TÜRK KIZILAYI KAN HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 10. KBKP VE BKBKPP EŞGÜDÜM VE 3. BKM VE KBM MÜDÜRLERİ DEĞERLENDİRME TOPLANTILARI TEKNİK ŞARTNAMESİ

Transkript

1 + TÜRK KIZILAYI KAN HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 10. KBKP VE BKBKPP EŞGÜDÜM VE 3. BKM VE KBM MÜDÜRLERİ DEĞERLENDİRME TOPLANTILARI TEKNİK ŞARTNAMESİ

2 İÇİNDEKİLER 1. KAPSAM TANIMLAR TOPLANTI İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER TEKNİK ŞARTLAR YETERLİLİK VE İŞ DENEYİMİ MUAYENE VE KABUL GENEL HÜKÜMLER

3 1. KAPSAM Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından Antalya ili Belek Mevkiinde Mart 2015 tarihleri arasında planlanan 10. KBKP ve BKBKPP Eşgüdüm Toplantısı ve 3. BKM ve KBM Müdürleri Değerlendirme Toplantısı organizasyon çerçevesinde yapılacak işlerin aşağıdaki koşullar doğrultusunda gerçekleştirilmesi. 2. TANIMLAR 2.1. Şartname içinde Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü, Kızılay olarak anılacaktır Şartnamede içinde anlaşma yapılacak profesyonel organizasyon firması Firma olarak anılacaktır. 3. TOPLANTILAR İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER 3.1.Toplantı iki grup halinde planlanmaktadır Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli ve Bölge Kan Bağışçısı Kazanımı Planlama Personeli Eşgüdüm Toplantısı Bölge Kan Merkezi ve Kan Bağışı Merkezi Müdürleri Değerlendirme Toplantısı 3.2. Bölge Kan Merkezi ve Kan Bağışı Merkezi Müdürleri Değerlendirme Toplantısı; Bölge Kan Merkezi ve Kan Bağışı Merkezi Müdürleri Değerlendirme Toplantısı Mart 2015 tarihleri arasında yapılacak olup bu toplantıya Türk Kızılayı Bölge Kan Merkezleri ve Kan Bağışı Merkezleri Müdürleri katılacaktır 3.3. Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli ve Bölge Kan Bağışçısı Kazanımı Planlama Personeli Eşgüdüm Toplantısı; Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli ve Bölge Kan Bağışçısı Kazanımı Planlama Personeli Toplantısı Mart 2015 tarihleri arasında yapılacak olup bu toplantıya Türk Kızılayı Bölge Kan Merkezi ve Kan Bağışı Merkezlerinde çalışan Kan Bağışçısı Kazanımı personeli katılacaktır. *Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek olan personel toplantılara 01 Mart 2015 tarihinde giriş yapacaktır. 4. TEKNİK ŞARTLAR 4.1.Otelin belirlenmesi Eşgüdüm ve Değerlendirme toplantıları, Antalya ili Belek Mevkiinde 5 yıldızlı otellerden birinde her şey dâhil konseptinde yapılacaktır Kahvaltı, Öğle ve Akşam Yemekleri: Her gün katılımcılara açık büfe şeklinde verilecektir Firma, belirtilen konsepte sahip en az 3 farklı 5 yıldızlı otel adını teklifte Türk Kızılay ına sunacaktır. Belirtilen otellerden biri Kızılay tarafından seçilecektir. Firma sunacağı 3 farklı 5 yıldızlı oteller için tek teklif verecektir. 3

4 4.2.Konaklama hizmetinin sağlanması 3. BKM ve KBM Müdürleri Değerlendirme Toplantısı Sıra No Katılımcı Sayısı Oda Tipi Giriş Çıkış Konaklanacak Gün Sayısı 1 6 Single 1 Mart Mart Single 2 Mart Mart Single 2 Mart Mart Double 2 Mart Mart KBKP ve KBPP Eşgüdüm Toplantısı Sıra No Katılımcı Sayısı Oda Tipi Giriş Çıkış Konaklanacak Gün Sayısı 1 2 Single 3 Mart Mart Double 3 Mart Mart Tüm katılımcıların konaklama listesi (double-single) Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın koordinasyonu bu liste doğrultusunda Firma tarafından sağlanacaktır Double konaklayacak katılımcıların Kadın-Erkek sayısının eşit olmaması ve double konaklamanın mümkün olmadığı durumlarda single oda konaklaması sağlanacaktır Listede belirtilen sayılar doğrultusunda ortaya çıkan double oda veya double konaklayacak kişi sayısında artı eksi %20, single oda veya single konaklayacak kişi sayısında ise artı eksi %20 sapma göz önünde bulundurulacaktır Katılımcıların çalıştaya gelememesi ya da belirtilen tarihten erken ayrılması halinde no show a düşecek odaların ücretleri firma tarafından talep edilmeyecektir Çalıştay süresince single konaklayacak katılımcıların odaları ana binada olacaktır Konaklama koordinasyonu Kızılay ın bilgisi ve önerileri doğrultusunda yürütülecektir Toplantı Kapsamında Kullanılacak Materyaller Sıra No 1 Yaka Kartı 2 Cinsi Teknik Özellikler Miktar Yaka Kartı İpi ve Pvc Kart Poşeti 3 Pankart 4 Sahne Fonu 9,5x13,5 cm ebadında 200 gr kuşe kağıda 4 renk tek yön olarak Kızılay tarafından verilen tasarım doğrultusunda baskı yapılacaktır. Yaka Kartı tasarımı teknik özellikler sabit kalacak şekilde her iki eğitim için toplam 3 tip yaka kartı mevcuttur. Katılımcı sayısına ve isme göre basım yapılacaktır. 330 Adet 10,5x14,5 cm ebadında şeffaf yaka kartı poşeti Poşetin asma deliğine uygun 3 farklı renk askı ipi Pankart vinil malzemeden 4 renk olarak basılacaktır.1,5x3 metre ebadında asıma hazır kuş gözü delikleri oluşturulmuş. 6x4 m ebatlarında yatay, germe baskı (çelik konstrüksiyon üzerine) vinil üzeri 4 renk baskı yapılacaktır. Sahne ebatları ve toplantı salonunun ölçülerine göre değişiklik yapılabilir. 1 Adet 1 Adet 4

5 4.4. Toplantı Salonu için verilmesi gereken hizmetler Salonun düz bir zemine ve sahne düzenine sahip olması, En az 350 kişilik sınıf düzeninde oturma kapasiteli konferans salonu olması, Toplantıların gerçekleştirileceği salonun gerekli havalandırma, ısıtma, soğutma, seslendirme ve aydınlatma sistemine sahip olması, Salonda katılımcıların sahne görüşünü engelleyecek şekilde sütunların yer almaması, Salon sahne düzeninin salon zemininden minimum 50 cm yüksek olması, Sahne düzeninde, salonun ölçülerine uygun tüm katılımcılar tarafından rahatlıkla görülebilecek şekilde sunum kürsünün yer alması, Eğitimler süresince Sabah ve öğleden sonra her masaya kapalı su ve şeker ikramı yapılması, Her oturumda en az 15 kişilik protokol oturma düzeninin yer alması, Toplantılarda 2 gün süresince kullanılmak üzere Keypad hizmeti verilmesi, Mart 2015 tarihinde 100 kişi ve 5 Mart 2015 tarihinde 200 kişi için Keypad hizmeti verilmesi, Keypad hizmeti kapsamında; genel, kıyaslamalı, bireysel vb. gibi raporlama hizmetinin verilmesi, Her katılımcı için A4 kağıt ve kalem temin edilmesi, Eğitim merkezinde kesintisiz kablosuz internet hizmeti sunulması, Organizasyonun yapıldığı salonda kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan ses ve sunum sistemleri; adet minimum 3000 ansilumen gücüne sahip projeksiyon, adet kürsü ve kürsü mikrofonu, Salondaki katılımcılar için 2 adet el telsizi mikrofonu ve konuşmacı için 1 adet yaka mikrofonu, 1 adet headset mikrofon, adet 5 kişilik delege masası ve 5 adet delege mikrofon seti *Yukarıda belirtilen ses ve sunum sisteminin sağlanmasından, kurulmasından, gerekli ayarlamaların yapılmasından, organizasyon süresince aktif olarak kullanılmasından ve güvenliğinden firma sorumlu olacaktır Salon dekorasyonunun, Kızılay ın öneri ve onayı doğrultusunda, firma tarafından Kızılay dan alacağı bayraklar ile sağlanması, Kızılay tarafından eğitim süresince talep edilecek sahne ve katılımcı oturma düzeni değişikliklerinin, eğitimden bir gün ya da eğitim saatinden 2 saat öncesinde sağlanması gerekmektedir Firma Tarafından Organizasyon Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler Firma, hazırlanan brandanın (pankartın) otelin girişinde katılımcıların görebileceği uygun bir noktaya asılmasını sağlayacaktır Firma, kayıt masasının kurulmasını sağlayacaktır Firma, otel içerisinde toplantı salonuna yönlendirme levhaları ile yönlendirme yapacaktır. 5

6 Toplantı süresince; Gün içerisinde 2 defa kahve arası verilecektir. Kahve arasında katılımcı sayısına yetecek kadar çay, kahve yanında tatlı ve tuzlu kuru pasta ve kurabiye ikramı yapılacaktır. Türk çayının yanı sıra en az dört çeşit bitki çayı da ikram edilecektir. İkram edilecek kuru pasta ve kurabiyelerin zengin içerikli olması gerekmektedir. Kuru pasta ve kurabiyelerin günlük, taze ve kaliteli olmasına dikkat edilecektir. Mola saatleri Kızılay tarafından bildirilecektir Firma tarafından görevlendirilecek en az iki personelin toplantı süresince salonda bulunması sağlanacaktır. 5. YETERLİLİK ve İŞ DENEYİMİ Bu işle ilgili belirlenen asgari yeterlilik şartları aşağıda belirtilmiş olup teklif sahiplerinin bu şartların tamamını sağlamaları gerekmektedir. 5.1.Benzeri tür işlerde ana yüklenici olarak tecrübesi olması gerekmektedir. Son 5 yıl içinde işin yapıldığı kurum ve kuruluştan alınan iş bitirme belgeleri ile tevsik edilmek koşuluyla bu ihale konusu işlerle benzer mahiyette olmak üzere iki (2) farklı sözleşme paketi kapsamında en az 350 şer kişilik, minimum iki (2) organizasyon işini ana yüklenici ve şartnamesine uygun olarak başarılı bir şekilde tamamlamış olması gerekmektedir. Son teklif verme tarihine kadar alınan iş bitirme belgeleri de değerlendirmeye alınacaktır. İş durum belgeleri geçerli sayılmayacaktır. 5.2.Teklif veren firma adına tescil edilmiş ve asgari 3 yıllık A Sınıfı Turizm Belgesi (Teklif veren firma adına tescil edilmiş ve asgari üç yıllık olacaktır) ve Türkiye Seyahat Acenteleri Birliği (TURSAB) Belgesi sahibi olmak Teklif edilen tesislerin turizm işletme/deneme belgesi sunulacaktır. Firma adına düzenlenmiş otel yetkilisince imzalı; toplantı tarihi için rezervasyonlarının bulunduğu belirtilen belge, teknik şartnamede istenilen özellikleri karşıladığını belirten taahhütname (sınıf düzeni şeklinde kullanımda salonunun kişi kapasitesine ve teknik özelliklere uygunluğu) teklifle birlikte sunulacaktır. 6. MUAYENE VE KABUL Materyaller ve Hizmetin muayene ve kabul işlemleri aşağıdaki şartlarda yapılacaktır Firma yukarıda özellikleri anlatılan malzemelerin ön değerlendirmesinin yapılması amacıyla seri üretiminden önce Yaka Kartı, ipi ve pvc poşetine ait aslına uygun en az 2 (iki) örnek numuneyi Kızılaya teslim edecektir. Ön değerlendirme aşamasında materyallerde saptanan uygunsuzluklar düzeltilecektir. Söz konusu materyaller ön değerlendirme sonucunda uygun bulunduktan sonra firma tarafından seri baskıya geçilecektir Muayene sırasında şartname koşullarına ve örneğine uygun olmayan; katlama, ambalaj, kağıt gramajı, kağıt kalitesi, baskı kalitesi, bıçak kesimi, bozuk ürün ve diğer nedenlerle oluşan hatalı materyaller Kızılay tarafından firmaya iade edilerek, yenisi ile ücretsiz olarak değiştirilecektir. 6

7 6.3. İhale sonucunda firma tarafından sunulan 3 farklı 5 yıldızlı otellerden, Türk Kızılayı tarafından kabul görülen otelin, teknik şartnameye uygunluğu Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından oluşturulan muayene komisyonu tarafından organizasyondan 1 gün önce değerlendirilecektir Teknik Şartnamenin 5.3 maddesinde belirtilen firma tarafından sunulacak taahhütname ve teknik şartnamede belirtilen koşullar ile ilgili muayene komisyonunca tespit edilecek uygunsuzluklardan firma sorumludur Muayene komisyonu, her türlü koşula rağmen teknik şartnamenin 4. maddesinde belirtilen teknik şartlara (otel, konaklama, toplantı salonu vb.) uygunsuzluğu tespit ettiği takdirde, firmanın teklifle sunduğu diğer otellerin uygunluğu doğrultusunda otellerden birini seçme hakkına sahiptir Muayene Komisyonu, firma tarafından teklifte sunulan 3 otelde de uygunsuzluk tespit ettiği takdirde, şartname koşullarına ve muayene komisyonunca uygun görülen 4. bir otelde eğitimi gerçekleştirme hakkına sahip olup firma teknik şartname ve eklerinde belirtilen tüm yükümlülükleri karşılamakla sorumludur. Firma bunu ayrıca yazılı olarak taahhüt edecektir Firma teslim aşamasında yapılan muayene sonuçlarına ilişkin hiçbir hak ve ücret talep edemez Toplantı ile ilgili tüm işlemlerin yapılmış olması her şeyin şartnameye uygun devam etmesine rağmen, mücbir sebeplerden dolayı bu toplantı tehir veya iptal edilebilir. (harp, grev, lokavt, salgın, karantina, deprem, sel vb.) Tehir durumunda yine ihaleyi alan firma tarafından organize edilecektir. 7. GENEL HÜKÜMLER 7.1. Firma, konaklama ücretlerinin karşılanmasından sorumludur Firma söz konusu baskı materyallerin basımından Kızılay a ve toplantının yapılacağı otele ulaştırılmasından sorumludur Firma, Kızılay ın vereceği diğer materyallerinde otele ulaştırılmasından ve toplantının sonrası geri getirilmesinden sorumludur Materyallere ait güncel tasarımlar ve katılımcı listesi yüklenici firma ile yapılacak sözleşme sırasında yüklenici firmaya CD ortamında teslim edilecektir. 7