SUNGURLU MESLEK YÜKSEKOKULU HASSAS GÖREVLER LİSTESİ

Transkript

1 SUNGURLU MESLEK YÜKSEKOKULU HASSAS GÖREVLER LİSTESİ BİRİM: SUNGURLU MESLEK YÜKSEKOKULU Hassas Görevler (Hizmetin/Görevin Adı) Riskler (Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları) Risk Düzeyi** Prosedürü ( Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller) Hassas Görevi Olan Personel Personelin görevden ayrılması - Hak Kaybı Görevden ayrılan/ayrılacak personelin, yürütmekte olduğu görevlere ilişkin "Görev Devri Formu" eksiksiz olarak doldurması ve Tüm Personel imzalaması sağlanacak, personel görevinden ayrılmadan önce bu form Birim Amirine onaylatılacaktır. Göreve uygun olmayan idari personelin görevlendirilmesi - Niteliksiz İş Çıktıları 1 Görevlendirilen personel, göreve uygun olup olmadığının belirlenmesi için deneme sürecine tabi tutulacak, uygun ise görevine devam edecek, uygun değilse başka bir görev için görevlendirilecektir. Öğretim Elemanı Alım İşlemleri -Mevzuata Uygunsuzluk -Kişi Mağduriyeti 4-İtibar Kaybı 5-Güven Kaybı Öğretim elemanı alımında, başvuruların başladığı tarihten Giriş Sınavının yapıldığı tarihe kadar olan tüm işlemlerde ilgili Yönetmelikler çerçevesinde başvuru evraklarının eksiksiz olarak birimimize teslim edilip edilmediği, aday bilgilerin başvuru şartlarına uygun olup olmadığı, Öğretim Elemanı olabilmek için gerekli olan tüm şartları taşıyan adayın Ön Değerlendirme ve Giriş Sınavı ile tespit edilmesinde titizlikle hareketle edilecektir. Ayten OLCAR KAKŞA (Personel ve Yazı İşl.) Vekalet İşlemleri - Hak Kaybı Herhangi bir sebeple belirli tarihlerde görevi başında bulunamayacak olan personelin, yürüttüğü görevlerde aksaklıklar yaşanmaması için vekalet verilmesi işleminin zamanında gerçekleştirilmesi sağlanacaktır. Tüm Personel Ders Yükü bulunan öğretim elemanının herhangi bir mazereti olmaksızın derse girmemesi - Hak Kaybı 4- Kişi Mağduriyeti 5-Kamu Zararı Öğretim elemanının derse girememesi durumunda, mazeretlerine ilişkin Birim Amirliğine (Sağlık Raporu, İstirahat Raporu, Görevlendirme vb.) belgeleri zamanında vermeleri ve öğrencilerin mağduriyet yaşamaması için ilgili öğretim elemanının ileri tarihlerde derslerin telafilerini yapmaları sağlanacaktır. Tüm Akademik Personel

2 Dosyalama İşlemleri Evrakların Teslim Edilmesi 1- Zaman Kaybı - Görevin Aksaması - Kişi Mağduriyeti 1-Gizli bilgi içeren dosyaların güvenliğinin ve korunmasının sağlanması için arşivde kilitli olarak muhafaza edilecek ve bu dosyalara ulaşmada sadece bir personel sorumlu tutulacaktır. - Dosyalama kontrolu yapılacaktır. 1- İlgili kişiye zamanında teslim edilmesi sağlanacaktır. -Tebliğ edildiğine dair belge düzenlenecektir. Ayten OLCAR KAKŞA (Personel ve Yazı İşl.) Ayten OLCAR KAKŞA (Personel ve Yazı İşl.) Ders Görevlendirmesi, Haftalık Ders Programı, Sınav Programı vb. işlemler - Kişi Mağduriyeti 1. Ders Görevlendirmesi ve Haftalık Ders Programlarının; Eğitim- Öğretim başlamadan önce hazır olması, derslere girecek olan öğretim elemanlarının zamanında belirlenmesi, ve Birim Amiri ile Üst Amirliğe Onay için bir an önce gönderilmesi konusunda gerekli önlemler alınacaktır. Müdür Yardımcıları -Vize, Final, Bütünleme, Tek Ders ve Mazeret Sınav Bölüm Başkanları Programlarının Sınavların başlayacağı tarihten en az bir hafta öncesinde hazır olması sağlanacaktır. -İşlemlerle ilgili öğretim elemanlarına ve öğrencilere (e-posta, tebliğ, web sayfasında duyuru) yoluyla zamanında bilgilendirme yapılacaktır. Burs İşlemleri, Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırılması 1-Öğrenci Mağduriyeti -Hak Kaybı 1 1-Ücretsiz Yemek Bursu, Ömer Derindere Bursu, TESYEV, TEV, Hitit Üniversitesi Bursu vb. Burs işlemlerinin olacağı Birimimize yazılı olarak bildirilir bildirilmez Başvuruda bulunacak öğrencilerimiz için Başvuru tarihlerini, başvuru için gerekli belgelere ilişkin bilgileri kapsayan duyurular Birimimiz web sitesinde ve Duyuru panolarında yayımlanacaktır. Komisyon Üyeleri -Burs almak ve Kısmi Zamanlı olarak çalışmak isteyen öğrenciler Suat ÖNER (Bölüm Sekreteri) için Komisyonlar kurulacak, öğrencilerin yazılı beyanları ile beyanlarını doğrulayacak resmi belgeleri değerlendirilmek suretiyle bursu almaya ve kısmi zamanlı olarak çalışmaya hak kazanacak öğrencileri belirlemek üzere Komisyon üyelerince mülakatlar yapılacaktır. Gizlilik Özelliği Bulunan evraklar 1-İtibar Kaybı -Personele Güven Kaybı 1. Gerek elektronik ortamda gerekse yazılı ortamda Birimimize ulaşan "Gizli" ibareli evrakların, görmeye ve işlem yapmaya yetkili amir ile görevlendirilen bir personel dışındaki diğer personel tarafından görülmesinin önüne geçilecek.. Gizli Evrakların dosyalanması, cevaben evrak hazırlanması vb. işlemlerden sorumlu olmak üzere sadece bir personel görevlendirilecek ve gizli evraklar kilitli dolaplarda güvenli bir şekilde muhafaza edilecektir. Mustaf AĞAÇDAN (Yüksekokul Sekreteri) Ayten OLCAR KAKŞA (Yazı ve Personel İşl.)

3 Yeterli Sayıda İdari Personel Bulunmaması - Kişi Mağduriyeti 4- Hak Kaybı Yeterli sayıda idari personelin olmadığı durumlarda aksaklıkların olabileceği görevler tespit edilerek, Birimimiz kadrosunda veya Yrd. Doç. Dr. Kubilay KARACİF (Müdür) 547 Sayılı Kanunun 1/b-4 maddesine göre görevlendirilmek üzere Personel Dairesi Başkanlığına personel talebinde bulunulacaktır. Kısmi Zamanlı Çalışan Öğrenciler -Mevzuata Uygunsuzluk 1. Kısmi zamanlı olarak çalışan öğrencilerin günde üç saatten fazla çalıştırılması, ağır ve tehlikeli işler yaptırılmaması vb. konulara daha çok özen gösterilecektir.. Kısmi zamanlı çalışan öğrencilerin verilen iş ve görevleri yerine getirip getirmedikleri kontrol edilecektir. Doğrudan Temin ve Teminat Mektupları -Kamu Zararı -Mevzuata Uygunsuzluk Doğrudan Temin yoluyla yapılacak Mal ve Hizmet alımlarında kanuna uygun şekilde kaliteli ve en uygun fiyatlarla alınması sağlanıp kamu yararı gözetilecektir. SGK Prim Ödemeleri, Fatura Ödemeleri, Maaş, Maaş Farkları, Ek Ders, Yolluk- Yevmiye, Avans, Sınav Ücreti, Kesinti, Aile - Kişi Mağduriyeti Yardımı, Yabancı Dil Tazminatı, Terfi vb. 4- Kamu Zararı işlemler 5- İtibar Kaybı 1. SGK Primleri son bildirim tarihleri ve SGK Primleri bildirim dönemleri kontrol edilecek.. Maaş verileri sisteme girilirken Terfi, Dil Tazminatı, Aile ve Çocuk Yardımı bildirimleri kontrol edilecek.. Yolluk ödemelerinde Gidiş-Dönüş saatleri kontrol edilerek Yevmiyeler Kanuna uygun verilecek. 4. Ek Ders işlemlerinde Telafi Programlarına uygunluk kontrol edilecek. 5. Ek Ders işlemlerinde Resmi Tatil günlerine dikkat edilecektir. Bütçe Hazırlıkları 1- Kamu Zararı - İtibar Kaybı -Mevzuata Uygunsuzluk Bütçe Hazırlıkları yapılırken önümüzdeki yıl içinde alınması düşünülen personel alımları, mal alımları, yapılabilecek tahmini görevlendirme sayıları, enflasyon oranları vb. dikkate alınarak daha gerçekçi bir hesaplama yapılacaktır.

4 Taşınır Mal Kayıt ve Kontrol İşlemleri Kamu Zararı 1. Malların düzenli bir şekilde belirli dönemlerde sayımı yapılacaktır.. Kayıtlar zamanında ve doğru olarak tutulacaktır.. Malzeme ve eşyaların dikkatli kullanımları, yerlerinin izinsiz değiştirilmemesi konusunda personelle konuşulacak ve korunmasına azami özen gösterilecektir. Öğr. Gör. Kerim AKTAŞ (Taşınır Kontrol Yetkilisi) Cemal BAĞUÇ (Taşınır Mal Kayıt Yetkilisi) Kütüphane İşlemleri Kamu Zararı 1- Kitapların zamanında teslim edilmesi sağlancaktır. -Kontrolleri zamanında yapılıp teslim süreci uyarılacaktır Suat ÖNER (Kütüphane Görevlisi) Ödenek İşlemleri 1-Mevzuata Uygunsuzluk -Güven Kaybı -Zaman Kaybı Ödenek durumları belirli periyotlarla kontrol edilecek, daha önce yapılan planlamalar çerçevesinde harcamalar yapılacaktır. Teknik İşler -Mevzuata Uygunsuzluk -Kişi Mağduriyeti Teknisyenimiz, görev alanı içerisinde olan işler dışında hiçbir tamirat ve tadilat gerektiren işi yapmaması, işe uygun kıyafet Öğr. Gör. İbrahim İlker YURTTAŞ(İSG giymesi ve eldiven, ayakkabı, baret kullanması vb. gibi alınabilecek Uzmanı) Resul tedbirler konusunda tekrar bilgilendirilecek, Teknisyenimizin gereklierden (Elektrik Teknisyeni) önlemleri alıp almadığı belirli aralıklarla takip edilecektir. Birime Giriş ve Çıkışların Kontrolü 1-Kişi Mağduriyeti -İtibar Kaybı -Güven Kaybı 4-Güvenlik Zaafiyeti 1-Güvenlik Personelinin (düzenli kimlik kontrolü, kişiler ve araçlar üzerinde arama-tarama yapılması, gelenlerin adı-soyadı, ne için geldiği, giriş ve çıkış saatlerinin kayıt altına alınması vb.) durumlara dikkat etmeleri konusunda görevleri tekrar güncellenerek yazılı olarak Güvenlik Personeline tebliğ edilecektir. -Güvenlik Personeli ile mevcut durum, yapılması ve dikkat edilmesi gereken konular hakkında görüşmeler yapmak üzere toplantılar gerçekleştirilecektir. Öğrenci Staj ve SGK Giriş işlemleri 1-Kişi Mağduriyeti -Güven Kaybı -İtibar Kaybı 4-Hak Kaybı Öğrencilerin staja başlayacağı tarihten önceki 10 günlük süre içinde "İş Kazası ve Meslek Hastalığı" işe giriş bildirgeleri ve stajın bittiği Cemal BAĞUÇ (Öğrenci İşleri) Serdal tarihten sonraki 10 gün içinde işten çıkış bildirgelerinin yapılması, KAYAER (Muhasebe) Tahakkuk Fişi Hizmet Listelerinin Üniversitemiz ilgili birimine gecikme olmadan ulaştırılması konusunda ilgili personeller yazılı ve sözlü olarak bilgilendirilecektir.

5 Mezuniyet İşlemleri 1-Kişi Mağduriyeti -Güven Kaybı -İtibar Kaybı 4-Hak Kaybı Ders Kataloglarında bazı dönemler değişiklik yapılması nedeniyle oluşabilecek ders kredilerinin yanlış hesaplanması, Mezuniyet işlemlerinde aksaklık ve gecikme yaşanması vb. sorunların önüne geçilecektir. Bölüm Başkanları Cemal BAĞUÇ (Öğrenci İşleri) İş Sağlığı ve Güvenliği Tedbirleri 1-Mevzuata Uygunsuzluk -Güvenlik Zaafiyeti 1-İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı koordinatörlüğünde, Birim binasındaki mevcut durum, eksiklikler ve yapılması gerekenler hakkında İş Sağlığı ve Güvenliği Kurulu üyeleri ile daha sık toplantılar yapılması sağlanacaktır. -Birimimizin yapılması gerekenler ile ilgili yetersiz kalması durumunda yapılacaklara ilişkin olarak en kısa zamanda Üniversitemizin ilgili birimleri (Yapı İşleri Dairesi Başkanlığı, İş Sağlığı ve Güvenliği Koordinatörlüğü, Genel Sekreterlik) yazılı olarak bilgilendirilecektir. -Tüm personelimize gruplar halinde İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı tarafından "İş Sağlığı ve Güvenliği" hakkında eğitimler düzenlenecektir. Öğr.Gör. Kerim AKTAŞ (İşveren Vekili) Öğr. Gör. İbrahim İlker YURTTAŞ (İSG Uzmanı) Hazırlayan Mustafa AĞAÇDAN Yüksekokul Sekreteri Onaylayan (Birim Amiri) Yrd. Doç. Dr. Kubilay KARACİF Müdür *Birim iş süreçlerine göre hassas görevleri alt birimlere ayırabilir ya da tüm birim için alt birim ayrımı yapmaksızın hazırlayabilirsiniz. ** Risk düzeyi görevin ve belirlenen risklerin durumuna göre Yüksek (), Orta () veya Düşük (1) olarak belirlenecektir.

6 Görevin aksaması İtibar kaybı Soruşturma Cezai İşlem Güven kaybı Zaman Kaybı Kamu Zararı Kişi mağduriyeti Hak kaybı Personele güven kaybı Mevzuata uygunsuzluk Niteliksiz iş çıktıları V.b Bu belge 5070 sayılı e-imza Kanununa göre Yrd. Doc. Dr. Kubilay KARACIF tarafından tarihinde e-imzalanmıştır. Evrağınızı linkinden 89D6CA9XB kodu ile dogrulayabilirsiniz.