T.C. AVCILAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar Amaç MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı; Avcılar Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2- Bu yönetmelik, Avcılar Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü'nün çalışma usul ve esasları ile görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar. Dayanak MADDE 3- Bu Yönetmelik, 5393 Sayılı Belediye Kanunu nun 15/b ve 18/m bentleri hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- Bu Yönetmelikte adı geçen; a) Belediye: Avcılar Belediyesini, b) Belediye Başkanlığı: Avcılar Belediye Başkanlığını, c) Belediye Başkanı: Avcılar Belediye Başkanını, e) Belediye Başkan Yardımcısı: Avcılar Belediye Başkan Yardımcısını, f) Müdürlük : Avcılar Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü, g) Müdür : Avcılar Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünü, i) Personel : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM KURULUŞ TEŞKİLAT YAPISI Kuruluş Madde 5 - Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanunu nun, Belediyenin Görev Yetki ve Sorumlulukları Bölümü, 13, 14 ve 15. Maddelerinde yer alan; Belediyemizin hizmet alanı kapsamında bulunan mahallelerde, kültürel ilişkilerin geliştirilmesi ve kültürel değerlerin korunması konusunda gerekli çalışmaları yapmak, bu çalışmaları üniversitelerin, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının, sendikalarını sivil toplum kuruluşları ve uzman kişilerin katılımını sağlamak, kültür ve sanat, turizm ve tanıtımı düzenlemek, belde sakinlerinin belediye hizmetleri ile ilgili görüş ve düşüncelerini tespit etmek amacı ile kamuoyu yoklaması ve araştırması
yapmak veya yaptırmak, 74 ve 76 maddeleri çerçevesince İçişleri bakanlığının izni ile yurtdışındaki belediyeler ve mahalli idare birlikleri ile karşılıklı işbirliği çerçevesinde; kardeş kent ilişkileri kurmak, ekonomik ve sosyal,ilişkileri geliştirmeye yönelik, eğitim, kültür gibi alanlarda faaliyetler geliştirmek ve belediyenin diğer uluslar arası ilişkilerini koordine etmek ve yürütmek, kent konseyi ile ilgili çalışmaların etkili ve verimli yürütülmesi konusunda yardım ve destek sağlamak, belediye başkanlığının izlemekte olduğu faaliyet programı nın halka anlatılmasının yapılan hizmetlerin devamlı ve tam olarak halka duyurulmasını, ve buna karşılık yönetimden ne beklendiğinin bilinmesini kısacası halkla iletişimi sağlamak amacıyla kurulan, tüm bu görevlerin kanun ve mevzuata uygun olarak yapılmasını sağlayan bir müdürlüktür. Teşkilat Yapısı Madde 6- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir. a) Müdür b) Şef c) İşçiler d) Sözleşmeli personel e) Diğer Personel ÜÇÜNCÜ BÖLÜM GÖREV, YETKİ, ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI MADDE 7 MÜDÜRLÜĞÜN GÖREVİ: - Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlar ve takibini yapar. - Müdürlük adına bütün resmi evrakları alır ve deftere kaydeder. - Gelen-giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt havale ve dosyalama işlerini yürütür. Gelen tüm belgelerin önceki belgeler ve dosyalarla bağlantısını kurar. - Müdürlüğün tüm yazılarını önceliklerine göre sıraya koyarak yazar, kararların ve her türlü yazıların örneklerini çıkarır ve arşivler. - Müdürlüğün bilgi işlem hizmeti konusundaki işlemlerini yürütür. En iyi şartların oluşması için emek sarf eder. - Müdürlük için gerekli kırtasiye malzemelerinin temini hususunda ilgili müdürlükle yazışmalar yaparak malzemelerin temini, ilgili kişilere dağıtımı ve stoklama işlemlerini yürütür. - Müdürlükler ve kurumlar arası yazışmaları yapar ve takip eder, - Belediyemizde kullanılan U.KBS programı kapsamında evrak takip, satın alma işlemleri, işçi ve memur personelin sevk, rapor ve izin işlemlerini yürütür. BİLGİ EDİNME BÜROSU: -4982 sayılı Bilgi edinme Hakkı Kanunu gereği : Vatandaşı yönlendirme,bilgilendirme ve çözüm üretme noktasında, kanun çerçevesinde 15 günlük süre içerisinde olumlu yada olumsuz cevap vermesi kaydıyla, tüm müdürlüklerle koordineli bir çalışma yürütür. İlçenin Sorunlarıyla ilgilenip, halkla belediye arasında iletişimi sağlar.
- Amir memur ilişkisi çerçevesinde çalışarak, üst makamlarca verilecek benzeri BASIN-YAYIN VE TANITIM ŞEFLİĞİ: -Belediyenin faaliyetlerini içeren süreli ve süresiz yayınlar çıkarır. - Basın kuruluşlarında kurumumuzla ilgili çıkan günlük haber ve yorumlar takip edilir. Kupürlerle basından özetler tasnif edilip, Başkanlık Makamı bilgilendirilir, lehte ve aleyhte çıkan haberler değerlendirilir. Başkanlık Makamının isteği doğrultusunda gerekli açıklamalar yapılır. - Belediyenin ve Belediye Başkanının tüm medya kuruluşları ile (gazeteler, dergiler, haber ajansları, televizyonlar radyolar gibi) iletişimini sağlar. - Belediyenin yapmış olduğu tüm imar, altyapı, sosyal ve kültürel etkinlik ve hizmetleri kamuoyunu bilgilendirmek maksadıyla, basın kuruluşlarını, basın bültenleri ve basın bildirileri ile bilgilendirilir. - Belediyemizin amaç, prensip ve faaliyet programları hakkında bağlı bulunan mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde, ilçeye kazandırılan hizmetlerin tanıtımı ve halka duyurusu maksadıyla broşür, el ilanı, bez afiş, vinil afiş, bilboard afiş hazırlatır. - Kent unsurlarına uygun tarzda olmak kaydıyla Belediye ile ilgili hususları iç ve dış mekan panoları vasıtasıyla afişe eder. - Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimlerini yapar veya yaptırır ve bu materyalleri ihtiyaç duyan birimlere verir ve arşivlenmeleri ile ilgili çalışmaları yürütür - Yıl içerisindeki kamera çekimlerinden derlenen görüntülerle belediyemizin tanıtım CD lerini yapar ya da yaptırır. Gerekli görülen görüntülerle ilgili prodüksiyon çalışmalarını yürütür. - Bilgi İşlem Müdürlüğü ile koordineli olarak Belediye hizmetleri ve gerekli duyurular konusunda Web Sitesini güncelleme işlemini yapar. HALKLA İLİŞKİLER ŞEFLİĞİ: -Belediyemizin faaliyetleri ile ilgili halkı bilgilendirmek amaçlı mail ve SMS atılması, - Halkın belediye hizmetleri ve belediyeden beklentileriyle ilgili görüş ve düşüncelerini tespit etmek amacıyla, kamuoyu yoklaması ve araştırması yapar veya yaptırır. - Belediye Başkanı adına tüm tebrik, taziye, telgraf ve kutlama mesajlarını Başkanın isteği doğrultuda yazar ve ilgili yerlere gönderir. - İlçemizde vefat eden vatandaşlarımızın yakınlarına Başkanlığımızca gönderilen yemek yardımı konusunda vatandaşlarla iletişim kurarak ilgili müdürlükler arası koordinasyonu sağlar. - Çeşitli etkinliklere veri oluşturmak adına, ilçe genelindeki sivil toplum kuruluşları, kitle örgütleri, dernekler, ilçe protokolü, siyasi partiler, spor kulüpleri vb. hakkında, iletişim bilgilerini içeren ve zaman zaman güncellenen bilgi bankası oluşturur. - Müdürlüğün faaliyetleri için gerekli olabilecek ortam, araç-gereç ve teknolojiyi belirler, diğer birimlerin ilgili faaliyetlerini koordine eder.
ORGANİZASYON BÜROSU: - Belediye Başkanlığı tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlar ile ilgili mevzuata uygun olarak belediyenin basın yayın ve halkla ilişkiler kapsamında yer alan etkinliklerini, değişen koşullara uygun bir şekilde, seçenekli olarak belirleyip başkanlık onayına sunar, onaylanmış seçenekleri, ilgili birimleri koordine ederek uygular, veri tabanı ve ihtiyaç tablosunu düzenler. - Belirli gün ve haftalarda gerekli duyarlılığı sergileyecek girişimleri yapar, topluma mal olmuş şahsiyetler ve olaylarla ilgili programlar tertipler. - Birim müdürlüklerinin gerçekleştirdiği hizmetler çerçevesinde; açılış, temel atma, tören ve organizasyonlar düzenleyerek kamuoyunun yapılan hizmetlerden haberdar olmasını ve bu hizmetlere sahip çıkmasını sağlar. - Belediyemizin çeşitli kamu kurumları ve sivil toplum kuruluşlarıyla ortaklaşa gerçekleştireceği sosyal sorumluluk projelerinin halkımıza ve kamuoyuna duyurulması için basın toplantısı, seminer, sempozyum vb. uygulamaları organize eder. -Kültür ve sosyal işler müdürlüğü ile ortaklaşa, belediyemizin her yıl düzenlediği büyük organizasyonlardan; sünnet şöleni, toplu nikah töreni, ramazan ve festival etkinliklerini planlar ve uygular, - Resmi protokollerin imza törenleri ve yurt dışından gelen konukların ağırlanması ile ilgili çeşitli etkinlikleri organize eder. ULUSLAR ARASI İLİŞKİLER BÜROSU: - Avrupa Birliğine (AB) uyum sürecinde gerekli girişimlerde bulunur ve yeni proje imkânları araştırır. Gerek AB hibe fonları, gerekse AB mevzuatı içinde yer alan diğer fon ve kuruluşlarla yasalar ve kanunlar çerçevesinde her türlü iletişimi kurar, gerektiğinde, yurt içi yurt dışı, ilgili faaliyetlere katılır (seminer, konferans, proje toplantıları vs. gibi). - Belediye Kanunu kapsamında, yurt dışında faaliyet gösteren kurum, kuruluş ve Sivil Toplum Örgütleri ile ortak çalışmalar yapar ve projeler geliştirir. Süre giden projelere ortak olur ya da destek verir. Toplantı, seminer ve konferanslar düzenler, yayınlar çıkarır, gerektiğinde yurt dışı seyahatler gerçekleştirir. MADDE 8- MÜDÜRLÜĞÜN YETKİSİ: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü 5393 sayılı yasaya dayanarak Belediye Başkanlığınca kendisine verilen tüm görevleri yasalar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. MADDE 9 - MÜDÜRLÜĞÜN SORUMLULUĞU: Belediyenin yapmış olduğu imar, altyapı, sosyal ve kültürel etkinliklerin halka duyurulmasından, ilçenin sorunlarıyla ilgilenip, halkla belediye arasında iletişimi sağlanmasından ve ilçenin tanıtımına dair kentli kimliği ile örtüşecek faaliyetlerin
yapılmasından, belediye kanunu, göreviyle ilgili sair mevzuat ve bu yönetmelikle kendisine verilen görevlerin gereğini yerine getirilmesinden, yetkilerinin zamanında ve gereğince kullanılmasından, doğrudan Belediye Başkanı na karşı sorumludur. MADDE 10 - MÜDÜRLÜĞÜN İDARİ YAPISI: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü; müdür, memur, işçi ve sözleşmeli personelden oluşur. MADDE 11 MÜDÜRLÜKTEKİ PERSONELİN GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü nde çalışan personelin başlıca görevleri aşağıda belirtilmiştir: A. Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün Görev Yetki ve Sorumlulukları : a) Müdürlüğünü Başkanlığa karşı temsil eder. b) Bu yönetmeliğin 3. maddesinde yer alan tüm faaliyet ve çalışmaların yerine getirilmesinde yetkili kişidir. c) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün tahakkuk amiri ve müdürlük personelinin birinci Disiplin amiridir. d) Müdürlüğün yönetiminde tam yetki ve sorumlu kişi olup, her türlü çalışmalarını düzenler. Ayrıca birinci derece imza yetkisine sahiptir. 5018 sayılı yasa çerçevesinde Bütçe ile ilgili harcama talimatını harcama yetkilisi sıfatıyla onar. e) Görevi gereği müdürlük tarafından kendilerine verilen işleri yasalar, tüzükler ve bu yönetmelik esaslarına göre yapar ve personeli vasıtası ile yaptırır. Müdürlükteki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev verir, sonuçlarını izler, kontrol eder ve denetler. f) Bir üst makamca verilen yetkileri kullanma müdüre aittir. g) Personeline mevzuatta ön görülen disiplin cezaları verme yetkilerinin müdürün elindedir. h) Müdürlüğün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme ve koordinasyon sağlama yetkisine haizdir. i) Müdürlüğün diğer müdürlüklerle arasındaki koordinasyonu sağlar. j) Amir-memur ilişkisi çerçevesinde çalışarak, üst makamlarca verilecek benzeri B. Şeflerin Görev ve Yetkileri : a) Görevi gereği müdürlük tarafından kendilerine verilen işleri yasalar, tüzükler ve bu yönetmelik esaslarına göre yapar ve memurları vasıtasıyla yaptırır. b) Müdürlükteki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev verir, sonuçlarını izler, kontrol eder ve personeli denetler. c) Amir-memur ilişkisi çerçevesinde çalışarak, üst makamlarca verilecek benzeri C. Çeşitli Ünvanlardaki Memur,İşçi ve Sözleşmeli Personelin Görevleri : Üstlerin yaptığı görev dağılımı ile kendisine tevdi edilen işleri mevzuata ve usule uygun olarak tam ve zamanında yapmakla sorumludurlar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM GÖREV ve YETKİLERİN YERİNE GETİRİLMESİ ve KOORDİNASYONU MADDE 12 GÖREVİN ALINMASI: Müdürlüğe gelen yazı ve dilekçelerin tamamı gelen evrak defterine kaydedilir. Müdür tarafından okunup ilgili birime delege edilir. MADDE 13 GÖREVİN PLANLANMASI: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki çalışmalar müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. MADDE 14 GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ: a) Müdürlükte görevli tüm personel kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler ışığında gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. b) Cevap isteyen yazılar zamanında gönderilir ve takibi titizlikle yapılır. c) Müdürlük içi işbirliği müdür tarafından sağlanır. d) Müdürlükler arası yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür. e) Müdürlüğün kurum ve kuruluşlarla yapacağı yazışmalar müdürün parafı, Belediye Başkanının imzası ile yürütülür. MADDE 15 - MÜDÜRLÜKÇE TUTULACAK DEFTER VE DOSYALAR: a. Gelen ve Giden Evrak Defteri: b. Zimmet Defteri c. Özlük Hakları Dosyası d. Genelge, Yönerge, Yönetmelik ve Tebliğler Dergisi Dosyası e. Ayniyat Dosyası f. Yapılan Çalışmaların Biriktirildiği Dosyalar g. Tutanak Dosyası BEŞİNCİ BÖLÜM EVRAKLARLA YAPILACAK İŞLEMLER ve ARŞİVLEME MADDE 16 GELEN GİDEN EVRAKLARLA YAPILACAK İŞLEMLER: a) Müdürlüğe gelen evrakların önce kaydı yapılır. Personel yapılması gereken işlemleri zamanında ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdür. b) Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterine tarih ve sayılarına göre kaydedilir. Dış müdürlüklere yazılan evraklar yine zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir. MADDE 17 ARŞİVLEME ve DOSYALAMA: a) Müdürlükçe yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre ayrı ayrı klasörlerle arşivlenir. Gelen evrak dosyası Giden evrak dosyası Tekzip yazışmalarıyla ilgili dosya b) Müdürlükçe çekimi yapılan fotoğraflar bilgisayar ortamında konularına göre arşivlenir. c) Günlük gazeteler taranarak oluşturulan Basında Avcılar ismiyle ilçemizi ilgilendiren haber ve yorum kupürleri arşivlenir.
d) Başkan adına ilçe halkına ve protokole gönderilen tebrik ve taziyeler listelenir ve arşivlenir. MADDE 18 GÖLGE DOSYA DÜZENLEMESİ : Müdürlükte çalışan tüm personel için; göreve başlama onayından itibaren almış oldukları izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi gibi özlük işlerinin takibi açısından gölge dosya düzenlenir. Yürürlük Madde- 19 Bu yönetmelik hükümleri; Avcılar Belediye Meclisince kabulü ve yerel bir gazete ilanı ile yürürlüğe girer. YÜRÜTME Madde 20- Bu yönetmelik hükümleri Belediye Başkanı tarafından yürütülür.