EXCEL 2007 DERS NOTLARI. Office düğmesi Hızlı EriĢim Çubuğu BaĢlık Çubuğu Formül Çubuğu

Transkript

1 EXCEL 2007 DERS NOTLARI Excel bir hesap tablosu programıdır. Excel programı, her türlü veriyi tablolar ya da listeler halinde tutar ve bu verilerle ihtiyaç duyacağınız tüm hesaplamaları ve analizleri yapma olanağı sağlar. Excel programını açmak için BaĢlat Menüsü->Tüm Programlar/Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2007 seçilir. AĢağıdaki görüntü Excel penceresinde bulunan temel bölümleri göstermektedir: Office düğmesi Hızlı EriĢim Çubuğu BaĢlık Çubuğu Formül Çubuğu Ad Kutusu Sütun BaĢlıkları Satır BaĢlıkları ÇalıĢma sayfası Office Düğmesi: Kaydetme, yazdırma ve yayınlama iģlemlerinin yapıldığı ve Excel özelliklerinin ayarlandığı bölümdür. Hızlı EriĢim Araç Çubuğu: Sık kullanılan Excel özelliklerinin bu alanda kısayolu oluģturularak daha hızlı eriģim sağlanabilir. Ad Kutusu: Seçilen hücrenin adını ve tanımlı adları görüntüler. Formül Çubuğu: Seçili hücredeki veri veya formülleri görüntüler. BaĢlık Çubuğu: Programın ve dosyanın adını görüntüler. Yardım Düğmesi: Excel yardımını açar. Durum Çubuğu: O sırada yapılan iģlemler ile ilgili bilgileri görüntüler. YakınlaĢtır: Ekrandaki görüntüyü yakınlaģtırır ve uzaklaģtırır. Satırların ve sütunların kesiģtiği noktalarda bulunan bu kutucuklara HÜCRE adı verilmektedir. Sütun baģlıkları harflerle, satır baģları ise rakamlarla ifade edilmektedir.. Örneğin, B sütununun 7. satırında bulunan bir hücrenin adı B7 olarak tanımlanır. Veriler yazılmadan önce hangi hücreye veri yazılacaksa o hücrenin seçilmesi gerekir. Seçili olan hücreye aktif hücre denir. Hücreyi seçme iģlemi farenin sol düğmesi ile tıklanarak veya klavyeden ok tuģları ile ilerlenerek yapılabilir. Hücreleri birbirinden ayıran satır ve sütun çizgilerine kılavuz çizgileri denir. Satır sayısı Excel 2007 de ; sütun sayısı Excel 2007 de olmuģtur. Excel i ilk açtığınızda varsayılan olarak boģ 3 çalıģma sayfasından oluģan bir çalıģma kitabı karģınıza gelir. ÇalıĢma kitabına yeni sayfalar eklenebilir, varolan sayfalar silinebilir ve adı değiģtirilebilir. Sayfalar arasında veri kopyalanıp taģınabileceği gibi, farklı çalıģma kitaplarından da sayfaların kopyalanıp taģınması mümkündür. Ayrıca hücre içerisinde yazılan her yazı burada görülebilir. Ekranın alt kısmanda ise Sayfalar görünmektedir. Excel ilk çalıģtırıldığında standart olarak 3 adet sayfayı otomatik olarak oluģturur. 1

2 Excel de 7 tane sekme vardır. Bunlar; GiriĢ, Ekle, Sayfa Düzeni, Formüller, Veri, Gözden Geçir ve Görünüm sekmeleridir. Sayfaya eklenen nesnelere göre, o nesnelere uygulanabilecek iģlemlerle ilgili sekmeler Excel e eklenir. Örneğin, sayfaya bir resim eklenip seçildiğinde sekmelerin yanına Resim araçları baģlığı ile Biçim sekmesi eklenir. Bu sayfalarda yandaki resimde göründüğü gibi üzerine sağ tuģ yapıldığında çıkan menü kullanılarak Ekleme, Silme, Yeniden adlandırma, TaĢıma ve Kopyalama iģlemleri yapılabilir. Hücre Ġçerisine Veri GiriĢi Excel hücresinin içerisine direk klavyeden yazı yazılmaya baģlanabilir. Yazılan yazılar hücre içerisinde ve formül çubuğunda görülecektir. Resimde Ġskilip Lisesi yazısı yazılmıģ ve imleç hücrenin içerisinde bulunmaktadır. Hücre içerisine yazı yazma iģi bittiğinde değiģikliğin kalıcı olması için klavyeden ENTER tuģuna basılması gerekmektedir. Eğer sadece yazı yazılmıģ ise yön tuģları veya tab tuģu da kullanılarak diğer hücrelere geçilebilir. Fakat formül yazılmıģ ise muhakkak Enter tuģu kullanılmalıdır. Hücre GeniĢlik ve Yüksekliklerinin Ayarlanması Yukarıdaki konu baģlığında Ġskilip Lisesi yazılıp Enter a basıldığında ekran görüntüsü aģağıdaki gibi olacaktır. Burada dikkat edildiği gibi Ġskilip Lisesi yazısı sütun geniģliğinden daha uzundur. Bunu düzeltmek için hücre geniģliğini ayarlamamız gerekmektedir. Bunun için fareyi sütun baģlığında A ile B sütunu arasına getirip fare iģaretçisi ( ) Ģeklini aldığında sağa doğru sürükleyip bırakmak gerekmektedir (ġekil-1 ve ġekil-2 de görüldüğü gibi). Aynı Ģeyi satır yüksekliğini ayarlamak için de kullanabiliriz. Bu sefer de Satır baģlıklarının arasına gelip satır yüksekliği ayarlanır. ġekil-1 ġekil-2 Hücre Ġçerisindeki Verinin DeğiĢtirilmesi Excel de hücre içerisindeki veriler üzerinde değiģiklik yapmak için 3 yöntem vardır. Bunlardan ilki hücre içerisine çift tıklayarak imlecin hücre içerisine girmesi sağlanır. Ġkincisi klavyeden F2 tuģuna basılabilir ve imleç hücrenin içine girer. Üçüncü yöntem ise formül çubuğuna tıklanarak değiģiklikler yapılabilir. Her yöntem sonucu yapılan değiģikliklerin geçerli olması için Enter tuģuna basılması gerekmektedir. Enter tuģuna basmadan önce yapılan değiģikliklerden vazgeçmek için Esc tuģuna basılabilir. Hücre Biçimlendirmesi Hücrelerden herhangi birine sağ tuģ yapıp Hücreleri Biçimlendir seçeneği seçildiğinde karģımıza aģağıda göründüğü gibi Hücreleri Biçimlendir penceresi gelmektedir. Bu pencere hücreleri belli bir formata sokmada bizim için önemli olacaktır. Bu penceredeki seçenekleri tek tek inceleyelim. 2

3 Sayı : Bu bölümde yer alan seçeneklerde hücre içerisine girilecek verilerin biçimleri belirlenir. Mesela hücre içerisine sayı mı, tarih mi yoksa para birimi mi girileceği gibi düzenlemeler yapılır. Hizalama: Metnin hücre içerisindeki hizalamasını sağlar. Bu pencerede Yönlendirme baģlığı altında bulunan seçenek bizim için önemli olacaktır. Bu seçenek sayesinde hücre içerisinde bulunan yazıları istediğimiz derecede yönlendirebiliriz. Yazı Tipi: Hücre içerisindeki yazı karakterini değiģtirmeye yarar. Aynı seçenekler araç çubuğunda olsa da burada yazının üstünü çizili hale getirmek gibi farklı yazı seçenekleri de bulunmaktadır. Kenarlık: Excel çalıģma sayfasındaki hücrelerin etrafındaki çizgiler her ne kadar ekranımızda gözüküyor da olsalar onlar sanal olarak gösterilen çizgilerdir. Bizler normalde yazıcıdan çıktı alırken bu çizgileri göremeyiz. Bu sebeple çizgilerin görünür hale gelmesi için hücrelerin etrafına Kenarlık eklemek gerekir. AĢağıdaki ekran görüntüsünde Hücreleri Biçimlendir penceresindeki kenarlıklar seçeneği görülmektedir. Bu ekranda Stil baģlığı altında bulunan çizgi stilleri kullanılarak ortadaki Kenarlıklar kısmının içerisinde bulunan tablo örneği üzerinde istenilen değiģiklik yapılır. Ayrıca kenarlık renkleri Renk baģlığı altında değiģtirilebilir. Dolgu: Hücrelerin arka plan renklerini değiģtirmek için kullanılır. Koruma: Ġstenirse hücreler kilitlenerek veri giriģi önlenebilir. 3

4 Dosyayı ġifreleme Tüm Office dosyaları Ģifrelenebilmektedirler. Ġki farklı Ģifre çeģidi vardır. Bunlar Açma ve DeğiĢtirme Ģifreleridir. Açma Ģifresi verildiğinde dosya açılmadan yani içerik gösterilmeden önce Ģifre sorulur. Eğer doğru girilirse dosya içeriği gösterilir. DeğiĢtirme Ģifresinde ise dosya içeriği gösterilir ancak içeriğinde bir değiģiklik yapılmak istendiğinde Ģifre girilmesi gereklidir. Bir dosyaya açma veya değiģtirme Ģifresi vermek için Farklı Kaydet / Araçlar / Genel Seçenekler yolu takip edilir ve açılan pencerede açma veya değiģtirme parolası girilebilir. Formül OluĢturma Excel in en önemli konularından biri formül oluģturmadır. Formül hücrelere girilen veriler üzerinde iģlem yapmamızı sağlayan denklemlerdir. Bir hücre içerisine formül yazmak için öncelikle önüne eģittir (=) iģareti konulmalıdır. Önüne eģittir konulduğunda Excel bunun bir formül olduğunu görür ve yazılan iģlemleri çalıģtırmaya baģlar. Formüller oluģtururken aritmetiksel ve mantıksal operatörler kullanılır. Aritmetiksel operatörler matematiksel iģlemlerde, mantıksal operatörler ise karģılaģtırma iģlemlerinde kullanılırlar. AĢağıda tablolarda bu operatörler ve görevleri yazmaktadır. Aritmetiksel Operatörler Operatörün Anlamı Örnek Formül + Toplama =A1+B1 - Çıkarma =A1-B1 * Çarpma =A1*B1 / Bölme =A1/B1 ^ Üst Alma =A1^B1 Mantıksal Operatörler Operatörün Anlamı = EĢit > Büyük < Küçük >= Büyük EĢit <= Küçük EĢit <> EĢit Değil Formüller oluģturulur iken hücre adresleri veya fonksiyonlar kullanılabilir. Biz önce hücre adresleri ile formül oluģturacağız ardından fonksiyonların kullanımına geçeceğiz. Hücre Adresleri Ġle Formül OluĢturma ġimdi aģağıda notları yazılmıģ olan öğrencinin not ortalamalarını hesaplayan formülleri hücre adreslerini kullanarak yazacağız. 4

5 Öğrencinin Matematik dersinden aldığı notların ortalamasını hesaplamak için H2 hücresi içerisine =(B2+E2)/2 yazmamız gerekmektedir. Burada kullanılan parantez iģlem önceliği belirten parantezdir. Görüldüğü gibi öğrencinin matematik dersi için girilmiģ notlarının hücreleri hangi hücrede ise o hücre adresleri yazılarak ortalaması hesaplatılmıģtır. Öğrencinin Kimya dersinden aldığı notların ortalamasını hesaplamak için ise H4 hücresi içerisine =(B4+C4+E4+F4)/4 yazmamız gerekmektedir. Formül konusu anlatılırken sürekli ortalama hesaplaması yapılacaktır. Ancak Ģu unutulmamalıdır ki bu sadece örnek olması açısındandır. Yoksa Excel de sadece ortalama hesaplatılmaz. Birçok hücre birçok farklı iģlem için yazılıp karıģık formüller oluģturulabilir. Fonksiyonlar Kullanılarak Formül OluĢturma Formül yazarken farklı amaçlar için kullanılabilecek onlarca hatta yüzlerce fonksiyon vardır. Her fonksiyonun kullanım Ģekli ve amaçları birbirlerinden farklıdır. Fonksiyonların genel kullanımı aģağıdaki gibidir; = fonksiyon adı (Parametreler) Her fonksiyonunu muhakkak bir adı olacaktır. Ardından bir parantez açılır ve fonksiyon içerisine gerekli parametre değerleri girilir. Parametrelerin sayısı, yapısı ve kullanımı birbirlerinden farklıdır. Ardından da parantez kapatılır. Yalnız bu parantezin iģlem önceliği parantezi ile karıģtırılmaması gerekmektedir. Çünkü bu parantezler fonksiyona aittir. Eğer formülde iģlem önceliği gerektiren bi durum olursa o zaman parantezler kullanılabilir. TOPLA Fonksiyonu Topla fonksiyonu belirtilen iki aralık içerisindeki tüm hücreleri toplar. Kullanımı aģağıdaki gibidir; =TOPLA(A1:E1) Buradaki A1 hücresi toplanmaya baģlanan ilk hücre adresi E1 ise son hücre adresidir. Aradaki iki nokta üst üste iģareti ise aralık belirtir. Böylece A1 ile E1 hücreleri arasındaki hücreler toplanmıģ olacaktır. Biz yine yukarıdaki tablomuzu örnek alarak bu sefer ortalamaları TOPLA fonksiyonunu kullanarak hesaplama yapacağız. Öğrencinin Matematik dersinden aldığı notların ortalamasını TOPLA fonksiyonu kullanarak hesaplamak için H2 hücresi içerisine =TOPLA(B2:G2)/2 yazılması gereklidir. Burada dikkat edilmesi gereken içerisinde not bulunmayan hücreler de toplanmıģ ancak bölene dahil edilmemiģtir. Çünkü boģ olan hücrelerin içerisinde bir not bulunmamaktadır. Öğrencinin Kimya dersinden aldığı notların ortalamasını Topla fonksiyonu ile hesaplamak için ise H4 hücresi içerisine =TOPLA(B4:G4)/4 yazılmalıdır. Örneklerden de anlaģılacağı gibi girilebilecek ders notlarının bulunduğu tüm hücreler toplatılmıģ ancak kaç ders notu girilmiģ ise o sayıya bölünmüģtür. ORTALAMA Fonksiyonu =ORTALAMA(A1:E1) Belirtilen iki aralıktaki hücrelerin ortalamasını hesaplar. Topla fonksiyonunda olduğu gibi bölme iģlemi yapmamıza gerek yoktur. Ortalama fonksiyonu içerisine bilgi girilmiģ hücreleri otomatik olarak toplar ve içinde bilgi olan hücre sayısına böler. Yine ders notları tablosundan bu sefer ortalamaları ORTALAMA fonksiyonu kullanarak hesaplayacağız. 5

6 Öğrencinin Matematik dersinden aldığı notların ortalamasını ORTALAMA fonksiyonu kullanarak hesaplamak için H2 hücresi içerisine =ORTALAMA(B2:G2) yazılması gereklidir. Ortalama fonksiyonu otomatik olarak aralıkta belirtilen kaç tane hücre varsa toplar ve içerisinde veri bulunan hücre sayısına böler. Bizim bir daha bölme iģareti kullanmamıza gerek yoktur. Burada dikkat etmemiz gereken bir nokta vardır. Ortalama fonksiyonu hücreleri ortalamaya dahil ederken içerisinde veri olup olmadığına bakar demiģtik. Ġçerisinde herhangi bir veri bulunmayan hücrelere NULL hücre denilmektedir. Null demek boģ demektir ve bu hücreler ortalama fonksiyonu tarafından otomatik olarak ortalamaya dahil edilmez. Ancak unutulmaması gereken nokta 0 (sıfır) ın bir not olduğudur. Ortalama fonksiyonu hücre içerisinde 0 (sıfırı) ı görürse o hücreyi ortalamaya dahil eder. O nedenle notu olmayan hücreler boģ bırakılmalıdır. EĞER Fonksiyonu =Eğer(mantıksal sınama;doğruysa değer;yanlıģsa değer) Eğer fonksiyonu belli bir Ģarta göre mantıksal sınama yaparak bir sonuç üreten fonksiyondur. Bu fonksiyonu anlatırken de yine not çizelgemizden yararlanacağız. Yapılmak istenen not ortalamalarına göre 45 ve üstünde not alan öğrenciler için hücreye GEÇTĠ, aģağısında not alan öğrenciler için ise KALDI yazan formülü oluģturmaktır. AĢağıdaki tabloda tüm öğrencilerin ortalaması hesaplatılmıģ ve ortalama sütununun yanına Durum (yani öğrencinin dersten geçip kalma durumunu gösteren) bir sütun oluģturulmuģtur. Öğrencinin Matematik dersinden geçip kaldığını I2 hücresine yazması için gereken formül aģağıda gibi olmalıdır; =EĞER(H2>=45; GEÇTĠ ; KALDI ) Bu formülün açıklaması Ģu Ģekildedir, H2 hücresi içerisindeki değer 45 e eģit veya 45 ten büyük ise GEÇTĠ, değil yani 45 ten küçük ise KALDI olarak yaz. Burada GEÇTĠ ve KALDI yazıları çift tırnak içerisinde yazılmalıdır ve yazılım sıraları önemlidir. GEÇTĠ ile KALDI yazılarının yerleri değiģtirilmemelidir. Çünkü GEÇTĠ yazısı bu Ģart sağlandığında, KALDI yazısı ise Ģart sağlanmadığında yazılacak bölümdür. Öğrencinin Fizik dersinden geçip kaldığını I3 hücresine yazması için gereken formül ise aģağıda gibi olmalıdır; =EĞER(H3>=45; GEÇTĠ ; KALDI ) KoĢullu Biçimlendirme Excel de yazıların belli bir koģula göre farklı biçimlerde yazılması sağlanabilir. Yine aynı not çizelgesi tablomuzda GEÇTĠ yazılarını yeģil, KALDI yazılarını kırmızı yapacağız. Bunun için öncelikle Durum sütunu seçilir. Ardından GiriĢ / KoĢullu Biçimlendirme / Hücre Kurallarını Vurgula / EĢittir tıklanır. Bu ekranda sol taraftaki ġuna EĢit olan hücreleri biçimlendir baģlıklı kutunun içerisine GEÇTĠ yazılır ve hemen yanındaki biçim kutusundan bir biçim seçilir. Ardından Tamam a tıklanır. Aynı iģlem bu sefer KALDI için gerçekleģtirilir. Yapılanların fark edilebilmesi için GEÇTĠ ve KALDI yazılarına birbirlerinden farklı renkler seçilmelidir. 6