SAKARYA ÜNİVERSİTESİ BİLGİSAYAR VE BİLİŞİM BİLİMLERİ FAKÜLTESİ ORTAK DERSLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ Temel Bilgi Teknolojisi Kullanımı 13.HAFTA Ms Excel ( Grafikler, Sayfa Yapısı ve Çıktıların Hazırlanması) Öğr.Gör.Dr. Halil İbrahim CEBECİ Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir. Bu ders içeriğinin bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan ders içeriğinin tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Her hakkı saklıdır 2011 Sakarya Üniversitesi
4.7. Grafikler EXCEL 2010 ile birlikte hesap tablolarını çok daha hızlı, verimli bir şekilde görsel grafiklere dönüştürebiliriz. Ayrıca program vasıtasıyla çeşitli grafik türleri seçilebildiği gibi, ek olarak bu grafikler üzerindee birçok gelişmiş değişiklikler yapma imkânı da sağlanmaktadır. 4.7.1. Grafik verisini seçme EXCEL içerisinde grafikler Ekle sekmesi içerisinde Grafikler komut grubu altında toplanmıştır. Bir grafik oluşturmak için, grafiği oluşturulmas sı istenilen veri seti seçilerek Ekle sekmesi altındaki istenilenn grafik türünün seçilmesi yeterli olmaktadır. Bu şekilde seçim yapıldığında aşağıdaki grafikk program tarafından otomatik olarak hazırlanır.
4.7.1.1. Veri serisini değiştirme Çizilmiş bir grafikteki veri serisi değiştirilmek k isteniyorsa grafik seçili olduğu o durumda araç çubuğunda beliren Grafik Araçları sekme grubunda Tasarım sekmesi altındaki Veri komut grubundaki Veri seç komutundan yararlanabiliriz. Veri seç komutu tıklandığındaa aşağıdaki veri serilerini gösteren ekran karşımıza gelmektedir. Bu ekrandan istenin veri serileri 2 numaralı alandan seçilerek grafik görünümü değiştirilebilir. Ayrıca veriler 1 numaralı alandan tekrar seçilerek de değiştirilebilir. Veri Kaynağını Seç ekranına grafik seçili iken fare sağ tuşu tıklandığında ekrana gelen aşağıdaki menüdeki Veri Seç komutundan da ulaşılabilir.
Eğer yeni bir veri serisi eklemek istiyorsakk öncelikle Veri Kaynağını Seç ekranındaki Gösterge Girdileri (Seriler) kısmındaki Ekle düğmesini kullanmalıyız. İlgili düğme seçildiğinde aşağıdaki yeni seri seçme ekranı karşımıza çıkar. Bu ekrandan veri seti içerisindeki yeni y veri serileri seçilerek ekleme gerçekleştirebilir. İhtiyaç duyulmayan fazla veri serileri veya veri serileri içindeki fazlaa kayıtlar da ekranından kaldırılabilir. Veri Kaynağını Seç 4.7.2. Grafik türünü seçme EXCEL çok faza sayıda grafik türü seçme olanağı sunmaktadır. Temel ve çok kullanılan grafik türleri olan Sütun, Çizgi, Pasta, Alan ve Dağıtım çeşitleri Grafikler komut grubu altında yer alırken diğer grafik türlerine (Hisse senedi, Yüzey, Halka, Kabarcık, Radar) Diğer Grafikler komutu yardımıyla ulaşılabilir.
Veri seçme kısmında anlatıldığı üzere istenilen türde grafik çizmek için veri seçildikten sonra grafik sınıflandırmalarındann birinin seçilmesi yeterli olmaktadır. 4.7.2.1. Grafik türünü değiştirme Grafiği çizilmiş bir veri setinde grafik türü değiştirilmek isteniyorsa, grafik seçildiğinde ortaya çıkan grafik araçları altındaki Tasarım sekmesindeki Grafik Türünü Değiştir komutundan faydalanılabilir. Bu komut seçildiğinde aşağıdaki Grafik Türünü Değiştir ekranı gelir. g Bu ekrandan çizilecek yeni grafik türünün seçilmesi sayesinde, önceki çizilmiş grafiğe ait görsel değiştirilmiş olur. Bu ekrana grafik seçili iken fare sağ tuş menüsü yardımıyla da ulaşılabilir. 4.7.3. Grafik başlığı ve etiketi ekleme/silme EXCEL de grafik etiketleri Grafik Araçları sekme grubundaki Düzen sekmesindeki Etiketler komut grubu içerisinden verilebilir. Beş farklıı etiket türü vardır.
1. Grafik Başlığı: Grafik genelini özetleyen başlık belirlenir. Başlık grafiğinn üstünde ve dışında yukarıda ortalı biçimde kullanılabilir. 2. Eksen Başlıkları: Eksenlerin (Yatay ve Dikey) isimleri belirlenir. Yatay başlık ortalı ve altta olabilirken, dikey başlık döndürülmüş (şekildeki gibi), dikeyy hizalı metin veya yatay şekilde seçilebilir. 3. Gösterge: Veri seriler isimleri ve konumu belirlenir. Gösterge konumu grafiğin herhangi bir kısmında konumlandırılabilir. 4. Veri Etiketleri: Her grafik türünde farklı olmak üzere genelde üst tarafta görülebilir. 5. Veri Tablosu: Yatay eksen altında girilen veri setini gösterenn veri tablosuu kullanımı belirlenir. İstenirse seri isimleri gösterilmeyebilir. Her bir etiket türünde konum seçme ekranında en alttaa gelişmiş seçenekler mevcuttur. Bu kısımda kenarlık, gölgelendirme, 3 boyut ve hizalamaa gibi gelişmiş ayarlar yapılabilir.
Yukarıdaki şekilde grafik başlığı kısmının gelişmiş seçeneklerine Tüm Başlık Seçenekleri düğmesinden ulaşılabilmektedir. Bu kısımdaa aşağıdaki şekilde görülen seçenekler ile ilgili gelişmiş özellikler sunulmuştur.
4.7.4. Grafik arka planı Grafik arka planı belirlemek veya değiştirmek için Grafik Araçları sekme sekmesindeki Arka Plan komutt grubu kullanılır. grubundaki Düzen Grafik türlerine bağlı olarak Çizim Alanı, Grafik Duvarı, Grafik Tabanı ve 3 B Döndürme ayarları bu kısımda gerçekleştirilir. Gerekli ayarlar gelişmiş özellikler yardımıyla gerçekleştirilir. Örneğin daha önce sunduğumuz liseler ve başarı durumları ile ilgili grafiğin duvarını açık sarı yapmak istiyorsak, grafik duvarı seçimi altındaki Tüm Duvar Seçenekleri düğmesi tıklanarak, gelen ekrandaa Dolgu sekmesi altında yer alan Düz Dolgu radyo düğmesi seçilip, açık sarı renk ayarı gerçekleştirilir.
İlgili değişiklik gerçekleştirildiğinde ilk çizilen grafik aşağıdaki şekilde değişmiş d olur. 4.7.5. Grafik çizgi ve çubuk renklerini değiştirme Grafik türleri içerisinde farklı çizgi, çubuk vee dilim türleri ve renkleri kullanmakk mümkündür. Grafik ekleme işlemi gerçekleştirildikten sonra Grafik Araçları sekme grubu içerisindeki Tasarım sekmesi içerisindeki Grafik stilleri komut grubu içerisinde istenilen stil seçilerek renkler değiştirilebilir. Örneğin yukarıdaki grafik üzerinde yer alan çubuk renklerini Grafikk Stilleri komut grubu içerisinde değiştirelim. Yukarıdaki herhangi bir grafik stili seçildiğinde, çizilmiş olan grafik üzerine yeni stil hemen uygulanır. Şekildeki seçim gerçekleştirilir ise daha önceki örnek grafik aşağıdaki şekilde değişir.
Belirli stiller dışında özel değişiklikler gerçekleştirmek istiyorsak bir grafik g üzerindeki herhangi bir veri serisi seçili iken fare sağ tuşuna bastığımızda gelen ekrandaki 1 numaralı alandan gerekli ayarlar gerçekleştirilebilir. 2 numaralı alandan Veri Serilerini Biçimlendir komutu seçilerek veri çubukları ile ilgili gelişmiş ayarlarr gerçekleştirilebilir. 4.7.6. Grafik boyutlarının değiştirilmesi Grafik boyutlarını değiştirme işlemi bütün grafik seçili olduğu durumda fare yardımıyla gerçekleştirilebildiği gibi, Grafik Araçları sekme grubundaki Biçim sekmesi altındaki Boyut komut grubu yardımıyla değiştirilebilir.
Grafik boyutunu değiştirmek için ayrıca grafik seçili iken fare sağ tuş t menüsündeki Grafik Alanını Biçimlendir komutuu seçildiğinde gelen ekrandaki Boyut alt menüsüne ulaşma yöntemi de tercih edilebilir. 4.8. Sayfa Yapısı ve Çıktıların Hazırlanması Bu kısımda EXCEL programı içerisinde sayfa yapısının değiştirilmesi, çıktı almayaa hazırlık ve yazdırma işlemi hakkında bilgiler sunulacaktır. 4.8.1. Çalışma sayfa yapısı EXCEL programı içerisinde sayfa yapısı ile ilgili düzenlemeler genel olarak Sayfa Düzeni sekmesinde yer almaktadır. 4.8.1.1. Sayfa kenar boşluklarının ayarlanması Sayfa yapısı kenar boşluklarınınn ayarlanması işlemi Sayfa Düzeni sekmesinin içerisinde, Sayfa Yapısı komut grubu içerisinde yer alan Kenar Boşlukları komutu kullanılır.
Bu alandan kullanılan son özel ayarı tercihh edebileceğimiz gibi, EXCEL içerisinde hazırlanmış olan Normal, Geniş veya Dar şablonlarından biri de seçilebilir. Ayrıca her kullanıcı kendi özel ayarlarını aynı menü içerisinde yer alan Özel Kenar Boşlukları komutu ile gerçekleştirebilir. Özel kenar boşluğu belirleme ekranında kullanıcı her bir kenar için boşluk miktarını belirleyebileceği gibi, üstbilgi ve altbilgilerin konumlarını da belirleyebilir. Bu ekrandan ayrıca içeriğin ekran içerisinde ortalanması işlemi de gerçekleştirilebilir. 4.8.1.2. Sayfa yapısının yatay / dikey olarak değiştirilmesi Kullanıcı tarafından tasarlanan bazı tabloların yatay olarak çıktıya hazırlanması h daha uygun olabilir. Örneğin bir öğretmen öğrencilerin 14 haftalık devam durumu, vize, ödev, kısa sınav ve final sonuçlarını tutacağı bir çalışma sayfası s tasarladıysa, bu sayfanın çıktıda doğru görünmesi adına yatay olarak sayfa yapısını değiştirmek doğru olacaktır. Herhangi bir sayfa yapısının yatay veya dikey olarak seçilmesi işlemi Sayfa Düzeni sekmesinin s içerisinde, Sayfa Yapısı komut grubu içerisindee yer alan Yönlendirme komutu yardımıyla gerçekleştirilir.
4.8.1.2. 1. İçeriği otomatik olarak sayfayaa sığdırma işlemi Bazı durumlarda hazırlanan içeriğin sadece bir sayfada çıktı alınabilecek a gerekebilir. Bu durumda kullanıcılar Sayfa Düzeni sekmesinin içerisinde Ölçeklendir komut grubundan faydalanabilirler. şekilde sığdırılması yer Sığdırmak İçin Bu ekranda sayfa genişliğini ve yüksekliğini belirlenen kadar sayfa sayısına sığdırma işlemi gerçekleştirilebilir. Aynı işlem Ölçek kısmında yüzde değer girilerek de yapılabilir. Örneğin bütün içeriği bir sayfaya sığdırma istiyorsak ekran aşağıdaki gibii organize edilebilir. EXCEL hesap tablosu programının önceki sürümlerindeki sayfa yapısı ekranınaa ulaşmak için Sayfa Düzeni sekmesi altında herhangi bir komut grubu genişletme düğmesi tıklanmalıdır. 4.8.1.3. Alt bilgi ve üst bilgi eklemek ve değiştirmek EXCEL çalışma sayfalarına altbilgi veya üst bilgi eklemee işlemi Ekle sekmesi Komut grubu içerisindeki Üstbilgi ve Altbilgi komutu sayesinde gerçekleştirilir. içerisindeki Metin Üstbilgi ve Altbilgi komutu seçildiğinde EXCEL dosyası üzerinde üç üstbilgi ve üç altbilgi alanı şekildeki gibi görünür. Bu alanlara istenilen şekilde veri girilebilir. (Sayfa yapısı yatay olarakk seçilmiştir. )
Bir üstbilgi veya altbilgi alanında herhangi bir değişiklik yapmak isteniyor ise, ilgili alan seçildiği açılan Üstbilgii ve Altbilgi Araçları / Tasarım sekmesinden faydalanılabilir. EXCEL tarafından belirlenen üstbilgi ve altbilgi şablonlarına Üstbilgi ve Altbilgi Araçları / Tasarım sekmesi altındaki Üstbilgi veya Altbilgi komutları yardımıyla ulaşılabilir.
Ayrıca Tasarım sekmesinden sayfa numarası verme, sayfa sayısı, geçerli tarih veya saat, dosya yolu veya adı, sayfa adı ve resim ekleme işlemleri de gerçekleştirilebilir. Ayrıca A hangi sayfalardan bilgilerin başlayacağı ve alan ölçeklendirmeleri ayarları da bu sekme içerisinde yapılır. EXCEL önceki sürümlerinde yer alan Sayfa Yapısı ekranına ulaşmak için Sayfa Düzeni sekmesindeki herhangi bir komut grubundaki komut grubunu genişletme ekranı kullanılabilir.
4.8.2. Çıktıya hazırlık EXCEL için önceki bölümde anlatın Sayfa Yapısı işlemleri aslında çıktıya ç hazırlama süreci başlangıç aşaması olarak ele alınabilir. Bahsedilen ayarlar yapıldıktan sonra baskı önizleme yapmak ve satır/sütun başlıklarının veya ızgara çizgilerinin yazdırma amaçlı görünmesi g ise de çıktıdan önce yapılabilecek ayarlarr arasında sayılabilir. 4.8.2.1. Çalışma sayfasını önizlemek Bir EXCEL çalışma sayfası yazdırılmadan baskı önizlemesi gerçekleştirme çok önemlidir. Temelde ızgara yapısındaki ekranda sayfaya ne kadarr içeriğin sığacağını belirlemek, çok kolay değildir. Ayrıca sayfa yapısı alanındaa yapılan değişikliklerindee ayrıca baskıdan önce gözlemlenmesi önemlidir.. Bir EXCEL sayfasındaa yazdırılacak sayfanın önizlemesi işlemi Dosya sekmesi altında yer alan Yazdır alt menüsü içerisindee gerçekleştirilir.
Dosya önizleme menüsüne program içerisinde sol üste yer alan hızlı erişim menüsünden de ulaşılabilir. Baskı Önizleme ve Yazdır menüsüne CTRL+P veya CTRL+F2 kısayollarını kullanarak ulaşılabilir. 4.8.2.2. Satır/sütun başlıklarını ve klavuz çizgilerinin yazdırma amaçlı görünmesini /görünmemesini sağlamak EXCEL programı içerisinde satır/ /sütun başlıklarının veya klavuz çizgilerinin yazdırma amaçlı görünüp, görünmemesi işlemi Sayfa Düzeni sekmesi içerisindeki Sayfa Seçenekleri alanında gerçekleştirilir.
Eğer kılavuz çizgilerini ve başlıkları gösterme kutucukları seçili ise baskı önzileme çıktı ekranı aşağıdaki şekilde olacaktır. Kesikli noktalı ızgara desenleri kılavuz çizgilerini, diğer kısımlar ise kenarlıkları göstermektedir. 4.8.3. Yazdırmak EXCEL içerisinde yazdırma ekranı, baskı önizleme kısmının da bulunduğu Dosya sekmesi içerisindeki Yazdır alt menüsünde bulunur. Bu menü içerisinde önizlemesi görülen içerik hakkında çıktı alınmadan önceki son ayarlar gerçekleştirilir..
4.8.3.1. Belli hücre aralığını yazdırmak Eğer belli hücre aralığını seçip, sadece bu kısmı yazdırmak istiyorsak Sayfa Düzeni sekmesi içerisindeki Sayfa Yapısı komutt grubu içerisinde yer alan Yazdırma Alanlı komutunu kullanabiliriz. Yazdırmaa alanının belirleyebilmek için öncelikle çalışmaa sayfası içerisindeki belli bir kısım seçilmeli, s daha sonra Yazdırma Alanını Belirle komutu tıklanmalıdır. Böylece EXCEL programına yazdırma emri verdiğimizde sadecee seçili hücreler yazdırılacaktır. Bu seçilen yazdırma alanı, seçim ekranındaki Yazdırma Alanını Temizle komutu ile iptal edilebilir. 4.8.3.2. Tüm dosyanın veya çalışma sayfasının yazdırılması Bir EXCEL dosyasınınn tamamını veya sadece bir çalışma sayfasını yazdırmak istiyorsak Yazdır ekranı içerisinde yer alana Ayarlar menüsünden faydalanabiliriz. Ayarlar menüsündenn dosyanın tamamı t veyaa etkin çalışma sayfasınınn yazdırılması tercihinin yanı sıra önceki konuda anlatına bir çalışma ç sayfası içerisindeki seçili alanın yazdırılması işlemi de gerçekleştirilebilir.
4.8.3.3. Belli sayfaların, istenilen sayıda basılması Sadece belli sayfaları yazdırmak istiyorsak, Yazdır ekranı içerisindee Sayfalar kısmında sayfa aralığı belirlenmesi gerekmektedir. Eğer bir sayfanın birden fazla kopyasını yazdırmak istiyorsak, aynı sayfada üstte yer alan alanını kullanabiliriz. Kopya Birden fazla sayfadan oluşan bir metine ait belli bir kısmından birden fazla kopya yazdırmak istiyorsak, bu kopyaların yazdırma sırasını Harmanlanmış veya Harmanlanmamış olarak seçebiliriz.
Örneğin 12 14 sayfalar arasını 3 er kopya halinde ve sıralı olarak yazmak istiyorsak Kopya alanında 3, Sayfalar alanında 12 14 ve en son olarak harmanlanmış olarak seçimleri yapılır ise yazıcıdan sırasıyla 12 13 14 12 13 14 12 13 14 olarak baskı yapılır. Eğer harmanlanmamış tercih etseydik bu sefer yazıcı 12 12 12 13 13 13 14 14 14 şeklinde baskıı yapacaktı.