T.C. İZMİR İLİ TORBALI BELEDİYESİ DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA DAİR YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanağı, Tanımlar AMAÇ MADDE 1 Bu yönetmelik, İzmir/Torbalı Belediyesi Destek Hizmetler Müdürlüğünün Kuruluş, görev ve çalışma esaslarını düzenler. KAPSAM MADDE 2 Bu yönetmelik Torbalı Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev ve esasları ile 5018 sayılı Kanunun 60. Maddesinin ikinci fıkrası gereğince harcama birimlerinin talebi ve üst yöneticinin onayıyla diğer harcama birimlerine ilişkin mali işlemleri destek hizmetleri birimi olarak 4734 ve 4735 sayılı Kanununun hükümleri çerçevesinde temin ederek, kamu hizmetlerinin etkin, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak. HUKUKİ DAYANAĞI MADDE 3 Bu yönetmelik 03.07.2005 tarihli ve 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b bendi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. TANIMLAR MADDE 4 Bu yönetmelikte geçen kısaltmalar Belediye :İzmir Torbalı Belediyesini Başkanlık :Torbalı Belediye Başkanlığını Müdürlük :Destek Hizmetleri Müdürlüğünü Personel :Destek Hizmetleri Müdürlüğünde görevli tüm Personeli İKİNCİ BÖLÜM Kuruluş Yapısı MÜDÜRLÜĞÜN İDARİ YAPISI MADDE 5 Destek Hizmetleri Müdürlüğü ve Proje Etüd Şefliği biriminden oluşur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki Ve Sorumluluklar TEMEL İLKELER MADDE 6 a) Başkanlık makamına karşı sorumluluk bilincinde olmak. b) Hizmet maliyetlerini düşürmek ve zamandan tasarruf etmek, zamanı doğru kullanmak. c) Belediye imajının yükseltilerek kamuoyunda Kurumumuza olan güven duygusunu geliştirmektir. d) Hizmet kalitesini iyileştirmek. e) Sürekli değişime ve gelişime açık olmak. f) Görev alanına giren işlerin yıllık plan ve programlarını yapmak, Müdürlük bütçesini hazırlamak. g) Müdürlük hizmetlerini yürütürken Kurum içi ve Kurum dışı birimlerle gereken irtibatı ve koordinasyonu sağlamak. h) Mevcut kaynakları optimum şekilde kullanmak. MADDE 7 Genel Yapısı Destek Hizmetleri Müdürlüğü nün bugünkü kuruluşu görev konularının çeşitlerine dayanmaktır. Müdürlüğün amaç görevleri ve ilişkileri bakımından hem planlayıcı hem de uygulayıcı yönleri vardır. Destek Hizmetleri Müdürlüğüne görev veren yürürlükteki yasalara göre müdürlüğün iki yönlü bir niteliği görülmektedir. a) Müdürlük kendi konularında araştırıcı, planlayıcı, izleyici, değerlendirici, denetleyici, yol gösterici bir örgüt niteliğinde çalışmaktadır. b) Ayrıca kendi konularında bizzat uygulamada yapmaktadır. Buna göre yukarıda belirtilen amaçların değerlendirilmesinde, ana görevlerinin yerine getirilmesinde ve iş ilişkilerinin gözetilmesinde Destek Hizmetleri Müdürlüğünün bu iki yönlü niteliği üzerinde önemle durulmaktadır. Genel Görev Yetki Sorumluluk a) Görev yetki sorumluluk konusunda bu yönetmelikte kabul edilen genel kurallar şunlardır. 1. Her eleman görevini yapmak için gerekli yetkiye sahiptir. Yetki ise bir görevi (Nitelik,nicelik, süre, yöntem vb. hususlar yönünden) istenen biçimde yapmak için bağlı bulunan kişi ya da makamdan alınan Hak olarak yorumlanmaktadır. 2. Her eleman görevini yapmaktan, eksik, yanlış veya geç yapmaktan yetkisi oranında sorumludur. Sorumluluk bir görevin (nitelik, nicelik, süre, yöntem vb. hususlar yönünden) istenen biçimde yapılmasından ötürü bağlı bulunan kişi ya da makama karşı hesap verme yükümlülüğü anlaşılmaktadır.
b) Yetki devri yöneticilerin genel yönetim görevlerini daha etkin bir şekilde yapabilmeleri için yararlandıkları bir yönetim ilkesidir. Yetki devri yasaların çalışma ilkesi ve koşuların sınırlarına göre yapılır. Bir yetkinin devredilmesi sonucunda, yetkiyi devreden yöneticinin o yetkinin kullanılmasından doğan genel sorumluluğu devam eder. Yetkiyi devreden ve devralan arasında yeni bir sorumluluk ilişkisi doğar. Yetkiyi devralan o yetkinin kullanılmasından doğan cezai, parasal ve hukuki sorumluluklardan başka yetkiyi devreden yöneticiye karşı görev sorumluluğu da yüklenmiş olur. Bir göreve vekâleten atananlar o görev için, gerekli yetkiye sahip olurlar ve görevden dolayı sorumluluk yüklenir. Müdürlük Birimlerinin Görevleri 1. Amirlerin sözlü ve yazılı talimatlarını yerine getirir. 2. Satın alınacak, üretilecek ve tamir ettirilecek tüm malzemeler için gerekli idari ve teknik şartnameyi kullanan veya talep eden birimlere hazırlatmak veya temin etmek. 3. Mali yılbaşında ilgili birimlerce talep edilen veya senesi içerisinde yeniden gereksinim duyulan mal ve hizmetleri İç ve Dış Piyasalardan mevcut yasa ve yönetmelikler dahilinde temin etmek. 4. Dış piyasalardan temin edilen malzemenin akreditif, yurda nakil, ithal ve sigorta ile ilgili işlemlerini yapmak. 5. Gerek dış piyasadan ve gerekse iç piyasadan temin edilen malzemenin teknik şartnameler uyarınca muayenelerini yaptırmak ve bedellerinin ödenmesi için ilgili birimlere tahakkuklarını yaptırmak. 6. Birimlerden gelen ihtiyaç ve taleplerin cins, miktar, vasıf ve kapasite yönünden kontrole tabi tutmak. 7. Tahmini bedel tespiti yapmak ve teklif almak, 8. Yurt içi ve yurt dışı ilanlar yapmak, 9. Tespit edilen tahmini bedelleri ve alınan teklifleri İdari ve Teknik şartnameleri dahilinde tetkik ve karşılaştırarak elde edilen neticeyi gerekli evrak ve dokümanlarla birlikte ihale komisyonuna arz etmek, 10. İhale kararının kesinleşmesinden sonra ilgili firmalara tebligat yapmak, sözleşmeler hazırlamak ve sonuçlarını takip etmek. 11. 4734 sayılı kamu ihale kanununun ilgili maddeleri doğrultusunda Belediyemizce yapımına karar verilen bütün yapım işlerinin etüd, proje, keşif ve hakedişlerinin yapımını sağlamak, doğruluğunu kontrol etmek.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Çalışma Şekil, Esasları Ve İşleyişi GÖREVİN PLANLANMASI MADDE 9 Müdürlük amaçlarının gerçekleştirilmesinde başarıyı arttırmak için çalışmalarını haftalık, aylık, yıllık olarak planlar ve görevlendirme yaparak çalışma programını görevlendirme çerçevesinde yürüyüp yürümediğini takip eder. Planların gerekçesi ve uygulanabilir planlar olmasına özen gösterilmelidir. GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ MADDE 10 Destek Hizmetleri Müdürlüğünde faaliyetler Müdür tarafından hazırlanan bir plan dahilinde yürütülür. Görevin yerine getirilmesinde diğer birimlerle gerekli koordine Müdür ve Müdürün yetki verdiği Birim Sorumlusu tarafından sağlanır. Destek Hizmetleri Müdürlüğü personeli Belediye Başkanlığındaki hiyerarşik yapıya uygun olarak amirlerinden aldığı emri özverili ve itina ile yerine getirmek zorundadır. DENETİM YAPILMASI MADDE 11 Belediye Başkanlığındaki hiyerarşik yapıya uygun olarak tüm birim amirleri ait kadrolarının denetiminden sorumludur. Her türlü disiplinsiz davranışlarda ilgililer hakkında 657 sayılı Devlet memurları Kanunu ve 1475 sayılı İş Kanunu ve Toplu İŞ Sözleşmesi hükümlerine göre işlem yapılacaktır. İŞBİRLİĞİ VE KOORDİNASYON MADDE 12 a) Müdürlük İçi İşbirliği 1. Müdürlük içi işbirliği Müdür tarafından sağlanır. 2. Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalanıp müdüre iletilir. Müdür gerekli dağıtımı yaptıktan sonra, zimmet defterine işlenerek ilgili memur tarafından gerekli yerlere dağılımı yapılır. b) Kurum ve Kuruluşlarda Koordinasyon 1. Müdürlükler arası yazışma Müdürün imzası ile yürütülür 2. Müdürlüğün Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık, diğer Kurum ve Kuruluşlarla yapacağı yazışmalar, Müdürün parafı, Belediye Başkanı veya görevlendirdiği başkan yardımcısı imzası ile yürütülür. 3. Bakanlıklarla yapılacak yazışmalar Valilik Makamınca imzalanmak suretiyle gerçekleştirilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM Son Hükümler YÜRÜRLÜĞE GİRİŞ MADDE 13 Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Kanunun 18/m bendi gereği Torbalı Belediye Meclisinde kabul edildikten sonra 3011 sayılı Kanunun 2inci maddesi gereği mahallinde çıkan gazete veya diğer yayın yolları ile ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer. YÜRÜTME MADDE 14 Bu yönetmelikteki hükümleri Torbalı Belediye Başkanı yürütür.