1 KIRGIZİSTAN TÜRKİYE MANAS ÜNİVERSİTESİ DESTEK HİZMETLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI
Toplantı Konu Başlıkları 2 Genel Bilgilendirme Yürütülmekte Olan İşler Talepler Geliştirme Çalışmaları Dilek ve Temenniler
Genel Bilgilendirme 3 Malzeme Talep Süreci Satın Alma Süreci Muayene Kabul ve Teslimat Süreci Yer Değişikliği Esnasında Demirbaş Malzeme Hareketleri Süreci Fakülte / Birim Taşınır Görevlileri Bilgilendirme Süreci Genel Hareket Grafikleri
Malzeme Talep Süreci 4 Malzeme talebinin hazırlanması Talebin Uzman kişi / kişiler tarafından ve taşınır otomasyon programına girilmesi Talep edilen ürünün varsa Teknik Şartnamesi Talep edilen ürünün Teknik şartnamesi yoksa açıklayıcı bilgilerin eklenmesi Satın alma talebi sisteme girildikten sonra Taşınır Mal Müd. tarafından Satınalma Müdürlüğü ne 3 gün içinde ulaştırılır.
Malzeme Talep Süreci 5
Satın Alma Süreci 6 Taşınır Mal Müdürlüğünün Satın alma talebini hazırlaması Piyasa araştırması ve Yaklaşık Maliyet Cetvelinin hazırlanması İta Amirliği Olurunun alınması Satın alma işleminin gerçekleştirilmesi Toplamda bu süreç doğrudan teminlerde 1-3 hafta arası. İhalelerde 4-12 hafta arasıdır.
Muayene Kabul ve Teslimat Süreci 7 Muayene Kabul Komisyonuna sunulması ve Muayene Kabul Tutanağı nın Hazırlanması Taşınır Mal Müdürlüğü tarafından malzemelerin taşınır girişlerinin yapılması Birimlere malzemelerin teslim edilmesi Toplamda bu süreç 1 haftadır.
Yer Değişikliği ve Demirbaş Hareketleri 8 Rektörlüğün / 1 Sayılı Genelgesi Farklı birimler arasında gerçekleştirilecek demirbaş hareketine ait işlemler İta Amirinin onayı alınarak Taşınır Mal Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilecektir. Birimlerin mevcut yerlerinin değişmesi durumunda demirbaşların nakil işlemleri İta Amiri onayı alınarak Taşınır Mal Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilecektir.
Örnek Yerleşim Planları 9
Örnek Yerleşim Planları 10
Fakülte / Birim Taşınır Görevlileri Bilgilendirme Süreci 11 Otomasyon sisteminin kullanımı ile ilgili toplantılar. Üniversite web sayfasında yayımlanan duyurular. Daire Başkalığı web sayfasında yayımlanan elektronik anlatımlar. Daire Başkanlığı web sayfasında belgelerin kullanıma sunulması.
Ankara İrtibat Beden Eğitimi Bütçe Muhasebe Dış İlişkiler Bürosu Fen Bilimleri Genel Sekreterlik İdari İşler İletişim Fakültesi Konservatuvar YO Manas Ösym Meslek YO Öğrenci İşleri Pasaport Birimi Psikolojik Rektör Rektör Yard.1 Sağlık Kült.ve Satınalma Sosyal Tesis Teknik İşler Turizm Otelcilik YO Yabancı Diller YO Yazı İşleri Yurt Müdürlüğü Aralık 2011 Malzeme Talep Grafikleri 12 100% 5.792 Kalem Malzeme 10% 1% 0%
BIRIMLER ANKARA İRTİBAT BÜROSU ANTRENÖRLÜK BÖLÜMÜ BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER BÜROSU BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR ÖĞRETMENLİĞİ BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİLGİSAYAR MÜHENDİSLİĞİ BÜRO YÖNETİMİ PROGRAMI ÇEVRE MÜHENDİSLİĞİ DESTEK HİZMETLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI DIŞ İLİŞKİLER BÜROSU EDEBİYAT FAKÜLTESİ FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ FEN FAKÜLTESİ GAZETECİLİK BÖLÜMÜ GENEL SEKRETERLİK GIDA MÜHENDİSLİĞİ GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ İDARİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ İLETİŞİM FAKÜLTESİ İNŞAAT TEKNİSYENLİĞİ PROGRAMI KANTİN KAFETERYA İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ KONSERVATUVAR MÜD.YÜK.OKULU KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON MANAS ÖSYM MASAÜSTÜ YAYINCILIK MESLEK YÜKSEK OKULU MÜDÜRLÜĞÜ MUHASEBE KESİN HES.RAP.MÜDÜRLÜĞÜ MUHASEBE PROGRAMI MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI ÖĞRENCİ KONSEYİ BAŞKANLIĞI PASAPORT BIRIMI PERSONEL DAİRESİ BAŞKANLIĞI PSİKOLOJİK DAN.VE REH.NERKEZİ RADYO MÜDÜRLÜĞÜ RADYO TV SİNEMA BÖLÜMÜ REKTÖR REKTÖR VEKİLİ REKTÖR YARD.1 REKTÖR YARD.2 SAĞLIK KÜL.VE SPOR DAİRESİ BAŞKANLIĞI SAĞLIK MERKEZİ SATIN ALMA MÜDÜRLÜĞÜ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ SOSYAL TESİS LOJMALARI TAŞINIR MAL MÜDÜRLÜĞÜ TEKNİK İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ TERCÜME BÜROSU TURİZM VE OTELCİLİK YÜKSEKOKULU VETERİNER FAKÜLTESİ VİLLA BİNA UYGULAMA TESİSİ YABANCI DİLLER YÜKSEK OKULU YAPI İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ BİRİMİ YERLEŞKE MÜDÜRLÜĞÜ YİYECEK VE İÇECEK İŞLETMECİLİĞİ BÖLÜMÜ YURT MÜDÜRLÜĞÜ ZİRAAT FAKÜLTESİ Aralık 2011 Malzeme Talep Grafikleri 13 Malzeme Talepleri Series1 535 586 518 330 310 147 117 76 55 69 60 0 9 10 30 28 36 9 141 112 86 94 42 3 211 73 73 211 109 95 30 167 112 58 62 2612 13 3936 72 2624 36 3 11 32 1827 67 104 39 148 10096 106 46 67 28 12
Ankara İrtibat Bürosu Beden Eğitimi Spor YO Bütçe Muhasebe Müd. Dış İlişkiler Bürosu Fen Bilimleri Enstitüsü Genel Sekreterlik İdari İşler Müdürlüğü İletişim Fakültesi Konservatuvar YO Manas Ösym Meslek YO Öğrenci İşleri Dai.Başk Pasaport Birimi Psikolojik Dan.Merkezi Rektör Rektör Yard.1 Sağlık Kült.ve Spor Satınalma Müdürlüğü Strateji Gel.Dai.Başk. Teknik İşler Müdürlüğü Turizm Otelcilik YO Veteriner Fakültesi Yapı İşleri Müdürlüğü Yazı İşleri Müdürlüğü Yurt Müdürlüğü Aralık 2011 Harcama Grafikleri 14 35% 2011 YILI TOPLAM HARCAMA 2.058.222 USD 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%
Aralık 2011 Harcama Grafikleri 15
Aralık 2011 Harcama Grafikleri 16
Aralık 2011 Harcama Grafikleri 17
2011 Yapılan İhale Grafikleri 18 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 2011 İhaleleri - 2.389.441 USD
ANKARA FEN GÜZEL İDARİ İLETİŞİM KANTİN KONSERVA KÜTÜPHA MANAS MASAÜST MESLEK MUHASEB MÜHENDİS ÖĞRENCİ REKTÖR REKTÖR SAĞLIK SAĞLIK SOSYAL TAŞINIR TEKNİK TURİZM VE VETERİNE YERLEŞKE ZİRAAT Mart Harcama Grafikleri 19 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% OCAK-MART HARCAMA - 199.456 USD Sarf: 54.431 $ Demirbaş: 145.025 $
Mart Harcama Grafikleri 20 80% OCAK-MART HARCAMA - 236.467 USD 70% 60% 50% 40% 30% OCAK-MART HARCAMA - 236.467 USD 20% 10% 0% OCAK ŞUBAT MART Traktör (41.587 $) ve Reometre Cihazı (62.651 $)
Yürütülmekte Olan İşler 21 Yurt binası tefrişine ait malzemelerin teknik şartnameleri hazırlanmaktadır. Sosyal Tesise ait tefriş çalışmasında tesisi kullanacak birimlerden tefrişe ait malzeme listeleri istenmiştir. Tefriş hazırlık çalışması bittikten sonra Rektörlük Makamına sunum yapılacaktır. Kampus içerisinde belirlenen noktalara 50 adet çöp kovası sipariş edilmiştir. Demirbaş genel sayımının %60 ı bitmiş, sayım devam etmektedir. 91.Mektep için üniversitemizce hibe edilecek malzemeler hazırlanmıştır.
Yürütülmekte Olan İşler 22 Hazırlanan hurda satışı listeleri Mütevelli Heyetinin onayına sunulacaktır. Revize edilen Satın Alma ve İhale Yönetmeliği Mütevelli Heyetinin onayına sunulacaktır. Taşınır Mal Müdürlüğü ile Donanım Geliştirme Komisyonu, gelen Laboratuar donanımına ait malzeme taleplerini koordineli bir şekilde değerlendirmektedir. Satınalma Müdürlüğü ile Piyasa Araştırma Komisyonu piyasa araştırmalarını koordineli bir şekilde gerçekleştirmektedir. Teknoloji Merkezindeki birimlerin isim tabelaları 23 Mart tarihi itibariyle takılacaktır. Peyzaj İşletmeciği çalışmaları başlamıştır.
Talepler 23 Malzeme taleplerinin -1 sayılı Genelge doğrultusunda otomasyon sistemi üzerinden yapılması. Teknik Şartname gerektiren malzeme taleplerine Teknik Şartnamenin de eklenmesi. Teknik Şartname gerektirmeyen malzeme taleplerinde malzemeyi ayrıntılı olarak tanımlayan bilgilerin de belirtilmesi. Talep eden birim tarafından da talep edilen malzeme ile ilgili piyasa araştırmasının yapılması. Malzeme taleplerinde fayda/maliyet analizlerinin yapılarak ihtiyaç kalemleri ve miktarlarının net olarak belirlenmesi ve mevcut bütçe bilgilerinin yazılması. Mevcut malzemenin yenilenmesinin talep edilmesi halinde eski malzemenin iade edilmesi. Mevcut malzemenin ilgili birimin stok kayıtlarından düşüldükten sonra malzeme talebi yapılması. Birimlerin yer değiştirme işlemlerinin Rektörlük Oluru alındıktan sonra Taşınır Mal Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılması.
Geliştirme Çalışmaları 24 Taşınır Mal Müdürlüğü ve Satınalma Müdürlüğü otomasyon sistemlerinde gereksinim duyulan yeni modüllerin eklenmesi düşünülmektedir. (Raporlama Satınalma Entegrasyonu Barkod Sistemi) Daire Başkanlığınca Hizmet İçi Eğitim Faaliyetlerinin periyodik olarak yapılmaktadır. Üniversite genelinde otomasyon sistemi, Yönetmelik / Yönerge ve Genelgeler ile ilgili bilgilendirme toplantıları Genel Sekreter Başkanlığında yapılmaktadır. Daire Başkanlığının yaptığı ve yapacağı tüm faaliyetler üniversitemiz web sayfasında duyurulmaktadır.
Dilek ve Temenniler 25 Bulunduğumuz coğrafya şartları sebebi ile ürün tedariklerinde karşılaşılan aksaklıklardan dolayı, idaremiz ve tüm birim yetkililerinden anlayış beklemekteyiz. Başta yöneticilerimiz olmak üzere, tüm personel ve öğrencilerimize sağlıklı, mutlu, huzurlu ve başarılarla dolu bir gelecek dileriz.