Dijital Ortamda Kültürel Mirasın Yönetimi ve InterPARES 3 Projesi

Dijital Ortamda Kültürel Mirasın Yönetimi ve InterPARES 3 Projesi Doç. Dr Özgür KÜLCÜ Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü InterPARES 3 Projesi Türkiye Direktörü kulcu@hacettepe.edu.tr

Dijital Ortamda Kültürel Mirasın Yönetimi ve InterPARES 3 Projesi İçindekiler Kültür mirası ve kültürel mirasın korunması Dijitalleştirme uygulamaları Dijitalleştirme unsurları InterPARES 1-2-3 Projeleri InterPARES Metodolojisi InterPARES 3 Projesi Türkiye Takımı Faaliyetleri Sonuç ve Değerlendirme

Kültür Mirası Dünya Belleği Programı nda kültür mirası kapsamında evrensel değer taşıyan el yazmaları, görsel-işitsel malzemeler, kütüphane ve arşiv koleksiyonları tanımlanmaktadır. Etkisi (Influence) Zaman (Time) Yer (Place) İnsanlık (People) Konu/Tema (Subject/Theme) Form/Biçim (Form/Style) Sosyal Değer (Social Value) İkincil Kriterler: Kaynağın özgünlüğü, güvenilirliği, nadir (rarity) oluşu vs. (International Advisory Committee, 1995, s.180; Oğuz, 2005).

Kültürel Mirasın Korunması Kültürel miras kapsamında malzemelerin korunması ve erişiminde en önemli unsurlardan birisini dijitalleştirme oluşturmaktadır. Bu kapsamda dijitalleştirme uygulamaları içerik transferi ve yeniden biçimlendirme şeklinde iki şekilde ele alınmaktadır Materyale erişimi kolaylaştırmak ve sık kullanımdan kaynaklanacak tahribatları önlemek amacıyla materyallere teknoloji transferi uygulanabilmektedir. Belgesel mirasın orijinal kopyası korunurken elektronik kopyasının kullanıma açılması yaygın bir uygulamadır.

Dijitalleştirme Genel olarak bir görüntünün, sesin veya yazının sayılarla ifade edilmesine dijitalleştirme olarak adlandırılmaktadır (Ergün, 2009). Dijitalleştirme bir analog dokümanın tarayıcı ile taranarak OCR işleminden sonra okunabilir, düzeltilebilir forma dönüştürülmesi işlemidir (Coyle, 2006). Dijitalleştirme işleminin gerçekleştirilmesinin üç temel nedeni aşağıdaki gibi tanımlanmaktadır: Şekil: Doküman analiz işlemlerinin çeşitli aşamaları: İmaj tabanlı gösterimden içeriğin ve şablonun yüksek düzeyde gösterimine Entelektüel veya nesnel değere sahip malzemenin korunması, Yüksek erişim talebinin mevcut olduğu durumlarda bilginin yaygınlaştırılması, Çok kullanılan koleksiyonların yıpranmasını engellemeye yönelik koruma-onarımdır (Ataman, 2004; Ergün 2009). Şekil: Stereo görüntüleme tekniği kullanılarak kamera tabanlı doküman elde etme ( Dokümanın iki farklı açıdan fotoğrafı çekilir. Stereo görüntüleme ve interpolasyon teknikleri uygulanarak üç boyutlu yüzey yeniden yapılandırılır. Özellikle bozuk ve sorunlu yüzeylerde etkili bir yöntem olarak kullanılmaktadır

Dijitalleştirmede Dikkat Edilecek Unsurlar Bilgi ve belge kaynaklarını kanıt niteliğinin sürdürülebilmesi için elektronik kopyaların özgün (authentic), bütün (complete) ve erişilebilir (accessible) olması gerekir. Öte yandan hassas ya da gizlilik değeri olan belgelerin dijitalleştirilmesi dikkatli gerçekleştirilmelidir. Özgün Bütün Erişilebilir Belgeler ve gerekli bilgi kaynakları tanımlanmış bir sistem içerisinde, gerekli yetkilendirmeler ve kayıt süreçleri çerçevesinde üretilmelidir. Dijital kayıt, içerikle ilgili basılı formda bulunan unsurlara ilişkin hiçbir kayıp olmadan tüm fiziksel ve entelektüel unsurları yansıtmalıdır. Gereksinim duyulduğu sürece erişim hakkı bulunan kişilerce erişilebilir, taranabilir ve okunabilir olmalıdır.

Dijitalleştirme Unsurları Görüntülerin korunması Bu baslık altında dikkate alınması gereken iki ana konu vardır Uzun vadeli olarak görüntülerin korunması ya da sayısal koruma. Bu konu ile ilgili çok sayıda kılavuzlar mevcuttur. European Commission on Preservation Access (ECPA) (http://www.knaw.nl/ecpa/) adlı koruma ve erişimle ilgili vakfın web sitesi iyi bir başlangıç olabilir- Görüntülerle ilgili hakların korunması, örneğin izinsiz kullanımı engellemek. Filigranlıma (watermarking) ve şifreleme (encryption) gibi pek çok teknik mevcuttur. Digimarc (http://www.digimarc.com/) gibi pek çok ticari sistem mevcuttur ve teknolojinin açıklaması (http://www.digimarc.com/imaging/learnhow02.htm) da mevcuttur.

Dijitalleştirme Unsurları Sunum sistemleri En yaygın kullanılan sunum platformu www dir. Bilgi merkezleri web sitelerini kendi sunucularında tutabilecekleri gibi yerel yönetimler ya da üçüncü şahıslar kendilerine ev sahipliği de yapabilir. Görüntüleri bir veritabanı içinde tutmak en yaygın uygulama. Daha büyük dermelerde ya da metadata ve benzeri şartların karmaşık olduğu durumlarda uzman paket programlar kullanmak gerekebilir *.

Dijitalleştirme Unsurları Semantik işaretleme Optik Karakter Tanıma (OCR) XML SQL OCR Sistemleri OCR pek çok bilgi merkezinde katalog kayıtlarını ve birincil içeriği Dijitalleştirmek için kullanılmaktadır. İnsan kontrolü hala gerekli olsa da modern yazılımlar düşük kalitedeki orijinalleri bile düzgün olarak yorumlayabilmektedir. Bilginin Çıkarılması Bilginin Çıkarılması Mantıksal Şablon Analizi Web Doc Analizi Mantiksal Şablon MS World HTML LaTeX Fiziksel Şablon PDF HTML WordPad D Yapılanmış İmaj DjVu PDF PS INK Bitmap Geometrik analiz, Dil modellemesi Karakter algılama ınk TIFF FAX MRC, Anahtar Makinesi Bilginin Çıkarılması

Dijitalleştirme Unsurları Bilgi ve Belge Kaynaklarının Tanımlanması: Metadata Uygulamaları Metadata uygulamalarını genel olarak dört başlıkta toplamak mümkündür: Tanıtımsal Metadata Kaynağın etellektüel içeriğini tanımlar. Yapıt adı, özet, yazar ve kimlik gibi öğeleri içerir. (Hodge, 2001, s. 3) Yönetimsel Metadata Metadatanın entellektüel mülkiyet haklarıyla ilgilenen bir formudur. Sahiplik ve çoğaltma haklarıyla ilgili bilgiler içerir. Yapısal Metadata Çoklu sayısal dosyalar arasındaki ilişkiyi tanımlar. Teknik Metadata Sayısal dosyanın özellikleriyle ilgili bilgileri tanımlar. Çözünürlüğü, piksel boyutları, sıkıştırma durumları gibi. Temel Metadata Unsurları Tanımlayıcı (identifier) kod Başlık Konu Tanımlama Üretici Zaman Adresler Belge türü İlişki Fonksiyon Seri/Fon (aggregation) Dil Yerleşim Güvenlik ve Erişim Düzenleme Format Koruma Gereklilik Zorunlu Zorunlu Opsiyonel Opsiyonel Zorunlu Zorunlu E-postalar için zorunlu Elde edilebildiğinde zorunlu Elde edilebildiğinde zorunlu Opsiyonel ancak tavsiye ediliyor Zorunlu Zorunlu Opsiyonel Zorunlu Zorunlu Zorunlu Opsiyonel

Dijitalleştirme Standartları Halihazırda elektronik sistemlerde bilgi ve belge kaynaklarını tanımlamak için kullanılan uluslararası metadata şemaları aşağıda yer almaktadır Dublin Core : http://dublincore.org/ Encoded Archival Description (EAD): http://www.loc.go/ead/ead2002.html Learnin Object metadata: http://www.ims.global.org/metadata/mdv1p3pd/ims md MARC 21 : http://lcweb.loc.gov/marc/ Metadata Encoding and Transmission Standart (METS): http://www.loc.gov/standards/mts MODS (Metadata Object Descirption Schema): http://loc.gov/standards/mods VRA Core Categories Version 3: http://www.vraweb.org/vracor3.htm MPEG-7 Multimedia Content Description Interface (ISO/IEC 15938): http://www.chiariglione.org/mpeg/standards/mpeg- 7/mpeg-7.htm SMPTE Metadata Dictionary: http://www.smptera.org/mdd MARC: Kütüphaneler için EAD (Encoded Archival Description): Arşivler için GILS (Government Information Locator Service): Hükümet Yayınları için VRA (Visual Resources Association): Görsel Kaynaklar için ONIX (Online Information Exchange):Çevrimiçi Bilgi Değişimi TEI (Text Encoded Initiative): Metinler için FGDC (Federal Geographic Data Committee s Content Standart for Digital Geospatial): Uzaysal veriler için Metadata- CSDGM): Coğrafik Veriler için RDF (Resource Description Framework) :Kaynak Tanımlama Çatısı Dublin Core: Tüm kaynaklar için

Dijital Ortamda Yeni Tehditler ve Olanaklar Günümüzde kültür mirası niteliğindeki bilgi kaynaklarını tehdit eden en ciddi sorunlar arasında, doğal afetler ya da yangın tehlikesi vb. kadar değişen dosya format yapıları gösterilmektedir. Kanıt (evindence): Elektronik ortamda belgelerin kanıt niteliğini sürdürebilmeleri için dijital imza ve çoklu imza özeliklerinin tanımlanması. Güvenilirlik (reliability): Güvenilirlik ilgili olay için belgenin geçerliliğini tanımlamaktadır. Örneğin belgenin içeriğine duyulan güvenin sağlanması. Özgünlük (authenticity): Belgeleri özgünlüğü elektronik enformasyonla yakından bağlantılıdır. Elektronik ortamda özgünlüğü geçerli kılmak çaba harcanması. Sorumluluk (accountability): Belgelerin kurumsal sorumlulukların denetlenmesinde kullanılan araçlar olarak tanımlanması. Okunabilirlik ve Elde Edilebilirlik (readility and availability): Elektronik ortamda farklı formatlardaki kaynaklara erişimin sağlanması. Özellikle güncel kullanımı olmayan formatlar için araçları bulmak ciddi sorun teşkil edebilmektedir. Bu sorun güncel kullanımda olan uygulamalar için sürücü (driver) bulmakta bile yaşanabilirken geçmişe dönük sorunun boyutları artabilmektedir.

Çözüm İçin Geliştirilen Projeler Kültür mirası niteliğinde değerlendirilebilecek kaynakların daha iyi tanımlayabilmek, yaşanan sorunlara çözüm arayabilmek ve uygulamaları mümkün kılmak için bir dizi proje başlatılmıştır. Bu projelere kısaca aşağıda tanıtılmaktadır. InterPARES InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) Dijital ortamda belgelerin özgünlüğü, güvenilirliği ve uzun süre korunmasına dönük yaklaşımlar ve uygulama modelleri geliştirmeyi hedefleyen, alanında en uzun soluklu projesidir (Asproth, 2005, s.33). 1999 yılından bu yana devam etmekte olan Proje içerisinde elde edilen veriler çeşitli standartlar ve kaynak dokümanların hazırlanmasına referans olmuştur (The InterPARES Project, 2009). CEDARS CEDARS (Curl Exemplars in Dijital ARchiveS) projesinin ana hedefi dijital koruma üzerine en iyi uygulamaları tanımlayan stratejik, metodolojik ve uygulamalı rehber sağlamak olmuştur. Proje 2002 yılında sonuçlandırılmıştır (CEDARS, 2006). CAMiLEON CAMiLEON (Creatieve Archiving at Michigan & Leeds: Emulating the Old on The New) Michigan ve Leeds Üniversiteleri tarafından yürütülen proje belgelerin uzun süre alıkonması, korunması ve eski sistemlerde tanımlanmış dijital kayıtların erişimine dönük teknolojilerin araştırılması üzerine odaklanmıştır (CAMiLEON, 2003).

Çözüm İçin Geliştirilen Projeler NEDLIB Nedlib (Networked European Deposit Library): Avrupa ulusal kütüphanelerinin birlikte yürüttüğü bir projedir. Ağlaşmış Avrupa derleme kütüphanelerinin temel alt yapısını oluşturmayı hedefleyen bir projedir. MINERVA MINERVA (Ministerial NEtwoRk for Valorising Activities in digitisation) Web Koruma Projesi ilgili konuda temel kaynakları derleyerek daha geniş programları başlatmak için oluşturulmuştur. Farklı uzmanlık alanlarındaki takımlar kataloglama, kamu hizmetleri ve teknolojik olanaklar konularında çalışmalar yürütmüş, elektronik ortamda materyallerin seçimi, derlenmesi, kataloglanması, erişimi ve korunması üzerine araştırmalar yapmışlardır. PANDORA PANDORA (Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Autralia) Avustralya ulusal koruma programına seçilen çevrimiçi Avustralya yayınlarının sağlanması, arşivlenmesi ve uzun süre erişimi üzerine prosedürlerin geliştirilmesi amacıyla başlatılmıştır. VERS VERS (Victorian Electronic Records Strategy) elektronik belgelerin sağlanması, yönetimi ve korunması üzerine çözümler üretmektedir. VERS elektronik belgelerin güvenilirliği ve özgün olarak arşivlenmesi üzerine standartlar rehberleri eğitim materyalleri, danışmanlık ve ilgili alanda proje uygulamaları için bir çerçeve oluşturmaktadır. ERA ERA (The Electronic Records Archives) ABD Ulusal Arşivi tarafından elektronik formatların herhangi birinde kaydedilmiş belgelerin sistematik, kapsamlı ve dinamik biçimce korunmasını sağlamaya dönük stratejik yaklaşımla geliştirmeyi hedeflemektedir (Asproth, 2005.

InterPARES Projesi ve Türkiye Takımı Faaliyetleri Elektronik ortamda belgelerin özgünlüğü ve güvenilirliğinin sağlanması, bütünlüğünün korunması ve uzun süre saklanabilmesi üzerine yürütülen uluslararası bir proje olan InterPARES 3 Projesine (The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems; Elektronik Sistemlerde Belgelerin Özgünlüğünün Korunması Üzerine Uluslararası Araştırma Projesi) 13 ülkenin ardından Türkiye de, 28-30 Nisan 2008 tarihinde Oslo da yapılan zirvede, katılmıştır. Oslo da yapılan zirvede H.Ü. Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü öğretim üyelerinden Doç. Dr. Özgür Külcü Projenin Türkiye Direktörü olarak atanmış ve Türkiye takımının örgütlenmesinden sorumlu kılınmıştır.

InterPARES 3 projesi 2007 nin sonunda başlatılmış ve 11 Mayıs 2012 de İstanbul zirvesi ile sona ermektedir. Proje InterPARES 1 ve 2 nin çıktıları üzerine inşa edilmiştir. Daha önceki aşamalarda elektronik ortamda belge uygulamalarına dönük kuramsal olarak geliştirilen uygulama örnekleri, rehber doküman ve standartların yaşama geçirilmesi, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde uyguma koşullarının incelenmesi, Projenin hedefleri arasındadır. Yine ilgili alanda eğitim programlarının tanımlanması, sürekli eğitim ve akademik programlarının oluşturulması eğitim modüllerinin geliştirilmesi amaçlanmıştır. InterPARES 3 Projesi

InterPARES Projeleri InterPARES 3 Projesi daha önce tamamlanan InterPARES projelerinin (InterPARES 1/ 1999-2001; InterPARES 2/ 2002-2007) ortaya koyduğu kuramsal ve metodolojik yaklaşımlar üzerine inşa edilmiştir. InterPARES 3 Projesini daha yakından incelemek, için IntePARES proje geçmişine göz atmakta yarar görülmektedir.

InterPARES 1 Projesi 2001 yılında tamamlanan InterPARES 1 projesi; elektronik belgelerin, orijinalliğinin korunması üzerine odaklanmıştır. Bu noktada veritabanlarında ve doküman yönetim sistemlerinde yaşatılan ve üretilen metinsel dokümanlar öncelikli olarak değerlendirilmiştir. Proje, özgün elektronik belgelerin korunması ve seçimi için metotlar ve elektronik belgelerin özgünlüğü ile ilgili kavramsal gereklilikler gibi çeşitli bulgular üretmiştir. Tüm bulgular; The Long Term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project başlığıyla yayımlanan kitapta yer almıştır (InterPARES 1 Project, 2009).

InterPARES 1 Projesi InterPARES 1 Projesinin üzerinde yoğunlaştığı konu, günümüzde elektronik belge yönetimi yazılım uygulamalarına yönelik ilk standart olan DoD 5015.2 nin geliştirilmesidir. Standart Amerika Birleşik Devletleri Savunma Bakanlığı tarafından yayımlanmış ve konuyla ilgili tüm sektörler ve organizasyonlar tarafından kabul edilmiştir. InterPARES 1 projesi DoD 5015.2 standardı üzerine, elektronik belgelerin sürekli muhafazası ve özgünlüğünün korunması konularında yeni yaklaşımlar getirmiştir.

InterPARES 1 Projesi InterPARES 1 projesinde yer alan çalışma grubunda; tarih, hukuk, bilgisayar bilimleri ve sistem mühendisliği, bilgi bilimleri, arşivcilik, kütüphanecilij ve kimya gibi çeşitli disiplinlerdeki profesyoneller ve bilim adamları yer almıştır. Bununla birlikte projede anahtar nitelik taşıyan kavram ve metodolojiler arşivcilik alanından sağlanmıştır.

InterPARES 2 Projesi InterPARES 1 projesinin 2001 yılında tamamlanmasının ardından projenin ikinci ayağı olan InterPARES 2 projesi 2002 yılında başlatılmış ve 2007 yılında projenin kapanışı yapılmıştır. InterPARES projesinin bu bölümünde daha çok belgelerin yaşam döngüsü içindeki durumu, orijinalliği ve koruma altına alınması üzerinde durulmuştur (InterPARES 1 Project, 2009).

InterPARES 2 Projesi Projenin bu bölümü; InterPARES 2 projesi Deneyimsel, Etkileşimli ve Dinamik Belgeler başlığıyla yayınlanmıştır. Proje; Güvenilir ve orijinal belgelerin üretimi ve sürekliliği Deneyimsel, etkileşimli ve dinamik bilgisayar teknolojilerini kullanarak kurgulanan sanatsal, bilimsel ve kamu yönetim kapsamındaki özgün belgelerin uzun süreli koruma altına alınmasını amaçlamıştır (InterPARES 2 Project, 2009).

InterPARES Projesinin üçüncü ayağında; birinci ve ikinci ayaklarda yapılan çalışmaların uygulama alanlarına ne derecede yansıdığının saptanması ve mevcut durumun betimlenmesi hedeflenmiştir. Uygulamaların yürütüleceği alanlar kapsamında küçük ve orta ölçekli işletmeler ve bilgi ve belge hizmeti veren tüm kurumlar yer almaktadır. InterPARES 3 Projesinin önemli bir hedefi de alan ile ilgili akademik kaynakların geliştirilmesi ve elektronik belge yönetimi üzerine kurumsal eğitim programlarının tanımlanmasıdır. Bu bağlamda ikinci gün etkinliklerind izleyebileceğiniz, kurumsal idari yapının tanımlanması ve elektronik belgeler üzerine kurumsal politika ve stratejilerin geliştirilmesine yönelik çeşitli araştırmalar ve analizler yapılmıştır. InterPARES 3 Projesi

InterPARES 3 Projesi Günümüzde gelişen teknolojiler ve altyapı olanakları elektronik ortamda belge üretimini son derece kolaylaştırmıştır. Ancak bu belgelerin gerektiğinde yeniden kullanılabilirliğinin sağlanması, uzun süre kullanım değeri taşıyan ya da resmi niteliği olan elektronik belgelerin özgünlüğünün ve güvenilirliğinin koruması üzerinde hassasiyetle durulması gereken bir konuyu oluşturmaktadır. Bu nedenle uluslararası arenada alanında tek proje olan InterPARES 3 Projesinde yürütülen çalışmalar önemsenmektedir.

InterPARES 3 Projesi Takımları Proje nin 3.ayağına katılımcı ülkeler/bölgeler sırasıyla aşağıdaki gibidir Afrika Takımı Kore Takımı Brezilya Takımı Malezya Takım Çin Takımı Meksika Takımı Hollanda ve Belçika Takımı Norveç Takımı İngiltere ve İrlanda Takımı Singapur Takımı İtalya Takımı Türkiye Takımı

Türkiye Takımı Director Özgür Külcü Associated Professor Vice Director Arif Yılmaz Assistant Professor at the Faculty of Education in HU Researcher Tolga Çakmak Research Assistant Researcher Hande Uzun Külcü Archive and Records Management Profession at Turkish Red Crescent Society Researcher Nevzat Özel Research Assistant Researcher Ömer Dalkıran Research Assistant Hacettepe University Department of Information Management Hacettepe University Faculty of Education Division of Preschool Education, 06800 Beytepe Ankara/Turkey Hacettepe University Department of Information Management Türkiye Kızılay Derneği Ataç-1 Sokak No:32 Yenişehir/ANKARA Ankara University Faculty of Language, History and Geography Department of Information and Records Management Hacettepe University Department of Information Management kulcu@hacettepe.edu.tr 90 312 297 82 00-116 arifyilmaz@yahoo.com 90 312 297 82 00 tolgack@gmail.com 90 312 297 82 00-125 handeuzun@yahoo.com handeu@kizilay.org.tr 90 312 245 54 00/265 nozel@ankara.edu.tr +90 312 310 32 80 (1718) omerdalkiran@gmail.com 90 312 297 82 00-125

InterPARES Projesi Metodolojisi InterPARES Proje kapsamındaki araştırmalar, uluslararası literatürde eylem araştırmaları (action research) olarak geçen yönteme dayanılarak yürütülmektedir (McNiff and Whitehead, 2006). Eylem araştırmaları eleştirel yansıtma ve sorgulama yoluyla yaşamın kalitesini artırmak için önceden planlanmış, düzenlenmiş ve işbirliğine dayalı sistematik incelemeler (Uzuner, 2005; Mills, 2003; Johnson, 2002; Bogdan ve Biklen, 1998) şeklinde tanımlanmaktadır. Aşağıda tanımlanan metodolojik uygulamalar InterPARES Projesi kapsamında yürütülecek araştırmalarda göz önünde tutulacak unsurları içermektedir. Problemin Tanımlanması Veri Toplama İlk Sınama İlk Sınamanın Karşılaştırması İkinci Sınama İkinci Sınamanın Karşılaştırması Yansımalar, Analizler ve Sentezler

Alan Çalışmaları Metodolojisi Alan Çalışması İçerik Analizi ( Case Study Contextual Analysis) Kurum, yerleşim, gelişim, yasal statü, idari yapı, mali destek, kaynaklar, yönetim, sınırlamalar, amaç ve hedefler Belge Üretimi ile sonuçlanan aktiviteler: İdari ve yönetsel çerçeve, genel tanımlama, aktivite türleri, aktivitelerde ortaya çıkan dokümanlar, var olan belge yönetim programı, belge işlemlerinde sorumlu personel, belge işlemlerine yönelik stratejiler, yasal gereksinim ve sınırlamalar, İdari gereksinim ve sınırlamalar, teknolojik gereksinim ve sınırlamalar, etik gereksinim ve sınırlamalar. Kurumsal Politikalara Yönelik Alan Çalışması (Policy Case Studies) Yaparken Cevaplayacağı Sorular Belgelere Yönelik Alan Çalışması (Records Case Studies) Yaparken Cevaplayacağı Sorular ( Belge Saklama Sistemlerine Yönelik Alan Çalışması (Records Keeping Case Studies) Yaparken Cevaplayacağı Sorular

Türkiye Takımı Alan Çalışmaları InterPARES Türkiye takımı ayrıntıları çeşitli yayınlarda da yer alan, aşağıdaki alan çalışmalarını gerçekleştirmiş ve bunları çeşitli düzeylerde yayınlara dönüştürmüştür. Kurumlarda elektronik belge yönetimine dönük koşulları, sorunları ve beklentileri tespit etmeye dönük olarak hazırlanan alan çalışmaları kapsamlı bir şekilde durum saptaması yapmaya olanak sağlamıştır. Külcü, Özgür, Çakmak, Tolga. (2010). Evaluation of the ERM Application in Turkey within the framework of InterPARES Project. International Journal of Information Management, 30 (3), 199-211 Analiz Yapılan Kurumarın Listesi 1 Adnan Ötüken Halk Kütüphanesi 2 Ankara Valiliği Dernekler Masası 3 ASELSAN 4 Atılım Üniversitesi Kütüphanesi 5 Barlas İmar Planlama Limitet Şirketi 6 Bayındırlık ve İskân Bakanlığı 7 Dış Ticaret Müsteşarlığı 8 Hacettepe Üniversitesi Beytepe Kütüphanesi 9 Hacettepe Üniversitesi Merkez Kütüphanesi 10 Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü 11 Hacettepe Üniversitesi Yetişkin Hastanesi 12 ODTÜ Kütüphanesi 13 TUSAŞ Havacılık ve Uzay Sanayi A. Ş. Kütüphanesi 14 TRT Ankara 15 TRT İstanbul 16 ULAKBIM - Cahit Arf Bilgi Merkezi 17 Vehbi Koç Ankara Araştırma Merkezi

28 KURUM ÖRNEĞİNDE TÜRKİYEDE KURUMSAL ELEKTRONİK BİLGİ VE BELGE YÖNETİM SİSTEMLERİNE DÖNÜK KOŞULLAR 2. Alan Çalışması Tablo 1. Anket deneklerinin çalıştıkları kurumlara göre dağılımı Kurum Adı Sayı % Ankara Üniversitesi Kütüphaneleri 7 4,6 Atatürk Hastanesi 5 3,4 Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı 1,7 BM Holding 7 4,6 Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü 1,7 Dışişleri Bakanlığı 3 2,0 Emniyet Genel Müdürlüğü 3 2,0 Goethe Enstitüsü 2 1,3 Gümrük ve Ticaret Bakanlığı 1,7 Hacettepe Hastanesi 1,7 Hazine Müsteşarlığı 1,7 Kalkınma Bakanlığı 18 12,1 Keçiören Araştırma Hastanesi 2 1,3 Kültür ve Turizm Bakanlığı (Merkez) 8 5,3 Kültür ve Turizm Bakanlığı (Bağlı Kütüphaneler) 25 16,7 Maden Tetkik Arama Genel Müdürlüğü 10 6,6 Özel Bayındır Hastanesi 1,7 Polatlı Devlet Hastanesi 1,7 Sağlık Bakanlığı 15 10,0 Sayıştay 2 1,3 Sermaye Piyasası Kurulu 11 7,3 Şehit Cihan Yıldız İÖO 1,7 TAEK 2 1,3 TBMM Kütüphanesi 1,7 Toprak Mahsulleri Ofisi 10 6,6 Türk Tarih Kurumu 1,7 TÜRMOB 7 4,6 YÖK 3 2,0 Toplam 150 100,0

57 Kurum Örneğinde Türkiye de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi 3. Alan Çalışması ABBOTT İlaç Adnan Menderes Üniversitesi Ahmet Aydeniz İnşaat A.Ş. Anadolu Medeniyetleri Müzesi Atatürk Göğüs Hastalıkları Hastanesi Ayada Maldives Başkent Üniversitesi Bilim İlaç Bilkent Üniversitesi Kütüphanesi BNS Gıda Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Çankaya Üniversitesi Derhan İnşaat San.Tic.Ltd.Şti Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Dış Ticaret Müsteşarlığı DİO İnşaat Elektrik Üretim AŞ Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Fedactio Gazi Üniversitesi Gümrük Ve Turizm İşletmeleri Tic. A.Ş. Hacettepe Üniversitesi Hem İletişim HÜ Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü İçişleri Bakanlığı İstanbul Ticaret Odası Karel Elektronik A.Ş. Karo Organizasyon Kırıkkale İl Halk Kütüphanesi Kültür Varlıkları ve Müzeler Genel Müdürlüğü Kültür ve Turizm Bakanlığı Maliye Bakanlığı Mikrobeta Elektronik ve Bilgisayar Ltd. Şti. Milli Eğitim Bakanlığı Milli Kütüphane Başkanlığı Novartis Numune Hastanesi ODTÜ Oluşum Yayıncılık ve Danışmanlık Ltd. Şti. Or-An Sevgi Yılı Halk Kütüphanesi Orta Doğu Teknik Üniversitesi Öncüoğlu Mimarlık Petrol İşleri Genel Müdürlüğü PTT Genel Müdürlüğü Süleymaniye Yazma Eser Kütüphanesi Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü TURMAP Bilişim Teknolojileri TÜPRAŞ Türk Tarih Kurumu Türkiye Kızılay Derneği Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği TÜRMOB Ulaştırma Bakanlığı Valör Turizm ve Kongre Organizasyonları Veysel Yıldırım Kerestecilik Vocalcom Turkey Bilişim İletişim San. Tic. Ltd. Şti. Zonguldak Karaelmas Üniversitesi Tıp Fakültesi Hastanesi

Kurumsal Bilgi Kaynağı Olarak E-posta Yönetim Sistemleri Üzerine Alan Çalışmaları 4. Alan Çalışması Anketin Gerçekleşirildiği Kuruluşlar Toplam Denek Sayısı AB Araştırma ve Dokümantasyon D.B. 11 Bilkent Üniversitesi Kütüphanesi 25 Birikim Eğitim ve Kariyer Danışmanlık 15 Bitlis Devlet Hastanesi 10 İçişleri Bakanlığı İdari ve Mali İşleri Daire Başkanlığı 11 Devlet Planlama Teşkilatı Sanayi Dairesi 8 Beyugme 1 İktisadi Sektörler ve Koordinasyon 3 Genel Müdürlüğü Sosyal Sektörler ve Koordinasyon 6 Genel Müdürlüğü Genel Sekreterlik 2 Bilgi İşlem 2 Dokümantasyon ve Kütüphane Şube 3 Müdürlüğü ISKEM-AHD 1 Dış Ticaret Müsteşarlığı Bilgi İşlem Merkezi 25 İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 2 Diyarbakır Nüfus Müdürlüğü 13 Gazi Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire 34 Başkanlığı Göral Otomotiv 24 Hacettepe Üniversitesi Beytepe Merkez Kütüphane 22 Hazine Müsteşarlığı Ekonomik Araştırmalar Genel 4 Müdürlüğü Bilgi İşlem Merkezi 26 Ekonomik Araştırmalar Genel 4 Müdürlüğü Hem İletişim Reklamcılık Ltd. Şti 15 İçişleri Bakanlığı İdari ve Mali İsler Daire Başkanlığı İHA-TGRT Haber-Türkiye Gazetesi 25 Kültür ve Turizm Bakanlığı 35 Kültür ve Turizm Bakanlığı Adnan 12 Ötüken Kütüphanesi Maden Tetkik Arama Genel Müdürlüğü BDT Dairesi Bşk. Kütüphane Servisi 8 Bilimsel Dokümantasyon Dairesi Bşk./ 10 Kütüphane Bilgi İşlem Koordinasyon Merkezi 12 Milli Eğitim Bakanlığı 12 Osmangazi Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı 16 Sağlık Bakanlığı Performans Yönetimi Kalite 23 Geliştirme Daire Başkan Sosyal Güvenlik Kurumu Bilgi İşlem Daire Başkanlığı 5 Toprak Mahsulleri Ofisi 22 Türk Kızılayı Bilgi İşlem Merkezi 1 Türk Kızılayı Kan Merkezleri Yönetimi 9 Türk Tarih Kurumu 1 Türkiye İstatistik Kurumu 30 Vakıflar Genel Müdürlüğü Bilgi İşlem Müdürlüğü/Yazılım 1 General Müdürlük 16 Genel Toplam 505

Türkiye de Üniversitelerin Elektronik Bilgi Sistemi ve Belge Yönetimi Uygulamalarının Değerlendirilmesi 5. Alan Çalışması Alan Çalışmalarının Devam Ettiği 21 Üniversite Üniversite Adı İdari Personel Üniversite Adı Akademik Personel Ankara Üniversitesi 1652 Ankara Üniversitesi 1621 Hacettepe Üniversitesi 1308 Ege Üniversitesi 1380 Ege Üniversitesi 1125 Hacettepe Üniversitesi 1354 Dokuz Eylül Üniversitesi 1092 Dokuz Eylül Üniversitesi 1129 Çukurova Üniversitesi 760 Selçuk Üniversitesi 897 Selçuk Üniversitesi 751 İstanbul Teknik Üniv. 854 Uludağ Üniversitesi 719 Çukurova Üniversitesi 764 Anadolu Üniversitesi 675 Uludağ Üniversitesi 730 İstanbul Teknik Üniversitesi 671 Ondokuz Mayıs Üniv. 718 Karadeniz Teknik Üniv. 639 Fırat Üniversitesi 629 Sakarya Üniversitesi 637 Anadolu Üniversitesi 659 Fırat Üniversitesi 617 Karadeniz Teknik Üniv. 596 Akdeniz Üniversitesi 600 Akdeniz Üniversitesi 583 On Dokuz Mayıs Üniversitesi 589 Yıldız Teknik Üniversitesi 536 Kocaeli Üniversitesi 532 Sakarya Üniversitesi 475 Mersin Üniversitesi 532 Kocaeli Üniversitesi 428 Adnan Menderes Üniversitesi 484 Mersin Üniversitesi 417 Celal Bayar Üniversitesi 467 Adnan Menderes Üniv. 412 Yıldız Teknik Üniversitesi 458 Trakya Üniversitesi 401 Trakya Üniversitesi 446 Celal Bayar Üniversitesi 387 Boğaziçi Üniversitesi 391 Boğaziçi Üniversitesi 363

InterPARES 3 İle İlişkili TÜBİTAK PROJESİ TÜBİTAK Uluslararası Bilimsel Araştırma Projesi (UBAP,1011) Proje Adı: InterPARES 3 Elektronik Sistemlerde Belgelerin Özgünlüğünün Korunması Üzerine Uluslararası Araştırma Projesi: Türkiye de Üniversitelerin Değerlendirilmesi. Proje Ekibi: Doç. Dr. Özgür Külcü (Yürütücü), Prof. Dr. Yaşar Tonta (Danışman), Dr. Arif Yılmaz (Araştırmacı), Hande Uzun Külcü (Araştırmacı), A. Fuat Kartal (Araştırmacı), Tolga Çakmak (Bursiyer), Güleda Düzyol (Bursiyer) Proje İçeriği: Elektronik Sistemlerde Belgelerin Özgünlüğünün Korunması Üzerine Uluslararası Araştırma Projesi kapsamında ülkemizde üniversitelerde elektronik belge yönetimi uygulamalarına dönük mevcut koşullar analiz edilecektir. Proje sonucunda ülkemizde üniversitelerde, kurumsal içerik yönetimi, elektronik belge yönetimi ve elektronik ortamda belge iletişim güvenliği ile arşivlik kaynaklarının uzun süre korunması gibi konular üzerine el kitapları ve düzenlemeler dâhil olmak üzere çeşitli rehber dokümanlar hazırlanacaktır. Geliştirilecek rehber dokümanlar üniversitelerimizin; uluslararası düzenlemeler ve uygulama örnekleri ile uyumlu, ülke perspektifinde beklentileri karşılayacak, üniversitelerin ihtiyaçları doğrultusunda eşgüdümlü çalışabilecek elektronik belge ve arşiv yönetim sistemlerini temin etmeleri ya da bu içerikte programlar geliştirmelerine yardımcı olacak nitelikte olacaktır. Proje Süresi: Nisan 2010 - Ekim 2012

Türkiye Takımı Faaliyetleri Çakmak, T. and Külcü Ö. (2011). Evaluation of enterprise information and content management: the example of a defense industry organization in Turkey. InterPARES 3 Project 5th International Joint Summit and Symposium. 16-18 June 2011. Kuching: Sarawak State Library, Malezya. Külcü, Ö. ve Çakmak, T. (2010). Convergence of RM and ECM in digital environments. CITRA 2010 Conference and InterPARES 3 Summit & Symposium. 11-19 September, 2010. Oslo: Holmenkollen Park Hotel Rica Külcü, Özgür, Çakmak T and Külcü, Hande Uzun. (2010). The New Challenges In Records Management: Digitization And Enterprise Content Management Practices. CITRA ICA/CITRA Conference Site Event. InterPARES 3 Project Presentations. 17.10.2010 Norway, Oslo. Külcü Özgür. (2010). InterPARES Project Team Turkey Activity Report. InterPARES Project 4 th Summit. 13-14.10. 2010 Norway, Oslo Külcü, Özgür. (2010). Enterprise Content Management. InterPARES 3 Project 3rd Summit Team Turkey Presentation. 27.06.2010, Vancouver, Kanada. Külcü, Özgür. (2010). E-mail Management in the Context of Enterprise Content Management: Reflections from Turkey. InterPARES 3 Project 3rd International Symposium. 29.06.2010, Vancouver, Canada. Külcü, Özgür, Külcü; Hande Uzun. (2010). The Contextual Analysis of the E-RecordsManagement Requirements of Turkish Red Crescent Society. 8th European Conference on Digital Archiving, 28-30.05.2010, Geneva, Switzerland Külcü, Özgür ve Çakmak, T. (2009). Evaluation of Institutional Conditions for Electronic Records Management (ERM) in Turkey: Results of Surveys Carried Out in 17 Institution. InterPARES 3 Symposium. 4-5 June, Seoul, Kore Külcü, Özgür. (2008). Evolution of the e-records management practices in terms of egovernment, the issues and expectations, reflections from Turkey. InterPARES 3 Project 2nd International Summit, 28-30 April 2008. Det Norske Veritaas, Oslo

Türkiye Takımı Yayın Faaliyetleri Makaleler (Social Science Citation Index Kapsamında Dizinlenen) Külcü, Özgür, Çakmak, Tolga. (2010). Evaluation of the ERM Application in Turkey within the framework of InterPARES Project. International Journal of Information Management, 30 (3), 199-211. Külcü, Özgür ve Külcü, Hande Uzun. (2010). The Contextual Analysis of the e-records Management Requirements of Turkish Red Crescent Society. The Electronic Library, 28(2), 314-333. Külcü, Özgür. (2009). Records Management Practices in Universities: Comparative Study of Examples in Canada and Turkey. The Canadian Journal of Information and Library Science, 33(1/2), 85-107.Külcü, Özgür. (2009). Quality documentation and records management: a survey of Turkish universities. Aslib Proceedings, 61 (6), 459-473. Külcü, Özgür. (2009). Evolution of the e-records management practices in e-government: reflections from Turkey. The Electronic Library, 27 (6), 999-1009 Külcü, Özgür ve Külcü, Hande Uzun. (2009). The Records Management Capacity Assessment System (RMCAS) as a tool for program development at the Turkish Red Crescent Society. International Journal of Information Management, 29 (6), 483-487. Külcü, Özgür. (2009). Quality documentation and records management: a survey of Turkish universities. Aslib Proceedings, 61 (6), 459-473

InterPARES 3 Projesi Kapsamında Geliştirilen Ürünler Kurumsal programlara yönelik politikalar, stratejiler, prosedürler, belge üreticilerine yönelik kılavuzlar, Proje kapsamında gerçekleştirilecek spesifik alan çalışmalarına dönük eylem planları, Farklı organizasyonlarda, içerikte ve ülkelerde spesifik alan çalışmalarına yönelik geliştirilen eylem planlarının geçerliliği, uygulanabilirliği ve adapte edilebilirliğine dönük analizi formları Belgelerin yaşam döngüsünde yer alan farklı aşamalarda (belge üretimi, kullanımı, bakımı, düzenlenmesi ve korunması gibi) korunması için geliştirilen eylem planları, İlgili alanda en riskli materyalleri belirlemeye dönük kriterler Özel nitelikli sayısal belgelerin korunma gereksinimlerine dönük kılavuzlar,

InterPARES 3 Projesi Sonucunda Beklenen Ürünler Seçilmiş koruma eylemlerinin başarısının ölçülmesi için geliştirilmiş modeller, Çeşitli tür arşiv, program, belge ve / veya sistemlere yönelik maliyet yarar analizi modelleri, Çeşitli tür koruma modellerinin kişiler ve ilgili toplumsal kesimlere yönelik koşullarını belirlemeye ve/veya değerlendirmeye dönük etik modeller, Küçük ya da orta ölçekli kurumların ücretsiz erişimini sağlamaya dönük bir web sayfası, Sayısal koruma üzerine kuramsal ve uygulamalı çalışmalar, bildiri, konferans, sempozyum metinleri ve diğer hakemli yayınlar, Kontrol, denetim ve politika geliştirme organları, hukuk müşavirleri vb. noktalardakilerin gereksinim duyduğu sayısal belgelerin korunmasına dönük bütünsel planlar ve kılavuzlar

Sonuç Günümüzde, insanın ürettiği maddi ve manevi değerler bütünü olarak tanımlanabilecek kültür varlıkların önemli bir bölümü dijital ortamda üretilmekte, ya da bir şekilde elektronik ortama taşınmaktadır. Dijitalleştirme ya da dijital ortamda içerik yönetimi kapsamında değerlendirilebilecek bu uygulamalar beraberinde bir dizi sorunu ve/veya daha önce tanımlanmamış koşulları oluşturmuştur. 10 yılı aşkın süredir InterPARES Projeleri ilgili sorunları aşabilmek ya da koşulları daha açık tanımlayabilmek için oluşturulmuştur. Projenin 1. ve 2. ayağında geliştirilen standart ve rehberler ile uygulama örnekleri, sistem mühendisleri ile birlikte bilgi ve belge yönetimi alanında uzmanların işbirliği ile, ortak bir anlayışın ürünü olarak geliştirilmiştir. InterPARES 3 Projesi çerçevesinde 14 ülkede düzenlenen zirve ve sempozyumlarla elektronik ortamda belgelerin özgünlüğü, bütünlüğü, güvenilirliği ve uzun süre korunması üzerine geniş kapsamlı bir farkındalık yaratılmıştır. Proje çerçevesinde farklı ülkelerde aynı metodoloji üzerine gerçekleştirilen alan çalışmaları ile elektronik ortamda belge yönetimi uygulamalarına dönük var olan koşullar, sorunlar ve beklentiler tespit edilmiş, uluslararası karşılaştırmalar yapılabilmiş, ortak yol haritaları oluşturulmuştur. Türkiye takımı olarak 100 ü aşkın kuruluşta gerçekleştirdiğimiz alan çalışmaları, ülkemizde elektronik belge yönetimi uygulamalarının geldiği noktayı, sorun yaşanan alanları, çekinceleri ve en çok geliştirilmeye ihtiyaç duyulan konuları ortaya koymuştur. Bu sonuçlar 6 si SSCI kapsamında uluslar arası dergilerde araştırma makaleleri olmak üzere pek yayın ve bildiriye konu olmuştur. 4 yılı aşkın süredir Türkiye Takımı olarak hiçbir maddi destek almadan gönüllülüğe dayalı yürüttüğümüz Projenin, farklı içerik ve kapsamda sürdürülmesi en büyük dileğimizdir.

Katılımınız İçin Teşekkür Ederim Doç. Dr. Özgür KÜLCÜ kulcu@hacettepe.edu.tr Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü