Revizyon Takip Tablosu No Tarih Açıklama Sayfa No 1 30/11/2017 İlk Yayın ---
Gaziantep Mesleki Yeterlilik Sınav Belgelendirme ve Danışmanlık A.Ş., Kalite Yönetim Sisteminin tamamında bundan sonra GASBEM A.Ş. olarak anılacaktır. GASBEM A.Ş. Kalite El Kitabı (KEK) TS EN ISO/IEC 17024 standardının maddeleri ile uyumlu olarak hazırlanmıştır. BÖLÜM BÖLÜM ADI NO 0 GİRİŞ 1 KAPSAM 2 Atıf Yapılan Standard ve/veya Dokümanlar 3 Terimler ve Tarifeler 3.1 Belgelendirme Prosesi 3.2 Belgelendirme Programı 3.3 Belgelendirme Şartları 3.4 Program Sahibi 3.5. Belge 3.6 Yeterlilik 3.7 Nitelik 3.8 Değerlendirme 3.9 Sınavlar 3.10 Sınav Yapan 3.11 Personel 3.12 Başvuru Sahibi 3.13 Aday 3.14 Tarafsızlık 3.15 Adil Olma 3.16 Geçerlilik 3.17 Güvenilirlik 3.18 İtiraz 3.19 Şikayet 3.20 Gözetim 4 TANIMLAR 4.1 Yasal Hususlar 4.2 Belgelendirme Kararına İlişkin Sorumluluk 4.3 Tarafsızlığın Yönetimi 4.4 Finans ve Yükümlülükler 5 YAPISAL ŞARTLAR 5.1 Yönetim ve Organizasyon Yapısı 5.2 Eğitim Açısından Belgelendirme Kuruluşunun Yapısı 6 KAYNAK ŞARTLARI 6.1 Genel Personel Şartları 6.2 Belgelendirme Faaliyetlerinde Yer Alan Personel 6.2.1 Genel 6.2.2 Sınav Yapanlar İçin Şartlar
6.2.3 Değerlendirmede Yer Alan Diğer Personel İçin Şartlar 6.3 Dış Kaynak Kullanımı (Taşeron Kullanımı) 6.4 Diğer Kaynaklar 7 KAYITLAR ve BİLGİLERE İLİŞKİN KAYITLAR 7.1 Başvuru Sahipleri, Adaylar ve Belgelendirilmiş Kişilere İlişkin Kayıtlar 7.2 Kamuya Açık Bilgi 7.3 Gizlilik 7.4 Güvenlik 8 BELGELENDİRME PROGRAMLARI 9. BELGELENDİRME PROSESİ ŞARTLARI 9.1 Başvuru Prosesi 9.2 Değerlendirme Prosesi 9.3 Sınav Prosesi 9.4 Belgelendirme Kararı 9.5 Belgenin Askıya Alınması, İptal Edilmesi veya Kapsamının Daraltılması 9.6 Yeniden Belgelendirme Prosesi 9.7 Belge, Logo, İşaret Kullanımı 9.8 Belgelendirme Kararına İlişkin İtirazlar 9.9 Şikayetler 10 YÖNETİM SİSTEM ŞARTLARI 10.1 Genel 10.2 GENEL YÖNETİM SİSTEM ŞARTLARI 10.2.1 Genel 10.2.2 Yönetim Sistemi Dokümantasyonu 10.2.3 Dokümanların Kontrolü 10.2.4 Kayıtların Kontrolü 10.2.5 Yönetimin Gözden Geçirilmesi 10.2.5.1 Genel 10.2.5.2 Gözden Geçirmenin Girdileri 10.2.5.3 Gözden Geçirmenin Çıktıları 10.2.6 İç Tetkikler 10.2.7 Düzeltici Faaliyetler 10.2.8 Önleyici Faaliyetler
0. GİRİŞ GASBEM A.Ş... 1. KAPSAM GASBEM A.Ş. nin amacı kapsam içerisinde yer alan meslekler dahilinde çalışan ve/veya çalışmak isteyen bireyleri ulusal yeterlilikler çerçevesinde bağımsız, adil, eşit ve tarafsız bir şekilde ölçme ve değerlendirme süreçlerinden geçirerek belgelendirmektir. TS EN ISO/IEC 17024 Standardı ve 15/10/2015 Tarih ve 29503 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği ne uygun olarak aşağıda belirtilen kapsamlarda ölçme ve değerlendirme faaliyeti yürütülmektedir. Meslek İsmi Seviye UY Referans Kodu 2. ATIF YAPILAN STANDART VE/VEYA DOKÜMANLAR TS EN ISO / IEC 17024 Standardı R10.04.12.0 Uygunluk Değerlendirme Kuruluşlarının Akreditasyon Rehberi R10.14 Uygunluk Değerlendirme Programlarının Değerlendirilmesi R30.01.06.0 Personel Belgelendirme Kuruluşları Akreditasyon Rehberi R30.03 ISO/IEC 17024:2012 -Madde 8 in Uygulanması ile ilgili ISO/CASCO Kılavuzu Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği Teorik ve Performansa Dayalı Sınavlar için Kamera Kayıt Rehberi Teorik ve Performansa Dayalı Sınavlar için Uygulama Rehberi Sıra No Meslek İsmi Seviye UMS Referans Kodu UY Referans Kodu
3. TERİMLER VE TARİFELER TS EN ISO/IEC 17024 Standardında verilen Terimler ve Tarifler uygulanır. Bunların dışında kullanılan diğer Terimler ve Tarifler aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. AYÇ KYS MYK TÜRKAK GASBEM A.Ş. UMS UY UYÇ Avrupa Yeterlilikler Çerçevesi Kalite Yönetim Sistemi Mesleki Yeterlilik Kurumu Türk Akreditasyon Kurumu Gaziantep Mesleki Yeterlilik Sınav Belgelendirme ve Danışmanlık A.Ş. Ulusal Meslek Standardı Ulusal Yeterlilik Ulusal Yeterlilikler Çerçevesi 3.1. BELGELENDİRME PROSESİ GASBEM A.Ş. ye kapsam içerisinde yer alan mesleklerde belgelendirme için başvuracak olan bireylere ve/veya bireyler adına tüzel kişiliklere; başvuru şekli ve süreci, sınavın uygulanması ve değerlendirilmesi, sınavda uyulması gereken kuralları, belgelendirme kararı, belgenin geçerlilik süresi, gözetim sıklığı, belgenin iptali ve sınav ücretleriyle ilgili usul ve esasları gerçekleştirmeyi amaçlayan programdır. 3.2. BELGELENDİRME PROGRAMI GASBEM A.Ş. ye belgelendirme için başvuru yapan aday; meslek alanına ilişkin Ulusal Yeterlilik kapsamında teorik ve/veya performans sınavına dayalı ölçme ve değerlendirme sürecine tabi tutulacaktır. Söz konusu süreç, belgelendirme programlarına ilişkin prosedürler kapsamında uygulanmaktadır. 3.3. BELGELENDİRME ŞARTLARI Belgelendirmeyi oluşturmak veya sürdürmek için yerine getirilmesi gereken, program şartları dahil belirtilmiş şartlardır. 3.4. PROGRAM SAHİBİ Belgelendirme programının sahibi GASBEM A.Ş. dir.
3.5. BELGE Belge almak isteyen bireylerin GASBEM A.Ş. belgelendirme şartlarını (Madde3.3) yerine getirdiğini gösteren ve belgelendirme kararına istinaden MYK tarafından düzenlenen dokümandır. 3.6. YETERLİLİK İstenilen sonuçlara ulaşmak için bilgi birikimi ve becerileri uygulama yeteneğidir. 3.7. NİTELİK Uygulanabilirliği olduğunda kanıtlanmış eğitim, öğretim ve iş tecrübesidir. 3.8. DEĞERLENDİRME Bir kişinin GASBEM A.Ş. belgelendirme programının (Madde 3.2) şartlarını yerine getirme durumunu değerlendirme prosesidir. 3.9. SINAV GASBEM A.Ş. de değerlendirmenin (Madde 3.8) bir parçasını oluşturan ve belgelendirme programında, ulusal yeterliliklerde (Madde 3.2) tanımlandığı şekilde teorik, performans ve portfolyo sunumuna dayalı metotlardan bir veya bir kaçıyla bir adayın (Madde 3.14) yeterliliğini ölçen mekanizmadır. 3.10. SINAV YAPAN Mesleki hüküm gerektiren bir sınavı (Madde 3.9) yapacak ve notunu belirleyecek yeterliliğe sahip kişidir. 3.11. SINAV GÖZETMENİ GASBEM A.Ş. tarafından yetkilendirilen ve sınavı (Madde 3.9) yöneten veya gözeten ancak adayın (Madde 3.14) yeterliliğini (Madde 3.6) değerlendirmeyen kişidir. 3.12. PERSONEL GASBEM A.Ş. nin belgelendirme faaliyetlerini yürüten iç ve dış kaynaklı kişilerdir. 3.13. BAŞVURU SAHİBİ GASBEM A.Ş. kapsamındaki mesleklerde belge almak için F.22 Personel Belgelendirme Başvuru Formunu dolduran ve ekleriyle değerlendirilmek üzere GASBEM A.Ş. ye teslim eden kişidir.
3.14. ADAY F.22 Personel Belgelendirme Başvuru Formu ve ekleri GASBEM A.Ş. tarafından uygun bulunan ve sınava alınmak üzere başvurusu kabul edilen kişidir. 3.15. TARAFSIZLIK Taraflar arasında çıkar çatışmalarının olmaması veya olması halinde bunların GASBEM A.Ş. nin belgelendirme faaliyetlerini olumsuz olarak etkilemeyecek bir şekilde çözümlenmesidir. GASBEM A.Ş. bu süreci koruma altına almak üzere Tarafsızlık Komitesi kurarak yetkilendirmiştir. 3.16. ADİL OLMA GASBEM A.Ş. nin belgelendirme faaliyetlerinde her bir bireye fırsat eşitliği sağlanmasıdır. 3.17. GEÇERLİLİK Değerlendirmenin, (Madde 3.8) ulusal yeterlilikler ve bu yeterliliklere göre oluşturulmuş belgelendirme programı (Madde 3.2) tarafından istenilenleri ölçtüğünün kanıtıdır. 3.18. GÜVENİLİRLİK Farklı sınav yerleri ve farklı değerlendiriciler (Madde 3.10) arasındaki sınav (Madde 3.9) notlarının tutarlılığı. 3.19. İTİRAZ GASBEM A.Ş. belgelendirme sürecine katılım için; başvuru yapmak isteyen birey, aday ve/veya belgelendirilmiş bir kişi, belgelendirme ile ilgili olarak alınan olumsuz bir kararın tekrar dikkate alınması yönündeki talebidir. 3.20. ŞİKAYET Herhangi bir kuruluş ve/veya kişi tarafından GASBEM A.Ş. ye yapılan, faaliyetleri ile veya yararlanıcılardan herhangi biri ile ilgili düzeltici faaliyetler için yapılan müracaatın dışındaki uygunluk değerlendirme talebidir. 3.21. İLGİLİ TARAF GASBEM A.Ş. nin faaliyetlerinden ve/veya belgelendirişmiş kişi faaliyetlerinden etkilenen gerçek ve tüzel kişidir.
3.22. GÖZETİM Belgelendirilmiş kişinin performansının, ulusal yeterliliklere göre hazırlanmış olan belgelendirme programına uygunluğunun sürdürüldüğünü güvence altına almak amacıyla belgelendirme dönemi içerisinde periyodik olarak izlenmesidir 4. GENEL ŞARTLAR 4.1. YASAL HUSUSLAR GASBEM A.Ş. nin ana faaliyet konusu kapsam içerisinde yer alan meslekler dahilinde çalışan ve/veya çalışmak isteyen bireyleri ulusal yeterlilikler çerçevesinde bağımsız, adil, eşit ve tarafsız bir şekilde ölçme ve değerlendirme süreçlerinden geçirerek belgelendirmektir. Belgelendirme hizmetleri için ihtiyaç duyulan personel GASBEM A.Ş. kadrosundan ya da ihtiyaç duyulması halinde dış kaynaklardan temin edilir. İlgili personellerin seçiminde, TS EN ISO/IEC 17024:2012 Standardına ve ilgili Ulusal Yeterliliklerdeki kriterlere uygunluğunu dikkate alır ve tüm personelden Kadrolu Personel Gizlilik Beyanı veya Sözleşmeli Personel Gizlilik Beyanı alır. Organizasyon şemasında yer alan tüm personel ve komiteler için görev tanımları yapılmıştır. F.14 Sözleşmeli Personel Gizlilik Beyanı F.15 Kadrolu Personel Gizlilik Beyanı L.04 Personel Listesi GT.01 GT.11 Görev Tanımları 4.2. BELGELENDİRME KARARINA İLİŞKİN SORUMLULUK GASBEM A.Ş. başvuruların kabulü ve değerlendirilmesi, sınavların gerçekleştirilmesi, belgelendirme kararı, belge sürdürme, belge yenileme, belgenin kapsamını daraltma ve genişletme, belgeyi askıya alma ve belgeyi geri çekme aşamalarından sadece kendisi sorumludur. Bu sorumluluk, kalite yönetim sistemi dokümanlarıyla desteklenmektedir. 4.3. TARAFSIZLIĞIN YÖNETİMİ GASBEM A.Ş. tarafsızlığı yönetmek ve belgelendirme faaliyetlerinin tarafsız bir şekilde yürütüldüğünü güvence altına almak üzere bağımsız bir Tarafsızlık Komitesi oluşturmuş ve yetkilendirmiştir. Belgelendirme konusunda tarafsız ve adil olabilmek için ilgili Gizlilik Beyan ları Yönetim Kurulu Üyeleri, Komiteler ve diğer personel tarafından imzalanmış, anlaşılması sağlanmıştır.
Tarafsızlık Komitesi üyelerinin görev, yetki ve sorumlulukları ilgili görev tanımlarında belirtilmiş ve Komite üyeleri GASBEM A.Ş. tarafından belirlenerek yetkilendirilmiştir. GASBEM A.Ş., belgelendirme faaliyetleri sırasında başvuru sahiplerine, adaylara ve belgelendirilmiş kişilere karşı tarafsız ve adil olmayı sağlamak için prosedürler oluşturmuştur. Belgelendirme faaliyetleri kapsamındaki politikalar, prosedürler ve kurallar tüm başvuru sahipleri, adaylar ve belgelendirilmiş kişilere karşı adil davranılmasını sağlayacak şekilde yapılandırılmış, olası risklerin nasıl bertaraf edileceğine dair düzeltici ve/veya önleyici faaliyetler prosedürünü tanımlamıştır. GASBEM A.Ş., tarafsızlığın yönetiminden kendisi sorumludur. Yönetim kurulu yasal ve MYK şartları doğrultusunda Tarafsızlık Komitesi nin aldığı kararlara uymak zorundadır. Ticari, mali ve diğer baskılara karşı tarafsızlığı tehlikeye sokacak durumlar ve izlenecek düzeltici faaliyetler Risk Analizi Tablosu ile belirlenmiştir. İlgili dokümanlar: F.14 Sözleşmeli Personel Gizlilik Beyanı F.15 Kadrolu Personel Gizlilik Beyanı PR.10 Tarafsızlık Yönetimi Prosedürü GT.10 Tarafsızlık Komitesi Görev Tanımı 4.4. FİNANS VE YÜKÜMLÜLÜK GASBEM A.Ş. üst yönetimi belgelendirme şartlarını karşılayacak her türlü ekipman, donanım, personel, yazılım, kırtasiye vb. ihtiyaçları karşılamayı taahhüt eder. Finans Sorumlusu ile şirketin finansal işlemleri yürütülmekte olup ayrıca konusunda uzman bir mali müşavirlik firması tarafından mali konularda denetlenmektedir. 5. YAPISAL ŞARTLAR 5.1. YÖNETİM VE ORGANİZASYON YAPISI
GASBEM GAZİANTEP MESLEKİ YETERLİLİK SINAV BELGELENDİRME VE DANIŞMANLIK A.Ş. ORGANİZASYON ŞEMASI BELGELENDİRME SORUMLUSU BELGELENDİRME ASİSTANI KALİTE YÖNETİCİSİ FİNANS SORUMLUSU ŞİRKET MÜDÜRÜ BİLGİ İŞLEM SORUMLUSU TARAFSIZLIK KOMİTESİ KARAR VERİCİ/İÇ DOĞRULAYICI METAL SEKTÖRÜ DEĞERLENDİRİCİ GASBEM A.Ş. YÖNETİM KURULU İTİRAZ VE ŞİKAYET KOMİTESİ KARAR VERİCİ/İÇ DOĞRULAYICI MAKİNE SEKTÖRÜ DEĞERLENDİRİCİ DEĞERLENDİRİCİ KARAR VERİCİ/İÇ DOĞRULAYICI TEKSTİL SEKTÖRÜ DEĞERLENDİRİCİ DEĞERLENDİRİCİ METAL SEKTÖRÜ PROGRAM KOMİTELERİ MAKİNE SEKTÖRÜ TEKSTİL SEKTÖRÜ
GASBEM A.Ş., başvuru sahiplerine, adaylara ve belgelendirilmiş kimselere karşı tarafsızdır. Tarafsızlığın sağlanması için organizasyon yapısı içerisinde bağımsız Şikayet ve İtiraz Komitesi ve Tarafsızlık Komitesi ni GASBEM A.Ş. çalışanı olmayan kişilerden oluşturmuştur. Organizasyon şeması ve tam zamanlı / sözleşmeli çalışanlarının görev, yetki ve sorumlulukları Görev Tanımlarında (GT), meslek alanlarına ait Ulusal Yeterlilikler baz alınarak belirlenmiştir. Belgelendirme sürecinde yetkilendirilen kişiler, meslek alanları kapsamında yeterli sayıda olup akademik ve alan çalışmaları konusunda yetkinliği kanıtlamış meslek mensupları ve akademisyenlerden oluşur. Söz konusu kişilerin yeterlilikleri, özgeçmişleri ile kayıt altına alınır. Her bir personel için ayrı bir dosya tutulmaktadır. GASBEM A.Ş., bünyesinde kadrolu ve sözleşmeli olarak çalışanlar Sözleşmeli Gizlilik Beyanı ve/veya Kadrolu Gizlilik Beyanı imzalar. Bahse konu form kapsamında çalışanlar; yansız, objektif, adil ve gizlilik kuralları baz alınarak belgelendirme faaliyetlerini sürdüreceklerini taahhüt ederler. Ayrıca kadrolu ve sözleşmeli olarak istihdam edilen çalışanlar ile iş sözleşmeleri imzalanmıştır. Personele ilgili Görev Tanımları teslim edilmektedir. Kadrolu ve sözleşmeli olarak istihdam edilen çalışanların Unvan, Raporlama yaptığı birim ve/veya yönetici, Nitelik, Görev ve Yetkileri sistemin geçerliliği açısından gerekli olan tüm bilgileri, Görev Tanımlarında (GT) tanımlanmıştır. Ayrıca çalışanların tanımlanan görevlendirmelere uygunluğu, özgeçmişler ile desteklenmektedir. Belgelendirme işlemlerinde görev alan personelin performans değerlendirmeleri de uygun aralıklarla yapılmak suretiyle ilgililerin dosyalarına eklenmektedir. Her personel ile ilgili nitelikleri Görev Tanımlarında belirlenmiş ve personel ile ilgili dokümanları her personel için ayrı bir dosyada güncel olarak saklamaktadır. Tüm kayıtlar güncellenmektedir. 5.2. EĞİTİM AÇISINDAN BELGELEDİRME KURULUŞUNUN YAPISI GASBEM A.Ş. ana faaliyet konusu olan personel değerlendirme ve belgelendirme işlemlerini, gizlilik ve tarafsızlık çerçevesinde gerçekleştirir. Tarafsızlığın tehlikeye girebileceği durumlar yaratmamak için bir eğitimin tamamlanmasını belgelendirme programının ön şartı olarak sunmaz. Eğitim verme/sağlama teklifinde bulunmaz.
6. KAYNAK ŞARTLARI 6.1. GENEL PERSONEL ŞARTLARI GASBEM A.Ş. belgelendirme faaliyetlerini gerçekleştirmek üzere gerekli yeterliliğe sahip ve yeterli sayıda personel ve komitelere sahiptir. Görev Tanımlarında tüm personel ve yetkinliği açıklanmıştır. Tüm personelin ve komitelerin görev ve sorumluluklarını belirleyen dokümanlar, erişime açık, hazır ve güncel olarak bulundurulmaktadır. Belgelendirme faaliyetlerinde görevlendirdiği personelinin niteliklerini, eğitim bilgilerini, tecrübelerini, mesleklerini, yeterliliğini ve belgelendirme faaliyetlerine karşı olabilecek/olan çıkar çatışmaları kayıtlarını kayıt altına alır. GASBEM A.Ş. belgelendirme faaliyetlerinde yer alan personeline yasal zorunluluklar, başvuru sahibi, aday ve belgelendirilmiş kişi tarafından yetkilendirilmedikçe elde ettiği veya oluşturduğu tüm bilgileri gizli tutacağına karşı Gizlilik Beyanı nı imzalatır ve gizliğin sağlanmasını güvence altına alır. Personel belgelendirme faaliyetlerinde tarafsızlığı tehlikeye düşürebilecek, geçmişte ve/veya halen sürmekte olan ticari veya diğer menfaat ilişkilerinden bağımsız olmak dahil, konulacak tüm kurallara uyulacağını kayıt altına almıştır. GASBEM A.Ş. kendi personelini, tarafsızlığı tehlikeye sokmamak için belgelendirme yapmamaktadır. 6.2. BELGELENDİRME FAALİYETLERİNDE YER ALAN PERSONEL 6.2.1. GENEL Belgelendirme faaliyetlerinde yer alan personel ile sınava tabi tutulan aday arasında çıkar ilişkisi/çatışması olmamasını garanti etmek için sınav yapacakların ve belgelendirme kararı veren personelin daha önce adayın eğitiminde bulunmamış olmasına, aday ile aynı işletmede çalışıyor/çalışmamış olmasına dikkat eder. Sınavın ve belgelendirme kararının gizliliğini ve tarafsızlığını tehlikeye düşürmeyecek uygun önlemler alınır ve dokümante edilir. 6.2.2 SINAV YAPANLAR İÇİN ŞARTLAR Değerlendiriciler, GASBEM A.Ş. belgelendirme programına ve Görev Tanımlarına uygun kapasitede, bilgi, beceri ve yetkinliğe sahiptir. Sınavlarda görev alacak uzmanların seçimi; ilgili meslek alanına ait Ulusal Yeterliliklerde belirtilen Değerlendirici Ölçütleri baz alınarak gerçekleştirilir. Ayrıca uzmanların seçiminde; ilgili belgelendirme programına ait sınav metotları ve sınav dokümanları hakkında bilgi ve becerisi olan kişiler tercih edilir. GASBEM A.Ş.; sınav ve belgelendirme süreçlerinde performans sınavı için görevlendirdiği Değerlendiricilere, gizlilik, güvenirlilik ve tarafsızlığın güvence altına alınabilmesi için Gizlilik Beyanı imzalatır. Ayrıca performans sınavlarını uygulayacak
Değerlendiricilerin adaylar ile ilgili herhangi bir akrabalık, kişisel ve ticari ilişkisi olmamasına dikkat edilir ve görevlendirmeler gerçekleştirilir. Değerlendiricilerin performansları ve hükümlerinin güvenirliliği, iç doğrulama, yazılı ve görsel kayıt ve raporlar ile kontrol edilir ve değerlendirilir. Değerlendiricilerin değerlendirilmesi Karar Vericilerin sorumluluğundadır. Değerlendirici ile aday arasında potansiyel çıkar çatışması tespit edilmesi halinde, Karar Vericiler tarafından sınavın gizliliğini ve tarafsızlığını tehlikeye sokmayacak başka bir değerlendirici Değerlendirici Havuzu ndan seçilerek atanır. PR.16 Sınav Uygulama Prosedürü GT.07 Karar Vericiler Görev Tanımı GT.08 Değerlendiriciler Görev Tanımı Uygunsuz bir durumun tespiti halinde; sınavın saklanan kayıtları, aynı niteliklere sahip başka bir Değerlendirici değerlendirilir. Bu aşamada, adayın belgelendirme süreci askıya alınır. Değerlendirmede bir uygunsuzluk ve taraflılık bulunmadığı fark edilirse, adayın belgelendirme sürecine devam edilir. Herhangi bir uygunsuzluğun tespit edilmesi halinde adayın belgelendirme süreci iptal edilir. Aynı adayın tekrar başvurusu halinde söz konusu Değerlendiriciler adayın sınavında görevlendirilmez. 6.2.3. DEĞERLENDİRMEDE YER ALAN DİĞER PERSONEL İÇİN ŞARTLAR Değerlendirme prosesinde değerlendiriciler haricinde Karar Vericiler de çalışır. Karar Verici GASBEM A.Ş. bünyesinde tam zamanlı ve/veya yarı zamanlı çalışan, belgelendirme sürecini kontrol eden, adayın belgelendirme kararını onaylayan ve ilgili meslek alanının Ulusal Yeterliliklerinde belirtilen değerlendirici ölçütlerini sağlayan çalışanlardır. 6.3. DIŞ KAYNAK KULLANIMI GASBEM A.Ş. tüm ölçme, değerlendirme ve belgelendirme faaliyetlerini kendi bünyesinde kurmuş olduğu belgelendirme prosesi ile ilgili bağlantılı işleri sınav alanı kiralama yoluyla gerçekleştirmektedir. Belgelendirme faaliyetlerini sürdüreceği dışarıdan kaynak kullandığı kuruluş arasında gizlilik ve çıkar çatışması konularını kapsayan bir sözleşme bulunmaktadır. İlgili dokümanlar: FR.24 Performans Sınav Yeri Kontrol Formu FR.25 Teorik Sınav Yeri Kontrol Formu
6.4. DİĞER KAYNAKLAR GASBEM A.Ş. belgelendirme faaliyetlerinin düzgün bir şekilde yürütülmesi için kendi bünyesinde ve dışarıdan kaynak kullanımı yoluyla sınav alanları, alet, ekipman, makine, donanım ve yazılım gibi tüm gereklilikleri sağlamıştır. Gezici sınav birimi kullanmaktadır. Dışarıdan kaynak kullanımında; ilgili firma ile GASBEM A.Ş. arasında gizlilik ve çıkar çatışmaları dahil düzenlemeleri içeren ve yasal geçerliliği olan bir sözleşme imzalanır. İlgili firmanın TS EN ISO IEC/17024:2012 Standardına ve MYK şartlarına uygunluğu kontrol edilir. İlgili dokümanlar: FR.24 Performans Sınav Yeri Kontrol Formu FR.25 Teorik Sınav Yeri Kontrol Formu 7. KAYITLARA VE BİLGİLERE İLİŞKİN ŞARTLAR 7.1 BAŞVURU SAHİPLERİ, ADAYLAR VE BELGELENDİRİLMİŞ KİŞİLERE İLİŞKİN KAYITLAR GASBEM A.Ş. de başvuru sahipleri, adaylar ve belgelendirilmiş kişilere ait kayıtlar; formlar ve listeler ile tutulur. Belgelendirme faaliyetlerinde hangi kayıtların oluşturulması gerektiği ve bu kayıtların niteliği, Kalite El Kitabı ve prosedürler ile belirlenmiştir. Kayıt altına alınan dokümanlar, sistemin şartlara uygunluğunu ve etkin operasyonun delilini sağlamaktadır. Dokümanların kayıt altına alınmasındaki amaç; geçmişe yönelik çalışmalara kaynak olması, düzeltici işlemlerin gerekliliğinin belirlenmesi, belirli bir süre için izlenebilirliğinin sağlanması ve veri analizi için istatistiksel sonuçların çıkarılmasıdır. GASBEM A.Ş. belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olarak başvuru kayıtları, sınav kayıtları, gözetim faaliyetleri, belgenin verilmesi, belgenin geçerliliğinin sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, askıya alınması açılarından belgelendirme süreçlerini etkin bir şekilde uygular ve kayıt altına alır. Tüm kayıtlar, yasalarla belirlenmiş süre boyunca saklanmak zorundadır. Ancak bir ulusal yeterlilik ile belirlenmiş daha uzun bir belge geçerlilik süresi söz konusu ise, ilgili belgelendirme faaliyeti ile ilişkili kayıtlarında saklama süresi olarak, belge geçerlilik süresi esas alınır. Bir kayıtla ilgili bunun dışında belirlenmiş daha uzun bir yasal saklama süresi var ise, yasal gerekler göz önüne alınır ve daha uzun olan saklama süresi işletilir. PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü F.02 Arşiv Saklama Formu
7.2 KAMUYA AÇIK BİLGİ GASBEM A.Ş. bilgilerin açıklanmaması gerektiği durumlar hariç; bir kişinin güncel ve geçerli bir belgelendirmeye sahip olup olmadığına, belgenin geçerlilik süresini ve bu belgelendirmenin kapsamına ilişkin bilgileri kurumsal web sayfasında doğrulamaktadır. GASBEM A.Ş. nin http://www.gasbem.com.tr internet sitesinde belgelendirme faaliyetleri ile ilgili belgelendirmenin kapsamı, sürecin genel tanıtımı yayınlanır. Ayrıca başvuru şartları, gerekli evraklar, başvuru formu, belgelendirme sürecine ait tüm dokümanlar kamuya açık halde web sitesinde yayınlanır. Kamu ile paylaşılan tüm bilgiler GASBEM A.Ş. nin sorumluluğundadır. 7.3 GİZLİLİK GASBEM A.Ş. belgelendirme faaliyetleri ile ilgili tüm bilgilerin muhafaza şeklini ve hangi bilgilerin kime, nasıl açıklanacağını prosedürler ile belirlemiş ve tüm çalışanlarını bu konuda bilgilendirerek Gizlilik Beyanı imzalatmıştır. Tüm belge ve verilerin korunması ya da açıklanması ile ilgili düzenlemeler PR.11 Gizlilik ve Güvenlik Prosedüründe açıklanmıştır. GASBEM A.Ş. başvuru sahipleri, adaylar ve belgelendirilmiş kişilerle ilgili tüm bilgi ve belgeleri gizli tutmakla ve gizlilik hükümleri içeren sözleşmeyi belgelendirme sürecinde yer alan tüm personele imzalatmakla yükümlüdür. GASBEM A.Ş. belgelendirme faaliyetleri sırasında elde ettiği bilgileri, başvuru sahiplerinin, adayların ve belgelendirilmiş kişilerin bilgilerini kanunların bu bilgileri ifşa edilmesini zorunlu kılmadığı sürece paylaşmaz. Ancak bazı durumlarda başvuru sahibinin, adayın veya belgelendirilmiş kişinin izni ile talep edilen bilgiler verilebilir. GASBEM A.Ş. yasal zorunluluklardan dolayı kişilerin gizli bilgileri verilmesi gerekiyorsa ve yasal bir engel yoksa bu durumu kişiye bildirir. PR.11 Gizlilik ve Güvenlik Prosedürü F.14 Sözleşmeli Personel Gizlilik Beyanı F.15 Kadrolu Personel Gizlilik Beyanı 7.4 GÜVENLİK GASBEM A.Ş. belgelendirme faaliyetlerinin güvenliğini sağlamak için politika ve prosedürler oluşturmuş, tüm personeli bu konularda bilgilendirmiştir. Güvenliğin sağlanması denetimler ve iç doğrulamalar ile kontrol edilmektedir. Sınav süreci, özel olarak yapılandırılmış sınav yazılımı ile güvence altına alınmıştır. Sınav yazılımına erişim, Yönetim Kurulu tarafından yetkilendirilmiş ve Gizlilik Beyanı imzalamış çalışanlar tarafından gerçekleştirilir. Sınav yazılımının yedeklemesi yine PR.11 Gizlilik ve Güvenlik Prosedürü kapsamında yapılır.
Performansa dayalı sınavlarda kullanılacak, araç, gereç ve ekipmanlar da; kullanım ömürleri baz alınarak uygun ortamlarda muhafaza edilmektedir. Teorik ve performansa dayalı sınavlar kamera ile kayıt altına alınır. PR.11 Gizlilik ve Güvenlik Prosedürü F.14 Sözleşmeli Personel Gizlilik Beyanı F.15 Kadrolu Personel Gizlilik Beyanı 8. BELGELENDİRME PROGRAMLARI GASBEM A.Ş. ye mesleki yeterlilik belgesi için başvuracak olan bireylere ve/veya onlar adına başvuru yapacak olan tüzel kişilere; başvuru şekli ve süreci, sınavın uygulanması ve değerlendirilmesi, sınavda uyulması gereken kuralları, belge onayının verilmesi, belge geçerlilik süresi ve gözetim sıklığı, belgenin iptali ve sınav ücretleriyle ilgili usul ve esasları gerçekleştirmeyi amaçlayan ve ulusal yeterliliklere dayanan bir belgelendirme programı oluşturmuştur. GASBEM A.Ş. nin belgelendirme faaliyetlerinde, personel belgelendirme kapsamında bulunan meslekler ile ilgili olarak MYK tarafından onaylanmış ve yayınlanmış olan ulusal yeterlilikler ve bu ulusal yeterliliklerde tanımlanmış olan koşullar esas alınır. Belgelendirme programında görev alacak olan değerlendiricilerin ve karar vericilerin, görev tanımları tanımlanmış ve buna göre personel seçimi yapılmıştır. Adaylar ile ilgili gereklilikler, MYK tarafından onaylanmış ve yayınlanmış olan Ulusal Yeterlilikler ve bu ulusal yeterliliklerde tanımlanmış olan koşullar esas alınır. Ulusal Yeterliliklerde zorunlu tutulmadıkça sınavlara girebilmek için ön şart olarak belirli bir eğitim programının tamamlanmış olması, çalışma süresi ve diğer kriterlerin prosedürlerle zorunlu kılınamayacağı GASBEM A.Ş. garantisi altındadır. PR.14 Başvurunun Alınması ve Değerlendirilmesi Prosedürü PR.15 Program Oluşturma Geliştirme ve Gözden Geçirme Prosedürü PR.16 Sınav Uygulama Prosedürü PR.17 Belgelendirme Yönetimi Prosedürü GT.07 Karar Vericiler Görev Tanımı GT.08 Değerlendiriciler Görev Tanımı Belgelendirme süreci; İlk belgelendirme ve yeniden belgelendirme kriterlerini, İlk belgelendirme ve yeniden belgelendirme değerlendirme yöntemlerini, Gözetim yöntemleri ve kriterlerini, Belgelendirmenin askıya alınması ve geri çekilmesi ile ilgili kriterler, Belgelendirme kapsamı veya seviyesinin değiştirilmesi için kriterler,
içermektedir. İlgili dokümanlar: PR.14 Başvurunun Alınması ve Değerlendirilmesi Prosedürü PR.15 Program Oluşturma Geliştirme ve Gözden Geçirme Prosedürü PR.16 Sınav Uygulama Prosedürü PR.17 Belgelendirme Yönetimi Prosedürü GASBEM A.Ş. belgelendirme programının geliştirilmesi ve gözden geçirilmesi için; Belgelendirme faaliyetinde yer alan tüm personeli ve komite üyelerini uzman kişiler arasından seçer, Belgelendirme programının uygulanmasında ilgili bütün tarafların menfaatlerini, herhangi bir tarafa ayrıcalık tanımadan, kurallara uygun ve adil bir biçimde temsil eder, Program Komitesi; başvurunun alınması ve değerlendirilmesi, belgelendirme kararının verilmesi, gözetim ve yeniden belgelendirme kapsamının genişletilmesi ve daraltılması süreçlerinden, belgenin ve logonun kullanımından 1. derece de sorumludur. Program Komitesi üyelerinin görev, yetki ve sorumlulukları ilgili görev tanımlarında tanımlamıştır. GASBEM A.Ş. tüm personeline gizlilik ve tarafsızlık ilkelerine uygun hareket etmeleri gerektiğini bildirmiştir. GASBEM A.Ş. belgelendirme sürecine başvuru yapan kişinin yeterliliği, meslek alanına ilişkin Ulusal Yeterlilik kapsamında teorik ve/veya performans sınavına dayalı değerlendirme sürecine tabi tutulacaktır. Söz konusu süreç, belgelendirme programlarına ilişkin prosedürler kapsamında uygulanmaktadır. Ulusal Yeterlilik de verilen kriterlere uygun olarak her meslek grubuna özel olmak suretiyle sınav şartnameleri hazırlanır. Sınav şartnameleri, belgelendirme sistemi ve süreçleri dâhilinde ilgili meslek alanına ait Ulusal Yeterliliklerde belge almak için başvuran adayların; sınav materyallerinin hazırlanmasına, sınavların uygulanması ve değerlendirilmesine, aday ve uzman sorumluluklarının belirlenmesine ilişkin esas ve usulleri belirlemeyi amaçlar. Ulusal Yeterliliklerde zorunlu tutulmadıkça sınavlara girebilmek için ön şart olarak belirli bir eğitim programının tamamlanmış olması, çalışma süresi ve diğer kriterlerin prosedürlerle zorunlu kılınamayacağı GASBEM A.Ş. garantisi altındadır. Belgelendirme süreçlerinde değişiklik olması halinde değişen şartlar hakkında taraflar bilgilendirilir. Kabul edilebilir bir süre içerisinde ilgili tüm tarafların değişen koşullara uyum sağladığına dair doğrulayıcı faaliyetlerde bulunulur. Bu doğrulama faaliyetleri Program Komitesi tarafından takip edilir. Belgelendirme programında yer alacak tüm komite üyeleri ve personel konusunda uzman kişilerden seçilmiştir. Görevleri ilgili görev tanımlarında belirtilmiştir.
Sınav ve belgelendirme süreçlerini belirli bir standartta sağlamak üzere iç doğrulama prosedürü oluşturulmuştur. Belgelendirilmiş bir kişinin belgelendirme programının şartlarına uygunluğunun izlenmesi ile belge süresi dolduktan sonra yenilenmesi ile ilgili faaliyetler ve sorumluluklar PR. 17 Belgelendirme Yönetimi Prosedürü ile açıklanmıştır. PR.15 Program Oluşturma, Geliştirme ve Gözden Geçirme Prosedürü PR.16 Sınav Uygulama Prosedürü PR.17 Belgelendirme Yönetimi Prosedürü PR.19 İç Doğrulama Prosedürü Periyodik olarak gerçekleştirilen Program Komitesi toplantıları ile belgelendirme programı sistematik bir şekilde gözden geçirilir. Bu toplantıda aşağıdaki hususlar tespit edilir: İlgili program kapsamında teorik sınav soruları ve soru listelerini, Teorik sınav soruları ve sınavlar ile ilgili veri analizi sonuçlarını, Teorik sınav sistemini, Performans sınav kontrol listelerini, Performans sınav soruları ve sınavlar ile ilgili veri analizlerini, Performans sınav sistemini, Sınav materyallerini, Sınav uygulama sonucunda çıkan olumlu/olumsuz sonuçları, Sınav senaryolarını, Sınav işletme talimatlarını, Sınav uygulayıcılarının yetkinliklerini, görev tanımlarını ve performans değerlendirme sonuçlarını, İlgili meslek standardı, ulusal yeterlilik ve pazar şartlarının sınavlara etkisini, İlave diğer kriterleri, Program Komitesi toplantılarına, gerek görülmesi halinde konularında tecrübeli uzmanları davet edilir ve aşağıdaki hususlar tespit edilir: Belgelendirme programını gözden geçirme Ulusal Yeterliliklerde tespit edilen eksiklikler yada geliştirilmesi öngörülen konular hakkında MYK Sektör Komitesini uyarma ve programın geliştirilmesine katkıda bulunma Belgelendirme programlarında meydana gelen değişikliklerin geçerli kılınması çalışmalarına destek verme GASBEM A.Ş. sürdürdüğü belgelendirme sürecinin her aşamasının sahibidir ve tüm sorumluluğu almıştır.
9. BELGELENDİRME PROSESİ ŞARTLARI 9.1 BAŞVURU PROSESİ GASBEM A.Ş. mesleki yeterlilik belgesi için başvuracak olan bireylere ve/veya tüzel kişilere ve belgelendirme sürecinde yetkilendirilen uzmanlara; başvuru şekli ve süreci, sınavın uygulanması ve değerlendirilmesi, sınavda uyulması gereken kurallar, belge onayının verilmesi, belge geçerlilik süresi ve gözetim sıklığı, belgenin iptali ve sınav ücretleri hakkına bilgi verir. açıklanır. Bu bilgiler http://www.gasbem.com.tr internet sitesinde de yayınlanmaktadır. Belgelendirme sürecine ilişkin başvurular; F.22 Personel Belgelendirme Başvuru Formunun başvuru sahibi tarafından doldurulması, imzalanması ve istenen diğer evraklarla birlikte GASBEM A.Ş. ye sunulması yoluyla başlatılır. Başvuru evrakları GASBEM A.Ş. tarafından değerlendirildikten sonra başvuruları kabul edilen adaylar PR.14 Başvuruların Alınması ve Değerlendirilmesi Prosedüründe tanımlandığı şekliyle bilgilendirilir. Aday; Mesleki Yeterlilik Belgesi ni F.22 Personel Belgelendirme Başvuru Formunda kabul ettiği şartlara tam olarak uyacağını, aksi davranışlarının belgenin iptali sonucunu doğuracağını ve belirtilen kişisel bilgilerinin doğru olduğunu; kabul, beyan ve taahhüt eder. PR.14 Başvuruların Alınması ve Değerlendirilmesi Prosedürü F.22 Personel Belgelendirme Başvuru Formu 9.2 DEĞERLENDİRME PROSESİ Kapsamda yer alan meslekler, Ulusal Yeterliliklerde belirtilen Ölçme ve Değerlendirme (teorik ve/veya performansa dayalı sınav) kapsamında sınavlara tabi tutulur. PR.16 Sınav Uygulama Prosedüründe, ilgili meslek alanlarının ölçme ve değerlendirme süreçleri tanımlanmıştır. Belgelendirme süreçlerindeki değişikliklerde belgelendirilmiş kişinin yeni değişikliklere uyum sağladığına dair doğrulayıcı faaliyetler Program Komitesi tarafından gerçekleştirilir. Değişen şartlar ve yapılacak olanlar web sitesinde ilan edilir. Ulusal Yeterliliklerde belirlenen belge geçerlilik süresinin dolması sonunda kişinin tekrar aynı şartları taşıdığını doğrulamak için PR.17 Belgelendirme Yönetimi Prosedürü oluşturulmuştur. GASBEM A.Ş. başvuran adayların yeterliliğinin değerlendirilmesinde kullanılacak yöntemlerin ve mekanizmaların sürekliliğini ve gelişimini sağlamak üzere MYK nın yayınladığı ulusal yeterliliklere uygun olarak prosedürler oluşturmuştur. Kapsamdaki meslekler ile ilgili olarak Ulusal Yeterliliklerde tarif edilen meslek profili çerçevesinde adaylar değerlendirilir, ölçme ve belgelendirme konusunda Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği uyarınca işlem yapılır. Program Komitesi kapsam dahilindeki program şartlarının işletildiğinin, soruların yeterli, amaca ve hedefe yönelik olduğunun kontrolünü yapar.
GASBEM A.Ş. yetkilendirilmiş olduğu her yeterlilik birimi için iç doğrulama yapmaktadır. İç doğrulama, gerçekleştirilmiş teorik ve performans sınav dokümantasyonu üzerinden gerçekleştirilmektedir. İç Doğrulama faaliyetinin işleyişi ile ilgili olarak PR.19 İç Doğrulama Prosedürü hazırlanmıştır. Başvuru sahiplerinin bir özür durumuna bağlı özel bir sınav düzenlenmesine ihtiyaç duyması hali başvuru formunda mutlaka belirtilmelidir. İlgili özrün belgelendirme kapsamındaki ulusal yeterlilikte belirtilen şartlara göre belgelendirmeye engel teşkil edip etmediği GASBEM A.Ş. tarafından değerlendirilir ve bu durumlarda sınav için özel uzmanlar görevlendirilebilir ya da yeni bir sınav alanı oluşturulabilir. Bu süreci yönetmek üzere PR.18 Özürlü ve Engelli Adaylar Prosedürü oluşturulmuştur. PR.18 Özürlü ve Engelli Adaylar Prosedürü PR.14 Başvuruların Alınması ve Değerlendirilmesi Prosedürü PR.19 İç Doğrulama Prosedürü F.22 Personel Belgelendirme Başvuru Formu 9.3 SINAV PROSESİ Adaylar, Program Komitesinin onayladığı programa uygun olarak Teorik ve performansa dayalı sınavlara tabi tutulur. Teorik sınavlar, katılımcı sayısı ve teknik altyapı imkânları doğrultusunda optik formlara dayalı olarak uygulanır. Optik formlara dayalı sınav uygulanması durumunda Yazılım tarafından her aday için tespit edilen farklı soru ve cevap dizilimine göre Test Sınavı Soru Kitapçığı ve Aday Cevap Formu hazırlanır. Teorik sınavı uygulama alanı kontrolü F.25 Teorik Sınav Yeri Kontrol Formu ile yapılır. Performansa dayalı sınav değerlendirmeleri GASBEM A.Ş. nin sözleşme ile kullanım hakkı elde ettiği alanlarda gerçekleştirilmekle birlikte sözleşme yapılmış ve gerekli şartların sağlanmış olduğu şirketlerde de performansa dayalı sınav ve değerlendirmeler gerçekleştirilebilir. Performansa dayalı sınavlarda, her aday için bir sınav düzeneği hazırlanır. Bu sınav düzeneği, bir adayın gerçekleştirmesi gereken tüm performansa dayalı sınavları icra edebileceği şekilde hazırlanmıştır. Hem Teorik hem de Performans sınavlarında MYK nın Teorik ve Performansa Dayalı Sınavlar için Kamera Kayıt Rehberine göre fotoğraf ve/veya video kaydı yapılır. Sınavların tutarlı ve adil bir şekilde idaresi için PR.16 Sınav Uygulama Prosedürü oluşturulmuştur. Ölçme ve değerlendirme sürecinde gerçekleştirilecek olan sınavların uygulama şartlarına yönelik kriterler, kurallar ve yöntemler kontrol formları ile belirlenmiştir. Performans sınavı uygulama alanında yer alan ekipmanların doğrulanması F.24 Performans Sınav Yeri Kontrol Formu ile yapılır. Gerçekleştirilen sınavların geriye dönük olarak; adil davranma, geçerlilik ve her bir sınavın genel performansının tekrar değerlendirilmesi/ doğrulanması için PR.19 İç Doğrulama Prosedürü oluşturulmuştur.
PR.16 Sınav Uygulama Prosedürü PR.19 İç Doğrulama Prosedürü F.24 Performans Sınav Yeri Kontrol Formu F.25 Teorik Sınav Yeri Kontrol Formu 9.4 BELGELENDİRME KARARI Belgelendirme süreci boyunca; aday başvuru evrakları, değerlendirme formları, sınav soruları ve adayların sonuçlarından yararlanılarak belgelendirme kararı verilir. Belgelendirme kararı için şikayet ve itirazlar da değerlendirilerek, kayıt altına alınır. Belgenin verilmesi, yenilenmesi, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, askıya alınması ya da iptalinden sadece GASBEM A.Ş. sorumludur. Sınav sonuçları GASBEM A.Ş. nin görevlendirdiği değerlendiriciler tarafından MYK şartlarına göre oluşturulmuş değerlendirme kriterlerine göre değerlendirilir. Sınav sonucunda adayın her bir birimden aldığı puan ve bu puanın başarı şartlarını sağlayıp sağlamadığına ilişkin tespitler ve sınava ilişkin diğer kayıtlar belgelendirme kararı verecek olan Karar Vericiye sunulur. Belgelendirme kararı ulusal yeterliliklerde belirlenmiş olan belgelendirme programı şartları ile sınırlıdır. Bir adayın belgelendirmesine ilişkin karar, MYK şartları doğrultusunda, belgelendirme süreci boyunca elde edilen bilgiler sonucunda Karar Vericiler tarafından verilir. Karar Verici GASBEM A.Ş. tarafından MYK şartlarına göre düzenlenmiş olan yeterlilikleri karşılayan ve konusunda uzman personel olarak atanan kişidir. Adayın yeterliliği, ilgili ulusal yeterlilikte belirlenen kriterlere göre değerlendirilir. Belge almaya hak kazanan adayların listesi GASBEM A.Ş. Belgelendirme Asistanı tarafından Mesleki Yeterlilik Kurumuna bildirilir. Yeterlilik belgesi düzenlenmesine karar verilen adaylara; MYK tarafından düzenlenmiş ve onaylanmış, ve kişiye, mesleğe, yeterliliğe, seviyeye, süresine dair gerekli bilgileri içeren belge verilir. Verilen belgelerin geçerlilik durumu hakkındaki bilgiler, GASBEM A.Ş. nin http://www.gasbem.com.tr web sitesi üzerinden belge numarası ve belge sahibinin TC Kimlik numarası ile sorgulanabilmektedir. 9.5 BELGELENDİRMENİN ASKIYA ALINMASI, GERİ ÇEKİLMESİ VEYA KAPSAMININ DARALTILMASI Belge almaya hak kazanmış bir adayın belgesinin geçerliliğini sürdürebilmesi için ulusal yeterliliklerde belirlenmiş şartları karşılaması gerekmektedir. Bu şartlar adaylara hem başvuru sırasında kendilerine bildirilir hem de http://www.gasbem.com.tr web sitesinde yayınlanmaktadır. GASEBM A.Ş. ulusal yeterliliklerde meydana gelen değişiklikler nedeni ile belgelendirmiş olduğu kişilerin performansını belgelendirme dönemleri arasında izler. Belgenin askıya alınması, iptal edilmesi veya kapsamının daraltılması ile ilgili olarak PR.17 Belgelendirme Yönetimi Prosedürü oluşturulmuştur.
Belgenin askıya alınması ve/veya iptali durumunda, belgeye ilişkin durum http://www.gasbem.com.tr web sitesinden ilan yoluyla duyurulur. Belgelendirilmiş kişi, kendisine verilen belgeyi iade etmekle yükümlüdür. 9.6 YENİDEN BELGELENDİRME PROSESİ Belgelendirilmiş bir personelin belgelendirme programının şartlarına uygunluğunun izlenmesi ile belge geçerlilik süresi sonunda yenilenmesi amacıyla uygulanacak faaliyetleri belirlemek için PR.17 Belgelendirme Yönetimi Prosedürü oluşturulmuştur. Belgelendirilmiş kişi belgelendirme programının şartlarına uygunluğuna ilişkin olarak belgenin verildiği tarihten sonra ulusal yeterliliklerde tanımlanmış sürede gözetime tabi tutulur. Kişinin yeterliliğinin devam ettiğini izlemek amacıyla belge geçerlilik süresi sonunda Belgelendirme Kuruluşu tarafından belge yenileme amaçlı Gözetim Takip Formu aracılığı ile gözetim yapılır. Bu forma istinaden belgelendirilmiş personel, SGK dökümü ve çalışma beyan formunu ( Her bir işveren yetkilisine onaylatarak ) gözetim süresi bitinceye kadar beyan eder. Gözetime tabi durumlarda belge sunmayan kişinin belgesi askıya alınır. Belgelendirme Asistanı gözetim faaliyetlerinin takibinin yapılmasından sorumludur. Sınav yazılımı gözetimi süresi gelmiş personeli 30 gün öncesinden belirler ve iletişim bilgilerinden gözetim süreci hakkında bilgilendirir. Ayrıca sınav yazılımı üzerinden belgeli personele gözetim bilgileri iletilir. Kullanıcılar kullanıcı adı ve şifreleri ile işlemlerini gerçekleştirebilirler. Gözetim faaliyetlerinin nasıl yapılacağı (http://www.gasbem.com.tr) internet adresinde belirtilmiştir. Gözetim evrakları elden veya kargo ile kuruluşa teslim edilebilir. Belge yenileme süresi gelen adaylar, belge yenileme sınavına başvurabilecekleri gibi, varsa kapsam genişletme veya kapsam daraltma kapsamında sınavlara katılmayı da tercih edebilirler. Belge Yenileme sınavları ilgili ulusal yeterlilikte Belge Yenilemede Uygulanacak Ölçme-Değerlendirme Yöntemi şartlarına göre uygulanır. PR.17 Belgelendirme Yönetimi Prosedürü F.31 Gözetim Takip Formu 9.7 BELGE, LOGO VE İŞARETLERİN KULLANIMI Mesleki Yeterlilik Belgesinde mevcut olan belgelendirme logosunun kullanımı ve temsil hakkı sadece GASBEM A.Ş. ye aittir. GASBEM A.Ş. belge ve logo kullanımını tanımlamak üzere PR.12 Logo ve Belge Kullanımı Prosedürünü oluşturmuştur. Belgelendirilmiş kişiden belgeyi, GASBEM A.Ş. tarafından belirlenen şartlara aykırı olarak kullanmamak ve belgelendirme ile ilgili olarak GASBEM A.Ş. ye yanıltıcı veya yetkisiz olarak niteleyebileceği bir beyanda bulunmamak hususunda F.22 Personel Belgelendirme Başvuru Formunu imzalamasını talep eder. Belgenin askıya alınması veya iptal edilmesi durumunda GASBEM A.Ş. ye herhangi bir atfı içeren bütün belge taleplerinin kullanımına son verilmesi ve GASBEM A.Ş. tarafından
verilen bütün belgelerin iade edilmesi hususunda F.22 Personel Belgelendirme Başvuru Formunu aracılığı ile beyan ve taahhüt talep eder. Belgelendirilmiş kişiden belgeyi yanıltıcı biçimde kullanmaması hususunda F.22 Personel Belgelendirme Başvuru Formunu aracılığı ile beyan ve taahhüt talep eder. Belgeye uygun olmayan atıflarda bulunulması veya belgelerin ve logoların yayınlarda, kataloglarda vb. mecralarda yanıltıcı biçimde kullanılması üzerine, belgenin askıya alınması veya belgenin iptali durumunda izlenecek süreç PR.17 Belgelendirme Yönetimi Prosedüründe belirtilmiştir. PR.12 Logo ve Belge Kullanımı Prosedürü PR.17 Belgelendirme Yönetimi Prosedürü F.22 Personel Belgelendirme Başvuru Formu 9.8 BELGELENDİRME KARARINA KARŞI İTİRAZ GASBEM A.Ş. başvuru sahiplerinden, adaylardan, belgelendirilmiş kişilerden ve onların işverenlerinden ve diğer kesimlerden belgelendirme süreci kararları konusunda alınan itirazların çözümlenmesine ilişkin izlenecek adımları PR.08 Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü ile tanımlamıştır. GASBEM A.Ş. tüm itirazların yapıcı, tarafsız ve vakitli bir şekilde ele alındığını politika ve prosedürlerinde tanımlamış ve güvence altına almıştır. GASBEM A.Ş. sorumluluğunda olan belgelendirme faaliyetleri ile ilgili tüm şikâyetler ve itirazlar websitesi, posta, faks, email ve/veya veya Şirket merkezinde Şikayet/İtiraz/Öneri formu doldurularak kabul edilir. İtiraz değerlendirme süreci GASBEM A.Ş. nin http://www.gasbem.com.tr web sayfasında kamuya açık hale getirilmiş olup, herkesin ulaşabilmesi sağlanmıştır İtirazların, Şikayet ve İtiraz Komitesi ne havale edilmesi, değerlendirme sonucunda ortaya çıkan görüş doğrultusunda kararların verilmesi, uygulanması, başvuru sahibine gerekli yanıtların iletilmesi ve kayıtların gerekli şekilde kapatılması PR.08 Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürüne göre gerçekleştirilir. GASBEM A.Ş. tarafından belgelendirme faaliyetleri sırasında alınan olumlu ya da olumsuz kararların tekrar değerlendirilmesi yönündeki talepler, talep eden kişiye aleyhine herhangi bir ayrımcı davranışa yol açmamak adına bağımsız bir Şikayet ve İtiraz Komitesi ile güvence altına alınmıştır. Şikayet ve İtiraz Komitesi, konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, PR.08 Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürüne göre karara bağlar ve itiraz sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılabilir. Şikayet ve/veya İtiraz ın Komite tarafından çözümlenememesi veya Şikayet ve/veya İtiraz sahibini kararı kabul etmemesi durumunda Mesleki Yeterlilik Kurumuna başvurma hakkı vardır.
PR.08 Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü F.19 Şikayet, İtiraz, Öneri Formu 9.9 ŞİKAYETLER GASBEM A.Ş. başvuru sahiplerinden, adaylardan, belgelendirilmiş kişilerden ve onların işverenlerinden ve diğer kesimlerden belgelendirme faaliyetleri konusunda alınan şikayetlerin çözümlenmesine ilişkin izlenecek adımları PR.08 Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü ile tanımlamıştır. GASBEM A.Ş. personelinin, belgelendirme politikasına uygun olmayan davranışları, gizlilik ve güvenlik ihlalleri ve Belgelendirilmiş kişinin belgelendirme sözleşmesine uygun olmayan işlem ve davranışları ile ilgili her türlü şikayet kabul edilir ve incelenir. Şikayetin ele alınması gizliliğin korunması prensibine dayalı olarak şikayette bulunan kişinin kimliği ve şikayetin ne olduğu konularındaki gizlilik şartlarına göre gerçekleştirilir. GASBEM A.Ş. tüm şikayetlerin yapıcı, tarafsız ve vakitli bir şekilde ele alındığını politika ve prosedürlerinde tanımlamış ve güvence altına almıştır. GASBEM A.Ş. sorumluluğunda olan belgelendirme faaliyetleri ile ilgili tüm şikâyetler ve itirazlar websitesi, posta, faks, email ve/veya veya Şirket merkezinde Şikayet/İtiraz/Öneri formu doldurularak kabul edilir. Şikayetleri değerlendirme süreci GASBEM A.Ş. nin http://www.gasbem.com.tr web sayfasında kamuya açık hale getirilmiş olup, herkesin ulaşabilmesi sağlanmıştır Şikayetlerin, Şikayet ve İtiraz Komitesi ne havale edilmesi, değerlendirme sonucunda ortaya çıkan görüş doğrultusunda kararların verilmesi, uygulanması, başvuru sahibine gerekli yanıtların iletilmesi ve kayıtların gerekli şekilde kapatılması PR.08 Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürüne göre gerçekleştirilir. GASBEM A.Ş. tarafından belgelendirme faaliyetleri sırasında alınan olumlu ya da olumsuz kararların tekrar değerlendirilmesi yönündeki talepler, talep eden kişiye aleyhine herhangi bir ayrımcı davranışa yol açmamak adına bağımsız bir Şikayet ve İtiraz Komitesi ile güvence altına alınmıştır. Şikayet ve İtiraz Komitesi, konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, PR.08 Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürüne göre karara bağlar ve itiraz sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır ve gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılabilir. PR.08 Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü F.19 Şikayet, İtiraz, Öneri Formu
10. YÖNETİM SİSTEMİ ŞARTLARI 10.1. GENEL GASBEM A.Ş., TS EN ISO/IEC 17024 Personel Belgelendirme ve TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardı na uygun olarak Kalite Yönetim Sistemini kurmuştur. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında tüm faaliyetlerin dokümantasyonu oluşturulmakta, kayıt altına alınmakta, uygulanmakta, tüm seviyelerde anlaşılması, sürekliliği ve etkinliği sağlanmaktadır. Kalite Yönetim Sistemi nde süreçler prosedürler ile etkileşim içerisindedir. 10.2 GENEL YÖNETİM SİSTEM ŞARTLARI 10.2.1 GENEL GASBEM A.Ş., TS EN ISO/IEC 17024 Personel Belgelendirme ve TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardı na uygun olarak kalite el kitabını hazırlamış ve Kalite El Kitabında tarif edilen prosedürlerle dokümante etmiştir. GASBEM A.Ş. TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardı kapsamındaki prosedürleri ve ilgili formları ve listeleri hazırlamıştır. İlave olarak TS EN ISO/IEC 17024 kapsamında ihtiyaç duyulan diğer prosedür, form, liste, politika ve taahhütleri oluşturmuştur. Belgelendirme faaliyetleri kapsamında hazırlanan ve kullanılmakta olan doküman tüm çalışanlarla paylaşılmış ve gerekli eğitimleri almaları sağlanmıştır. GASBEM A.Ş. kendisini en az yılda bir kez olmak üzere iç denetime tabi tutmaktadır. GASBEM A.Ş. personel belgelendirme yönetim sisteminin gerekliliklerinin yerine getirilmesi ve sürdürülebilir olması için bir istihdam etmiştir. PR.01 Doküman Kontrol Prosedürü PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü PR.03 Düzeltici, Önleyici Faaliyet Prosedürü PR.04 İç Tetkik Prosedürü PR.05 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü PR.06 Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü PR. 07 İnsan Kaynakları ve Eğitim Prosedürü 10.2.2 YÖNETİM SİSTEMİ DOKÜMANTASYONU GASBEM A.Ş., kalite politikasının anlaşılmasını sağlamak için, kalite politikasını ilan etmiş ve personeline duyurmuştur. GASBEM A.Ş., yaptığı belgelendirmenin geçerliliğinin sürdürülmesi, kapsamının genişletilmesine veya kapsamının daraltılmasına, askıya alınmasına, iptal edilmesine ilişkin işleyiş şeklini uygulama prosedürlerinde belirlemiştir.
Kalite Politikası Kalite El Kitabı Prosedürler Talimatlar Görev Tanımları Formlar, Listeler, Şartnameler Dokümanları ile GASBEM A.Ş nin kanuni düzenlemeler, gereklilikler, akreditasyon kurumu ve Mesleki Yeterlilik Kurumu yeterlilikleri kapsamında uygunluğu denetlenmektedir. Yapılan belgelendirme faaliyetlerinin Kalite Yönetim Sistemine göre çalıştırılması, izlenmesi, ölçülmesi ve analizi için istihdam edilmiştir. ve diğer çalışanlar GASBEM A.Ş. Yönetim Kurulu tarafından gerekli görüldüğünde görevden alınabilir. KEK Kalite El Kitabı GT.03 Görev Tanımı GASBEM A.Ş. talep edilen belgenin verilmesi, geçerliliğinin sağlanması için yapılacak işlemlerin tanımlandığı prosedürler oluşturmuştur. Belgelendirme faaliyetleri bu prosedürlerde tanımlandığı şekli ile gerçekleştirilir. PR.08 Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü PR.09 Taşeron Kuruluş ve Sözleşmeli Personel Yönetimi Prosedürü PR.10 Tarafsızlık Yönetimi Prosedürü PR.11 Gizlilik ve Güvenlik Prosedürü PR.12 Logo ve Belge Kullanımı Prosedürü PR.13Verilerin Yönetimi Prosedürü PR.14 Başvuruların Alınması ve Değerlendirilmesi Prosedürü PR.15 Program Oluşturma, Geliştirme ve Gözden Geçirme Prosedürü PR.16 Sınav Uygulama Prosedürü PR.17 Belgelendirme Yönetimi Prosedürü PR.18 Özürlü ve Engelli Adaylar Prosedürü PR.19 İç Doğrulama Prosedürü 10.2.3 DOKÜMANLARIN KONTROLÜ Yönetim Sistem dokümanları, tarafından hazırlanıp GASBEM A.Ş. Şirket Müdürü tarafından onaylanmaktadır. Değişen şartlara göre veya sistem gereği olarak güncellenmektedir. Değişiklikler ve güncel revizyon durumları gösterilmektedir. Güncelliğini yitirmiş dokümanlar sistemden kaldırılmaktadır. Güncel dokümanların kullanım noktalarında
olması sağlanmaktadır. Dış Kaynaklı Dokümanların dağıtımı kontrol altında bulundurulmaktadır. Dokümanların Kontrolü süreci, PR.01 Doküman Kontrol Prosedüründe tanımlanmıştır. PR.01 Doküman Kontrol Prosedürü 10.2.4 KAYITLARIN KONTROLÜ Kayıt altına alınan dokümanlar, sistemin şartlara uygunluğunu ve etkin operasyonun delilini sağlamaktadır. Dokümanların kayıt altına alınmasındaki amaç; geçmişe yönelik çalışmalara kaynak olması, düzeltici işlemlerin gerekliliğinin belirlenmesi, belirli bir süre için izlenebilirliğinin sağlanması ve veri analizi için istatistiksel sonuçların çıkarılmasıdır. GASBEM A.Ş. belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olarak başvuru kayıtları, sınav kayıtları, gözetim faaliyetleri, belgenin verilmesi, belgenin geçerliliğinin sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, askıya alınması açılarından belgelendirme süreçlerini etkin bir şekilde uygular ve kayıt altına alır. Tüm kayıtlar, yasalarla belirlenmiş süre boyunca saklanmak zorundadır. Kayıtların tanımlanması, ulaşılması, saklanması ve korunması ile ilgili hususlar PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedüründe tanımlanmıştır. PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü F.02 Arşiv Saklama Formu 10.2.5 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 10.2.5.1 GENEL TS EN ISO / IEC 17024 standardına uygun olarak kurulan ve uygulanan yönetim sisteminin yeterliliği, uygunluğu ve etkinliğinin gözden geçirilmesi için yılda en az 1 kez olmak üzere Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısı yapılır. Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı yılda bir kez Ocak ayında yapılır. Bunun dışında olağanüstü durumlarda Şirket Müdürü nün isteği ile iç ve dış tetkikler sonucu belirlenen önemli uygunsuzluk durumları, TS EN ISO/IEC 17024 Standardının etkinliğini azaltan finansal, organizasyonel ya da teknik problemler ve benzeri sebeplerle yapılabilir. Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarını organize etme sorumluluğu ne aittir.