Politika ve Prosedürler Onaylayan: Grup CEO su Bölüm: Grup Şirket Sekreterliği
İçindekiler 1. Giriş... 3 2. Amaç... 3 3. Kapsam... 3 4. Politika... 3 5. Sorumluluk... 5 6. İhbar Hattı İletişim Bilgileri... 6 2
1. Giriş 1.1 DP World, ticari faaliyetlerini doğruluk ve dürüstlük ilkeleri çerçevesinde yürütmekte ve tüm çalışanlarının da Davranış Kuralları Politika ve Prosedürüne uygun şekilde yüksek bir standart içerisinde hareket etmelerini beklemektedir. 2. Amaç 2.1 Bu politikanın amacı: 2.1.1 Çalışanları, şüpheli buldukları kusurlu davranışları, endişelerinin ciddiye alınıp uygun şekilde soruşturulacağı ve gizliliklerinin korunacağı bilinciyle, mümkün olan en kısa sürede bildirmeye teşvik etmek. 2.1.2 Çalışanlara, söz konusu endişelerini nasıl dile getirecekleri konusunda rehberlik etmek. 2.1.3 Çalışanlara, süreç sonunda yanıldıkları anlaşılsa dahi, samimi endişelerini iyi niyet çerçevesinde ve misilleme korkusu olmadan dile getirebilecekleri yönünde güvence vermek. 2.2 Bu politika, hiçbir çalışanın iş akdinin bir parçası olmayıp istenildiği zaman değiştirilebilir. 4. Politika İhbar nedir? 4.1 İhbar, iş yerinde şüpheli görülen kusurlu davranış ve tehlikelerle ilgili bilgi vermektir. Söz konusu davranış ya da tehlikeler şunlar olabilir: 4.1.1 suç faaliyeti; 4.1.2 adli hata; 4.1.3 sağlık ve güvenliği tehdit eden tehlikeler; 4.1.4 çevreye zarar; 4.1.5 yasal veya mesleki yükümlülüklere ya da mevzuata uymamak; 4.1.6 rüşvet; 4.1.7 mali dolandırıcılık veya yöneitm hatası; 4.1.8 ihmal; 4.1.9 DP World Davranış ve Etik Kuralları Politikası dahil şirketin iç politika ve prosedürlerini ihlal etmek; 4.1.10 DP World ün itibarını zedeleyebilecek davranışlarda bulunmak; 4.1.11 gizli bilgileri yetki dışında açıklamak; 4.1.12 yukarıda sayılan meselelerden herhangi birini kasten saklamak. 4.2 Muhbir, yukarıdaki meselelerden herhangi biri hakkında samimi endişelerini iyi niyet çerçevesinde dile getiren kişidir. Şüpheli gördükleri ve DP World ün faaliyetlerini olumsuz etkileyecek nitelikte kusurlu bir davranış veya tehlikeyle ( ihbar konusu ) ilgili samimi endişeleri olan çalışanlar, durumu bu politikaya uygun şekilde bildirmelidir. 3. Kapsam 3.1 Bu politika; kıdemli yöneticiler, yetkililer, direktörler, çalışanlar, danışmanlar, taşeronlar, stajyerler, evden çalışanlar, yarı ve tam zamanlı çalışanlar, geçici personel ve gönüllüler (tamamı personel olarak anılacaktır) dahil, şirketin her seviyesindeki tüm çalışanlar için geçerlidir. 4.3 Bu politika, çalışanların şahsi koşulları (örneğin işte gördükleri muamele) ile ilgili şikayetler için kullanılmamalıdır. Bu gibi durumlarda, ayrıntılı bilgi için İnsan Kaynakları Politikasına başvurulmalıdır. 3
4.4 Herhangi bir meselenin bu politika kapsamına girip girmediğinden emin olmayan çalışanlar, DP World ün ücretsiz ve gizli ihbar hattından bilgi almalıdır (iletişim bilgileri belgenin en sonunda görülebilir). İhbar konusunun bildirilmesi 4.5 Çalışan, her türlü rüşvet ya da dolandırıcılık şüphesini veya olayını amirine ya da yöneticisine bildirmelidir. Amir/yönetici, ihbarı yapanın çalıştığı bölümün en kıdemli yöneticisini konuyla ilgili bilgilendirmeli; kıdemli yetkili de Grup İç Denetim Yöneticisine bilgi vermelidir. 4.6 Çalışan veya başka bir kimse, bir rüşvet, dolandırıcılık ya da yolsuzluk şüphesini veya olayını gizlilik nedeniyle amirine/yöneticisine bildiremeyeceğini düşünüyorsa, meseleyi DP World ün gizli ihbar hattı üzerinden bildirmelidir. Çalışan ya da diğer şikayetçi, kimliğini gizli tutabilir. Dile getirecekleri her türlü endişe, yönetimden bağımsız çalışan ve doğrudan DP World Denetim Komitesine rapor veren Grup İç Denetim Yöneticisine gizli olarak iletilecektir. Gizlilik 4.8 DP World, çalışanlarını bu politika çerçevesinde ihbar konularını açık bir şekilde dile getirebilmeleri yönünde teşvik etmektedir. İlgili faaliyeti bildiren kişinin kimliği gizli kalacaktır. Ancak konuyu soruşturanların soruşturmayı düzgün şekilde yürütebilmesi için ihbarı yapanın kimliğini bilmesi gerekiyorsa, DP World bunu ilgili çalışanla görüşecektir. Şirket dışına bilgi verilmesi 4.9 Bu politikanın amacı, işyerindeki herhangi bir kusurlu hareketin bildirilmesi, soruşturulması ve düzeltilmesine yönelik bir mekanizma sunmaktır. Çoğu durumda çalışanların herhangi birini haricen bilgilendirmesine gerek olmamaktadır. 4.10 Kanuna göre, kimi durumlarda çalışanların endişelerini düzenleyici bir makam gibi harici organlara bildirmeleri uygun olabilir. Nadiren de olsa medyanın da bilgilendirilmesi uygun olabilir. DP World, çalışanlarının bu tür bir endişelerini şirket dışından birilerine bildirmeden önce kesinlikle tavsiye almalarını önermektedir. 4.7 DP World, koşullar elverdiği takdirde, ihbarı yapan çalışanla meseleyi görüşmek üzere en 4.11 İhbar konuları genellikle DP World kısa sürede bir toplantı düzenleyecektir. çalışanlarının davranışlarıyla ilgili olmakla Çalışan, bu politika çerçevesinde toplantılara beraber, kimi zaman müşteri, tedarikçi veya bir çalışma arkadaşını getirebilir. Çalışana hizmet sağlayıcı gibi üçüncü bir tarafın eşlik eden kişi, ihbarın ve bunu takiben hareketleriyle ilgili de olabilir. Kanun, yürütülecek her türlü soruşturmanın gizliliğine konunun esasen kendi eylemleriyle ilgili saygı göstermelidir. olduğuna veya yasal sorumlulukları içerisinde bulunduğuna dair makul bir düşünce içinde olan çalışanlara, üçüncü taraflarla ilgili endişelerini iyi niyet çerçevesinde dile getirme hakkı tanımaktadır. Ancak DP World, çalışanların bu tür endişelerini öncelikle şirket içinde bölüm yöneticilerine veya gizli ihbar hattına bildirmelerini tavsiye etmektedir. 4
Soruşturma ve Sonuç 4.12 Çalışan bir endişesini dile getirdiğinde, Grup İç denetim Yöneticisi, soruşturma kapsamını belirlemek üzere bir ön değerlendirme yapacaktır. İhbarı yapan çalışanın ayrıntılı bilgi vermek için ilave toplantılara katılması gerekebilir. 4.13 Kimi durumlarda DP World, soruşturma konusunda yeterli deneyimi olan veya konu hakkında uzman çalışanların arasından bir soruşturmacı veya bir soruşturma ekibi görevlendirebilir. Soruşturmacı(lar), DP World ün ileride bu tür kusurlu davranışlarla karşılaşma riskini en aza indirmek için değişiklik önerilerinde bulunabilir. 4.14 DP World, çalışanlarını soruşturmanın ilerleyişinden ve muhtemel takviminden haberdar etmeye çalışacaktır. Ancak kimi zaman gizlilik nedeniyle soruşturmaya dair belli bazı detayları veya sonuç olarak uygulanan disiplin cezalarını çalışanlara açıklayamayabilir. Çalışanlar, soruşturmayla ilgili her türlü bilgiyi gizli tutmalıdır. 4.15 İyi niyet ile endişelerini dile getirenler açısından kaygı duyulacak bir şey olmamakla beraber, kötü niyetle ortaya atılan yalan iddialar da kusurlu davranış muamelesi görecek ve DP World ün disiplin prosedürü kapsamında ele alınacaktır. Muhbirlerin korunması ve desteklenmesi 4.17 Çalışanlar, endişelerini iyi niyetle dile getirmeleri neticesinde olumsuz bir muameleye maruz kalmamalıdır. İşten çıkarma, disiplin cezası, tehdit ve bir endişenin dile getirilmesi ile ilgili diğer istenmeyen türde yaklaşımlar, bahsi geçen olumsuz muameleler arasında sayılabilir. Bu tür bir muameleye maruz kaldığını düşünen çalışanlar, derhal İç Denetim Yöneticisini bilgilendirmelidir. Bu konuda herhangi bir iyileştirme olmadığı takdirde ise İnsan Kaynakları Politikası altındaki Şikayet Prosedürü vasıtasıyla resmi şikayette bulunulmalıdır. 4.18 Çalışanlar, muhbirleri hiçbir şekilde tehdit etmemeli ya da bu kişilere karşı misilleme yapmamalıdır. Bu tür davranışlarda bulunanlar hakkında disiplin işlemi yapılacaktır. 5. Sorumluluk 5.1 Bu politika, DP World Yönetim Kurulu Denetim komitesi adına yürütülmekte olup yönetimden bağımsızdır. 5.2 Bu politika, en az 2 yılda bir yasal ve operasyonel açıdan gözden geçirilecektir. 5.3 Tüm çalışanlar, bu politikanın başarısından sorumlu olup, şüpheli gördükleri her türlü tehlikeyi veya kusurlu davranışı bildirirken bu politikaya uygun hareket etmelidir. Çalışanların bu politikayla ilgili yorumda ve iyileştirici önerilerde bulunmaları istenmektedir. Yorum, öneri ve sorular, Grup Şirket Sekreterliğine yönlendirilmelidir: secretariat@dpworld.com 4.16 Muhbirlerin kimi zaman yaptıkları ihbarın olası sonuçlarından endişe etmeleri anlaşılır bir durumdur. DP World, bu politika uyarınca samimi endişelerini iyi niyet çerçevesinde dile getiren çalışanlara, sonradan yanıldıkları anlaşılsa dahi, destek olacaktır. 5
6. İhbar Hattı İletişim Bilgileri Ücretsiz Telefon Web sitesi üzerinden doğrudan bildirim E-posta BAE: 8000 44 138 73 Diğer ülkeler için lütfen aşağıdaki linke tıklayın http://web.dpworld.com VEYA https://wrs.expolink.co.uk/dpworld dpworld@expolink.co.uk Grup İç Denetim Yöneticisi E-posta: headofaudit@dpworld.com Telefon: +971 (4) 808 0855 İnsan Kaynakları Yöneticisi E-posta: headofhc@dpworld.com Telefon: +971 (4) 808 0846 6