STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HASSAS GÖREVLER

Transkript

1 Birimi: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI HASSAS GÖREVLER Alt Birimi: Stratejik Yönetim Bürosu Hassas Görevler İdari Faaliyet Raporlarının hazırlanması Risk Düzeyi Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu 1.Şeffaflık ve hesap verme sorumluluğunun yerine getirilmemesi Prosedürü (Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller) 1.İlgili raporun yasal dayanakları hakkında bilgilendirmelerin yapılması, 2.Faaliyet raporlarının hazırlanmasında toplanan veri ve bilgilerin kesin ve doğru olduğunun teyit edilmesi. Birimlerin Performans sistemine girdikleri bilgilerle faaliyet raporuna yazdıkları bilgilerin tutarlı olduğunun kontrol edilmesi 3.Kamuoyuna açıklanması Stratejik Planın Hazırlanması 1.Üst politika belgeleri ile uyum sağlanmaması 2.Stratejik Planın süresinde hazırlanamaması 3.Güven Kaybı 1.Birimlere yönelik bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi 2.İlgili mevzuatında belirtilen tarihler dikkate alınarak çalışma takviminin belirlenerek stratejik planın katılımcı yöntemlerle hazırlanması. 3.Kamuoyuna açıklanması Performans Programının Hazırlanması 1.Görevin Aksaması 1.Performans programının hazırlanması hakkında yönetmelik hakkında bilgilendirme yapılması. Başkanlığımızın orta ve uzun vadeli amaçlarının, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemleri ile kaynak dağılımlarının belirlenmesi. 3.Kamuoyuna açıklanması.

2 Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporunun Hazırlanması, Kamu Yatırımları İzleme ve Değerlendirme Raporunun Hazırlanması 1.Görevin Aksaması 1.İlgili raporların yasal dayanakları hakkında bilgilendirmelerin yapılması, 2.Raporların hazırlanmasında kullanılan verilerin elde edilmesi ile ilgili bilgilendirmelerin yapılarak veri ve bilgilerinin doğruluğunun teyit edilmesinin sağlanması. 3. Kamu Yatırımları ve Değerlendirme Raporlarının hazırlanarak sisteme girilmesi ve Kalkınma Bakanlığına dönemler itibariyle bildirilmesi. 4.Kamuoyuna açıklanması. 1.Görevinden ayrılacak olan personel görevinden ayrılmadan önce yerine bakacak olan personele yapılacak olan iş ve işlemler ile ilgili bilgilendirme yapması sağlanacak. Personelin Görevden Ayrılması Görevin Aksaması 2.Görevden ayrılan personel Görev Devri Rapor Formu nu eksiksiz doldurması sağlanıp ve bu formun birim amiri tarafından da onaylanmasının sağlanacak. 3.İnsan Kaynakları ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlığına yazı yazılıp yerine personel görevlendirilmesi yönünde çalışmalar yapılacak.

3 Birimi: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Alt Birimi: Bütçe Bürosu Hassas Görevler Ayrıntılı Finansman Programının Hazırlanması Bütçe Hazırlama Risk Düzeyi Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu 1.Güven Kaybı 2.Görevin Aksaması 1. Güven Kaybı 2.Görevin Aksaması Prosedürü ( Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller) 1. Her yıl detay bütçe onaylandıktan sonra AFP hazırlanması için birimlere yazı yazılması ve AFP tekliflerinin yazılı olarak alınması 2. Harcamaların niteliği, mevsimsel özellikler ve diğer özel durumlar dikkate alınarak ödenek dağılımının yapılması. 3. Bütçe ödeneklerinin aylık ve üçer aylık dağıtım miktarı bütçe giderlerinden az olmamalı. 4. AFP hazırlanırken Ocak ayı için Maliye Bakanlığı tarafından serbest bırakılan ödeneklere yer verilerek bu serbesti tutarın altında tutar belirlenmemesi. Bütçe çağrısı ve eki bütçe hazırlama rehberi, orta vadeli program, plan ve yatırım programı hazırlama rehberi kapsamında bütçenin hazırlanmasının sağlanması. İdarenin bütçe ve yatırım tekliflerinin Bütçe Uygulamaları (yıllık bütçe Ödeneklerinin Etkin ve Verimli Kullanılmasına İlişkin Bütçe İş ve İşlemleri) 1. Ödenek talep ve gönderme belgelerinin zamanında yapılmaması nedeni ile giderlerin faize düşmesi, 2.Görevin Aksaması 1.Ödenek talep ve göndermelerinin mevzuatında öngörülen sürelerde yapılması, 2.Aylık ve üçer ayılık dönemler itibariyle bütçe giderlerinin raporlanması, 3.Ödenek aktarma, ekleme ve revize işlemlerine ilişkin talep ve işlemlerin ön mali kontrole tabi tutulması.

4 Hazineden Her Ay Üç Aylık Nakit Talebinde Bulunma İşlemleri 1.Güven Kaybı 2.Görevin Aksaması 3.İdari Para Cezası 1. Hazırlanan nakit taleplerini, üç aylık nakit ihtiyaçlarının bildirilmesine ilişkin olarak hazırlanan Kılavuzda belirtilen esaslar çerçevesinde, bir adet merkez birimlerine, bir adet de taşra birimlerine ait olmak üzere NTAS da yer alan formu doldurmak suretiyle her ayın son iş gününden dört iş günü önce Müsteşarlığa bildirir 2. Sistem tarafından e-posta ile gönderilen sürelere dikkat etmek 3. Sistemindeki veriler onaylanmadan önce Muhasebe Yetkilisi tarafından Kontrol edilmesi 4. Verilerde güncelleme yapılacaksa verilerin sisteme girildiği takip eden haftanın ilk gününde güncelleme yapılması Personelin Görevden Ayrılması Görevin Aksaması 1.Görevinden ayrılacak olan personel görevinden ayrılmadan önce yerine bakacak olan personele yapılacak olan iş ve işlemler ile ilgili en az 1 ay önceden bilgilendirme yapması sağlanacak. 2.Görevden ayrılan personel Görev Devri Rapor Formu nu eksiksiz doldurması sağlanıp ve bu formun birim ve üst amir tarafından da onaylanmadan görevinden ayrılmaması sağlanacak. 3.İnsan Kaynakları ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlığına yazı yazılıp yerine personel atanması yönünde çalışmalar yapılacak.

5 Birimi: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Alt Birimi: İç Kontrol Bürosu Hassas Görevler Risk Düzeyi Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu Prosedürü ( Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller) 1.İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planındaki faaliyetlere dair çalışmaların birim bazında takip edilerek gereken bilgilendirmenin yapılması. İç Kontrol Sistemi ve Standartları Güven Kaybı 2.İç Kontrol Standartları konusunda ilerleme yapamayan birimlere destek verilmesi. 3. İç kontrol sistemi izleme araçları geliştirilerek iç kontrol sisteminin izlenmesinin sağlanması 4.İç kontrol konusunda eğitimler düzenlenmesi. 1.Yapılacak olan kontroller Ön Mali Kontrol Form ları kullanılarak yapılacak. Ön Mali Kontrol İşlemleri 1.Kamu zararına sebebiyet verme riski 2.Telafisi güç sonuçlara yol açma riski 2.Birime gelen ön mali kontrol işlemlerinin mevzuat ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunun mevzuatta belirlenen süreler zarfında incelenmesinin sağlanması. 3.İlgili Personelin çeşitli eğitim programlarına katılımının sağlanması suretiyle mevzuata hakim olması hususunun gözetilmesi sağlanacak.

6 1.Görevinden ayrılacak olan personel görevinden ayrılmadan önce yerine bakacak olan personele yapılacak olan iş ve işlemler ile ilgili bilgilendirme yapması sağlanacak. Personelin Görevden Ayrılması 1.Görevin Aksaması 2.Görevden ayrılan personel Görev Devri Rapor Formu nu eksiksiz doldurması sağlanıp ve bu formun birim amiri tarafından da onaylanmasının sağlanacak. 1. İnsan Kaynakları ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlığına yazı yazılıp yerine personel görevlendirilmesi yönünde çalışmalar yapılacak.

7 Birimi: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Alt Birimi: Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Bürosu Hassas Görevler Kasa ve Banka İşlemleri Maaş İşlemleri SGK ve Emekli Keseneklerinin Gönderilmesi Risk Düzeyi Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu 1.Veznedeki mevcudun muhasebe kayıtlarıyla örtüşmemesi 2.Bankadaki mevcudun muhasebe kayıtlarıyla örtüşmemesi 3.Veznenin güvenliğinin sağlanamaması 4.Görevin Aksaması 5.Güven Kaybı 1.Mali Sorumluluk 3.İdari Para Cezası 1. Cezai işlem 2. Tekit 3. İtibar Kaybı 4. Soruşturma Prosedürü ( Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller) 1.Vezne mevcudunun yönetmelikte belirtilen süre içinde kontrol edilmesi sayılması 2.Veznede fazla miktar nakit bulundurulmaması 3.Kasa mevcudunun günlük kontrol edilmesi vezne alındılarının muhasebe kayıtlarıyla karıştırılması 4.Gün sonunda muhasebe kayıtları, mizan, kasa ve banka mutabakatının sağlanması 1.Özlük İşlemlerine ilişkin evraklar Ön mali kontrole tabi tutulması. 2.İlgili birimler tarafından maaş ödemelerine ait bilgilerin yanlış bildirilmesini önlemek adına ilgili birimler ile koordineli çalışılması ve bilgilendirme toplantıları yapılması. 3. Maaş ödemesinin bankaya ödenmek üzere 3 gün önce hesap numaraları kontrol edilerek gönderilmesi. 1.SGK Pirim kesintilerinin tahakkukunun zamanında yapılmasının sağlanması. 2.Bildirgelerle ilgili işlemleri öncelikle gerçekleştirilmesi. 2.Tahakkuk evraklarının muhasebe kayıtları ile pirim tahakkuk tutarlarının karşılaştırılması 3.SGK pirim kesintilerinin süresinde gidebilmesi için Bildirgelerin ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi 4.Muhasebe Yetkilisinin ayrıca süreci devamlı takip altında bulundurarak kontrol etmesi

8 Avans İşlemleri Düşük 1.Verilen avansların kapatılamaması 2.Avansın süresinde mahsup edilmemesi 3.Güven Kaybı 1. Avans verilen mutemetlere adlarına açılan avans ve avans artıkların hakkında yapılacak işlemler hakkında bilgilendirme yapılması. 2.Verilen avansların say 2000-i ve KBS sisteminde çıktısı alınıp ilgili memur tarafından süresinin geçip geçmediği kontrol edilmesi. 3. Süresi geçen varsa kişi borcuna alınması. Personel Promosyon Ödeme İşlemleri Düşük 1. Görevde aksaklıklar 1.Promosyon almaya hak kazanan personel listelerinin belirlenmesi, 2.Promosyon almaya hak kazanan personel listelerinin oluşturularak SAY2000İ sistemi ile uyumunun kontrol edilmesi, 3.Kontroller yapıldıktan sonra anlaşmalı bankayla son kontrollerin yapılarak karşılıklı teyit ettikten sonra ödenmesi için talimat verilmesi 4. Promosyon almaya hak kazanan personel ödemelerinin aktarılıp aktarılmadığının kontrollerinin yapılması. Ek Ders Ödemeleri Düşük 1.Görevde sebep olma. aksaklıklara 1. Gelen ek ders evrakları incelemeye alınarak işleme konulması. 2. Hizmet Standartlarında belirtilen sürede ödemenin gerçekleştirilmeli 3. Ek ders hakkındaki mevzuata bilgisine sahip olunmalı, değişikliklerin takip edilmeli. İcra İşlemleri 1. Cezai işlem 2. Tekit 3. İtibar Kaybı 4. Soruşturma 1. İcra Dairesinden gelen yazılara(en geç 7 gün içinde yerine ulaşmış olmalı) aynı gün veya en geç ertesi günü cevap verilmesi. 2. Maaştan kesintisi yapılan tutarların maaş ödemelerinden sonra derhal icra dairesine gönderilmesi. 3. Muhasebe Yetkilisinin ayrıca süreci devamlı takip altında bulundurarak kontrol etmesi.

9 Kefalet İşlemleri 1.Kefalete tabi olan kişilerden kesinti yapılmaması 2.Kefalet kesintilerinin yasal süre içinde kefalet sandığına aktarılmaması 3.Güven Kaybı 1.Kefalete tabi olan memurlardan kesilmesi gereken kefalet miktarı kesilerek hesaplara alınması. 2.Yapılan kesintiler ilgili yerlere süresinde aktarılmasının sağlanması. Vezne İşlemleri Projelerden Yapılan Döviz Ödemeleri Muhtasar, Kdv, Damga Vergisi Beyanname Verme Süreci 1.Mükerrer ödeme riski 2.Mali Sorumluluk 3.Güven Kaybı 1. Mükerrer ödeme riski 2. Mali Sorumluluk 3. Zaman Kaybı 1.İdari Para Cezası 1.Teminatların hesaba alınması sırasında mevzuat gereği yapılacak kontrollere önem gösterilmesi, işin deneyimli personel tarafından yapılmasının sağlanması. 2.Ödeme emri banka ekstreleri ve muhasebe kayıtları kontrolü ile tespit edici kontrol yapılıp, uyumsuzluk olması halinde banka ile iletişime geçilerek fazla ödemenin tahsili eksik ödemenin ifası ile banka hesabının düzeltilmesi sağlanacaktır. 3. Gün sonlarında vezne sayımlarının yapılarak mutabakat sağlanması. 1. Yurt dışına yapılacak döviz ödemelerinde harcama yetkilisinden resmi yazı ile fatura fotokopisi ve banka hesap bilgilerinin istenmesi 2. Bankaya aynı ödemeye ait TL olarak gönderilecek ödeme talimatında mükerrer ödeme olmaması için gerekli uyarıların yazılması 3. Bankaya Gönderme Emri Ayrıntı listesini verirken hatırlatma yapmak ve ödemeyi bankadan takip etmek. 1.İzleyen ayın 23 akşamına kadar beyanname verilir ve 26. günü akşamına kadar ödenir. 2. Beyanname Doldurulmadan önce Muhasebe Yetkilisi Tarafından Kontrol edilmesi 3.SAY2000i de ki Mizan raporlarındaki bilgilerin beyannameye doğru olarak geçilip geçilmediği titizlikle kontrol edilir 4.Beyanname verme sürelerinin unutulmaması için not defteri ve takvime not alınması

10 Muhasebe Yetkilisi Mutemedi Defteri Kontrol İşlemleri Kesin Hesabın ve Yönetim Dönemi Hesabı İşlemleri Teminat Mektuplarının Takip Edilmesi 1. Soruşturma 2. Güven Kaybı 1. Soruşturma 2. Güven Kaybı 1.Soruşturma 1. Makbuzlar itina ile kontrol edilmeli ve üzerlerinde yazan tutarların toplamı bankaya yatırılan tutarla eşleştirilmelidir. 2. Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin görevleriyle ilgili bir ihmal olduğunda derhal yazılı olarak gerekli mercilere bildirilmesi 3. Bir alındı makbuzu bitmeden ve harcama yetkilisinin yazısı olmadan yeni bir alındı makbuzu verilmemesi 4. Yemekhane tahsilatların yemekhane sistemindeki bilgilerle karşılaştırılması 5. Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin ihtiyaç duyuldukça bilgilendirilmesi 1.Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan genelge, tebliğ ve duyuruların incelenmesi. 2. Duyurular kapsamında süresinde kesin hesap ve yönetim dönemi hesabının hazırlanması. 3. Maliye Bakanlığı ile görüşülerek mutabakatın sağlanması 4.Kesin hesabın üst yönetici ve bakan a imzalatarak Maliye Bakanlığına gönderilmesi 5. Bütçe görüşmeleri için kesin hesabın TBMM sine gönderilmesi. 1. Teminat mektupların kontrol edilip alınarak aynı gün muhasebe kaydının yapılması. 2. Gün sonunda muhasebe kaydı ile fiili teminat mektuplarının kontrol edilerek mutabakat sağlanarak kasada muhafaza edilmesi. 3. Belli periyotlarla kasadaki teminat mektuplarının fiili kontrolünün yapılması. 4. Geçerlilik süresi dolan teminat mektuplarının ilgili mevzuatlar çerçevesinde gerekli işlemlerinin yapılması.

11 Kişi Borçlarının Takibi ve Tahsili 1.Soruşturma 1.Yapılan ödemeler kontrol edilerek yersiz ve mükerrer ödemeler var ise ödenen tutar kişi borcuna alınması. 2.Kişi borçlarının tahsili ile ilgili işlemlerin takip edilmesi. 3.Tahsil aşamasından devlet alacaklarına uygulanacak faiz oranlarının gözetilmesi. 4.Belli periyotlar halinde muhasebe kayıtlarından kişi borçları dökümü olarak kontrol edilmesi. Taşınır İşlemleri 1.Soruşturma 2. Güven Kaybı 1.Taşınır yönetim sisteminde kayıtlı bulunan taşınırların fiziki olarak belli periyotlar halinde kontrol edilmesi 2.Yıl sonu sayım tutanağı, taşınır sayım ve döküm cetveli, taşınır yönetim hesabı cetveli Sayıştay a bildirilmesi 3.Yapılan giriş ve çıkış işlemleri muhasebe birimine bildirilir. Ödeme Emirlerinin Kontrolü Ve Ödemesi 1.Soruşturma 2. Güven Kaybı 1.Ödeme evrakları harcama belgeleri yönetmeliğine göre incelenir. 2.Hata veya yanlışlıklar varsa düzeltilmek üzere iade edilir. 3.Bankaya gönderilen ödeme talimatı ile muhasebe kaydındaki ödeme miktarları incelenerek mutabakat sağlanır. 4.Gün sonlarında gönderme emirleri ile banka ekstraları kontrol edilerek hesabın mutabakatı sağlanır.

12 1.Görevinden ayrılacak olan personel görevinden ayrılmadan önce yerine bakacak olan personele yapılacak olan iş ve işlemler ile ilgili bilgilendirme yapması sağlanacak. Personelin Görevden Ayrılması Görevin Aksaması 2.Görevden ayrılan personel Görev Devri Rapor Formu nu eksiksiz doldurması sağlanıp ve bu formun birim amiri tarafından da onaylanmasının sağlanacak. 3.İnsan Kaynakları ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlığına yazı yazılıp yerine personel görevlendirilmesi yönünde çalışmalar yapılacak.

13 HASSAS GÖREVLER LİSTESİ İSMİ ÖZETİ RİKSLER Muhasebe Yetkililiği Muhasebe Yetkilisi Mutemetliği Ön Mali Kontrol Gerçekleştirme Görevliliği 1.Gelir ve alacakların tahsili 2.Gider ve borçların ödenmesi 3.Değerlerin ve emanetlerin alınması, muhafazası ve iadesi 1-Değerlerin geçici olarak alınması 2-Alınan değerlerin muhafazası 3-Muhafaza edilen değerlerin iadesi 1-Gelir, gider, varlık ve yükümlülüklere ilişkin mali karar ve işlemlerin mevzuata uygunluk açısından denetimi 2-Mali karar ve işlemlerin etkililik, ekonomiklik ve verimlilik açısından kontrolü 1-Ödeme emri belgesi düzenlenmesi 2- Ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön mali kontrol 3.Kamuoyuna açıklanması. yapılması 1.Kamu zararına sebebiyet verme riski 1-Kamu zararına sebebiyet verme riski 2-Para ve para ile ifade edilebilen değerlerin şahsi kullanım riski 1-Kamu zararına sebebiyet verme riski 2-Telafisi güç sonuçlara yol açma riski 1-Kamu zararına sebebiyet verme riski