TÜRKİYE AİLE HEKİMLERİ UZMANLIK DERNEĞİ WONCA EUROPE 2015 ISTANBUL CONFERENCE için TEKNİK ŞARTNAME 1. KONU 20. WONCA Avrupa 2015 İstanbul Kongresi (20th WONCA EUROPE 2015 Istanbul Conference; devamda sadece Kongre olarak anılacaktır) Dünya Aile Hekimleri Örgütleri Birliği Avrupa Ofisi (WONCA Avrupa) kongresi olup düzenleme hak ve yetkileri WONCA Avrupa Yönetim Kurulu tarafından bir sözleşme ile TAHUD İktisadi İşletmesine (kısaca TAHUD olarak anılacaktır) devredilmiştir. İşbu şartnamenin konusu TAHUD tarafından 21-25 Ekim 2015 tarihleri arasında İstanbul da gerçekleştirilecek olan Kongre organizasyonuna esas oluşturan temel ilkeler ve işler olup organizasyon firmasına (kısaca Firma olarak anılacaktır) yüklenecek sorumluluklar belirtilmektedir. 2. KONGRE YÖNETİMİ Kongrenin genel yönetimi ve denetimi WONCA Avrupa adına TAHUD tarafından gerçekleştirilecektir. Kongrenin bilimsel ve organizasyonel yönetimi, Kongre Düzenleme Kurulu (Host Organizing Committee, KDK) tarafından gerçekleştirilecektir. TAHUD, KDK üyelerinin ad, soyad ve görevlerini Firmaya yazılı olarak bildirecektir. Kongrenin finansal yönetimi Firma tarafından gerçekleştirilecek, denetimi ise TAHUD tarafından yapılacaktır. Firma, Kongrenin finansal işleyişi için TAHUD tarafından denetlenmeye uygun şeffaf bir sistem oluşturup uygulamakla yükümlüdür. Firma, istendiğinde finansal hareketleri TAHUD a raporlamak durumundadır. Kongre organizasyonu ile ilgili tüm işlemler, KDK onayı alınması kaydı ile Firma tarafından yürütülecektir. Kayıt, bazı seyahatler, transferler, konaklama hizmetleri, konferans hizmetleri, yeme-içme hizmetleri, sosyal programlar, turlar, sponsorluk alımları ve hizmetleri, sergileme hizmetleri, ilgili tüm lojistik hizmetleri gibi KDK tarafından talep edilecek hizmetler bu kapsamın içindedir. 1
Kongre alanlarının fiziki sigortalanmasından, ilgili kimselerin transferler esnasındaki her tür risk sigortalarından, katılımcıların Kongre alanlarındaki her tür risk sigortalarından Firma sorumludur ve gereklerini TAHUD a maliyet çıkarmadan sağlamak zorundadır. Firmanın Kongrede çalıştıracağı kimselerin sosyal hakları ve her tür sigortalarından Firma sorumludur. 3. ORGANİZASYON FİRMASINDAN BEKLENEN HİZMETLER VE KABUL EDECEĞİ KOŞULLAR Firma, WONCA 2015 organizasyonunun TAHUD un beklenti ve isteklerine uygun olarak mükemmel bir şekilde yapılması yönünde gereken çalışmaları yapmakla yükümlüdür. Firma Kongrenin planlanma ve uygulama aşamalarında TAHUD a danışmanlık ve bilgilenme sağlamak durumundadır. Kongre organizasyonuna teklif verecek Firmalar, Kongre öncesinde, esnasında ve sonrasında verilecek hizmetler için genel bir bütçelendirme yapıp sunacaklardır. Firma bu bütçeye başlangıç itibarı ile tahmin edilemeyen giderler için de bir kalem ilave etmelidir. Bu kaleme harcama belirleme yetkisi TAHUD un olacaktır. Firma tarafından öncelikle bütçelendirilmesi beklenen hizmetler aşağıdaki gibidir: A) Kongre Sekreterya Hizmetleri a. Firma, sözleşmenin imzalandığı gün itibarı ile, TAHUD a, Kongre öncesi hazırlıklarda KDK'ya yardımcı olmak üzere görev yürütecek, İngilizcede yetkinliği belgelendirilmiş ve uluslararası tıp kongreleri konusunda tecrübeli bir Yönetici Asistanı tayin edecektir. b. Firma, Kongre organizasyonu için bünyesinde kuracağı ilgili Organizasyon Koordinatörü/leri liderliğindeki ekibi/ekipleri KDK ya tanıtacak ve TAHUD ve KDK ile uyum içerisinde çalışmalarını sağlayacaktır. TAHUD tarafının talebi halinde Firma ekip önderleri de dahil konu edilen çalışanı/ları diğer yetkin bireyle/lerle değiştirmek zorundadır. c. Firma, KDK nın geliştireceği bilimsel programın gerçekleştirilmesi için sürekli irtibat halinde bulunacak ve gerekli her tür (sekreterya dahil) hizmetini sağlayacaktır. d. Firma, gereken her tür yazışmayı KDK kontrolü altında yapacak olup, tüm yazışmaları kapsayan ilgili raporları KDK ya sunacaktır. Bu kapsamda, diğer 2
kurum/firmalarla, katılımcılar/misafirlerle yapılanlar dahil tüm yazışmalar KDK sekreteryasına günlük olarak bildirilecektir. e. Firma Kongre ile ilgili her tür verinin (bilgi, yazışmalar, gönderilen çalışmalar vb.) elektronik olarak yedeklenmesini sürekli sağlayacak ve veri güvenliğinden mesul olacaktır. B) Kongre Logosu, 20. Yıl WONCA Europe logosu, 25. Yıl TAHUD logosu, Kongre Tanıtım Filmleri ve Dekorasyon a. Firma tarafından, Kongre ile ilgili her tür doküman, dekorasyon vb. görselde kullanılmak üzere, bir adet Kongre logosu ile birlikte bir adet 20. Yıl WONCA Europe logosu ve bir adet 25. Yıl TAHUD logosu geliştirilmesi sağlanacaktır. Firma bu konuda profesyonel bir ya da birkaç ekibe hazırlattıracağı logo alternatiflerini KDK ya sunacaktır. Alternatif logo sayısı KDK nın ihtiyaç görmesi halinde talep edildiği kadar artırılacaktır. KDK geribildirimine göre aday logo/lar üzerinde talep edilen değişiklikler yapılıp yeniden sunulacaktır. b. Firma Kongre bünyesinde kullanımda olan salonlarda konferans harici zamanlarda perdeye yansıtılmak üzere profesyonel bir ekibe/ekiplere kısa film alternatifleri hazırlattıracak ve KDK ya sunacaktır. Alternatif film sayısı KDK nın ihtiyaç görmesi halinde talep edildiği kadar artırılacaktır. KDK geribildirimine göre aday filmler üzerinde talep edilen değişiklikler yapılıp yeniden sunulacaktır. Netice olarak Kongre temalı üç kısa film seçilecek ve kullanılacaktır. c. Firma Kongre için animasyonlu bir jenerik hazırlatacaktır. d. Firma Kongrenin ve ilgili yan organizasyonların gerçekleştirileceği her tür ortamın (açılış töreni, kokteyller, gala dahil yemekler, konferanslar, oturumlar gibi) Kongre tema sına uygun şekilde TAHUD, WONCA Avrupa ve Kongre temaları ile ve layıkıyle dekore edilmesini sağlayacaktır. Dekorasyon planları KDK geribildirimine sunularak geliştirilecek ve KDK onay vermeden uygulanmayacaktır. Gereken her tür materyal (sahneler, kürsüler, kürsü panoları, ekranlar, perdeler, bayraklar, flamalar, masa örtüleri, iskemle giydirmeleri, masa dekorasyon detayları vb.) Firma tarafından, KDK nın onay verdiği kalite ve tasarımda, sağlanacaktır. C) Kongre Web Sayfası a. Firma, Web tasarımı alanında profesyonel bir ekibe Kongreye özel ve elektronik ortamdan her tür iletişim/veri transferi olanağı sunan bir Web sayfası hazırlatacak, 3
kongrenin ismine uygun bir Web adresi temin edecek ve sayfayı aktif hale getirip yayına sokacaktır. Sayfanın içerik ve tasarımı, alınacak Web adresinin adı ve hizmet alınacak sunucu, Web sayfasının aktif olacağı takvim aralığı, sayfanın veri kapasitesi/ veri aktarım hızı gibi kalitesine dair hususların tümünde KDK kararları belirleyici olacaktır. b. Firma Web sayfasından sorumlu bir uzman eleman belirleyerek KDK ya bildirecektir. Bu kişi TAHUD KDK'dan iş alarak Web sayfasında uygulanmasını sağlayacaktır. c. Kongre Web sayfası kayıt, konaklama rezervasyonu, bildiri özet formlarının gönderilmesi gibi işlemlerin online olarak yapılabilmesini ve merkezi kayıt sistemine ulaştırılmasını sağlayacak şekilde geliştirilmelidir. d. Firma Kongre Web sayfasında, Kongredeki sunumların sesli ve görüntülü yayınlanmasını sağlayacaktır. Aktarım canlı yayın ile olabileceği gibi, Kongre sonrasında aktif tutulacak bir sunu merkezi bünyesinde izlenebilir şekilde de erişilir olacaktır. Yayın programı KDK tarafından belirlenecektir. e. Firma, Kongre Web sayfasıyla ilgili çıkabilecek tüm sorunlardan (teknik, hukuki vs.) doğrudan sorumlu olacaktır. f. Bu başlıkla ilgili olarak Firma TAHUD dan herhangi bir ücret talep etmeyecektir. D) Kongre Hazırlık Toplantılarının Organizasyonu a. Firma WONCA Avrupa için bir Executive Toplantı, bir Avrupa Open Meeting ve bir Avrupa Konsey Toplantısını ücretsiz olarak organize edecektir. b. Firma, Sözleşme imzasından Kongreye kadar olan zaman aralığında TAHUD Yönetim Kurulunun Kongre gündemi ile yapacağı en az dört toplantıyı ücretsiz olarak organize edecektir. c. Firma, Kongre öncesinde, KDK ile program detaylarını belirleme çalışması yürütmek üzere 30 kişilik bir toplantıyı ücretsiz olarak organize edecektir. d. Yukarıda (D) a, b ve c bendlerinde anılan her bir toplantı için gider teşkil edecek kalemler katılımcıların gidiş-dönüş uçak biletleri, gereken transferler, gerek doğan konaklamalar, yemek ve coffee-break hizmetleri, toplantı salonları, gereken teknik donanım vb. şeklinde olup Firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. Firma bu toplantılarla ilgili iş emirlerini TAHUD MYK kararları ile alacak ve ücret almadan eksiksiz temin edecektir. 4
E) Kongrenin Ulusal ve Uluslararası Tanıtımı a. Firma Kongrenin tanıtım için KDK nın talep edeceği faaliyetleri (birinci ve ikinci duyurular, broşür, dergi ilanı, her tür medya organına yönelik yöntemler, SMS, elektronik posta vb. gibi) ücretsiz olarak sağlamakla yükümlüdür. b. Kongreye dek her yıl WONCA Avrupa ve Dünya Kongrelerinde TAHUD standı açılarak Kongre tanıtılacaktır. Bu amaçla Firma ve TAHUD dan en az üç kişinin katılımı sağlanacak, gereken her tür kayıt, konaklama, ulaşım, transfer, yeme-içme, stand, donanım, dekorasyon, tanıtım materyali ve teknik masraflar ile benzerleri Firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. Ulusal ya da uluslar arası başka kongre ve toplantılarda da tanıtım gerekmesi ve planlanması durumunda bunların giderleri TAHUD oluruyla Firma tarafından karşılanacak, ancak Kongre sonrası hesaplaşmada TAHUD a Firma tarafından ödenecek Kongre kayıt gelirinden düşülecektir. F) Kayıt, Konaklama ve Otel-Kongre Merkezi Transfer Hizmetleri a. Firma, Kongre katılımcılarının konaklamaları için uygun oteller (4 ve 5 yıldızlı, Kongre merkezine ulaşım sorunu bulunmayan) belirleyerek TAHUD a sunmak üzere teklifler hazırlayacaktır. Kongrenin yapılacağı tarihler için Kongre merkezine yakın yerleşimde bulunan ve yeterli görülen oteller ile görüşmeler yapmak, konaklama için yeterli sayıda odanın rezervasyonunu sağlamak Firmanın görevleridir. TAHUD otel rezervasyonları konusunda sorumluluk üstlenmeyecektir. b. Firma, konaklama için önereceği otellerde, tam süreli konaklama paketleri yanı sıra, daha kısa süreli katılım yapmak isteyen katılımcılara yönelik daha az gecelik konaklama seçenekleri de sağlayacaktır. c. Kongre otellerinin hangileri olacağı ve katılımcılara paket olarak satış bedelleri, Firma önerileri göz önünde tutularak, TAHUD/KDK tarafından belirlenecektir. Konaklama hizmetlerinden Kongre geliri öngörülmeyecek, ancak Firma birim başı maliyet teklifinde bunu dikkate alacaktır. d. Firma, Kongre otellerinde rezerve edilecek oda sayıları konusunda TAHUD/KDK ya bilgi verip onay almak zorundadır. e. Firma, otellerin sunacağı otelcilik hizmetlerinin aynı dönemde konuklarına sundukları standartların altında olmamasını sağlamak zorundadır. f. Kongre sürecinde Kongre merkezine otellerden Kongre programına paralel ve sık aralıklarla transferlerin gerçekleştirilmesi Firmanın görevidir. 5
g. Firma, Kongreye kayıt yaptıracak olan katılımcıların kayıt ve takip işlemlerini yapmakla mükelleftir. Firma, katılımcılardan gelecek katılımcı formlarını elektronik ve hard-copy olarak toplayıp dosyalayacak ve her hafta KDK ya katılımcı kayıtları ile ilgili durum raporu sunacaktır. Kongre katılımcılarının güncel listesi, elektronik ortamda KDK nın ve TAHUD un izlemesine olanak verir şekilde her an erişilebilir durumda bulundurulacaktır. h. Kongre kayıt gelirleri Firma tarafından açılacak bir hesapta toplanacaktır. Firma açtırdığı hesaba yatırılan her türlü gelir için fatura kesmekle yükümlüdür. G) Firmanın Ücretsiz Davetlisi Olacak Katılımcılar ve Burslar a. Firma, i. TAHUD tarafından belirlenecek sayıda (en az üç) key-note konuşmacının, ii. KDK üyelerinin, iii. TAHUD MYK üyelerinin, iv. WONCA Avrupa Yönetim Kurulu Üyelerinin ve Yönetici Sekreterin, v. WONCA Dünya Başkanının, vi. TAHUD talep ederse yukarıda anılan yabancı misafirlerin birer refakatçilerinin, Kongreye ve sosyal programların tamamına katılımlarını, gerekli konaklamalarını, ulusal/uluslararası ulaşımlarını ve her tür transferlerini ücretsiz sağlayacaktır. b. Firma, sözleşmenin imzasından Kongre açılışına kadar geçecek süre içerisinde WONCA Avrupa tarafından saptanacak bir liaison person ın yılda en az iki kez KDK (Host Organization Committee) toplantısına katılım, konaklama ve ulaşımını sağlayacaktır. c. Firma, TAHUD tarafından belirlenecek asistanlar için, Kongre otellerinde 3 kişilik 25 adet odayı Kongre süresince, ilan edilen satış fiyatlarından %50 indirimli olarak tahsis edecektir. d. Firma, TAHUD MYK ve KDK Üyelerinin erken girişler nedeni ile oluşabilecek ilave konaklama giderleri için de ödeme talep etmeyecektir. Ayrıca havayolu seyahatlerinin ve transferlerinin organizasyonu yine Firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. e. Firma, WONCA NIN 20. Yılı onuruna TAHUD un 20 genç araştırmacıya vereceği Kongre kayıt ve 4 yıldızlı bir otelde konaklama bursunu ücretsiz sağlayacaktır. f. Firma, TAHUD un belirleyeceği 100 genç araştırmacıya Kongre kayıt ücreti bursu verecektir. 6
H) Kongre Basılı Malzemelerinin Sağlanması ve Yaygınlaştırılması Hizmetleri Kongre için ihtiyaç duyulan aşağıdaki materyallerin ve zaman içerisinde TAHUD/KDK nın talepleri ile ilave edilecek malzemelerin tasarımı, basımı ve dağıtımı Firma tarafından ücretsiz yapılacaktır. Kongre ile ilgili tüm baskı işleri ve içerikler TAHUD/KDK nın onayı alındıktan sonra Firma tarafından bastırılacaktır. İyi kalite kağıt, tekstil vesair malzeme kullanılacak, yüksek kalite çok renkli baskılar yapılacaktır. Üretilecek her bir kalem malzemenin sayısı Kongre için yeterli miktarda olmalıdır. TAHUD talep ederse baskı sayıları artırabilecektir. Tüm basılı Kongre materyali WE (WONCA Avrupa) logosu ile hazırlanmalıdır. TAHUD/KDK nın gerekli gördüğü materyallerin hazırlandıktan sonra Kongre tarihine kadar muhafazası, Kongre merkezi ya da gerek duyulan diğer adreslere nakliyesi, tasnifi, katılımcılara/ilgililere dağıtımı ve Kongre bitiminde elde kalan materyalin TAHUD merkezine teslimi Firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. Kongre ile ilgili olarak iki duyuru yapılacaktır. İlgili yerlere Kongre posterleri gönderilecektir. Duyurular ve posterler zarflanacak/paketlenecek, etiketlenecek ve KDK'nın uygun gördüğü tarihlerde postalanacaktır. Posta giderleri Firma tarafından ücretsiz karşılanacaktır. Konuşmacı mektupları, bilimsel kurul yazışmaları ve sponsor firmalarla yapılan tüm yazışmalar özel kargo şirketleri üzerinden Firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. a. Antetli Kağıt ve Zarflar Firma profesyonel bir ekibe tüm Kongre yazışmalarında kullanılmak üzere Kongre logosu, TAHUD logosu ve gerekli iletişim bilgilerinin bulunduğu antetli kağıt ve antetli zarf alternatifleri hazırlatıp TAHUD/KDK na sunacak ve seçilen numune çoğaltılarak kullanılacaktır. b. Kongre Afiş/Posterleri Geliştirilecek olan tasarım Kongre duyurularında da kullanılacaktır. İçeriklerinde Kongre adı, tarihi, yeri, Kongre ve TAHUD logosu, iletişim adresleri ve kongre Web sayfası adresi gibi bilgilere yer verilecektir. Kongrenin duyurulması amacı ile KDK 7
kararları doğrultusunda kamu, özel, üniversite sağlık kuruluşları, kütüphaneler, diğer tıp kongreleri gibi yerlere asılması Firma tarafından sağlanacaktır. c. Birinci Duyuru Birinci duyurunun kapağında, Kongrenin adı, tarihi, yeri, Kongre ve TAHUD logosu, iletişim bilgileri ve Kongrenin Web sayfası adresi gibi bilgiler bulunacaktır. d. İkinci Duyuru Birinci duyuruya bağlı kalarak, ancak daha kapsamlı bir içerik ile KDK nın talebi doğrultusunda gerekli sayıda basılacaktır. Bilimsel ve sosyal programlar, tarih ve saatleriyle dahil edilecektir. e. Kongre Kitapçığı Firma, Kongre programı (saat, başlık, konuşmacı bilgisi), Kongre alanı krokisi gibi bilgilere yer verilen bir kitapçık hazırlatacaktır. Her bir katılımcının elinde olmasına kafi gelecek sayıda basılacaktır. Ayrıca yedek bulundurulacak ve talep olduğu takdirde yeniden verilecektir. f. Elektronik Bildiri Özet Kitabı Bildiri özetleri kitap formatında düzenlenmiş bir PDF dosyası olarak flash belleklere yazdırılacak ve her bir katılımcıya sunulacaktır. Dosya kelime araştırma ile aranan veriye hızlı erişimi olanaklı kılan şekilde yapılandırılmış olmalıdır. g. Kongre Çantası Kongre çantası ile ilgili alternatifler TAHUD/KDK ya sunulacak ve seçilen model katılımcı sayısı doğrultusunda çoğaltılarak her bir katılımcıya verilmek üzere hazırlatılacaktır. Çanta içinde kongre kitapçığı, yaka kartı ve cep programı kitapçığı, bildiri kitabı, bildirilerin bulunduğu CD, defter, kalem, TTB Kredilendirme Formu, sponsor firmaların kendi aktiviteleri ile ilgili davetiyeler ve materyaller ile Kongre kokteyl ve yemek davetiyeleri konulacaktır. h. Yaka Kartı Firma, Kongrenin logosu, ismi ve tarihini bulunduran yaka kartı tasarım seçenekleri hazırlatıp değerlendirmeye sunacaktır. Yaka kartının ipi üzerinde de Kongre logosu bulunacaktır. Cep Programı Katılımcı bilgisi yaka kartının her iki yüzünden de okunabilir şekilde hazırlatılacaktır. Yaka kartlarının içine kongre programı ve kongre alanı/firma standları krokisi içeren ince kağıda basılı mini bir cep programı hazırlanacaktır. 8
i. Katılım ve Teşekkür Sertifikaları Firma katılım ve teşekkür sertifikası tasarımları hazırlatıp KDK nın onayına sunacaktır. Seçilen tasarımlar katılımcı ve konuşmacı/katkı veren adeti kadar çoğaltılıp hazır edilecektir. Sertifikalar iyi kalite renkli kartondan imal edilmiş bir dış koruyucu içerisinde takdim edilecektir. j. Kredilendirme Formları Kredilendirme formları toplantı çıkışlarında toplanacak, istatisyenler tarafından değerlendirilmesi sağlanacak, TAHUD a sunulmak üzere rapor haline getirilecektir. Firma bütün bu süreç için gereken iş, malzeme ve hizmetleri ücretsiz olarak sağlayacaktır. k. Kongre Gazetesi ve Medya Firma tarafından tüm katılımcılara ulaştırılacak şekilde günlük renkli Kongre gazetesi hazırlatılacaktır. Firma ayrıca Kongrenin ve ayrıca KDK tarafından belirlenen bazı güncel konuların yazılı ve görsel ulusal basında yayınlanması için gerekli iletişimi de sağlayacaktır. I) Sponsor Firmalarla İlişkilerin Yönetilmesi Hizmetleri Bu hizmetler sponsorluk adayı firmalarla yapılacak görüşmeleri, anlaşmalar sağlanmasını, stand satışlarını ve Kongre ve sosyal program içeriği ile her tür organizasyon ve materyal için sponsorluklar temin etme gibi işlevleri içermektedir. a. Kongre ile ilgili sponsorluk, stand satış/kiraları, tanıtım fonlarından gelecek destekler gibi tüm gelirler TAHUD İktisadi İşletme hesabına yatırılacaktır. b. Sponsor firmaların kullanımına verilecek fuar alanlarının bedelleri Firma ve TAHUD tarafından birlikte belirlenecektir. c. Kongre'ye katılma arzusu gösteren ve davet edilen sponsor firmalarla yapılacak toplantılar TAHUD yönetiminde düzenlenecek, bu toplantılara Firma yetkililerinin yanı sıra gerek görülen TAHUD MYK ve KDK üyeleri de katılacaktır. d. Her bir sponsor firmaya, kiraladıkları her bir birim alan için (yüzölçümü bilahare belirlenecek) bir eleman kaydı ücretsiz sağlanacak, bunun dışındaki firma elemanları için ise kayıt ücreti ödenecektir. Ücretsiz kaydı yapılan firma elemanı dışındaki firma elemanları açılış kokteyli dışındaki yeme-içme aktivitelerinden kayıt olma şartı ile yararlanabileceklerdir. 9
e. Fuaye sergi alanları/fuar alanı/ stand alanları gibi gerekecek planlar KDK nın yönlendirmesi ile Firma tarafından çizdirilecek ve sponsor firmalarla yapılacak sözleşmelere ek olarak konulacaktır. f. Firma, sponsor firmaların Kongre süreçlerinde doğabilecek her tür talebini TAHUD/KDK nın bilgisi dahilinde temin edecek, bedellerini ise firmalardan ekstra olarak tahsil edebilecektir. g. Kongre sürecinde standlarda kullanılmak üzere her bir birim standa birer giydirilmiş masa, sandalye, çöp kovası, alınlık, yeterli elektrik kablosu ve priz, yüksek hızlı internet bağlantısı gibi malzeme ve altyapı Firma tarafından temin edilecektir. Firma her bir sponsor firma için ismine özel bir kilitli depo alanı tahsis edilmesini sağlayacaktır. J) Kongre Merkezi a. Firma, Kongre merkezi olarak kullanılmak üzere İstanbul da bulunan ve uluslararası toplantılar için uygun olduğu TAHUD tarafından halihazırda tespit edilmiş bulunan üç merkeze (İstanbul, Haliç ve Lütfi Kırdar Kongre Merkezleri) ilişkin teklif verecektir. K) Kayıt Hizmetleri a. Firma, Kongre merkezinde KDK tarafından onay verilecek bir giriş alanında, Kongre için özel tasarımlı, layıkıyla dekore edilmiş, pek çok sayıda katılımcıya bekletmeden aynı anda hizmet verebilecek şekilde düzenlenmiş, bulunduğu mekanın hacmine kıyasla dev boyutta Kongre görselli ve alınlıklı bir ana kayıt masası kuracaktır. Ana kayıt masasında Kongre tanıtım filmlerinin döndüğü KDK nın onay vereceği sayıda LCD televizyon ekranları/monitörler, en az 10 adet LCD ekranlı masaüstü bilgisayar, 20 dizüstü bilgisayar, 6 adet renkli laser-jet yazıcı, yeterli adet ve kapasitede kesintisiz güç kaynakları, yüksek hızda kablolu ve kablosuz internet bağlantısı bulunacak ve altyapısı ile tüm teknik donanımın Kongre süresince en iyi şekilde çalışır olması sağlanacaktır. Kongrede kayıt, çanta, kongre dokümantasyonunun dağıtımı ve benzeri tüm diğer işlemler ana kayıt masasından yürütülecektir. b. Firma, ana kayıt masası ve diğer tüm desklerde beklemeye yol açmayacak sayıda ve yapacakları iş için yeterliliğe haiz görevliler çalıştıracaktır. Firma, TAHUD/KDK geri bildirimi üzerine görevlileri yenileri ile değiştirmek zorundadır. 10
c. Kongre kayıt ücretleri (tüm paket, kısmi vb alternatiflerde) peşin, taksitli, kredili vb. ödeme şekillerine göre Firma tarafından TAHUD ile birlikte belirlenecektir. Muhasebe işlemleri için ayrı bir desk oluşturulacaktır. Kayıtta POS cihazı ile ödeme kabul edilebilecek olup bu konudaki altyapı hazırlığı Firma tarafından sağlanacaktır. L) Kongre Merkezi Alanlarının Donanım Hizmetleri Kongre süresince gerek duyulan her türlü dekoratif ve teknik donanım Firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. a. Dekorasyon/Süsleme i. Firma, Kongre merkezindeki salonların dekorasyonunu TAHUD/KDK nın onay verdiği kalite ve plan doğrultusunda gerçekleştirecektir. ii. Firma salonlarda Kongre logosunun ve isminin yer aldığı özel dekorlu sahneler, masalar ve kürsüler kuracaktır. Buna dair planlar salonların büyüklüğüne göre değişiklik arzedebilir; özel tasarımlar gerekebilir. iii. Firma Kongre adının ve logosunun yer aldığı KDK nın onay vereceği kalite ve büyüklükte pankart, kongre afişi, kırlangıç flamalar, sololar vb. malzeme hazırlatacak ve Kongre merkezi ve çevresinde asılmalarını sağlayacaktır. iv. Kongre merkezi alanlarının, toplantı salonlarının, desk ve masaların çiçeklendirilmesi, kokteyller/banketler/yemekler/gala yemeğindeki masasandalye giydirmeleri, süs-çiçek partelleri gibi salon/bahçe/açık alan süslemelerine dair tüm dekorasyon Firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. b. Yönlendirme, Program Duyuru ve İsimlik Hizmetleri i. Firma, Kongre süresince TAHUD/KDK tarafından talep edilen tüm mekanlara, onay verilen büyüklükte Kongre görselli yönlendirme monitörleri (plazma veya LCD) ve onay verilecek yerlere yönlendirme levhaları koyacaktır. ii. Firma, Kongre bilimsel programının gösterildiği ve anlık duyuruların yansıtıldığı 10 adet 42 çerçevesiz monitörden oluşan bir plazma duvarı kuracak ve işletecektir. iii. Firma Kongre merkezinde KDK nın gerek gördüğü noktalarda program panoları yerleştirecektir. 11
iv. Firma, her bir salonun kapısına salon büyüklüğüne göre günlük programı belirten program levhaları veya monitörler yerleştirecektir. v. Firma, toplantı kürsüleri ve masalarında oturum başkanı, konuşmacı, panelist gibi görevli kimseler için masa isimlikleri hazırlatacak ve Kongre programı doğrultusunda salon görevlileri tarafından ilgili yerlere yerleştirilmesini sağlayacaktır. Bu fonksiyon için plazma/lcd monitörleri de kullanılacaktır. c. Toplantı ve Yönetim Salonları, Donanımları ve İlgili Hizmetler Sunum Kontrol Odası i. Firma Kongre sırasında sunumların kontrol edilebilmesi için en az iki merkezde ve her biri en az yirmi bilgisayarlı (LCD monitörlü) sunum kontrol odaları kuracaktır. ii. Firma, her bir sunum kontrol odasında en az dört adet renkli laser yazıcı ve bir tarayıcı bulunduracaktır. iii. Sunum kontrol odalarında görevliler tarafından bilgisayarlara yüklenen sunumların, kurulacak ağ üzerinden kullanılacakları salona doğrudan gönderilebilmesi için gerekli alt yapı Firma tarafından sağlanacaktır. iv. Firma, sunum kontrol odalarında yeterli sayıda ve beceride görevli bulundurmakla yükümlüdür. v. Sunumlar ve benzeri her tür elektronik görselin sunum odaları, Kongre merkezi alanları ve toplantı salonları gibi fonksiyon gören alanlarda çalıştırılması için gereken tüm teknik organizasyon Firma tarafından sağlanacaktır. vi. Firma elektronik ortamda yüksek veri güvenliği sağlamakla yükümlüdür. Güvenlik tehditlerinin sebep olacağı veri kaybı hadiselerini tazmin etmesi talep edilecektir. Dokümantasyon Odası vii. Firma Kongre sürecinde bir adet dokümantasyon odası hazırlayacak ve işler durumda bulunduracaktır. Bu odada bir adet LCD monitör ve bilgisayar, bir adet tarayıcı, bir adet sanayi tipi fotokopi makinası (dakikada en az 120 sayfa basabilecek kapasitede), faks/telefon cihazı ve her tür kırtasiye malzemesi bulunacaktır. Firma, istenilen miktarda çoğaltma yapabilme imkanı sağlayacaktır. KDK tarafından Firmadan renkli çoğaltma talep edilebilir. Salonlar 12
viii. Kongre merkezinde en az 3000 kişilik bir adet ana salon Kongrenin kullanımında bulunmalıdır. Ana salon haricinde, üçü en az 500 kişilik kapasiteye sahip ve toplamda beş adeti büyük salon olacak şekilde, en az 16 adet diğer salon sağlanmalıdır. Küçük salonlar en az 60 kişinin rahatça oturabileceği kapasitede hazırlanmalıdır. ix. Ana salonda ve büyük salonlarda salonun büyüklüğüne göre perde adet ve boyutları ile barkovizyon vb. yansı cihazlarının kalite ve adetleri KDK nın kararları doğrultusunda Firma tarafından sağlanacaktır. x. Firma ana salonda ve büyük salonlarda watchout uygulaması sağlamalıdır. xi. Ana salon ve büyük salonların her biri için gerek duyulan bilgisayar kontrolünde LCD monitörler; konuşmacı kürsüsünde bir adet, ana masada beş adet, sunum kontrolü için yönetim masasında iki adet ve konuşmaya ait görüntülerin eş zamanlı olarak izlenebilmesi için iki adet olmak üzere Firma tarafından çalışır halde bulundurulacaktır. Bunla ilgili salon donanım planları KDK ya sunulmalı ve onay alınmalıdır. xii. Firma, kurslar için kullanılacak on salonda salon büyüklüğüne göre tek veya çift perdeli sahne kuracaktır. xiii. Tüm salonların kürsüsünde bir adet 42 monitör olmalıdır. xiv. Firma, ana salon ve büyük salonlarda asgari 300 kullanıcılı key-pad sistemleri bulunduracaktır. TAHUD/KDK Kongre Yönetim Odası ve Standı xv. Kongre süresince 30 kişinin yemekli toplantı yapabileceği düzende sağlanmalıdır. xvi. Yeterli teknik ve elektronik alt yapı ile gerekli donanıma haiz olmalıdır. Uluslararası görüşmelere açık telefon, faks hatları ve yüksek hızlı internet bağlantısı bulunmalıdır. Bu odada 2 adet LCD monitorlü masaüstü bilgisayar, bir adet renkli laser yazıcı, bir adet fotokopi makinası, telefon ve faks cihazları bulunmalıdır. Oda kullanımda olduğu sürece sıcak-soğuk içecek çeşitleri ve hafif atıştırmalık gıda ve meyva ikramı sağlanacaktır. Odanın işletilmesi ve hizmet için en az iki Firma görevlisi hazır bulunacaktır. xvii. TAHUD standı için talep edilecek donanım, altyapı ve teknik destek Firma tarafından sağlanacaktır. 13
WONCA Avrupa Odası ve Standları xviii. WONCA Avrupa (WE) sekreteryası için ayrı bir oda tahsis edilecek ve yeterli teknik ve elektronik alt yapı ile gerekli donanım ve ikram ile hizmete sunulacaktır. Kongre sırasında WE sekreteryasına yardımcı olacak iyi derecede İngilizce bilen bir asistan Firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. Bu asistan aynı zamanda WE stand alanında da görev yapacaktır. xix. Kongre sırasında WE, EGPRN, EURACT, EQuiP ve EJGP ile en az 5 alt network ile 2016, 2017 ve 2018 yılında Avrupa ve Dünya WONCA kongrelerini yapacak ülke dernekleri için 6 metre uzunluğunda ve yeterli derinlikte stand alanlarını ücretsiz tahsis edilecektir. Sosyal Program Donanımları xx. Firma, açılış kokteyli, gala yemeği gibi sosyal organizasyonlarda sahne alacak sanatçı ve gösteriler için gerekecek donanım (sahne, robotize ışık, ses sistemleri vs.) ve teknik hizmetleri sağlamakla yükümlüdür. d. Sunum Ekipmanları i. Projeksiyon Cihazları: Toplantı salonları dahil tüm kongre alanlarında ihtiyaç duyulacak projeksiyon cihazı adeti Firmanın danışmanlığında KDK tarafından belirlenecek ve Firma tarafından sağlanacaktır. Projeksiyon cihazlarının aydınlatma güçleri (ansilumen cinsinden) üstün kalitede yansı sağlayacak şekilde seçilecek, KDK talep ederse Firma tarafından daha üst kalitede bir projeksiyon cihazı ile ücretsiz olarak değiştirilmesi sağlanacaktır. Firma, salonlara göre adet ve kullanım amaçları konusunda bir plan oluşturacak ve KDK nın onayına sunacaktır. ii. Perdeler: Projeksiyon, sunum, video görüntüsü gibi yansılar için kullanılacak perdeler salon ölçülerine göre optimal büyüklükte seçilecek, yüksek kalite materyalden imal olmuş ürünler tercih edilecektir. KDK talep ederse Firma tarafından daha üst kalitede ve/veya daha farklı büyüklükte perde/perdelerle ücretsiz olarak değiştirilmesi sağlanacaktır. Firma, salonlara göre adet ve kullanım amaçları konusunda bir plan oluşturacak ve KDK nın onayına sunacaktır. iii. Ekranlar: Tüm Kongre alanlarında kullanılacak düz ve yassı ekranlar Firma tarafından optimal düzeyde çözünürlük gücüne haiz plazma ve/veya LCD ürünler olarak sağlanacaktır. KDK talep ederse Firma tarafından daha üst 14
kalitede ve/veya daha farklı büyüklükte ekranlarla ücretsiz olarak değiştirilmesi sağlanacaktır. Firma, salonlara göre adet ve kullanım amaçları konusunda bir plan oluşturacak ve KDK nın onayına sunacaktır. Ses Sistemi: Firma, gerekecek en üst kanal sayısında mikserler, speakerlar, CD vb. kayıtlı materyal çalma cihazları, mikrofon sistemleri (telsiz, ayaklı, masaüstü, yaka vb.), iyi kalite kablolar, kablosuz ses aparatları gibi gerek duyulan ve talep edilecek her ses cihazını sağlama, kurma ve en verimli şekilde işletmek mecburiyetindedir. Firma bu iş için tecrübeli, yeterli ve donanım sahibi uzman firma/ekiplerle çalışılmasını sağlayacaktır. Firma toplantı salonları dahil tüm Kongre alanları için gerekli ses düzeneğine dair bir planlama sağlayacak ve KDK nın onayına sunacaktır. Ses sistemlerinde kullanılacak teknik ekipman en iyi kalitede güçlü ve doğal ses verir malzemeler olarak seçilmek zorundadır. KDK talep ederse ses sistemlerinde gerekli görülen her bir ekipmanın Firma tarafından daha üst kalitede ürünlerle ücretsiz olarak değiştirilmesi sağlanacaktır. iv. Timer: Firma salonlarda konuşmacıların söz alma sürelerini gösteren timer lar sağlayacak, konuşmacılar kalan sürelerini görebilecektir. Firma konuşmacıların yansılarını konuşmalarını yaptıkları kürsüden kontrol edebilmelerini sağlayacaktır. e. Yedek Enerji Sistemleri Firma, toplantı salonları dahil Kongre merkezi bünyesindeki her bir ortam ve cihaz için genel ya da müstakilen gerek duyulan yeterli güçte jeneratör, kesintisiz güç kaynağı vb. her tür yedek enerji sistemini çalışır durumda sağlamakla yükümlüdür. Firma salon ekipmanları için Kongre merkezi UPS hattına bağlı kalmaksızın kesintisiz güç kaynağı kullanacaktır. f. Çeviri Hizmetleri i. Firma Kongre hazırlık aşamasından itibaren TAHUD/KDK tarafından verilecek işler için (doküman, yazı, görüşme vb.) en üst kalitede profesyonel çevirmenlik hizmeti sağlamakla yükümlüdür. ii. Teknik sistemler ve yeterlilikleri belgelendirilmiş yeterli sayıda tercümanın günlük ücretleri, seyahat, transfer, konaklama vb. hizmet giderleri Firma tarafından ücretsiz karşılanacaktır. 15
iii. KDK performansından memnun kalınmayan çevirmenin yenisi ile değiştirilmesini talep edebilir ve Firma bu değişimi anında sağlamakla yükümlüdür. g. Toplantı İnteraktif Katılım Hizmetleri Kongre merkezinde ana salon ve diğer iki salon, Firma tarafından, interaktif katılıma olanaklı olarak hazırlanacaktır. h. Bilgisayarlar, Yazılımlar ve Ağ Hizmetleri Firma, Kongre süreçlerinde gerek duyulacak uygun teknik özelliklerde her tür bilgisayarı, diğer yan ve sarf ürünleri (klavye, monitör, mouse, yazıcı, kağıt vb.) ile hazır bulundurmak zorundadır. En yeni hardware modelleri ve, en yeni ve güncel lisanlı yazılımlar kullanılacaktır. Veri güvenliği Firma tarafından sağlanacaktır. Bilgisayar hizmetlerinden sorumlu yetkin bir ekip Firma tarafından tam zamanlı olarak faal bulundurulacaktır. Bu ekip gerekli her tür ağı kuracak ve çalışmasını sağlayacaktır. Tüm bu hizmetler içerisindeki her bileşen KDK nın talebi üzerine Firma tarafından istenen ürünle anında değiştirilecektir. i. Barkod Sistemi Bütün bilimsel ve sosyal aktivitelerde gerekli kayıtların tutulması için barkod sistemi kullanılacak olup Firma bunun için ayrı bir ücret talep etmeyecektir. j. Video Kayıt ve Yayına Hazırlama Hizmetleri i. Firma bütün oturumlarda, konuşmaların dijital görüntü ve ses olarak kaydedilmesini, kaydedilen görüntülerin senkron ve kurgulanmış görüntü kayıtları olarak Web ortamında yayınlanır hale getirilmesini sağlayacaktır. ii. Tüm Kongre aktivasyonunu içeren dijital görüntü ve ses kaydı ve gerekli teknik altyapı Firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. iii. Ana salonların tamamı, kurslar, sosyal içerikli aktiviteler ve Kongrenin genel durumunu ifade eden çekimlerden oluşan bu kayıtlar, blu-ray/dvd üzerine kayıtlı şekilde hazırlanacak ve Kongre bitiminden sonraki iki ay içerisinde tüm kayıtlar TAHUD a teslim edilmiş olacaktır. 16
iv. TAHUD un talebi olursa istenen görüntü kayıtları CD üzerine yazdırılma suretiyle çoğaltma ve katılımcılara dağıtma işlemleri Firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. v. Görüntü kaydı için kurulacak altyapı KDK tarafından denenecek, yetersiz bulunması halinde başka bir uzman şirketten hizmet satın alınacak ve ücretini Firma ödeyecektir. k. Kongre Süreci Web Erişim Hizmetleri i. Firma Kongre merkezi alanlarında tüm katılımcıların internet hizmetlerinden faydalanmalarını sağlayabilmek amacı ile en az 15 noktada hizmet verecek internet köşeleri kuracaktır. ii. En az iki merkezde 12 dizüstü bilgisayarlı ve 3 yazıcılı internet erişim noktası/odası kurulacaktır. iii. Firma Kongre merkezi lobi ve fuayeleri ile salonlarında yüksek hızlı sınırsız kablosuz internet erişim hizmetini ücretsiz sağlayacaktır. iv. İnternet erişimi için gerekli tüm teknik ekipmanın temini ve sorunsuz çalıştırılması Firma tarafından sağlanacaktır. v. Firma internet erişim köşe/odalarında katılımcılara yardımcı olmak üzere birer host/hostes ile teknik eleman görevlendirecektir. M) Bildiri/Poster Kabul İşlemleri a. Firma, Kongreye başvuracak tüm bilimsel yayın (sözel bildiri, poster) adayı çalışmaların Kongre Web sayfasında yer verilecek elektronik formlar üzerinden doldurulup Web aracılığı ile merkezi kayıt sistemine ulaştırılmasını sağlayacaktır. b. Aday olarak gönderilen bilimsel çalışmaların bilimsel değerlendirilmeleri TAHUD tarafından belirlenecek Bildiri Değerlendirme Kurulu (BDK) tarafından yapılacaktır. BDK üyelerinin görevlerini Web üzerinden yürütmeleri için gerekli organizasyonu Firma sağlayacaktır. c. Bildirilerin BDK üyeleri tarafından değerlendirilmesi online olarak gerçekleştirilecektir. Firma Kongre bildirileri ile ilgili sekreterya işlerini sağlayacaktır. Firma, BDK talimatı olur ise, bildirilerin uygun olarak sınıflanması, BDK ya dağıtımı, geri toplanması işlerini de yapacak, kabul veya red mesajlarını başvuru sahiplerine iletecektir. Bu gibi bütün işlemler için gerekli teknik ihtiyaçlar ve yazılımlar Firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. 17
d. İlgili firmaların bu tür bir Bildiri Kabul Sistemi yazılıma sahip olması ya da çalıştığı bilişim firmasının bu yazılımı uyguladığına dair belge sunması gerekmektedir. TAHUD bu sistem için Firmaya ek bir ücret ödemeyecektir. e. Kabul edilen poster bildirilerin girişi elektronik (e-poster) olarak yapılacaktır. Toplanan elektronik posterler Kongre süresince yeterli sayıda en az 42 inch dikey yerleşimli olarak kullanılabilen LCD monitör, e-poster terminali ya da kiosk ile katılımcılara sunulacak ve Kongre sonrasında tüm posterler ilgili Web sayfasında yayınlanacaktır. f. Yukarıda tanımlanan bildiri kabul ve değerlendirme sistemi ve elektronik poster sistemi yazılımları ile her tür idari, bilimsel vb. içeriğin telif ve kullanım hakkı TAHUD a ait ve saklı olacaktır. g. e-poster özellikleri; i. Kongrede bilimsel amaçlı yazılı ve resimli bilimsel verilerin, sunulmasını en üst düzeyde sağlayacak şekilde olmalıdır. ii. Bu amaçla kullanılan yazılımda resimlerin, izleyiciye, yazılı metinlerle uyum ve bütünlük içerisinde sunulması sağlanacaktır. iii. e-posterlerin kabulü, sunucu tarafından Web üzerinden metin ve resimlerin uygun yerleştirilebilmesine olanaklı bir yazılımla sağlanacak, daha sonraki poster değerlendirme aşamasında internet aracılığı ile değerlendiricilere gönderilebilecek ve son aşamada Kongrede katılımcıların izlemine açılacaktır. iv. Posterler için ana format belirlenirken seçenekler KDK nın görüşüne sunulacaktır. v. Kabul edilen e-posterlerin geniş ekranlı sistemlerde sunulması sağlanacaktır. vi. İzleyiciler posterleri konu başlığı, yazar adı, anahtar kelime gibi tarama seçenekleriyle tarayabilir olmalıdırlar. vii. e-posterler Kongre katılımcılarına CD ye yazdırılmış olarak verilecek ve Kongre/TAHUD Web sayfasına/sayfalarına da konulacaktır. N) Davetli Konuşmacı Sunumları ile ilgili Hizmetler KDK tarafından Firma ya bildirilecek olan davetli konuşmacıların, sunumları ile ilgili sunum esnasına ait gereksinimlerini, Firma, kendilerinden öğrenecek ve temin edecektir. Konuşma metinleri tüm konuşmacılardan dijital ortamda temin edilecektir. O) Hostes ve Teknik Elemanlar 18
a. Firma, hizmet listesinde belirtilen tüm ve KDK nın talep ettiği gerek doğan diğer her tür hizmetin en üst kalite düzeyinde yerine getirilmesi için işlerin her aşamasında çalışacak yeterli sayı ve nitelikte, sosyal güvenlik ve diğer risk sigortaları ödenmiş uygun personeli (host, hostes, teknik eleman, sekreter, çevirmen vs.) bulundurmakla yükümlüdür. b. Firma, çalıştırdığı bireylerin konaklama, ulaşım, yeme-içme, iş giysisi gibi giderleri ile hakedişlerini Kongreye maliyet çıkarmadan ücretsiz sağlayacaktır. c. Firma çalıştaracağı elemanların kongre organizasyonu eğitimi almış olmalarını, işleri konusunda doğru bilgilendirilmiş olmalarını ve KDK nın uygun bulacağı tek tip iş kıyafeti giyiyor olmalarını sağlayacaktır. d. Firma, görev alacak kişilerin isim listesini ve görevlerini içern dokümanı Kongre başlangıcında KDK ya takdim edecektir. Firma KDK nın talebi olursa sözkonusu çalışanı/çalışanları anında değiştirecek ve bunun için hazırlıklı olacaktır. P) Yiyecek-İçecek Hizmetleri a. Çalışma Grupları Toplantı Salonları İkramları: Firma, Kongre süresince KDK tarafından talep edilen tüm alt çalışma grubu toplantı salonlarına istenilen süre ile çay, kahve gibi sıcak ve maden suyu/soda, meyva suyu, meşrubat gibi soğuk içecekler ile kanepe, sandviç, kurabiye, meyva gibi atıştırmalık ikramı sağlayacaktır. b. Su İkramı: Firma, Kongre süresince toplantı salonları fuayelerinde, sergi alanlarında ve benzeri lokasyonlarda katılımcıların kullanımı amacıyla su sebilleri kurarak iyi kailtede soğuk su ikramı sağlayacaktır. c. Katılımcılara Sağlanacak İkramlar: Firma, Kongre süresince katılımcılara yönelik olarak en az on ayrı noktada sürekli faal birer meyva, tatlı-tuzlu kurabiye ile çaykahve servis büfesi bulunduracaktır. Sabah saatlerinde en az beş noktada Kongre katılımcıları için açık büfe kahvaltı ve içecek ikramı sağlanacaktır. d. Kahve Molaları: Firma toplantı programına göre salonlara yönelik programlama sağlayarak her sabah bir, her öğleden sonra da bir kez olmak üzere günde iki kez ikramlı çay-kahve molaları sunacaktır. e. Öğle Yemekleri: Firma tarafından lunchbox şeklinde hazırlanıp, diyet ürün dahil seçenekli içeceği ile, her bir katılımcı, konuşmacı, görevli vs. kimseye sağlanacaktır. f. Açılış Kokteyli: Firma Kongre merkezinde akşam yemeği saatinde görkemli bir Açılış Kokteyli organize edecektir. Hazırlanacak kokteyl prolonge menü seçenekleri KDK onayına sunulacak ve KDK kararları doğrultusunda ikram edilecek menü 19
şekillendirilecektir. Firma açılış kokteyli için canlı müzik dinletisi sağlayacak, tür ve sanatçılar konusunda kararı KDK verecektir. g. Gala Yemeği: Firma KDK nın belirleyeceği tarihte bir Gala Yemeği organize edecektir. Yemek limitsiz yerli alkollü-alkolsüz içkili ve KDK tarafından seçilen set menü şeklinde verilecektir. Gala yemeği programı KDK'nın uygun gördüğü, Kongrenin hedeflediği yüksek standarda uygun bir şekilde düzenlenecek ve finansal karar için TAHUD un onayı alınacaktır. Gala yemeği programı için gündemde ve popüler olan şarkıcılardan TAHUD/KDK'nın karar vereceği birinin konser vermek üzere müzisyen kadrosu ve teknik donanımı ile gelmesi, kendisi ve ekibinin tüm ulaşım, transfer ve konaklama olanaklarının sağlanması ile destek hizmetleri Firma tarafından ücretsiz olarak sağlanacaktır. h. Poster Salonu İkramları: Firma tarafından sağlanacak akşam oturumları ikramları için sunulacak menu detaylarına KDK karar verecektir. i. Özel Akşam Yemekleri: Firma TAHUD un talebine bağlı olarak yerli-yabancı seçilmiş davetliler için Kongre merkezi/oteli dışındaki mekanlarda özel akşam yemekleri düzenleyecektir. Q) Seyahatler ve Transferlere dair Hizmetler a. Ulusal ve uluslararası seyahat programları Firma tarafından ilgili kimselerin tercihleri doğrultusunda ve ekstra durumlar için KDK onayı alınarak yapılacaktır. Kongre ile ilgili olarak gerçekleşecek seyahatlerin öncelikle havayolu ile yapılması sağlanacaktır. Firma erken planlama ve rezervasyonlarla tüm ilgili (yönetici, konuşmacı, görevli vb.) ve katılımcılara havayolu araçlarında yer garantisi temin etmekle yükümlüdür. Aksi takdirde doğacak planlama farklılıklarının yol açacağı ekstra konaklama ve diğer ağırlama giderlerini ödemekle Firma yükümlü olacaktır. b. Firma ilgili gidiş-dönüş biletlerini satın alacak ve seyahat bilgi ve belgelerini ilgililere seyahat gününden en geç iki hafta önce ulaştırmış olacaktır. c. Firma tüm seyahatler ardından karşılanan misafirlerin otellerine ve Kongre merkezine transferlerini en iyi ve en hızlı şekilde işleyecek tarzda organize edecektir. Transferlerde zamanlama memnuniyetine özel özen gösterilmesi zaruridir. d. Firma tüm davetlilerin uçuş ve transfer bilgilerini düzenleyerek istenen sıklıkta ve yazılı olarak KDK ya rapor edecektir. e. TAHUD un vereceği yabancı davetli listesindeki kişilerin birer refakatçilerinin refakatçi kayıt ve konaklama ücretleri Firma tarafından karşılanacaktır. 20
f. TAHUD-Firma Kongre sözleşmesi imza edildiğinden itibaren, Kongre hesapları kapatılıncaya kadar, TAHUD MYK ve KDK üyelerinin TAHUD veya il içi bir diğer adres-esenboğa Havalimanı ve gidilen Havaalanı-çalışma adresi transferleri her iki yönde Firma tarafından ücretsiz olarak sağlanacaktır. R) Kongre Merkezine Transfer ve Mekik Hizmetleri a. Firma, Kongre seyahatleri başlamadan önce ilgili havalimanlarında özel dekorlu karşılama ve transfer deskleri kuracak ve bunların Kongre süresince sürekli faal durumda bulunmalarını sağlayacaktır. Konukları havaalanında özel giysili Firma görevlileri karşılayacaktır. b. Firma katılımcıların otobüs, midibüs, minibüs, binek otomobil gibi araçlarla Kongre merkezi ve otellerine transferleri koordine edecek ve sağlayacaktır. c. Kongrenin bir gün öncesinden başlayarak, bir gün sonrası da dahil olacak şekilde, Kongre süresince ilgili terminaller (havalimanı, otobüs terminali vb.) ile Kongre otelleri arasındaki karayolu toplu transferleri Firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. d. TAHUD ve KDK'nın bildireceği davetli, konuşmacı ve diğer görevlilerin Kongrenin bir gün öncesi ve sonrası da dahil olmak üzere Kongre süresince tüm otel-seyahat terminali (havaalimanı, otobüs terminali gibi) transferleri Firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. e. Firma TAHUD ve KDK kullanımı için, Kongrenin bir gün öncesi ve sonrası da dahil olmak üzere, Kongre süresince ve 24 saat bazında, 2 adet VIP minibüsü ve 1 adet binek aracı ücretsiz olarak tahsis edilecektir. S) Sosyal Program Hizmetleri a. Firma Kongre paralelinde gerçekleştirilmek üzere bir sosyal program geliştirmeli ve bu kapsamda gerçekleştirilecek ziyaret/gezi/tur alternatiflerini içerik ve fiyatı ile KDK nın onayına sunmalıdır. b. Firma Kongre sürecinde gerçekleştirilecek olan sosyal etkinliklerin akışının düzenli yürütülmesi ve bunların en yüksek kalitede sağlanmasından sorumludur. c. Firma sosyal program etkinlikleri ile ilgili olarak ta KDK geribildirimlerine göre davranmakla yükümlüdür. T) İletişim Hizmetleri 21
a. TAHUD/KDK ve Firma arasında yapılan her türlü iletişim azami düzeyde yazılı olarak ve ağırlıkla elektronik posta aracılığı ile gerçekleştirilecektir. Taraflar arasında ortaya çıkabilecek anlaşmazlıklarda yazılı belgelerin geçerliliği esas kabul edilecektir. b. Kongrenin katılımcılarla, kurumlarla ve benzeri her tür tarafla ilgili yazışmaları, haberleşme ve postalama işlemleri Firma tarafından yürütülecektir. c. Firma, Kongre ile ilgili yapılan tüm yazışmalar ve elektronik dokümantasyon ile yazılımları Kongre bitimini takip eden 20 gün içerisinde TAHUD merkezine teslim edecektir. U) Memnuniyet Anketleri ile ilgili Hizmetler a. Firma, katılımcılardan Kongrenin bilimsel düzeyine, sunumun ve organizasyonun kalitesine dair güvenilir geribildirim alma gayesi ile, KDK nın onayını alacağı bağımsız bir değerlendirme çalışması yapılmasını sağlayacaktır. Firma çalışmanın final raporunu Kongre bitimini takip eden bir ay içerisinde TAHUD a teslim etmiş olmalıdır. V) Sigortalama Hizmetleri a. WONCA Avrupa 2015 Kongresinin, Türkiye de ve/veya Dünyada meydana gelebilecek mücbir sebepler, olağanüstü haller vb. durumlardan ötürü yapılamaması ihtimaline karşı olarak Kongre, Firma gerekli gördüğü takdirde, primleri Firma tarafından ödenmek suretiyle sigortalanacaktır. Kongrenin söz edilen sebeplerle yapılamaması halinde doğacak mali kayıp Firma tarafından üstlenilecektir. Sigortasız durumlardan kaynaklanan ya da sigortanın karşılamadığı zararlardan ötürü Firma TAHUD dan hiçbir ödeme talep edemez. b. Kongre organizasyonu (seyahatler, transferler, konaklama, yeme-içme, Kongre merkezi, organizasyon faaliyetleri, sosyal program bileşenleri vb.) kapsamında gerçekleşme ihtimali olan her tür riskli duruma karşı konuk ya da çalışan her bir bireyin, araçların, mekanların, teknik donanımların vb. ilgili konuların sigortalanmasından ve doğabilecek zararlar ve tazminatların karşılanmasından Firma sorumludur ve Firma TAHUD un bu paralelde hiçbir ödeme yapmayacağını peşinen kabul eder. W) Firma Tarafından Kabul Edilecek Mali Koşullar 22
a. Bu şartname içerisinde sıralanan tüm işler Kongre fiyatına dahildir ve Firmanın taahhüdü altına alındıkları kabul edilir. Firma bu işler için kayıt ücreti ödeyen katılımcı başı maliyet üzerinden teklif verecektir. b. Kongre ile ilgili tüm katılımcı kayıt ücretleri, Firma tarafından toplanacak ve yine Firma tarafından açılacak bir banka hesabında toplanacaktır. Firma açtıracağı Kongre hesabına yatırılan her türlü gelir için fatura kesmekle yükümlüdür. Stand ücretleri, sponsorluk ve reklam gelirleri, tanıtım fonlarından gelecek destekler vb. tüm diğer Kongre gelirleri (KDV dahil) TAHUD İktisadi İşletme hesabına yatırılacaktır. c. Kongre için WONCA Avrupa Ofisine ödenecek levy ler için 150 bin Euroluk ödemeyi Firma Kongreden bir ay önce peşin olarak yapacaktır. d. Kongre gelirlerinin başlamasından önce meblağı ne olursa olsun ihtiyaç doğan tüm ön finansman Firma tarafından sağlanacaktır. e. Firma, sponsorların Kongre sırasında talep edecekleri ekstra hizmetleri TAHUD/KDK bilgisi dahilinde temin edecek ve bedellerini ilgili firmalardan tahsil edecektir. f. Kongre ile ilgili hesaplar Kongre bitiminden en geç 45 gün sonra tasfiye edilecek ve Kongre hesabı kapatılacaktır. g. Firma 2000 3000 kayıtlı katılımcı temel alınarak kayıt ücreti ödeyen katılımcı başına maliyet üzerinden teklif verecektir. 3000 i aşan katılımlar için ikinci bir teklif verilecektir. Teklifler KDV içinde olacaktır. X) Firma TAHUD tarafından WONCA Avrupa ya verilen aşağıdaki taahhütleri dikkate alacak ve gerçekleştirecektir. a. 2015 yılı WONCA Avrupa nın 20. Kuruluş yılıdır. Dolayısıyla Kongre sırasında 20. Yıl Kutlama Etkinlikleri yapılacaktır. Bu etkinliklerin içerik ve programı Kongre geliştirme çalışmaları esnasında geliştirilecektir. Firma kutlama etkinliklerinin geliştirilmesi ve gerçekleştirilmesi aşamalarında ilgili her tür desteği sağlamakla yükümlüdür. b. Firma 20. Yıl anısına özel Kongre markaları oluşturulmasını sağlayacak ve tüm katılımcılara bunları bulunduran birer 20. Yıl hediyesi verilmesini sağlayacaktır. c. 20. Yıl onuruna yirmi genç araştırmacıya kayıt ve yakın mesafede 4 yıldızlı bir otelde konaklama bursu verilecektir. 23
d. Firma, Yeşil Konferans sloganı kapsamında TEMA ile işbirliği sağlayacak ve WONCA Avrupa 20. Yıl Anı Ormanı oluşturularak her bir katılımcı için birer ağaç dikilmesini sağlayacaktır. e. Firma, 24 Ekim 2015 Cumartesi akşamı 20. Yıl Gala Yemeği organizasyonu yapılmasını sağlayacaktır. f. TAHUD 20. Yıl anısına bunların dışında yapılabilecek diğer etkinlik teklif ve önerilerine de açık olduğunu beyan eder. g. Kongre bilimsel programı WONCA Avrupa ve Uluslararası Danışma Kurulu ile birlikte hazırlanacaktır. Firma bu süreçte her tür desteği sağlamakla yükümlüdür. h. Kongre bilimsel ve sosyal programı aşağıdaki taslak paralelinde gerçekleştirilecektir. Bu taslakta bir değişiklik öngörülürse KDK tarafından Firma ya bildirilecek olup Firma yeni taslağa göre davranmakla yükümlü olacaktır. TABLO 1 24
i. Kongre resmi programı başlamadan önceki öncesinde bir tam ve bir yarım gün genç aile hekimlerine yönelik Vasco da Gama Hareketi Konferansı yapılacaktır. Bu konferansın organizasyonu ve gerçekleştirilmesi ile ilgili her tür iş, bu şartname koşulları paralelinde Kongre organizasyonunun bir bileşeni olarak değerlendirilecek olup Firma tarafından sağlanacaktır. j. Kongre açılış ve kapanış törenleri yapılacaktır ve Firma bunlar için KDK istekleri doğrultusunda ve TAHUD onayı alınma koşulu ile özel programlar hazırlayacak ve gerçekleştirecektir. k. 20. WONCA Avrupa 2015 İstanbul Kongresi için WONCA Avrupa ya bildirilen kayıt ücretleri aşağıdaki gibidir. TABLO 2 l. Yüz adet genç araştırmacıya Kongre kayıt ücreti bursu verilecektir. m. TAHUD, WONCA Avrupa ya, conference levy olarak, Kongre tarihinden bir ay önce, 150.000 Euro ön ödeme yapmayı taahhüt etmiştir. Bu ödeme Firma tarafından karşılanacak ve yapılacaktır. 4. SONUÇ Bu şartname 26 sayfadan ibarettir. Firmalar tarafından teklifler verilirken; i. Firma başlıklı sayfalarda şartnamenin tüm maddelerine sırası ile açık olarak cevap verilecek, ii. Firmanın bu şartnamede belirtilmeyen, avantajlı gördükleri ek teklifleri varsa ilaveten belirtilecek, 25