İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI GERÇEKLEŞME SONUÇLARI RAPORU 2017 HAZİRAN BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ 1/10
İÇİNDEKİLER TANIMLAR...3 KISALTMALAR...3 GİRİŞ...4 TAMAMLANAN EYLEMLER...5 DEVAM EDEN EYLEMLER...7 GERÇEKLEŞTİRİLECEK EYLEMLER...8 2/10
TANIMLAR Grup: nu, İç Kontrol Eylem Planı İzleme Raporu: Eylem planında yer alan eylemlerin son durumunu gösteren ayrıntılı olarak hazırlanmı raporu, Kurul: İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunu, Senato: Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Senatosunu, Yönetm Kurulu: Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Yönetm Kurulunu, ifade eder. KISALTMALAR BİS: Bilgi ve ilet im standartlarını, İS: İzleme standartlarını, KFS: Kontrol faaliyetleri standartlarını, BŞEÜ: Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesini, KOS: Kontrol ortamı standartlarını, RDS: Risk değerlendirme standartlarını, ifade eder. 3/10
GİRİŞ Üniversitemiz gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir ekilde yönetlmesini, kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, her türlü mali karar ve i lemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, karar olu turmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, varlıkların kötüye kullanılması ve israfnı önlemek ve kayıplara kar ı korunmasını sağlamak amacıyla bu eylem planı hazırlanmı tır. Eylem Planımız uyarınca yapılan çalı maları ve eylemlerin gerçekle me durumunu göstermek amacıyla, hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, hazırlanan raporu saygılarımla arz ederim. Alper YILDIRIM Strateji Geliştrme Daire Başkanı 4/10
TAMAMLANAN EYLEMLER KOS 1.3 Eylem plan ekindeki Etk Sözle mesi idari personele imzalatılarak dosyalarına konulacaktır. Personel Daire Ba kanlığı KOS 2.2 Eylem planı ekindeki standart form haline getrilmi görev tanımı formu birimlerce taslak eklinde olu turularak Grup tarafndan incelendikten sonra web sayfamızda duyurulacaktır. KOS 4.1 Eylem planı ekinde bulunan görev tanımı formu ile süreç i akı formu ile i akı ları, imza ve onay mercileri belirlenecektr. KF 8.1 Eylem planı ekinde bulunan süreç akı formu ile faaliyetlere ait prosedürler belirlenecektr. KF 8.2 Eylem planı ekinde bulunan süreç akı formu ile i akı ları gösterilecektr. 5/10
KF 8.3 Eylem planı ekinde bulunan standart görev tanımı formu ile belirlenecek prosedürlerin güncel, kapsamlı, açık ve anla ılabilir olması sağlanacaktır. 20.11.2016 6/10
DEVAM EDEN EYLEMLER KOS 2.3 Eylem planı ekinde standart form haline getrilmi ve içerisinde yetki ve sorumluluklara ili kin bilgi içeren görev tanımı formları ile güncellenmi görev dağılımlarını göstermek amacıyla olu turulmu ve standart hale getrilmi görev dağılım çizelgesi birimlerce olu turularak kendi web sayfasında duyurulacaktır. Eylem plan ekindeki standart form haline getrilmi ve içerisinde yetki ve sorumluluklara ili kin bilgi içeren görev tanımı formları tamamlanmı web sayfasında yayımlanmı tır. Görev dağılımı çizelgeleri bazı birimlerde olu turulmu bazı birimlerde olu turulmamı tır. Söz konusu eyleme ili kin olarak çalı malara devam edilmektedir. Yeni olu turulmu olan birim web sayfalarında te kilat eması kısmı açılarak bu alana fonksiyonel görev dağılımı çizelgesi eklenecektr. Eylem planımızda son duruma göre güncelleme yapılacaktır. KOS 2.4 Eylem planı ekinde standart form haline getrilmi bulunan görev tanımı formları ile görev dağılımı çizelgesi formu bilgileri i lendikten sonra fonksiyonel görev dağılımları olu turulacaktır. Söz konusu eyleme ili kin olarak çalı malara devam edilmektedir. Yeni olu turulmu olan birim web sayfalarında te kilat eması kısmı açılarak bu alana fonksiyonel görev dağılımına uygun emalar eklenecektr. Eylem planımızda son duruma göre güncelleme yapılacaktır. KOS 2.6 Eylem planı ekinde yer alan hassas görevlere ili kin açıklamalar dikkate alınarak hassas görevler belirlenecektr. 20.05.2016 KOS 3.5 Üniversitemiz eğitm ihtyaçları belirlenerek bu çerçevede eğitm planları hazırlanacaktır. Personel Daire Ba kanlığı 20.05.2016 KF 12.1 Sistem yazılımlarının kontrolleri, uygulama yazılımlarının geli trmesi, eri im kontrolleri, güvenlik programlaması ve planlaması ve öngörülmeyen bir durumun olu ması halinde önemli ve hassas verilerin korunması gibi konularda da çalı ma yapılacaktır. 7/10
Bilgi İ lem Daire Ba kanlığı GERÇEKLEŞTİRİLECEK EYLEMLER KOS 3.6 Birim yönetcileri tarafndan personelin performansının yıllık olarak değerlendirilmesini sağlayacak bir form geli trilecektr. Personel Daire Ba kanlığı 20.05.2016 KOS 3.7 Periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının artrılması için çözümler üretlecek, gerekiyorsa ilgili personelin çe itli eğitm programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlendirilmeleri sağlanacaktır. Personel Daire Ba kanlığı 20.05.2016 RD 6.1 Risk alanlarının belirlenmesi, risk kriterlerin ve değerlendirme ölçeğinin tanımlanmalarının yapılarak yürütülen her bir i in risk kriterleri, katsayıları ve ağırlığına göre risk analizinin yapılması, değerlendirme sonucunda risklerin % ağırlığının tespit edilerek yapısal risk düzeylerinin belirlenmesi. SON TARİH RD 6.2 Risk değerlendirilmesi yapılarak risk envanteri çıkarılması, risk analizlerinin yapılması. 8/10
RD 6.3 Risklere kar ı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları olu turulacaktır. İS 17.1 İç denetm birimi olu turularak bu standarda ili kin öngörülen eylem yerine getrilecektr. İç Denetm Birimi Rektörlük İS 17.2 İç denetm birimi olu turularak bu standarda ili kin öngörülen eylem yerine getrilecektr. İç Denetm Birimi İS 17.3 İç denetm birimi olu turularak bu standarda ili kin ön görülen eylem tamamlanacaktır. İS 17.4 İç denetm birimi olu turularak iç denetm sonucuna göre iç kontrol i lemleri gözden geçirilecektr. İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda belirlenen raporlar ı ığında yapılması gereken eylem planı hazırlanarak uygulanacaktır. Eylem Planı Haz. Grubu / İç Denetm Birimi 9/10
İS 18.1 İç denetm birimi olu turularak bu standarda ili kin ön görülen eylem yerine getrilecektr. Rektörlük Personel Daire Ba kanlığı İS 18.2 İç denetm birimi olu turularak bu standarda ili kin öngörülen eylem yerine getrilecektr. Rektörlük Personel Daire Ba kanlığı 10/10