KONU: E-Fatura ve E-Defter Uygulaması İle Bu Uygulamaya Dahil Olma Zorunluluğu Getirilen Mükellefler ve Başvuru Süreçleri: I: GENEL OLARAK: Elektronik Fatura Uygulaması (e-fatura Uygulaması) ilk olarak 397 Sıra No'lu V.U.K. Genel Tebliği nin yayımı ile birlikte hizmete alınmış bulunmaktadır. Daha sonra 416, 421 ve 424 nolu V.U.K. Genel Tebliğleri yayımlanmıştır. 14.12.2012 tarih ve 28497 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 421 nolu V.U.K. Genel Tebliği ne göre bazı mükelleflere e-fatura ve e-defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilmiştir. Ayrıca konunun uygulaması ile ilgili olarak Maliye Bakanlığı tarafından 08.02.2013 tarihinde 58 nolu V.U.K. Sirküleri yayımlanmıştır. * Buna göre; 1-421 nolu V.U.K. Genel Tebliği ile bazı mükelleflere e-fatura ve e-defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilmiştir. Buna göre; 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar İLE bunlardan 2011 yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 25.000.000 TL brüt satış hasılatına sahip olanlar ile; 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu nun III sayılı listesindeki malları imal,inşa veya ithal edenler İLE bunlardan 2011 yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 10.000.000 TL brüt satış hasılatına sahip olanlar 01.09.2013 tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı na başvurmak ve 31.12.2013 tarihine kadar e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır. 2- (madeni yağ lisansına sahip olanlardan mal alımı yapanlarla alakalı olarak) 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 25 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Lisans sahibi mükelleflerden alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir. (III sayılı listedeki malları imal,inşa veya ithal edenlerden mal alımı yapanlarla alakalı olarak) 2011 yılı gelir
tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 10 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Bu kapsamda alış yapanların tütün, alkol, kolalı gazozlar sektörlerinde veya başka sektörlerde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir. 3- Yukarıda sayılan mükelleflerden 2011 yılında mal alanlar bu kapsamda değerlendirilecek olup, hizmet alımları ise bu kapsama dahil değildir. (Yani e- fatura sistemine dahil olup-olmama değerlendirilirken yukarıdaki mükelleflerden mal alımı yapılıp yapılmadığına bakılacaktır.) 4- Elektronik fatura uygulamasından yararlanan mükelleflerin birbirlerine yapmış oldukları mal teslimi veya hizmet ifaları için elektronik fatura düzenlemeleri zorunludur. Kapsama girmeyen mükelleflere ise kağıt ortamında fatura düzenleyeceklerdir. Dolayısı ile, e-fatura Uygulamasından yararlanan mükellefler fatura düzenlemeden önce muhatabın www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadığını kontrol edecekler, kayıtlı kullanıcı ise elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kağıt fatura düzenleyeceklerdir.(15.08.2013 tarihi itibariyle 862 adet A.Ş. ve LTD.ŞTİ. kayıtlı kullanıcı bulunmaktadır. Yine 15.08.2013 tarihi itibariyle 2.716 adet de Kamu Kurum ve Kuruluşu kayıtlı kullanıcı bulunmaktadır) 5- E-defter uygulamasına ise 2014 takvim yılı itibariye geçilecektir. 6-5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapılması yeterli olup, satın alınan malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmayacaktır. 7-4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapılması yeterli olup, satın alınan malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmayacaktır. 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 10 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. 8- Mükellefler brüt satış hasılatlarının hesaplanmasında, sadece madeni yağ, tütün, alkol veya kolalı gazoz satışları değil gelir tablosunda yer alan bütün satışları gösteren brüt satış hasılatına göre zorunluluk kapsamına alınacaktır.
II: SORUMLULUK VE CEZAİ YAPTIRIM: 1-397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle elektronik fatura uygulamasından yararlanan mükellefler, sistemlerini kesintisiz 7 gün 24 saat fatura ve ilgili mesajları alabilir ve gönderebilir halde açık tutmak zorundadırlar. Mücbir sebepler dışında bu zorunluluğa uymayan mükelleflerin entegrasyon izinleri iptal edilecek olup, elektronik fatura uygulamasını sadece portal yöntemiyle kullanabileceklerdir. 2- Bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle elektronik fatura uygulamasından yararlanan mükellefler, sistemleri üzerinde yapacakları bakım, onarım, gözden geçirme vb. işlemler nedeniyle sistemlerine erişim kesintiye uğrayacak ise bu kesintiden önceki üç işgünü içerisinde hangi tarihte ve ne kadar süreyle sistemlerinin kesintiye uğrayacağını Gelir İdaresi Başkanlığı'na bildirmekle yükümlüdürler. Kesinti süresi hiçbir surette iki günü aşamaz. 3- Elektronik fatura ve elektronik deftere ilişkin olarak bu Tebliğ ile getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri tatbik olunur. 4- Elektronik fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kağıt ortamında fatura düzenleyemezler; düzenlemeleri halinde kağıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. 5- Elektronik fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilen mükelleflerin elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükellefler tarafından gönderilen elektronik faturaları almaları zorunludur. Bu zorunluluğa uymayan mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununun ilgili hükümlerinde belirtilen fatura almayan mükelleflere tatbik olunan cezai hükümlerin uygulanacağı tabiidir. 6- Tebliğ ile elektronik defter tutma zorunluluğu getirilen mükellefler kağıt ortamında defter tutamazlar. Bu mükellefler kağıt ortamında defter tutmaları halinde hiç defter tutmamış sayılırlar.
III: UYGULAMADAN YARARLANMA YÖNTEMLERİ: E- fatura uygulamasından 3 farklı yararlanma yöntemi bulunmaktadır. 1- Özel Entegrasyon Yöntemi, 2- Entegrasyon Yöntemi, 3- E-Fatura Portalı Yöntemi. 1- Özel Entegrasyon Yöntemi: Bu yöntemle, faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması halinde teknik yeterliliğe sahip bir özel entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlanmıştır. Mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığından özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemleri kullanarak da e-fatura uygulamasından yararlanabilirler. Bu durumda mali mührünü ürettiren mükellefler, Başkanlık tan özel entegrasyon izni almış kurumlara başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. Gelir İdaresi Başkanlığından özel entegrasyon izni alan kurumların listesi www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanmaktadır. Entegrasyon standartları ve Özel entegrasyon ile ilgili ayrıntılı bilgiler www.efatura.gov.tr internet adresindeki e-fatura Uygulaması Entegrasyon Kılavuzu ve eklerinde yer almaktadır. 2- Entegrasyon Yöntemi: Bu yöntem, kendilerine ait bilgi işlem sistemini Başkanlığın sistemine entegre ederek 7/24 kesintisiz bağlantı sağlayabilecek mükelleflerin kullanabilmeleri amacıyla geliştirilmiştir. Mükellefler başvuru dilekçesinde belirtmek şartıyla, entegrasyon çalışmaları tamamlanana kadar Portal hesaplarının kapatılmasını talep edebilirler. Bu süre hiçbir hal ve koşulda 421 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği nde belirtilen 31.12.2013 tarihini geçemez. Bu tarihe kadar entegrasyonunu tamamlayamayan mükelleflerin faturalarını GİB Portal üzerinden düzenlemeleri zorunludur. e-fatura Uygulamasının teknik özellikleri ve entegrasyon standartları e-fatura Uygulaması Entegrasyon Kılavuzu nda yer almaktadır.
e-fatura uygulamasına elektronik başvuru yaptıktan ve TÜBİTAK - KamuSM tarafından mali mühür sertifikası ve şifreleri teslim edildikten sonra mükellefler Entegrasyon İşlemleri bölümünden BİS Raporu ve test tanım formunu elektronik ortamda doldurarak göndereceklerdir. 3- E-Fatura Portalı Yöntemi: E-Fatura Portal Yöntemi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından "www.efatura.gov.tr" internet adresinden ücretsiz olarak sunulan bir e-fatura uygulaması hizmetidir. e- Fatura Uygulamasını entegrasyon yolu ile kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen e-fatura Portalı, e-fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır. Kullanıcı hesabını aktive eden kullanıcılar e-fatura Portalına giriş yaparak e- fatura göndermeye ve/veya almaya başlayabilecektir. Bu yöntem ile faturalarınızı GİB Portal üzerinden manuel olarak oluşturabilir veya kendi bilgi işlem sisteminizde Başkanlığın belirlediği formatta oluşturup Portal hesabınıza yükleyebilirsiniz. e-fatura Uygulamasının teknik özellikleri ve entegrasyon standartları e-fatura Portalı Kullanım Kılavuzunda yer almaktadır. IV: BAŞVURU: 421 Sıra Numaralı V.U.K. Genel Tebliği ne göre 2013 takvim yılı sonuna kadar e-fatura uygulamasına zorunlu olarak dahil olacak mükellefler için son başvuru tarihi 01.09.2013 tür. e-fatura uygulamasından yararlanmak için üç farklı yöntemden herhangi biri seçilebilir. Bu kapsamda; Başkanlık tan özel entegrasyon izni almış kurumların bilgi işlem sistemleri kullanılarak yapılan entegrasyon (Özel Entegrasyon Yöntemi) Bilgi İşlem Sistemi altyapısının yeterli olması durumunda Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu (Entegrasyon Yöntemi),
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından www.efatura.gov.tr internet adresi üzerinden ücretsiz olarak sunulan GİB Portal (E-Fatura Portal Yöntemi) yöntemlerinden biri seçilebilir. Mükellefler, başvuru esnasında uygulamadan yararlanma yöntemlerinden durumlarına uygun olan birisini belirtmek zorundadır. Uygulamadan yararlanmak isteyen mükelleflerin uygulama karşısındaki durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları başvuru üzerine Başkanlık tarafından belirlenecektir. Uygulamadan yararlanmak isteyen mükellefler posta yoluyla veya elektronik ortamda başvuru yapabilmektedir. Posta yoluyla başvuru yapmak isteyen mükelleflerin başvuru belgelerini "Gelir İdaresi Başkanlığı Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı(I) İlkadım Cad. 06450 Dikmen/ANKARA" adresine göndermeleri gerekmektedir. Posta yoluyla başvuru ve Elektronik Başvuru için hazırlanan e-fatura Başvuru Kılavuzuna www.efatura.gov.tr adresindeki Başvuru bölümünden ulaşılabilir. IV-a- Özel Entegrasyon Yöntemi Başvurusu İçin Gerekli Belgeler: Özel entegratör aracılığıyla e-fatura uygulamasını kullanmak isteyen mükelleflerin gerekli belgeler ve özel entegratör aracılığı ile e-fatura uygulamasına dahil olmak istediklerini belirten bir dilekçe ile başvuru yapmaları gerekmektedir. Tüzel kişiler Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış "e-fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" (örneğine www.efatura.gov.tr adresindeki Başvuru bölümünden ulaşılabilir) Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi" (örneğine www.efatura.gov.tr adresindeki Başvuru bölümünden ulaşılabilir) Şirket kuruluş sözleşmesi Ticaret Sicil Gazetesinde 01.10.2003 tarihinden önce yayımlanmış ise ilgili ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi, (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi) ve
Başvuru formuna tüzel kişi mükelleflerin adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi. Başvurusu uygun bulunan tüzel kişilere, Kullanıcı hesaplarının tanımlandığı ve uygulama bünyesinde kullanmak zorunda oldukları Mali Mühür sertifikalarını TÜBİTAK-UEKAE Kamu Sertifikasyon Merkezinden temini işlemlerine başlayabilecekleri bilgisi verilir. Bedeli KAMU SM hesabına yatırılan sertifikalar KAMU SM tarafından başvuru sahibi tüzel kişilere teslim edilir. Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan tüzel kişi mükelleflerden Mali Mühürlerinin temini işlemlerini yerine getirenlerin kullanıcı hesapları Başkanlıkça tanımlanarak aktive edilir. Gerçek kişiler Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış "e-fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" (örneğine www.efatura.gov.tr adresindeki Başvuru bölümünden ulaşılabilir) Uygulama mali mühür ile kullanılmak isteniyorsa mükellef tarafından imzalanmış, "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi" (örneğine www.efatura.gov.tr adresindeki Başvuru bölümünden ulaşılabilir) Uygulama nitelikli elektronik sertifika ile kullanılmak isteniyorsa mükellefin nitelikli elektronik sertifikaya sahip olunduğunu ifade eden yazılı beyanı ve Başvuru formuna imza atan kişinin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi. Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvurusu uygun bulunan, TÜBİTAK KamuSM tarafından mali mühür sertifikası üretilen ve şifreleri teslim edilen mükellefler Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış kurumlara başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. e-fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemlerini özel entegratör aracılığıyla gerçekleştirmek isteyen mükelleflerin kullanıcı hesapları özel entegratör tarafından tanımlanana kadar aktive edilmeyecektir. IV-b- Entegrasyon Yöntemi Başvurusu İçin Gerekli Belgeler: e-fatura Uygulamasına bilgi işlem sistemlerini entegre etmek isteyenlerin entegrasyon başvurusunda bulunmaları gerekmektedir. Entegrasyon başvurusu kullanıcı hesabı oluşturmak için yapılan başvuru ile birlikte yapılabileceği gibi kullanıcı hesabı oluşturulduktan sonra da yapılabilir.
Kullanıcı hesabını tanımlayan mükelleflerden e-fatura Uygulamasını Entegrasyon aracılığı ile kullanmak isteyen mükellefler, öncelikle Entegrasyon Kılavuzlarında anlatılan yapı ve belge standartlarına uygun teknik hazırlıkları yapacaktır. (Klavuza, www.efatura.gov.tr adresindeki Başvuru bölümünden ulaşılabilir.) Başvurusu uygun bulunanlara entegrasyon işlemlerine başlayabilecekleri bir yazı ile bildirilecektir. (Entegrasyon çalışmaları, başlama yazısı tarihinden itibaren en geç bir (1) yıl içerisinde tamamlanmak zorundadır.) Entegrasyon Başvuru dilekçesi Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış "e-fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" (www.efatura.gov.tr adresindeki Başvuru bölümünden ulaşılabilir.) Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi" (www.efatura.gov.tr adresindeki Başvuru bölümünden ulaşılabilir.) Şirket kuruluş sözleşmesi Ticaret Sicil Gazetesinde 01.10.2003 tarihinden önce yayımlanmış ise ilgili ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi, (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi), Başvuru formuna tüzel kişi mükelleflerin adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi Test tanım formu BİS Raporu (imzalı ve paraflı) Başkanlığa gönderilen BİS Raporu değerlendirilerek uygun görülmesi halinde mükelleflere entegrasyon çalışmalarına başlama izni verilecektir. Entegrasyon sürecini başarı ile tamamlayan mükellefler, Başkanlığın konuya ilişkin yazısı üzerine, e-fatura Uygulamasını gerçekleştirdikleri entegrasyon aracılığı ile kullanmaya başlayacaktır.
IV-c- E-Fatura Portal Yöntemi Başvurusu İçin Gerekli Belgeler: Tüzel kişiler Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış "e-fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" (www.efatura.gov.tr adresindeki Başvuru bölümünden ulaşılabilir) Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi" (www.efatura.gov.tr adresindeki Başvuru bölümünden ulaşılabilir) Şirket kuruluş sözleşmesi Ticaret Sicil Gazetesinde 01.10.2003 tarihinden önce yayımlanmış ise ilgili ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi, (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi) ve Başvuru formuna tüzel kişi mükelleflerin adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi. Başvurusu uygun bulunan tüzel kişilere, Kullanıcı hesaplarının tanımlandığı ve uygulama bünyesinde kullanmak zorunda oldukları Mali Mühür sertifikalarını TÜBİTAK-UEKAE Kamu Sertifikasyon Merkezinden temini işlemlerine başlayabilecekleri bilgisi verilir. Bedeli KAMU SM hesabına yatırılan sertifikalar KAMU SM tarafından başvuru sahibi tüzel kişilere teslim edilir. Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan tüzel kişi mükelleflerden Mali Mühürlerinin temini işlemlerini yerine getirenlerin kullanıcı hesapları Başkanlıkça tanımlanarak aktive edilir. Hesaplarının aktif hale gelmesi birlikte kullanıcılar, herhangi başka bir işlem yapmalarına gerek kalmaksızın e-fatura Portalı aracılığı ile uygulamada tanımlı diğer kullanıcılara e- fatura göndermeye ve bunlardan e-fatura almaya başlayabilirler. Gerçek kişiler Yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanmış "e-fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" (www.efatura.gov.tr adresindeki Başvuru bölümünden ulaşılabilir) Uygulama mali mühür ile kullanılmak isteniyorsa mükellef tarafından imzalanmış, "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi" (www.efatura.gov.tr adresindeki Başvuru bölümünden ulaşılabilir)
Uygulama nitelikli elektronik sertifika ile kullanılmak isteniyorsa mükellefin nitelikli elektronik sertifikaya sahip olunduğunu ifade eden yazılı beyanı ve Başvuru formuna imza atan kişinin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi. Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan gerçek kişi mükelleflerin kullanıcı hesapları Başkanlıkça tanımlanarak aktive edilir.