İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı NADİR ESERLER KÜTÜPHANESİ İŞLEYİŞ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa No : 1 / 5 1.AMAÇ Bu prosedürün amacı, Başkanlığa bağlı Nadir Eserler Kütüphanesi ndeki teknik hizmetler ve kullanıcı/araştırmacı işlemleri işleyişine yönelik sistem oluşturmaktır. 2.KAPSAM Teknik Hizmetler Süreci, Kullanıcı/Araştırmacı İşlemleri Süreci, ile Restorasyon ve Konservasyon Süreci ve faaliyetlerini kapsar. 3.SORUMLULAR Bu prosedürün uygulanmasından Nadir Eserler Kütüphanesi Şube Müdürü Sorumludur; diğer sorumluluklar uygulama metni içersinde belirtilmiştir. 4.TANIMLAR AAKK1: Anglo Amerikan Kataloglama Kuralları 1 AAKK2: Anglo Amerikan Kataloglama Kuralları 2 MARC 21: Makinaca okunabilir kataloglama, bibliyografik bilginin sisteme belli kodlara göre veri girişi işleminin yapılmasını sağlayan standart. Entegre Kütüphane Otomasyon Sistemi: Kütüphanede bulunan yayınların kullanıma hazırlanırken, gerekli verilerinin işlendiği sistem. Nadir Eser: Az sayıda basılmış, kolaylıkla ulaşılamayan, özel şartlarda korunan özel eser. Süreli Yayın: Belirli ya da belirsiz bir aralıkta yayınlanan bülten, dergi ve gazeteler. Bibliyografik veri girişi: Kütüphanede bulunan yayınların tanımlanması için gerekli olan bilgilerin oluşturulması. Dijitalleştirme: Görsel ya da işitsel öğelerin, bilgisayarlar tarafından tanınabilmesi, işlenebilmesi ve saklanabilmesi amacıyla sayısal kodlara dönüştürülmesi işlemidir. Restorasyon: Eski, tarihi, otantik ve özgünlük değeri olan, önemli bir olaya ev sahipliği yapmış eserin, aslına uygun olarak, asli malzemeden, asli yapım tekniğinden ve özgünlüğünden faydalanarak, mümkün olduğu kadar az müdahale ile koruyarak onarılmasıdır. Konservasyon: Konservasyon, objelerin maddesel ve teknolojik özelikleri kadar yapısını ve taşıdığı dekoratif öğelere özgün niteliklerine bağlı kalarak korumak, bozulmasına yol açan nedenleri ve etkenleri açığa çıkarmaktır. En uygun ve en etkili koruma yöntem ve malzemelerini saptayarak bunları objelere uygulamak, fiziksel ve estetik bütünlüğü aslına bağlı kalarak sağlamak ve stabil haldeki objeyi sergileme veya depolama için hazırlamaktır. Ciltleme: Bir kitabın, bir mecmuanın veya bir defterin yaprak ve formalarını dağılmaktan KALİTE TEMSİLCİSİ

2 Sayfa No : 2 / 5 korumak ve sırasıyla bir arada topluca bulundurmak için, üzeri deri, kağıt, plastik ve bez gibi şeylerle kaplı mukavvadan yapılan kapak işi. Ciltleme Görevlisi:Ciltleme işlemini yapan kişi 5.UYGULAMA 5.1. Teknik Hizmetler Türlerine göre gruplandırılmış olan nadir eserlerin AAKK1 e göre hazırlanmış olan bibliyografik veri giriş fişleri Teknik Hizmetler Personeli tarafından AAKK2 ye göre düzenlenir ve entegre kütüphane otomasyon sistemine aktarılır. Bibliyografik veri giriş işlemi yapılırken eserlerin orijinal nüshalarından faydalanılmaktadır. Nadir eserlerin tamamı mevcut depolarında, demirbaş numarasına ve koleksiyonlara göre muhafaza edilir Araştırmacı/Kullanıcı Hizmetleri Buradaki işlemler 16 Ekim 1986 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kamu Kurum ve Kuruluşlarına Ait Eserlerden Faydalanma Usul ve Esasları Hakkında Tüzük ve 3 Mart 2006 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kamu Kurum ve Kuruluşlarına Ait Eserlerden Faydalanma Usul ve Esasları Hakkında Tüzük kapsamında gerçekleştirilir. Nadir Eserler Kütüphanesine eserlerden faydalanmak amacıyla değil ziyaret amacıyla gelen ziyaretçiler için Nadir Eserler Kütüphanesi Ziyaretçi Formu (İÜ/KDDB/FR-016) düzenlenir. Nadir Eserler Kütüphanesi koleksiyonundan yaralanmak isteyen kullanıcılar, eser adı, yazar adı ya da belirli bir konu bilgisi ile kütüphaneye gelirler. Buradaki yararlandırma hizmetleri İstanbul Üniversitesi Yönetim Kurulu 19 Aralık 2012 tarih ve 152 nolu Toplantıda Alınan 29 numaralı Senato Kararına ve Nadir Eserler Kütüphanesi Eser Yararlandırma Talimatı (İÜ/KDDB/TL- 020) na uygun olarak Yararlandırma Personeli tarafından gerçekleştirilir. Eser ismini ya da yazar ismini bilerek gelen okuyucular fiş doldurarak eserlerini isterler. Ayrıca okuma salonlarında bulunan bilgisayarlar veya basılı kart kataloglardan konu taraması yapabilmektedirler. Nadir Eserler Kütüphanesi okuma salonundan yararlanan her araştırmacınınn bilgisi Günlük Okuyucu Defteri (İÜ/KDDB/FR-015) ne Yararlandırma Personeli tarafından kaydedilir. Künye bilgisi olmadan konuyla araştırma yapmak için gelen araştırmacılara da danışma hizmeti verilmektedir. Nadir Eserler Kütüphanesi kolesiyonundan aynı anda 1 kişiye 1 eser kullandırılmaktadır. Fakat gelen kullanıcı nüshaların karşılaştırmasını yapacaksa aynı anda 2 eser kullandırılabilmektedir. Kullanıcılar, eserleri okuma salonu personeli ve kameralar gözetiminde inceleyebilmektedirler. Ayrıca Nadir Eserler Kütüphanesi okuma salonu kuralları çerçevesinde eser incelemesi yapılması sağlanmaktadır. Kullanıcıların incelemek üzere talep ettiği eserlerin önceden oluşturulmuş dijital kopyası mevcut ise, bu kopya kullanıcıya verilir. Sanat tarihi açısından eserleri inceleyen araştırmacılar dijital kopya üzerinden çalışmasını bitirdikten sonra kontrollü olarak kısa bir süre eserin orjinalini inceleyebilmektedirler. Dijital KALİTE TEMSİLCİSİ

3 Sayfa No : 3 / 5 kopyası mevcut olmayan eserlerin yazma ve basma nüshaları inceleme talebinde bulunan kullanıcıya verilir. Eserler depo personeli veya yararlandırma personeli tarafından ilgili depodan çıkartılır. Her deponun Depo Kitap Kayit Defteri (İÜ/KDDB/FR-014) mevcuttur. Bu defterlerde tarih, demirbaş numarası, eseri çıkartan görevlinin adı ve soyadı bilgisini ve eserin depodan çıkış-geri dönüş durumunu belirten sütunlar bulunmaktadır. Ayrıca eserin ne sebeple depodan çıktığı da bu deftere işlenmektedir. Kullanıcı incelediği eserin dijital kopyasını Dijital Çoğaltı Formu (İÜ/KDDB/FR-006) nu doldurarak talep edebilmektedir. Dijitalleştirmeye ait ücreti de banka hesabına yatırması gerekmektedir. Bu işlemler tamamlandıktan sonra eserin istediği bölümünün dijital kopyasını alabilmektedir. Nadir Eserler Kütüphanesine şahsen gelemeyen kullanıcılar elektronik posta ya da mektup (EBYS üzerinde taranıp İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı na gönderilir) yolu ile talepte bulunabilmektedirler. Bu talepler incelenir, gerekli kontroller yapılır ve ücret bilgisi kullanıcılara bildirilir. Dijitalleştirmeye ait ücret banka hesabına yatırıldığında, eserin dijital kopyası istek yapan kullanıcıya gönderilir. Tüm kullanıcılar, eserlerin dijital kopyalarını talep ettikleri taktirde, eserleri ne için ve nerede kullanacaklarını beyan etmek ve Taahhütname 1 (İÜ/KDDB/FR-007) i doldurmak zorundadırlar. Ayrıca İstanbul Üniversitesi personeli olan araştırmacılar dijital kopyalama hizmetinden indirimli yararlanabilmek için Taahhütname 2 (İÜ/KDDB/FR-008) formunu doldurmaktadırlar. Yabancı araştırmacılar, Nadir Eserler Kütüphanesini kullanmadan önce İstanbul Üniversitesi nda bulunan Yabancı Araştırmacı Başvuru Formu (İÜ/KDDB/FR-013) nu doldurmak zorundadırlar. Bu form İstanbul Üniversitesi Rektör Yardımcısı tarafından onaylandıktan sonra, araştırmacı Nadir Eserler Kütüphanesini kullanabilmektedir. Nadir Eserler Kütüphanesi ndeki dijitalleştirme işlemlerinde öncelikle okur istekleri ve çok kullanılan eserler baz alınmaktadır. Ayrıca var olan koleksiyonların bütünlüğünün sağlanması da göz önünde bulundurulur. Dijitalleştirme işlemleri Nadir Eserler Kütüphanesi Sayısal Çekim Talimatı (İÜ/KDDB/TL-019) na uygun olarak Dijitalleştirme Personeli tarafından yapılmaktadır Restorasyon ve Konservasyon İşlemleri Buradaki işlemler 15 Kasım 1988 tarih ve sayılı Resmi Gazete yayınlanan İstanbul Üniversitesi Kütüphaneleri Yönetmeliği kapsamında gerçekleştirilir. Nadir Eserler Kütüphanesi nde yer alan eserlerden, sergiye çıkacak veya çok talep edilen yıpranmış eserlere restorasyon veya konservasyon işlemi uygulanmaktadır. Eserlerin hasar tespitini Restorasyon ve Konservasyon Atölyesi Sorumlusu yapar ve bu tespiti içeren Uygulama İzin Formu (İÜ/KDDB/FR-009) nu doldurur. İlgili komisyonun onaylamasıyla, eserler KALİTE TEMSİLCİSİ

4 Sayfa No : 4 / 5 restorasyon veya konservasyon işlemi için Teslim Tutanağı (İÜ/KDDB/FR-010) ile birlikte Restorasyon ve Konservasyon Atölyesi Sorumlusuna teslim edilir. Gerekli işlemler Restorasyon ve Konservasyon Atölyesi nde gerçekleştirilir. Restorasyon veya konservasyon için belirlenen eserler, konu uzmanları tarafından laboratuvarda incelenir ve hastalıkları, teşhis ve tedavi yöntemleri tespit edilir. Yapılan tespitler kütüphane yöneticilerine bildirilir, restorasyon veya konservasyon için onay alınır. Restorasyon veya konservasyon işlemi başlamadan önce, esere ait fotoğraflar çekilir ve hasar durumu ile ilgili rapor oluşturulur. Restorasyon veya konservasyon işlemi tamamlandıktan sonra esere ait fotoğraflar tekrar çekilir ve yapılan işlemlere ait rapor hazırlanır. Restorasyon veya konservasyon işlemi sırasında yapılan tüm işlemler ve kullanılan tüm malzemeler raporda belirtilir. Şoklama cihazı kullanılacaksa Şoklama Cihazı Kullanım Talimatı (İÜ/KDDB/TL-021) na göre hareket edilir. Cilt presleme makinası, Cilt Presleme Makinası Kullanım Talimatı (İÜ/KDDB/TL-022) na uygun olarak kullanılır. Mukavva makası kullanımı için Mukavva Makası Kullanım Talimatı (İÜ/KDDB/TL- 023) e göre hareket edilir. Mikroskop kullanımı için Mikroskop Kullanma Talimatı (İÜ/KDDB/TL-024) dikkate alınır. Uygulama bitiminde Uygulama Raporu (İÜ/KDDB/FR- 012) Restorasyon ve Konservasyon Atölyesi Sorumlusu tarafından hazırlanır. Tüm restorasyonu veya konservasyonu tamamlanan eserler, ilgili komisyon tarafından kontrol edilir ve Restorasyon/ Konservasyon Teslim Tutanağı (İÜ/KDDB/FR-011) ile teslim alınır. Teslim alınan eserlerin mevcut depolardaki yerlerine yerleştirilmesi sağlanır. Nadir Eserler Kütüphanesi ndeki eserlerin saklandığı depolarda iklimlendirme sistemi, FM200 gazlı yangın söndürme sistemi (otomatik ve manuel), yangın alarm sistemi, hırsız alarm sistemi (şifreli) yangın söndürme sistemi mevcuttur. Depolar dışındaki odalarda da yangın alarmı mevcuttur. Kütüphanenin depolarında, okuma salonunda, koridorlarında, restorasyon atölyesi ve çekim odasında 24 saat kamera ile koruma mevcuttur. 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR İstanbul Üniversitesi Yönetim Kurulu 19 Aralık 2012 tarih ve 152 nolu Toplantıda Alınan 29 numaralı Senato Kararı 15 Kasım 1988 tarih ve sayılı Resmi Gazete yayınlanan İstanbul Üniversitesi Kütüphaneleri Yönetmeliği 16 Ekim 1986 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kamu Kurum ve Kuruluşlarına Ait Eserlerden Faydalanma Usul ve Esasları Hakkında Tüzük 3 Mart 2006 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Kamu Kurum ve Kuruluşlarına Ait Eserlerden Faydalanma Usul ve Esasları Hakkında Tüzük Nadir Eserler Kütüphanesi Sayısal Çekim Talimatı (İÜ/KDDB/TL-019) Nadir Eserler Kütüphanesi Eser Yararlandırma Talimatı (İÜ/KDDB/TL-020) Nadir Eserler Kütüphanesi Şoklama Cihazı Kullanım Talimatı (İÜ/KDDB/TL-021) Cilt Presleme Makinası Kullanım Talimatı (İÜ/KDDB/TL-022) KALİTE TEMSİLCİSİ

5 Sayfa No : 5 / 5 Mukavva Makası Kullanım Talimatı (İÜ/KDDB/TL-023) Mikroskop Kullanım Talimatı (İÜ/KDDB/TL-024) Dijital Çoğaltı Formu (İÜ/KDDB/FR-006) Taahhütname 1 (İÜ/KDDB/FR-007) Taahhütname 2 (İÜ/KDDB/FR-008) Uygulama İzin Formu (İÜ/KDDB/FR-009) Teslim Tutanağı (İÜ/KDDB/FR-010) Restorasyon/ Konservasyon Teslim Tutanağı (İÜ/KDDB/FR-011) Uygulama Raporu (İÜ/KDDB/FR-012) Yabancı Araştırmacı Başvuru Formu (İÜ/KDDB/FR-0013) Depo Kitap Kayit Defteri (İÜ/KDDB/FR-014) Günlük Okuyucu Defteri (İÜ/KDDB/FR-015) Nadir Eserler Kütüphanesi Ziyaretçi Formu (İÜ/KDDB/FR-016) 7. REVİZYON TAKİP DURUMU REVİZYON NO TARİH AÇIKLAMA KALİTE TEMSİLCİSİ