Hassas Görev (Tanım) Birimde Belirlenen Hassas Görev Kamu yönetiminde yürütülen görevlerden bazıları; gerek doğası gereği ve gerekse idarenin itibarı, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkması ve benzeri yönlerden diğer görevlerle kıyasladığında çok daha büyük önem taşıyan görevlere hassas görevler denir. Hassas görevler belirlenirken; İdarenin OSMANİYE hedeflerini etkileyebilecek kararlar KORKUT alma kapasitesi, Kararları etkileyebilecek İdare dışı üçüncü kişi ve kuruluşlarla ilişkisi, Gizli bilgilere erişim, Mali değeri yüksek olan iş ve işlemlerle görevler, ATA ÜNİVERSİTESİ n yüksek seviyede uzmanlaşma gerektirmesi, İdarelerce yüksek seviyede özel uzmanlaşma gerektirmesi, kriterleri aranır, bu doğrultuda Bölüm Sekreterliğimiz bünyesindeki hassas görevler aşağıdaki gibidir. İKTİSADİ VE İDARİ - Bölüm ile yazışmaları zamanında yapmak, - Bölüm BİLİMLER kurulu çağrılarının yapılması, kurul FAKÜLTESİ kararlarının yazılması ve lere tebliğ edilmesini sağlamak, - Bölüm Başkanlığı demirbaş eşyasına sahip çıkmak, - Bölüm öğretim elemanı F1 ve F2 formlarının uygun olarak hazırlanmasını sağlamak, - Bölüm Başkanlığına ait resmi bilgi ve belgelerin muhafazası ve bölümle evrakların arşivlenmesini yapmak, - Eğitim -Öğretim ile ders görevlendirme, haftalık ders programı ve sınav programının zamanında yapılmasına yardımcı olmak, - Giden-gelen evrak gibi Bölüm yazışmalarının sistematik yedeklemesini yapmak, - Bölüm öğrenci sayıları başarı durumları ve mezun sayılarını tespit etmek. HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN ADI SOYADI GÖREVİ İMZA Mehmet ÇAVDAR Fakülte Sekreteri Prof. Dr. Zeynep TÜRK Dekan V. Prof. Dr. Murat TÜRK Rektör Hassas Görev Tespit Formu
T.C. Doküman Birim Kodu 911 Standart/Genel Şart Kodu İlk Yayın Revizyon HGTF.001 1 2 3 4 Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatı takip etme ve uygulama Mahkeme kararlarını mevzuat istikametinde yerinde ve zamanında uygulama Fakülte Akademik Kurulu, Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etme Bütçenin hazırlanması ve yönetimi Revizyon İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ DEKANLIĞI - Hak kaybı - Yanlış işlem - Kaynak israfı - Tenkit -Soruşturma - Yasalara uymama - İdarenin itibar kaybı - Kurulların ve idari işlerin - Hak kaybı - Bütçe açığı Kontroller/ Tedbirler - İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalışmalar tamamlanmalı - Mahkeme kararları mevzuat istikametinde yerinde ve zamanında uygulanmalı -Zamanında kurullara başkanlık edilmeli - Hazırlayan kişi bilinçli hareket etmeli, gelecek yıllarda oluşacak harcamaları öngörebilmeli Sorumlu Personel Tüm Personel Tüm Personel Prof. Dr. Zeynep TÜRK Prof. Dr. Zeynep TÜRK 5 Kadro talep ve çalışmaları -Planlı ve programlı bir şekilde yürütülmeli Prof. Dr. Zeynep TÜRK
Doküman HGTF.002 Birim Kodu 911 T.C. Standart/Ge nel Şart Kodu İlk Yayın Revizyon Revizyon İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTE SEKRETERLİĞİ 6 7 Görevden ayrılan personelin yerine görevlendirme yapma Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu kararlarının yazılması -n - Zaman kaybı Kontroller/ Tedbirler - Birimler arası koordinasyon ve görevlendirmeler zamanında - Görev zamanında yerine getirilmeli Sorumlu Personel Fak. Sek. Mehmet ÇAVDAR Fak. Sek. Mehmet ÇAVDAR 8 Bütçenin hazırlanması ve yönetimi - Bütçe açığı - Hazırlayan kişi bilinçli olmalı, gelecek yıllarda oluşacak harcamaları öngörebilmeli Fak. Sek. Mehmet ÇAVDAR 9 Gizli yazıların hazırlanması -İtibar kaybı -Güven kaybı - Gizliliğe riayet edilmeli Fak. Sek. Mehmet ÇAVDAR
T.C. Doküman Birim Kodu Standart/Genel Şart Kodu İlk Yayın Revizyon Revizyon HGTF.003 911 İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ BÖLÜM BAŞKANLIKLARI 10 11 Ders programı ve görevlendirmele rinin adil, objektif ve öğretim elemanlarının bilim alanlarına uygun olmalı Bölüm faaliyet, stratejik plan, performans kriterleri hazırlanmalı -Eğitimöğretimin -Öğrenci hak kaybı- Kurumsal hedeflerin yerine getirileme mesi - Kurumsal hedeflere ulaşılama ması -Verim düşüklüğ ü Kontroller/ Tedbirler -Akademik kurul toplantıları düzenli olarak, -Öğretim elemanları arasında koordinasyon -Bölüm akademik kurulları zamanında toplanmalı -Dönem ve eğitim yılı ile gerekli iş bölümü ve güncelleme paylaşımı Sorumlu Personel (İktisat (İşletme M. Yüksel AVCILAR (İktisat (İşletme
12 13 Raporlu ve izinli öğrencilerin durumlarını değerlendirme Ek ders ödemeleri ile belgeleri zamanında Dekanlığa ulaştırma -Eğitimöğretimin -Öğrenci hak kaybı -Ek ders ödemeleri nin -Gereksiz ödeme cezalarına maruz kalınması - İlgili evrak ve yazışmaların zamanında iletilmesi -Rapor ve izinlerin gereği yerine getirilmeli - Ek ders ödemeleriyle bilgi, belge ve evraklar zamanında değerlendirilip, tanzim edilmeli birime iletilmesini ve bunun için gerekli koordinasyon M. Yüksel AVCILAR (İktisat (İşletme M.Yüksel AVCILAR (İktisat (İşletme M. Yüksel AVCILAR
14 15 Lisansüstü programların düzenli şekilde yürütülmesi Öğrenci danışmanlık hizmetlerini yapma ve öğrencilerle toplantılar düzenleme -Güven ve itibar kaybı -Başarı kaybıterc ih edilme konusund a geriye düşme -Eğitim hedeflerine ulaşamama -Bireysel sorunların artması - Motivasyo n eksikliği -Enstitü ve idari birimlerle iş birliği içerisinde gerekli koordinasyon -Danışmanlık hizmetlerinin koordine edilmeli -Periyodik olarak toplantı, seminer ve faaliyetlerin yapılmasını sağlamalı (İktisat (İşletme M.Yüksel AVCILAR (İktisat (İşletme M.Yüksel AVCILAR
16 17 Sınav programlarının hazırlanması Bilimsel toplantılar düzenleme, bölümün bilimsel araştırma ve yayın gücünü artırıcı teşvikte bulunma -Öğrenci hak kaybı- Eğitim ve öğretimin - Kurumsal hedeflere ulaşmada sorunlar yaşanmas ı - Kurumsal monotonl uk - Araştırma boyutund a yetersizli k ve zayıflık -Öğretim elemanlarıyla gerekli toplantılar -Sınav programının zamanında yapılması ve uygulanması denetlenmeli -Sempozyum, konferans ve panel gibi faaliyetler düzenlenmeli -Yayın yapma ile bilgilendirme -Gerekli maddi kaynağın bulunması için üst birimi haberdar edilmeli (İktisat (İşletme M.Yüksel AVCILAR (İktisat (İşletme M.Yüksel AVCILAR
Doküman HGTF.004 18 19 T.C. Birim Kodu 911 Standart/Genel Şart Kodu İlk Yayın Revizyon Revizyon İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ DEKANLIĞI TAHAKKUK BİRİMİ Maaş hazırlamasında özlük haklarını zamanında temin etme Maaş hazırlama sırasında kişilerden kesilen kesintilerin doğru ve eksiksiz yapılması oluşması -Kamu ve kişi zararı açma riski Kontroller / Tedbirler -Birimler arası koordinasy on -Birimler arası koordinasy on ve bilinçli hareket edilmeli Sorumlu Personel Bil.İşl. Yusuf Buğra Bil.İşl. Yusuf Buğra -Lisans/ Önlisans mezunu -Görevle mevzuata hâkim uzmanlık. -Görevle mevzuata hâkim Uzmanlık. 20 Ödeme emri belgesi düzenlemesi -Kamu zararına sebebiyet verme riski -Kontroller doğru Bil.İşl. Yusuf Buğra 21 22 SGK na elektronik ortamda gönderilen keseneklerin doğru, eksiksiz ve zamanında iletimi Doğum ve ölüm yardımlarını tahakkuk evraklarını hazırlama -Kamu zararına sebebiyet verme riski -Kişi başı bir asgari ücret cezası -Kişi zararına sebebiyet verme -Kaç ay ya da yıl verilmediyse o kadar kişiye ödeme yapma -Hata kabul edilemez -Birimler arası koordinasy on -Bilinçli hareket edilmeli Bil.İşl. Yusuf Buğra Bil.İşl. Yusuf Buğra
Doküman HGTF.005 T.C. Birim Kodu 911 Standart/Genel Şart Kodu İlk Yayın Revizyon Revizyon İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ DEKANLIK ÖZLÜK İŞLERİ 23 Öğretim elemanlarının görev süresi uzatımı işlemleri Kontroller/ Tedbirler -Takip işlemleri yasal süre içerisinde Sorumlu Personel Bil. İşl. Gurbet Lisans/ Önlisans mezunu -Görevle mevzuata hâkim Uzmanlık. 24 Akademik personel ayırma/ilişik kesme işlemleri -Takip işlemleri yasal süre içerisinde Bil. İşl. Gurbet 25 Fakülte kadrosunda olan akademik personelin SGK tescil işlemleri -Takip işlemleri yasal süre içerisinde Bil. İşl. Gurbet 26 Süreli yazıları takip etmek -Takip işlemleri yasal süre içerisinde Bil. İşl. Gurbet
Doküman HGTF.006 T.C. Birim Kodu 911 Standart/Genel Şart Kodu İlk Yayın Revizyon Revizyon İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ DEKANLIK TAŞINIR KAYIT VE KONTROL BİRİMİ 27 28 29 30 Taşınır malların ölçerek sayarak teslim alınması depoya yerleştirilmesi Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini oluşturmak Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve -Mali kayıp -Menfaat sağlama -Yolsuzluk -Kamu zararına sebebiyet verme - Kamu zararına sebebiyet verme - Kamu zararına sebebiyet verme Kontroller/ Tedbirler -Kontroller ehil kişilerce -Kontroller ehil kişilerce -İşlem basamaklarına uygun hareket edilmeli -Taşınırların giriş ve çıkış işlemleri bekletilmeden anında - Gerekli belge ve cetveller düzenli tutulmalı -Kontrollerin doğru -Gerekli tedbirler alınarak taşınırlar emniyete alınmalı Sorumlu Personel Bil. İşl. Ender ŞİMŞEK Bil. İşl. Ender ŞİMŞEK Bil. İşl. Ender ŞİMŞEK Bil. İşl. Ender -Lisans/ Önlisans mezunu -Görevle mevzuata hâkim Uzmanlık. -Görevle mevzuata hâkim Uzmanlık. -Görevle mevzuata hâkim Uzmanlık.
benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak ŞİMŞEK 31 32 Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak -İşin yapılmasına engel olma -İş yapmama durumu -Mali Kayıp -Stok kontrolü belirli aralıklarla -Hazırlayan kişinin bilinçli olmalı -Birimdeki tüm taşınırların kayıtlı olduğundan emin olunmalı Bil. İşl. Ender ŞİMŞEK Bil. İşl. Ender ŞİMŞEK özen. özen. 33 Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak - Kamu zararına sebebiyet verme -İtibar kaybı -İhtiyaçlar bilinçli bir şekilde belirlenmeli Bil. İşl. Ender ŞİMŞEK özen.
T.C. Doküman Birim Kodu Standart/Genel Şart Kodu İlk Yayın Revizyon Revizyon HGTF.007 911 İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ DEKANLIK YAZI İŞLERİ 34 35 36 37 38 Yapılacak toplantıların gündemlerini zamanında öğretim üyelerine bildirmek Fakülte her türlü bilgi ve belgeyi korumak ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek Öğrenci disiplin işlemlerini takip edip, yerlere bilgi vermek Gelen giden evrakları titizlikle takip edip dağıtımını zimmetle yapmak Öğrencilerle her türlü belgeyi zamanında göndermek -Toplantıların -Aranan bilgi ve belgeye ulaşılamaması -Yasalara uymama -Düzenin bozulması -İşlerin Kontroller/ Tedbirler -İş akışında titizlik -Yapılan işin önemine dair idrak gözden geçirilmeli -Takip işlemleri yasal süre içerisinde -Evrakların takibi -İşler zamanında Sorumlu Personel Bil. İşl. Gurbet Bil. İşl. Gurbet Bil. İşl. Gurbet Bil. İşl. Gurbet Bil. İşl. Gurbet -Lisans/ Önlisans mezunu olma. titizlik.
T.C. Doküman Birim Kodu Standart/Genel Şart Kodu İlk Yayın Revizyon Revizyon HGTF.008 911 İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ BÖLÜM SEKRETERLİĞİ 39 40 41 Bölüm ile yazışmaların zamanında yapılması Bölüm kurulu çağrılarının yapılması, kurul kararlarının yazılması ve lere tebliğ edilmesi Bölüm Başkanlığı demirbaş eşyasına sahip çıkmak -Karışıklığa sebebiyet verme -Kurul toplantılarının - Kamu zararına sebebiyet verme Kontroller/ Tedbirler -Bölüm içi koordinasyon -Bölüm içi koordinasyon -Bölüm içi koordinasyon Sorumlu Personel -Bil. İşl. Döne YILMAZ (Ekonometri Böl. Sek.) Sistemleri Böl. Sek) -Bil.İşl. Fatma KARAKURT Lojistik Böl.Sek.) -Bil.İşl.Muharrem KURT K.Yönetimi Böl.Sek -Bil.İşl.Mustafa ERDAL (İşletme Böl. Sek.) -Bil.İşl.Semra GÖKÇE (İktisat Böl. Sek.) -Bil. İşl. Döne YILMAZ (Ekonometri Böl. Sek.) Sistemleri Böl. Sek) -Bil.İşl. Fatma KARAKURT Lojistik Böl.Sek.) -Bil.İşl.Muharrem KURT K.Yönetimi Böl.Sek -Bil.İşl.Mustafa ERDAL (İşletme Böl. Sek.) -Bil.İşl.Semra GÖKÇE (İktisat Böl. Sek.) -Bil. İşl. Döne YILMAZ (Ekonometri Böl. Sek.) Sistemleri Böl. Sek) -Bil.İşl. Fatma KARAKURT Lojistik Böl.Sek.) -Bil.İşl.Muharrem KURT K.Yönetimi Böl.Sek -Lisans/ Önlisans mezunu olma. titizlik. özen.
42 43 44 Bölüm Başkanlığına ait resmî belgelerin muhafazası ve bölümle evrakların arşivlenmesi Eğitim - Öğretim ile haftalık ders programı ve sınav programının zamanında yapılmasına yardımcı olmak Bölüm öğrenci sayıları ve mezun sayılarının yapılması - Kamu zararına sebebiyet verme -Programların eksik hazırlanması -İstatistiksel veri eksikliği -Hata kabul edilemez -Hazırlayan kişi bilinçli olmalı -Gelecek yıllarda oluşacak kayıp önlenmeli -Bölüm içi veriler doğru girilmeli -Bil.İşl.Mustafa ERDAL (İşletme Böl. Sek.) -Bil.İşl.Semra GÖKÇE (İktisat Böl. Sek.) -Bil. İşl. Döne YILMAZ (Ekonometri Böl. Sek.) Sistemleri Böl. Sek) -Bil.İşl. Fatma KARAKURT Lojistik Böl.Sek.) -Bil.İşl.Muharrem KURT K.Yönetimi Böl.Sek -Bil.İşl.Mustafa ERDAL (İşletme Böl. Sek.) -Bil.İşl.Semra GÖKÇE (İktisat Böl. Sek.) -Bil. İşl. Döne YILMAZ (Ekonometri Böl. Sek.) Sistemleri Böl. Sek) -Bil.İşl. Fatma KARAKURT Lojistik Böl.Sek.) -Bil.İşl.Muharrem KURT K.Yönetimi Böl.Sek -Bil.İşl.Mustafa ERDAL (İşletme Böl. Sek.) -Bil.İşl.Semra GÖKÇE (İktisat Böl. Sek.) -Bil. İşl. Döne YILMAZ (Ekonometri Böl. Sek.) Sistemleri Böl. Sek) -Bil.İşl. Fatma KARAKURT Lojistik Böl.Sek.) -Bil.İşl.Muharrem KURT K.Yönetimi Böl.Sek -Bil.İşl.Mustafa ERDAL (İşletme Böl. Sek.) -Bil.İşl.Semra GÖKÇE (İktisat Böl. Sek.)