Etkin Yöneticinin Seyir Defteri

Etkin Yöneticinin Seyir Defteri

Etkin Yöneticinin Seyir Defteri Peter Drucker ve Joseph Maciariello Jack Welch ve Jim Collins in Katk lar yla Çeviren Zülfü Dicleli

ISBN 978-975-6225-98-1 The Effective Executive in Action 2006 by Peter F. Drucker bzd Yay n ve letiflim Hizmetleri Optimist Yay nlar Telefon: 0216 481 29 17-18 Faks : 0216 521 10 64 e-posta: optimist@optimistkitap.com www.optimistkitap.com www.iskitaplari.com Optimist yay n no. : 89 Konu : Kiflisel Geliflim Yay na haz rlayan : Cemal Engin Birinci bas m kinci bas m Düzelti Düzenleme Bask ve cilt : fiubat 2007, stanbul : May s 2011, stanbul : Fevzi Gölo lu : Selim Talay : Tor Ofset San. Tic. Ltd. fiti. Had mköy Yolu Akçaburgaz Mahallesi 4. Bölge 9. Cadde 116. Sokak. No: 2 Esenyurt - STANBUL Tel: 0212 886 34 74

Etkinlik ö renilebilir. Etkinlik ö renilmelidir. Peter Drucker

çindekiler Önsöz 11 Girifl Etkin Yöneticinin Seyir Defteri ni Nas l Kullanacaks n z? 13 1. Bölüm Etkin Olmak Ö renilebilir 17 Girifl 17 Do ru fieyleri Yapmak 18 Bilginin Otoritesi 20 Yöneticili in Gerçeklikleri 22 Etkin Kiflilik 24 2. Bölüm Zaman Bilin 27 Girifl 27 Zaman: Kazan m n K s tlay c Faktörü 28 Zaman Yönetimi: Üç Ad m 30 Zaman Kaydetmek 32 Zaman sraf Edici Ö eleri Saf D fl Edin 33 Faaliyetleri Baflkalar na Devredin 34 Baflka nsanlar n Zaman n sraf Etmek 36 Kötü Yönetimin Yol Açt Faaliyetleri Budamay n 38 Eleman Fazlal 40 Kötü Örgütlenme 42 Enformasyonda Kötü flleyifl 44

ste e Ba l Zaman Yarat n 46 ste e Ba l Zaman n Etkin Kullan m 48 3. Bölüm Katk ya Odaklan n 51 Girifl 51 Katk ya Odaklan n: Sonuçlar, De erler ve nsanlar Gelifltirmek 53 Sonuçlara Odaklan n 55 Bilgi flçilerinin Katk s 58 Üç Kilit Performans Alan 59 Do rudan Sonuçlar 61 Kurulufl Neyin Arkas nda Duruyor? 62 Yönetimin Süreklili i 64 Katk ya ve nsan Gelifltirmeye Odaklan n 66 Meydan Okumalar ve Katk 68 Yönetici Baflar s zl 69 Bilgi Aktarmak 70 yi nsan liflkileri 72 letiflim 74 Ekip Çal flmas 76 Bireysel Geliflim 78 Baflkalar n Gelifltirin 79 Toplant lar Üretken K l n 80 Etkin Toplant lar 83 4. Bölüm Gücü Üretken K lmak 85 Girifl 85 Örgütün Amac 87 Güç Yanlardan Kadro Türetme 89 nsanlar n Zay fl klar 90 Çarp c Güçler Aray n 92 Her Görevi Zorlay c ve Önemli Hale Getirin 93 Zay fl klar Önemsizlefltirin 95 Kifliliklere Göre Yap land r lm fl Görevler 97 Etkin Kadro Kararlar Alman n Befl Ad m 99 Görevlendirme Konusunu Özenle Düflünün 101 Birden Çok Vas fl Kifliyi Gözden Geçirin 102

Adaylar n Performans Kay tlar n nceleyin 103 Adaylar Eski Meslektafllar yla Tart fl n 105 Kifli Üstlendi i Görevi Anlam fl Olmal d r 107 Etkin Kadro Kararlar Almada Befl Temel Kural 109 Baflar s z Görevlendirmelerin Sorumlulu u 111 Performanss z Kifliyi Uzaklaflt rma Sorumlulu u 113 Her Konum çin Do ru Kadro Kararlar 115 kinci Bir fians 116 Yeni Gelenleri Yerleflik Konumlara Koyun 118 Güçlü Yanlara Dayal De erlendirme 120 Karakter ve Dürüstlük 122 Patronumu Nas l Yönetebilirim? 124 Patronlar Listesi 126 Patronlardan Girdi Almak 128 Patronlar n z n Performans na Yard mc Olun 129 Patronlar n z n Güçlü Yanlar na Dayan n 131 Patronunuzu Bilgilendirin 133 Sürprize Yer Yok 135 Patronu Yönetmede Yayg n Hatalar 137 Kendinizi Yönetmek 139 Kendini Yönetme Ad mlar 141 Güçlü Yanlar n z Belirleyin 142 Çal flma Tarz n z Tan y n 145 Katk n z En yi Nas l Yapabilece inizi Belirleyin 147 Çal flma liflkilerinin Sorumlulu unu Üstlenin 150 Yaflam n z n kinci Yar s çin F rsatlar Gelifltirin 153 5. Bölüm Öncelikleri Belirlemek 157 Girifl 157 Yo unlaflma 158 Tasfiye Etmek 161 Tasfiyenin Her Zaman Do ru Oldu u Durumlar 163 Bir Tasfiye Süreci Örne i 165 Az Say da Göreve Yo unlafl n 167 Öncelikler ve Ertelenebilecekler 169 Üst Yönetimin Çal flmas n Ertelemek 171

Ertelenebilecek fieyleri Belirlemek 173 Öncelik Belirleme Kurallar 175 6. Bölüm Etkin Kararlar 177 Girifl 177 Karar Alma 179 Gerçekten Bir Karar Gerekli mi? 181 Etkin Karar Alman n Alt Unsuru 183 Problemi S n fland rmak 185 Problemi Tan mlamak 187 Karar n Özellikleri 189 Neyin Do ru Oldu una Karar Vermek 191 Do ru Uzlaflma 193 Karara Eylem Katmak 195 Karar Gerçek Sonuçlarla Karfl laflt rarak Test Etmek 197 Etkin Karar 200 S nanmam fl Hipotezlerle Bafllay n 202 Olgulardan Çok Görüfller 204 Anlaflmazl klar Destekleyin 206 Karar 208 Sonuç: Etkinlik Ö renilmelidir 211 Toplumu Üretken K lmada Tek Umut 212 Yazar n notu 215

Önsöz Bu kitab n anahtar kavramlar etkin ve giriflim kelimeleridir. Bilgili yöneticiler çoktur, etkin yöneticiler ise çok enderdir. Ne var ki yöneticilere bilgili olduklar için para ödenmez. Onlara do ru ifllerin yap lmas n sa lad klar için para ödenir. Do ru fleylerin neler oldu una nas l karar verilece i ve onlar n yap lmas n n nas l sa lanaca, iflte bu kitab n konusu budur. ABD de, Kanada da, ngiltere de, Avrupa, Japonya ve Asya da; ifl yaflam nda, devlet yönetiminde, askeriyede, kiliselerde ve üniversiteler, müzeler, hastaneler ve sendikalar gibi kâr amac gütmeyen öteki kurulufllardaki etkin yöneticilerle 60 y l aflk n bir iflbirli inin deneyimlerinden süzülmüfl bir kitapt r bu. Bu, hem bir Ne yapmal hem de Nas l yapmal kitab d r. Ayn zamanda bir kendini gelifltirme arac d r. Doldurulacak bofl çizgileri kararlar n z, bunlar n alt nda yatan nedenleri, beklenen sonuçlar ve bunlar n gerçek sonuçlarla karfl laflt r lmas n kaydetmek üzere kullanarak yöneticiler ve yönetici adaylar neleri iyi yapt klar n, neleri iyilefltirmeleri gerekti ini ve bunlar nas l iyilefltirebileceklerini, ayn zamanda neleri kötü bile olsa yapamad klar n ve öte yandan da neleri hiç yapmamalar gerekti ini çabucak ö reneceklerdir. Nereye ait olduklar n ö reneceklerdir. 11

Bu kitab n format n dostum ve meslektafl m Joseph A. Maciariello gelifltirdi. Kendisi otuz y ld r benim yap tlar m ö retmektedir ve onlar benden daha iyi tan maktad r. Konular profesör Maciariello belirledi. Sonra kitaplar mdan ve baflkalar n n yap tlar ndan bunlara uygun özgül bölümleri seçerek bu kitab n metnini oluflturdu. Daha sonra sorular formüle etti. Okurlar m ve ben profesör Maciariello ya flükran borçluyuz. Ne var ki bu kitap as l onu etkinli ini gelifltirmede bir araç olarak kullanacak yöneticilerin ve yönetici adaylar n n kaydedece i yorumlar, giriflimler ve sonuçlarla seyir defteri tamamland nda amac na ulaflm fl olacakt r. Peter Drucker Claremont, Kaliforniya 2005 sonbahar 12

Girifl Etkin Yöneticinin Seyir Defteri ni Nas l Kullanacaks n z? Etkin Yöneticinin Seyir Defteri kendinizi etkin bir kifli, etkin bir bilgi iflçisi ve etkin bir yönetici olarak yetifltirmede, do ru fleylerin yap lmas n sa lamay ö renmede kullanabilece iniz bir k lavuzdur. Bu kitap size etkinlik al flkanl klar n gelifltirmede, görevlerinize bilgece yaklaflmada yard mc olacakt r. Etkin bir kifli olmak için edinmeniz gereken befl beceri ya da pratik vard r. Bu befl pratik flunlard r: zaman n z yönetmek çabalar n z bir katk ya dönüfltürmek güçlü yanlar n z üretken k lmak en önemli görevlere yo unlaflmak etkin kararlar almak lk beceri zaman n z yönetmek ve dördüncü beceri çabalar n z en önemli olan görevlere yo unlaflt rmak etkinli in üzerinde yükseldi i ikiz sütunlard r. 13

Zaman d fl nda tüm kaynaklar n daha fazlas n temin etmek her zaman mümkündür. Zaman en k s tl kaynakt r, o nedenle zaman yönetimi do ru fleylerin yap lmas n sa lamada temeldir. Etkinli inizi iyilefltirmek zaman n z nas l kulland n z belirlemekle bafllar. Bunu sizin ve baflkalar n n zaman n bofla harcayan görevleri tasfiye etmek izler. Ard ndan atman z gereken ad m zaman n z iyi kullanmak için öncelikler belirleyerek zaman n z en yüksek öncelik tafl yan görevlere yo unlaflt rmakt r. Önceli i kuruluflunuza en büyük katk y yapan görevlere vermelisiniz. Öncelikler oluflturmak ve çabalar bunlara yo unlaflt rmak öngörü ve cesaret gerektiren bir beceridir. Geri kalan beceriler zaman yönetimi ve önceliklere yo unlaflma sütunlar üzerinde yükselir. Do ru fleylerin yap lmas n sa lamak için kuruluflunuz için zaman n z ve çaban z sonuçlar üretecek görevlere odakland rmay ö renmelisiniz. Burada karfl n za ç kan ilk soru Benim konumum aç s ndan sonuçlar nelerdir? sorusudur. Bunu, Bu sonuçlara ulaflmada bana yard mc olmalar için baflkalar n n katk s n nas l sa layabilirim? sorusu izler. Bundan sonra, güçlü yanlara, sizin, astlar n z n ve patronlar n - z n güçlü yanlar n za odaklanmay ö renmelisiniz. Kendi yeteneklerinizi ve baflkalar n n yeteneklerini gelifltirecek ad mlar atmal s - n z. fle kifli yerlefltirme ve de erlendirme kararlar n z, kiflinin neler yapabilece ine dayanmal d r ve bunlar onun zay fl klar na de il güçlü yanlar na dayanarak yapabilecekleri olmal d r. fle eleman yerlefltirme kararlar nda güçlü yanlara odaklanma kural n n tek istisnas karakter ve dürüstlüktür. Dürüstlü ün varl kendi bafl na bir kazan m sa lamaz, ama liderlerde yoklu u di er her fleyi bozar, çünkü herkes için kötü bir örnek olur. Etkinli in son becerisi karar almad r. Etkin yöneticiler etkin kararlar al r. Karar alma, problemi do ru tan mlamak ve etkin bir karar için do ru özellikleri belirlemek gibi özgül ad mlar atman z 14

gerektirir. Ama etkin kararlar ço u zaman görüfllerin çarp flmas ndan ç kar. Öte yandan kararlar çal flmaya dönüflmedi i ve sonuçlar n n geribildirimi al nmad sürece etkin de ildir. Sadece bu kitab okuyarak etkin bir kifli haline gelemezsiniz. Beceriler yaparak ve sürekli uygulamayla geliflir. Bu kitap size becerilerinizi gelifltirmek için f rsatlar sunuyor. Bu f rsatlar her okuman n sonundaki sorular ve giriflim bölümleridir. Bu kitaptan en fazla yarar sa lamak için bofl yerleri sorulara verece iniz yan tlarla ve her okuman n sonuna eklenen giriflim ad mlar yla doldurman z gerekir. Sorular ve giriflimler bu kitab n beceri gelifltirme al flt rmalar d r. Sorular sizin mevcut uygulamalar n z sorgulamaktad r. Sizi somut yan tlara yönlendirmektedir. Buna karfl l k giriflim önerileri performans ve kazan mlar n z iyilefltirme ad mlar n içermektedir. Burada kendinizi ve kuruluflunuzu yönetmek için uygun oldu unu düflündü ünüz somut giriflimleri formüle etmelisiniz. Her seferinde bir beceri ö renmenizi önermek istiyoruz. Bu kitaptaki her okuma Peter Drucker in söz konusu befl beceriyle ilgili yazd klar ndan oluflmaktad r. Kitaptaki çok say daki kutu Peter Drucker in de iflik yap tlar ndan al nma fikirlerin yan s ra baflka ünlü yazarlar n onun fikirlerini destekleyen görüfllerini içermektedir. Etkinli inizi gelifltirme çabalar n zda size baflar lar diliyoruz. Unutmay n var olufl ile ilgili bir fley olan dürüstlük d fl nda, etkinli in befl becerisinin hepsi de yapmak ile ilgilidir. O yüzden etkinli in befl becerisi pratikle ve daha fazla pratikle edinilebilir fleylerdir. Etkinlik ö renilebilir. Etkinlik ö renilmelidir. 15

1 Etkin Olmak Ö renilebilir Girifl Etkinlik do ru fleyleri yapmakla ilgilidir. Asl nda, befl karmafl k uygulamadan oluflan bir al flkanl kt r. Etkinlik al flkanl n, t pk herhangi bir al flkanl edinirken yapt n z gibi, pratik yaparak edinebilirsiniz. Etkin yöneticinin yapmas gereken befl pratik flunlard r: Zaman n z yönetmek, Çabalar n z katk yapmaya odakland rmak, Güçlü yanlar n z üretken k lmak, Çabalar n z, katk lar aç s ndan en önemli olan görevlere yo- unlaflt rmak, Etkin kararlar almak. Bu pratikler basit görünür; ama bu yan lt c d r. Bunlar iyi yapmak son derece zordur. Bunlar, t pk çarp m cetvelini ö rendi iniz gibi ö renmeniz gerekir; 6 x 6 = 36 oldu unu, hiç düflünmeden akl n za geliveren bir flartl refleks, s k ca yerleflmifl bir al flkanl k haline gelecek flekilde nas l b kt r ncaya kadar tekrarlayarak ö rendi inizi hat rlay n. Ayn flekilde, etkinli in befl uygulamas n da ancak onlar tekrar tekrar uygulayarak ö renebilirsiniz. 17