+ TÜRK KIZILAYI KAN HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 9. HEDEF 25 ÇALIŞTAYI TEKNİK ŞARTNAMESİ
İÇİNDEKİLER 1. KAPSAM... 3 2. TANIMLAR... 3 3. TOPLANTI İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER... 3 4. TEKNİK ŞARTLAR... 3 5. YETERLİLİK VE İŞ DENEYİMİ... 9 6. MUAYENE VE KABUL... 9 7. GENEL HÜKÜMLER... 10 2
1. KAPSAM Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından Antalya ili Belek Mevkiinde 06-12 Aralık 2014 tarihleri arasında planlanan 9. Hedef 25 Çalıştayı organizasyon çerçevesinde yapılacak işin aşağıdaki koşullar doğrultusunda gerçekleştirilmesi. 2. TANIMLAR 2.1. Şartname içinde Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü, Kızılay olarak anılacaktır. 2.2. Şartnamede içinde anlaşma yapılacak profesyonel organizasyon firması Firma olarak anılacaktır. 3. TOPLANTI İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER 9. Hedef 25 Çalıştayı, 06-12 Aralık 2014 tarihleri arasında yapılacak olup, bu toplantıya Türk Kızılayı Genel Başkanı, Türk Kızılayı ve Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü Yöneticileri ve Personelleri, Üniversite Rektörleri, Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli ile Üniversite Öğrencileri katılacaktır. 4. TEKNİK ŞARTLAR 4.1.Otelin belirlenmesi 9. Hedef 25 Çalıştayı, Antalya ili Belek Mevkiinde 5 yıldızlı kongre otellerinden birinde her şey dâhil konseptinde yapılacaktır. 4.1.1 Kahvaltı, Öğle ve Akşam Yemekleri: Her gün katılımcılara açık büfe şeklinde verilecektir. 4.1.2 Firma, belirtilen konsepte sahip en az 3 farklı 5 yıldızlı kongre otel adını teklif olarak Türk Kızılay ına sunacaktır. Belirtilen otellerden biri Kızılay tarafından seçilecektir. Firma sunacağı 3 farklı 5 yıldızlı kongre otelleri için tek teklif verecektir. 4.2.Konaklama hizmetinin sağlanması 9. Hedef 25 Çalıştayında kullanılacak oda tipi, konaklayacak kişi ve konaklanacak gün sayısı. Kişi Başı Sıra Katılımcı Oda Giriş Çıkış Konaklanacak No Sayısı Tipi Gün Sayısı 1 4 Single 06 Aralık 2014 12 Aralık 2014 6 2 72 Double 07 Aralık 2014 12 Aralık 2014 5 3 20 Single 08 Aralık 2014 09 Aralık 2014 1 4 100 Double 08 Aralık 2014 12 Aralık 2014 4 5 9 Single 07 Aralık 2014 12 Aralık 2014 5 3
4.2.1. Tüm katılımcıların konaklama listesi (double-single) Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın koordinasyonu bu liste doğrultusunda Firma tarafından sağlanacaktır. 4.2.2. Double konaklayacak katılımcıların Kadın-Erkek sayısının eşit olmaması ve double konaklamanın mümkün olmadığı durumlarda single oda konaklaması sağlanacaktır. 4.2.3. Listede belirtilen sayılar doğrultusunda ortaya çıkan double oda veya double konaklayacak kişi sayısında artı eksi %20, single oda veya single konaklayacak kişi sayısında ise artı eksi %20 sapma göz önünde bulundurulacaktır. 4.2.4. Katılımcıların çalıştaya gelememesi ya da belirtilen tarihten erken ayrılması halinde no show a düşecek odaların ücretleri firma tarafından talep edilmeyecektir. 4.2.5. Konaklama koordinasyonu Kızılay ın bilgisi ve önerileri doğrultusunda yürütülecektir. 4.2.6. Çalıştay süresince single konaklayacak katılımcıların odaları ana binada olacaktır. 4.3. Toplantı Kapsamında Kullanılacak Materyaller Sıra No Cinsi Teknik Özellikler Miktar İç: 110 gr. 1. hamur kağıda, tek renk baskılı, 96 yaprak Defterin içine ön kısmına yerleştirilecek şekilde, 4 1 Defter renk baskılı 18 sayfa 9 yaprak 115 gr parlak kuşe kağıda basılmış bilgiler eklenecektir. Kapak: 300 gr kuşe kağıt, 4 renk baskılı, mat selefonlu 2 Kalem 3 Çanta Tek taraf çift renk baskılı, kırmızı renkte çift mekanizmalı, ip ile boyna asılabilir kalem. Sırt çantası şeklinde, en az 3 gözlü ve hacmi en az 20 lt olacaktır, Polyester kumaştan su geçirmez, Yastıklı gözenekli arka, fermuarları naylondan mamul ve kullanılan iplikler de naylon iplik olacaktır, Çanta siyah renk olup kenarları fitilli, iç kısımlardan aparat takviyeli, dibi destekli olacaktır, Üzerine iki renk 12x8 cm ebadında logo basımı yapılacaktır. 205 Adet 4 T Shirt T Shirt polo yaka, siyah renk, lacoste kumaş Tshirtlere Kızılay tarafından verilecek olan Türk Kızılayı etiketlerinin dikimi sağlanacaktır. 7 cm çapında Yuvarlak beyaz zeminli arma şeklinde 2 renli logo işleme yapılarak T Shirt e dikilecektir. 80 4
5 T Shirt 6 T Shirt 7 T Shirt 8 Sertifika 9 Yaka Kartı T Shirt polo yaka, kırmızı renk, lacoste kumaş Tshirtlere Kızılay tarafından verilecek olan Türk Kızılayı etiketlerinin dikimi sağlanacaktır. 7 cm çapında Yuvarlak beyaz zeminli arma şeklinde 2 renli logo işleme yapılarak T Shirt e dikilecektir. T Shirt polo yaka, turuncu renk, lacoste kumaş Tshirtlere Kızılay tarafından verilecek olan Türk Kızılayı etiketlerinin dikimi sağlanacaktır. 7 cm çapında Yuvarlak beyaz zeminli arma şeklinde 2 renli logo işleme yapılarak T Shirt e dikilecektir. T Shirt polo yaka, bal sarısı renk, lacoste kumaş Tshirtlere Kızılay tarafından verilecek olan Türk Kızılayı etiketlerinin dikimi sağlanacaktır. 7 cm çapında Yuvarlak beyaz zeminli arma şeklinde 2 renli logo işleme yapılarak T Shirt e dikilecektir. Sertifika A4 Ebadında 4 renk tuale karton 250 gr kağıda basılacaktır. Kızılay tarafından verilecek isimler sertifika üzerine basılarak teslim edilecektir. 9,5x13,5 cm ebadında 200 gr kuşe kağıda 4 renk tek yön olarak Kızılay tarafından verilen tasarım doğrultusunda baskı yapılacaktır. Yaka Kartı tasarımı teknik özellikler sabit kalacak şekilde iki çeşittir, eğitimci ve öğrenci sayısına göre basım yapılacaktır. 15 30 80 10 11 Yaka Kartı Askı İpi ve Pvc Kart Poşeti Hedef 25 Kan Bağışçısı Kazanımı Bilgi Kitapçığı 10,5x14,5 cm ebadında şeffaf yaka kartı poşeti Poşetin asma deliğine uygun askı ipi A5 ebadında, 41 Sayfa+ kapak, iç sayfalar 115 gr parlak kuşe, 4 renk baskılı, tel dikiş ve kapak 250 gr parlak kuşe kağıda 4 renk baskılı 205 12 Roll up 13 Pankart 80x200 cm ebadında, tamamı alüminyumdan üretilmiş, alttan makaralı sistem ile görseli otomatik içeri saran, taşıma çantalı, 4 renk baskılı roolup. Pankart vinil malzemeden 4 renk olarak basılacaktır. 1,5x3 metre ebadında asıma hazır kuş gözü delikleri oluşturulmuş. 4 Adet 1 Adet 5
14 Karikatür Kitapçığı A5 boyutunda 20 sayfa + kapak 4 renk 3. hamur 60 gr. Kâğıda tel ortalı olacaktır. 500 Adet 15 Buff 16 Plaket 17 Madalya 18 19 20 Hatıra Defteri Teşekkür Belgesi Hatıra Çerçevesi Kumaş siyah renk, nefes alabilen ve koku önleyen %100 polyester mikro fiberden olacaktır, boyutları düz bir zemine serildiğinde 50 x 24.5 cm. ağırlığı ise 50 g. dan daha az olacaktır. Üzerine 4 renk baskı yapılacaktır. 3 cm. kalınlığında siyah ithal mermer, 19 mm. kalınlığında clear kristal cam mermer kaideye yapıştırmalı, logo ve kalp ikon cam içerisinde patlatmalı, yazılar mermer üzerinde kazımalı beyaz boyalı olacaktır. Madalya altın renginde, kurdelalı, logo metal üzerine baskı şeklide olacak, baskı yüzeyi en az 4cm çapında olacaktır. İç: 110 gr. 1. hamur kağıda krem rengi, tek renk baskılı, 300 yaprak, 21x29.7 ebatlarında olacaktır. Kapak: siyah suni deri sıvama kapak üzeri özel tek renk altın varak baskılı, Sertifika A4 Ebadında 4 renk tuale karton 250 gr kağıda basılacaktır. Kızılay tarafından verilecek isimler sertifika üzerine basılarak teslim edilecektir. 10mm 100x70 cm boyutlarında FOREKS (DEKOTA) malzemeden yapılacak olup, üzeri digital baskı uygulanacak ve özel kesim yapılacaktır. 205 5 20 1 205 5 21 22 23 24 Hatıra Brandası Hedef 25 Silikon Bileklik USB li kalem Sahne Fonu 200x250 cm ebadında dikey, 4 renk, kenarlarından asılmak üzere kuş gözü delikli vinil baskı yapılacaktır. Kabartma baskılı silikon bileklik, en az 12mm kalınlığında olacaktır. 3 farklı renkte üretilecektir. 205 Orta kısmında en az 4 gb usb bellek bulunan ve lazer pointer özellikli metal tükenmez kalem, üzerine lazer kazıma tekniği ile logo basılacaktır. 5x3 m ebatlarında yatay, germe baskı (çelik konstrüksiyon üzerine) vinil üzeri 4 renk baskı yapılacaktır. Sahne ebatlarında toplantı salonunun ölçülerine göre değişiklik yapılabilir. 1 30 1 6
25 Örümcek Stand Altı panel düz, genişlik: 360cm yükseklik:230cm, Medya Dijital Baskı Ölçüleri: 434cm x 230cm, Çantalı olarak teslim edilecekti. 1 26 27 28 29 Fon Kartonu Board Marker Kağıt Yapıştırıcı Hamur yapıştırıcı 30 Makas 31 Rozet 32 33 Kırlangıç Türk Bayrağı Kırlangıç Kızılay Bayrağı 10 farklı renk, 50x70 cm ebadında, 160 gr Siyah, mavi ve kırmızı renklerde eşit sayıda En az 21gr stick yapıştırıcı Poster, duvar süsü yapıştırmak ve nesnelerin kaymasını engellemek için 100 30 20 10 paket Paslanmaz çelik, en az 17 cm ebadında, kağıt ve büro makası 10 Elektrostatik metale 2 renk serigrafi baskıdan oluşmaktadır. P 1795 PC, Siyah 0,70x2,10 cm ebatlarında, saten kumaş üzeri digital baskı, kenarlar sıcak kesim, üstten pvc boru, tapa, ipli olup, özel çanta içerisinde olacaktır. 0,70x2,10 cm ebatlarında, saten kumaş üzeri digital baskı, kenarlar sıcak kesim, üstten pvc boru, tapa, ipli olup, özel çanta içerisinde olacaktır. 300 10 10 4.4. Toplantı Salonu için verilmesi gereken hizmetler 4.4.1. 08-11.12.2014 tarihlerinde en az 200 kişilik sınıf düzeninde oturma kapasiteli konferans salonu kullanılacaktır. 4.4.2. Aynı bina içerisinde olmak üzere 09.12.2014 tarihinde en az 50 kişilik sınıf düzeninde oturma kapasiteli 2. bir konferans salonu kullanılacaktır. 4.4.3. Kullanılacak olan salonların genel özellikleri; 4.4.4. Salonun düz bir zemine ve sahne düzenine sahip olması, 4.4.4.1 Toplantıların gerçekleştirileceği salonun gerekli havalandırma, ısıtma, soğutma, seslendirme ve aydınlatma sistemine sahip olması, 4.4.4.2 Salonda katılımcıların sahne görüşünü engelleyecek şekilde sütunların yer almaması, 4.4.4.3 Salon sahne düzeninin salon zemininden minimum 50 cm yüksek olması, 4.4.4.4 Sahne düzeninde salonun ölçülerine uygun tüm katılımcılar tarafından rahatlıkla görülebilecek şekilde sunum perdesinin ve kürsünün yer alması, 4.4.4.5 Eğitimler süresince Sabah ve öğleden sonra her masaya kapalı su ve şeker ikramı yapılması, 4.4.4.6 Eğitim merkezinde kesintisiz kablosuz internet hizmeti sunulması, 4.4.4.7 Eğitim süresince her iki toplantı salonunu kapsayacak şekilde kesintisiz güç kaynağının sağlanması,( aydınlatma, ses ve görüntü sistemi vb.) 7
4.4.5. Organizasyonların yapıldığı salonlarda kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan ses ve sunum sistemleri; 4.4.5.1. 1 adet min 3000 ansilumen gücüne sahip projeksiyon, 4.4.5.1. 1 adet dijital kürsü ve kürsü mikrofonu, 4.4.5.1. Salondaki katılımcılar için 2 adet el telsizi mikrofonu ve konuşmacı için 1 adet yaka mikrofonu, 1 adet headset mikrofon, 4.4.5.1. 1 adet 3 kişilik delege masası ve 3 adet kablolu delege mikrofon seti 4.4.5.1. Yukarıda belirtilen sisteme uygun mikser ve hoparlör sistemi, *Yukarıda belirtilen ses ve sunum sisteminin sağlanmasından, kurulmasından, gerekli ayarlamaların yapılmasından, organizasyon süresince aktif olarak kullanılmasından ve güvenliğinden firma sorumlu olacaktır. 4.4.6. Salon dekorasyonunun, Kızılay ın öneri ve onayı doğrultusunda, firma tarafından Kızılay dan alacağı bayraklar ve yaptırılacak Roll-up lar ile sağlanması, 4.4.7. Kızılay tarafından eğitim süresince talep edilecek sahne ve katılımcı oturma düzeni değişikliklerinin, eğitimden bir gün ya da eğitim saatinden 2 saat öncesinde sağlanması gerekmektedir. 4.4.8. Eğitim süresince baskı materyallerin muhafazası ve hazırlık aşaması için organizasyon grubu tarafından kullanılmak üzere en az 30 m 2 boyutunda ana binada bir oda tahsis edilecektir. 4.5. Firma Tarafından Katılımcıların Otele Giriş Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler 4.5.1. Firma, hazırlanan brandanın (pankartın) otelin girişinde katılımcıların görebileceği uygun bir noktaya asılmasını sağlayacaktır. 4.5.2. Firma, yaptırılacak örümcek stant ve roll up görsellerini de kullanarak kayıt masasının kurulmasını sağlayacaktır. 4.5.3. Kayıt işlemlerinden önce promosyon malzemeleri yaptırılan çanta içine yerleştirilerek eğitim kiti haline dönüştürülecektir. 4.5.4. Firma, toplantı salonuna yönlendirme levhaları ile yönlendirme yapacaktır. 4.6. Firma Tarafından Eğitim Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler 4.6.1. Toplantı süresince; Gün içerisinde 2 defa kahve arası verilecektir. Kahve arasında katılımcı sayısına yetecek kadar çay, kahve yanında tatlı ve tuzlu kuru pasta ve kurabiye ikramı yapılacaktır. Türk çayının yanı sıra en az dört çeşit bitki çayı da ikram edilecektir. İkram edilecek kuru pasta ve kurabiyelerin zengin içerikli olması gerekmektedir. Kuru pasta ve kurabiyelerin günlük, taze ve kaliteli olmasına dikkat edilecektir. Mola saatleri Kızılay tarafından bildirilecektir. 4.6.2. Firma tarafından görevlendirilecek en az iki personelin toplantı süresince salonda bulunması sağlanacaktır. 8
5. YETERLİLİK ve İŞ DENEYİMİ Bu işle ilgili belirlenen asgari yeterlilik şartları aşağıda belirtilmiş olup teklif sahiplerinin bu şartların tamamını sağlamaları gerekmektedir. 5.1. Benzeri tür işlerde ana yüklenici olarak tecrübesi olması gerekmektedir. Son 5 yıl içinde işin yapıldığı kurum ve kuruluştan alınan iş bitirme belgeleri ile belgelendirme koşuluyla bu ihale konusu işlerle benzer mahiyette olmak üzere iki (2) farklı sözleşme paketi kapsamında en az 200 er kişilik, minimum iki (2) organizasyon işini ana yüklenici ve şartnamesine uygun olarak başarılı bir şekilde tamamlamış olması gerekmektedir. Son teklif verme tarihine kadar alınan iş bitirme belgeleri de değerlendirmeye alınacaktır. İş durum belgeleri geçerli sayılmayacaktır. 5.2.Teklif veren firma adına tescil edilmiş ve asgari 3 yıllık A Sınıfı Turizm Belgesi (Teklif veren firma adına tescil edilmiş ve asgari üç yıllık olacaktır) ve Türkiye Seyahat Acenteleri Birliği (TURSAB) Belgesi sahibi olmak. 5.3.Teklif edilen tesislerin turizm işletme/deneme belgesi sunulacaktır. Firma adına düzenlenmiş otel yetkilisince imzalı; toplantı tarihi için rezervasyonlarının bulunduğu belirtilen belge, teknik şartnamede istenilen özellikleri karşıladığını belirten taahhütname (sınıf düzeni şeklinde kullanımda salonunun kişi kapasitesine ve teknik özelliklere uygunluğu) teklifle birlikte sunulacaktır. 6. MUAYENE VE KABUL Materyaller ve Hizmetin muayene ve kabul işlemleri aşağıdaki şartlarda yapılacaktır. 6.1. Muayene sırasında şartname koşullarına uygun bulunmayan materyaller firma tarafından şartnameye uygun yeni materyaller ile bedelsiz olarak değiştirilecektir. 6.2. İhale sonucunda firma tarafından sunulan 3 farklı 5 yıldızlı otellerin teknik şartnameye uygunluğu Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğünce oluşturulan muayene komisyonu tarafından ihale sonrası sözleşme yapılmadan önce değerlendirilecek ve seçim yapılacaktır. 6.3. Firma, muayene komisyonunun sözleşme öncesi yapacağı otel değerlendirme ve seçim sürecinde ulaşım, yemek ve seçimi yapılan otelde konaklama masraflarını karşılamakla yükümlüdür. 6.4. Firma yukarıda özellikleri anlatılan malzemelerin ön değerlendirmesinin yapılması amacıyla seri üretiminden önce her bir baskı işine ait aslına uygun en az 2 (iki) örnek numuneyi Kızılaya teslim edecektir. Ön değerlendirme aşamasında materyallerde saptanan uygunsuzluklar düzeltilecektir. Söz konusu materyaller ön değerlendirme sonucunda uygun bulunduktan sonra firma tarafından seri baskıya geçilecektir. 6.5. Materyaller için örneğine uygun olmayan; katlama, ambalaj, kağıt gramajı, kağıt kalitesi, baskı kalitesi, bıçak kesimi, bozuk ürün ve diğer nedenlerle oluşan hatalı materyaller Kızılay tarafından firmaya iade edilerek, yenisi ile ücretsiz olarak değiştirilecektir. Firma bunu ayrıca yazılı olarak taahhüt edecektir. 6.6. Teknik Şartnamenin 5.3 maddesinde belirtilen firma tarafından sunulacak taahhütname ve teknik şartnamede belirtilen koşullar ile ilgili muayene komisyonunca tespit edilecek uygunsuzluklardan firma sorumludur. 9
6.6.1. Muayene komisyonu, her türlü koşula rağmen teknik şartnamenin 4. maddesinde belirtilen teknik şartlara (otel, konaklama, toplantı salonu vb.) uygunsuzluğu tespit ettiği takdirde, firmanın teklifle sunduğu diğer otelin uygunluğu doğrultusunda diğer oteli seçme hakkına sahiptir. 6.6.2. Muayene Komisyonu, firma tarafından teklifte sunulan 2 otelde de uygunsuzluk tespit ettiği takdirde, şartname koşullarına ve muayene komisyonunca uygun görülen 3. bir otelde eğitimi gerçekleştirme hakkına sahip olup firma teknik şartname ve eklerinde belirtilen tüm yükümlülükleri karşılamakla sorumludur. Firma bunu ayrıca yazılı olarak taahhüt edecektir. 6.6.3. Firma teslim aşamasında yapılan muayene sonuçlarına ilişkin hiçbir hak ve ücret talep edemez. 6.6.4. Toplantı ile ilgili tüm işlemlerin yapılmış olması her şeyin şartnameye uygun devam etmesine rağmen, mücbir sebeplerden dolayı bu toplantı tehir veya iptal edilebilir. (harp, grev, lokavt, salgın, karantina, deprem, sel vb.) Tehir durumunda yine ihaleyi alan firma tarafından organize edilecektir. 7. GENEL HÜKÜMLER 7.1. Firma, konaklama ücretlerinin karşılanmasından sorumludur. 7.2. Firma söz konusu baskı materyallerin basımından Kızılay a ve toplantının yapılacağı otele ulaştırılmasından sorumludur. 7.3. Firma, Kızılay ın vereceği diğer materyallerinde otele ulaştırılmasından ve toplantının sonrası geri getirilmesinden sorumludur. 7.4. Materyallere ait güncel tasarımlar ve katılımcı listesi yüklenici firma ile yapılacak sözleşme sırasında yüklenici firmaya CD ortamında teslim edilecektir 10