Kayıtlı Elektronik Posta ve Elektronik Tebligat Sistemi

KEP e Neden İhtiyaç Duyulmuştur? Günümüzde ticari faaliyet ve yönetimsel alanda Elektronik Posta yaygın olarak kullanılmaktadır. Fakat standart e-posta sisteminde bazı açık noktalar vardır; Standart e-postaların içerikleri kolaylıkla değiştirilebilir. Kanuni açıdan sınırlı sayıda ve özellikte delil barındırır. E-Posta ispat sorumluluğu göndericiye aittir. E-Posta zaman bilgisi gönderi yapılan bilgisayarın zaman ayarlarına bağlıdır ki bu durum ihtilaflı durumlarda zaman için delil değerini düşürür. 2

KEP e Neden İhtiyaç Duyulmuştur? Güvenli ve hukuken geçerli e-belge oluşturabiliyor. Ancak teknik olarak güvenli ve hukuki olarak geçerli gönderim yapılamıyordu. Bu ihtiyaçları karşılayacak bir altyapı yoktu. 3

KEP NEDİR? Kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları aracılığıyla elektronik iletilerin uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına imkan sağlayan ve elektronik iletilerin; Gönderimine, Teslimatına, Kullanımına İlişkin hukuken geçerli delil sağlayan, e-postanın gelişmiş şeklidir. 4

KEP Uygulamasına Geçiş Süreci» KEP uygulama çalışmalarına 2009 yılında başlandı.» KEP Hizmet Sağlayıcısı olarak başvurular 01/05/2012 tarihinde başlamıştır. 10 Eylül 2012 tarihinde PTT, BTK tarafından ilk KEPHS olarak yetkilendirmiştir. 5

1 Kullanıcı www.kep.gov.tr adresinden kullanıcı parola+şifre+sms doğrulamasından geçerek yada e- imzası ile kimlik doğrulama yaparak PTT KEPHs bağlanır. 3 PTT tarafından gönderinin alındığına dair delil oluşturulur ve gönderici bu delile sistemden bakabilir. KEP Nasıl Çalışır? 2-Kullanıcı tarafından KEP iletisi hazırlanır ve elektronik imza ile imzalanır. PTT KEPHS 4 PTT aldığı işlem sertifikası ile imzalar, zaman damgası ile damgalar ve gönderim 7-Posta kutusuna Kep iletisi geldiğine dair bilgi vermek amacıyla KEP sistemi tarafından alıcının cep telefonuna kısa mesaj gönderilir. 5-Posta kutusuna gönderim (alıcının e-posta kutusu) 8-Posta kutusuna gelen iletiyi okuma ve iletiye ilişkin delilleri doğrulayabilme 6 6 Gönderinin alıcının posta kutusuna ulaştığına ilişkin delil oluşturulur ve gönderici bu delile sistemden bakabilir. 9 Gönderinin alıcısı tarafından okunduğuna ilişkin delil oluşturulur ve gönderici bu delile sistemden bakabilir. Posta kutusuna KEP iletisi geldiğine dair bilgi üçüncü e- posta adresine standart olarak gönderilir.

KEP kullanım alanları 7

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) MEVZUAT

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 14 Şubat 2011 Tarihli ve 27846 Sayılı Resmî Gazete MADDE18(3) Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır. 9

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 14 Şubat 2011 Tarihli ve 27846 Sayılı Resmî Gazete MADDE 1525- (1) Tarafların açıkça anlaşmaları ve 18 inci maddenin üçüncü fıkrası saklı kalmak şartıyla, ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar; fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları ve bu hüküm uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesi, elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder. 10

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 14 Şubat 2011 Tarihli ve 27846 Sayılı Resmî Gazete MADDE 1525 (2) Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır. 11

Mevzuat Düzenlemeleri KEP sistemini düzenleyen yönetmelik ve tebliğler; Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik(25.08.2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete) Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ (25.08.2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete) Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ(16.05.2012 tarih ve 28294 sayılı Resmi Gazete) Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğde Değişiklik Yapılmasına İlişkin Tebliğ(06.03.2013) Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminde Kullanılan İşlem Sertifikasına İlişkin Usul ve Esaslar (06.06.2012 tarih ve 2012 DK- 15259 sayılı Kurul Kararı) 12

KEP E KİMLER BAŞVURABİLİR? KEP sistemine; gerçek kişiler, kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk tüzel kişileri üye olabilecektir. 13 13

KEP E NASIL BAŞVURABİLİR? KEP sistemine üye olmak isteyen gerçek kişi, kamu ya da özel hukuk tüzel kişisi, Ankara PTT Başmüdürlüğüne bağlı ULUS PTT Merkez Müdürlüğüne şahsen ya da işlem yetkilileri aracılığıyla müracaat ederek üye olabileceklerdir. Gerçek kişi olan müşterilerimiz eğer elektronik imzaları varsa internet üzerinden de başvuru yapabileceklerdir. 25.03.2013 tarihi itibariyle 82 Başmüdürlüğümüzde 132 PTT işyerinde 172 gişe ile hizmet vermeye başlanmıştır. 14

KEP Hesabı Nasıl Başvurulur? 15

KEP Hesabı Kullanıma Açma 16

KEP Hesabı Kullanıma Kapatma 17

KEP Çalışma Modelleri Sadece Alıcı KEP sisteminden sadece ileti alarak faydalanabilirler. Alıcıların e-imza sahibi olma zorunluluğu yoktur. Islak imza ile sadece alıcı olarak KEP sistemine dahil olabilirler. Gönderici Ve Alıcı Hem ileti alıp hem de ileti göndererek KEP sisteminden faydalanırlar. KEP iletisi gönderebilmek için e-imza sahibi olmak zorunludur. 18

KEPHS nin Yükümlülükleri a) Güvenilir bir kimlik doğrulama mekanizması tesis etmekle, b) KEP hesabının kullanıma kapatılmasına ilişkin taleplerin alınması ve derhâl gerçekleştirilebilmesi için yedi gün yirmi dört saat erişilebilir bir hizmeti sunmakla, c) KEP hesabının ve bu hesap üzerinden verilen hizmetlerin güvenliğini, gizliliğini ve bütünlüğünü sağlamakla, d) Kişisel verilerin korunması için gerekli tedbirleri almakla NOT:KEP Yönetmeliği 16.madde 19

KEPHS nin Yükümlülükleri e) KEP sisteminin tüm süreçlerine ilişkin günlük kayıtlarını güvenliğini, gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak kayıt altına almakla, f) KEP sisteminin tüm süreçlerinde oluşturulan KEP iletilerini ve KEP delillerini ilgili KEP hesabına anlaşılabilir ve okunabilir bir şekilde iletmekle, hesap sahibinin talebi hâlinde, KEP hesabına gelen iletilerin teslim alınmasına ilişkin bilgileri, alternatif iletişim kanalları üzerinden bildirmekle, g) KEP hesabına bir web ara yüzü veya elektronik posta istemci programları üzerinden güvenli bir şekilde erişilebilmesini, iletilerin okunabilmesini ve gönderilebilmesini sağlamakla, NOT:KEP Yönetmeliği 16.madde 20

KEPHS nin Yükümlülükleri ğ) Hesap sahibinin önceden onayını almak kaydıyla kendisine ait bilgiler ile KEP hesabı bilgilerinden oluşan KEP rehberini tüm hesap sahipleri ve işlem yetkililerinin erişimine yedi gün yirmi dört saat kesintisiz olarak açık tutmakla, kendi sistemleri üzerinde bulunan KEP hesaplarına ilişkin değişiklikleri ilgili KEP rehberine gerçek zamanlı olarak işleyerek güncellemekle ve diğer KEPHS lerle birlikte KEP rehberini gerçek zamanlı olarak güncel tutmak için gerekli teknik altyapıyı kurmak ve işletmekle, h) KEP hesabının kullanılmasını sağlayan ara yüzleri engelli kişilerin de erişimlerini sağlayacak şekilde Tebliğ de belirtilen standartlara uygun olarak hazırlamakla, ı) KEP sisteminin tüm süreçlerine ve işleyişine ilişkin bilgi, belge ve elektronik veriler ile, işlemlerin yapıldığı zamana ve işlemleri yapan kişiye veya kişilere ait bilgileri içeren kayıtları gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini koruyarak en az yirmi yıl süreyle saklamakla, NOT:KEP Yönetmeliği 16.madde 21

KEPHS nin Yükümlülükleri i) KEP hesabının ilk kullanımından önce hesap sahibini ve varsa işlem yetkilisini KEP sistemine ilişkin tüm süreçler hakkında bilgilendirmekle, j) Sözleşmenin veya taahhütnamenin yenilenmemesi durumunda KEP hesabının kullanıma kapatılacağına ilişkin hesap sahibini ve işlem yetkilisini sözleşme veya taahhütname süresinin sona ermesinden üç ay önce uygun iletişim kanallarından en az birisi ile bilgilendirmekle, NOT:KEP Yönetmeliği 16.madde 22

KEPHS nin Yükümlülükleri l) KEP sistemine ilişkin ana ve yedek sistemlerini Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde bulundurmakla, m) KEP sistemindeki tüm imzalama süreçlerinde ESHS ler tarafından KEPHS için oluşturulan işlem sertifikasını kullanmakla, n) Hesap sahibinin veya işlem yetkilisinin talep etmesi hâlinde KEP delillerinin gerçek zamanlı olarak doğrulanması hizmetini sunmakla, yükümlüdür. NOT:KEP Yönetmeliği 16.madde 23

Hesap Sahibinin Yükümlülükleri 24

Hesap Sahibinin Yükümlülükleri 25

KEP Teknik Kriterler KEPHS, işleyişinin bütün aşamalarında ETSI TS 102 640 standardına uyar. KEPHS, elektronik imza, işlem sertifikası ve özetleme algoritmalarına ilişkin olarak Resmî Gazete de yayımlanan Elektronik İmza ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ in şartlarına uyar. NOT:KEP Teknik Tebliğ madde 5 & 6 26

KEP Teknik Kriterler (1) KEPHS; KEP uygulama esaslarını ETSI TS 102 640 standardına uygun olarak hazırlar. (2) KEPHS, her KEP hesabı için en az 100 MB depolama alanı sunar. Gönderilen ve alınan orijinal iletilerin büyüklük sınırlaması 10 MB nin altında olamaz. Depolama alanı dolduğunda KEPHS ilgili KEP hesabından orijinal ileti gönderilmesini engelleyebilir ancak ileti alınmasını engelleyemez. NOT:KEP Teknik Tebliğ 7.madde 27

KEP Teknik Kriterler KEPHS, güvenlik kriterlerine ilişkin olarak; a) ETSI TS 102 640, b) TS ISO/IEC 27001 veya ISO/IEC 27001, c) BS 10012,(Veri Güvenliği) d) ISO/IEC 27031,(İş Sürekliliği) standartlarına uyar. KEPHS, engelli kişilerin KEP sisteminden yararlanmalarını sağlamak amacıyla W3C nin Web erişilebilirlik girişim yönergesi (Web Content Accessibility Guidelines) ne uyar. NOT:KEP Teknik Tebliğ madde 8 & 9 28

KEP HESAPLARI

KEP Hesabı 30

KEP Hesabı Adres Yapısı 31

KEP Hesabı Adres Yapısı 32

KEP Hesabı Adres Yapısı Gerçek Kişiler İçin ali.celik@hs01.kep.tr ali.celik.66@hs01.kep.tr mehmetali.celik@hs01.kep.tr mali.celik@hs01.kep.tr mehmeta.celik@hs01.kep.tr mehmetali.celik.66@hs01.kep.tr mali.celik.66@hs01.kep.tr mehmeta.celik.66@hs01.kep.tr 33

KEP Hesabı Adres Yapısı Tüzel Kişiler İçin 1122334455667788@hs01.kep.tr 1122334455667788.ptt@hs01.kep.tr ptt@hs01.kep.tr ptt.hukuk@hs01.kep.tr postavetelgrafteskilati@hs01.kep.tr postavetelgrafteskilati.123@hs01.kep.tr 34

KEP Hesabı Adres Yapısı Tüzel Kişiler İçin 1122334455667788@ptt.hs01.kep.tr 1122334455667788@postavetelgrafteskilati.hs01.kep.tr postavetelgrafteskilati@ptt.hs01.kep.tr postavetelgrafteskilati.muh@ptt.hs01.kep.tr ptt.huk@postavetelgrafteskilati.hs01.kep.tr mehmetali.celik@postavetelgrafteskilati.hs01.kep.tr mehmetali.celik@ptt.hs01.kep.tr 35

KEP REHBERİ

KEP Rehberi 37

KEP Rehberi 38

KEP Rehberi 39

KEP Rehberi Gerçek Kişiler İçin 40

KEP Rehberi Tüzel Kişiler İçin 41

ELEKTRONİK TEBLİGAT

Elektronik Tebligat Elektronik Tebligat uygulaması, tebligat kanununda tebliğ çıkarmaya yetkili merciler tarafından elektronik ortamda hazırlanmış olan tebligatların değiştirilemez ve inkar edilemez bir şekilde güvenli elektronik posta yoluyla alıcılarına iletilmesidir. Elektronik Tebligat adresini, elektronik tebligatı alan gerçek veya tüzel kişiler ile tebligatı çıkarmaya yetkili merciler edinebilir. 19.01.2013 tarih ve 28533 sayılı Resmi Gazete de Elektronik Tebligat Yönetmeliği yayınlanmış olup elektronik ortamda yapılacak tebligatlara ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir. 43

Elektronik Tebligat 44

Elektronik Tebligat 45

Elektronik Tebligat Elektronik tebligat adresi edinme MADDE 6 (1) Tebligatı çıkaran merciler, elektronik tebligat adresi almak için İdareye başvurur. Yapılan başvuruda, elektronik tebligat adresinin hangi birim ve personel tarafından kullanılacağı da belirtilir. (2) Tebligatı çıkaran merciin merkezî yapıda bir bilişim sistemine sahip olması, işlemlerini elektronik ortamda yapması ve talebi halinde, merci bünyesinde bulunan tüm birimler için tek bir elektronik tebligat adresi kullanılır. Elektronik tebligat gönderme işlemi tebligatı çıkaran merciin sistemi ile İdarenin sistemi arasında yapılacak entegrasyonla sağlanır. 46

Elektronik Tebligat Elektronik tebligat hizmetinden yararlanma MADDE 7 (1) Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır. (2) Kendilerine yalnızca elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu olan muhatapların, tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adreslerini bildirmeleri zorunludur. (3) Kendilerine zorunlu olarak elektronik yolla tebligat yapılması gereken muhataplara, elektronik tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde, Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır. Bu tebligatta ayrıca, müteakip tebligatların elektronik ortamda yapılacağı bildirilir. (4) Kendilerine elektronik yolla tebligat yapılması isteğe bağlı olan muhatapların, elektronik yolla tebligat almak istemeleri halinde, tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adresini bildirmeleri gerekir. Bu muhatapların, tebliğ çıkaran merciye bildirdiği adresin elektronik tebligata elverişli olmaması halinde, bunlara, Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır. Bu durumda gönderilecek tebligata, muhatabın bildirmiş olduğu adresin, elektronik tebligata elverişli olmadığına ilişkin şerh düşülür. 47

Elektronik Tebligat İdare tarafından elektronik tebligatın alınması ve muhataba iletilmesi MADDE 9 (1) Kendisine elektronik tebligat mesajı ulaşan İdare, bu mesajı zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine; muhatap diğer bir hizmet sağlayıcıdan elektronik tebligat adresi almış ise, bu hizmet sağlayıcının sunucusuna iletir. Kendisine elektronik tebligat mesajı ulaşan diğer hizmet sağlayıcıları da bu mesajı zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine iletir. (3) Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. (4) Hizmet sağlayıcılar, muhatabın adresine elektronik tebligatın iletilip iletilmediğine ve gecikme oluşmuşsa bu gecikmeye ilişkin kayıtlar da dahil tüm süreçlerin olay kayıtlarını tutar, bu bilgileri İdarenin sistemi vasıtasıyla tebligatı çıkaran merciye derhal bildirir. (5) Olay kayıtları günde en az bir defa olmak üzere zaman damgası eklenerek güvenli elektronik imzayla imzalanır ve erişilebilir şekilde arşivlerde otuz yıl süreyle saklanır. (6) Hizmet sağlayıcılar, talep halinde elektronik tebligata ilişkin delil kayıtlarını yetkili mercilere elektronik ortamda sunmakla ve bu amaçla oluşturacağı sistemi hazır tutmakla yükümlüdür. 48

Tebligat Çıkarmaya Yetkili Merci 1- e-tebligat gönderici tarafından e-imza ile imzalanır ve web servis ya da web-mail üzerinde PTT sunucusuna gönderilir PTT 2 Kullanıcı doğrulama ve güvenlik kontrolü 4- e-imzalama zarflama, zaman damgalama ve gönderim Tebliğ Edilen Alıcı 5 Alıcının e-tebligat Hesabına teslimat 3 gönderi kabul delili 6 teslimat delili 8 okundu delili 7 e-imza doğrulama ve okuma 49

Tebligat Çıkarmaya Yetkili Merci 1 e-tebligat gönderici tarafından e-imza ile imzalanır ve web servis ya da web-mail üzerinde PTT sunucusuna gönderilir PTT Elektronik Tebligat Sistemi 2 Kullanıcı doğrulama, güvenlik kontrolü 4 Zarflama, imzalama ve zaman damgalama ve gönderim Diğer KEPHS Alanı 5 Özgünlük, bütünlük, elektronik imza, güvenlik kontrolleri Tebliğ Edilen Alıcı 7 Alıcının Posta kutusuna gönderim (Zaman Damgalı) 3 Gönderinin ilk sisteme kabul edilme kanıtı (Zaman Damgalı) 50 6 Gönderinin alındığına ilişkin onay kanıtı (Zaman Damgalı) 50 8 Elektronik İmza doğrulama, okuma (Zaman Damgalı)

E-Yazışma Kamu kurumları arasındaki yazışmaların KEP sistemi altyapısı ile yapılması planlanan e-yazışma projesi kapsamında Yürütülen pilot çalışma kapsamında 6 kamu kurumu (Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Adalet Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı, Kalkınma Bakanlığı) ile yapılan test çalışmalarına devam edilmektedir. 51

KEP HESABININ KULLANIMI

HESABIN KULLANILMASI KEP ana sayfasından «kurumsal» giriş seçilerek hesaba erişim işlemi başlatılır. 53 53

HESABIN KULLANILMASI Kurumsal kullanıcı kendisine verilen KEP hesap adresini Parola Şifre İlgili alanlara yazarak girişini sağlar. 54 54

PTT Genel Müdürlüğü HESABIN KULLANILMASI Sisteme giriş yapıldıktan sonra KEP hesabına ilişkin posta kutusu yer almaz çünkü bu işlemi bu konuda özel yetki verdiği işlem yetkilisi eliyle yürütebilir. Ancak KEP rehberi Hesap ayarları Abonelik ayarları Bilgi güncelleme Para yatırma Güvenlik ayarları bu ekrandan yapılır. 55 55

HESABIN KULLANILMASI Kurumsal İŞLEM YETKİLİSİ kep ana sayfasında kendisine uygun olan hesap tipi ni seçerek hesabına erişim işlemini başlatır. 56 56

HESABIN KULLANILMASI Kurumsal İŞLEM YETKİLİSİ Sisteme kayıt sırasında verdiği 3.part e-posta adresine gelen ilk parola ve şifre ile birlikte sisteme girişini gerçekleştirir. Sisteme girişlerde güvenlik nedeniyle Parola+Şifre+SMSşifresi kullanılmaktadır. 57 57

HESABIN KULLANILMASI Sisteme giriş yapıldıktan sonra kullanıcı ana sayfasında işlem yetkilisi olduğu KEP hesabına/hesaplarına ilişkin posta kutusu yer alır ve giriş sekmesi ile posta kutularına girebilir. 58 58

HESABIN KULLANILMASI Kurumsal İŞLEM YETKİLİSİ posta kutusuna gelen KEP iletilerine erişebilir ve KEP iletisi gönderebilir. 59 59

HESABIN KULLANILMASI Kurumsal İŞLEM YETKİLİSİ KEP iletisi gönderirken elektronik imzasını kullanmak zorundadır. 60 60

HESABIN KULLANILMASI KEP sistemi kullanılarak gönderilen ve alınan KEP iletileri mevcutta kullanılan DYS veya Mail Sistemine entegre edilebilmesi için KEP iletilerinin içerisinde mevcut olan Konu EML formatına sahip Kimden geldiği dosya İleti metni İleti ekleri 61 61

HESABIN KULLANILMASI 62 62

DELİLLER Delillere ilişkin Ekran Görüntüleri 63 63

Ücret Tarifesi Ücret Tarifesi 64 64

Bilgi için Tlf: (312) 509 53 60 (312) 509 53 63 (312) 509 53 68 (312) 509 53 78 (312) 509 53 47 TEŞEKKÜRLER 65