T.C. ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ 2011 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU İÇİNDEKİLER BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- Birime İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4- İnsan Kaynakları 5- Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi II- AMAÇ ve HEDEFLER A- Birimin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler C- Diğer Hususlar III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri
IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme V- ÖNERİ VE TEDBİRLER EK: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon Misyon Aktif personel yapısı ve hizmet amaçlı politikası ile çağın gerektirdiği gelişim ve değişime uygun olarak bilgi ve teknoloji kaynaklarını yasalar ve yönetmelik çerçevesinde etkin kullanarak, birimler arası çalışmaların ve hizmetlerin işbirliği ile düzenli bir şekilde yerine getirmesini sağlamak ve Üniversitemizin yürüttüğü araştırma, geliştirme, planlama, toplum ve kamu hizmetlerine kaliteli, güvenilir ve sürekli destek sağlamaktır. Vizyon Bilgi, teknoloji ve hizmetlerin ileri düzeyde sunulduğu kalitenin yükseltilerek sürekliliğinin sağlandığı bir idare birimi olmak ve sürdürülebilir gelişime açık uluslar arası platformda değer yaratan öncü duruma gelmiş, kurumsallaşmış, kurum kültürünü benimsemiş çağdaş bir yapı oluşturmaktır. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ile Hukuk Müşavirliğinin görevleri belirlenmiş olup, şunlardır; *Üniversitenin tasarruflarının yürürlükteki kanunlara uygun olarak yürütülmesinde idareye yardımcı olmak, *Üniversitemizin taraf olduğu her türlü dava ve icra takiplerinde adli ve idari mercilerde kurumu temsil etmek, kurumun haklarını korumak üzere yasal işlemleri yürütmek, *Rektörlük Makamı ve Üniversitemizin diğer birimlerinin tereddüde düştüğü hususlarda hukuki görüş bildirmek, *Üniversitemiz tarafından düzenlenen yönetmelik ve yönergeler hakkında talep edildiği takdirde görüş bildirmek, *Verilecek diğer görevleri yapmak.
C- Birime İlişkin Bilgiler BİRİMİN KURULUŞ DAYANAĞI: Hukuk Müşavirliği; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 51. maddesi ve 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname nin 35. maddesine göre kurulmuştur. 1- FİZİKSEL YAPI Hukuk Müşavirliği Rektörlük binasında tahsis edilen donanımlı 7 odadan oluşan birimde faaliyetlerini yürütmektedir. -İdari Personel Hizmet Alanları Hukuk Müşavirliği Sayısı (Adet) Kapalı Alanı (m 2 ) Kullanan Sayısı (Kişi) Çalışma Odası 6 183m 2 12 Arşiv 1 7m 2 12 TOPLAM 7 190m 2 12 2- HUKUK MÜŞAVİRLİĞİNİN ÖRGÜT YAPISI Ondokuz Mayıs Üniversitesi Hukuk Müşavirliğinin örgüt yapısı; Hukuk Müşaviri, Avukatlar, Yazı İşleri Bürosu ve İcra Bürosu personelinden oluşmaktadır. 3- BİLGİ VE TEKNOLIJİK KAYNAKLAR -Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1.Bilgi Kaynakları Adet 1.İcra Takip Programı 1 2.Mevzuat ve İçtihat Programı 1 3.2.Teknolojik Kaynaklar 1.Bilgisayar 9 2.Yazıcı 8 3.Faks 1 4.Telefon 12 5.Laptop 5 6.Fotokopi Mak. 1 4- İNSAN KAYNAKLARI - Personel Sayısı Kadroların Doluluk Oranına Göre SINIF Dolu Boş TOPLAM Hukuk Müşaviri 1 ------ 1 Avukat 4 3 7
Şef ------ 1 1 Bilgisayar İşletmeni 1 ------ 1 TOPLAM 5 5 10 Vekalet Ve Görevlendirme SINIF Şef (Vekalet) 1 Bilgisayar İşletmeni (Görevlendirme) 1 TOPLAM 2 -İdari Personel Atamaları H.Müş. Av.HS GİHS YHS TOPLAM Açıktan ------ 1 ------ ------ 1 Naklen 1 ------ ------ ------ 1 TOPLAM ------ ------ ------ ------ 2 -Üniversitemizden Ayrılan İdari Personel H.Müş. Av.HS GİHS YHS TOPLAM Nakil 1 ------ ------ ------ 1 İstifa ------ ------ ------ ------ ------ Emekli ------ ------ ------ ------ ------ İlişik Kesme ------ ------ ------ ------ ------ Vefat ------ ------ ------ ------ ------ TOPLAM ------ ------ ------ ------ 1 -İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans ve Doktora Kişi Sayısı ------- 2 2 5 ------ Yüzde ------ %25 %25 %50 ------ -İşçi sınıfındaki personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Yüksek Lisans ve Doktora Kişi Sayısı ------- 1 2 ------ ------ Yüzde ------ %33 %67 ------ ------
-İdari Personelin Hizmet Süreleri 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı 3 ------- 4 2 ------- ------- Yüzde %33 ------- %45 %22 ------- ------- -İşçi Sınıfındaki Personelin Hizmet Süreleri 1-3 Yıl 4-6 Yıl 7-10 Yıl 11-15 Yıl 16-20 Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı 2 1 ------- ------ ------- ------- Yüzde %67 %33 ------- ------ ------- ------- -İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51 - Üzeri Kişi Sayısı ------- 4 ------- 2 3 ------- Yüzde ------- %45 ------- %22 %33 ------- -İşçi Sınıfındaki Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51 - Üzeri Kişi Sayısı ------- ------- 3 ------- ------- ------- Yüzde ------- ------- %100 ------- ------- ------- -İdari Personelin Cinsiyet İtibariyle Dağılımı SINIF Bayan Bay TOPLAM Hukuk Müşaviri ------- 1 1 Avukat 2 2 4 Şef ------- 1 (Vekalet) Bilgisayar İşetmeni 1 1 (Görevlendirme) Sekreter (Yardımcı Hizmetler) 1 ------- 1 TOPLAM 4 5 9 1 2 -İşçi Sınıfındaki Personelin Cinsiyet İtibariyle Dağılımı SINIF Bayan Bay TOPLAM İşçi Sınıfında 2 1 3
TOPLAM 2 1 3 5- SUNULAN HİZMETLER Hukuk Müşavirliğimizde sunulan hizmetler Hukuk Müşaviri, Avukatlar, Yazı İşleri Bürosu ve İcra Bürosu personeli tarafından yürütülmektedir. 6- YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ HUKUK MÜŞAVİRİ AVUKATLAR ŞEF YAZI İŞLERİ BÜROSU İCRA BÜROSU II- AMAÇ VE HEDEFLER A- BİRİMİN AMAÇ VE HEDEFLERİ *Birimlerin kendilerine ait amaç ve hedeflerinde hangi noktada olduklarını gösterir periyodik raporlar istemek. *İzleme ve değerlendirmenin sağlıklı olarak yapılabilmesi için gerekli personelin istihdamını sağlamak. *Yıllık performans değerlendirmesini yapmak. *Birimimizde çalışanların ihtiyaç duyduğu bilgiye hızla ulaşıp en iyi şekilde yönlendirilmelerinin sağlanması için gerekli personel ve ofisi sağlamak. *Çalışmalarımızı daha etkin hale getirmek için Yönetim Bilgi Sistemi kurmak. *Personelimize çalışma alanlarına uygun eğitimler vermek. B- TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER *İnsan odaklı hizmet ve yönetim anlayışına sahip, kurum kültürüne sahip çıkan, etik kurallara en üst düzeyde uyan personel anlayışını yerleştirmek. *Üniversite kaynaklarını hesap verilebilirlik ilkesi doğrultusunda etkin, ekonomik ve verimli kullanımını sağlamak. *örev ve sorumluluklarının bilincinde, kendisini sürekli yenileyen, geliştiren, sıfır hata anlayışına sahip personelle hizmet sunmak.
*Müşavirliğimiz görev alanına giren işlemlerde hukukun üstünlüğü ve kanunlara uygunluk çerçevesinde mesleki değerlere saygılı, dürüst, katılımcı ve paylaşımcı yönetim anlayışı. *Planlama çalışmalarımızda tüm paydaşların katılımım sağlayarak hızlı ve kaliteli hizmet ile tüm paydaşların memnuniyetini sağlamak. C- DİĞER HUSUSLAR Müşavirliğimizin amacı temel politika ve önceliklerle belirlenen hedeflere ulaşmak olup, bu hedeflere ulaşmak için ise teknolojiyi en iyi şekilde kullanarak birimlere gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık hizmeti vermek. III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- MALİ BİLGİLER 2011 YILI BÜTÇE TERTİPLERİNİN ÖDENEK DURUM LİSTESİ 38-22 ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ TERTİP KBÖ EKLENEN DÜŞÜLEN TOPLAM ÖDENEK BLOKE HARCAMA KALAN 38.22.09.12-01.3.9.00-2-01.1 114.700,00 100,00 0,00 114.800,00 0,00 114.792,99 7,01 38.22.09.12-01.3.9.00-2-02.1 20.300,00 0,00 0,00 20.300,00 0,00 19.654,73 645,27 38.22.09.12-01.3.9.00-2-03.3 4.800,00 0,00 200,00 4.600,00 0,00 2959,14 1.640,86 38.22.09.12-01.3.9.00-2-03.4 115.000,00 49.000,00 0,00 164.000,00 0,00 163.988,24 11,76 38.22.09.12-01.3.9.00-2-03.5 2.500,00 0,00 0,00 2.500,00 0,00 1.355,27 1.144,73 38.22.09.12-09.4.1.00-2-01.1 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 38.22.09.12-09.4.1.07-2-01.1 13.900,00 4.000,00 0,00 17.900,00 0,00 15.618,75 2.281,25 271.200,00 53.100,00 200,00 324.100,00 0,00 318.369,12 5.730,88 B- PERFORMANS BİLGİLERİ 1- FAALİYET VE PROJE BİLGİLERİ -Davalarla İlgili Faaliyet Bilgileri İDARİ DAVALAR İDARİ AKADEMİK ÖGRENCİ VATANDAŞ TOPLAM GEÇEN YILLARDAN DEVİR EDEN DOSYA 67 77 62 33 239 2011 YILINA DEVİR EDEN DERDEST DOSYA 18 11 5 5 39 2011 YILINDA İDARE TARAFINDAN AÇILAN - - - - - 2011 YILINDA İDARE ALEYHİNE AÇILAN 16 41 61 11 129 2011 YILINDA LEHE SONUÇLANAN 5 6 6 2 19 2011 YILINDA ALEYHE SONUÇLANAN - 4 28 1 33 2011 YILI İTİBARİYLE DEVAM EDEN 11 31 27 8 77 2011 YILI İÇİNDE İŞLEM GÖREN DOSYA TOPLAMI 368
ADLİ DAVALAR GEÇEN YILLARDAN DEVİR EDEN DOSYA 68 2011 YILINDA İDARE TARAFINDAN AÇILAN 16 2011 YILINDA İDARE ALEYHİNE AÇILAN 17 2011 YILI İTİBARİYLE ESASDA KAYITLI DOSYA 101 2011 YILINDA LEHE SONUÇLANAN 2 2011 YILINDA ALEYHE SONUÇLANAN 3 2011 YILI İTİBARİYLE DEVAM EDEN 96 -İcralarla İlgili Faaliyet Bilgileri 2010 YILINDAN DEVREDEN SENET 218 HAST. BAŞH. GELEN SENET 264 İCRA TAKİBİNE KONULAN SENET 32 İNFAZ EDİLEN (SENET) 2 İLAMA DAYALI İCRA TAKİBİ 7 İNFAZ EDİLEN (İLAMLI) 4 -Yazı İşleri Bürosu ve İcra Bürosunun Faaliyetleri a) Avukatlardan aldıkları evrakı zaman geçirmeden ve süre aşımına meydan vermeden mahkemelere tevdii etmek, b) Yeni açılan davalar ile ilgili kayıtları esas defterine işlemek; dava dosyasını tanzim ederek müşavirin davayı havale ettiği avukata teslim etmek, c) Duruşma günü gelen dosyaları avukatlara bildirmek, ç) Dava dosyalarına yapılacak harcamaları, müşavirin direktifleri doğrultusunda yapmak ve harcama belgelerini muhafaza etmek, d) Mahkeme kalemleriyle avukatlar arasında irtibat temin etmek, e) Yeni açılan davaların hangi mahkemeye verildiğinin ve esas numarasını tespit edip esas defterine ve dosyasına işlemek. f) Büro işlerinin zamanında ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak, g) Her türlü tebligatı almak ve alınmasını sağlamak, h) Hukuk Müşavirleri ve avukatlarca adli ve idari mercilerde yerine getirilmesi istenilen işlerin yapılmasını sağlamak ve sonucundan bilgi vermek, ı) Evraklarla ilgili muhafaza, devir ve tevdi işlemlerinin yapılmasını sağlamak, i) İhtiyaç duyulan demirbaş eşya, kırtasiye ve malzemeleri tespit etmek, alınmasını sağlamak, j) Üniversite leh ve aleyhine açılan dava ve icra takiplerinin esas defterine, fihrist defte rine, bilgisayara ve takip föylerine işlemek ve arşivlenmesini sağlamak, defter ve föylerin düzgün ve günü güne tutulmasını temin etmek, k) İşlemi biten dava ve icra dosyalarını esas defterine, fihrist defterine, takip föylerine işlenmesini sağlamak, l) Hukuk Müşavirliğine gelen her türlü evrakı teslim almak, SGB üzerinden kaydını yapmak, varsa evveliyatını tespit ederek Hukuk Müşavirine iletmek, havale edilenleri zimmet mukabili ilgiliye vermek, m) Giden evrakların SGB üzerinden kaydını yaparak gönderilmesini sağlamak, n) Gelen ve giden yazışmaları Standart dosya planına göre klasörlerine kaldırmak, o) Her hafta sonu gelecek hafta duruşması olan dosyaları çıkarmak ilgili avukatına vermek duruşma sonrası arar karar gereğini yerine getirmek, ö) Hukuk Müşaviri ve Avukatların talimatı üzerine ara kararları gereğini ve icra işlemlerini yapmak, gerekli masrafları makbuz karşılığında yatırmak ve sonucundan bilgi vermek, p) Gerekli kayıt, yazı ve sevk işlerine yardım etmek, r) Yazıları genelge ve talimatlar dâhilinde doğru ve düzgün olarak yazmak ve bekletmeden ilgililere dağıtımını sağlamak, s) Hukuk Müşaviri ve Avukatlar tarafından verilen benzeri diğer görevleri yapmak, ş) Yazı İşleri Bürosu çalışanları kendisine verilen görevlerin zamanında ve doğru olarak yapılmasından Avukatlara ve Hukuk Müşavirine karşı sorumludur.
-Evrak İşlemleri 2011 yılında Hukuk Müşavirliğimize gelen 2315 ve giden 2372 evrak olmak üzere toplam 4687 adet evrak akışı gerçekleşmiştir. -Görüş Verme İşlemleri 2011 yılında 104 adet birimlerden görüş istenmiştir. Gelen bütün görüşlere cevap verilmiştir IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- ÜSTÜNLÜKLER *Yeniliklere ve gelişmeye açık personel yapımız, *Kurum kültürüne bağlı personel yapımız, *Yasa ve yönetmeliklerin en güçlü şekilde anlaşması ve uygulanması *Personellerimizin Üniversitenin diğer birimleri ile güçlü işbirliğinde çalışması, *Personellerimizin özverili, sosyal ve beşeri ilişkileri gelişmiş bireyler olması, *Teknolojik araç gerecin (bilgisayar, yazıcı, fotokopi, fax) birimimizde yeterli olması ve bilinçli bir şekilde kullanılması, * Kaynaklara ulaşım sıkıntısının yaşanmaması, * Personelimizin eğitiminin yükseköğrenim düzeyinde olması, * Personelimizin hoşgörülü ve özverili olması. B- ZAYIFLIKLAR *İş yükünün fazla olması, *Personelin hizmet içi eğitim eksikliği, *Yabancı dil bilen personel sayısının azlığı, *Sosyal imkân ve aktivite eksikliği, C- DEĞERLENDİRME Hukuk Müşavirliğimiz, Üniversitemizin ve bağlı birimlerinin işlemlerinin hukuka uygunluğu için çalışmalarını devam ettirmektedir. IV- ÖNERİ VE TEDBİRLER Müşavirliğimiz personellerinin eğitimli, işinin uzmanı ve yeterli sayıda olması üstlendiği
misyondan dolayı büyük önem arz etmektedir. Üniversitemiz ve Müşavirliğimiz performans programı ile faaliyet raporlarının hazırlanmasına ve performans yönetimi anlayışının yerleşmesine katkıda bulunacak bilgi sisteminin kurulmasıyla daha büyük işler başarırız inancındayız. İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki ve benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgilere dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (Hukuk Müşavirliği-07.02.2012) Av. Nuri ARSLAN Hukuk Müşaviri