Bu prosedür, Nutricia Anne Bebek Beslenmesi çalışanlarının yılık izin, mazeret izni, ücretsiz izin, hastalık izni, doğum izni, süt izni ile Ulusal Bayram ve Genel Tatil ile ilgili süreçleri kapsamaktadır. 1. AMAÇ Bu prosedür, Nutricia Anne Bebek Beslenmesi çalışanlarının zaman yönetiminin, ilgili yasaların ve yönetmeliklerin hükümleri çerçevesinde uygulanması ve yönetilmesi amacıyla hazırlanmıştır. Yürürlülük tarihi 03.07.2014 dür. 2. KAPSAM Nutricia Anne Bebek Beslenmesi çalışanlarını kapsar. Tüm izin tipleri için izin talepleri Lotus Notes üzerinden elektronik izin formu doldurularak oluşturulur ve izin talebi yaratan çalışanın bir üst yöneticisinin onayına iletilir. Yöneticinin onayı ile akış tamamlanmalıdır. İzin tarihlerinde değişiklik olması durumunda formun iptali ve yeniden elektronik izin akışının tamamlanması gerekmektedir. Sürecin takibi çalışana ve yöneticisine aittir. Elektronik izin formu ile ilgili detaylı bilgi D@n-Board içerisinde, D@n İzin Sistem Kullanım Klavuzu nda yeralmaktadır. 3. SORUMLULUKLAR Bu prosedürün uygulanmasından aşağıdaki birimler/kişiler sorumludur: İnsan Kaynakları Direktörlüğü Tüm Direktörlükler İlgili çalışanın 1.yöneticisi Çalışanlar 4. UYGULAMA 4.1. Yıllık Ücretli İzin Yıllık ücretli izine hak kazanabilmek için, İş Kanunu esaslarına göre işe giriş tarihinden itibaren kesintisiz 1 yıl çalışmış olmak gerekir. İşe yeni başlayan bir çalışanın talepte bulunması halinde ve yöneticisinin de onayı ile yıllık ücretli izin kullanılabilir. Bu izin ileride hak edilecek yıllık ücretli izinden mahsup edilir. Çalışanın izin hakedişinden önce ayrılması halinde kullanılan izin günleri alacaklarından mahsup edilir. Çalışanın yıllık ücretli izine hak kazanıp, iznini kullanmadan işten ayrılması durumunda, hakedilen izin günlerine ilişkin ücreti topluca ödenir. Halihazırda çalışmakta iken hak edilen birikmiş yıllık ücretli izin karşılığı para ödemesi yapılmaz. Danone Grup içi transferlerde, biriken izin günleri ve izin hakkı ile ilgili, geçişlerde iki şirket arasında görüşülerek, mutabakata varılır. İzne esas tarihinde değişiklik olmaz.
Yıllık ücretli izin süreleri hesabında Pazartesi-Cuma arasını içeren çalışma günleri esas alınır. İzin süresine rastlayan hafta tatili olan Cumartesi ve Pazar günleri, Ulusal Bayram ve Genel Tatil günleri ile SGK Hastanelerinden alınan rapor ile belgelenen istirahat günleri yıllık ücretli izin hesabında dikkate alınmaz. Çalışma günü deyimi Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma günlerini ifade eder. 0-5 yıl arası (5 yıl dahil) olanlar 15 iş günü, 5 yıldan fazla ve 15 yıldan az olanlar 20 iş günü, 15 yıl (dahil) ve daha fazla olanlar 26 iş günü izini hakederler. Yıllık ücretli izine hak kazanmada; İş Kanunu nda (Madde:55 ) belirlenen durumlar dışındaki nedenlerle çalışanın iş devamlılığının kesilmesi halinde, çalışmadığı bu süre kadar çalışarak bir hizmet yılı tamamlandıktan sonra yıllık ücretli izine hak kazanır. Yıllık ücretli izin uygulaması kapsamında şirket çalışanlarına ortak yıllık ücretli izin kullandırılabilir (İş Kanunu Madde:60). Kullanılacak ortak izin tarihleri her yılın ilk çeyreğinde İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafından şirket çalışanlarına duyurulur. Ortak tatillerde izin kullanılması esastır. Yıllık izinler İnsan Kaynakları tarafından online izin sistemine otomatik olarak yüklenecek ve çalışanların yıllık izinlerinden düşecektir. Belirlenen tarihlerde yıllık izin kullanımı isteğe bağlı olup, bu tarihlerde izin kullanmayacak olan çalışanlar için izin yüklemesi yapılmayacaktır. Askerlik sebebi ile işten ayrılan personelin, askerlik dönüşünde başka bir yerde çalışmadan doğrudan şirketimizde yeniden işe başlması durumunda yıllık ücretli izin süreleri hak edişi, ilk işe giriş tarihi olarak kaydedilir. Her sene çalışanlar ile yıllık izin mutabakatı yapılır. 4.2. Mazeret İzni Sosyal izinler bahsedilen durumların gerçekleşme tarihinden itibaren 10 gün içinde ve bölünmeden tek seferde kullanılır. Sosyal izinlere ait ilgili belgeler İnsan Kaynakları na iletilmelidir. Çalışanın evlenmesi halinde 3 iş günü, (Genel uygulamada evlilik izni, evliliğin gerçekleştiği hafta-bir önceki ya da bir sonraki- kullanılır. Çalışanın eşinin doğum yapması halinde yasal 3 iş günü süreye ek olarak 10 iş günü, Çalışanın doğum yapması halinde, yasal doğum iznine ek olarak 10 iş günü, ( yalnızca yasal doğum izninin bitiş tarihinden hemen sonra kullanılabilir.) Çalışanın anne, baba, kardeş, eş ve çocuklarının ölümü halinde 3 iş günü, Çalışanın iş sebebi ile taşınması halinde 2 iş günü, Ücretli mazeret izni verilir. Ayrıca istisnai ve geçerli bir nedenle (hastalık gibi) dayanan acil durumlarda 1 güne kadar ücretli mazeret izni ilk yönetici tarafından verilebilir. 1 günden fazla talepler ilgili Direktör onayına tabidir. Birbirini takip eden iş günleri için mazaret izni alınamaz. Hastalık sebebi ile yaşanılan acil durumlarda
alınan mazeret izni için, çalışanın işbaşı yaptığı gün itibari ile sağlık raporunu İnsan Kaynakları na iletmesi gerekir. 4.3. Ücretsiz İzin Ücretli izin hakkı bitmiş olan çalışanın izin talebi doğarsa, ilgili Direktör ün onayı ile ücretsiz izin verilebilir. 2 güne kadar olan ücretsiz izinler ilgili Direktör onayı ile 2 günden fazla olan ücretsiz izinler ise ilgili Direktör, İnsan Kaynakları Direktörü ve Genel Müdür onayı ile kullandırılır. 15 günden fazla ücretsiz izinli olunan dönemde; çalışana yol parası, yemek parası vb yan hakların ödemesi yapılmaz. Statü gereği araç sahibi olan çalışanların 30 güne kadar ücretsiz izin almaları durumunda şirket aracı çalışanda kalır ve benzin ödemesinin tamamı yapılır ancak 30 günden uzun süren ücretsiz izinlerde araç çalışandan alınır ve benzin ödemesi yapılmaz. Görev gereği araç sahibi olan çalışanın ücretsiz izne ayrılması halinde araç kendisinden izin kullanmaya başladığı tarih itibari ile alınır ve benzin ödemesi yapılmaz. Statü gereği aracını ödenek olarak alan çalışanlara ise, ücretsiz izinde oldukları sürede araba kirası brüt olarak ödenir ve benzin ödemesi yapılır. 30 günden uzun süren ücretsiz izinlerde araç kirası, benzin ödemesi vb ödemeler yapılmaz. 1 aydan uzun ücretsiz izin kulanılması durumunda çalışana satış primi ödemesi yapılmaz. Merkez primi alan çalışanlar için ücretsiz izinde olunan günler 1 yıllık çalışma süresinde düşülerek hesaplanır. Ücretsiz izinli olunan dönemdeki süre kıdem ve ihbar tazminatı hesabında dikkate alınmaz ve bu süreler için çalışan adına SGK Prim ödemesi yapılmaz. Ücretsiz izinde olunan dönemde özel sağlık ve hayat sigortası devam eder. 4.4. Ulusal Bayram ve Genel Tatiller Kanunlarda belirlenen ulusal bayram ve genel tatil günleri çalışanlar için tatil günüdür. Ancak, yöneticilerin gerekli gördüğü hallerde, ulusal bayram ve genel tatil günlerinde de çalışma yaptırılabilir. Ulusal Bayram ve Genel Tatiller Yılbaşı 01 Ocak Ramazan Bayramı (arife dahil) Kurban Bayramı (arife dahil) Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramı 23 Nisan Emek ve Dayanışma Günü 1 Mayıs Atatürk ü Anma ve Gençlik ve Spor Bayramı 19 Mayıs Zafer Bayramı 30 Ağustos
Cumhuriyet Bayramı 28 Ekim 13:00 ten itibaren & 29 Ekim Ramazan Bayramı ve Kurban Bayramı tatilleri; arife günleri saat 13:00 ten itibaren başlar. 4.5. Hastalık ve İstirahat Durumları Hastalanan ve işine gelemeyecek durumdaki çalışan bağlı bulunduğu yöneticisine durumu bildirir. Çalışan Sosyal Güvenlik Kurumu onaylı hastaneden aldığı iş göremezlik raporunu, raporun bitiş tarihi itibari ile, yöneticisinin bilgisi dahilinde İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne bildirmek zorundadır. İstirahat bitiminde personel SGK dan aldığı iş göremezlik ödeneğini Şirket hesabına yatırır. Statü gereği ve görev gereği verilen araçlar 6 aya kadar süren hastalık izinlerinde çalışandan alınmaz ve benzin ödemesi de yapılmaya devam eder. Bunun için hastane ve/veya doktordan alınmış olan sağlık raporunun rapor başlangıç tarihi itibari ile İnsan Kaynakları na iletilmesi gerekmektedir. 6 aydan uzun süren hastalık izinlerinde statü gereği ve görev gereği verilen araçlar çalışandan alınır ve benzin ödemesi yapılmaz. 4.6. Doğum ve Gebelik İzni Doğum ve gebelik izni, doğumdan önce 8 ve doğumdan sonra 8 hafta olmak üzere 16 haftalık süreyi kapsar. Çoğul gebelik halinde doğumdan onceki 8 haftalık izin süresine 2 hafta eklenir. Ancak sağlık durumu uygun olduğu takdirde, doktor onayı ile doğumdan önceki 3 haftaya kadar çalışılabilir. Bu durumda çalışılan süreler doğum sonrası izin süresine eklenir. Ancak, bu izin süreleri çalışanın sağlık durumuna ve işin özelliğine göre doğumdan önce ve doğumdan sonra gerekirse artırılabilir. Hekim raporu ile belirtilen bu süreler ile ilgili İş Kanunu hükümleri uygulanır. Bu süre, yıllık ücretli izin hakkının hesabında dikkate alınmaz (İş Kanunu Madde:74 esasları uygulanır). Çalışan, iznin kullanımı şeklinde yöneticisi ile mutabık kalır. Çalışana bu süre zarfında maaş ödemesine devam edilir. Daha sonra SGK'dan aldığı ödemeyi şirkete iade etmekle yükümlüdür. Geri ödemenin takibi çalışan ve yöneticinin sorumluluğundadır. Bkz : Ücret ve Yan Haklar Prosedürü : Doğum İzni Süreci Statü gereği ve görev gereği araç sahibi olan çalışanın doğum iznine ayrılması durumunda araç çalışanda kalır ve benzin ödemesinin tamamı yapılır. Statü gereği aracını ödenek olarak almayı tercih eden çalışanlara, doğum iznini kullandığı sürelerde araç kirası ödemesi brüt olarak yapılır ve benzin ödemesi yapılmaya devam eder. Bu süreler içinde ancak yol parası, yemek parası, giyim yardımı vb yan hakların ödemesi yapılmaz. Merkez çalışanları için yıllık prim hesaplaması, yasal doğum izni süreleri 1 yıllık süreden düşülerek yapılır. Satış primi alan çalışanlar için, doğum izni kullanılan sürede prim ödemesi yapılmaz.
4.7. Süt İzni Anneye, çocuk bir yaşına girene kadar verilen izne süt izni denir. Süt izni, Şirketimizde 3 ayrı şekilde kullandırılabilir; Süt izni doğumdan itibaren ilk 1 yıl içinde kullanılmalıdır. Günlük 1,5 saat olarak süt izni kullanılabilir. Çalışan yöneticisiyle mutabık kalacağı bir plan doğrultusunda günlük 1.5 saat olan süt izinleri toplanarak gün esasına göre haftanın belli gün / günlerinde kullanılabilir. Süt izni gün esasına göre toplu olarak hesaplanıp doğum izninin sonuna eklenebilir. 4.8. Doğum günü izni Çalışanların; doğum günlerinde yıllık izin bakiyesinden düşülmeden 1 gün izin kullanmasına imkan verilir. Elektronik izin formunda doğum günü izni olarak gösterilmelidir. Doğum günü hafta tatiline, ulusal ve genel tatillere, iş gereği yurt dışı seyahate denk gelen çalışanlar izinlerini doğum günlerini takip eden 3 ay içinde kullanabileceklerdir. 4.9 İdari İzin İdari izin; haftasonu çalışması, genel ve resmi tatil günlerindeki çalışmalar gibi normal mesai düzeni dışındaki durumlarda yöneticinin inisiyatif kullanarak çalışanına verebileceği izindir. Genel prensip, özellikle haftasonu gerçekleşen çalışmaları izleyen hafta içinde, gerek duyulması durumunda, iznin kullandırılmasıdır. Yıl içinde bir yönetici aynı çalışanına maksimum 5 işgünü idari izin verebilir. 5 günden fazla kullanılan izinler, çalışanın yıllık izin bakiyesinden düşülür. Bu sürecin takibi ve sorumluluğu yöneticiye aittir.