SAKARYA ÜNİVERSİTESİ BİLGİSAYAR VE BİLİŞİM BİLİMLERİ FAKÜLTESİ ORTAK BİLGİSAYAR DERSLERİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ Temel Bilgi Teknolojisi Kullanımı 14.HAFTA Hesap Tabloları Yrd. Doç. Dr. Halil İbrahim CEBECİ Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir. Bu ders içeriğinin bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan ders içeriğinin tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Her hakkı saklıdır 2013 Sakarya Üniversitesi
SAKARYA ÜNİVERSİTESİ BİLGİSAYAR VE BİLİŞİM BİLİMLERİ FAKÜLTESİ ORTAK DERSLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ Temel Bilgi Teknolojisi Kullanımı 14.HAFTA Hesap Tabloları Yrd. Doç. Dr. Halil İbrahim CEBECİ Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir. Bu ders içeriğinin bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan ders içeriğinin tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Her hakkı saklıdır 2013 Sakarya Üniversitesi
6.Grafikler Excel 2010 ile birlikte hesap tabloları çok daha hızlı, verimli bir şekilde görsel grafiklere dönüştürebilir. Ayrıca program vasıtasıyla çeşitli grafik türleri seçilebildiği gibi, ek olarak bu grafikler üzerinde birçok gelişmiş değişiklikler yapma imkânı da sağlanmaktadır. 6.1.Grafik verisini seçme Excel içerisinde grafikler Ekle sekmesi içerisinde Grafikler komut grubu altında toplanmıştır. Bir grafik oluşturmak için, grafiği oluşturulması istenilen veri seti seçilerek Ekle sekmesi altındaki istenilen grafik türünün seçilmesi yeterli olmaktadır. Grafik ekleme işlemi yukarıdaki anlatıldığı gibi gerçekleştirilirse aşağıdaki grafik program tarafından otomatik olarak hazırlanır. Çizilmiş bir grafikteki veri serisi değiştirilmek isteniyorsa grafik seçili olduğu durumda araç çubuğunda beliren Grafik Araçları sekme grubunda Tasarım sekmesi altındaki Veri komut grubundaki Veri seç komutu kullanılabilir. 207
Veri seç komutu tıklandığında aşağıdaki veri serilerini gösteren ekran karşımıza gelmektedir. Bu ekrandan istenin veri serileri 2 numaralı alandan seçilerek grafik görünümü değiştirilebilir. Ayrıca veriler 1 numaralı alandan tekrar seçilerek de değiştirilebilir. Veri Kaynağını Seç ekranına grafik seçili iken fare sağ tuşu tıklandığında ekrana gelen yandaki menüdeki Veri Seç komutundan da ulaşılabilir. Eğer yeni bir veri serisi eklemek isteniyorsa öncelikle Veri Kaynağını Seç ekranındaki Gösterge Girdileri (Seriler) kısmındaki Ekle düğmesi kullanılmalıdır. İhtiyaç duyulmayan fazla veri serileri veya veri serileri içindeki fazla kayıtlar da Veri Kaynağını Seç ekranından kaldırılabilir. 6.2.Grafik türünü seçme ve değiştirme Excel çok fazla sayıda grafik türü seçme olanağı sunmaktadır. Temel ve çok kullanılan grafik türleri olan Sütun, Çizgi, Pasta, Alan ve Dağıtım çeşitleri Grafikler komut grubu altında yer alırken diğer grafik türlerine (Hisse senedi, Yüzey, Halka, Kabarcık, Radar) Diğer Grafikler komutu yardımıyla ulaşılabilir. Veri seçme kısmında anlatıldığı üzere istenilen türde grafik çizmek için veri seçildikten sonra grafik sınıflandırmalarından birinin seçilmesi yeterli olmaktadır. Grafiği çizilmiş bir veri setinde grafik türü değiştirilmek isteniyorsa, grafik seçildiğinde ortaya çıkan Grafik Araçları sekme grubu altındaki Tasarım sekmesindeki Grafik Türünü Değiştir komutundan faydalanılabilir. 208
Bu komut seçildiğinde aşağıdaki Grafik Türünü Değiştir ekranı gelir. Bu ekrandan çizilecek yeni grafik türünün seçilmesi sayesinde, önceki çizilmiş grafiğe ait görsel değiştirilmiş olur. Bu ekrana grafik seçili iken fare sağ tuş menüsü yardımıyla da ulaşılabilir. 6.3.Grafik etiketleri Excel de grafik etiketleri Grafik Araçları sekme grubundaki Düzen sekmesindeki Etiketler komut grubu içerisinden verilebilir. Beş farklı etiket türü vardır. 1. Grafik Başlığı: Grafik genelini özetleyen başlık belirlenir. Başlık grafiğin üstünde ve dışında yukarıda ortalı biçimde kullanılabilir. 2. Eksen Başlıkları: Eksenlerin (Yatay ve Dikey) isimleri belirlenir. Yatay başlık ortalı ve altta olabilirken, dikey başlık döndürülmüş (aşağıdaki şekildeki gibi), dikey hizalı metin veya yatay şekilde seçilebilir. 3. Gösterge: Veri seriler isimleri ve konumu belirlenir. Gösterge konumu grafiğin herhangi bir kısmında konumlandırılabilir. 4. Veri Etiketleri: Her grafik türünde farklı olmak üzere genelde üst tarafta görülebilir. 5. Veri Tablosu: Yatay eksen altında girilen veri setini gösteren veri tablosu kullanımı belirlenir. İstenirse seri isimleri gösterilmeyebilir. 209
Her bir etiket türünde konum seçme ekranında en altta gelişmiş seçenekler mevcuttur. Bu kısımda kenarlık, gölgelendirme, 3 boyut ve hizalama gibi gelişmiş ayarlar yapılabilir. Yandaki şekilde grafik başlığı kısmının gelişmiş seçeneklerine Tüm Başlık Seçenekleri düğmesinden ulaşılabilmektedir. Bu kısımda aşağıdaki şekilde görülen seçenekler ile ilgili gelişmiş özellikler sunulmuştur. 6.4.Grafik arka planı Grafik arka planını belirlemek veya değiştirmek için Grafik Araçları sekme grubundaki Düzen sekmesindeki Arka Plan komut grubu kullanılır. Grafik türlerine bağlı olarak Çizim Alanı, Grafik Duvarı, Grafik Tabanı ve 3-B Döndürme ayarları bu kısımda gerçekleştirilir. Gerekli ayarlar gelişmiş özellikler yardımıyla gerçekleştirilir. Örneğin daha önce sunulan liseler ve başarı durumları ile 210
ilgili grafiğin duvarının açık sarı yapılması istenirse, grafik duvarı seçimi altındaki Tüm Duvar Seçenekleri düğmesi tıklanarak, gelen ekranda Dolgu sekmesi altında yer alan Düz Dolgu radyo düğmesi seçilip, açık sarı renk ayarı gerçekleştirilir. İlgili değişiklik gerçekleştirildiğinde ilk çizilen grafik aşağıdaki şekilde değişmiş olur. 6.5.Grafik çizgi ve çubuk renklerini değiştirme Grafik türleri içerisinde farklı çizgi, çubuk ve dilim türleri ve renkleri kullanmak mümkündür. Grafik ekleme işlemi gerçekleştirildikten sonra Grafik Araçları sekme grubu içerisindeki Tasarım sekmesi içerisindeki Grafik stilleri komut grubu içerisinde istenilen stil seçilerek renkler değiştirilebilir. 211
değişir. Daha önce sunulan örnekteki lise başarı durumları grafiğinin çubuk renklerini Grafik Stilleri komut grubu içerisinde değiştirmek için, yukarıdaki herhangi bir grafik stili seçilir. Bu şekilde çizilmiş olan grafik üzerine yeni stil hemen uygulanır. Şekildeki seçim gerçekleştirilir ise daha önceki örnek grafik yandaki şekilde Belirli stiller dışında özel değişiklikler gerçekleştirilmek istenirse, grafik üzerindeki herhangi bir veri serisi seçili iken fare sağ tuşuna basıldığında gelen ekrandaki 1 numaralı alandan gerekli ayarlar gerçekleştirilebilir. 2 numaralı alandan Veri Serilerini Biçimlendir komutu seçilerek veri çubukları ile ilgili gelişmiş ayarlar gerçekleştirilebilir. 6.6.Grafik boyutlarının değiştirilmesi Grafik boyutlarını değiştirme işlemi bütün grafik seçili olduğu durumda fare yardımıyla gerçekleştirilebildiği gibi, Grafik Araçları sekme grubundaki Biçim sekmesi altındaki Boyut komut grubu yardımıyla değiştirilebilir. 212
Grafik boyutunu değiştirmek için ayrıca grafik seçili iken fare sağ tuş menüsündeki Grafik Alanını Biçimlendir komutu seçildiğinde gelen ekrandaki Boyut alt menüsüne ulaşma yöntemi de tercih edilebilir. 7.Sayfa Yapısı ve Çıktıların Hazırlanması Bu kısımda Excel programı içerisinde sayfa yapısının değiştirilmesi, çıktı almaya hazırlık ve yazdırma işlemi hakkında bilgiler sunulacaktır. 7.1.Çalışma sayfa yapısı Excel programı içerisinde sayfa yapısı ile ilgili düzenlemeler genel olarak Sayfa Düzeni sekmesinde yer almaktadır. 7.1.1.Sayfa kenar boşluklarının ayarlanması Sayfa yapısı kenar boşluklarının ayarlanması işlemi için Sayfa Düzeni sekmesinin içerisinde, Sayfa Yapısı komut grubu içerisinde yer alan Kenar Boşlukları komutu kullanılır. Bu alandan kullanılan son özel ayar tercih edilebileceği gibi, Excel içerisinde hazırlanmış olan Normal, Geniş veya Dar şablonlarından biri de seçilebilir. Ayrıca her kullanıcı kendi özel ayarlarını aynı menü içerisinde yer alan Özel Kenar Boşlukları komutu ile gerçekleştirebilir. Özel kenar boşluğu belirleme ekranında kullanıcı her bir kenar için boşluk miktarını belirleyebileceği gibi, üstbilgi ve altbilgilerin konumlarını da belirleyebilir. Bu ekrandan ayrıca içeriğin ekran içerisinde ortalanması işlemi de gerçekleştirilebilir. 7.1.2.Sayfa yapısının yatay / dikey olarak değiştirilmesi Kullanıcı tarafından tasarlanan bazı tabloların yatay olarak çıktıya hazırlanması daha uygun olabilir. Örneğin bir öğretmen öğrencilerin 14 haftalık devam durumu, vize, ödev, kısa sınav ve final sonuçlarını tutacağı bir 213
çalışma sayfası tasarladıysa, bu sayfanın çıktıda doğru görünmesi adına yatay olarak sayfa yapısını değiştirmek doğru olacaktır. Herhangi bir sayfa yapısının yatay veya dikey olarak seçilmesi işlemi Sayfa Düzeni sekmesinin içerisinde, Sayfa Yapısı komut grubu içerisinde yer alan Yönlendirme komutu yardımıyla gerçekleştirilir. Bazı durumlarda hazırlanan içeriğin sadece bir sayfada çıktı alınabilecek şekilde sığdırılması gerekebilir. Bu durumda kullanıcılar Sayfa Düzeni sekmesinin içerisinde yer Sığdırmak İçin Ölçeklendir komut grubundan faydalanabilirler. Bu ekranda sayfa genişliğini ve yüksekliğini belirlenen kadar sayfa sayısına sığdırma işlemi gerçekleştirilebilir. Aynı işlem Ölçek kısmında yüzde değer girilerek de yapılabilir. Örneğin bütün içerik bir sayfaya sığdırma isteniyorsa ekran yandaki gibi organize edilebilir. 7.1.3.Alt bilgi ve üst bilgi ekleme ve değiştirme Excel çalışma sayfalarına altbilgi veya üst bilgi ekleme işlemi Ekle sekmesi içerisindeki Metin komut grubu altında yer alan Üstbilgi ve Altbilgi komutu sayesinde gerçekleştirilir. Üstbilgi ve Altbilgi komutu seçildiğinde Excel dosyası üzerinde üç üstbilgi ve üç altbilgi alanı şekildeki gibi görünür. Bu alanlara istenilen şekilde veri girilebilir. (Sayfa yapısı yatay olarak seçilmiştir.) Bir üstbilgi veya altbilgi alanında herhangi bir değişiklik yapmak isteniyor ise, ilgili alan seçildiğinde açılan Üstbilgi ve Altbilgi Araçları > Tasarım sekmesinden faydalanılabilir. Excel tarafından belirlenen üstbilgi ve altbilgi şablonlarına Üstbilgi ve Altbilgi Araçları > Tasarım sekmesi altındaki Üstbilgi veya Altbilgi komutları yardımıyla ulaşılabilir. Ayrıca Tasarım sekmesinden sayfa numarası verme, sayfa sayısı, geçerli tarih veya saat, dosya yolu veya adı, sayfa adı ve resim ekleme işlemleri de gerçekleştirilebilir. Ayrıca hangi 214
sayfalardan bilgilerin başlayacağı ve alan ölçeklendirmeleri ayarları da bu sekme içerisinde yapılır. 7.2. Çıktıya hazırlık Excel için önceki bölümde anlatın Sayfa Yapısı işlemleri aslında çıktıya hazırlama süreci başlangıç aşaması olarak ele alınabilir. Bahsedilen ayarlar yapıldıktan sonra baskı önizleme yapmak ve satır/sütun başlıklarının veya ızgara çizgilerinin yazdırma amaçlı görünmesi ise de çıktıdan önce yapılabilecek ayarlar arasında sayılabilir. Bir Excel çalışma sayfası yazdırılmadan baskı önizlemesi gerçekleştirme çok önemlidir. Temelde ızgara yapısındaki ekranda sayfaya ne kadar içeriğin sığacağını belirlemek çok kolay değildir. Ayrıca sayfa yapısı alanında yapılan değişikliklerinde ayrıca baskıdan önce gözlemlenmesi önemlidir. Bir Excel sayfasında yazdırılacak sayfanın önizlemesi işlemi Dosya sekmesi altında yer alan Yazdır alt menüsü içerisinde gerçekleştirilir. Baskı Önizleme ve Yazdır menüsüne CTRL+P veya CTRL+F2 kısayollarını kullanarak ulaşılabilir. 215
Excel programı içerisinde satır/sütun başlıklarının veya kılavuz çizgilerinin yazdırma amaçlı görünüp, görünmemesi işlemi Sayfa Düzeni sekmesi içerisindeki Sayfa Seçenekleri alanında gerçekleştirilir. Eğer kılavuz çizgilerini ve başlıkları gösterme kutucukları seçili ise baskı önizleme çıktı ekranı aşağıdaki şekilde olacaktır. Kesikli noktalı ızgara desenleri kılavuz çizgilerini, diğer kısımlar ise kenarlıkları göstermektedir. 7.3.Yazdırma Excel içerisinde yazdırma ekranı, baskı önizleme kısmının da bulunduğu Dosya sekmesi içerisindeki Yazdır alt menüsünde bulunur. Bu menü içerisinde önizlemesi görülen içerik hakkında çıktı alınmadan önceki son ayarlar gerçekleştirilir. Eğer belli hücre aralığını seçip, sadece bu kısmı yazdırılması isteniyorsa Sayfa Düzeni sekmesi içerisindeki Sayfa Yapısı komut grubu içerisinde yer alan Yazdırma Alanı komutu kullanılabilir. Yazdırma alanının belirleyebilmek için öncelikle çalışma sayfası içerisindeki belli bir kısım seçilmeli, daha sonra Yazdırma Alanını Belirle komutu tıklanmalıdır. Böylece Excel programına yazdırma emri verildiğinde sadece seçili hücreler yazdırılacaktır. Bu seçilen yazdırma alanı, seçim ekranındaki Yazdırma Alanını Temizle komutu ile iptal edilebilir. Bir Excel dosyasının tamamı veya sadece bir çalışma sayfasının yazdırılması istenirse Dosya sekmesindeki Yazdır ekranı içerisinde yer alana Ayarlar menüsünden faydalanılır. Ayarlar menüsünden dosyanın tamamı veya etkin çalışma sayfasının yazdırılması 216
tercihinin yanı sıra, bir çalışma sayfası içerisindeki seçili alanın yazdırılması işlemi de gerçekleştirilebilir. Sadece belli sayfaların yazdırılması isteniyorsa, Yazdır ekranı içerisinde Sayfalar kısmında sayfa aralığı belirlenmesi gerekmektedir. Eğer bir sayfanın birden fazla kopyasının yazdırılması tercih edilirse, aynı sayfada üstte yer alan Kopya alanı kullanılabilir. Birden fazla sayfadan oluşan bir metne ait belli bir kısmın birden fazla kopyası yazdırılmak istenirse, bu kopyaların yazdırma sırası Harmanlanmış veya Harmanlanmamış olarak seçilebilir. Örneğin 12-14 arasındaki sayfalar 3 er kopya halinde ve sıralı olarak yazdırılmak istenirse Kopya alanında 3, Sayfalar alanında 12-14 ve en son olarak Harmanlanmış olarak seçimleri yapılır. Yazıcıdan sırasıyla 12-13-14-12-13-14-12-13-14 olarak baskı yapılır. Eğer Harmanlanmamış tercihi yapılırsa, bu sefer yazıcı 12-12-12-13-13-13-14-14-14 şeklinde baskı yapacaktır. 217