SÜREÇ EL KİTABI SEK YURT BAŞVURU VE YERLEŞTİRME SÜREÇLERİ

Transkript

1 SEK Yurt Başvuru İşlemleri Süreci Süreç No İTÜ yü Yeni Kazanan Lisans Öğrencilerinin Yurt Ön Kayıt Sistemi Üzerinden Başvurularının Alınması ÖSYM Merkezi Yerleştirme Verisi Sabıka Kaydı Mikrofilm (akciğer) Raporu Sağlık Raporu Öğrencinin Anne ve Babasının Çalıştığı Kurumdan Personel Belgesi Yurt Ön Kayıt Sistemine Düşen Başvuru Kayıtları Yurt Başvuruları İçin Kullanılan Sistemlerin Süreç Boyunca Aktif ve Hatasız Çalışması. İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Öğrenci Başvuru Beyanları Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Yurtlar Kurumsal Web Sayfaları Telefon Memurlar

2 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu ÖSYM 1 den İTÜ ÖİDB 2 ye Gelen Öğrenci Yerleştirme Verileri ÖİDB İTÜ Yurt Ön Kayıt Sistemi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi ÖİDB den BİDB ye Aktarılan Verilerin İTÜ Yurt Ön Kayıt Sistemine Yüklenmesi BİDB Öğrenci Başvuru Beyanları Başvurular İçin Yurt Ön Kayıt Sisteminin Hazırlanması ve Aktif Hale Getirilmesi BİDB Yurt Ön Kayıt Sistemine Düşen Taleplerin Yurt Otomasyon Sistemine Aktarılması BİDB ÖSYM 1 : Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi ÖİDB 2 : İTÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı BİDB : İTÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

3 SEK Yurt Başvurularının Değerlendirilme Süreci Süreç No Başvuruların Yurt Puanlama Kriterlerine Göre Adil Bir Şekilde Değerlendirilerek Sıralanması ÖSYM Merkezi Yerleştirme Verisi Kimlik Fotokopisi, Sabıka Kaydı Yurt Ön Kayıt Sistemine Düşen Başvuru Sonuçları Mikrofilm (akciğer) Raporu Sağlık Raporu Yurt Hakkı Kazanan Öğrencilerin Belirlenme ve Açıklanma Süresi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Öğrenci Başvuru Beyanları Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Yurtlar Kurumsal Web Sayfaları Telefon Memurlar

4 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Başvuruların Yurt Puanlarına Göre Sıralanması İTÜ Yurt Ön Kayıt Sistemi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Boş Kontenjanlar İle Başvuru Sayılarının Oranlanarak Her Programdan Alınacak Öğrenci Sayılarının Belirlenmesi Öğrenci Başvuru Beyanları Yurt Hakkı Kazananların Listelenmesi Asil ve Yedek Öğrencilerin Yurt Ön Kayıt Sisteminde Duyurulması

5 SEK Öğrencilerin Yurtlara Yerleştirilme Süreci Süreç No Asil Listede Yer Alan Öğrencilerin Yurtlara Yerleştirilmesi Kimlik Fotokopisi, Sabıka Kaydı Mikrofilm (akciğer) Raporu Sağlık Raporu Yurt Otomasyon Sisteminde Odaya Atanan Öğrenci Verileri Anne ve Babanın Personel Belgesi Yurt Taahhütnamesi, Öğrenci Bilgi Formu, Dekont Yurt Odalarının Hazır Olması, Yurt Müdürlerinin Dekont Takibi ve Yerleşme Taleplerini Anında Karşılaması İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Ücret Dekontları Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Yurtlar Kurumsal Web Sayfaları Telefon Memurlar

6 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Asil Listedeki Öğrencilerin Yurt Otomasyon Sisteminde Müdür Ekranına Gönderilmesi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Yurt Ücreti ve Teminat Bedeli Ödendi mi? H Yurt Hakkının İptal Edilmesi Öğrenci E Oda Atamalarının Yapılması Yurt Müdürleri Anahtar Teslimi ve Öğrencilerin Odaya Yerleştirilmeleri Yurt İlgili Personeli

7 SEK Yedekte Kalan Öğrencilerin Yerleştirilme Süreci Süreç No Yedekte Kalan Öğrencilerin Yurtların Boşluk Durumlarına Göre Yerleştirilmesi Kimlik Fotokopisi, Sabıka Kaydı Mikrofilm (akciğer) Raporu Sağlık Raporu Yurt Otomasyon Sisteminde Odaya Atanan Öğrenci Verileri Anne ve Babanın Personel Belgesi Yurt Taahhütnamesi, Öğrenci Bilgi Formu, Dekont Yurtlarda Boşluk Olması Durumunda İlk Alımda Odaya Yedekten Öğrenci Yerleştirilmesi. İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Ücret Dekontları Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Yurtlar Kurumsal Web Sayfaları Telefon Memurlar

8 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Pazartesi ve Çarşamba Günleri Yurt Kontenjanlarının Kontrol Edilmesi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Boş Kontenjan Varmı? H Alım Yapılamadığına Dair Resmi Web Sayfasına Duyuru Konulması E Yedek Listeden 8 Saat Süre Verilerek Yurtlara Öğrenci Alınması Ödeme İşlemlerini Yapıp Yurda Yerleşti mi? H Yurt Hakkının İptal Edilmesi

9 SEK Ara Dönem Öğrencileri Yurt Başvuru Süreci Süreç No LYS İle Yeni Gelen Öğrenciler Dışındaki Tüm Ara Dönem Öğrencilerinin Yurt Başvurularının Alınması Kimlik Fotokopisi, Sabıka Kaydı Mikrofilm (akciğer) Raporu Sağlık Raporu Yurt Otomasyon Sisteminde Odaya Atanan Öğrenci Verileri Anne ve Babanın Personel Belgesi Yurt Taahhütnamesi, Öğrenci Bilgi Formu, Dekont Asil Listeden Sonra Kalan Yedekler Biter İse Ara Dönem Yedekten Öğrenci Yerleştirilmesi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Ücret Dekontları Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Yurtlar Kurumsal Web Sayfaları Telefon Memurlar

10 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Tüm Ara Dönem Öğrencileri İçin Portal Hesaplarından Başvuru Ekranı Açılması BİDB 1 İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Öğrenci Başvuru Beyanları İkamet Değişiklikleri Nedeniyle Listeler Arası Güncelleme Yapılması Yeni Kazanan Başvurularının Bitmesi Durumunda Ara Dönem Başvurularından Alım Yapılması 1 BİDB: İTÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

11 SEK Evrak Teslim Süreci Süreç No Yurtlara Yerleşen Öğrencilerin Başvuru Verilerini Belgelemelerinin Sağlanması Kimlik Fotokopisi, Sabıka Kaydı Mikrofilm (akciğer) Raporu Sağlık Raporu Arşiv Dosyaları Anne ve Babanın Personel Belgesi Yurt Taahhütnamesi, Öğrenci Bilgi Formu, Dekont Yurda Yerleşen Öğrencilerin Her Birinin Arşivde ve Yurt Otomasyon Sisteminde Dosyasının Bulunması İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Tarayıcı Memurlar

12 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu İlk Alımda Evrak Teslim tarihinin Web Sayfalarında Duyurulması, Diğer Alımlarda 1 Hafta Süre Verilmesi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Süresinde Getirdi mi? H İletişime Geçilerek Hatırlatılması E Yurtlara Yerleşimin Ardından 1 Ay Boyunca Evrakların Tek Tek Kontrol Edilmesi H Evraklar Tamam mı? E Taranarak Konaklama Sisteminde Öğrencilerin Sayfalarına Yüklenmesi

13 SEK Hazırlık Sınıflarının Kayıt Dondurma Süreci Süreç No Hazırlık Öğrencilerinden Yeterlilik Sınavını Veremeyenlerin Tespiti ve Yurt Kayıtlarının Dondurulması Öğrencilerin Sınav Sonuç Verileri Kayıt Dondurması Yapılan Öğrenciler Yeterlilik Sınavında Başarısız Olduğu Tespit Edilerek Yurt Kaydı Dondurulan Öğrenciler Sebebiyle Yurtlarda Açılan Boş Kontenjan İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi İTÜ YDY Sınav Sonuç Sistem Çıktıları Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Memurlar

14 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu İTÜ YDY Sınav Sonuç Sayfası Hazırlık Öğrencilerinin Sınav Sonuçlarının Kontrol Edilmesi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi 1 Yıl İçerisinde Sınavı Geçti mi? E Yurt Hakkının Devam Ettirilmesi H Bir Dönem Yurt Kaydının Dondurulması İlişik Kesme İşlemleri İçin Öğrencilerin İlgili Yurt Müdürlerine Bildirilmesi

15 SEK Arşiv Düzenleme Süreci Süreç No Öğrencilerden Teslim Alınan Evrakların Dosyalanması ve Yurt Yurt Arşiv Dolaplarına Yerleştirilmesi Öğrenci Evraklarının Bulunduğu Dosyalar Kolay Ulaşılır Arşiv Düzeni Arşivde Yurtlarda Kalan Her Öğrenciye Ait Dosya Bulunması Öğrencilerden Teslim Alınan Evraklar Evrak Dosyaları Memurlar

16 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Eksiksiz Olarak Alınan ve Taranıp Sisteme Yüklenen Yurt Evrakları İçin Dosyaların Hazırlanması Öğrenci Yurt Belgeleri Dosyaların Arşiv Dolaplarına Yurt Yurt Yerleştirilmesi

17 SEK Süresi Dolan - Mezun Öğrenci İlişik Kesme Süreci Süreç No İlişiği Kesilecek Mezun Durumunda veya Süresi Dolan Öğrencilerin Tespiti ve Gerekli İşlemlerin Yapılması Öğrenci Transkript Verileri Yurt Otomasyon Sistemi Verileri Yurttan Çıkarılan Öğrenciler Sebebiyle Açılan Boş Yurt Kontenjanları Açılan Boş Kontenjanlar ÖİDB Transkript Belgeleri Yurt Otomasyon Sistemi Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları ÖİDB Otomasyon Sistemi Memurlar

18 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Mezun Durumunda ya da Süresi Dolmuş Öğrencilerin Tespit Edilmesi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Öğrencilerin Yurt Müdürlerine Bildirilmesi Öğrenci Transkriptleri Yazılı Tebliğ İle Öğrencilerin Bilgilendirilmesi

19 SEK Hazırlık Sınıflarının İlişik Kesme Süreci Süreç No Kayıt Dondurma Yapılan Hazırlık Öğrencilerinden Yeterlilik Sınavını Veremeyenlerin Tespiti ve İlişik Kesme Öğrencilerin sınav sonuç verileri İlişikleri Kesilecek Öğrenci Sayısı İlişikleri Kesilecek Öğrenci Sayısı İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi İTÜ YDY Sınav Sonuç Sistem Çıktıları Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Memurlar

20 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu İTÜ YDY Sınav Sonuç Sayfası Kayıt Dondurma Durumundaki Hazırlık Sınıfı Öğrencilerinin İTÜ YDY Sayfasından Sınav Sonuçlarına Tek Tek Bakılması İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Sınavı Geçti mi? E Kayıt Dondurmanın İptal Edilerek Tekrar Yurt Hakkı Verilmesi H Yurtlar Kurumsal E-Posta Adresi Öğrencilerin Yurt Müdürlerine İletilmesi ve İlişik Kesme İşlemlerinin Sağlanması İTÜ Yurt Müdürleri

21 SEK Ek Süre Talep Süreci Süreç No Yurt Süresi Dolan Öğrencilere ÇAP, Erasmus, Bölüm Değişikliği Sebepleri İle Ek Süre Verilmesi Ek Süre Talep Formu Transkript Yurt Otomasyon Sisteminde Ek Süre Verilen Öğrenciler Ek Süre Talep Eden Öğrenci Sayısı İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Öğrenci Transkriptleri Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Memurlar

22 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Ek Süre Talep Formu Resmi Web Sayfamızdaki Ek Süre Talep Formunun Doldurup Transkrip Eklenerek Yurt Ofisine Teslim Edilmesi Öğrenci Transkript Form ve Transkriptlerin Kontrol Edilmesi İTÜ Burslar ve Yurtlar Koordinatörlüğü Web Sayfası İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Ek Süre Verilmesi Uygun mu? H Başvurunun Reddedilmesi ve Öğrencinin Bilgilendirilmesi Yurtlar Kurumsal E-Posta Adresi E Yurt Otomasyon Sisteminde İlgili Öğrenciye Ek Süre Verildiğine Dair Not Girilmesi ve Yurt Müdürlerinin Bilgilendirilmesi

23 SEK Yurtlar Arası Geçiş Başvuru Süreci Süreç No Yurtlar Arası Geçiş Taleplerinin Değerlendirilerek İlgili Öğrencilerin Yurtlara Yönlendirilmesi Yurt Otomasyon Sistemi Verileri Dekont Yurt Otomasyon Sisteminde Geçişi Yapılan Öğrenci Verileri Geçişi Yağılan Öğrenci Sayısı İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Ücret Dekontları Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Yurtlar Kurumsal Web Sayfaları Telefon Memurlar

24 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Tüm Ara Dönem Öğrencileri İçin Portal Hesaplarından Yurtlar Arası Geçiş Başvuru Ekranı Açılması BİDB İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Öğrenci Başvuru Beyanları Boş Kontenjanlara Göre Geçişi Yapılacak Öğrencilerin Kararlaştırılması Öğrencilerin ve Yurt Müdürlerinin Bilgilendirilmesi BİDB: İTÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

25 SEK Yaz Dönemi Fiyat Belirleme Süreci Süreç No Yaz Dönemi Öğrenci ve Misafir Fiyatlarının Belirlenmesi Geçmiş Yılların Fiyat Analizi Güncel EFE/TÜFE Oranları Yurtlar Yönetim Kurulu Karar Örneği Rektör Oluru Yaz Dönemi Öğrenci ve Misafir Yeni Fiyatları Yaz Dönemi Başlamadan Yeni Fiyatların Belirlenmiş Olması İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Geçmiş Yılların Fiyat Analizi Yurtlar Yönetim Kurulu Karar Örneği, Rektör Oluru Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Yurtlar Kurumsal Web Sayfaları Telefon Memurlar

26 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Yurtlar Yönetim Kurulu Karar Örneği Yaz Dönemi Öğrenci ve Misafir Fiyatlarının Yurtlar Yönetim Kurulunda Görüşülmesi İTÜ Yurtlar Yönetim Kurulu Rektör Oluru Belirlenen Yeni Fiyatların Rektör Onayına Sunulması İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Yurtlar Kurumsal E-Posta Adresi Rektör Onay Verdi mi? E Yurtların Bilgilendirilmesi ve Resmi Web Sayfalarında Duyuru Yapılması H Yurtlar Yönetim Kurulunda Tekrar Görüşülmesi İTÜ Yurtlar Yönetim Kurulu

27 SEK Kayıt Yenileme Süreci Süreç No Kayıt Yenileme Duyurusu, Ödeme ve Kabul İşlemlerinin Sağlanması Yurt Otomasyon Sistemi Verileri Dekont Konaklama Sisteminde Kayıt Yenilemesi Yapılan Öğrenci Verileri Yeni Dönem İçin Boş Kontenjanlar Belirlenmeden Kayıt Yenileme Sürecinin Bitirilmiş Olması İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Web Sayfalarındaki Duyurular Dekont Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Yurtlar Kurumsal Web Sayfaları Telefon Memurlar

28 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Yurtlar Yönetim Kurulu Karar Örneği Kayıt Yenileme Tarih Aralığının Belirlenmesi ve Duyurulması İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Konaklama Sisteminde Kayıt Yenileme Başvuruları ve Ödeme Dekontlarının Yurt Müdürlerine İletilmesi Lisans Öğrencisi Yurtlar Kurumsal E-Posta Adresi Kayıt Yenileme Yapıldı mı? E Öğrencinin Yurt Hakkının Devam Ettirilmesi H Kontenjanın Yedekteki Öğrenciler İçin Kullanılması

29 SEK Yaz Dönemi Yurt Süreci Süreç No Yaz Dönemi Hizmet Verecek Yurtların Belirlenmesi, Online Başvuru Süreci ve Takibi Yurt Otomasyon Sistemi Verileri Web Sayfalarındaki Duyurular Yaz Dönemi Yurt Başvurularının Karşılanması Tüm Başvuruların Karşılanabilmesi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Web Sayfalarındaki Duyurular Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Yurtlar Kurumsal Web Sayfaları Telefon Memurlar

30 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Yaz Dönemi Hizmet Verecek Yurtlar Belirlenmesi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Öğrenci Başvuru Beyanları Belirlenen Yurtların Duyurulması Konaklama Sisteminin Başvuruya Hazır Hale Getirilmesi BİDB BİDB: İTÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

31 SEK Yaz Dönemi Değerlendirme ve İşlem Süreci Süreç No Yaz Dönemi Misafir ve Grup Rezervasyon Taleplerinin Değerlendirilmesi ve Kayıt İşlemleri Yurt Otomasyon Sistemi Verileri Resmi Yazışma Ödeme Dekontu Yaz Dönemi Yurt Başvurularının Karşılanması Tüm Başvuruların Karşılanabilmesi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Dekont Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Yurtlar Kurumsal Web Sayfaları Telefon Memurlar

32 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Başvuruda Yüklenen Belgelerin veya Resmi Yazışmanın Kontrol Edilmesi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Belgeler Uygun mu? H Başvurunun Reddedilmesi E Yurtlara Atama Yapılması Ödeme Dekontunun Yurt Müdürlerine İletilmesi Öğrenci Dekont İletildi mi? H Başvurunun İptal Edilmesi E Anahtar Teslimi ve Öğrencinin Odaya Yerleştirilmeleri Yurt Yetkili Personeli

33 SEK İTÜ Tercih Günleri Yurt Tanıtım Süreci Süreç No İTÜ Tercih Günlerinde Yurtlarla Tanıtım ve Bilgilendirmenin Sağlanması Katalog Aile ve Öğrenciler Tüm Bilgi Edinme Amaçlı Taleplerinin Karşılanabilmesi Katalog Memurlar

34 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu İTÜ nün Her Yıl Belirlenen Tercih Günlerinde Yurt Ofisi İçin Hazırlanan Masada 2 Kişinin Görevlendirilmesi Katalog Bilgi Almak İsteyen Tüm Öğrenci ve Velilerin Yurtlar Hakkında Bilgilendirilirmesi Ayrıntılı Bilgi İçin İsteyenlere Yurt Kataloglarından Verilmesi Yurtlar Koordinatörlüğü

35 SEK İTÜ Kayıt Günleri Yurt Tanıtım Süreci Süreç No İTÜ Kayıt Günlerinde Yurtlarla Tanıtım ve Bilgilendirmenin Sağlanması Katalog Aile ve Öğrenciler Tüm Bilgi Edinme Amaçlı Taleplerinin Karşılanabilmesi Katalog Memurlar

36 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu İTÜ nün Her Yıl Belirlenen Tercih Günlerinde Yurt Ofisi İçin Hazırlanan Masada 2 Kişinin Görevlendirilmesi Katalog Yurt Başvuru İşlemleri Hakkında Öğrencilerin Bilgilendirilmesi Ayrıntılı Bilgi İçin İsteyenlere Yurt Kataloglarından Verilmesi Yurtlar Koordinatörlüğü

37 SEK Yurt Fiyat ve Teminat Bedellerinin Belirleme Süreci Süreç No Yurt Fiyat ve Teminat Bedellerinin Belirlenmesi ve İlgili Yazışmaların Sağlanması Geçmiş Yılların Fiyat Analizi Güncel EFE/TÜFE Oranları Yurtlar Yönetim Kurulu Karar Örneği Rektör Oluru Yeni Fiyatlar Eğitim - Öğretim Dönemi Başlamadan Yeni Fiyatların Belirlenmiş Olması İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Geçmiş Yılların Fiyat Analizi Yurtlar Yönetim Kurulu Karar Örneği, Rektör Oluru Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Yurtlar Kurumsal Web Sayfaları Telefon Memurlar

38 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Yurtlar Yönetim Kurulu Karar Örneği Yeni Yurt Fiyatlarının Yurtlar Yönetim Kurulunca Görüşülmesi İTÜ Yurtlar Yönetim Kurulu Rektör Oluru Rektör Onayına Sunulması İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Yurtlar Kurumsal E-Posta Adresi Rektör Onay Verdi mi? E Yurtların Bilgilendirilmesi ve Resmi Web Sayfalarında Duyuru Yapılması H Fiyatların Yurtlar Yönetim Kurulunda Tekrar Görüşülmesi İTÜ Yurtlar Yönetim Kurulu

39 SEK Nöbetçi Yurt Başvuru Süreci Süreç No Nöbetçi Yurtların Belirlenmesi, Online Başvuru Süreci ve Takibinin Sağlanması Yurt Otomasyon Sistemi Verileri Web Sayfalarındaki Duyurular Nöbetçi Yurt Başvurularının Karşılanması Tüm Başvuruların Karşılanabilmesi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Web Sayfalarındaki Duyurular Bilgisayar İTÜ/BİDB İç Yazılımları Yurtlar Kurumsal Web Sayfaları Telefon Memurlar

40 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Nöbetçi Yurtların Belirlenmesi İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Belirlenen Yurtların Duyurulması Öğrenci Başvuru Beyanları Başvuruların Kabulü ve Yurtlara Atamaların Yapılması Ödeme Dekontunun Yurt Müdürlerine İletilmesi Öğrenci Dekont İletildi mi? H Başvurunun İptal Edilmesi E Anahtar Teslimi ve Öğrencinin Odaya Yerleştirilmeleri Yurt Yetkili Personeli

41 SEK Yurt Disiplin Süreci Süreç No Disiplin Yazışmaları ve Süreç Takibinin Yapılması Tutanaklar ve Resmi Yazışmalar Cezai İşlem Yurtlarda Disiplinin Sağlanması İTÜ Yurt Otomasyon Sistemi Web Sayfalarındaki Duyurular Bilgisayar Telefon Memurlar

42 Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Tutanak ve Yazışmaların İncelenmesi Tutanaklar ve Yazışmalar Disiplin Komisyon Yazışmasının Yapılması Savunmalar Soruşturma Raporları Soruşturmanın Gerçekleştirilmesi Disiplin Kurulu Cezaların Öğrenciye ve Ailesine Tebliğ Edilmesi

43 BURSLAR OFİSİ İŞLEMLERİ SÜRECİ SEK Burs Olanaklarının, Kontenjanlarının Öğrencilere Duyurulması Süreç No Öğrencilere verilecek olan burslarla ilgili detaylı bilgilerin duyurulması Burslarla İlgili Bilgiler Bilgilendirme Amacıyla Yapılan Duyuru Burs başvurusu yapmak isteyen öğrencilere bilgi vermek İTÜ Burslar Yönetmeliği Burs verecek kurum/kuruluş listesi Bilgisayar İTÜ BİDB İç Yazılımları Telefon Personel Ahmet TEKİR Sema GİRGİN Yrd. Doç. Dr. Serdar BİLGİ

44 BURSLAR OFİSİ İŞLEMLERİ SÜRECİ Rev0 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Burs Olanakları ve Kontenjan Miktarları İnternet Sitesinde Duyurulur. Burslar Ofisi Burs verecek kurum/kuruluş listesi Burs Olanakları ve Kontenjan Miktarları Sosyal Medyada Duyurulur. Burslar Ofisi Burs Olanakları ve Kontenjan Miktarları Üniversite Panolarında Duyurulur. Burslar Ofisi Ahmet TEKİR Sema GİRGİN Yrd. Doç. Dr. Serdar BİLGİ

45 BURSLAR OFİSİ İŞLEMLERİ SÜRECİ SEK Öğrencilerin İTÜ Portal Üzerinden Burs Başvurusu Yapması Süreç No Burs başvurusunda bulunmak isteyen öğrencilerin İTÜ Portal hesaplarından başvuru yapması Burs Talebi İTÜ Portal Burs Başvursu Burs başvurusu yapmak isteyen tüm öğrencilerin taleplerinin alınması İTÜ Burslar Yönetmeliği Nüfus kayıt örneği İkametgah Nüfus cüzdanı fotokopisi Sabıka kaydı Aile gelir durumu belgesi (SGK hizmet dökümü veya vergi levhası) Ailenin yaşadığı ev kira ise kira kontratı Bilgisayar İTÜ BİDB İç Yazılımları Telefon Personel Ahmet TEKİR Sema GİRGİN Yrd. Doç. Dr. Serdar BİLGİ

46 BURSLAR OFİSİ İŞLEMLERİ SÜRECİ Sayfa Numarası Rev0 Sayfa No 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu İTÜ Portal dan istenilen bilgilerin öğrenciler tarafından verilmesi Nüfus kayıt örneği İkametgah Nüfus cüzdanı fotokopisi Sabıka kaydı Aile gelir durumu belgesi (SGK hizmet dökümü veya vergi levhası) İstenilen evrakların öğrenciler tarafından sisteme yüklenilmesi Evrakların yüklenilmemesi Başvurunun geçersiz sayılmazı Ailenin yaşadığı ev kira ise kira kontratı Ahmet TEKİR Sema GİRGİN Yrd. Doç. Dr. Serdar BİLGİ

47 BURSLAR OFİSİ İŞLEMLERİ SÜRECİ SEK Sayfa Numarası Sayfa No Başvuru Formu ve Evrakların Teslim Edilmesi Süreç No No: Online başvuruyu tamamlayan öğrencilerin evrakları ve başvuru formunu teslim etmesi Online Başvuru Tamamlanmış Başvuru Online başvuruyu tamamlamış öğrencilerin evraklarının teslim alınması İTÜ Burslar Yönetmeliği Nüfus kayıt örneği İkametgah Nüfus cüzdanı fotokopisi Sabıka kaydı Aile gelir durumu belgesi (SGK hizmet dökümü veya vergi levhası) Ailenin yaşadığı ev kira ise kira kontratı Burs başvuru formu Bilgisayar İTÜ BİDB İç Yazılımları Telefon Personel Ahmet TEKİR Sema GİRGİN Yrd. Doç. Dr. Serdar BİLGİ

48 BURSLAR OFİSİ İŞLEMLERİ SÜRECİ Sayfa Numarası Rev0 Sayfa No 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Nüfus kayıt örneği İkametgah Doldurulan Başvuru Formu Çıktı Alınır ve İmzalanır. Nüfus cüzdanı fotokopisi Sabıka kaydı Aile gelir durumu belgesi (SGK hizmet dökümü veya vergi levhası) Ailenin yaşadığı ev kira ise kira kontratı Burs başvuru formu İstenilen Evraklar ve Başvuru Formu Fakülte Burs Komisyonuna Teslim Edilir. Ahmet TEKİR Sema GİRGİN Yrd. Doç. Dr. Serdar BİLGİ

49 BURSLAR OFİSİ İŞLEMLERİ SÜRECİ SEK Sayfa Numarası Sayfa 7 No Burs Başvurularının Fakülte Burs Komisyonlarına Yönlendirilmesi Süreç No No: İTÜ Portal üzerinden alınan başvuruların değerlendirilmesi amacıyla fakülte burs komisyonlarına iletilmesi Tamamlanmış Başvurular Değerlendirilmeye Alınan Başvurular Alınan başvuruların ilgili fakültelere iletilmesi İTÜ Burslar Yönetmeliği Nüfus kayıt örneği İkametgah Nüfus cüzdanı fotokopisi Sabıka kaydı Aile gelir durumu belgesi (SGK hizmet dökümü veya vergi levhası) Ailenin yaşadığı ev kira ise kira kontratı Bilgisayar İTÜ BİDB İç Yazılımları Telefon Personel Ahmet TEKİR Sema GİRGİN Yrd. Doç. Dr. Serdar BİLGİ

50 BURSLAR OFİSİ İŞLEMLERİ SÜRECİ Sayfa Numarası Rev0 Sayfa 8 No 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Nüfus kayıt örneği İkametgah Nüfus cüzdanı fotokopisi Sabıka kaydı Aile gelir durumu belgesi (SGK hizmet dökümü veya vergi levhası) Ailenin yaşadığı ev kira ise kira kontratı Portal Üzerinden Gelen Başvurular Fakülte Bazlı Gruplandırılır. Burslar Ofisi Başvurular Fakültelere İletilir. Burslar Ofisi Ahmet TEKİR Sema GİRGİN Yrd. Doç. Dr. Serdar BİLGİ

51 BURSLAR OFİSİ İŞLEMLERİ SÜRECİ SEK Sayfa Numarası Sayfa 9 No Fakülte Burs Komisyonu Değerlendirmesi Süreç No No: Burs başvurularının fakülte burs komisyonu tarafından değerlendirilmesi ve mülakatlar Başvurular Değerlendirme Tüm başvuruların değerlendirilmesi İTÜ Burslar Yönetmeliği Nüfus kayıt örneği İkametgah Nüfus cüzdanı fotokopisi Sabıka kaydı Aile gelir durumu belgesi (SGK hizmet dökümü veya vergi levhası) Ailenin yaşadığı ev kira ise kira kontratı Burs başvuru formu Bilgisayar İTÜ BİDB İç Yazılımları Telefon Personel Ahmet TEKİR Sema GİRGİN Yrd. Doç. Dr. Serdar BİLGİ

52 BURSLAR OFİSİ İŞLEMLERİ SÜRECİ SEK Sayfa Numarası Sayfa 11 No Sonuçların Duyurulması Süreç No No: Mülakat sonuçlarının ilgili öğrencilere duyurulması Burs Sonuçları Sonuçların Duyurulması Burs başvurusu yapan öğrencilerin sonuçları öğrenmesi İTÜ Burslar Yönetmeliği İTÜ Öğrenci Otomasyon Sisteminde Kayıtlı Telefon Numaraları Bilgisayar İTÜ BİDB İç Yazılımları Telefon Personel Ahmet TEKİR Sema GİRGİN Yrd. Doç. Dr. Serdar BİLGİ

53 BURSLAR OFİSİ İŞLEMLERİ SÜRECİ Sayfa Numarası Rev0 Sayfa 12 No 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu İTÜ Öğrenci Otomasyon Sisteminde Kayıtlı Telefon Numaraları İlgili öğrencilerin bilgilendirilmesi Burslar Ofisi Ahmet TEKİR Sema GİRGİN Yrd. Doç. Dr. Serdar BİLGİ

54 BURSLAR OFİSİ İŞLEMLERİ SÜRECİ SEK Sayfa Numarası Sayfa 1 No Burs Kazanan Öğrencilerin Burs Verecek Kurumlara Bildirilmesi Süreç No No: Burs kazanan öğrenciler ile burs verecek kurumlar arasındaki irtibatı sağlamak Burs Kazanan Öğrenciler Burs Alım Süreci Tarafların iletişimi sağlayarak aksaklıkların engellenmesi İTÜ Burslar Yönetmeliği Öğrenci Numarası Öğrenci belgesi Fakültesi ve Bölümü Transkript Güncel tarihli adli sicil kaydı Gelir durumu belgesi İTÜ burs başvuru formları Bilgisayar İTÜ BİDB İç Yazılımları Telefon Personel Ahmet TEKİR Sema GİRGİN Yrd. Doç. Dr. Serdar BİLGİ

55 BURSLAR OFİSİ İŞLEMLERİ SÜRECİ Sayfa Numarası Rev0 Sayfa 1 No 2 / 2 Doküman Akış Sorumlu Öğrenci Numarası Fakültesi ve Bölümü Öğrenci belgesi İTÜ burs başvuru formları Güncel tarihli adli sicil kaydı Gelir durumu belgesi Öğrenci Transkriptleri Burs kazanan öğrencilerin iletişim bilgilerinin burs verecek kurumlara iletilmesi Burslar Ofisi Ahmet TEKİR Sema GİRGİN Yrd. Doç. Dr. Serdar BİLGİ