Arşiv Belgelerinin Sayısallaştırılması Nizamettin OĞUZ Bilgi İşlem Koordinatörü noguz@basbakanlik.gov.tr
nün yapısı Devlet Arşivler Genel Müdürlüğünde: Osmanlı Arşivinde: Cumhuriyetin ilanına kadar olan Osmanlı Devleti dönemine, Cumhuriyet Arşivi nde: Cumhuriyetin ilanından itibaren devam eden döneme, ait arşiv malzemeleri, Dokümantasyon Daire Başkanlığında: Kitap, rapor, tez vb. dokümanlar; seminer, sempozyum, kongre ve benzeri toplantılarda sunulan tebliğler ile süreli yayınlarda (dergi ve gazete) yayınlanan makale ve haberlere ait bibliyografik bilgiler, bulunmaktadır.
Arşiv malzemelerinin sayısallaştırılması nde bulunan her tür arşiv malzemesi arşivcilik tekniklerine uygun standartlarda mikrofilm ve sayısal ortama aktarılmaktadır.
Amaç Belgelerin sayısal/mikrofilm kopyalarının alınarak sayısal ortama da aktarılması ile birlikte, arşiv malzemesinin taşınmasından, kullanımından ve kopyalanmasından kaynaklanan belge tahribatının önlenmesi, Belgelerin kopyaları çıkartılarak tek nüsha olmaktan kurtarılacak ve bunlardan master kopyaların, her türlü tehlikeden (fiziki şartlar, savaş, doğal afetler, nükleer felaketler, sabotaj vb gibi) uzak olarak farklı coğrafi bölgelerde ve bu amaçla yapılmış depolarda korunması ve gelecek nesillere en sağlıklı bir şekilde aktarılmasının sağlanması,
Amaç Bilgisayarlar yardımı ile kataloglara ve belgelerin sayısal görüntülerine çok hızlı bir şekilde erişim temin edilecektir. Belgelerin orijinalleri yerine sayısal görüntüleri ile çalışılması sonucu arşiv malzemesinin fiziki yıpranmasının önlenmesi, Yerli ve yabancı araştırıcıların belge kopya taleplerinin hızlı bir şekilde karşılanması, Osmanlı dönemi arşiv belgeleri ile ilgilenen 40 a yakın devletten bir kısmı ile imzalanmış olan ve gelecekte imzalanacak arşiv protokolleri gereği taahhütte bulunulan belge mikrofilmi veya sayısal ortamda kopya taleplerinin yerine getirilmesi,
Amaç Gerek yurt içindeki diğer kuruluşlarda ve gerekse diğer devletlerde bulunan Osmanlı Dönemi arşiv belgelerinden mikrofilm halinde veya sayısal ortamda alınacak kopyalar Osmanlı Arşivi nin belge ağı içerisine kolaylıkla adapte edilerek Arşivin bütünlüğü sağlanarak bunlardan yararlanılması amaçlanmıştır.
Tarayıcı kameralar Osmanlı Arşivi nde mevcut arşiv malzemesinin durumu (kâğıt, mürekkep, estetik) dikkate alındığında, malzemeye zarar vermeyecek sayısallaştırma cihazlarının kullanımı gerektiği anlaşılmıştır. Bu sebeple dokümanı yatay konumda mikrofilm ve sayısal ortama aktarabilecek tarayıcı kameralar tercih edilmiştir.
Arşiv malzemelerinin hazırlanması Tasnifi tamamlanmış arşiv malzemeleri mikrofilm ve sayısal ortama aktarılmaktadır. Arşiv malzemeleri kameralarda mikrofilm ve sayısal ortama aktarılmak üzere hazırlanır. Bu işlem esnasında: Envanter bilgileri arşiv malzemesi ile karşılaştırılır Sayfaları ve kimlik bilgileri kontrol edilir, Bilgi fişi tanzim edilir
Bilgi Fişi Kameralarda çekimi yapılacak her belge için bilgi fişi düzenlenir. Bu bilgi fişinde: Arşiv malzemesinin katalog bilgileri, Boş-dolu sayfa sayıları, Malzemenin fiziki durumu gibi tanımlayıcı bilgiler yer alır
Tarayıcı kameralar Belgeler boyutlarına göre uygun kameralarda mikrofilm veya sayısal ortama aktarılır. Her belgenin altına, belgenin kimliği yazılmaktadır. Bu sayede arşiv malzemesinin fiziki durumu ile sayısal kopyası arasında paralellik sağlanmaktadır.
Sayısal ortama aktarılan arşiv malzemelerinin kalite kontrolü yapılır.
Sayısallaştırılmış belge örnekleri
Sayısallaştırılmış belge örnekleri
Görüntülerin kullanılması Sayısal ortama aktarılan arşiv malzemeleri, kalite kontrolleri yapıldıktan sonra katalog bilgileri ile eşleştirilerek araştırıcıların hizmetine sunulmaktadır. Cumhuriyet dönemi arşiv malzemesinden sayısal ortama yaklaşık 2 milyon, Osmanlı dönemi arşiv malzemesinden Sayısal ortama yaklaşık 7 milyon görüntü aktarılmıştır.
Arşiv yönetim sistemi Otomasyon projesinin bir parçası olarak, arşiv malzemesinin tasnifsiz olarak depodan çıkıp tekrar depoya bu kez tasnifli olarak dönüşüne ve tüm hayatı boyunca geçirdiği süreçleri takip etmeye yönelik olarak Arşiv Yönetim Sistemi hazırlandı. Proje temel olarak Arşiv malzemelerinin tasnifi sonucu bilgilerin sayısal ortamda takip edilmesi, mikrofilmden veya sayısal kameralardan taranan görüntülerin sayısal ortamda saklanması, gerektiğinde kullanılması ve tüm süreçlerin takibini sağlamaktadır.
Araştırma salonları Ankara ve İstanbul da bulunan araştırma salonlarında, sayısal katalogların tarama işlemi bilgisayar yardımı ile yapılmaktadır. Sayısal ortama aktarılan arşiv belgeleri incelenebilmekte ve gerektiğinde kağıt baskısı alınabilmektedir. Dileyen araştırıcılarımıza sayısal ortamda bulunan arşiv malzemelerinin görüntüleri CD lere kayıt edilerek verilebilmektedir.
Araştırma Salonları
Araştırma Salonları
Araştırma salonlarında verilen hizmetler Arşiv malzemelerine ait kataloglar incelenebilmektedir, Bilgisayar ortamında bulunan görüntüler incelenebilmektedir, İstenilen belgelerden kağıt veya sayısal ortamda kopyalar alınabilmektedir.
İnternet üzerindeki hizmetler Cumhuriyet ve Osmanlı dönemi arşiv katalogları Dokümantasyon Merkezi bilgi bankası Fermanlar Ermeni konusu ile ilgili belgeler Arşivcilik ile ilgili çalışma ve duyurular Yayınlar (belge görüntüleri ve tam metin) Diğer tanıtıcı faaliyetler.
Kataloglar 1 Cumhuriyet ve Osmanlı dönemi arşiv malzemelerinin bilgilerini içeren kataloglara, araştırmacıların dünyanın her yerinden erişebilmeleri için Aralık 2001 de başlatılan proje çalışmaları 18 Nisan 2002'de sonuçlandırılarak araştırma salonlarımızda ve internet yoluyla hizmete sunulmuştur. Arşiv kataloglarından, ücretsiz üyelik sistemiyle adresinden erişilerek tarama yapılabilmektedir.
Kataloglar 2 18 Nisan 2002 tarihinden bu yana katalog taraması yapmak üzere kayıt olan üye sayısı 100.000 in üzerindedir. Katalog taraması yapan günlük ziyaretçi sayısı 250 nin üzerindedir. Web sitemizin günlük ziyaretçi sayısı yıllık ortalama 350 binin üzerindedir.
Arşivlerden Nasıl Yararlanılır? 1 Türk arşivlerinde araştırma ve inceleme yapmak isteyen gerçek veya tüzel kişilerden Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olanlar ve bunların vekilleri ile Türkiye ye yasal yollardan girmiş yabancılar ve bunların vekilleri arşiv araştırması için başvuru yapabilmektedir. Ayrıca, yurt dışında Türkiye Cumhuriyeti büyükelçilik veya başkonsolosluklarına da müracaat edebilmektedir. Arşiv idaresi en geç bir gün içerisinde müracaatı değerlendirerek araştırma izni verir.
Arşivlerden Nasıl Yararlanılır? 2 Araştırma yapmak için gerekli belgeler; Bir adet vesikalık resim Araştırma Müracaat Formu Nüfus cüzdanı veya kimlik fotokopisi Araştırma izni verilen kişiler istedikleri fonlarda araştırma yaparak talep ettikleri belgelerin fotokopisi veya sayısal kopyasını alabilmektedir.
Türkiye de durum ATASE Deniz Müzesi Arşivi Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü Arşivi Vakıflar Genel Müdürlüğü Arşivi Topkapı Sarayı Müzesi Arşivi İstanbul Müftülüğü Şeriyye Sicilleri Arşivi Özel Arşivler Diğer arşivler Hiç biri elektronik ortamda henüz hizmet veremiyor Araştırma izin alma süreleri uzun Bir kısmında zaman içinde mikrofilm sistemi kurulmuş ancak verimli değil Personel ve teknik alt yapıları henüz yeterli seviyeye ulaşmış değil Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün çalışmaları yeni örnek alınmaya başlanmış durumda
İleri arşivcilik standart ve teknikleri uygulanmaktadır Mikrofilm ve Dijital Arşivleme sistemi kuruldu. Belgeler sayısal ortama aktarılmaktadır. Tasnif edilen belgelere ait katalog bilgileri oluşturulan veri tabanına aktarılmaktadır. Kataloglar tamamlandıkça araştırma salonlarımızda bilgisayar ortamında (Ankara ve İstanbul) ve aynı anda internette araştırıcıların hizmetine sunulmaktadır. Araştırıcılara sayısal kopyalar verilmektedir.
Teşekkürler Nizamettin Oğuz Bilgi İşlem Koordinatörü noguz@basbakanlik.gov.tr