BELGE SAYI SİSTEMİ YÖNETMELİĞİ MİLLİ ARŞİV KURULU ÇALIŞMA ESASLARI VE İŞLEMLERİ TÜZÜĞÜ (A.E. 164/1993, A.E. 256/2015 sayılı Tüzük) MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ (KURULUŞ, GÖREV ve ÇALIŞMA USULLERİ) YASASI (15/1990, 22/1994, 84/2007 sayılı Yasalar) Milli Arşiv Kurulu Çalışma Esasları ve İşlemleri Tüzüğü 8 inci Madde (1) inci Fıkra (E) Bendi Altında Yönetmelik Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti, Milli Arşiv Kurulu Çalışma Esasları ve İşlemleri Tüzüğünün 8 inci maddesi uyarınca Bakanlar Kurulu Onayı ile aşağıdaki yönetmeliği yapar. Kısa İsim 1. Bu Yönetmelik, Belge Sayı Sistemi Yönetmeliği olarak isimlendirilir. BİRİNCİ BÖLÜM AMAÇ VE TEFSİR Tefsir 2. Bu Yönetmelikte, metin başka türlü gerektirmedikçe; Ayıklama, Arşivlik belgelerin, arşiv belgeleri ve muhafazasına gerek görülmeyen belgeler olarak ayrımı işlemini anlatır. Arşiv Belgesi, Arşivlik belgeler içinden, belge ömrünü doldurmuş olan ve üretildiği kurum/kuruluşça hizmetin yürütülmesi açısından elde bulundurulmasına ve muhafazasına gerek görülmeyen belgelerin ayrılmasından sonra kalan belgeyi anlatır. Arşivlik Belge, Devlet Arşivleri açısından, bağlı kurumlarıyla, vatandaşlarıyla ve diğer devletlerle olan ilişkisini belgeleyen; sivil toplum örgütleri açısından, örgütlerin resmi kurum ve kuruluşlarla, diğer örgütlerle ve üyeleriyle ilişkilerini belgeleyen, şahıslar açısından resmi kurum ve kuruluşlarla, sivil toplum örgütleriyle ve diğer şahıslarla ilişkileri sonucu oluşan belgeleri anlatır. ATVT, Arşiv teşkilatı veri tabanını anlatır. Belge, Üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun, bilgi içeren, yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş malzemeyi anlatır. Belge Ömür Tespiti, Belgelerin nerede ve ne kadar süre ile muhafaza edileceklerine, bu süreler sonunda hangi işlemlere tabi tutulacaklarına dair değerlendirmeleri ifade eden ve Dairece onaylanan planları anlatır. Belge Sayı Sistemi, Belgelere kurum, kuruluş, bölge, alt birim ve konu kodu ile yıl ve sayı verilerek bir belge kimliği yaratarak hızlı, kolay, etkin belge erişimini hedefleyen sistemi anlatır. Belge Yönetimi, Belgenin üretiminden son düzenlenmesine kadar geçen süreçteki sistematik kontrolü anlatır. Birim arşivi, Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini anlatır. (Mükelleflerin bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.),
93/2007 10/2010 2/2011 43/2011 Daire, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi ni anlatır. Dosya, aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu anlatır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi, (EBYS) Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, muhafaza ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin tabi olacakları usul ve esaslar ile birlikte EBY Sistemlerinin birbirleriyle uyumlu ve etkin bir biçimde yönetilmesine ilişkin standartların belirlenmesi amaçlayan sistemi anlatır. Elektronik Belge Yönetimi, Kurumlarca yasal hükümler çerçevesinde iş ve işlemler yerine getirilirken üretilen her türlü bilgi ve belgenin orijinal özelliklerinin ve içeriklerinin korunarak, delil sayılabilecek ve hesap vermeye temel olacak biçimde, elektronik ortamda yönetilmelerinin sağlanması süreçlerinin bütününü anlatır. Elektronik Belge, Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan, kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden her türlü belgeyi anlatır. Elektronik İmza, Elektronik İmza Yasası nda verilen anlamı anlatır. İmha, Muhafazasına gerek görülmeyen belgenin imhası işlemini anlatır. Kurum Arşivi, Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivleri anlatır. Muhafazasına Gerek Görülmeyen Belge, Cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, ileride kullanılmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi dışında kalan, hukuki kıymetini ve delil olma vasfını kaybetmiş belgeyi anlatır. Standart Dosya Planı, (SDP) Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış (standartlaştırılmış) konu ve alt konu numaraları envanterini anlatır. Amaç 3. Kamu kurum ve kuruluşlarının görev ve faaliyetleri sonucu ürettikleri çoğunlukla kâğıt olmak üzere elektronik ortam dâhil, değişik ortamlarda üretilen bilgi ve belgelerin sağlıklı muhafazası, en isabetli konu adı verilerek etkin, hızlı ve yararlı erişimi, kamu kurum ve kuruluşlarının sürekliliği, güvenirliliği ve kullanışlılığı hedeflenmektedir. 2006 Belge Sayı Sistemi, daire ce hazırlanan ve ekte sunulan Standart Dosya Planı ve ATVT ile tamamlanmıştır. Daire, bu yönetmelik ile tamamlanan Belge Sayı Sistemi nin tüm kamu kurum ve kuruluşları tarafından uygulanması, sürekliliğinin sağlanması, ulusal standard olarak belirleyip buna rehberlik etmek, elektronik belge yönetimine geçildiğinde ise programın bütünlüğüne uygun ve yardımcı olacak şekilde uygulanmasını amaçlamaktadır. İKİNCİ BÖLÜM BELGE SAYI SİSTEMİ Belge Sayı Sistemi 4. Belge Sayı Sistemi, belgelere daha çabuk ulaşım sağlayacak, yazışmalara etkinlik ve hız kazandıracak, elektronik ortamda yapılacak iletişimde de;
belge kaydının yanı sıra, evrakın geldiği ve gittiği birimin belirlenmesi suretiyle işbirliği ve bilgi iletişimine kolaylık getirilecektir. Sistem, belgelere kimlik verebilmek için üç ana bölümden oluşturulmuştur. Her bölüm - işareti ile birbirinden ayrılmıştır. Birinci bölüm kendi içinde. ve diğer bölümler / işareti ile alt bölümlere ayrılmaktadır. Sayı Formatı: AAA.B.CC-DDD/EE-FF/GGG Giden Evrak Kayıt Numarası Yıl Kodu Alt Konu Kodu Konu Kodu Alt Birim Kodu Bölge Kodu Kurum-Kuruluş Kodu Sayı sisteminde birinci bölüm belgenin oluştuğu, ikinci kopyasının korunduğu ve kaydedildiği yer, yani kurum veya birim arşivinin kodu yer almaktadır. Bu bölüm. işareti ile üç alt bölüme ayrılmıştır. Arşiv Teşkilatı Veri Tabanı 5. Kurum/kuruluş veya birim arşivi kodu yani Arşiv Teşkilatı Veri Tabanı kodu, kurum ve kuruluşların talebi üzerine daire tarafından aşağıdaki koşullara uyularak verilir ve dairenin web sayfasından güncel olarak erişilebilinecek şekilde yayınlanır. (http://arsiv.gov.ct.tr/) 1) AAA Kurum Kuruluş Kodu: Birinci alt bölümde (AAA) Kurum Kuruluş Kodu yer almaktadır. Bu alt bölümde Bakanlıklar ve bağlı kurum ve kuruluşların her birine üç harflik bir kod verilmiştir. Kodlar verilirken mümkün olabildiğince Kurumların şu an kullandıkları karakterlere yakın karakterler kullanılmış ve Kurum adlarını çağrıştırabilecek kısaltmalara gidilmeye çalışılmıştır. Herhangi bir karışıklığa meydan vermemek için kodlar daire tarafından verilecektir. Tüm Kodlar ekte yer alan ATVT listesinde bulunmaktadır. Örneğin: Başbakanlık BBK Bakanlar Kurulu Genel Sekreterliği BGS Milli Eğitim Bakanlığı MEB Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi MAA 2) B BÖLGE KODU Kurum Kuruluş kodunu takiben nokta. karakteri kullanılarak ikinci alt bölüm olan ve bir karakter ile ifade edilen bölge koduna geçilecektir. Bölge kodu olarak aşağıdaki tablodaki kodlar kullanılacaktır: 0 Merkez 1 Lefkoşa 2 Gazimağusa 3 Girne 4 Güzelyurt 5 İskele 9 Yurtdışı 3) CC ALT BİRİM KODU Bölge kodundan sonra yine nokta. işareti kullanılarak üçüncü alt bölüm olan ve iki sayısal karakter ile Alt Birim kodu verilecektir. Alt Birim Kodu olarak, Aynı bölgede iki veya daha fazla alt birimi olan kurumlar iki karakter (numerik) ile alt birim kodu kullanacaklardır.
Bakanlık, kurum ve dairelerin merkezleri 00 karakterini kullanacaklardır. Örnek: MTÖ.0.00 Merkez (Müdürlük Arşivi) MTÖ.1.01 Sedat Simavi Endüstri Meslek Lisesi LEFKOŞA MTÖ.1.02 Haydarpaşa Ticaret Lisesi MTÖ.2.01 Dr. Fazıl K. Endüstri Meslek Lisesi GAZİMAĞUSA MTÖ.2.02 Gazimağusa Ticaret Lisesi Konu Alanı 6. Kurum Kuruluş kodundan sonra tire - karakteri kullanılarak ikinci bölüm olan konu koduna geçilecektir. Her belgenin bir konusu vardır ve arşivlerde bu konu ile ilgili olan fiziksel ya da elektronik ortamdaki dosyaya yerleştirilir. Konu kodları kurum ve kuruluş temsilcileriyle istişare halinde oluşturulan Standart Dosya Planı içerisinden, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili alt/tali konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmış rakamlarla belirlenmiştir. Standart Dosya Planı, kurum ve kuruluşların talebi üzerine daire tarafından belirlenir ve dairenin web sayfasından güncel olarak erişilebilinecek şekilde yayınlanır. (http://arsiv.gov.ct.tr/) 1) DDD Ana Konu Kodu: her ana konuya Standart Dosya Planında 000 dan 999 e kadar sayısal, karakter kullanılarak oluşturulmuştur. 2) EE ALT KONU KODU: Ana konu kodundan sonra bölüm / karakteri kullanılarak alt konu kodu verilir. Alt konu kodu, konularda detaya inmek için kullanılmaktadır. Planda alt konular için 00 dan 99 a kadar alt konu başlıkları belirlenmiştir. Her ana konu kodundan sonra 00 alt konu kodu Genel başlığını taşır ve ilgili ana konunun alt başlıklarından en az iki tanesini kapsayan konular için kullanılır. Her ana konu kodundan sonra 99 alt konu kodu Diğer başlığını taşır ve ilgili ana konuya ait olmakla beraber alt konulardan hiç birisine dâhil edilemeyen alt konular için kullanılmalıdır. Yıl ve Sayı 7. Alt konu numarasından sonra tire - işareti kullanılarak üçüncü bölüme geçilecek ve bu bölümde yıl kodu ile giden evrak numarası yer alacaktır. 1) FF YIL KODU: Birinci alt bölümde yıl kodu yılın son iki karakteri yazılmak sureti ile verilecektir. Örnek: 2015 yılını gösteren 15 rakamı gibi. 2) GGG SAYI KODU: EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlar bu bölüme o yıl içinde arşivden çıkan belge numarasını yazacaklardır. EBYS kullanan kurum ve kuruluşlarda ise bu bölüm sistem tarafından otomatik eklenecektir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM STANDART DOSYA PLANI Standart Dosya Planı 8. Gerek etkili bir yönetim için ihtiyaç duyulan bilginin zamanında temini, gerekse toplumun bilgi edinme gereksinimi doğrultusunda talep edebileceği her türlü bilgi ve belgeye anında erişimi ve paylaşımı; bilginin kayıtlı bulunduğu ortamların teşekkülü safhasında disiplin altına alınması
ile mümkündür. Bu ise, kuralları önceden belirlenmiş bir dosyalama sisteminin uygulanması ile sağlanabilecektir. Dosyalama sistemlerinde standartlaşma, kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına imkân vereceği gibi bunun tüm kurum ve kuruluşlara yaygınlaştırılması, ülke çapında etkili ve verimli bir haberleşme sisteminin kurulmasına zemin oluşturacaktır. Bu amaç doğrultusunda, 2006 Belge Sayı Sisteminin devamı olarak Daire ce Standart Dosya Planı hazırlanıp dairenin web sitesinde güncel olarak sunulmuştur. (http://arsiv.gov.ct.tr/) Standart Dosya Planı Değişikliği 9. Bu planda yer almayan konular için değişiklik önerileri daireye yapılacaktır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM BELGE ÖMÜR TESPİTİ Belge Ömür Tespiti Belge Ömür Tespiti Onayı 10. Belge ömür tespiti ile kamu kurum ve kuruluşları elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin muhafaza sürelerini ve süre sonunda imhası gerekenlerin imhasına dair usul ve esasların bir standarda bağlanması hedeflenmektedir. Belge ömür tespitleri konu ve gerektiğinde alt konu bazında saptandığı için Standart Dosya Planına eklenen sütunda gösterilecektir. Birinci sütunda dosyanın kurumda muhafaza edileceği süre, ikinci sütunda, süre sonunda göreceği işlem ve üçüncü sütunda erişim yetkisi belirtilecektir. 11. Bu çalışma, daire personeli tarafından kurumlarda belgeyi üreten ile birlikte yürütülecektir. Bu çalışma ilgili kurum yöneticisi ve çalışmayı yapanlar tarafından imzalanacaktır. Çalışması tamamlanan listeler Milli Arşiv Kurulu onayına sunulacaktır. BEŞİNCİ BÖLÜM SON KURALLAR Geçici Madde Geçici Madde 1. Belge Ömür Tespiti çalışması süresince, ömrü tespit edilmemiş konularda imha yapılmayacaktır. 2. 2015 yılı deneme yılı olarak belirlenmiş olup, kalan sürede tüm belgelere mevcut sayı sistemi yanında bu sistem de uygulanarak sistemin test işlemleri gerçekleştirilecektir. Sistem 1 Ocak 2016 tarihi itibarıyla uygulamaya girecektir. Yürütme 12. Bu Yönetmeliği Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi yürütür. Yürürlük 13. Bu Yönetmelik Resmi Gazete de yayınlandığı tarihten başlayarak yürürlüğe girer.