1
ELEKTRONİK BAŞVURU ESASLARI KILAVUZU 1. GİRİŞ Elektronik pazarlama izni başvurusu, veteriner tıbbi ürünlerle ilgili işlemlerde gerekli bilgi ve belgelerin ilgili mevzuata uygun biçimde hazırlanarak Bakanlığa elektronik ortamda sunulmasıdır. Bu başvurular bilgi ve belgelerin pdf olarak hazırlanmış versiyonlarını içeren CD/DVD aracılığı ile yapılır. Bu kılavuz elektronik başvuru esaslarını belirlemek üzere veteriner tıbbi ürün sektörüne yönelik olarak hazırlanmıştır. 2. KAPSAM Bu kılavuz aşağıdaki işlemleri kapsar; 1. Yeni pazarlama izni başvuruları, 2. Veteriner Tıbbi Ürünler Hakkında Yönetmeliğin Geçici birinci maddesi yedinci fıkrasına göre yapılacak dosya bilgilerini güncelleme başvuruları, 3. Birinci ve ikinci başvuruların devam eden güncellemeleri (komisyon vb.) 4. Aktif madde prosedürü (dosyalarda sunulması gereken aktif madde ile ilgili bilgilerin ayrı bir dosya halinde sunulması) başvuruları, 5. Değişiklikler ve bunlara ilişkin devam işlemleri, 6. Pazarlama izni yenileme başvuruları. 7. Periyodik Güvenlik Güncelleme Raporları (PGGR) 3. BAŞVURUDA KULLANILACAK ORTAM VE TANIMLANMASI Başvurularda CD veya DVD gibi sonlandırılmış optik ortamlar kullanılmalıdır. Her bir ortamın üzerinde minimum aşağıdaki bilgiler yer almalı, bilgiler okunaklı olmalıdır; - Ürünün ismi, farmasötik şekli - Başvurunun tipi (yeni, yenileme, değişiklik vs.) - Başvuranın ismi - Çok sayıda ortam kullanılması halinde uygun numaralandırma (1/2, 2/2 gibi) CD ve DVD lerde sıkıştırılmış dosyalar kullanılmamalı (.zip,.rar gibi), başvurularda mümkün olduğunca az sayıda CD/DVD kullanılmalıdır. Bu amaçla daha geniş depolama alanı sunabilen DVD ler tercih edilebilir. Yine de çok sayıda CD/DVD kullanıldığında ana bölümlerin (Bölüm 1, Bölüm 2 vs.) bölünmemesine ve aynı ortamda bulunmasına özen gösterilmelidir. Gruplandırılmış varyasyonlarda aynı ortamın kullanılması tercih edilmelidir. Bakanlık, elektronik olarak sunulan bilgi ve belgelerin aynı zamanda basılı olarak da sunulmasını talep edebilir. 4.ŞİFRE Başvuru bilgilerini içeren ortam, dosya veya klasörler şifrelenmemiş olmalıdır. Şifreli başvurular kabul edilmeyecektir. 5. ZARARLI YAZILIM Başvuru bilgilerini içeren ortamda zararlı bir yazılım (virüs vb.) olmaması için gerekli özen gösterilmelidir. 2
6.DOSYALARIN ÖZELLİKLERİ a) Dosyaların formatı Dosyalar PDF (portable document) formatında olmalıdır. Bu format dışındaki formatlar kabul edilmeyecektir. Kullanılan PDF Acrobat Reader 5.0 veya daha yüksek sürüm ile okunabilir şekilde olmalıdır. Dosyaların PDF versiyonu 1.4, 1.5, 1.6, veya 1.7 olmalı, 1.3 veya daha alt sürüm olmamalıdır. PDF dosyalarının her biri en fazla 20 MB olmalı, daha büyük boyuttaki dosyalar uygun şekilde bölünmeli ve isimlendirilmelidir. Ürün özellikleri özeti, etiket ve prospektüsler, aynı ortam içinde PDF formatı yanında düzenlenebilir formatta da (Microsoft Word gibi) verilmelidir. b) PDF dosyası oluşturulmasında gereklilikler Kopyalama, arama, yapıştırma gibi işlevlerin fonksiyonel olarak kullanılabilmesi için PDF dosyaları text/yazı dosyalarından (Microsoft Word gibi) üretilmiş olmalıdır. Word uzantılı dokümanlar pdf e çevrilirken veya tarayıcı aracılığıyla pdf oluşturulurken dokümanların arama yapılabilir formatta olup olmadığı mutlaka kontrol edilmelidir. Bunun için pdf dokümanını açtıktan sonra kullanılan pdf programına göre farklılık gösterebilen Edit opsiyonu altındaki Search tıklanarak pdf dosyasının içinde geçen bir kelime arattırılmalıdır. Böylece, pdf dokümanının metin içinde arama yapılabilir olup olmadığı test edilmiş olur. Ancak başvuru sahibinin text dosyasının aslına sahip olamayacağı (sertifika, ruhsat, analiz sertifikaları, onaylı etiket/prospektüs/ürün özellikleri özeti vb., dergi veya kitaplardan alınmış literatürler gibi) bazı durumlarda bu belgelerin resim olarak taranması ile PDF dosyası oluşturulabilir. PDF dosyasının oluşturulmasında tarama kullanıldığı durumlarda, tarama çözünürlüğü dosyanın ekran üzerinde ve çıktısı alındıktan sonra rahat okunmasına imkân verecek şekilde olması gereklidir. Genel olarak 300 dpi çözünürlük, metinlerin karıştırılmadan okunmasında iyi sonuçlar vermektedir. Grafiklerde daha yüksek çözünürlükler gerekli olabilir. Belgelerin text/yazı formatında üretilmesinin mümkün olmadığı durumlarda (imza vb. içeren belgeler) en fazla 300 dpi çözünürlükle siyah-beyaz olarak taranması tavsiye edilmektedir. Bu şekilde hazırlanan dosyaların otoriteye sunulmadan önce mutlaka okunabilirlik açısından test edilmesi gerekmektedir c) Font Okunabilirlik açısından normal metinler 11-12, tablo metinleri 9-10, dip not metinleri 8-10 font ile yazılmalıdır. 11 font Arial veya 12 font Times New Roman tercih edilir. Mavi font rengi bağlantı içeren metinlerde kullanılabilir. ç) Dosya ve klasörlerin isimlendirilmesi Dosya ve klasörlerin isimlendirilmesinde aşağıdaki kurallara riayet edilmelidir. - Türkçe karakter kullanılmamalıdır. 3
- Boşluk karakterini içermemelidir. - Sadece küçük harf kullanılmalıdır. - Sadece tire işareti (-) isimlendirmede kullanılabilir, / ( ) * & % _ \ [ ] işaretleri kullanılmamalıdır. - İsimler diğer isimlerle karışıklığı önleyecek ve içeriğini tanımlayacak şekilde verilmelidir. - Dosya isimleri, dosyanın ait olduğu ana bölümü de içerecek şekilde düzenlenmelidir. - İsimlendirmede çok uzun isim kullanılmamasına özen gösterilmeli, dosya uzantısı dâhil 180 karakteri aşmamalıdır. - Dosyaların uzantısına ait kısaltmadan önce gelen nokta (.) işareti hariç başka nokta işareti kullanılmamalıdır. - 20 MB dan daha büyük olması nedeniyle birden fazla parçaya bölünmüş dosyalarda ismin sonuna (uzantıdan önce) -1, -2 gibi rakamlar konulmalıdır. - Bir klasörün konusu hakkında bir bilgi eklenmeyecekse, bu klasör ortama eklenmemeli, diğer bir ifade ile boş klasör kullanılmamalıdır. - Dosyaların Türkçe ve yabancı dilde hazırlanmış versiyonlarının olması halinde, Türkçe hazırlanmış örneğin sonuna tur, yabancı dilde hazırlanmış belgelerin sonuna uygun bir kısaltma ( ing, fra. gibi) eklenmelidir. - İlk başvuru ile değerlendirme sürecinde yapılacak başvuruların karışmasını önlemek amacıyla ana klasör isminin sonuna uygun şekilde başvurunun tarihi (firmanın vereceği tarih) eklenmelidir. Bu durumda klasörün içerdiği dosyaların sonuna da aynı tarih aynı şekilde eklenmelidir. Örneğin; - xxxoraltablet gmp.pdf - xxxoraltablet -17mayis2015 gmp-17mayis2015.pdf d) Sayfa formatları ve sayfaların numaralandırılması Sayfaların yazdırma alanı, ambalaj materyalleri örnek çizimleri gibi farklı olabilecek durumlar hariç, ISO 216:2007 A4 standartlarına uygun olmalı, sayfalar numaralandırılmalıdır. 7. ELEKTRONİK BAŞVURUNUN YAPISI a) Ana klasör Tüm dosya ve klasörler CD/DVD içerisinde tek bir ana klasör altında toplanmalıdır. Klasör Türkçe karakter kullanılmadan, dosya ve klasörlerin isimlendirilmesi başlığına uygun biçimde ve ürünün isim ve farmasötik şekli ile uyumlu olarak isimlendirilmelidir (xxxenj.cozelti, yyyoralcozeltitozu vb.) Başvurunun yapısı Tablo-1 ve Tablo-2 ye uygun olmalıdır. b) Ek-bilgi klasörü Bu klasör, ürünün ismini taşıyan klasörün altında yer almalıdır. Bu klasöre yeni başvurularda veya varyasyonlarda kullanılacak başvuru formu ve dilekçelerin pdf dosyasına dönüştürülmüş halleri ve ürünlerin ürün özellikleri özeti, etiket ve prospektüslerinin düzenlenebilir text/yazı formatları bulunmalıdır. 4
c) İndeksleme Başvurular ana klasörün altında bir genel içindekiler tablosu içermelidir. İnceleme kolaylığı açısından her bir bölüm için birer içindekiler tablosu konulması tavsiye edilir (pdf olarak). Ancak başvurunun birden fazla ortamda verilmesi halinde her bir bölümün kendine ait içindekiler tablosu olmalıdır. Sadece bir pdf belgesinin sunulduğu küçük başvurularda (varyasyon gibi) içindekiler tablosu hazırlanmayabilir. Bölüme özel içindekiler tablosu sadece o bölüme ait belgelerin listesini ve bağlantılarını içerirken iken genel içindekiler tablosu tüm başvuruya ait belgelerin listesini ve bağlantılarını ya da bölüme özel tablolara ait bağlantıları içerir. Bu noktada başvuru sahibi, her bölüme ayrı içindekiler tablosu düzenlemez ise, başvurudaki tüm belgelere doğrudan genel içindekiler tablosundan bağlantı verebilir veya her bölüme özel içindekiler tablosu düzenler ise, genel içindekiler tablosundan özel içindekiler tablosuna bağlantı verebilir. Bu durumda belgelere bağlantı bölüme özel tablo içinde verilmelidir. c-1) Sadece genel içindekiler tablosu kullanılması halinde yapı genel-icindekiler.pdf Belge.pdf c-2) Genel içindekiler tablosu ile bölüme özel içindekiler tablosu kullanılması halinde yapı genel-icindekiler.pdf b1-icindekiler.pdf belge.pdf ç) Genel içindekiler tablosu ile içindekiler tablolarında yer işareti ve bağlantılar PDF olarak hazırlanmış genel içindekiler tablosu ile içindekiler tablolarında yer işareti ve köprü kullanılması, dosyaların incelenmesinde büyük yararlar sağlamaktadır. Bu nedenle başta içindekiler tabloları olmak üzere dosya genelinde yer işareti veya köprü kullanılmasına özen gösterilmelidir. 5
8. VARYASYONLAR Varyasyon başvurularında dilekçe ve formlar ek-bilgi klasörünün içerisine konulmalıdır. Ayrıca varyasyona ilişkin pdf dosyaları Tablo 1 ve 2 deki yerlerine sadık kalınarak yerleştirilmeli, sadece ilgili klasör ve dosyalar bulunmalı, ilgisiz ve boş klasörler bulunmamalıdır. Tip IA değişiklikler gibi az sayıda doküman içeren başvurular tek bir pdf belgesinden oluşabilir. Gruplandırılarak yapılmış başvurularda sunulan dosyalardaki tüm bilgilerin aynı olması kaydıyla tek bir pdf dosyası kullanılabilir. 9. ETKİN MADDE BİLGİLERİ Etkin madde üreticilerinden alınacak veriler, başvuruda uygun yerlere yine elektronik olarak eklenmelidir. Bilgilerin üreticiden DMF=EMAD=Etkin madde ana dosyası halinde elde edilmesi halinde bu belgeler ana ilaç klasörünün altında emad adı altında oluşturulacak bir klasöre eklenmelidir. Etkin madde üreticileri, bu bilgilerden gizli kısımlarını (Restricted Part (RP)) doğrudan Bakanlığa iletmek isteyebilir. Bu durumda bu bilgiler de pdf formatında ve CD/DVD ortamında gönderilmeli, üretici bu bilgileri kim ve hangi ürün için gönderdiğini yazılı olarak veya aynı ortamdaki yine bir pdf dosyası ile bildirmelidir. Yine bu durumda başvuru sahibi emad klasörünün içerisinde etkin madde ile ilgili RP (Restricted Part) bölümünün üretici tarafından doğrudan Bakanlığa gönderileceğini bildirmelidir. Etkin madde ile ilgili varyasyonlarda da yukarıdaki hususlar geçerlidir. 10. PAZARLAMA İZNİ VERİLMESİ SONRASI İŞLEMLERE İLİŞKİN BAŞVURULAR Pazarlama izni yenileme ve Periyodik Güvenlik Güncelleme Raporları başvurularında, Tablo 1 ve Tablo 2 deki yapıya uymak zorunlu olmamakla birlikte, birden fazla dosya içerenlerde uygun bir dosya yapısı kullanılabilir. 11. BASILI OLARAK SUNULMASI GEREKEN BELGELER - Islak imzalı dilekçe ve başvuru formları - Yurt dışında izinli ürünlerle ilgili belgeler; - GMP sertifikası - Ürün özellikleri özeti-prospektüs-etiket - Formül belgesi - Serbest satış sertifikası - Yetki belgesi - Başvuran tarafından sunulacak diğer ıslak imzalı belgeler - Fason üretim anlaşması - Ürün pazarlama izinleri - Etkin maddeye ait yetki ve erişim mektupları, GMP sertifikası - Merkez Döner Sermaye Saymanlığı makbuzları - Avrupa Farmakopesi Uygunluk Sertifikası (CEP) (varsa) 6
Yukarıda sayılan belgeler hem taranmış hem de basılı olarak Bakanlığa sunulmalıdır. Bu belgelerin aranabilir pdf formatında hazırlanma zorunluluğu yoktur. Bu belgelerden bazıları çok sayıda başvuruda kullanılacaksa belgenin aslı taranmalı, elektronik başvuruda bu taramadan üretilmiş pdf belgesi kullanılmalı ve belgenin aslının daha önce Bakanlığa sunulduğu (Bakanlığa sunuş tarihi ile birlikte) belirtilmelidir. Ancak bu durumda belgenin aslı Bakanlığa basılı olarak tüm başvurularda kullanılmak üzere sunulmuş olmalıdır. 12. ELEKTRONİK İMZA Elektronik başvuru için hazırlanmış tüm pdf ve text/yazı dosyaları başvuru sahibi veya başvuru yapmaya yetkili kişi tarafından elektronik olarak imzalanmış olmalıdır. 13. KARŞILAŞTIRMA İmmünolojik Ürünler Dışındaki Veteriner Tıbbi Ürünler İçin Dosya Kılavuzu Türkçe alfabeye uygun biçimde maddelendirilmiştir (a,b,c,ç gibi). Ancak Türkçe karakterlerin bu kılavuz gerekliliklerine aykırı olması nedeniyle yukarıda adı geçen kılavuzdaki başlıklar Tablo-1 e aşağıdaki şekilde aktarılmıştır. Dosya Kılavuzundaki Bölüm BÖLÜM 2- Ç İMALAT PROSESİNİN ARA AŞAMALARINDAKİ KONTROL TESTLERİ BÖLÜM 2- D ÜRÜNÜN KONTROLÜ BÖLÜM 2 E STABİLİTE ÇALIŞMALARI BÖLÜM 2 F DİĞER BİLGİLER Elektronik başvurudaki karşılığı BÖLÜM 2- D İMALAT PROSESİNİN ARA AŞAMALARINDAKİ KONTROL TESTLERİ BÖLÜM 2- E ÜRÜNÜN KONTROLÜ BÖLÜM 2 F STABİLİTE ÇALIŞMALARI BÖLÜM 2 G DİĞER BİLGİLER 14. UYGULAMA Veteriner tıbbi ürünlerle ilgili işlemlere ilişkin esasların belirlendiği Bakanlığımızın 14.01.2014 tarihli ve 1765 sayılı yazısının üçüncü maddesi (b) alt maddesine uygun olarak yapılacak başvurularda, immünolojik ürünlerde bir basılı örnek ve bir elektronik örnekle, ilaçlarla ilgili başvurularda ise iki elektronik örnekle ilgili enstitülere başvuru yapılacaktır. Enstitü Müdürlükleri başvurunun kendisine sunulan elektronik bölümünü, firma dilekçesi, değişiklik başvuru formu ve değerlendirme raporu ile birlikte Bakanlığa gönderecektir. Başvurunun bu kılavuzun 11 inci maddesinde belirtilen belgeleri de içermesi halinde bu belgelerin asılları Bakanlığa gönderilecek dosyada bulunmalıdır. 7
Tablo-1: İlaçlar için yapılacak başvurularda kullanılacak yapı urun genelicindekiler.pdf ek-bilgi b1 b2 b1-icindekiler.pdf 1a-idari-bilgi 1b-uoo-pr-e 1c-dko b2-icindekiler.pdf 2a-bil-kal-kan-ozl 2b-uretim-met-tan 2c-bas-mat-kont 1c1-kalite 1c2-guv-kalinti 1c3-etk 2c1-aktif 2c2-yardimci 2c3-kap-kapak 2c4-biyo-orijin Üretimin ara aşamalarındaki kontrol testleri b3 2e-urun-kontrol 2f-stabilite 2g-diger-bilgiler b3-icindekiler.pdf 3a-guvenilirlik 2f1-aktif 2f2-bitmis-urun 3a1-ident 3a2-farmakoloji 3a3-toksikoloji 3a4-diger 3a5-kullanici-guv 3a6-cev-risk-deg Ürünün kontrolü Stabilite çalışmaları Aktif madde Bitmiş ürün Diğer bilgiler Güvenilirlik ve kalıntı çalışmaları Bölüm 3 e ait içindekiler tablosu Güvenilirlik testleri Ürünün ve aktif maddelerin identifikasyonu Farmakoloji Toksikoloji Diğer gereklilikler Kullanıcı güvenilirliği Çevresel risk değerlendimesi b4 3b-kalinti b4-icindekiler.pdf 3b1-ident Genel içindekiler tablosu Bölüm 1-Dosyanın özeti Bölüm 1 e ait içindekiler tablosu İdari bilgi Ürün özellikleri özeti, prospektüsetiket Detaylı ve kritik özetler Kalite Güvenilirlik ve kalıntı Etkinlik Bölüm 2 Farmasötik Kalite Bölüm 2 ye ait içindekiler tablosu Bileşenlerin Kalitatif Ve Kantitatif Özellikleri Üretim metodunun tanımlanması Başlangıç materyallerinin kontrolü Aktif maddelerin Yardımcı maddeler Kap-kapak sistemleri Biyolojik orjinli maddeler 2d-urtm-asm-arakont 3b2-metab-kalintikin 3b3-kalinti-analizmet Kalıntı testleri Ürünün ve aktif maddelerin identifikasyonu Metabolizma ve kalıntıların kinetiği Kalıntı analiz metodu Klinik öncesi ve klinik çalışmalar Bölüm 4 e ait içindekiler tablosu 8
4a-klinik-oncesi 4b-klinik 4a1-farmakoloji 4a2-direnc-gelisimi 4a3-hedef-turtolerans Klinik öncesi çalışmalar Farmakoloji Direncin gelişimi Hedef türlerde tolerans Klinik çalışmalar Tablo-2: İmmünolojik için yapılacak başvurularda kullanılacak yapı urun içindekiler.pdf b1 b2 b1-icindekiler.pdf 1a-idari-bilgi 1b-uoo-pr-e 1c-dko b2-icindekiler.pdf 2a-bil-kal-kan-ozl 2b-uretim-met-tan 2c2-farm-yeralmayan 2d-urtm-asm-arakont 1c1-kalite 1c2-guv-kalinti 1c3-etk 2c1-farm-yer-alan Ürün özellikleri özeti, prospektüsetiket Detaylı ve kritik özetler 2c-bas-mat-uretmkont Genel içindekiler tablosu Bölüm 1-Dosyanın özeti Bölüm 1 e ait içindekiler tablosu İdari bilgi Kalite Güvenilirlikve kalıntı Etkinlik Bölüm 2 Farmasötik Kalite Bölüm 2 ye ait içindekiler tablosu Bileşenlerin Kalitatif Ve Kantitatif Özellikleri Üretim metodunun tanımlanması Başlangıç materyallerinin üretimi ve kontrolü Farmakopede yer alan Farmakopede yer almayan Üretimin ara aşamalarındaki kontrol testleri b3 b4 2e-urun-kontrol 2f-seri-tutar 2g-stabilite 2h-diger-bilgiler b3-icindekiler.pdf 3a-genel-gereklilik 3b-lab-test 3c-saha-calisma 3d-cev-risk-deg 3e-gdo-iceren b4-icindekiler.pdf 4-kisim1 3e-icindekiler. pdf 3e-ekler Ürünün kontrolü Seriler arası tutarlılık Stabilite çalışmaları Diğer bilgiler Güvenilirlik ve kalıntı çalışmaları Bölüm 3 e ait içindekiler tablosu Genel gereklilikler Laboratuvar testleri Saha çalışmaları Çevresel risk değerlendirmesi GDO içeren veteriner tıbbi ürünlere ait değerlendirmeler Bölüm 3e ye ait içindekiler tablosu Ekler Klinik öncesi ve klinik çalışmalar Bölüm 4 e ait içindekiler tablosu Kısım I 9
4-kisim1-genelprensipler 4-kisim1-cal-perf Genel prensipler Çalışmaların performansı b5 4-kisim2 4-kisim2a-genelgereklilik 4-kisim2b-labcalisma 4-kisim2c-sahacalisma Kısım II Genel gereklilikler Laboratuvar çalışmaları Saha çalışmaları Ayrıntılar ve belgeler b5-icindekiler.pdf 5a-giris 5b-lab-calisma 5c-saha-calisma Bölüm 5 e ait içindekiler tablosu Giriş Laboratuvar çalışmaları Saha çalışmaları b6 Ayrıntılar ve belgeler b6-icindekiler.pdf 6a-bibl-referanslar Bölüm 6 e ait içindekiler tablosu Bibliyografik referanslar 10