TÜRK KIZILAYI KAN HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Transkript

1 + TÜRK KIZILAYI KAN HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KAN BAĞIŞÇISI KAZANIMI PERSONELİ (15-19 ARALIK 2017) HEMOVİJİLANS BİRİM YÖNETİCİLERİ (16-19 ARALIK 2017) FLEBOTOMİ PERSONELİ (19-24 ARALIK 2017) EKİP DOKTORLARI (19-24 ARALIK 2017) EĞİTİM VE DEĞERLENDİRME TOPLANTILARI TEKNİK ŞARTNAMESİ

2 İÇİNDEKİLER 1. KAPSAM TANIMLAR TEKNİK ŞARTLAR MALZEMELERİN TESLİMATI İHALE AŞAMASINDA İSTENİLEN TEKNİK BELGELER MUAYENE ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER

3 1. KAPSAM Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından Antalya ili Aksu-Kundu- Kemerağzı, İleribaşı, Üçkumtepesi, Kadriye, İskele, Boğazkent veya Taşlıburun Mevkilerinin herhangi birinde Aralık 2017 tarihleri arasında Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı Aralık 2017 tarihleri arasında Hemovijilans Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı Aralık 2017 tarihleri arasında Flebotomi Personeli Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı ve Ekip Doktorları Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı nın koşullarının belirlenmesi. 2. TANIMLAR 2.1. Şartname içinde Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü, Kızılay olarak anılacaktır Şartnamede içinde anlaşma yapılacak profesyonel organizasyon Firması Firma olarak anılacaktır. 3. TEKNİK ŞARTLAR 3.1. Otelin belirlenmesi Antalya ili Aksu-Kundu-Kemerağzı, İleribaşı, Üçkumtepesi, Kadriye, İskele, Boğazkent veya Taşlıburun Mevkilerinin herhangi birinde 5 yıldızlı kongre otellerinde alkolsüz her şey dâhil konseptinde yapılacaktır Kahvaltı, öğle ve akşam yemekleri: Her gün katılımcılara açık büfe şeklinde verilecektir. EĞİTİM VE DEĞERLENDİRME TOPLANTILARI TARİHLERİ EĞİTİM ADI GİRİŞ TARİHİ ÇIKIŞ TARİHİ Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli Eğitim Ve Değerlendirme Toplantısı Hemovijilans Birim Yöneticileri Eğitim Ve Değerlendirme Toplantısı Flebotomi Personeli Eğitim Ve Değerlendirme Toplantısı Ekip Doktorları Eğitim Ve Değerlendirme Toplantısı

4 KAN BAĞIŞÇISI KAZANIMI PERSONELİ EĞİTİM VE DEĞERLENDİRME TOPLANTISI (15-19 ARALIK 2017) 1. Konaklama hizmetinin sağlanması 1.1. Kan Bağışçısı Kazanımı Personelinin Eğitim ve Değerlendirme Toplantısında kullanılacak oda tipi, konaklayacak kişi sayısı ve gün sayısı ile ilgili bilgiler Tablo-1 de verilmiştir. Tablo-1 Sıra No Katılımcı Sayısı Oda Tipi Giriş Çıkış Kişi Başı Konaklanacak Gün Sayısı 1 4 Single 15 Aralık Aralık Double 15 Aralık Aralık Single 16 Aralık Aralık Double 16 Aralık Aralık Tüm katılımcı listesi Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın koordinasyonu bu liste doğrultusunda Firma tarafından sağlanacaktır. 1.3.Konaklama listesi Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın takibi ve doğrulaması Firma tarafından yapılacaktır. 1.4.Double konaklayacak katılımcıların Kadın-Erkek sayısının eşit olmaması ve double konaklamanın mümkün olmadığı durumlarda single oda konaklaması sağlanacaktır. 1.5.Konaklama listesinde belirtilen sayılar doğrultusunda ortaya çıkan double oda veya double konaklanacak gece sayısında artı eksi %20, single oda veya single konaklanacak gece sayısında ise artı eksi %20 sapma göz önünde bulundurulacaktır. 1.6.Katılımcıların çalıştaya gelememesi ya da belirtilen tarihten erken ayrılması halinde noshow a düşecek odaların ücretleri firma tarafından talep edilmeyecektir. Double konaklama yapan katılımcılardan herhangi birinin belirtilen tarihlerden daha erken çıkış yapması durumunda single konaklama farkı alınmayacaktır. 1.7.Konaklama koordinasyonu Kızılay ın bilgisi ve önerileri doğrultusunda yürütülecektir. 2. Toplantı Salonu için verilmesi gereken hizmetler 2.1.Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı için Aralık 2017 tarihlerinde 1 (bir) adet salon kullanılacaktır. Salon 150 kişilik oturma kapasiteli konferans salonu şeklinde olacaktır. Salonda 150 adet sandalye iki blok şeklinde düzenlenecek olup, ortadan geçiş sağlanacaktır. Her iki bloğun önünde üçer adet toplam 4 adet protokol sehpası yer alacaktır. Sahnede 1 adet kürsü bulunacaktır. Salon düzeni belirlenecek program içeriğine göre sınıf ve/veya çalıştay düzeni şeklinde olacak olup, sahneye 4 kişilik delege masası (head table) ve 4 adet delege mikrofonu yerleştirilecektir. 4

5 HEMOVİJİLANS BİRİM YÖNETİCİLERİ EĞİTİM VE DEĞERLENDİRME TOPLANTISI (16-19 ARALIK 2017) 1. Konaklama hizmetinin sağlanması 1.1. Hemovijilans Birim Yöneticileri Eğitim ve Değerlendirme Toplantısında kullanılacak oda tipi, konaklayacak kişi sayısı ve gün sayısı ile ilgili bilgiler Tablo-2 de verilmiştir. Tablo-2 Sıra No Katılımcı Sayısı Oda Tipi Giriş Çıkış Kişi Başı Konaklanacak Gün Sayısı 1 31 Single 16 Aralık Aralık Double 16 Aralık Aralık Tüm katılımcı listesi Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın koordinasyonu bu liste doğrultusunda Firma tarafından sağlanacaktır Konaklama listesi Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın takibi ve doğrulaması Firma tarafından yapılacaktır Double konaklayacak katılımcıların Kadın-Erkek sayısının eşit olmaması ve double konaklamanın mümkün olmadığı durumlarda single oda konaklaması sağlanacaktır Konaklama listesinde belirtilen sayılar doğrultusunda ortaya çıkan double oda veya double konaklanacak gece sayısında artı eksi %20, single oda veya single konaklanacak gece sayısında ise artı eksi %20 sapma göz önünde bulundurulacaktır Katılımcıların çalıştaya gelememesi ya da belirtilen tarihten erken ayrılması halinde noshow a düşecek odaların ücretleri firma tarafından talep edilmeyecektir. Double konaklama yapan katılımcılardan herhangi birinin belirtilen tarihlerden daha erken çıkış yapması durumunda single konaklama farkı alınmayacaktır Konaklama koordinasyonu Kızılay ın bilgisi ve önerileri doğrultusunda yürütülecektir. 2. Toplantı Salonu için verilmesi gereken hizmetler 2.1. Hemovijilans Birim Yöneticileri Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı için Aralık 2017 tarihlerinde 1 (bir) adet salon kullanılacaktır. Salon 50 kişilik oturma kapasiteli konferans salonu şeklinde olacaktır. Salon düzeni U şeklinde olacaktır. Sahneye 3 kişilik delege masası (head table) ve 3 adet delege mikrofonu yerleştirilecektir. Sahnede 1 adet kürsü bulunacaktır Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli ve Hemovijilans Birim Yöneticileri Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı tarihleri çakıştığı için her iki toplantının da aynı otelde yapılması gerekmektedir. Her iki eğitim için ilgili maddelerde belirtilen kapasitelere uygun 2 adet salon eğitim tarihlerinde hazır bulundurulacaktır. Firma, belirtilen konsepte sahip en az 2 farklı 5 yıldızlı kongre otel adlarını teklif olarak Kızılay a sunacaktır. Belirtilen otellerden bir tanesi Kızılay tarafından seçilecektir. Firma sunacağı 2 kongre oteli için tek fiyat teklifi verecektir. 5

6 FLEBOTOMİ PERSONELİ- EKİP DOKTORLARI EĞİTİM VE DEĞERLENDİRME TOPLANTISI (19-24 ARALIK 2017) 3. Konaklama hizmetinin sağlanması 3.1. Flebotomi Personeli ve Ekip Doktorları Eğitim ve Değerlendirme Toplantısında kullanılacak oda tipi, konaklayacak kişi sayısı ve gün sayısı ile ilgili bilgiler Tablo-3 de verilmiştir. Sıra No Tablo-3 Katılımcı Sayısı Oda Tipi Giriş Çıkış Kişi Başı Konaklanacak Gün Sayısı 1 83 Single 19 Aralık Aralık Double 19 Aralık Aralık Tüm katılımcı listesi Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın koordinasyonu bu liste doğrultusunda Firma tarafından sağlanacaktır Konaklama listesi Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın takibi ve doğrulaması Firma tarafından yapılacaktır Double konaklayacak katılımcıların Kadın-Erkek sayısının eşit olmaması ve double konaklamanın mümkün olmadığı durumlarda single oda konaklaması sağlanacaktır Konaklama listesinde belirtilen sayılar doğrultusunda ortaya çıkan double oda veya double konaklanacak gece sayısında artı eksi %20, single oda veya single konaklanacak gece sayısında ise artı eksi %20 sapma göz önünde bulundurulacaktır Katılımcıların çalıştaya gelememesi ya da belirtilen tarihten erken ayrılması halinde noshow a düşecek odaların ücretleri firma tarafından talep edilmeyecektir. Double konaklama yapan katılımcılardan herhangi birinin belirtilen tarihlerden daha erken çıkış yapması durumunda single konaklama farkı alınmayacaktır Konaklama koordinasyonu Kızılay ın bilgisi ve önerileri doğrultusunda yürütülecektir. 6

7 4. Toplantı Salonu için verilmesi gereken hizmetler 4.1. Flebotomi Personeli Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı için Aralık 2017 tarihlerinde 150 kişilik 1 (bir) adet salon kullanılacaktır. 150 kişilik oturma kapasiteli konferans salonu şeklinde olacaktır. Salonda 150 adet sandalye iki blok şeklinde düzenlenecek olup, ortadan geçiş sağlanacaktır. Her iki bloğun önünde üçer adet toplam 6 adet protokol sehpası yer alacaktır. Sahnede 1 adet kürsü bulunacaktır. Salon düzeni belirlenecek program içeriğine göre sınıf ve/veya çalıştay düzeni şeklinde olacak olup, sahneye 6 kişilik delege masası (head table) ve 4 adet delege mikrofonu yerleştirilecektir. Firmaya toplantı öncesi salon düzenleri ile ilgili bilgi verilecektir Ekip Doktorları Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı için Aralık 2017 tarihlerinde 1 (bir) adet salon kullanılacaktır. Salon 100 kişilik oturma kapasiteli konferans salonu şeklinde olacaktır. Salonda 100 adet sandalye iki blok şeklinde düzenlenecek olup, ortadan geçiş sağlanacaktır. Her iki bloğun önünde üçer adet toplam 6 adet protokol sehpası yer alacaktır. Sahnede 1 adet kürsü bulunacaktır. Salon düzeni belirlenecek program içeriğine göre sınıf ve/veya çalıştay düzeni şeklinde olacak olup, sahneye 6 kişilik delege masası (head table) ve 4 adet delege mikrofonu yerleştirilecektir. Firmaya toplantı öncesi salon düzenleri ile ilgili bilgi verilecektir Flebotomi Personeli ve Ekip Doktorları Eğitim ve Değerlendirme Toplantıları tarihleri çakıştığı için her iki toplantının da aynı otelde yapılması gerekmektedir. Her iki eğitim için ilgili maddelerde belirtilen kapasitelere uygun 2 adet salon eğitim tarihlerinde hazır bulundurulacaktır. Firma, belirtilen konsepte sahip en az 2 farklı 5 yıldızlı kongre otel adlarını teklif olarak Kızılay a sunacaktır. Belirtilen otellerden bir tanesi Kızılay tarafından seçilecektir. Firma sunacağı 2 kongre oteli için tek fiyat teklifi verecektir. 7

8 4. TOPLANTILAR KAPSAMINDA KULLANILACAK MATERYALLERİN SAĞLANMASI 4.1.Aşağıda yer alan malzemelere ait tasarımlar ve katılımcı isim listeleri sözleşme imzalanmasını müteakip Firmaya CD ortamında teslim edilecektir. Tablo-4 Sıra No Cins Teknik Özellikler Miktar (Adet) 1 Sahne fonu 6mx4m ebatlarında yatay, germe baskı (çelik konstrüksiyon üzerine) vinil üzeri 4 renk baskı yapılacaktır. Sahne ebatlarında toplantı salonunun ölçülerine göre değişiklik yapılabilir Kırlangıç Türk Bayrağı Kırlangıç Kızılay Bayrağı 0,70x2,10 cm (art/eksi 2 cm) ebatlarında, saten kumaş üzeri baskı, üstten pvc boru, tapa, ipli olup, poşetlenerek teslim edilecektir. 0,70x2,10 cm ebatlarında, saten kumaş üzeri baskı, üstten pvc boru, tapa, ipli olup, poşetlenerek teslim edilecektir Sertifika 5 Branda 6 Yaka Kartı Sertifika A4 Ebadında 4 renk 250 gr kuşe kâğıda basılacaktır. Kızılay tarafından verilecek isimler sertifika üzerine basılarak teslim edilecektir. Pankart vinil malzemeden 4 renk olarak basılacaktır. 1,5x3 metre ebadında asıma hazır kuşgözü delikleri oluşturulmuş ,5x13,5 cm ebadında 4 renk tek yön olacak şekilde Kızılay tarafından verilen tasarım doğrultusunda yapılacaktır. Kartlar eğitimci/katılımcı sayısına göre isimli basım yapılacaktır Yaka Kartı Askı İpi ve Pvc Kart Poşeti 10,5x14,5 cm ebadında şeffaf yaka kartı poşeti Poşetin asma deliğine uygun askı ipi Toplantı Salonu için verilmesi gereken hizmetler Salonlar, konaklamanın yapıldığı aynı yerleşke içerisinde olacaktır Kullanılacak olan salonların genel özellikleri; Salon düz bir zemine ve sahne düzenine sahip olacaktır Salon tavan yüksekliği en az 4 m olacaktır Sahne, salonu tam ortalayacak şekilde ve salonun her noktasından görünecek şekilde olacaktır. 8

9 Salonlarda sahne düzeni salon zemininden minimum 50 cm yüksek olacaktır Eğitimlerin gerçekleştirileceği salonlar; yeterli güçte merkezi havalandırma, merkezi ısıtma, merkezi soğutma, aydınlatma sistemine sahip olacaktır Salonlarda, uygun sıcaklık ve nem koşulları sağlanacaktır. Merkezi havalandırma, ısıtma ve soğutma sistemleri dışında ekstra herhangi bir ekipman (UFO, Jumbo ısıtıcı, portatif klima vb.) kullanılmayacaktır Salonda eğitimler süresince nem, koku gibi olumsuz koşullar oluşmayacaktır Salonlarda katılımcıların sahne görüşünü engelleyecek şekilde sütunlar olmayacaktır Sahne düzeninde salonun ölçülerine uygun tüm katılımcılar tarafından rahatlıkla görülebilecek şekilde sunum perdesi ve kürsü yer alacaktır Eğitim için kullanılacak tüm salonlarda her gün katılımcılara yeterli miktarda kapalı pet bardakta su ikramı sağlanacaktır Gerçekleştirilecek dört eğitim için de kullanılacak 4 salonda ücretsiz ve kesintisiz kablosuz internet hizmeti sunulacaktır Toplantı salonlarının; aydınlatma, ses ve görüntü sistemi ve havalandırma sistemlerini karşılayacak şekilde jeneratör kaynağının sağlanması gerekmektedir Eğitimlerin yapıldığı salonlarda kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan ses ve sunum sisteminin sağlanmasından, kurulmasından, gerekli ayarlamaların yapılmasından, toplantı süresince aktif olarak kullanılmasından ve güvenliğinden Firma sorumlu olacaktır. Firma nın sağlayacağı ses, ışık ve sunum sistemleri tüm toplantı salonlarında kullanılmak üzere, Bir adet full HD, min ansülümen gücüne sahip projeksiyon cihazı ve perde, (her bir salon için), Bir adet Office 2013 yüklü laptop ve mouse (her bir salon için) adet kürsü ve kürsü mikrofonu Salonlardaki katılımcılar için 2 adet el telsizi ve 1 adet headset mikrofon, sekiz adet AAA alkalin ince kalem pil, 8 adet AA alkalin kalem pil Her salon için ilgili toplantıya ait toplantı salon detaylarında belirtilmiş delege masası ve delege mikrofonu istenilen koşullarda yerleştirilecektir Yukarıda belirtilen sisteme uygun mikser ve hoparlör sistemi, Firmanın yaptıracağı sahne fonu, kırlangıç bayraklar ve kurumumuz tarafından sağlanacak görseller ile salon dekorasyonu; Kızılay ın öneri ve onayı doğrultusunda gerçekleştirilecektir. Dekorasyonlar; Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı için 15 Aralık 2017 tarihinde, Hemovijilans Birim Yöneticileri Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı için 15 Aralık 2017 tarihinde, Flebotomi Personeli Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı için 18 Aralık 2017 ve Ekip Doktorları Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı için 18 Aralık 2017 tarihinde gerçekleşecektir Kızılay tarafından toplantılar süresince talep edilecek sahne düzeni ve katılımcı oturma düzeni değişikliklerinin, toplantıdan bir gün ya da toplantı saatinden 2 saat öncesinde sağlanması gerekmektedir. 9

10 Toplantılar süresince baskı materyallerin muhafazası ve hazırlık aşaması için eğitimlerin gerçekleştirileceği otel/otellerde organizasyon grubu tarafından kullanılmak üzere konferans salonuna yakın en az 30 m 2 alanında kilidi olan bir oda tahsis edilecektir. Odada 2013 Office programı yüklü 2 adet bilgisayar, bir adet yazıcı (bilgisayara tanımlanmış olacak) ve yedek kartuş hazır bulundurulacaktır Firma Tarafından Dört Toplantıda Katılımcıların Otele Giriş ve Çıkış Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler Firma, dört eğitim için de hazırlanan brandaların (pankartın) otelin girişinde katılımcıların görebileceği uygun bir noktaya Türk Kızılayı tarafından bildirilen tarihlerde asılmasını sağlayacaktır Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı için 15 Aralık 2017 tarihinde, Hemovijilans Birim Yöneticileri Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı için 15 Aralık 2017 tarihinde, Flebotomi Personeli ve Ekip Doktorları Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı için 18 Aralık 2017 tarihinde gerçekleşecektir Firma, her dört toplantıda da Kızılay dan sağlayacağı görselleri kullanarak kayıt masasının kurulmasını sağlayacaktır Firma, toplantılarda toplantı salonuna renkli yönlendirme levhaları ile yönlendirme yapacaktır Firma, tüm katılımcıların, Havaalanı Otogar Otel ve Otel Havaalanı Otogar arasında gidiş ve dönüşlerin sağlanması için otele giriş ve çıkış günlerinde transfer hizmetini sağlayacaktır Transfer hizmeti, Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı nda 15 Aralık 2017 tarihinde tek sefer, 16 Aralık ve 19 Aralık 2017 tarihlerinde günde 8 sefer, Hemovijilans Birim Yöneticileri Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı nda 16 Aralık 2017 ve 19 Aralık 2017 tarihlerinde günde 6 sefer yapılacaktır Flebotomi Personeli ve Ekip Doktorları Eğitim ve Değerlendirme Toplantısı nda 19 Aralık 2017 ve 24 Aralık 2017 tarihlerinde ise günde 10 sefer olacak şekilde yapılacaktır Transfer hizmetinde sefer sayısı araç sayısından bağımsız olup, katılımcı sayısı doğrultusunda tek seferde birden fazla araç kullanılabilecektir. Sefer sayısı %20 arttırılabilir Üst düzey yöneticiler için minimum 10 kişilik transfer hizmeti VIP araç ile havaalanı ile çalıştayın gerçekleşeceği mekân arasında sağlanacaktır. Araç en az 2010 model ve üstü olacaktır. VIP Transfer tarihleri ve meydana gelebilecek değişiklikler yüklenici firmaya bildirilecektir. 10

11 4.4. Firma Tarafından Dört Toplantı Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler Eğitimlerin gerçekleştirildiği günlerde; gün içerisinde 2 defa kahve arası verilecektir. Kahve arasında katılımcı sayısına yetecek kadar çay, kahve ikramı yapılacaktır. Türk çayının yanı sıra en az dört çeşit bitki/meyve çayı da ikram edilecektir. İkramlar en az 5 çeşit tuzlu ve en az 5 çeşit tatlı içerecektir. Kuru pasta ve kurabiyelerin günlük, taze ve kaliteli olmasına dikkat edilecektir. Katılımcı sayısının 100 kişinin üzerinde olması nedeni ile çay/kahve servisleri 4 çay/kahve makinasıyla 4 ayrı servis şeklinde yapılacaktır. Mola saatleri Kızılay tarafından yükleniciye bildirilecektir Eğitimler süresince kullanılacak bütün salonların kontrolleri, oluşabilecek eksikliklerin tespiti ve hızlı çözümü için en az iki personelin firma tarafından toplantılar süresince görevlendirilmesi gerekmektedir Ana bina dışında ek bina ve otel bahçesi içerisinde odaların bulunduğu bir otelde toplantının gerçekleştirilmesi halinde Kızılay tarafından önceden Firmaya bildirilecek isimler (yöneticiler, eğitimciler ve organizasyon grubu) resepsiyon ve ana restoranın bulunduğu ana binada konaklayacaktır Toplantılarda toplantı süresince katılım sağlayacak tüm dış katılımcıların yeme-içme masrafları karşılanacak olup, katılımcı listesi Firmaya verilecektir. 5. İHALE AŞAMASINDA İSTENİLEN TEKNİK BELGELER Bu işle ilgili belirlenen asgari yeterlilik şartları aşağıda belirtilmiş olup teklif sahiplerinin bu şartların tamamını gerçekleştirilecek dört toplantı içinde sağlamaları gerekmektedir. 5.1.Teklif veren Firma nın benzeri tür işlerde ana yüklenici olarak tecrübesi olması gerekmektedir. Son 5 yıl içinde işin yapıldığı kurum ve kuruluştan alınan iş bitirme belgeleri ile belgelendirme koşuluyla bu ihale konusu işlerle benzer mahiyette olmak üzere iki (2) farklı sözleşme paketi kapsamında en az 200 er kişilik, minimum iki (2) organizasyon işini ana yüklenici ve şartnamesine uygun olarak başarılı bir şekilde tamamlamış olması gerekmektedir. Son teklif verme tarihine kadar alınan iş bitirme belgeleri de değerlendirmeye alınacaktır. İş durum belgeleri geçerli sayılmayacaktır. 5.2.Teklif veren Firma adına tescil edilmiş ve asgari 1yıllık A Sınıfı Turizm Belgesi (Teklif veren firma adına tescil edilmiş ve asgari bir yıllık olacaktır) ve Türkiye Seyahat Acenteleri Birliği (TURSAB) Belgesi sahibi olmak. 5.3.Teklif edilen tesislerin turizm işletme/deneme belgesi sunulacaktır. Firma adına düzenlenmiş otel yetkilisince imzalı; toplantı tarihi için rezervasyonlarının bulunduğu belirtilen belge, teknik şartnamede istenilen özellikleri karşıladığını belirten taahhütname (sınıf düzeni şeklinde kullanımda salonun kişi kapasitesine ve teknik özelliklere uygunluğu) teklifle birlikte sunulacaktır. 5.4.Firma, aynı tarihte planlanmış toplantılar için belirtilen konsepte sahip en az 2 şer farklı 5 yıldızlı kongre otel adlarını teklif olarak Kızılay a sunacaktır. Belirtilen otellerden bir tanesi Kızılay tarafından seçilecektir. Firma sunacağı oteller için tek fiyat teklifi verecektir. Firma aynı tarihlerde gerçekleşecek toplantılar için ayrı ayrı 2 otel teklif edebileceği gibi tüm toplantı tarihlerini kapsayacak şekilde sadece 2 otel teklifinde de bulunabilir. 11

12 5.5.Firma, sunacağı otellerde kullanılacak salonların son hallerini gösteren fotoğraflar sunacaktır. Her bir salon için sunulacak 5 adet fotoğraf; bir adet sahneyi karşıdan görecek şekilde genel açıdan ve salonun dört farklı köşesinden çekilmiş halde olacaktır. 5.6.Muayene Komisyonu, Firma tarafından teklifte sunulan otellerde uygunsuzluk tespit ettiği takdirde, Kızılay, şartname koşullarına uygun olmak kaydıyla, muayene komisyonunca belirlenecek 3. otelde eğitimi gerçekleştirme hakkına sahiptir. Firma teknik şartnamede belirtilen tüm yükümlülüklerini Kızılay tarafından seçilen bu otel için de yapmakla yükümlü olacaktır. Firma bu hususu ayrıca yazılı olarak taahhüt edecek ve ihale dosyasına ekleyecektir. 6. MALZEMELERİN TESLİMATI 6.1. Firma, teknik şartname Tablo-4 de geçen materyalleri tarihinde tek seferde ücretsiz olarak Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli eğitiminin gerçekleştirildiği otele teslim edecek olup malzeme muayeneleri gerçekleştirilecektir Kızılay, sahne fonu ve brandaların muayenesini, Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli Toplantısında 15 Aralık 2017 tarihinde, Hemovijilans Birim Yöneticileri Toplantısında 15 Aralık 2017 tarihinde, Flebotomi Personeli Toplantısında 18 Aralık 2017 tarihinde, Ekip Doktorları Toplantısında 18 Aralık 2017 tarihinde gerçekleştirileceği otelde yapacaktır. 7. MUAYENE Tablo-4 te belirtilen malzemelerin muayenesi iki aşamada gerçekleştirilecektir; 7.1. Ön Değerlendirme Muayenesi Firma, sahne fonu ve branda hariç Tablo-4 te belirtilen malzemelere ait aslına uygun en az 1 (bir) adet numuneyi sözleşmenin imzalandığı tarih itibariyle en geç 2 (iki) iş günü içerisinde bedelsiz olarak Kızılay a teslim edecektir. Muayene komisyonunun olumlu veya olumsuz raporu en geç (bir) iş günü içerisinde Firmaya yazılı (fax mesajı) olarak bildirilecektir. Yapılan muayene sonucunda malzemelerde tespit edilen uygunsuzluklar ve malzemelerin içeriğinde talep edilecek değişiklikler Firma tarafından, malzemelerin teslim süresi de düşünülerek, yerine getirilecektir. Olumlu muayene raporunun Firmaya teyitli faks yazısı ile tebliğ edilmesinden sonra Firma seri üretime geçecektir Ön değerlendirme muayenesi için teslim edilecek numuneler Tablo-4 te belirtilen malzemelerin miktarına dâhil değildir Kesin Kabul Muayenesi Tablo-4 de geçen materyaller tarihinde Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli eğitiminin gerçekleştirildiği otele teslim edecek olup malzemelerin muayeneleri gerçekleştirilecektir Teslimatı yapılan malzemelerin kontrol ve muayenesi teknik şartname koşulları çerçevesinde yapılacaktır. 12

13 Muayene sırasında şartnameye uygun olmadığı tespit edilen ve katlama, ambalaj, kâğıt gramajı, kâğıt kalitesi, baskı kalitesi, bıçak kesimi, bozuk ürün ve diğer nedenlerle oluşan hatalı materyaller, Kızılay tarafından yazılı (fax mesajı) olarak bildirilecek ve Firmaya değiştirilmek üzere iadesi gerçekleştirilecektir Firma teslim aşamasında yapılan muayene sonuçlarına ilişkin hiçbir hak ve ücret talep edemez. 8. ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER 8.1. İhale sonucunda Firma tarafından sunulan otellerin teknik şartnameye uygunluğu, Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü nce oluşturulan muayene komisyonu tarafından sözleşme yapılmadan önce değerlendirilecek ve seçim yapılacaktır Firma, muayene komisyonunun sözleşme öncesi yapacağı otel değerlendirme ve seçim sürecinde ulaşım, yemek ve seçimi yapılan otelde konaklama masraflarını karşılayacaktır Toplantı ile ilgili tüm işlemlerin yapılmış olması ve her şeyin şartnameye uygun devam etmesine rağmen, mücbir sebeplerden dolayı bu toplantı.(harp, grev, lokavt, salgın, karantina, deprem, sel vb. nedenlerle) tehir veya iptal edilebilir. Tehir durumunda, organizasyon yine ihaleyi alan Firma tarafından gerçekleştirilecektir Firma, Kızılay ın vereceği diğer materyallerin 15 Aralık 2017 tarihinde, otele ulaştırılmasından ve toplantı sonrası en geç 5 (beş) iş günü içerisinde Kızılay a geri getirilmesinden sorumludur. Malzemeler en geç 12 Aralık 2017 tarihinde Kızılay dan teslim alınacaktır. Ayrıca bu teslimat ile ilgili her hangi bir nam veya gerekçe ile ek ücret talep edilmeyecektir Materyallere ait güncel tasarımlar ve katılımcı listesi, sözleşme aşamasında Firmaya CD ortamında verilecektir. 13