Microsoft E x c e l 2 0 1 0 1
GĠRĠġ Merhabalar, Günümüzde hesaplarınızı tablolamak ve çeģitli finansal iģlemlerinizi planlayıp takip etmek, önemli olduğu kadar zaman alması yönüyle de ön plana çıkıyor. Onlarca değiģik formattaki veriyi bir arada tutabilmek, hesapları görüntüleyebilmek, mali ve matematiksel birtakım iģlemler yapabilmek hem zorunluluk hem de gereklilik artık. Bu iģlerin tümünü birden aynı platformda çözümleyebilmek için üretilmiģ pek çok program olmasına karģın, gerek kolay kullanımı, gerekse tüm dünyada yaygınlığı bakımından Microsoft Excel 2010 öncelikli bir uygulamadır. Bu eserde programımızın kullanımı ve iģlevsel yönleri üzerine bilgi aktarımını amaçladık. Bunu yaparken olabildiğince sade ve akıcı bir dille, kafa karıģtırmadan öne çıkması gereken her konuyu, yer yer örneklerle birlikte olmakla beraber, rahat ve kolay eriģebileceğiniz bir ortamda derlemeye gayret ettik. ĠĢ hayatında verilerle çalıģmak, hesaplarınızı tablolamak ve grafiklendirmek en önemli ihtiyaçlarınızdan olmuģtur. Günümüzde de bu ihtiyaç giderek artan önemini korumaktadır. Pratik bir ara yüze sahip olması ve hızlı çözümler üretebilmesi, sayısal sonuçları renkli ve 3 boyutlu grafiklere dönüģtürebilmesi sayesinde dünyanın en yaygın olarak kullanılan hesap tablolama programı haline gelmesine sebep olmuģtur. Programın özelliklerinin neler olduğunu, pratik bir Ģekilde nasıl kullanılabileceğinizi, sizlere aktarmaya çalıģtık, umarız sizin içinde keyifli bir deneyim olur. Esen kalın. 2
MĠCROSOFT EXCEL 2010 a GĠRĠġ Microsoft Excel 2010, öncekine sürümlerine oranla bilgileri analiz etmeye, yönetmeye ve paylaģmaya daha fazla imkân tanıyor. Dosyalarınızı kolaylıkla internet ortamındaki alanlara yükleyebilir ve çevrimiçinde diğer insanlarla eģzamanlı olarak çalıģabilirsiniz. Ayrıca yeni veri analizi ve görselleģtirme araçları ile bilgilerinizi daha rahat özetleyebilir, raporlar alabilirsiniz. Esnek ve kiģiselleģtirilebilir bir ara yüz üretilmesi amaçlanarak tasarlandığından, programın ihtiyaçlar dahilinde birtakım özelliklerini kiģiselleģtirebilmenin önü açılmıģ. Böylelikle herkesin yüksek öncelikli ihtiyaçlarını menülerde ön plana çıkarabilmesi sağlanmıģ. Önceki Excel sürümlerindeki yazılardan oluģan liste biçimindeki menülerin yerini görsel tabanlı simgelerden oluģan bir menü almakta. Ġlk etapta kafa karıģtırıcı gibi gelse de çok kısa sürede bu menü biçimine adapte olup, hangi butonun ne iģe yaradığını kavrayıp akılda tutabiliyorsunuz. ġerit menünün bir diğer güzel özelliği de gizlenebilir bir yapıda olması, böylelikle bazı acil durumlarda ekranda daha fazla alanı yazıyı içeren kağıda paylaģtırabiliyorsunuz. Ad Kutusu ve Formül Çubuğu gibi araçlarla oldukça rahat bir Ģekilde hücre adreslerini ve formülleri denetlemek, düzenlemek mümkündür. ÇeĢitli tuģ kombinasyonları sayesinde çalıģma kitabı içinde hareket edebilme yeteneğinize de zenginlik kazandırılmıģ durumda. NE, NEREDE? Ekranımızda Microsoft Excel 2010 programı açıldığında çeģitli kısımlarının birbirinden ayrıģacak renklerde ya da sınırlandırılmıģ olduğunu görürüz. Basitçe söz etmek gerekirse en tepede yer alan kısma BaĢlık Çubuğu, onun altında menülerin yer aldığı kısma ġerit, altındaki satırdaki araçlara Ad Kutusu ve Formül Çubuğu, ekranda açık olan dosyaya Kitap, sayfalarına ÇalıĢma Sayfası, altta kalan kısma ise Durum Çubuğu diyoruz. Bu alanların her biri çeģitli iģlemleri yapmak için araçlar barındırırken, bazı kısımlarında da yazı ve renkleri kullanarak bilgilendirme görevi de üstlenirler. 3
4
5
6
7
Excel 2010 ile Excel dosyalarımıza parola koymak Kurumsal platformlarda çalıģırken genelde fiyat teklifi, sözleģme vb. düzenlenmemesi gereken bilgileri içeren Excel kitaplarımız olacaktır. Bu dokümanların formüllerinin baģka çalıģanlar tarafından görülmesini istemediğimiz zamanlar Ģifreleme yaparak kitabın korunmasını sağlayabiliriz. Dosya ġerit menü baģlığında Bilgi sekmesinde ÇalıĢma Kitabını Koru baģlığından Parola ile ġifrele seçeneğini kullanarak dosyanızı Ģifreleyebilirsiniz. Bu durumda dosya simgesini açmak için çift tıkladığımızda Ģifre sorma ekranı karģımıza gelecek ve dosya Ģifreyi bilmeyen personele açılmayacaktır. Bir diğer metot ise dosyayı farklı amaçlarla iki değiģik Ģifre ile birden Ģifrelemek olacaktır. Bunun için Dosya Ģerit menü baģlığından Farklı Kaydet seçilir ve Kaydet butonunun solunda yer alan Araçlar butonundan Genel Seçenekler tıklatılır. 8
KarĢınıza gelecek Genel Seçenekler penceresinden Açma ve DeğiĢtirme parolası vererek iki farklı Ģifre ile Ģifreleme yapabilmektesiniz. Bunlardan ilki olan Açma parolası dosyayı sadece açıp görüntüleyebilme yetkisini kiģiye verecekken, değiģtirme parolası ise dosya üzerinde yapılan değiģiklikleri dosya üzerine kaydedebilme yetkisini sağlayacaktır. Bu sayede tam / kısmi yetkili personeller üreterek çok boyutlu çalıģma ortamları sağlayabilirsiniz. FORMÜLASYON EĞER Formülü ve Türevleri TEMEL EĞER FORMÜLÜ KULLANIMI =EĞER(A10=100,TOPLA(B5:B15), ) Teknik açılımını Ģöyle irdeleyebiliriz: =EĞER(KOġUL; KOġUL SAĞLANIYORSA FORMÜLE YAPTIRTMAK ĠSTEDĠĞĠNĠZ ĠġLEM; KOġUL SAĞLANMIYORSA FORMÜLE YAPTIRMAK ĠSTEDĠĞĠNĠZ ĠġLEM) ġayet yaptırmak istediğiniz iģlemler Excel hücresine bir Ģey yazdırtmak ise yazdırtmak istediklerinizi içerisinde yazmanız gerekir. ALÇAK, TAMAM, YÜKSEK, KRĠTĠK gibi... Örneğin; A5 hücresinde bir satıģ rakamı yazıyor olsun: 4500 B5 hücresinde bu satıģın 3500 den büyükse VERĠMLĠ SATIġ, değilse VERĠMSĠZ SATIġ Ģeklinde uyarı vermesini istiyorsunuz. Bu durumda B5 hücresinin içerisine yazacağınız formül: =EĞER(A5>3500; VERĠMLĠ SATIġ ; VERĠMSĠZ SATIġ ) Ģeklinde olmalıdır. ġayet yaptırmak istediğiniz iģlemler Excel hücresine bir Ģey yazdırtmak değil de bir hesaplama yaptırtmak ise hesaplama iģlemini iģaretlerini kullanmadan yazmanız gerekir. B4*3 ya da A5-A9 ya da (A5*15%) gibi... BĠRDEN FAZLA KOġULUN BĠRLĠKTE GERÇEKLEġMESĠ Ġki tipte yaklaģım sergilenebilir. Katı YaklaĢım durumunda farklı alanlardaki koģulların birlikte gerçekleģmesinin sonuç üretmesi gerekiyor olabilir. Bu durumda Eğer formülündeki koģulları birbirlerine VE bağlacı yardımıyla bağlayabiliriz. =EĞER(VE(A1>500;C4<650); sipariģ ver ; sipariģ verme ) Ġkinci yaklaģım olan esnek yaklaģımda ise koģullardan en az birinin gerçekleģiyor olması durumu sonuç üretmeye yeterli olabilir. Bu durumda YADA bağlacı koģulları bağlamakta kullanılacaktır. =EĞER(YADA(A1>500;C4<650); sipariģ ver ; sipariģ verme ) 9
EĞERSAY Bir veri aralığındaki değerlerden koģula uyanların sayısını veren formüldür. Formül söz diziminde belirtilen aralıkta; belirtilen kıstasa uyan veri elemanlarını sayar ve adet cinsinden sonuç döndürür. Söz dizimi: =EĞERSAY(ARALIK; ÖLÇÜT ) Ölçüt kısmında yer alan kriter bir değer, metin, sayı, >, >=, <, <=, = vb. olabilir. Tümü de TIRNAKLAR içinde yazılmalıdır. Ancak bir formül yardımıyla bulunabilecek bir değere ölçütte bakılacaksa bu durumda formül tırnağın dıģına yazılmalı ve & iģareti ile ölçüte bağlanmalıdır. ETOPLA Bir veri aralığındaki değerlerden koģula uyanların toplamını veren formüldür. Formül söz diziminde belirtilen aralıkta; belirtilen kıstasa uyan veri elemanlarını sayar ve toplam aralığı olarak belirtilen diğer bir aralıktan toplam tutar cinsinden sonuç döndürür. Söz dizimi: =ETOPLA(ARALIK; ÖLÇÜT ;TOPLAM ARALIĞI) Ölçüt kısmında yer alan kriter bir değer, metin, sayı, >, >=, <, <=, = vb. olabilir. Tümü de TIRNAKLAR içinde yazılmalıdır. Ancak bir formül yardımıyla bulunabilecek bir değere ölçütte bakılacaksa bu durumda formül tırnağın dıģına yazılmalı ve & iģareti ile ölçüte bağlanmalıdır. 10
=EĞERSAY(A4:A14; ARIBĠLGĠ ) A4 ten A14 e kadar olan hücre aralığındaki ARIBĠLGĠ ifadesini içeren hücrelerin sayısını verecektir. =EĞERSAY(A4:A14; ĠSTANBUL )+EĞERSAY(A4:A14; ĠZMĠR ) A4 ten A14 e kadar olan hücre aralığındaki ĠSTANBUL ve ĠZMĠR kelimelerini içeren hücrelerin toplam adedini verecektir. =EĞERSAY(A4:A14; >1500 ) - A4 ten A14 e kadar olan hücre aralığındaki 1500 den büyük değer içeren hücrelerin adedini verecektir. Formül BağlanmıĢ KoĢul Ġle Aratmak =EĞERSAY(A4:A14; > &ORTALAMA(A4:A14)) - A4 ten A14 e kadar olan hücre aralığındaki A4 ten A14 e kadar olan hücrelerin ortalamasından büyük değer içeren hücrelerin adedini verecektir. =EĞERSAY(A4:A14; ARIBĠLGĠ ;B4:B14) A4 ten A14 e kadar olan hücre aralığındaki ARIBĠLGĠ ifadesini içeren hücrelere denk gelen B4 ten B14 e kadar olan hücrelerdeki sayıların toplamını verecektir. =EĞERSAY(A4:A14; ĠSTANBUL ;B4:B14)+EĞERSAY(A4:A14; ĠZMĠR ;B4:B14) A4 ten A14 e kadar olan hücre aralığındaki ĠSTANBUL ve ĠZMĠR kelimelerini içeren hücrelere denk gelen B4:B14 aralığından toplam değerini verecektir. =EĞERSAY(A4:A14; >1500 B4:B14) - A4 ten A14 e kadar olan hücre aralığındaki 1500 den büyük değer içeren hücrelere denk gelen B4:B14 aralığından toplam değerini verecektir. 11
=EĞERSAY(A4:A14; > &ORTALAMA(A4:A14);B4:B14) - A4 ten A14 e kadar olan hücre aralığındaki A4 ten A14 e kadar olan hücrelerin ortalamasından büyük değer içeren hücrelere denk gelen; B4:B14 aralığındaki değerlerin toplamını verecektir. DÜġEYARA Önceden hazırlanmıģ referans bir tabloda, belirtilecek bir veriyi aratıp, ilgili veriye denk gelen referans tablodaki baģka bir sütundaki değeri sonuç olarak döndüren formüldür. Referans tablonun önceden hazırlanmıģ olması, ileride formülün çoğaltılması ihtimali varsa formülde alan adı ile sabitlenmesi, önemlidir. Söz dizimi: =DÜġEYARA(ARANAN DEĞER; ARANILACAĞI ALAN; ÇEKĠLECEK VERĠNĠN SÜTUN SIRA NUMARASI; DOĞRU / YANLIġ) DOĞRU (TRUE) : YaklaĢık EĢleĢme Yöntemiyle Sonuç Üretmek Ġstenen Durumlarda YANLIġ (FALSE) : Tam EĢleĢme Yöntemiyle Sonuç Üretmek Ġstenen Durumlarda Kullanılır. 12
HATA MESAJLARI ##### hatasının anlamı nedir? Bir hücreye girilen sayısal değer, hücrede görüntülenmek için çok geniģ olabilir. Sütun baģlıkları arasındaki sınırı sürükleyerek, sütunu yeniden boyutlandırarak sayının tamamını görüntülenebilir kılabilirsiniz. Hücredeki formül, hücreye uymak için çok uzun olan bir sonuç veriyor olabilir. Sütun baģlıkları arasındaki sınırı sürükleyerek sütunun geniģliğini değiģtirebilir veya hücrenin sayı biçimini değiģtirebilirsiniz. #BÖL/0! hatasının anlamı nedir? #BÖL/0! hata değeri, bir formül 0 a (sıfır) bölme iģlemi yapmaktaysa, ortaya çıkar. BoĢ bir hücreye veya böleni sıfır olan bir hücreye olan hücre baģvurusunu kullanma. (Bir iģlenen boģ bir hücreyse, Microsoft Excel boģu, sıfır olarak yorumlar.) Hücre baģvurusunu değiģtirebilir veya bölen olarak kullanılan hücreye sıfırdan baģka bir değer girebilirsiniz. Bölen olarak baģvurulan hücreye #YOK değerini girebilirsiniz; bu iģlem, formülün sonucunu, bölen değerinin kullanılamadığını belirtmek için, #YOK tan #BÖL/0! a değiģtirecektir. Sıfır ile belirtilen bölme içeren bir formül girme; örneğin, =5/0. Böleni, sıfırdan farklı bir sayıya değiģtiriniz. #BÖL/0! değerini veren bir iģlev veya formül içeren bir makroyu çalıģtırma. ĠĢlevdeki veya formüldeki bölenin sıfır veya boģ olmadığından emin olun. #YOK hatasının anlamı nedir? #YOK hata değeri, formülde kullanılan bir değer, bir iģlevde veya formülde kullanılamaz türden ise ortaya çıkar. ÇalıĢma sayfanızdaki belirli hücreler, henüz kullanılamayan veriler içeriyorsa, bu hücrelere #YOK girin. Bu hücrelere baģvuran hücreler, bir değer hesaplamayı denemek yerine #YOK verecektir. #YOK değeri veren bir iģlev giren makroyu çalıģtırma. ĠĢlevdeki bağımsız değiģkenlerin doğru olduğundan ve doğru konumda bulunduğundan emin olun. #AD? hatasının anlamı nedir? #AD? hata değeri, Microsoft Excel bir formüldeki metni tanımadığı zaman ortaya çıkar. Formülde kullanılan bir adı silmek ya da var olmayan bir adı kullanmaya kalkıģmak. Formülde kullandığınız Ad ın bir hücre aralığına ya da hücreye verilmiģ olduğundan emin olun. Ekle menüsünden Ad ı seçin, sonra Tanımla yı tıklatın. Ad listelenmemiģse, Tanımla komutunu kullanarak adı ekleyin. Adı yanlıģ yazmak durumunda yazımınızı düzeltin. Formüle doğru adı eklemek için, adı formül çubuğunda seçebilir, Ekle menüsünden Ad ı seçebilir ve sonra YapıĢtır ı tıklatabilirsiniz. Ad YapıĢtır iletiģim kutusunda, kullanmak istediğiniz adı tıklatın ve sonra Tamam ı tıklatın. 13
Bir iģlevin adını yanlıģ yazmanız durumunda yazımınızı düzeltin. Formüle doğru iģlev adını ekleyin. ÇalıĢma sayfası iģlevi, bir eklenti programın bir parçasıysa, eklenti programın yüklenmesi gerekir. Bir formüle, iģaretlerini kullanmadan metin girmek durumunda girdinizi bir metin olarak kullanmayı istemiģ olsanız bile, Microsoft Excel girdinizi bir ad olarak yorumlamaya çalıģır. Formüldeki metni, iģaretleri içerisinde kullanılacak Ģekilde yeniden düzenleyin. #BOŞ! hatasının anlamı nedir? #BOġ! hata değeri, kesiģmeyen iki alanın bir kesiģimini belirttiğiniz zaman ortaya çıkar. YanlıĢ bir aralık seçimi veya yanlıģ bir hücre baģvurusu kullanma durumunda kesiģmeyen iki alana baģvurmak için, birleģim iģaretini, yani noktalı virgül (;) kullanın. Örneğin, formül iki aralığı topluyorsa, iki aralığın bir virgülle ayrıldığından emin olun =TOPLAM(A1:A7;D1:D7) #SAYI! hatasının anlamı nedir? #SAYI! hata değeri, bir formüldeki veya iģlevdeki bir sayıyla ilgili bir sorun ortaya çıktığında oluģur. Sayısal bir bağımsız değiģken gerektiren bir iģlevde kabul edilemez bir bağımsız değiģken kullanmanız durumunda iģlevde kullanılan bağımsız değiģkenlerin, doğru tür bağımsız değiģkenler olduğundan emin olunuz. #BAŞV! hatasının anlamı nedir? #BAġV! hata değeri, bir hücre baģvurusu geçerli olmadığı zaman ortaya çıkar. BaĢka formüllerin baģvurduğu hücreleri silme veya taģınan hücreleri, baģka formüller tarafından baģvurulan hücrelerin üstüne yapıģtırma durumlarında formülleri değiģtirin veya hücreleri sildikten veya yapıģtırdıktan hemen sonra, Geri Al simgesini tıklatarak çalıģma sayfasındaki hücreleri geri yükleyiniz. #DEĞER! hatasının anlamı nedir? #DEĞER! hatası, yanlıģ tür bir bağımsız değiģken veya iģlenen kullandığında veya Formül Otomatik Düzelt özelliği formülü düzeltemediğinde ortaya çıkar. Formül, bir sayı veya DOĞRU veya YANLIġ gibi mantıksal bir değer gerektirdiğinde metin girmeniz durumunda Microsoft Excel, metni, doğru veri türüne çeviremez. Formülün veya iģlevin, gereken iģlenen veya bağımsız değiģken için doğru olduğundan ve formülün baģvurduğu hücrelerin geçerli değerler içerdiğinden emin olunuz. 14
Bir dizi formülü girme veya düzenleme ve sonra ENTER tuģuna basmanız durumunda dizi formülünü içeren hücreyi veya hücre aralığını seçiniz, formülü düzenlemek için F2 tuģuna basın, sonra Ctrl+Shift+Enter tuģlarına basınız. TAHMĠN (FORECAST) Periyodik bir değer dizisinden sonra gelen sıradaki değeri tahminlemeye yarar. Söz dizimi: =TAHMĠN(BULUNACAK OLANIN SIRA NUMARASI;ELĠMDEKĠ VERĠLER;ELĠMDEKĠ VERĠLERĠN SIRA NUMARASI) 15
EĞĠLĠM (TREND) Periyodik bir değer dizisinden sonra gelen, sıradaki periyodun elemanlarını tahminlemeye yönelik bir formüldür. Bir alan formülüdür. Yazılmadan önce sonuç üretilecek hücrelerin hepsi birlikte seçilmelidir. F2 tuģuna basıldıktan sonra formül yazılır. Bitiminde Ctrl + Shift + Enter kombinasyonu ile onaylanır. Tek formülden tüm hücrelere sonuç doğmuģ olur. Söz dizimi: =EĞĠLĠM(ELĠMDEKĠ VERĠLER;ELĠMDEKĠLERĠN SIRASI;BULUNACAK OLANLARIN SIRASI) FĠNANSAL FORMÜLLER DEVRESEL_ÖDEME Fonksiyonuyla Ġpotek Ödemelerini Hesaplama Yıllık yüzde 6 faiz oranıyla 180.000 TL tutarındaki 30 yıllık bir ipoteğin aylık ödemesini hesaplamak için DEVRESEL_ÖDEME fonksiyonunu kullanın: =DEVRESEL_ÖDEME(6%/12;30*12;180000) / PMT Fonksiyon bu örneğin rakamlarını içerir. Fonksiyonun yapısı: =DEVRESEL_ÖDEME(oran; ösay; bd; [gd]; [tür]) / (rate; nper; pv; [fv]; [type]) Not KöĢeli parantez [ ] içindeki bağımsız değiģkenler isteğe bağlıdır. Fonksiyonun çalıģması için bu bağımsız değiģkenler için değer belirtmeniz gerekmez ancak isteğe bağlı bağımsız değiģkenler sonuçları değiģtirebilir. DEVRESEL_ÖDEME bağımsız değiģkenleri: Oran faiz oranıdır; 6%/12 (ay). Ösay ödemelerin sayısıdır; 30*12 (ay). Bd bugünkü değerdir; 180.000 TL. Gd gelecek değerdir; sıfır (0). Sıfırdan farklı olmadığı sürece isteğe bağlı bağımsız değiģkenin doldurulması gerekmez. Tür ödeme tarihinin türüdür; ayın ilk veya son günü. Ġsteğe bağlı bir bağımsız değiģkendir ve varsayılan sıfır (0) değeri son güne karģılık gelir; ilk gün için bir (1) değeri girilmelidir. KiĢisel Bir Borcu Ödemenin Ne Kadar Süreceğini TAKSĠT_SAYISI Fonksiyonuyla Hesaplama 2.500 TL tutarındaki bir kiģisel borcun; yüzde 5 yıllık faiz oranıyla ve ayda 150 TL ödeyerek ne kadar sürede kapatılacağını hesaplamak için TAKSĠT_SAYISI fonksiyonunu kullanın: =TAKSĠT_SAYISI(5%/12;-150;2500) / NPER Fonksiyon bu örneğin rakamlarını içerir. Fonksiyonun yapısı: =TAKSİT_SAYISI(oran; ömik; bd; [gd]; [tür]) TAKSĠT_SAYISI bağımsız değiģkenleri: Oran faiz oranıdır; %5/12 (ay). Ömik ödeme miktarıdır; 150 TL. Bd bugünkü değerdir; 2.500 TL. Gd gelecek değerdir; sıfır (0). Sıfırdan farklı olmadığı sürece isteğe bağlı bağımsız değiģkenin doldurulması gerekmez. Tür ödeme tarihinin türüdür; ayın ilk veya son günü. Ġsteğe bağlı bir bağımsız değiģkendir ve varsayılan sıfır (0) değeri son güne karģılık gelir; ilk gün için bir (1) değeri girilmelidir. 16
DEVRESEL_ÖDEME Fonksiyonuyla; Sıfırdan BaĢlayarak Ne Kadar Tasarruf Yapılacağını Hesaplama 3 yılda 60.000 TL birikim yapmak üzere; yıllık yüzde 6 faiz oranıyla her ay ne kadar tasarruf yapmanız gerektiğini hesaplamak için DEVRESEL_ÖDEME fonksiyonunu kullanın: =DEVRESEL_ÖDEME(6%/12;3*12;0;60000) Fonksiyon bu örneğin rakamlarını içerir. Fonksiyonun yapısı: =DEVRESEL_ÖDEME(oran; ösay; bd; [gd]; [tür]) DEVRESEL_ÖDEME bağımsız değiģkenleri yukarıda listelenmiģtir. Not Sıfırdan baģladığınız için bd (bugünkü değer) bağımsız değiģkeninin değeri 0'dır. Bu formülü; ikinci bir virgül girerek sıfırı kullanmadan da yazabilirsiniz: =DEVRESEL_ÖDEME(6%/12;18*12;;60000) BD Fonksiyonuyla BaĢlangıçta Gereken Tasarruf Bakiyesini Hesaplama Yıllık yüzde 6 faizle her ay 100 TL tasarruf yaparak 18 yılın sonunda 60.000 TL birikim sahibi olmak üzere ne kadar bir miktarla baģlamanız gerektiğini hesaplamak için BD fonksiyonunu kullanın: =BD(6%/12;18*12;-100;60000) / PV Fonksiyon bu örneğin rakamlarını içerir. Fonksiyonun yapısı: =BD(oran; ösay; ömik; [gd]; [tür]) BD bağımsız değiģkenleri: Oran; Ösay; Ömik; Gd; Tür Bu bağımsız değiģkenlerin tümü; yukarıda diğer fonksiyonlarda açıklanmıģtır. BD Fonksiyonuyla PeĢinat Miktarını Hesaplama Yıllık yüzde 2;9 faiz oranıyla ve her ay 350 TL ödeyerek; 19.000 TL'lik bir otomobili üç yılda ödemek üzere ne kadar peģinat gerektiğini hesaplamak için BD fonksiyonunu kullanın: =19000-BD(2,9%/12;3*12;-350) Fonksiyon bu örneğin rakamlarını içerir. Fonksiyonun yapısı: =BD(oran; ösay; ömik; [gd]; [tür]) Not =BD(2;9%/12;3*12;-350) fonksiyonu; kendi koģullarınızla ne kadar borçlanabileceğinizi hesaplar. Bu miktarı satın alıģ fiyatından çıkararak gereken peģinat bulunur. GD Fonksiyonuyla Zaman Ġçinde Tasarruflarınızı Hesaplama 500 TL baģlar ve yıllık yüzde 6 faiz oranıyla her ay 200 TL yatırırsanız; 10 ay sonunda ne kadar tasarruf yapacağınızı hesaplamak için GD fonksiyonunu kullanın: =GD(6%/12;10;-200;-500) Fonksiyon bu örneğin rakamlarını içerir. Fonksiyonun yapısı: =GD(oran; ösay; ömik; [bd]; [tür]) Not Sıfırdan baģladığınızda tasarruflarınızı hesaplamak için; sondaki -500 değerini atarak aynı formülü kullanabilirsiniz. GD bağımsız değiģkenleri: Oran; Ösay; Ömik; Bd; Tür Bu bağımsız değiģkenlerin tümü; yukarıda diğer fonksiyonlarda açıklanmıģtır. Not Bu örnekte sıfırdan baģladığınız için; Bd isteğe bağlı bir bağımsız değiģkendir. 17
FORMÜL KULLANARAK TARĠHLERĠ HESAPLAMA Microsoft Excel'de tarihler; Microsoft Windows için 1 Ocak 1900 tarihini temsil eden 1 sayısıyla baģlayan seri numaraları olarak depolanır. Bu; takvimin baģladığı tarihtir. Bundan sonraki her gün sıralamaya bir sayı daha ekler. Örneğin 1 ġubat 1900 tarihi 32 olarak depolanır. Tarihlerin seri numarası olarak depolanması Excel'de tarihler üzerinde aritmetik iģlem yapılmasına olanak verir. Excel; iki tarih arasındaki gün sayısını bulmak için bir seri numarasından diğerini çıkarır. Hangi yüzyıldan söz ettiğinizi Excel'in anlamasını sağlamak için yılı dört basamaklı girin. Not: Windows için Excel'de ilk yıl 1900; Macintosh için Microsoft Excel'de ise ilk yıl 1904'tür. Windows için Excel'de çalıģıyorsanız ve Macintosh için Excel'de oluģturulmuģ bir belgeyi açarsanız; belgeyi açtığınızda 1904 tarih sistemi otomatik olarak seçilir. Tarih sistemini değiģtirebilirsiniz. Dosya Sekmesi Seçenekler - Gelişmiş tıklatıp 1904 Tarih sistemi onay kutusunu seçin veya temizleyin. Excel Tarihleri Nasıl Tanır Excel'in bilgiyi tarih olarak tanıyıp seri numarası olarak depolaması için; tarihin bölümlerini eğik çizgi veya tire kullanarak ayırın: 22/8/2005 ve 22-Ağu-2005 giriģlerinin ikisi de 38586 seri numarası olarak depolanır. Excel 22 Ağustos 2005 değerini de tarih olarak tanır. Ancak 22; Ağustos; 2005 veya 22;8;05 değerlerini tarih olarak tanımaz. Excel bu gibi bilgileri 38586 seri numarası olarak değil; düz metin olarak depolar. Excel'in tanımadığı biçimde bir tarih yazarsanız; bu bilgiyi tarih formüllerinde kullanamaz; Hücreleri Biçimlendir iletiģim kutusunu kullanarak bunlara tarih biçimi uygulayamazsınız. Örneğin 22;8;2005 yazdıysanız; Excel'in bunu tarih olarak tanıyabilmesi için eğik çizgi veya tire kullanarak yeniden yazmanız gerekir. Excel bilgileri tarih olarak tanıdığında; GiriĢ Sekmesi - Sayı Grubu - Kategori listesinde Tarih öğesini ve Tür listesinde de bir biçimi tıklatarak; baģka tarih biçimi seçebilirsiniz. Not: Formül sonucu yerine #DEĞER! hatası görüntüleniyorsa; formüldeki tarihlerin doğru biçimlendirilip biçimlendirilmediğini denetleyin. Formülleri Doğru Yazma Excel formüllerinin tam olarak gösterildiği gibi yazılması gerekir. Bir virgül veya parantezin eksik olması; fazladan boģluk eklenmesi veya fonksiyon adının yanlıģ yazılması hatalara neden olur. Örneğin; fonksiyon adında yazım hatası yapılması #AD? hatasına neden olur. Fonksiyon adlarını tümüyle büyük harf yazmanız gerekmez. Excel bu adları sizin için tümüyle büyük harfe dönüģtürür. Formülleri yazmaya eģittir iģaretiyle (=) baģlayın. Formül çalıģmıyorsa; eģittir iģaretinden önce boģluk bırakmadığınızdan emin olun. ĠĢlev bağımsız değiģkenleri arasına parantezler koyun. Parantez içindeki bağımsız değiģkenleri virgülle ayırın. Ġki Tarih Arasındaki Günlerin Sayısını Bulma Excel çalıģma sayfasında; A1 ve A2 hücrelerine; Ģekilde gösterildiği gibi örnek baģlangıç ve bitiģ tarihlerini yazın. Ardından; boģ bir hücreye =A2-A1 formülünü yazın; bunun sonucu 73 gündür. Ġki Tarih Arasındaki ĠĢ Günlerinin Sayısını Bulma Excel çalıģma sayfasında; A1 ve A2 hücrelerine; Ģekilde gösterildiği gibi örnek baģlangıç ve bitiģ tarihlerini yazın. Ardından; boģ bir hücreye =TAMĠġGÜNÜ(A1;A2) / NETWORKDAYS formülünü yazın; bunun 18
sonucu 53 gündür. Belirli Sayıdaki ĠĢ Gününden Sonra Gelen Tarihi Bulma Excel çalıģma sayfasında; A1 ve A2 hücrelerine; örnek baģlangıç tarihini ve tamamlanma için geçecek iģ günü sayısını yazın. Sonra; A1 ve A5 arasındaki hücrelere resimde gösterildiği gibi tatilleri girin; boģ bir hücreye =ĠġGÜNÜ(A1;A2) / WORKDAYS formülünü yazın; bunun sonucu 26/4/2005'tir. Belirli Bir Sayıdaki Aydan Sonra Gelen Tarihi Bulma Excel çalıģma sayfasında; Ģekilde gösterildiği gibi A1 hücresine örnek tarihi; B1 hücresine de ay sayısını yazın. Ardından; boģ bir hücreye =TARĠH(2007;6+B1;9) / DATE formülünü yazın; bunun sonucu 9/7/2009'dur. Belirli Bir Sayıdaki Yıl; Ay Ve Günden Sonra Gelen Tarihi Bulma Excel çalıģma sayfasında; Ģekilde gösterildiği gibi A1 hücresine örnek tarihi; B1 ile B3 arasındaki hücrelere de yıl; ay ve gün sayısını yazın. Ardından; boģ bir hücreye TARĠH(2007+B1;6+B2;9+B3) formülünü yazın; bunun sonucu 14/1/2009'dur. Günün Tarihini Ekleme GüncelleĢtirilmeyecek statik bir tarih eklemek için: 1.BoĢ bir hücre seçip CTRL+; (noktalı virgül) tuģ bileģimine basın. 2.ENTER tuģuna basın. ÇalıĢma sayfasını her açtığınızda veya formülü yeniden hesapladığınızda günün tarihiyle güncelleģtirilecek bir tarih eklemek için: 1.BoĢ bir hücreye =BUGÜN() / NOW yazın. 2.ENTER tuģuna basın. BUGÜN fonksiyonunu kullanarak; doğduğunuz günden bu yana kaç gün geçtiğini bulabilirsiniz. BoĢ bir hücreye =A1-A2 yazın ve sonucu görüntülemek için ENTER tuģuna basın. FORMÜLLERĠ KULLANARAK METNĠ DÜZENLEYĠN, DÜZELTĠN VE SAĞLAMA YAPIN Hızlı BaĢvuru Kartı Formülleri Doğru Yazma Excel çok kesin yönergelere gerek duyar; bunun anlamı formüllerin tam olarak gösterildiği gibi yazılması gerektiğidir. Bir virgül veya ayracın eksik olması, fazladan boģluk eklenmesi veya fonksiyon adının yanlıģ yazılması hatalara neden olur. Örneğin, iģlev adında yazım hatası yapıldığında, formülün sonucu yerine #AD? hatası üretilir. ĠĢlev adlarını tümüyle büyük harf yazmazsanız, Excel bu adları tümüyle büyük harfe dönüģtürür. Formülleri yazmaya eģittir iģaretiyle (=) baģlayın. ĠĢlev bağımsız değiģkenleri arasına parantezler koyun. Parantezlerin içindeki birden çok bağımsız değiģkeni virgül kullanarak ayırın. 19
Büyük Harfleri DeğiĢtirme Ġlk harfi büyük harf yapmak için (NeĢe Doğan), B1 hücresinde =YAZIM.DÜZENĠ(A1) yazın. Harfleri tümüyle büyük harf yapmak için (NEġE DOĞAN), B1 hücresinde =BÜYÜKHARF(A1) yazın. Metni hiç büyük harf içermeyecek Ģekilde değiģtirmek için (neģe doğan), B1 hücresinde =KÜÇÜKHARF(A1) yazın. Fazla BoĢlukları Silme Sözcükler arasındaki tek boģluklar dıģında kalan tüm boģlukları kaldırmak için, B1 hücresinde =KIRP(A1) yazın. ĠPUCU: Tek adımda hem büyük harf değiģikliğini yapmak hem de fazla boģlukları silmek için, B1 hücresine iç içe bir formül yazın: =YAZIM.DÜZENĠ(KIRP(A1)) veya =KIRP(YAZIM.DÜZENĠ(A1)) Hücredeki Karakterleri Sayma B1 hücresinde =UZUNLUK(A1) yazın. Ad Ve Soyadları Bir Hücrede BirleĢtirme C1 hücresinde =A1&" "&B1 yazın. Sonuçta C1 hücresinde "NeĢe Doğan" görüntülenir. Formüldeki tırnak iģaretleri arasında bırakılan boģluk, iki ad arasına bir boģluk ekler. Adların sırasını değiģtirmek için, =B1&", "&A1 yazın. Sonuçta C1 hücresinde "Doğan, NeĢe" görüntülenir. Formüldeki tırnak iģaretleri arasına eklenen virgül ve boģluk, adlar arasına virgül ve boģluk ekler. Not: BĠRLEġTĠR iģlevini kullanarak da metin birleģtirebilirsiniz: =BĠRLEġTĠR(A1," ",B1); ama yalnızca ve iģaretleri yazmak çok daha kolaydır. C1 hücresinde =ÖZDEġ(A1,B1) yazın. Sonuçlar DOĞRU (hücreler özdeģtir) veya YANLIġ olur. Örnekte, soyadları arasındaki yazım farklılığı nedeniyle C1 ve C3 hücrelerinde sonuçlar YANLIġ olur. Soldaki Karakterleri Ayırma B1 hücresinde =SOLDAN(A1,5) yazın. "10249" sonucu, A1 hücresinden alınan ilk 5 karakterdir. Sağdaki Karakterleri Ayırma B1 hücresinde =SAĞDAN(A1,9) yazın. "27,90 YTL" sonucu, A1 hücresinden alınan son 9 karakterdir. 20
Bir Hücredeki Ġki Sözcükten Ġlkini Ayırma B1 hücresinde =SOLDAN(A1,BUL(" ",A1)-1) yazın. "NeĢe" sonucu, boģluğun solunda kalan tüm karakterlerdir. Bir Hücredeki Ġki Sözcükten Ġkincisini Ayırma B1 hücresinde =SAĞDAN(A1,UZUNLUK(A1)-BUL(" ",A1)) yazın. Sonuç "Doğan" olur. Formül kopyalama Kopyalamak istediğiniz formülü içeren hücreyi seçin. Siyah artı iģareti (+) görünene kadar fare iģaretçisini hücrenin sağ alt köģesinde tutun ve dolgu tutamacını sütun boyunca aģağı veya satır boyunca yana sürükleyin. Not: Dolgu tutamacını ancak, formülü (yatay veya dikey olarak) yan yana olan hücrelere kopyalamak için sürükleyebilirsiniz. Formül sonuçlarını silmeden formülü silme 1. Formülleri içeren bilgileri seçin. 2. Standart araç çubuğunda Kopyala düğmesini tıklatın. 3. Standart araç çubuğunda yer alan YapıĢtır düğmesinin sağındaki oku tıklatın ve sonra da Değerler'i tıklatın. 4. YapıĢtırma modundan çıkmak için ESC tuģuna basın. Microsoft Excel'deki işlev tuşları ĠĢlev ÜST CTRL+ ÜST ALT+ ÜST tuģu KARAKTER CTRL ALT KARAKTER KARAKTER F1 Yardım'ı veya Office Yardımcısı'nı görüntüleme Bu Nedir? Grafik sayfası ekleme Yeni bir çalıģma sayfası ekleme F2 Etkin hücreyi düzenleme Bir hücre açıklamasını düzenleme Farklı Kaydet komutu Kaydet komutu F3 Formüle bir Formüle bir ad yapıģtırma iģlev yapıģtırma Bir ad tanımlama Satır ve sütun etiketleri kullanarak adlar yaratma F4 Son iģlemi yineleme Son Bul'u yineleme (Sonrakini Pencereyi kapatma ÇıkıĢ 21
Bul) F5 Git Bul iletiģim kutusunu görüntüleme Pencere boyutunu geri yükleme F6 Sonraki bölmeye taģınma Önceki bölmeye taģınma Sonraki çalıģma kitabı penceresine taģınma Önceki çalıģma kitabı penceresine taģınma F7 Yazım Kılavuzu komutu Pencereyi taģıma F8 Bir seçimi geniģletme Seçime ekleme Pencereyi yeniden boyutladırma Makro iletiģim kutusunu görüntülem e F9 Bütün açık çalıģma kitaplarındaki bütün sayfaları hesaplama Etkin çalıģma sayfasını hesaplama ÇalıĢma kitabını simge durumuna küçültme F10 Menü çubuğunu etkinleģtirme F11 Grafik yaratma Kısayol menüsünü görüntüleme Yeni bir çalıģma sayfası ekleme ÇalıĢma kitabı penceresine ekranı kaplatma veya pencereyi önceki boyutuna getirme Bir Microsoft Excel 4.0 makro sayfası ekleme Visual Basic Düzenleyici si'ı görüntülem e F12 Farklı Kaydet komutu Kaydet komutu Aç komutu Yazdır komutu 22
MAKROLAR Makro sık yapılan iģleri otomatikleģtirir. Eğer Microsoft Excel de belirli bir iģi tekrarlı olarak (yinelemeli) yapıyorsanız, bu iģi makro ile otomatik hale getirebilirsiniz. Örneğin her ay sonu yaptığınız iģlemler. Makro, belli bir iģi yapmak üzere her istediğinizde çalıģtırabileceğiniz bir Visual Basic modülü içerisine depolanmıģ komutlar ve fonksiyonlar dizisidir. Makro Türleri Makroları, oluģturma yöntemine göre iki grupta toplayabiliriz. Kayıt (Record) Yöntemi ile makro oluģturma. Visual Basic Editörü ile makro oluģturma. Makro kaydetmek tıpkı bir kasete müzik kaydetmeye benzer. Bir kez kaydedilen müzik nasıl tekrar tekrar çalınabiliyorsa bir kez kaydedilen makro da tekrar tekrar çalıģtırılabilir. Makro kaydetmeye ya da yazmaya baģlamadan önce makronun yapacağı iģe göre kullanılacak komutlar ve adımlar planlanmalıdır. Çünkü özellikle kayıt makrosu oluģturulurken bir hata yapılırsa hatayı düzeltme adımları da kaydedilecektir. Her yeni bir makro kaydediģinizde; makro, çalıģma kitabına eklenen bir modül sayfasına saklanır. Visual Basic editörü ile de makro düzenlenebilir. Visual Basic Editörü ile makroları, bir modülden diğerine ya da çalıģma kitapları arasında makro kopyalayabilir ve makro ya da modülün adını değiģtirebilirsiniz. Basit yolla bir makro oluģturmak için ille de Microsoft Visual Basic programlama dilini bilmeniz gerekmez. Amacınıza hizmet edecek türde bir makroyu, internet üzerinde yapacağınız basit bir arama sayesinde keģfedebilir, daha sonra yazılı olduğu internet sitesinden seçerek, Ctrl + C ile kopyalayabilirsiniz. Ardından Görünüm Ģerit menü baģlığında Makrolar butonundan Makro Kaydet düğmesine basarak bir makro oluģturursunuz. Daha sonra aynı menü içerisinden Kaydı Durdur a tıklayarak içi boģ bir makro üretmiģ olursunuz. ġimdi sıra geldi bu makronun içini düzenlemeye. Bu noktada Makrolar baģlığından Makroları Görüntüle düğmesine tıklayarak makroların karģınıza listelenmesini sağlayabilirsiniz. Bu ekranın sağ tarafında Düzenle butonunu 23
göreceksiniz. Makronuzun adına tıklayıp seçtikten sonra Düzenle butonuna tıklayın. KarĢınıza Microsoft Visual Basic for Applications penceresi açılacaktır. Ekranın sağ kısmındaki beyaz sayfayı silerek temizleyebilir ve Ctrl + V ile daha önceden kopyalamıģ olduğunuz makroyu yapıģtırabilirsiniz. ĠĢlemleriniz bittiğinde bu pencereyi kapat butonundan kapatabilirsiniz. Artık tekrar Makrolar butonuna tıklayıp, içeriğinden Makroları Görüntüle butonuna tıklayabilirsiniz. Listeden makronuzu seçin ve ÇalıĢtır a basın. ĠĢlemler otomatik bir Ģekilde gerçekleģtirilecektir. Not: Makroların büyük bir çoğunluğu Sub komutu ile baģlayıp End Sub komutu ile sona erer. Bir internet sitesinden eriģtiğiniz makroyu, bu iki kelime sınırları içerisinde seçerek kopyalamayı unutmayın. Makro Örnekleri Bu örnekleri seçip üreteceğiniz makroların içerisine kaydederek iģlem sonuçlarını gözlemleyebilirsiniz. BÜYÜK KÜÇÜK HARF DEĞĠġĠMĠ: Excel'de büyük küçük harf değiģimi için için bir kısayol tuģ kombinasyonu yoktur ama yaratacağınız iki küçük makro ile bu ihtiyacınızı görebilirsiniz. Metni büyük harfli yapmak için Ģu makroyu kullanın: Sub BuyukHarf() For Each c In Selection.Cells c.value=ucase$(c.value) Next c End Sub Metni küçük harf yapmak içinse Ģu makroyu kullanın: Sub KucukHarf() For Each c In Selection.Cells c.value=lcase$(c.value) Next c End Sub Bu makroları kullanmak için, içindeki sözcükleri değiģtirmek istediğiniz hücreleri seçin ve makroyu çalıģtırın. Girdilerin baģında yanlıģlıkla boģluk bırakıyorsanız tek tek bu boģlukları düzeltmek zorunda değilsiniz. Seçtiğiniz hücrelerde bunu sizin yerinize yapan bir makro var: 24
Sub BoslukSil() For Each c In Selection.Cells c.value=application.trim(c.val ue) Next c End Sub bir hücre veya hücre grubundaki formülleri rakamsal değere çevirmek istiyorsanız, Ģu makroyu da kullanabilirsiniz: Sub Form2Deger() For Each c In Selection.C ells c.formula=c.value Next c End Sub Tüm ÇalıĢma Sayfalarını Birden Koruma Altına Almak Ġçin Makro Kullanımı Koruma Ģifresi 12345 Sub Sayfa_Koru() For Each syf In Worksheets syf.protect 12345 Next End Sub Bir diğeri; Sub Sayfa_Koru() For Each syf In Worksheets syf.protect 12345, DrawingObjects:=True, Contents:=True, Scenarios:=True syf.enableselection = xlunlockedcells syf.protect 12345 Next End Sub Bu Ģekliyle kilitli hücreleri hiçbir Ģekilde seçemezsiniz. Eğer kilidi açık veya kapalı hiçbir Ģekilde seçim yapılamamasını istiyorsanız aģağıdaki satırı syf.enableselection = xlunlockedcells satırının yerine koyun. syf.enableselection = xlnoselection 25