Fotokopi Olarak Sunulan Bir Belge, Bilgi Eksikliği Olarak Değerlendirilip Sonradan Tamamlatılabilir mi? KAMU İHALE KURULU KARARI Toplantı No : 2010/015 Gündem No : 9 Karar Tarihi : 18.02.2010 Karar No : 2010/UH.I-601 Şikayetçi: Norm Sanayi Ürünleri İmalat ve Dış. Tic. Ltd. Şti, - eston Çamlıevler Kayışdağı Caddesi karaman Çiftliği Yolu Kızılçam -D.3 34752 içerenköy - Ataşehir merkez istanbul(ana) İhaleyi yapan idare: Çankaya Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü, Birlik Mah. Kahire Cad. No:3 Çankaya/ANKARA Başvuru tarih ve sayısı: 26.01.2010 / 1607 Başvuruya konu ihale: 2009/167052 İhale Kayıt Numaralı "Çankaya Belediyesi Mahalleleri ile Muhtelif Bölge ve Alanların Çöplerinin Toplanması ve Nakil İşi" İhalesi Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: 16.02.2010 tarih ve I.H.03.07.0203/2010-4E sayılı Esas İnceleme Raporunda; Çankaya Belediye Başkanlığı tarafından 30.12.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan Çankaya Belediyesi mahalleleri ile muhtelif bölge ve alanların çöplerinin toplanması ve nakil işi ihalesine ilişkin olarak Norm Sanayi Ürünleri İmalat ve Dış. Tic. Ltd. Şti nin 14.01.2010 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 15.01.2010 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 26.01.2010 tarih ve 1607 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 22.01.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu, İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;
4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline, Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir. Karar: Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi: İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; Al-Ka İnş. Tur. Ltd. Şti. adına ihaleye teklif veren kişiye ait imza beyannamesinin fotokopi olduğunun idarece tespit edilmesine karşın, idari şartnamede yapılan düzenlemeler uyarınca aslının, aslı gibidir şerhi taşıyan noter onaylı suretinin veya aslı idarece görülmüştür ibaresi taşıyan örneğinin sunulması zorunlu olan söz konusu belgenin fotokopi olarak sunulmasının bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilerek tamamlatılması yoluna gidilmesi ve ihalenin anılan istekli üzerinde bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu iddia edilmektedir. Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir: İdari şartnamenin İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri başlıklı 7 inci maddesinde; İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir: b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri; 1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi, 2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri, e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi düzenlemeleri yer almaktadır. 07.01.2010 tarihli ihale komisyon kararı ile; ihale üzerinde bırakılan istekli Al-Ka İnş. Tur. Ltd. Şti. nin noter onaylı vekaletname ile ihaleye teklif vermek üzere yetkilendirdiği İbrahim Erdoğan a ait imza beyannamesinin fotokopi olduğunun tespit edildiği, ancak bu hususun teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilerek anılan istekliden İbrahim Erdoğan a ait imza beyannamesinin istenilmesine, ihale komisyonu başkanı ve bir üyenin karşı oyuyla karar verildiği görülmüştür. Al-Ka İnş. Tur. Ltd. Şti. nin İbrahim Erdoğan a ait imza beyannamesinin aslını istenilen süre içinde idareye sunması
üzerine de teklifinin geçerli kabul edildiği ve başvuruya konu ihalenin adı geçen istekli üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır. 4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesinde; Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. hükmüne yer verilmiştir. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin Belgelerin sunuluş şekli başlıklı 31 inci maddesinde; Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından aslı idarece görülmüştür veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur. hükmü, Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması başlıklı 56 ncı maddesinde; (4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz. (5) Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. hükmü yer almaktadır. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin yukarıda yer verilen 31 inci maddesi uyarınca, teklif kapsamında sunulacak belgelerin aslının, aslı gibidir şerhi taşıyan noter onaylı suretlerinin veya aslı idarece görülmüştür ibaresi taşıyan örneklerinin sunulması gerekmektedir. 4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesinde 5812 sayılı Kanunla yapılan değişiklik ile, daha önce ikincil mevzuat ile getirilen teklifin esasını değiştirecek nitelikte olup olmadığına
bakılmaksızın eksik sunulan belgelerin tamamlatılamayacağı ilkesi yasal dayanağa kavuşturulmuştur. Bu nedenle, teklif zarfı içerisinde sunulması gereken belgeler ile bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin sunulmaması halinde, isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasını gerektirecek nitelikte bir eksiklik bulunduğunun kabul edilmesi yasal bir zorunluluk haline gelmiştir. Teklif zarfı içinde sunulması gereken belgelerin eksiksiz olarak sunulması zorunluluğundan, istenilen belgelerin usulüne uygun şekilde düzenlenmiş olma zorunluluğunun da anlaşılması gerekmektedir. Aksi takdirde, usulüne uygun olarak sunulmamış bir belgedeki onay eksikliğinin tamamlatılabileceğinin kabulü, söz konusu belgeyi hiç sunmadığı için teklifi değerlendirme dışı bırakılan istekliler açısından eşit muamele ilkesine aykırı bir durum oluşturacaktır. Bu nedenle, fotokopi olarak veya usulüne uygun olarak onaylanmamış şekilde sunulan belgelerdeki onay eksikliğinin bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilmemesi, bu belgelerin hiç sunulmadığı kabul edilerek bu şekilde teklif veren isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir. Nitekim istikrar kazanmış Kurul kararları da uygulamanın bu şekilde olması gerektiği yönündedir. Açıklanan nedenlerle, İbrahim Erdoğan a ait imza beyannamesinin fotokopi olarak sunulmasının, eksik bilgi tamamlatma kapsamında değerlendirilerek Al-Ka İnş. Tur. Ltd. Şti. nden ilgiliye ait imza beyannamesinin aslının istenilmesi ve istenilen belgenin süresi içerisinde idareye sunulması üzerine de başvuruya konu ihalenin adı geçen istekli üzerinde bırakılması mevzuata aykırılık teşkil etmektedir. Diğer taraftan, ihale ilanında, idari ve teknik şartnamede yer verilen araç listesinde, ihale konusu işte çalıştırılması öngörülen 74 adet çöp kamyonu, 2 adet arazöz, 8 adet çift kabinli pick-up, 1 adet lastik tekerlekli kepçe, 1 adet bakım ve tamir aracı ile 2 adet vidanjör için en az 2007 model olma şartının getirildiği tespit edilmiştir. 4734 sayılı Kanunun Temel İlkeler başlıklı 5 inci maddesinde; İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur. hükmü bulunmaktadır. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler ve kapasite raporu başlıklı 41 inci maddesinde; İşin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve diğer ekipmanın sayısına ve niteliğine dokümanda yer verilir. Makine, teçhizat ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır. Ancak idare, işin niteliğinin gerektirdiği hallerde, ihale konusu işin yapılabilmesi için adaya veya istekliye
ait olmasını gerekli gördüğü makine, teçhizat ve diğer ekipmanı yeterlik kriteri olarak belirleyebilir. Bu durumda, makine, teçhizat ve diğer ekipmanın, teknik kriterlerine yönelik olarak dokümanda düzenleme yapılmış ise, bu niteliğe yönelik belgelerin de başvuru veya teklif kapsamında sunulması zorunludur. hükmü yer almaktadır. İdarelerin ihale konusu işin yerine getirilmesinde kullanılacak makine ve ekipmanın niteliğine ilişkin olarak ihale dokümanında düzenleme yaparken, yüklenici tarafından temin edilmesi öngörülen araçlarla ilgili olarak istenilen sayıda ve nitelikteki araçların temin edilebilme kolaylığını, belirlenen kriterlerin ihaleye katılımı nasıl etkileyeceğini ve teklif fiyatlarına ne şekilde yansıyacağını göz önüne almaları gerekmektedir. İhale konusu işte çalıştırılması öngörülen 65 adet hidrolik sıkıştırmalı çöp kamyonu, 9 adet kamyon, 2 adet vidanjör ve 2 adet arazözün özel imalat gerektiren nitelikte araçlar olduğu göz önüne alındığında, söz konusu araçların temin şartları, amortisman süreleri ve ekonomik ömürleri gibi teklif fiyatını doğrudan etkileyecek unsurlar dikkate alınmadan en az 2007 model olma şartının getirilmesinin ihaleye katılımı zorlaştırıcı ve teklif fiyatlarını artırıcı nitelikte olduğu anlaşılmıştır. Nitekim 12 adet ihale dokümanı satın alınmasına karşın yalnızca üç isteklinin ihaleye teklif verdiği, ihaleye en düşük teklifi veren Al-Ka İnş. Tur. Ltd. Şti. nin teklifi değerlendirme dışı bırakıldığında geride kalan, başvuru sahibi Norm Sanayi Ürünleri İmalat ve Dış. Tic. Ltd. Şti. ve Özkartallar İnş. San. Tic. Ltd. Şti. nin teklif fiyatlarının yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu hususları birlikte değerlendirildiğinde, başvuruya konu ihalenin 4734 sayılı Kanunun temel ilkelerinden rekabet ve kaynakların verimli kullanılmasıilkeleri gözetilmeksizin sonuçlandırıldığı sonucuna ulaşılmıştır. Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere; Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline, Oyçokluğu ile karar verildi. Karşı Oy: KARŞI OY İtirazen şikayete konu olan ihale Kurul tarafından, İdarece en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen isteklinin değerlendirme dışı bırakılması ve ihale dokümanında ihale konusu işte çalıştırılması öngörülen araçların yaşı ile ilgili olarak yapılan düzenleme sebebiyle ihalede rekabetin oluşmadığı gerekçesi ile iptal edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 5812 sayılı Kanunla değiştirilen 56 ncı maddesinin 2 nci fıkrasında, Kurum itirazen şikayet başvurularını başvuru sahibinin iddiaları ile idarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirlenen hususlar ve itiraz edilen işlemler bakımından eşit muamele ilkesinin ihlal edilip edilmediği açılarından inceler hükmü yer almaktadır. Bu hükme göre Kuruma verilen inceleme yetkisi, itirazen şikayet başvurusunda belirtilen konularla sınırlı olup, Kamu İhale Kanununda Kuruma, bunların dışında bir konuyu herhangi bir gerekçe ile re sen inceleyebileceğine dair bir yetki verilmemiştir. Bu bakımdan, ihalede gerekli rekabetin oluşmadığı gerekçesi ile ihalenin iptaline yönelik bir karar verilmesi Kamu İhale Kanununun bahsedilen hükmüne açık bir aykırılık teşkil etmektedir. Öte yandan, 22 Ağustos 2009 Cumartesi tarih 27327 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliği nin Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi başlıklı 16 ncı maddesinin Yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler başlığı altındaki Yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler alt başlığında: 16.3.1.Yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilip edilemeyeceği hususunda tereddütler olduğu anlaşılmaktadır. İhale komisyonu; a) Yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen her hangi bir husus olup olmadığını, b) Yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını, c) Verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını, Sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese eder ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahiptir. 16.3.2. Yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde idarenin ek ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında teklifler kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak kabul edilebilir. Bu durumda sorumluluk idareye aittir. açıklamalarına yer verilmiştir. Buna göre, ihale komisyonu tarafından, anılan Tebliğ hükmü uyarınca, yaklaşık maliyet tespit edilirken değerlendirilmeyen herhangi bir husus olup olmadığı, yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığı, verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığının ve ödenek durumunun sorgulanarak ihalenin sonuçlandırılması gerekmektedir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine karar verilmesi gerektiği yönündeki görüşümüzle Kurul Çoğunluğu nun ihalenin iptaline, kararına katılmıyoruz.