Standart :Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Hassas Görev (Tanım) T.C. HİTİT ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ HASSAS GÖREV RAPORU.6. İdare Yöneticileri faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır..6.1. e ilişkin prosedürlerin belirlenmesi ve hassas görevler için görev tanımlarının hazırlanması. Kurum/organizasyonların hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında kurum imajını sarsacak, itibar kaybına sebep olacak iş ve işlemlere, bunun yanında hizmet ve faaliyetleri etkinlik, ekonomiklik ve verimlilik bakımından olumsuz yönde etkileyecek görevlere hassas görev denir. Bölümü/ Birimi: Müdür Yükseköğretim Kanunu'nun 4. ve 5. Maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Hassas Görevi Olan Personel Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşaması İlgili maddeler ve gerginlikleri konusunda bilgilendirme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması Kanunun, Yönetmelik ve diğer mevzuatın takibi ve uygulanması Hassas görevden ayrılan personelin yerine görevlendirme Bilgi edinme yasasından faydalanmak isteyenlere, bilgilerin zamanında verilmesi Müdür Yanlış işlem sonucu oluşabilecek hak kayıpları Görevin aksaması Yasalara uymama, idarenin itibar kaybı Yapılan değişiklikleri takip etmek Birimler arası koordinasyon sağlanması ve görevlendirmelerin zamanında Talep edilen bilgi ve belgenin ilgili mevzuat istikametinde karşılanması Bölümü/ Birimi: Müdür Yardımcısı Yükseköğretim Kanunu'nun 4. ve 5. Maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Müdürün bulunmadığı zamanlarda yerine vekalet etmek, Enstitü Hassas Görevi Olan Personel Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşaması Kurulların ve idari işlerin aksaması ile oluşabilecek hak kayıpları İlgili maddeler ve gerginlikleri konusunda bilgilendirme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması Görevini zamanında yerine getirmek, kurullara başkanlık etmek.
Kurulu, Enstitü Yönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etmek. Muhasebe, taşınır ve teknik hizmetlerin denetimini yapmak İş akış ve işlemlerin hızlanması, aksamaması İş akışlarının zamanında yerine getirilmesi ve eksiklerin giderilmesi Ders planları, dersliklerin dağıtımı, sınav programları ile ilgili çalışmaları yapmak, İç Kontrol, Stratejik Plan ve Faaliyet Raporlarına katılmak Temizlik hizmetler ile çevre düzenlemelerinin kontrolünü sağlamak Öğrencilerle ilgili her türlü iş ve işlemleri düzenlemek ve denetlemek Müdür Yardımcısı Eğitim kalitesinin azalması, haksız ders dağılımı olması gibi hak ve adalet kayıpları Eğitim-Öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşılamaması, verim düşüklüğü Çalışma veriminin ve kalitesinin düşmesi Öğrenciler arasında asayişin bozulması, haksızlık ortamının doğması gibi düzensizliklerin oluşması Bölümler, Ana Bilim Dalları ve idari birimlerle irtibat içerisinde olmak, gerekli düzenlemeleri yapmak ve kontrol etmek İdari birimlerle irtibat içerisinde veri akışını sağlayıp gerekli paylaşımların nı sağlamak Günlük rutin kontrollerin nı denetlemek, gerekli uyarı ve düzenlemeleri sağlamak Bölüm, öğrenci ve ilgili birimlerle irtibat halinde olmak ve kontrol mekanizmasını geliştirmek, çözüm yolları üretmek. Bölümü/ Birimi: Enstitü Sekreteri Enstitü Kurulu, Enstitü Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu kararlarının yazılması Kanunun, Yönetmelik ve diğer mevzuatın takibi ve uygulanması Birimlere uygun personelin görevlendirilmesi Bütçenin hazırlanması ve yönetimi Gizli yazıların hazırlanması ve takibi Hassas görevden ayrılan personelin yerine görevlendirme Enstitü Sekreteri Zaman kaybı Yanlış işlem sonucu oluşabilecek hak kayıpları İşlerin aksaması Bütçe açığı ve hak kaybı İtibar ve Güven Kaybı Görevin aksaması Zamanında görevi yerine getirmek Yapılan değişiklikleri takip etmek Uygun görevlendirmelerin ve birimler arası koordinasyonun sağlanması. Hazırlayan kişinin bilinçli olması gelecek yıllarda oluşacak harcamanın öngörülmesi Gizliliğe uygun hareket etmek. Birimler arası koordinasyon sağlanması ve görevlendirmelerin zamanında
Bilgi edinme yasasından faydalanmak isteyenlere, bilgilerin zamanında verilmesi Yasalara uymama, idarenin itibar kaybı Talep edilen bilgi ve belgenin ilgili mevzuat istikametinde karşılanması Bölümü/ Birimi: Evrak Kayıt- Yazı İşleri ve Personel Özlük İşleri Gelen evrakları kaydetmek ve genel takibi yapmak Zaman, güven ve hak kaybı Gelen giden evrakları titizlikle takip edip dağıtımını zimmetle İşlerin aksaması ve evrak kaybı yapmak Yazışmaların zamanında İşlerin aksaması Büroya gelen evrakların genel takibini yapmak Süreli yazıları takip etmek, zamanında hazırlanması, ilgili birim ya da kuruluşlara gönderilmesi Akademik ve idari bütün personele ait özlük işler Enstitü ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek Yapılacak toplantıların gündemlerini zamanında öğretim üyelerine bildirmek - Evrak Kayıt - Yazı İşleri ve - Personel Özlük İşleri Cezai yaptırımlar, tenkit, idarenin itibar kaybı, aranan bilgi ve belgeye ulaşılamaması Toplantıların aksaması ve yapılamaması Takip işlemlerinin zamanında ve düzgün Evrakların kaybı ve zimmetlerin Koordinasyonun sağlanması ve işlerin zamanında Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde Yapılan işe özen gösterip ve dikkat etmek, yazılara istenilen zamanda cevap vermek İşlemlerin zamanında, takip işlemlerinin yasal süre içerisinde Yapılan işe özen gösterip, dikkat etmek İş akışının titizlikle takibi Bölümü/ Birimi: Maaş- Tahakkuk-Muhasebe Birimi Maaşların hazırlanmasında özlük hakların zamanında temin edilmesi. Birimler arasında koordinasyonun sağlanması Maaş hazırlanmasında kesintilerin Kamu ve kişi zararı, hak kayıpları Birimler arasında koordinasyonun sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi
doğru ve eksiksiz Personele ait yurtiçi/yurtdışı yolluk ödemelerinin hazırlanması Maaş- Kişi hak kaybı Hazırlayan kişinin bilinçli olması birimler arası koordinasyon kurulması Tahakkuk- Faturaların ödenmesi Kamu ve Kurum zararı Birimler arası koordinasyon ve gecikme cezasına sebebiyet vermeme Muhasebe Akademik ve idari personelin Personeli Birimler arasında koordinasyonun sağlanması sosyal haklarının hazırlanması Sosyal Güvenlik Kurumuna Kamu zararı ve kişi zararına sebebiyet verme ve keseneklerin doğru eksiksiz ve zamanında gönderilmesi buna bağlı para cezası Birimler arasında koordinasyonun sağlanması Ödeme Emri Belgesi Kamu zararına sebebiyet verme riski Kontrollerin doğru Satın alma evrakının hazırlanması Kamu zararı,satın alma uzar alım gerçekleşmez. İşe uygun kişinin görevlendirilmesi. Bölümü/ Birimi: Taşınır Kayıt Yetkilisi Taşınır Kontrol Yetkilisi Taşınır malların ölçerek sayarak teslim alınması depoya yerleştirilmesi Mali kayıp menfaat sağlama, yolsuzluk Kontrollerin ehil kişilerce doğru Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, belge ve cetvelleri oluşturmak. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak Harcama biriminin malzeme ihtiyacı planlamasına yardımcı olmak Taşınır Kayıt Yetkilisi Taşınır Kontrol Yetkilisi Birimdeki taşınırların kontrolünü sağlayamama zamanında gerekli evrakların düzenlenmemesi kamu zararı Kamu zararı ve iş yapmama durumu Kamu zararına sebebiyet verme, itibar kaybı Giriş ve çıkış işlemlerinin bekletilmeden zamanında, gerekli belge ve cetvellerin düzenli tutulması. Stok kontrolünü belirli aralıklarla düzenli tutmak. Kontrollerin doğru ve ihtiyaçların buna göre belirlenmesi. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak Kamu zararı ve hizmetin aksaması riski Kontrollerin doğru, gerekli tedbirlerin alınarak taşınırların emniyete alınması
Bölümü/ Birimi: Öğrenci İşleri Bürosu Öğrencilerle ilgili her türlü belgeyi zamanında göndermek Öğrenci disiplin işlemlerini takip edip, ilgili yerlere bilgi vermek Eğitim -Öğretim ile ilgili ders görevlendirme, haftalık ders programı ve sınav programının zamanında na yardımcı olmak Öğrenci sayıları başarı durumları ve mezun sayılarının Yazışmaların zamanında Öğrenci İşleri Personeli Bölümü/ Birimi: Web Sayfası Sorumlusu Enstitü web sayfasının Web Sayfası güncellenmesi Sorumlusu Yasalara uymama ve düzenin bozulması Programların eksik hazırlanması ve verim alınamaz İstatiksel bilgi ve veri eksikliği İşlerin aksaması, aranan bilgi ve belgeye ulaşamama Yazışma sürelerine özen gösterip zamanında cevap verilmesi Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde Hazırlayan kişinin bilinçli olması, gelecek yıllarda oluşacak kaybın önlenmesi Verilerin kontrollü ve doğru girilmesi Koordinasyonun sağlanması ve işlerin zamanında Yapılan işin önemini kavrama, kendini otomasyonun kullanımıyla ilgili sürekli geliştirme HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Serap GÜNEY (Enstitü Sekreteri) Prof. Dr. Mehmet EVKURAN (Enstitü Müdürü) ADI SOYADI/GÖREVİ İMZA
BİRİM: SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ (Hizmetin/Görevin Adı) SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ HASSAS GÖREVLER LİSTESİ Riskler ( Getirilmemesinin Sonuçları) Risk Düzeyi** Personelin görevden ayrılması Görevin Aksaması Enstitü Web Sayfası Güncellenmesi İtibar ve Güven Kaybı Alt Birim: Mali İşler (Ek Ders, Maaş, Yolluk, Tahakkuk, Satın Alma) Harcama Yetkilisi İşlemleri Gerçekleştirme Görevlisi İşlemleri Mutemet İşlemleri Taşınır Kayıt ve Kontrol İşlemleri Alt Birim: Evrak İşleri 1-Kamu Zararı -Haksız Kazanç 3-İade 4-Ödenek Üstü Harcama Yapılması 1-Kamu Zararı -Hizmetin Aksaması 3-Zaman Kaybı 4-Ödenek Üstü Harcama Yapılması 1-Hak Kaybı -Hatalı Ödeme 3-Cezai İşlem 1-Kamu Zararı -Hizmetin Aksaması 3-Cezai İşlem Gizli Yazıların Hazırlanması Bilgi ve Belge Sızması 3 Alt Birim: Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri İşlemleri Hazırlayan 1-Hak Kaybı -Zaman Kaybı 3-Hizmetin Aksaması Prosedürü ( Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller) Görevden Ayrılan Personelin Görev Devri Formunu Eksiksiz Doldurması ve Bu Formun Birim ve Üst Amir Tarafından da Onaylanmadan Görevinden Ayrılmaması Sağlanacak. Sürekli Denetim Yapılması ve Gerekli Duyuruların Zamanında Yapılması 1-Ödeneklerin Kullanılan Sistemlerle Kontrolünün Yapılması -Gelen Taşınır Talepleri Doğrultusunda Gerçek İhtiyaçların Belirlenmesi 3-Yapılacak Harcamaların İlgili Mevzuatlar Çerçevesinde Yapılması 1-İlgili Personelin Gerekli Eğitim Programlarının Düzenlenmesi ve Katılımının Sağlanması -Mevzuat ve değişiklikler ile İlgili Sorumlu Personelin Bilgilendirilmesi Yapılacak Tüm Ödemeler ile İlgili İş ve İşlemlerin Güncel Bilgi ve Mevzuat Doğrultusunda Yapılması Birime Alınan Mal ve Malzemelerin Sorumlu Kişi ve Kurullarca yerinde, Görerek ve İnceleyerek Teslim Alınması Yazının Yazılmasında Gereken Hassasiyetin Gösterilmesi ve Gereken Önlemlerin Alınması Tüm Personel Arş. Gör. Altuğ ORTAKCI Prof. Dr. Mehmet EVKURAN Enstitü Müdürü Serap GÜNEY Enstitü Sekreteri Kadir GÜNKURUSU Mutemet Doç. Dr. İlker SAKINÇ Taşınır Kontrol Yetkilisi Ebru KARATAŞ Taşınır Kayıt Yetkilisi İlgili Personel 1 Mevzuata Uygun Hareket Edilmesi Öğrenci İşleri Personelleri Onaylayan (Birim Amiri) *Birim iş süreçlerine göre hassas görevleri alt birimlere ayırabilir ya da tüm birim için alt birim ayrımı yapmaksızın hazırlayabilirsiniz. ** Risk düzeyi görevin ve belirlenen risklerin durumuna göre Yüksek (3), Orta () veya Düşük (1) olarak belirlenecektir.