DAVRANIŞ KURALLARI VE ETİK DEĞERLER RÜŞVET VE UYGUNSUZ ÖDEMELER İLE İLGİLİ İLKELER

Transkript

1 DAVRANIŞ KURALLARI VE ETİK DEĞERLER RÜŞVET VE UYGUNSUZ ÖDEMELER İLE İLGİLİ İLKELER

2 MAGNA INTERNATIONAL INC. RÜŞVET VE UYGUNSUZ ÖDEMELER İLE İLGİLİ İLKELER Magna, her türlü iş girişiminde ve her ülkede rüşvet veya uygunsuz ödeme yapılmasını yasaklamıştır. Bu Kılavuz Magna International Inc, ve tüm bağlı kuruluşları ile iştirakleri ("Magna") ve direktörler kurulu üyeleri, üst düzey yöneticiler ve çalışanlar da dahil olmak üzere tüm Magna personeli ve yükleniciler, danışmanlar ve acenteleri için geçerlidir. Magna, yıllar içinde "daha iyi ürünü daha iyi fiyata satma" prensibi ile itibarını arttırarak iş kazanmıştır. Bunun anlamı, işlerin rüşvet veya diğer uygunsuz ödemeler yapılarak alınması değil, dürüstlük içerisinde takip edilerek adil bir şekilde ürün ve fiyat esas alınarak kazanılmasıdır. Magna Davranış Kuralları ve Etik Değerler rüşvet ve diğer uygun olmayan ödemelerin yapılmasını açık olarak yasaklamaktadır. Böyle bir etkinlik içine giren herhangi bir çalışan, derhal işine son verilmesinin de dahil olduğu disiplin cezalarına maruz kalacaktır. Pek çok ülke, rüşvet veya diğer yasal olmayan ödemelerin başka bir ülkede yapılmasını dahi yasaklayan yasalara sahiptir. Bu yasaların ihlali ciddi bir suç teşkil etmektedir ve şirkette ve böyle bir olayın içinde bulunan personele (böyle bir olaya izin veren yöneticiler de dahil olmak üzere) ceza kesilmesini gerektirir. Doğrudan böyle bir olayın içinde yer alan kişilerin hapis cezası alma riski bulunmaktadır. Böyle bir ihlal durumunun söz konusu olması dahi Magna'nın itibarının çok ciddi şekilde zarar görmesine neden olur. "Uygun Olmayan" Ödeme Nedir? Rüşvet, pay ödemesi veya kolaylaştırma ödemeleri "Uygun Olmayan Ödeme kapsamına girmektedir. Rüşvet, bir kararı verecek veya bir eylemi yerine getirecek kişiye bu eylemi veya kararı yerine getirmesi veya getirmemesi veya kişinin temsil ettiği kuruluştan bir işin alınması veya alınmış olan bir işin devam ettirilmesi veya söz konusu kişiden veya kuruluştan uygun olmayan bir avantaj sağlamak üzere kişiye kendi özel kullanımı için verilen veya verilmesi teklif edilen değere sahip (para, hediyeler, çıkar sağlama, eğlence olanakları, her türlü avantaj veya çıkar da dahil olmak üzere) herhangi bir şeydir. Pay Alma bir çeşit rüşvettir. Bir iş alınması veya alınan bir işin geliştirilmesi için ödenmiş olan meblağın bir kısmının kişisel ödül olarak geri ödenmesi veya geri ödenmesinin kabul edilmesidir. Kolaylaştırma Ödemeleri Magma tarafından alımı hak edilen rutin hizmetler için genellikle işi yapan devlet memurlarına ödenen küçük miktarlardır. Buna örnek olarak telefon ve su bağlantısı için yapılan küçük ödemeler gösterilebilir. Magna International Inc. Rüşvet ve Uygunsuz Ödemeler ile İlgili İlkeler 1

3 Uygun Olmayan Ödemeler için Magna Prensipleri Magna uygun olmayan ödemelerin doğrudan veya üçüncü şahıslarca yapılmasını yasaklamaktadır. Magna ayrıca Uygun Olmayan Ödeme ile bağlantılı olabilecek herhangi bir asılsız belgenin veya kaydın oluşturulmasını da yasaklamaktadır. Uygun Olmayan Ödemenin teklif edilmesi veya ödenmesi (bir kamu görevlisine veya rakip firmanın bir personeline) ne kadar uygunsuz ise aynı şekilde bir ödemenin talep edilmesi veya kabul edilmesi de (Magna'nın bir tedarikçisi veya Magna çalışanından) eşit derecede uygunsuzdur. Bir teklifin yapılması veya ödeme sözünün verilmesi, fiiliyatta Uygunsuz Ödeme yapılmamış olsa dahi, yükümlülük almak için yeterlidir. Bazı durumlarda, belli bir işin alınması veya mevcut işin devam etmesi için verilen bir iş hediyesi veya eğlence hesabından yapılan bir harcama, verilen hediyenin değerinin yüksek olması veya eğlencenin bol harcamaya dayanması (örneğin, seyahat masrafları) durumunda rüşvet olarak değerlendirilir. Hediye, eğlence ve rüşvet arasındaki olası ilişkiyi daha iyi anlamak için Magna'nın Hediyeler ve Eğlence ile İlgili ilkelerin yer aldığı Kılavuza başvurun. Bir hediyenin uygunsuz olup olmayacağı konusunda herhangi bir sorunuz varsa Bölge veya Grup Hukuk Müşaviri veya Magna Yasal Uyum direktörüne danışmanız uygun olacaktır. Rüşvete Karşı Yasaların Uluslararası Uygulamaları Magna oldukça karmaşık yerel ve uluslararası rüşvete karşı yasalara tabidir. Bu yasalardan bazıları özellikle yabancı devlet memurlarına rüşvet verilmesini yasaklamıştır. Bunlara örnek olarak Amerika Birleşik Devletleri Yurt Dışı Yolsuzluk Uygulamaları Kanunu ve Kanada'nın Yabancı Kamu Görevlileri Yolsuzluk Yasası verilebilir. Bazı yolsuzluk karşıtı yasalar ise, Birleşik Krallık Yolsuzluk Yasasında olduğu gibi, özel sektörde görev yapan kişilere uygunsuz ödeme yapılmasını ve diğer ticari rüşvet şekillerini de da yasaklamaktadır. Magna'nın faaliyetlerinin dünyanın pek çok yerine yayılmış olması nedeni ile burada yer alan ilkeler uluslararası ve yerel gereksinimlerin tamamını kapsayamaz. Geçerli olan uluslararası ve yerel kanunları anlayarak bu kanunlara uymak her Magna çalışanının sorumluluğu altındadır. Eğer belirli bir hareket tarzının yasaları ihlal edip etmediği veya Magna'nın itibarına zarar verip vermeyeceği konusunda emin değilseniz, yönetimle, Bölge veya Grup Hukuk Müşaviri veya Magna Yasal Uyum direktörüne danışmanız uygun olacaktır. Kolaylaştırma Ödemelerine İzin Verildiği Durumlar Pek çok ülke ve çok sayıda şirket kolaylaştırma ödemelerini yasaklamıştır. Magna Kolaylaştırma Ödemelerini Uygun Olmayan Ödeme olarak görmektedir ve bu nedenle bu ödemeleri yasaklamıştır. Ancak, nadiren, Kolaylaştırma Ödemeleri ödemeyi yapan personelin sağlığının veya güvenliğinin olası muhtemel riskte olduğuna inanıldığı durumlarda sağlığını ve/veya hayatını kurtarmak için gerekli olduğunda yapılır. Fiziksel zarar gelebilecek riskli durumlarda yapılan maddi taleplerle ilgili olaylar uygunsuz olarak değerlendirilmeyecektir. Ancak yapılan ödeme Hukuk Müşavirliğine rapor edilmeli ve kayıtlarda ödeme miktarı ve içinde bulunan durum düzgün bir şekilde yansıtılmalıdır. Üçüncü Taraflar: Acenteler, Yükleniciler ve Diğer Aracılar Magma, acenteler, yükleniciler ve diğer aracılar kanalı ile yapılan Uygunsuz Ödemeleri açık bir şekilde yasaklamaktadır. İşin aslı, üçüncü taraflarca yapılan Uygunsuz Ödemeler Magna'yı veya Magna'nın personelini suç işlemiş olmaktan ve bu suçun sorumluluğundan kurtaramayacaktır. Rüşvet karşıtı yasalar, eylemin sizin tarafınızdan veya sizin adınıza hareket eden başka bir tarafça yapıldığı konusunda bir ayrım gözetmez. Bu nedenle her hangi bir acentenin veya üçüncü şahsın Magna standartları ve iş yapma şekillerine uygun olarak hareket ettiğinden emin olun. Bir acentenin, yüklenicinin veya diğer bir aracı kuruluşun hizmetlerinden Magna'nın yararlanması durumunda aşağıdaki koşulları yerine getirmeniz gerekmektedir; o Üçüncü tarafın dürüstlüğüne güvenilmesini sağlayacak belgeye dayalı nedenler bulunması; o Uygunsuz davranışların izlenmesi ve önlenmesi için makul adımların atılması; o Olası suiistimal belirtilerine karşı uygun şekilde karşılık verilmesi. Magna International Inc. Rüşvet ve Uygunsuz Ödemeler ile İlgili İlkeler 2

4 Bir acenteden hizmet kiralanması veya mevcut bir sözleşmenin yenilenmesi konusunda herhangi bir sorunuz varsa Bölge veya Grup Hukuk Müşaviri veya Magna Yasal Uyum Direktörüne danışmanız uygun olacaktır. Riskli bir üçüncü taraf ilişkisinin göstergesi olabilecek tehlike işaretleri veya "kırmızı bayraklar"ı kontrol edin. Bunların arasında üçüncü tarafla ilgili olarak aşağıda yer alan durumlar oluşabilir: o Yetkin gözükmemesi veya personel sıkıntısı oluşması; o Bir kamu görevlisi tarafından belirlenmiş veya önerilmiş olması o Kimliklerinin gizli kalmasını talep etmeleri; o Ödemenin nakit olarak, avans şeklinde ve yurt dışındaki bir hesaba yapılmasının istenmesi, o Belgeler üzerinde tahrifat yapılmasının talep edilmesi; o Verilen hizmetlerle karşılaştırıldığında, alışılagelmedik ölçüde fazla ödeme talep edilmesi; veya o Çok yüksek veya belgelendirilmemiş masraflar için geri ödeme talep etmesi. Bu kırmızı bayraklardan herhangi birinin oluşması durumunda yönetim ve/veya Hukuk Bölümü ile birlikte ek inceleme ve tetkik yapılmalıdır. Kayıtların Tutulması: Defterler ve Kayıtlar Defterlerin ve kayıtların daima düzgün bir şekilde tutulması gerekmektedir ve rüşveti gizlemek amacıyla kayıtlarla oynanması yasaklanmıştır. Uygunsuz Ödemelerin takip edilebilmesi için, tüm işlemlerin şeffaf olması, eksiksiz olarak belgelenmesi ve harcamanın nedenini doğru şekilde yansıtacak hesaplara kodlanması önem taşımaktadır. Tüm kontroller ve onay süreçleri yerine getirilmeli, defter ve kayıtlar makul seviyede detay içerecek şekilde ve doğru olarak tutulmalı, böylelikle tüm işlemler doğru olarak yansıtılmalıdır. Magna'ya ait defterler ve kayıtlar herhangi sahte, yanıltıcı veya sahte giriş içermemelidir. Herhangi birinin defterler veya kayıtlar üzerinde sahtekarlık yaptığının veya yapılan bir ödemeyi saklamaya çalıştığının farkındaysanız veya şüphe ediyorsanız, endişelerinizi derhal İyi İşletme Hattına, doğrudan kendi yöneticinize, Grup veya kurumsal finans yetkilisine, Grup veya Bölge Hukuk Müşavirine veya herhangi bir Magna Kurumsal Avukatına bildirin. İhlaller Miktarına bakılmaksızın, herhangi bir işlem rüşvet karşıtı yasaları ihlal edebilir. Bu nedenle, tüm Magna çalışanlarının kuralları anlaması ve herhangi bir hatalı davranışı derhal bildirmesi büyük önem taşımaktadır. Magna'nın iddia edilen hatalı davranışların iyi niyet içinde raporlamasından dolayı bir misilleme politikası izlemesi söz konusu değildir. Her bildirim incelenir ve herhangi bir ihlal son derece ciddi bir olay olarak ele alınır ve iş sözleşmesinin fesih edilmesi de dahil olmak üzere disiplin cezası ile cezalandırılacaktır. Bir Magna personelinin iyi niyet çerçevesinde olası bir uyum ihlalini bildirmesinden dolayı her hangi bir kişi tarafından bu kişiye misilleme yapılması açık olarak yasaklanmıştır. Misilleme iddiaları araştırılacak ve misilleme nedeniyle suçlu bulunan kişinin iş sözleşmesinin fesih edilmesi de dahil olmak üzere uygun disiplin cezası verilecektir. Yardımcı Öneriler HER ZAMAN... Geçerli olan yasal gereksinimleri ve Magna'nın hediye ve eğlence tekliflerinin kabul edilmesi konusundaki yaklaşımını tamamıyla anladığınızdan emin olun (Magna'nın Hediye ve Eğlence Kılavuzuna bakınız). Üçüncü tarafların (bağımsız yükleniciler, satış temsilcileri ve lobi çalışması yapan kişiler de dahil olmak üzere) seçiminde uygun değerlendirmeleri yerine getirin. Üçüncü taraflara rüşvet konusundaki duruşumuzu resmi bir sözleşme ile iletin ve üçüncü taraf etkinliklerinin sözleşme süresi boyunca denetlendiğinden ve izlendiğinden emin olun. Yapılan tüm harcamaların, günlük kasa harcamaları da dahil Magna International Inc. Rüşvet ve Uygunsuz Ödemeler ile İlgili İlkeler 3

5 olmak üzere doğru olarak kaydedildiğinden emin olun. Finans personeline yapılan ödeme taleplerinin geçerli faturalar ile desteklendiğinden, uygun harcama limit yetkisine sahip personel tarafından onaylandığından, meşru alıcılara ödeme yapılacağından ve ödemenin uygun iş amacına yönelik olduğundan emin olun. Herhangi şüpheli bir ödeme talebi ile ilgili olarak gerekli araştırma yapılmalıdır. Rüşvet ve yolsuzluğun ortaya çıkabileceği yeni veya potansiyel durumları önceden belirleyerek gerekli planlamayı yapın. Tarafınıza teklif edilen veya yapılması planlanan herhangi bir Uygunsuz Ödeme ile ilgili işaretleri, nakit veya benzeri ödemenin geçerliliği konusundaki endişelerinizi yöneticinize, Grup finans yöneticisine, Grup veya Bölge Hukuk Müşavirine veya Magna avukatına derhal bildirin. Böyle bir durumla karşılaşmanız ve yasalar ve/veya Magna'nın ilkeleri konusunda kendinizden emin olamadığınız durumlarda, herhangi bir girişimde bulunmadan önce yöneticinize, Grup finans yöneticisine, Grup veya Bölge Hukuk Müşavirine veya Magna avukatına danışın. ASLA... Fiiliyatta veya algılamada uygunsuz bir avantaj elde etmek amacıyla, kamu görevlilerine veya diğer kişilere değere sahip herhangi bir şey teklif etmeyin. Gizli komisyonların, geri ödemelerin veya benzer yolsuz ödemelerin yapılmasına izin vermeyin. Bu kapsamda, politik açıdan etkili kişiler, şirketler veya kurumlarla yapılan anlaşmalarda, yasal olarak sunulan hizmetler ve ödenen ücretlerin orantılı olması da yer almaktadır. iş tanımı dışında yer alan işlerin yaptırılması gibi. Magna'nın bir acentesi veya temsilcisi de dahil olmak üzere bir başkasını Uygunsuz Ödeme Yapmak için teşvik etmeyin. Kayıt dışı "gizli rüşvet fonu" oluşturmayın. Rüşvet veya geri ödeme talep etmeyin, verilmesi durumunda kabul etmeyin. ŞU KONULARDA DİKKATLİ OLUN... Verilen hizmetle orantılı olmayan bir komisyon ödemesi. Şüpheli görülen veya işlemle ilişkisi olmayan bir kişi veya kuruma, yardım dernekleri ve vakıflar da dahil olmak üzere ödemenin yapılması için talepte bulunmak. Uygunsuz etkinlikler olarak değerlendirilebilecek işlemlerle ilgili mevcut veya potansiyel üçüncü taraflar hakkında arka plan bilgilerinin edinilmesi. Teklif verme veya ihale aşamasında hediye verilmesi veya alınması veya eğlence etkinliklerine katılınması. DAHA FAZLA BİLGİ İÇİN: Daha fazla bilgi veya öneri almak için lütfen Grup veya Bölge Hukuk Danışmanına veya Magna Kurumsal Hukuk Danışmanına başvurunuz. Herhangi bir kişiye Magna'nın yetkisi dışında yapılan bir iş için ödeme (nakit veya benzeri) yapılmamalıdır. Buna örnek olarak bir kamu görevlisine fazla mesai için ücret ödenmesi, yerel tatil günlerinde çalışılması veya normal Mart 2013 Magna International Inc. Rüşvet ve Uygunsuz Ödemeler ile İlgili İlkeler 4

6