PARK VE BAHÇELER MÜDÜRLÜĞÜ TEŞKİLAT YAPISI VE ÇALISMA ESASLARINA DAİR YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, HUKUK DAYANAK, İLKELER ve TANIMLAR Amaç Madde 1- Bu yönergenin amacı; Kırklareli Belediyesi Park ve Bahçeler Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışmalarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge; Park ve Bahçeler Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin kurulusu ile görev, yetki ve sorumluluğunda bulunan iş ve işlemlerin düzenlenmesi ve yürütülmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar. Hukuki dayanak Madde 3- Bu Yönerge; Kırklareli Belediye Meclisi nin 03/07/2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanununun 15 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.. İlkeler Madde 4- Belediye hizmet ve faaliyetlerinde etkinlik, eşitlik, hizmette kaliteyi artırmak, belediyenin güçlü ve zayıf yönlerini tespit ederek, fırsat ve tehditleri analiz etmek, sorunlara kalıcı ve yerinde çözüm üretmek, geleceğe dönük stratejiler belirlemek, mevcut kaynakları optimum şekilde kullanmak, çalışanların kuruma bağlılığını artırmak, yönetime kullanılabilir ve etkin bir karar almada destek sağlayıcı nitelikte bilgi sunmak, yönetici ve diğer pozisyonlarda görev yapan personelin motivasyonunu sağlamak, performansını artırmak, toplam kalite yönetimine geçmek. Faaliyetlerini yüksek nitelikli insanların çalıştığı, çalışanları ortak değer ve amaçlar etrafında kenetlenmiş, kabul edilebilir ve sürekli iyileştirme sağlayan, teknolojik altyapıyı etkin ve verimli kullanan ve öğrenen organizasyon yapısına sahip, öncü ve örnek bir belediyecilik anlayışıyla gerçekleştirmek. Bu anlayışa uygun amaç ve hedeflere ulaşabilmek için gerekli nitelik ve yetkinliklere sahip personel yapısını oluşturmak.. Tanımlar Madde 5- Bu Yönergede adı geçen; Belediye : Kırklareli Belediyesi ni, Başkanlık : Kırklareli Belediye Başkanlığı nı, Başkan : Kırklareli Belediye Başkanı nı, Meclis : Kırklareli Belediye Meclisi ni, Encümen : Kırklareli Belediyesi Encümeni ni, Müdürlük : Park ve Bahçeler Müdürlüğü nü ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM MÜDÜRLÜĞÜN KURULUSU VE GÖREVLERİ Kurulusu Madde 6- Müdürlüğün görevlerini etkin ve verimli bir şekilde yürütebilmesi için 3 birim ve bu birimlere bağlı servislerden oluşturulur. Müdürlüğün teşkilat seması aşağıda gösterilmiştir: PARK VE BAHÇELER MÜDÜRLÜĞÜ 1- PARK VE BAHÇELER BİRİMİ 2- SERA BİRİMİ 3- MEZARLIK BİRİMİ Müdürlüğün görevleri Madde 7- Müdürlüğün görevleri aşağıda sayılmıştır:
1. Belediye mücavir alan sınırları içerisindeki yeşil alanların, kaldırımların, mesirelik alanların peyzaj düzenlenmesini ve uygulamasını yapmak veya yaptırmak, 2. Yeşil alanlar yaratmak ve kişi başına düşen yeşil alan miktarını artırmak, 3. Şehir içindeki tüm parkların, mesirelik ve ağaçlandırma alanlarının, kaldırımların yıl boyunca bakım, temizlik, ilaçlama, gübreleme, budama, sulama, çim kesim ve peyzaj tanzimi uygulamalarını sağlıklı şekilde yapmak veya yaptırmak, 4. Halkın spor etkinliklerine destek olmak amacıyla fitness kompleksi, basketbol ve voleybol sahaları, tenis kortları, yürüyüş parkurları yapmak, 5. Yeni oluşturulacak yeşil alanların inşaat, elektrik, tesisat, peyzaj projelendirilmesini yapmak yada yaptırmak. 6. Sağlıklı ve az su kullanımını sağlayan sulama projelerini projelendirmek ve uygulatmak, 7. Yeşil alanlarda, refüjlerde, mesirelik alanlarda, kaldırımlarda kullanılması saptanan kent mobilyaları, oyun grupları, aydınlatma elemanları, tesisat malzemeleri, süs havuzları, heykel yapımı vb. malzemeleri uygulama alanına ve kullanım amacına göre tasarımlarını projelendirmek ve uygulamalarını yaptırmak, 8. Yeşil alanlarda, kaldırımlarda peyzaj düzenlemelerinde yıl boyunca kullanılması düşünülen çiçek, ağaç ve çalı grubu fidanları listelemek, teknik şartnamelerini hazırlamak ve alımlarını sağlamak, 9. Oluşturulan projeler ve teknik detay ve çizimler doğrultusunda 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu nun hüküm ve yönetmeliklerine göre işlemleri yürütmek, 10.Yeni oluşturulan veya yeniden peyzaj dizaynı değiştirilen parklarda bitki dikim, çiçek dikim uygulamaları, çim saha tanzim uygulamaları yapmak veya yaptırmak, 11. Şehir içerisinde yer alan süs havuzlarının ve göletlerin bakımlarını yapmak, 12. Tüm yeşil alanlarda yer alan sulamaları mevsimsel olarak programlamak, oluşan arızaları yapmak veya yaptırmak, 13. Parklarda yer alan çocuk oyun gruplarını, bankları, çöp kovaları, aydınlatmaları kontrol etmek, rutin bakımlarını yapmak ve arızalarını gidermek için ilgili birimlere yaptırtmak, 14.Sivrisinek, karasinek ve keneye karşı larvasit, uçkun ve rezüdüel olarak kullanılacak insan sağlığı grubu ilaçları temin etmek, ilaçlamaları yapmak, Bu maksatla kullanılacak ilaçlar; Sağlık Bakanlığından onaylı, T.C. Sağlık Bakanlığınca verilmiş üretim veya ithal izin belgesi Sağlık Bakanlığından onaylı Türkçe etiket örneği İlaç kolay taşınır ve T.C. Sağlık Bakanlığının belirlediği standart ambalajlarda olmalıdır. 15. Defin işlemlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini yapmak veya yaptırmak, 16. Mezarlıkların tüm bakım islerini yürütmek, 17. Halkın talep ve şikayetlerini değerlendirmek, yerinde inceleme yapmak ve bu doğrultuda kararlar almak ve uygulamak, 17. Özel sektöre yaptırılan tüm projelerin kontrol ve denetimini yürütmek, 18. Belediyeye ait yeşil alanda veya kaldırımlarda, refüjlerde oluşan araçlar ya da insanlar tarafından yapılan hasarları tutanakla tespitini yapmak ve hasar raporu oluşturmak. Müdür Madde 8- Kırklareli Belediyesi Teşkilat Yönetmeliği nde ve bu yönergede belirtilen görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan öncelikle Belediye Başkanına veya bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı birinci derecede sorumludur. Birimlerin görevleri Madde 9- Madde 6 da Müdürlük Teşkilat Şeması nda gösterilen birimler ve bu birimlere bağlı servislerin görevleri: Park ve Bahçeler Birimi Birim 1 servisten oluşur:
Park ve Bahçeler Müdürlüğü Kalemi 1- şturulacak yeşil alanların inşaat, elektrik, tesisat, peyzaj projelendirilmesini yapmak, 2- ında sa ğlıklı ve az su kullanımını sağlayan sulama projelerini projelendirmek ve uygulatmak, 3- şil alanlarda, refüjlerde, mesirelik alanlarda, kaldırımlarda kullanılması saptanan kent mobilyaları, oyun grupları, aydınlatma elemanları, tesisat malzemeleri, süs havuzları, heykel yapımı vb. malzemeleri uygulama alanına ve kullanım amacına göre tasarımlarını projelendirmek ve uygulamalarını yaptırmak, 4- azışma işlemlerini yürütmek, 5- ın kaydını tutmak, 6- ını düzenlemek ve izinlerini takip etmek, 7- ğün kırtasiye, fotokopi, ozalit, dosyalama vb. taleplerini ve ihtiyaçlarını yerine getirmek, 8- şivleme işlemlerini yerine getirmek, 9- ılmasından (telefon, faks ) sorumlu olmak, 10- ın talep ve şikayetlerini değerlendirmek, yerinde inceleme yapmak ve bu doğrultuda kararlar almak ve uygulamak. 11-4734 Sayılı Kamu İhale Kanununa göre yapılacak olan mal veya hizmet alımı için gerekli evrakları hazırlayıp üst yazı ile Destek Hizmetleri Müdürlüğüne göndermek, 12-Bu amaçla; teknik şartnameyi hazırlamak, 13-İhale sürecinin tamamlanması ile birlikte imzalanan sözleşmede tanımlanan tüm süreçleri ve zaman planını takip etmek, 14-İhalenin bitişiyle birlikte hakediş raporlarını hazırlamak, 15-Alınan mal veya hizmetin muayene kabulünü hazırlamak. 16-Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek, 17-Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek, 18-Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek, 19-Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, 20-Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karsı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak, 21-Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek, 22-Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düsen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, 23-Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, 24-Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, 25-Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. Mezarlıklar Birimi Birim 3 kişiden olusur: Mezarlıklar Servisi 1 -Cenaze ile ilgili gelen mezar yeri taleplerinin ve hizmet taleplerinin (Mezar Kazma, Cenaze Nakil ve Defin Hizmetleri) yerine getirilmesini sağlamak, Mezar kazımcısı Müdürlüğün personel durumuna personel harici kişilere kazım yaptırılabilir. 2- ıkların bakım ve onarımını sağlamak, yaptırtmak, 3-Ölüm kayıtlarının mezar yeri onarım belgelerinin ve mezar yeri tahsis belgelerinin arşivlesmesini ve saklanmasını sağlamak,
4-Arşivde bulunan eski belgelerin düzenli saklanmasını ve bu belgelerin bilgisayar ortamına aktarılmasını sağlamak, 5-Nakil yapılacak cenazelerle ilgili yazışmaların yapılmasını sağlamak, 6-Birimle ilgili yazışmaların yapılmasını sağlamak, 7-Mezarlıklar birimine gelen/giden evrak takibini sağlamak, 8-Dış güvenliğini sağlamak, güvenli ve düzenli bir çalışma ortamı oluşturmak. İmam 1-Müdürlükten almış olduğu yazılı veya sözlü talimatları zamanında ve eksiksiz yerine getirmek, 2-Defne iştirak edip, defin hizmetinin dini kurallara uygun olarak yapılmasını sağlamak, 3-Cenaze törenlerinde din görevlisi olarak müdürlüğü temsil etmek, 4-Görevlendirilmesi durumunda birimini temsil etmek. 5-Cenazenin araçtan mezar basına kadar taşınmasına yardımcı olmak, 6-Mezarlık içerisinde oluşan yabani ot temizliği Müdürlük personel ile yapmak, 7-Mezarlık ara yollarının temizliğini yapmak, 8-Mezarlık içerisinde oluşan çöplerin, temin edilen araçlarla çöp alanına dökülmesini sağlamak, 9-İhtiyaç olduğunda cenazenin taşınmasına ve defnine yardımcı olmak, 10-Mezarlık kapı kontrol hizmetlerini yürütmek, 11-Ziyaretçi vatandaşlara yönlendirici ve mezarlığı tanıtıcı yardımlarda bulunmak, 12-Ziyaret amacı dışında gelen kişilerin (dilenci, çocuk vs.) mezarlık içerisine girişine engel olmak, gerektiğinde Belediye Zabıtasından destek almak, 13- ık içerisinde rutin kontroller yaparak, gördüğü olumsuzlukları mezarlık görevlisine bildirmek, 14-Cenaze defni sırasında bazı kimselerin (dilencilerin, sucuların, çelenkçilerin v.s.) cenaze sahiplerini rahatsız etmelerine mani olmak, 15-Mezarlık görevlilerinin bilgisi dışında, mezarlık içerisine mezar haricindeki yerlere ağaç ve bitki dikimine engel olmak, Park ve Bahçeler Birimi 1-Belediye mücavir alan sınırları içerisindeki yeşil alanların, ağaçların, mesirelik alanların peyzaj düzenlenmesini ve uygulamasını yapmak veya yaptırmak, 2- ş yeşil alanlar yaratmak ve kişi basına düsen yeşil alan miktarını artırmak, 3- Şehir içindeki tüm parkların, mesirelik ve ağaçlandırma alanlarının, temizlik, ilaçlama, gübreleme, budama, sulama, çim kesim ve peyzaj tanzimi uygulamalarının sağlıklı şekilde yürütülmesini yapmak veya yaptırmak, 4- ın spor etkinliklerine destek olmak amacıyla fitness kompleksi, basketbol ve voleybol sahaları, tenis kortları, yürüyüş parkurları yapmak, 5- Şehir içerisinde yer alan süs havuzlarının ve göletlerin bakımlarını yapmak, 6- şil alanlarda yer alan sulamaları mevsimsel olarak programlamak, oluşan arızaları yapmak veya yaptırmak, 7- ını, bankları, çöp kovaları, aydınlatmalarıkontrol etmek, rutin bakımlarını yapmak ve arızalarını gidermek, gerektiğinde ilgili diğer birimlerden destek almak, 8- şil alanda veya kaldırımlarda, refüjlerde oluşan araçlar ya da insanlar tarafından yapılan hasarları tutanakla tespitini yapmak ve hasar raporu oluşturmak. 9-Yeni oluşturulan veya yeniden peyzaj dizaynı değiştirilen parklarda bitki dikim,çiçek dikim uygulamaları,çim saha tanzim uygulamaları yapmak veya yaptırmak. Sera 1- şil alanlarda, kaldırımlarda peyzaj düzenlemelerinde yıl boyunca kullanılması düşünülen
çiçek, ağaç ve çalı grubu fidanları listelemek, yetiştirilmesi müdürlükçe planlanan türlerin üretimini yapmak, 2- şturulan veya yeniden peyzaj dizaynı değiştirilen parklarda bitki dikim, çiçek dikim uygulamaları, çim saha tanzim uygulamaları işlerinde gerektiğinde park ve bahçeler birimine destek olmak. 3- Yeşil alan ve parklarda hastalanan, zarar görerek seraya getirilen ve serada mevcut bulunan ağaç ve süs bitkilerinin bakımını yapmak. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ORTAK HÜKÜMLER Müdürlük bütçesi Madde 10- Park ve Bahçeler Müdürlüğü, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri uyarınca Belediye Başkanının bütçe çağrısına istinaden yıllık gider bütçe tasarılarını hazırlayarak yasal süresi içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğü ne teslim etmek zorundadır. Müdürlüğün taşınır mal işlemleri ve ihtiyaçların temini Madde 11- Park ve Bahçeler Müdürlüğü nü ilgilendiren mal ve hizmet alımları ile yapım ihaleleri tabi olunan mevzuat gereğince müdürlük tarafından gerçekleştirilir. Ayrıca doğrudan temin sınırları içerisinde kalan tamir, bakım, onarımlar ile yedek parça alımları müdürlükçe gerçekleştirilir. Müdürlük birimine ait mal ve malzemelerin giriş-çıkış ve muhafaza işlemlerini yapmak, hurdaya çıkan malzemeleri yok etmek(tüm Müdürlüklerle koordineli olarak MKE ne teslimini sağlamak) bunlara ilişkin kayıtları tutmakla görevli ve yükümlüdür. İnceleme ve araştırma Madde 12- Park ve Bahçeler Müdürü, kendi müdürlüğünün faaliyet alanları ile sınırlı olmak üzere; yurtiçi ve yurtdışında bulunan resmi ve özel kuruluşlarda inceleme-araştırma yapmak üzere personel görevlendirebilir. Bu tür görevlendirmelerde Başkanlık Makamından onay alınması gerekir. Ancak yurtdışı görevlendirmeler İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün koordinesinde gerçekleştirilir. Yazışmalar Madde 13- Müdürlük; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yazışma yapar. Belediyenin diğer birimleri ile yazışması olduğu taktirde, aralarındaki yazışmaları öncelikle ele almak ve sonuçlandırmak zorundadır. Ortak görevler Madde 14- Birden fazla belediye birimini ilgilendiren iş veya görev söz konusu olduğunda koordinatör müdürlük Başkanlık Makamı tarafından belirlenir. Değisiklik Madde 16- Bu yönergede yapılacak her türlü değişiklikler Başkan onayı ile yapılır, değişiklik teklifinin Başkan onayına sunulması işlemi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün koordinesinde gerçekleştirilir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM SON HÜKÜMLER Yürürlük Madde 17- Bu yönerge hükümleri Baskan onayıyla yürürlüğe girer. Yürütme Madde 18- Bu yönerge hükümlerini Belediye Baskanı yürütür.