ÜNİVERSİTEMİZ İÇ KONTROL EYLEM PLANINDA ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER İLE İLGİLİ

Transkript

1 PERSONEL DAİRESİ BAŞKANLIĞI EĞİTİM FAKÜLTESİ ÜNİVERSİTEMİZ İÇ KONTROL EYLEM PLANINDA ÖNGÖRÜLEN EYLEMLER İLE İLGİLİ Sorumlu Birim Eylem Kod No SORUMLU BİRİMLER VE TAMAMLANMA TARİHLERİ Tamamlanma Tarihi ve Öngörülen Eylem veya Eylemler Alınan Kararlar İç kontrol sistemi ve işleyişinin tüm personel tarafından sahiplenilmesi ve desteklenmesi sağlanacaktır tarihine kadar üniversite personeline eğitim verilecek Etik kuralları içeren sözleşmenin personele duyurulması ve personel tarafından imzalanması sağlanacaktır. Hizmetiçi Eğitim Programlarında Etik Değerlere de yer verilecektir. Kurum personeline, hizmet alanlara adil ve eşit davranılması için eğitim programları verilecek ve çeşitli bilgilendirme faaliyetleri yürütülecektir. Tüm birimler her yıl personel için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip ilgili birime bildireceklerdir. İdarenin yönetici ve diğer personelinin görevlerini en iyi şekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları için her türlü tedbir alınacaktır. Tüm birimlerin görüşü alınmak sureti ile ayrıntılı eğitim programı hazırlanacaktır. Üniversitemiz Birimlerini ilgilendiren mevzuattan kaynaklanan değişikliklerin olması durumunda bu değişikliklerin görüşülmesi için toplantılar düzenlenecektir. Eğitim ihtiyacının tedariki öncelikle kurum içerisinde ilgili alanda uzmanlaşmış kişi ya da birimlerden, kurum içinden tedariki mümkün olmaz ise kurum dışından alanında uzman kuruluş veya kişilerden sağlanacaktır. Performans değerlendirme kriterlerinin belirlenmesine ve performansın ölçülemediği durumlarda, ölçülebilir anlamlı performans göstergeleri belirlenmesine çalışılacaktır. Üniversitemizde personel mevzuatı oluşturulacak, oluşturulan mevzuat personele duyurulacaktır. Oluşturulan personel mevzuatının değişen genel mevzuata uyumunu sağlamak veya ortaya çıkmış ihtiyaçları karşılamak amacıyla mevzuat yılda en az bir kez gözden geçirilecektir. Personel yönetimine ilişkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletişim araçlarıyla duyurulacaktır. tarihine kadar etik sözleşmesi hazırlanacak. tarihine kadar personele eğitim verilecek. Tüm birimler eğitim konularını belirleyip talep edecek. tarihine kadar mesleki yeterlilik geliştirme eğitimi verilecek. 5510, 657, 2547 ve 2914 Sayılı Kanunlar ve diğer ilgili mevzuat tarihine kadar personel mevzuatı oluşturulacak.

2 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRES İ BAŞKANLIĞI HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ BİLGİ İŞLEM DAİ. BAŞ Üniversitemizin bilgi sistemlerinin mevcut durum raporu çıkarılacak Eylemle ilgili Bilgi İşlem Dairesi ile görüşülecek Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde Yönetim Bilgi Sistemi tasarlanacaktır. Eylemle ilgili Bilgi İşlem Dairesi ile görüşülecek İmza Yetkileri Yönergesi her yıl gözden geçirilerek, gerektiğinde değiştirilecek ve değişiklikler ilgililere bildirilecektir. tarihine kadar İmza yetkileri yönergesi gözden geçirilecek Yetki devirleri, üst yöneticinin de görüşleri alınmak suretiyle devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenecek ve ilgililere bildirilecektir. tarihine kadar yetki devirleri yazılı olarak belirlenecek İç kontrol sistemi ve işleyişi ayrıca iç kontrolle ilgili her türlü düzenleyici işlemler hakkında bilgilendirme faaliyetleri (eğitim, seminer, el kitabı, kurumun web sayfasında bilgi verilmesi vs.) yapılacaktır. tarihine kadar eğitim faaliyeti, el kitabı yada kurumun web sayfasında bilgi verilmesi sağlanacak Üniversitemiz stratejik planında ve idare faaliyet raporunda idarenin misyonu yazılı olarak belirtilecektir Birim teşkilat şemaları ile fonksiyonel görev dağılımına birim faaliyet raporlarında, Üniversitemiz teşkilat şeması ile fonksiyonel görev dağılımına da idare faaliyet raporunda yer verilecektir. Birim yöneticileri hassas görevleri belirleyip listelerini çıkaracaktır. Eylül ayı itibarıyla tüm birimler hassas görevlerini tamamlayacak ve toplantıda konuşulacak Hazırlanan stratejik plan mevzuatın öngördüğü zamanlarda güncellenecektir. Stratejik Plan 2013 yılında uygulamaya konulduğundan yeni eylem planı hazırlandığında düzenlenecektir Program dönemi performans programının hazırlanması için her birim kendi bünyesinde yeterli sayıda personelin katılımıyla çalışma ekipleri oluşturacaktır. Üniversitemiz stratejik planı hazırlandıktan sonra Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı koordinasyonunda program dönemi performans programı hazırlanacaktır. Tüm birimler performans programı grubu oluşturacak ve her birim tarihine kadar bu listeyi Strateji Gel. Dai. Başkanlığına gönderecekler.

3 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRES İ BAŞKANLIĞI Üniversitemiz bütçesi, stratejik plan hazırlandıktan sonraki dönemlerde stratejik plana ve performans programına uygun olarak hazırlanacaktır. Üst Yönetici, birim faaliyet raporlarını esas alarak Üniversitemizin İdare Faaliyet Raporu hazırlayacak ve kamuoyuna duyuracaktır. Üniversitemiz tüm birimleri iş süreçlerine, faaliyetlerine ilişkin karşılaşılması muhtemel riskleri tespit etmek için yılda en az bir defa birimlerinde yürütülen her bir işin risk kriterleri, katsayıları ve ağırlığına göre risk analizi yapacaklar ve değerlendirme sonucunda risklerin % ağırlığı tespit edilerek yapısal risk düzeylerini belirleyeceklerdir. Sonuçların yılda en az bir kez değerlendirilmesi sağlanacak. Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda belirlenmiş olan risklere karşı alınacak önlemler belirlenecek, riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planının oluşturulması sağlanacak, risk değerlendirmesinde, hangi risk alanlarına ilişkin önlemler geliştirilmesi ve hangi risk alanlarının daha öncelikli olduğu konusunda yönetim bilgilendirilecektir, riskler, değerlendirmesi sırasında yüksek, orta ve düşük düzey riskler olarak sınıflandırılacaktır. Bu şekilde bir sınıflandırma ile yönetime öncelikler ve önlem alınması gereken riskler konusunda alınacak kararlarda yardımcı olunacaktır. Stratejik plandaki amaç ve hedeflerin gerçekleşmesini engelleyen risklerin tespit edilmesi sonucu. Stratejik plandaki amaç ve hedeflerin gerçekleşmesini engelleyen risklerin tespit edilmesi sonucu Üniversitemizin stratejik planı, faaliyet raporu ve performans programı internet ortamında kamuoyunun bilgisine sunulacaktır. Web sayfamızda yayınlanmış ve kamuoyuna bilgilendirme yapılmıştır İS Üniversitemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali durum beklentiler raporu hazırlandıktan sonra Üniversitemiz web sitesinde yayınlanarak kamuoyuna duyurulacaktır. Gerek mali faaliyetler için tanımlanan prosedürlerin gerekse idari faaliyetler için belirlenen yöntemlerin etkili ve sürekli olarak geliştirilmesi ve iyileştirilmesi için üniversitemiz tüm akademik ve idari birimlerinin katılımıyla bir kurul oluşturulacak ve bu kurul yılda en az bir kez İç Kontrol Sistemini değerlendirecektir

4 TÜM BİRİMLER STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRESİ İS İS İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun yapacağı değerlendirmeler sonucunda belirlenen eksikliklerin bildirilmesinin sağlanması ve bu konuda gerekli önlemlerin alınması sağlanacaktır. Her bir harcama birimi kendi bünyesinde sisteme ilişkin eksiklikleri tespit edecek ve gerekli önlemleri alacaktır. Gerekirse eksik ve yetersiz alanlara yönelik kontrol mekanizmaları geliştirilecektir. Ayrıca tespit edilen eksiklikler İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna bildirilecektir. İS İS İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınacaktır. İç kontrol ile ilgili yapılan değerlendirmeler sonucunda, alınması gereken önlemler belirlenecek ve önlemler için eylem planı oluşturularak Üst Yöneticinin onayından sonra uygulanması sağlanacaktır Üniversitemiz teşkilat şeması ile birimlerin teşkilat şemalarında meydana gelen değişmeler hemen güncellenecektir. Birimler teşkilat şemalarının güncel halini tarihine kadar Strateji Gel. Dai.Başkanlığına gönderecekler Birim teşkilat şemaları ile fonksiyonel görev dağılımına birim faaliyet raporlarında, Üniversitemiz teşkilat şeması ile fonksiyonel görev dağılımına da idare faaliyet raporunda yer verilecektir Belirli zamanlarda çeşitli kurum ve kuruluşlarca düzenlenen seminer ve eğitim programlarına ilgili personeller gönderilecektir. Kamu kurumlarınca düzenlenen eğitim programlarına gidilecek Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının arttırılması için çözümler üretilecek, gerekiyorsa ilgili personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlendirilmeleri sağlanacaktır. Yetki devri; yetki devrinin sınırlarına, devredilen yetkinin önemine ve riskine, yetki devrini belirleyen süreçlerde sorumlulukların yetki ile orantılı olmasına ve yetki devrinde yetki devredilecek kişide bulunacak asgari bilgi, deneyim ve nitelikler gibi hususlara dikkat edilerek yapılacaktır. tarihine kadar performans değerlendirmesiyle ilgili belirli bir prosedür belirlenecek.

5 TÜM BİRİMLER Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan devredilecektir. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurları belirlenecektir Yetki devredilen personelin görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olup olmadığı bir üst yetkili tarafından liyakat ilkesi de gözetilerek değerlendirilecektir Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın geri dönüş sağlayacağı hususlarına yer verilecektir. tarihine kakar İktisadi ve İdari Bil. Fak. Yetki devirlerini Strateji Gel. Dai. Başkanlığına gönderecek Önemli faaliyetler ve kurum düzeyindeki hedefler stratejik plan ile yeterince ilişkilendirilecektir Program dönemi performans programının hazırlanması için her birim kendi performans programını hazırlayacaktır Üniversitemiz İdare Faaliyet Raporunun hazırlanması için birim faaliyet raporları hazırlanarak Üst Yöneticiye gönderilecektir Birimler performans programı hazırlarken hedeflerini, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmasını sağlayacak şekilde, stratejik plana uygun olarak belirleyecektir Üniversitemizin kurumsal amaç ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine yönelik risk analizi yapılarak olası riskler belirlenecektir. Risklerin envanteri çıkarılacak ve süreç bazlı çalışmalarda uygun kontrol noktalarının oluşturulmasıyla risklerin gerçekleşmesi önlenmeye çalışılacaktır dönemi stratejik planındaki amaç ve hedeflerin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin analizi ve envanterinin çıkarılması.

6 TÜM BİRİMLER Riskler periyodik olarak değerlendirilecek ve takip edilecektir Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizleri yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır. Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için söz konusu personele talimat verecek ve gerekli tedbirleri alacaktır. Riskli alanlarda bizzat yöneticiler veya görevlendirdiği kişiler tarafından uygun yöntemlerle inceleme yapılacak, iş ve işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilecek var ise hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi sağlanacaktır Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. Bilgi işleme üzerindeki kontroller (Bilgisayar girişi yapılan verilerin kullanıma hazır olup olmadıklarının test edilmesi, işlemlerin rakamsal olarak muhasebeleştirilmesi vb.) sürekli yapılacaktır. Yöneticiler, Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde belli periyotlar halinde toplantılar düzenleyerek her bir personel için somut beklentilerini, görev ve sorumluluklarını personele duyuracaktır. / Birimlerin kullandığı mevzuat kendi sayfalarında yayımlanacak ve güncellenecek / Sürekli kontrol edilecektir. Birimler tarihine kadar gerekli belgeleri Strateji Gel. Dai. Başkanlığına gönderecekler Birimlerin faaliyet sonuçları ve bu sonuçların değerlendirmeleri Üniversitemiz faaliyet raporunda gösterilecek ve internet sitemizde yayınlanarak kamuoyu bilgilendirilecektir. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri, mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılacaktır. Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlemleri yapacaktır. Söz konusu işlemler mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildireceklerdir. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir olumsuz muameleyle karşılaşmaması için yöneticiler gerekli tedbirleri alacaktır. Sürekli Sürekli Sürekli

7