. SİSTEME GİRİŞ Kullanıcıların Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemine giriş yapabilmeleri için öncelikle İnternet tarayıcısı tıklanır. Açılan sayfanın adres çubuğuna bkys.istanbul.edu.tr yazılır, Enter tuşuna basılır. İstanbul Üniversitesi Kurumsal Otomasyon Projesi sayfası açılır. Burada Yeni Projelerimiz başlığı altında Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi tıklanır. Açılan sayfada Kullanıcı adı ve Parola girebileceği alanlar yer almaktadır. Sisteme giriş yapabilmek için Şekil-1 de gösterildiği üzere Kullanıcı adı alanına, TC kimlik Numarası ve Parola alanına parola girilerek Giriş butonuna tıklanır. Şekil - 1 Eğer Kullanıcı adı ve Parola giriş alanına yanlış ya da eksik bilgi ile giriş yapılmışsa Giriş butonu tıklandığında Şekil - 2 de gösterildiği gibi hata uyarısı verir. 2

4 Şekil - 2 Eğer Parola unutulmuş ise Parolamı Unuttum linkine tıklanır. Bu link tıklandığında karşımıza Şekil 3 de gösterildiği gibi Parola Hatırlatma Ekranı gelir. Şekil - 3 3

5 İlgili alana veya TC Kimlik No ile Güvenlik Kodu girilip Parolayı Gönder butonu tıklandığında sistem tarafından Parola, hesabınızda tanımlı bulunan E-posta adresinize gönderilir. Giriş yapıldıktan sonra açılan kullanıcı girişi sekmesinde TC Kimlik No ve E-Postanızda size gönderilen parola ilgili alanlara girilir. Giriş butonu tıklanarak sisteme giriş yapılır. DOKÜMAN YÖNETİMİ Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi kapsamında oluşturulan dokümanların görülmesi, kodlanması, gözden geçirilmesi ve kontrol edilmesi, onaylanması, kullanım alanına dağıtımı, güncellenmesi, kayıt ve muhafaza işlemleri bu ekranda yapılmaktadır. 3.1 İÇ TETKİK EKRANI İç Tetkik için kullanılabilecek tüm evrakların görüntülendiği, ilgili dosyaların çıktılarının alındığı ekrandır. Şekil - 4 4

6 Ekran İşleyişi Şekil - 4 de gösterildiği üzere ekrandaki dosyalardan görüntülenmek istenen dosya için sağ tıklanır. Her bir dosya için Karşıdan Yükle ve Tarihçe işlemleri görünür. Karşıdan Yükle işlemi ile evrakı görüntülenebilir ve çıktısı alınabilir. Tarihçe alanı ile evrakın kim tarafından yüklendiği ve oluşturulduğu tarih görülür. İÇ TETKİK 4.1 İÇ TETKİK FORMU EKRANI Yapılan iç tetkikin raporlanmasını sağlayan ekrandır. Şekil - 5 5

7 Şekil - 6 Ekran İşleyişi Ekran ilk açıldığında Şekil -5 de gösterildiği üzere boş bir ekran gelir. Sonrasında Raporda ilgili alanlar sırasıyla doldurulur. Şekil-6 da gösterildiği üzere Tetkik Edilen Birim/Süreç alanından ikonu tıklanarak ilgili birim ve süreç seçilir. Şekil-7 de gösterildiği üzere sırasıyla aşağıdaki alanlar girilir. Tetkik Tarihi alanına ilgili tarih girilir. Tetkik Ekibi alanına bu ekipte bulunan kişilerin isim bilgisi girilir. Tetkikte Referans Dokümanlar alanına tetkik esnasında kullanılan kaynakların ismi yazılır. Tetkikte Görüşülen Kişiler alanına iç tetkik esnasında görüşülen kişilerin isimleri yazılır. Değerlendirme Sonucu alanında değerlendirmeye dair Olumlu/Olumsuz Bulgular yazılır. Tetkik Ekibi alanında ikonu tıklanarak ilgili kişiler seçilir. Akademik titri olan kişiler için combobox tan ilgili titr seçilir. 6

8 Şekil -7 Tüm alanlar doldurulduktan sonra Şekil 8 de gösterildiği üzere Kaydet butonu tıklanarak form kaydetme işlemi gerçekleşir. Şekil - 8 Kaydetme işleminin ardından İlk Yayın Tarihi alanı ve Revizyon Tarihi alanı otomatik olarak gelir. Form üzerinde değişiklik yapılmak istendiğinde Revizyon butonu tıklanarak formun güncellenebilecek duruma geçmesi sağlanır. Yapılan güncelleme sonunda Kaydet butonu tıklanarak Revizyon No ve Revizyon Tarihi otomatik olarak gelir. Yazdır butonu kullanılarak İç Tetkik Formunun PDF çıktısı alınır. Yenile butonu sayfayı temizlemek için kullanılır. 7

9 4.2 İÇ TETKİK LİSTESİ EKRANI Sisteme kaydedilen tüm iç tetkik formlarının görüntülendiği, güncellenebildiği ve çıktısının alınabildiği ekrandır. Şekil - 9 Ekran İşleyişi İç Tetkik listesi ekranında kullanıcının oluşturduğu formlar listelenmiş halde gelir. Filtreleme için arama parametreleri girilip, istenilen formlara ulaşılır. İstenilen iç tetkik formunu görüntülemek ve güncellemek için Şekil - 9 da gösterildiği gibi ikonu tıklanarak ilgili form görüntülenir. 4.3 İÇ TETKİK SORULAR EKRANI İç tetkik esnasında kullanılacak olan soruların değerlendirildiği, uygunsuzluk halinde Düzeltici/Önleyici Faaliyet formunun oluşturulduğu ekrandır. 8

10 Şekil -10 Ekran İşleyişi Ekran ilk açıldığında Şekil-10 da gösterildiği gibi sadece Doküman No alanının otomatik olarak geldiği boş ekran sayfası açılır. Sonrasında aşağıda gösterilen alanlar sırası ile doldurulur; o Tetkik Edilen Birim / Süreç o Tetkik Tarihi o Tetkikçiler o Referans Dokümanlar 9

11 Şekil -11 Sorular ve Değerlendirme alanında iç tetkik sorularının uygun olup olmama durumuna göre değerlendirilmeleri yapılır. Şekil - 12 Soru değerlendirmesinde Uygun değil kriteri seçildiğinde Şekil 12 de gösterildiği gibi ikonu tıklanarak ekran değiştirmeden doldurulmak üzere Şekil-13 de gösterilen Düzenleyici/Önleyici Faaliyet Formu görüntülenir. Düzenleyici/Önleyici Faaliyet Formu bu ekran üzerinde doldurulup kaydedilir. 10

12 Şekil İÇ TETKİK CEVAP LİSTESİ Sisteme kaydedilen tüm iç tetkik sorularına verilen cevapların görüntülendiği, güncellenebildiği ve çıktısının alınabildiği ekrandır. Şekil -14 Ekran İşleyişi İç Tetkik cevap listesi ekranında kullanıcının cevapladığı soru listeleri görüntülenir. Filtreleme için arama parametreleri girilip, istenilen listelere ulaşılır. 11

13 DÜZELTİCİ ÖNLEYİCİ FAALİYETLER Bu prosedürün amacı İÜ Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan Yönetim Süreci, Eğitim ve Öğretim Süreci, Araştırma-Geliştirme Süreci, İdari ve Destek Süreci, Topluma Hizmet Süreci, Ölçme/Analiz ve İyileştirme Süreci gibi süreçlerde oluşan ve/veya oluşabilecek uygunsuzlukların nedenlerinin ortadan kaldırılması amacıyla, düzeltici ve önleyici faaliyetlerin belirlenerek uygulanması ve etkinliğinin izlenerek kayıt altına alınmasının sağlanmasıdır. 5.1 DÜZELTİCİ/ÖNLEYİCİ FAALİYET FORMU EKRANI Ana Süreçlerde oluşan ve/veya oluşabilecek uygunsuzlukların çözümlendiği ya da gözlemlendiği ekrandır. Şekil -15 Ekran İşleyişi Ekran ilk açıldığında Şekil -15 de gösterildiği gibi sadece Doküman No alanının otomatik olarak geldiği boş ekran sayfası açılır. D.Ö.F. No alanı manuel olarak girilir. Kalite Temsilcisini belirlemek için ikonu tıklanarak ilgili kişi seçilir. Faaliyeti İsteyen Birim / Kişi bilgisi manuel olarak girilir. Faaliyetin İstendiği Tarih girilir. Faaliyet Nedeni ilgili kutucuklardan seçilir. 12

14 Mevcut / Potansiyel Uygunsuzluğun Tanımı, Uygunsuzluğun Kök Nedeni, Yapılacak Düzeltici / Önleyici Faaliyet alanları doldurulur. Düzeltici / Önleyici Faaliyet Sorumlusu nu belirlemek için ikonu tıklanarak ilgili kişi seçilir Düzeltici /Önleyici Faaliyet Gerçekleştirme Tarihi girilir. Takip Bilgileri (Takip Tarihi, Sonuç, Onay, Ek Süre Tarihi, D.Ö.F Formu Durumu girilir. Ancak; Takip Zamanı yetersiz olduğundan Ek Takip alanındaki bilgiler doldurulur. 5.2 DÖF FORM LİSTESİ Sisteme kaydedilen tüm Düzeltici/ Önleyici Faaliyet Formlarının görüntülendiği, güncellenebildiği ve çıktısının alınabildiği ekrandır. Şekil - 16 Ekran İşleyişi Oluşturulan Düzeltici/Önleyici Faaliyet formlarının listelendiği ekrandır. Filtreleme için arama parametreleri girilip, istenilen listelere ulaşılır. Şekil 16 da gösterildiği üzere ikonu tıklanarak DÖF Formuna eklenmiş olan dosyalar görüntülenir ikonu tıklanarak dosyanın indirilmesi sağlanır. 13