1. Amaç ve kapsam Bu prosedür, TS EN ISO/IEC 17024:2012 Personel Belgelendirme Yönetim Sistemi ve MYK şartları kapsamında, TİAD MTM bünyesinde belgelendirme faaliyetlerindeki tarafsızlığı yönetmek, olası riskleri belirlemek, bu riskleri en aza indirmek veya ortadan kaldırma amacı ile izlenecek yolu belirler. 2. Tanımlar Yazılım: Test Merkezi Belge ve Sınav Yönetimi Yazılımı 3. Yetki ve sorumluluklar Tarafsızlık Komitesi, TİAD MTM nin yürütmüş olduğu belgelendirme faaliyetlerinin tüm aşamalarında tarafsızlığını korumak, ticari ve diğer baskılardan uzak kalmasını sağlamak amacıyla çalışır. TİAD MTM Belgelendirme faaliyetlerinin tamamı için tarafsızlığı sağlamaktan sorumludur. Kalite Yönetim Temsilcisi veya Belgelendirme Müdürü, Tarafsızlık Komitesinde sekretarya görevi yürütmekte olup oy hakkı bulunmamaktadır. Toplantı gündeminin belirlenmesi ve üyelerin toplantıya çağrılması, Genel Koordinatör tarafından yürütülür. 4. Uygulama 4.1 Tarafsızlık Komitesi Tarafsızlık Komitesi; meslek odalarından, üretici derneklerinden, üniversitelerden, sivil toplum kuruluşlarından, hizmet verilen sektör temsilcilerinden oluşmaktadır. 4.1.1 Atama Tüm üyeler ilgili tarafları temsilen atama yazıları ile İktisadi İşletme Müdürler Kurulu tarafından görevlendirilir. Komitede yer alacak kişilerin karşılaması gereken şartlar TİAD Organizasyon El Kitabında belirtilmiştir. Belgelendirme faaliyetlerinin yürütülmesi ile ilgili prensiplerin geliştirilmesinde yardımcı olmak belgelendirme faaliyetlerinin tarafsızlığının gözden geçirilmesi için senede az bir periyodik olarak Tarafsızlık Komitesi toplantısı gerçekleştirilir. Olağan dışı durumlarda da Tarafsızlık Komitesi toplanabilir. 4.1.2 Taahhüt TİAD MTM; kuruluş içinde personel belgelendirme faaliyetlerinin yapılmasında, tarafsızlığın öneminin anlaşıldığını, çıkar çatışmasının yönetildiğini ve personel belgelendirme faaliyetlerinin objektifliğinin sağlandığını belirten ve üst yönetim tarafından taahhüt edilen Personel Belgelendirme Politikası oluşturmuş ve web sayfasında kamuya açık biçimde ilan etmiştir. TİAD MTM, başvuru sahiplerine, adaylara ve belgeli kişilere tarafsız ve adil davranmayı; tüm personeline, üst yönetime ve komitelere Tarafsız Hizmet ve Gizlilik Beyanını imzalatarak tarafsızlık şartlarına uyacağını yazılı olarak taahhüt etmelerini sağlar kişilerin vermiş olduğu beyan, üst yönetim tarafından yayımlanan Personel Belgelendirme Politikası ile güvence altına alınmıştır. Sayfa 1 / 8
4.2.1 Tarafsızlık Komitesinin görevleri Başvuruların alınması ve kabulü, sınavların yapılması, sınavların değerlendirilmesi, belgelendirme kararı; belgenin geçerliliğinin sürdürülmesi, yenilenmesi, uzatılması, daraltılması, askıya alınması ve iptali ile ilgili karar verme süreçlerindeki faaliyetlerin tarafsızlık ilkesi ile yürütülüp yürütülmediğinin denetlenmesi Sınavlarda kullanılacak olan soruların, teknik çizimlerin tarafsız bir şekilde oluşturulup oluşturulmadığının denetlenmesi Belgelendirme kararına karşı gelen itiraz sürecinin tarafsızlık ilkesi doğrultusunda sonuçlandığının denetlenmesi Belgelendirme faaliyetleri ile ilgili gelen şikayet sürecinin tarafsızlık ilkesi doğrultusunda sonuçlandığının denetlenmesi TİAD MTM nin kendi faaliyetlerinden, ilgili kuruluşlarından, ilişkilerinden veya personel ilişkilerinden kaynaklanan tehditleri belirlemek ve bunları yok etmek için gerekli olan faaliyetleri tanımlamak, yapılıp yapılmadığını denetlemek Tarafsızlıkla ilgili riskleri belirlemek, ilgili riskleri değerlendirmek, riskler için gerekli önlemleri belirlemek alındığından emin olmak, alınan önlemlerin etkinliğini değerlendirmek Üst yönetimin, belgelendirme hizmetinin tarafsızlığını olumsuz etkileyebilecek yönde eğilim ve davranışlarına karşı tedbir alınmasını sağlamak Belgelendirme faaliyetlerinden kaynaklanan muhtemel çıkar çatışmalarını, analiz etmek. Bu çıkar çatışmalarını ortadan kaldırmak veya asgariye indirmek için yöntem belirlemek TİAD MTM nin itibarına etki edebilecek konularda tavsiyelerde bulunmak. 4.2.2 Komitenin toplanması Komite yılda bir belirlenen tarihte toplanır ve tarafsızlığı koruma toplantısı yapılır. Planlanan toplantı tarihinden en az iki hafta öncesinde TİAD MTM idari koordinatörü tarafından üyelere aşağıdaki konuları içeren bir rapor hazırlanarak gönderilir; Tarafsızlığı koruma komitesi çalışmaları Belgelendirilmiş kişi sayısı Şikayetler, itirazlarla ilgili bilgilendirme Risk analizi raporu Süreçlerde, organizasyon yapısındaki değişiklikler Akreditasyon denetimi sonuçları Sayfa 2 / 8
İç tetkik ve YGG sonuçları Halka açık bilgiler (TİAD web sayfası aracılığıyla) Hedefler Üyeler toplantı öncesi raporu değerlendirip, açık kalan yeterince anlaşılmayan konularda ilave bilgi isteyebilirler. Tarafsızlığı koruma toplantısı ve değerlendirme toplantısında minimum aşağıdaki konularda tarafsızlığı tehdit edici riskleri değerlendirir; Bir önceki toplantıda alınan kararların takibi Mali konularla ilgili tarafsızlık risklerin değerlendirilmesi Üst yönetim tarafsızlığından kaynaklanabilecek potansiyel risklerin değerlendirilmesi Komitelerin tarafsızlığı ile ilgili risklerin değerlendirilmesi Personelin yeterliliği ile ilgili risklerin değerlendirilmesi Altyapı koşulları ile ilgili tarafsızlık risklerin gözden geçirilmesi Toplantı sırasında yukarıda belirlenen konularda risk analizi gözden geçirilir ve potansiyel risklerle ilgili kararlar alınır. Risk analizi güncellenerek üst yönetim ve yönetim temsilcisi tarafından uygulanması sağlanır. 4.3. Tarafsızlığın yönetimi TİAD MTM tarafsızlığı yönetmek ve belgelendirme faaliyetlerinin tarafsız bir şekilde yürütüldüğünü güvence altına almak üzere; yapısını, politikalarını ve prosedürlerini doküman haline getirmiş ve belgelendirme faaliyetlerinde yer alan personelinin anlamasını ve uygulamasını gerek taahhüt ile gerekse egitim ile sağlamıştır. TİAD MTM sürdürdüğü belgelendirme faaliyetlerinde; tüm başvuru sahibi ve adayların, bu faaliyetler hakkında kolayca bilgi almalarını sağlamak için kendi personeline belgelendirme faaliyetleri ile ilgili gerekli ve yeterli egitim imkanlarını sağlar. Ayrıca tüm başvuru sahibi ve adayların; başvuru, sınav, belgelendirme ve diğer faaliyetler hakkındaki bilgilere kolayca erişmeleri için TİAD MTM web sitesinde; başvuru şartları, sınavlar, haklar, belgelendirme, gerçeliliğin sürdürülmesi, yeniden belgelendirme, askıya alma, iptal etme, itiraz ve şikayet süreci gibi tüm faaliyetleri kamuya açık hale getirmiştir. TİAD MTM ulusal yeterliliklere göre oluşturduğu belgelendirme programlarına yapılacak başvurular için bir birlik veya gruba üye olunması gibi engelleyici veya kısıtlayıcı şartlar sunmamaktadır. İlgili mesleklerde Mesleki Yeterlilik Belgesi almak isteyen tüm kişiler sınav başvurunda bulunabilirler. Belgelendirme yapılan meslekler ilgili ulusal yeterlilik şartlarına göre bir eğitim/öğretim programının bitirilmesini şart koşmamaktadır. Belgelendirme ücretleri Tüketici Fiyat Endeksindeki değişimleri dikkate alarak TİAD MTM Müdürler Kurulu Toplantısı ile belirlenir. Bu belirleme sonucunda ücretlendirme asla aşırı mali şartlara dayandırılmamaktadır. Sınav ücretleri belirlenmesi ayrıntıları TM-P-01-01 Başvuruların Kabulü ve Değerlendirilmesi Prosedüründe açıklanmış olup, TİAD MTM Üst Yönetiminin Personel Belgelendirme Politikası ve Ücret Politikası ile güvence altına alınmıştır. Sayfa 3 / 8
Sınav soruları Değerlendirici ve İç Doğrulayıcı havuzu tarafından ilgili yeterliliklerin seviyesine göre hazırlanır. Soru hazırlama şartları TM-P-01-11 Soru Bankası Oluşturma Prosedüründe belirtilmiştir. Program Komitesi tarafından TM-T-01-04 Personel Belgelendirme Programı Gözden Geçirme Ve Değişiklik Prosedürüne göre belgelendirme programının ilgili ulusal yeterlilikleri karşılayıp, karşılamadığı denetlenir. Tarafsızlık Komitesi bu soruların ilgili ulusal yeterliliklere göre tarafsız olarak oluşturulup oluşturulmadığını denetler. Sınavlarda kullanılacak olan sorular TİAD MTM yazılımı üzerinde tutulur. Yazılama erişecek kişiler ve erişim noktaları Genel Koordinatör tarafından belirlenir. Yazılımda erişim yetkisi bulunan tüm kişilerin yapmış olduğu girişler, eklemeler gibi işlemler yazılım veri tabanına kaydedilir ve izlenebilirliği sağlanır. Yazılım ile ilgili detaylar TM-P- 01-10 Test Merkezi Belge Ve Sınav Yönetimi Yazılımı İşletme Prosedüründe detaylandırılmıştır. Sınav planlamasının yapılması sırasında aday ile Değerlendirici arasında oluşabilecek muhtemel bir çıkar ilişkisinin önüne geçmek için Değerlendirici ataması öncesinde her bir aday için TM-F-01-38 Değerlendirici Aday İlişki Kontrol Formu kullanılarak kontrol yapılır. Ayrıca belgelendirme faaliyetlerinde yer alan personel de aday ile olan çıkar ilişkisini beyan etme yükümlülüğü vardır. TİAD MTM kendi personelini veya personelinin herhangi bir yakınını tarafsızlık, eşitlik koşulları sağladığı müddetçe belgelendirme yapabilir Çıkar çatışmasının belirlenmesi ve yönetilmesi TM-P-01-03 Ölçme ve Değerlendirme Prosedüründe belirtilmiştir. Yazılım tarafından tanımlı olan öğrenme çıktılarına ve sınav bilgilerine göre, soru bankasından algoritma ile soru seçimi otomatik olarak yapılır. Böylece soru seçimleri kişilere bırakılmamış olup, eşit ve adil bir sınav hazırlığı yapılması sağlanır. Soruların seçimi ve sınav oluşturulması TM-P-01-03 Ölçme ve Değerlendirme Prosedüründe detaylandırılmıştır. Sınav alanlarını ilgili Ulusal Yeterliliklere uygun olarak TM-P-01-46 Değerlendirme Tesisi Raporu ile her sınav öncesinde eşit bir sınav ortamı sağlamak için kontrol edilir ve kayıt altına alınır. Kontrol esasları ve sorumluklar TM-P-01-03 Ölçme ve Değerlendirme Prosedüründe detaylandırılmıştır. Çıkar çatışmalarının izlenmesi, sınavın şeffaflığı, tarafsızlığı doğru ve adil ölçme sonuçları için sınavlar kamera ile kayıt altına alınmaktadır. Kayıtların alınma usulü TM-T-01-12 Teorik ve Performans Sınavları İçin Kamera Kayıt Talimatında belirlenmiştir. Ayrıca belgelendirme faaliyetlerinde elde edilen tüm veriler MYK ya sunulmaktadır. Ulusal yeterliliklere uygun gerçekleştirilen ölçme ve değerlendirme süreçlerinin geçerli, güvenilir, uygulanabilir ve tutarlı olmasını, eşitliğin sağlanması için TİAD MTM İç doğrulama sistemi kurmuş ve uygulamaktadır. İç doğrulamanın esasları TM-P-01-21 İç Doğrulama Prosedüründe belirtilmiştir. Sınavların iptali ve tekrarlanması faaliyetlerinde süreçlerin tarafsız ve adil bir biçimde yürütülmesi esas olup, TM- P-01-03 Ölçme Değerlendirme Prosedüründe belirtilmiştir. Belgenin gözetim ve yeniden belgelendirme şartları TİAD MTM web sitesinde ilan edilmiş olup, TM-T-01-06 Gözetim ve Yeniden Belgelendirme Prosedüründe detaylandırılmıştır. TİAD MTM yazılımında gözetim ve yeniden belgelendirme yapılacak adaylar otomatik olarak görüntülenebilmektedir. Tüm gözetim ve yeniden belgelendirme evrakları basılı doküman ve yazılım aracılığı ile tutulmakta olup, sonuçlar MYK ya bildirilmektedir. Sayfa 4 / 8
Belge askıya alma, iptal etme, kapsam değiştirme şatları da TİAD MTM web sitesinde ilan edilmiş olup Belge Askıya Alma, İptal Etme Ve Kapsamının Değiştirilmesi Prosedüründe detaylandırılmıştır. Belgeli kişilerin askıya alma veya iptal kararları somut deliller üzerine dayandırılmakta ve yine MYK ya bildirilmektedir. İtiraz ve şikayet süreci TİAD MTM web sayfasında kamuya açıktır. İzlenecek yol TM-P-01-07 İtiraz ve Şikayet Değerlendirilmesi Prosedüründe belirtilmiştir. Tüm itiraz ve şikayet sonuçları somut deliller üzerine dayandırılmaktadır. 4.4. Kayıtlar TİAD MTM tüm süreçlerinin somut kayıtlarını almaktadır. Tüm ölçme ve değerlendirme kayıtları, basılı doküman ve/veya Yazılım aracılığı ile tutulur. MYK ya sonuç bildirimleri yapılarak ve YN-P-02-01 Kayıt Kontrolü Prosedüründe belirtilen sürelerde tüm kayıtlar saklanarak belgelendirme kararının, tarafsızlık ve eşitlik ilkesine göre alınıp alınmadığı kayıt altına alınmış olur. Belgelendirme kararının tarafsız ve adil olarak alınması esasları ve kontrol mekanizmaları TM-P-01-03 Ölçme ve Değerlendirme Prosedüründe tanımlanmıştır. Tarafsızlık Komitesi tüm süreçlerin tarafsız, eşit ve adil olarak işlediğini bu kayıtları inceleyerek denetler. 4.5. Tarafsızlık risk analizi tablosu No Potansiyel Çatışma Olasılık Şiddet Risk Düzeltici Faaliyet 1 TİAD bünyesindeki diğer iktisadi işletmelerle ticari bağı olan firmaların çalışanlarına ücretlendirme konusunda taviz verilmesi 1 5 5 Baskının sürmesi halinde tarafsızlık komitesi kuruluşu TÜRKAK ve MYK nun yetkili mercilerine şikayet etme hakkına sahiptir. 2 TİAD Yönetim Kurulu üyelerinin firma çalışanlarına ücretlendirme ve sınavla ilgili taviz verilmesi 1 5 5 Baskının sürmesi halinde tarafsızlık komitesi kuruluşu TÜRKAK ve MYK nun yetkili mercilerine şikayet etme hakkına sahiptir. 3 TİAD MTM üst yönetiminin Tarafsızlık Komitesinin aldığı kararlara uymaması 1 5 5 TİAD MTM üst yönetimi Tarafsızlık ve Gizlilik Hizmet Beyanını ve Personel Belgelendirme Politikasındaki şartlara uyacağını taahhüt etmişti. Ayrıca Tarafsızlık komitesi kuruluşu TÜRKAK ve MYK nun yetkili mercilerine şikayet etme hakkına sahiptir. 4 Sınav değerlendiricisinin daha önceden adayın eğitiminde yer almış olması Adayın eğitim veya öğretiminde görev alan eğitici veya öğreticiler, eğitim veya öğretiminde görev aldığı adayın sınavında ve değerlendirmesinde yer alamaz. Ancak eğitici veya öğretici, Sayfa 5 / 8
adayın eğitim/öğretimini tamamlamasından itibaren en az iki yıl geçmiş olması şartıyla; eğitim veya öğretiminde görev aldığı adayın sınavında Değerlendirici & İç Doğrulayıcı olarak bulunabilir. 5 Sınav değerlendiricisi ile aday arasında bir ilişki olması Değerlendirici Havuzundan uygun şartı taşıyan başka bir değerlendirici seçilir. 6 Sınav değerlendiricisi ile aday arasında bir ilişkinin sınav günü anlaşılması Durum için tutanak kaydı açılır ve sınavın iç doğrulaması yapılır. 7 Uygulama sınavı sırasında adayın uygulama ile ilgili başarısızlığını değerlendiriciye duygu sömürüsü yaparak görmezden gelmesini istemesi 4 3 12 Normal Denetim süreci takip edilir. 8 Test sınavı sırasında adayın duygu sömürüsü yaparak değerlendiriciden yardım istemesi 4 3 12 Normal Denetim süreci takip edilir. 9 Belgelendirmeye karar verici ile aday arasında ilişki olması Adayın başvurusu sırasında Belgelendirme karar vericisi durumu bildirir ve tutanak hazırlanır. İlgili sınavın iç doğrulması yapılır. Adayların sınav sonuçları yazılım üzerinde ve sonradan değiştirilememektedir ve sonuçlar MYK ya bildirilmektedir. Ayrıca teorik ve Pratik sınavların video kaydı alınmaktadır. Böyle bir durumda Tarafsızlık Komitesi de sınav sonuçları inceleyebilir. 10 TİAD MTM belgelendirme faaliyetlerinde yer alan personelinin aday ile arasında ilişki olması Adayın başvurusu sırasında personel durumu bildirir ve tutanak hazırlanır. İlgili sınavın iç doğrulması yapılır. Adayların sınav sonuçları yazılım üzerinde ve sonradan değiştirilememektedir ve sonuçlar MYK ya bildirilmektedir. Ayrıca teorik ve Pratik sınavların video kaydı Sayfa 6 / 8
alınmaktadır. Böyle bir durumda Tarafsızlık Komitesi de sınav sonuçları inceleyebilir. 11 TİAD MTM nin kendi personeli belgelendirmesi 2 5 10 Adayın başvurusu sırasında durum ile ilgili tutanak hazırlanır. İlgili sınavın iç doğrulması yapılır. Adayların sınav sonuçları yazılım üzerinde ve sonradan değiştirilememektedir ve sonuçlar MYK ya bildirilmektedir. Ayrıca teorik ve Pratik sınavların video kaydı alınmaktadır. Böyle bir durumda Tarafsızlık Komitesi de sınav sonuçları inceleyebilir. 12 Belgelendirme karar vericisinin daha önceden bir adayın eğitiminde bulunmuş olması 1 5 10 Belgelendirme Müdürü adayların daha önceden eğitiminde bulunmamış olması gerekmektedir. TİAD MTM Belgelendirme Müdürü, TİAD MTM veya başka bir kurumda eğitim hizmeti vermemektedir. 13 TİAD MTM üst yönetimin, komitelerin ve belgelendirme müdürünün açık veya gizli bir şekilde tehdit edilmesi. Adayın daha kolay belge almak istemesi 1 4 4 Sözleşme feshedilir ve hizmet verilmez 14 Adayın sınav sonucuna itiraz etmesi ve düzeltilmemesi halinde başka bir belgelendirme kuruluşuna başvuracağı 2 3 6 Sınavla ilgili tüm kayıtlar yazılı ve görsel komiteler tarafından incelenir. Aday belge almaya hak kazanmamışsa buna itibar edilmez. 15 Adayın daha kolay bir sınav geçirmek için diğer belgelendirme kuruluşları ile kıyaslama yapması 3 3 9 Normal Denetim süreci takip edilir. Sayfa 7 / 8
TABLONUN DEĞERLENDİRİLMESİ: OLASILIK DERECESİ (1:EN DÜŞÜK) (5:EN YÜKSEK) olarak belirlenir ŞİDDET DERECESİ (1:EN DÜŞÜK) (5:EN YÜKSEK) olarak belirlenir RİSK DERECESİ = OLASILIK x ŞİDDET olarak belirlenir Sayfa 8 / 8