T.C. ESENLER BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE ÇALIȘMA USUL VE ESASLARI YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar ve Temel İlkeler Amaç MADDE 1- (1) Bu Yönetmelik; Esenler Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektedir. Kapsam MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik; Esenler Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün görevleri ile Müdür, Şef, Memur ve diğer personelin görev yetki ve sorumluluklarını kapsar. Dayanak MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik; 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 4721 sayılı Türk Medeni Kanun, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 5434 sayılı Emekli Sandığı Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu, 22 Şubat 2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ve diğer ilgili yasal mevzuat uyarınca hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte ifade edilen; Belediye: Esenler Belediyesini, Başkan: Esenler Belediye Başkanını, Başkanlık: Esenler Belediye Başkanlığını, Encümen: Esenler Belediye Encümenini, Meclis: Esenler Belediye Meclisini, Kent Konseyi: Esenler Kent Konseyini, Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğünü, Müdür: Yazı İşleri Müdürünü, Şeflik: Yazı İşleri Müdürlüğündeki şeflikleri, Personel: Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı çalışanların tümünü, Yönetmelik: Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma Usul ve Esasları Yönetmeliğini ifade eder. Beyhan ZİNCİRKIRAN 1/6
Temel İlkeler MADDE 5- Esenler Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında; a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık, b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk, c) Hesap verebilirlik, d) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık, e) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik, f) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik, g) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik temel ilkelerini esas alır. Organizasyon İKİNCİ BÖLÜM Organizasyon ve Bağlılık MADDE 6- (1) Müdürlüğün personel yapısı aşağıdaki gibidir: Müdür Şef Memur İşçi Diğer Personel (2) Müdürlüğün organizasyon yapısı aşağıdaki gibidir: a-genel Evrak Şefliği b-evlendirme Şefliği Bağlılık MADDE 7- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına bağlıdır. Belediye Başkanı, bu görevi bizzat veya görevlendireceği Başkan Yardımcısı eliyle yürütür. Yazı İşleri Müdürlüğünün Görevleri ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki, Sorumluklar MADDE 8- (1) Belediye Başkanlığı adına tüm kurum ve kuruluşlardan gelen evrak ve vatandaş taleplerini teslim almak, kayıt etmek ve ilgili birimlere teslimini sağlamak. Beyhan ZİNCİRKIRAN 2/6
(2) Belediye dışına gidecek tüm evrak ve tebligatları ilgili birimlerden teslim almak, kayıt etmek ve ilgili kurum, kuruluş ve şahıslara teslimini sağlamak. (3) Müdürlüğünün genel evrak akışını düzenlemek ve arşivlemek. (4) 5393 Sayılı Belediye Kanununa göre, Belediye Meclisi ve komisyonlarının iş ve işlemleri yürütmek. (5) 5393 Sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Encümeni ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek. (6) 4721 Sayılı Türk Medeni Kanununa göre, nikâh akitleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek. (7) 5018 Sayılı Mali Kontrol Kanuna göre kurumun stratejik planı doğrultusunda yıllık bütçesini hazırlamak ve Müdürlüğün taşınır işlemlerini yürütmek. (8) Kent Konseyi Yönetmeliğinin 8. ve 10. maddesi hükümleri gereği; Belediyemizce yapılan Esenler Kent Konseyi Toplantısı ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek. (9) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununa göre gerektiği durumlarda Mal ve Hizmet Alımı yapmak. (10) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre Yazı İşleri Müdürlüğünü ilgilendiren görevleri yapmak. Müdürlüğün Yetkisi MADDE 9- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde yürürlükteki mevzuat dâhilinde yetkilidir. Müdürlüğün Sorumluluğu MADDE 10- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, yasalarda, yönetmeliklerde ve ilgili diğer mevzuatta belirtilen sorumluluklarının yanında, görev ve yetkilerinin yerine getirilmesinde, Belediye Başkanına ve/veya Başkan Yardımcısına karşı da sorumludur. Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu MADDE 11- (1) Müdürlüğü, Başkanlığa ve diğer birimlere karşı temsil eder. (2) Müdürlük personelinin birinci disiplin ve performans değerlendirme amiridir. (3) Müdürlüğün sevk ve yönetiminde tam yetkili ve sorumludur. (4) Müdürlüğün harcama yetkilisidir. (5) Müdürlük ile diğer müdürlükler arasında koordinasyon ve işbirliği sağlar, Başkanlık Makamına sunar. Yasalar doğrultusunda programını yapar ve uygulanmasını sağlar. (6) Müdürlük personeli arasında görev bölümü yapar, izin, hastalık vb. nedenlerle ayrılan personelin yerine, bir başkasını görevlendirir ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri alır. (7) Kanun, tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde Müdürlüğün tüm görevlerinin yerine getirilmesini sağlar. Beyhan ZİNCİRKIRAN 3/6
(8) Başkanlıkça verilen diğer görevleri yapar. (9) Görev ve yetkilerin yerine getirilmesinden Belediye Başkanına ve/veya bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumludur. Şeflerin Görev, Yetki, Sorumluluğu MADDE 12- (1) İş ve işlemleri; kanun, tüzük ve yönetmeliklerle kendilerine verilen görev ve yetkilere uygun olarak, tam ve zamanında yapmak. (2) Müdürün verdiği diğer görevleri zamanında ve eksiksiz yapmak. (3) Personele verilen görevlerin, zamanında verimli olarak yapılmasını sağlamak. (4) Rutin işlerin devamlılığını sağlamak. (5) Personelin özlük işleri ile ilgili işlemleri yapmak, gölge dosyalarını oluşturmak ve saklamak. (6) Diğer Müdürlüklerle koordinasyonu sağlamak. (7) Şefler; personele verilen görevlerin, gereği gibi yerine getirilmesinden, Müdüre karşı sorumludur. Şefliklerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları a) Genel Evrak Şefliğinin Görevleri Gelen giden ve diğer evrak iş ve işlemleri MADDE 13- (1) Başkanlığa gelen tüm resmi evrak ile vatandaş talep ve şikâyetlerini; bilgisayar programında taramak, kayıt etmek, ilgili Başkan Yardımcısı tarafından havalesinin yapılmasını sağlamak ve ilgili birime teslim etmek. (2) Dış kurum, kuruluş ve kişilere gidecek olan tüm evrakı bilgisayar programında taramak, kayıt etmek, posta irsaliyesi düzenlemek, posta evraklarını posta pulu makinesinden geçirmek ve ilgili yerlere teslim etmek. (3) Dış kurumlara yapılacak yazışmalarda koordinasyonu sağlamak. (4) Vatandaş talep ve şikâyetlerinin sonuçlarını takip etmek. (5) Müdürlüğün e-mail adresine gelen mailleri, her gün kontrol ederek süresinde cevap vermek. (6) Müdürlüğün yazışmalarını yapmak. (7) Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunu hazırlamak. (8) Müdürlük bütçesini hazırlamak. (9) Stratejik Plan ve Performans Programını hazırlamak. (10) Müdürlüğünün genel evrak akışını düzenlemek ve arşivlemek. (11) Yürürlükteki mevzuat ve Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak. Kent Konseyi İş ve İşlemleri MADDE 14- (1) Kent Konseyi toplantısı ile ilgili iş ve işlemleri yapmak. (2) Kent Konseyi toplantılarında yapılan konuşmaların, ses ve görüntü olarak, kayda alınmasını sağlamak; konuşmaların çözümünü yazıya dökerek tutanak haline getirdikten sonra dosyalamak ve arşivlemek suretiyle muhafaza etmek. (3) Kent Konseyi Toplantısı ile ilgili bilgileri ilgili kuruma süresi içerisinde göndermek. Beyhan ZİNCİRKIRAN 4/6
Encümen İş ve İşlemleri MADDE 15- (1) Müdürlüklerden gelen ve Encümene havale edilen teklif yazılarını, bilgisayar programına kayıt etmek ve encümen toplantı gündemini hazırlamak. (2) Encümen toplantı gündemini, Encümen üye sayısı kadar çoğaltarak, üyelere dağıtımını yapmak. (3) Encümen Kararlarını, karar numarası vererek, Encümen Karar Defterine yazmak ve imzalatmak. (4) Encümen Kararlarını, bilgisayar ortamında yazmak ve imzalatmak. (5) Encümen Kararlarını, gereği yapılmak üzere ilgili müdürlüklere teslim etmek. (7) Encümen Kararlarını, imzalandıktan sonra, ekleri ile birlikte sisteme taramak fiziksel ve dijital olarak arşivlemek. (8) Yürürlükteki mevzuat ve Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak. Meclis İş ve İşlemleri MADDE 16- (1) Belediye Başkanı tarafından Belediye Meclisine havale edilen dosyaları, bilgisayar sistemine kayıt etmek. (2) Meclis toplantı gündemini hazırlayarak; telefon, e-mail ve SMS yolu ile meclis üyelerine iletmek ve belediye web sitesinde yayınlayarak halka duyurmak. (3) İhtisas komisyonlarına havale edilen dosyaların, komisyona teslimini ve takibini yapmak. (4) İhtisas komisyonu raporlarının, Belediyemiz web sitesinde yayınlanmasını sağlamak. (5) Meclis toplantı ses kayıtlarının çözümünü yapmak ve tutanakları imzalatmak. (6) Meclis Kararlarını, karar numarası vererek, Meclis Karar Defterine yazmak ve imzalatmak. (7) Meclis Kararlarını, bilgisayar ortamında yazmak ve imzalatmak. (8) Meclis Kararlarını, yasal süresi içerisinde Belediye Başkanının onayına sunmak. (9) Meclis Kararlarını, yasal süresi içerisinde Mülki Amire göndermek. (10) Bütçe ile ilgili Meclis Kararlarını, yasal süresi içerisinde, Büyükşehir Belediye Başkanlığına göndermek. (11) Meclis Kararlarını ve teklif dosyalarını, ilgili birime teslim etmek. (12) Meclis Karar özetlerinin, Belediyemiz web sitesinde yayınmasını sağlamak. (13) Meclis ve Meclis Komisyonu üyelerinin puantajlarını hazırlamak. (14) Meclis üyelerinin imza takip defterini tutmak. (15) Meclis üyelerinin özlük işlemlerini yapmak. (16) Meclisle ilgili tüm dokümanları fiziksel ve dijital olarak arşivlemek. (17) Yürürlükteki mevzuat ve Müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak. b) Evlendirme Şefliğinin Görevleri MADDE 17- (1) Evlilik işlemi için gerekli belgelerin tamamlanmasını sağlayarak mevzuatın öngördüğü incelemeleri yapmak, evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuruları almak ve başvuru sahipleri ile birlikte evlenme günü belirlemek. (2) Belediye Başkanının yetki verdiği memurlar tarafından evlenmenin yapılmasını sağlamak. (3) Yapılan Evlenmelerin, Aile Kütüklerine tescil edilmek üzere Evlenme Bildirim Formunu süresi içinde Nüfus İdaresine bildirmek. (4) Yapılan evlenmelere ait dayanak belgelerini, Evlenme Kütüklerini, kullanılan defterleri ve yazışmaları mevzuata uygun olarak arşivleyerek muhafaza etmek, denetim yapacak yetkililere gerekli kolaylığı göstererek dosya ve belgeleri hazır halde bulundurmak. (5) Yürürlükteki mevzuat ve Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Beyhan ZİNCİRKIRAN 5/6
Memurlar ve Diğer Personellerin Sorumlulukları MADDE 18- (1) Memur ve diğer personel; görevlerini kanun, tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde ve amirlerinin emirleri doğrultusunda eksiksiz ve gecikmesiz, kimseye zorluk çıkarmadan, ayrım yapmadan yerine getirmekle yükümlüdürler. Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller: DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Son Hükümler MADDE 19- (1) İşbu Yönetmelikte yer almayan hususlarda, yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. Yürürlük: MADDE 20- (1) Bu Yönetmelik; Belediye Meclisi tarafından kabul edildikten sonra 3011 sayılı kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer. (2) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle, daha önce yürürlükte olan Yazı İşleri Müdürlüğü Çalışma Usul ve Esasları Yönetmeliği yürürlükten kalkar Yürütme: MADDE 21- (1) Bu Yönetmelik hükümleri, Belediye Başkanı tarafından yürütülür. Beyhan ZİNCİRKIRAN 6/6