Firma Profili 1976 yılında İstanbul'da kurulan Polin, su kaydırakları ve su parkları tasarım, üretim ve montajında bir dünya lideridir. Bugün birçok ülkenin, hatta kıtanın en büyük ve ödüllü su parklarında Polin imzası vardır. Genel merkezi Kocaeli Dilovası ndadır. Tüm üretimini Türkiye de yapmaktadır. Fabrika toplam kapalı alanı 35.000m2 olup tamamı su parkı sektörüne adanmış 450 kişilik ekibe sahiptir. Rusya, Fas, Makedonya, Karadağ ve Çin de ofisleri vardır. 98 ülkede 2.500'den fazla su parkı projesi gerçekleştiren POLİN, "Daima Yenilikçi", "Dünya Çapında Üstün Kalite" ve "Teknoloji Liderliği" vizyonuyla sektöründe birçok ilki gerçekleştirmiştir. Bugün birçok ülkenin, hatta kıtanın en büyük ve ödüllü su parklarında Polin imzası vardır. 2010 yılında lanse ettiği King Cobra kaydırağı 2012, 2013, 2014 ve 2015 yıllarında Avrupa'nın en iyi su kaydırağı seçilmiştir. ERP PROJESİ olarak başlayan yolculuğumuzun, zamanla bir KURUMSAL DÖNÜŞÜM projesi haline gelmesi, müşterilerimiz için önemli kazanımlardan biri oldu. Özkan SUR, Teknik Birimler Direktörü, POLİN Waterparks POLİN Waterparks Hakkında Sonuç Polin bünyesindeki şirketler için, Çoklu Şirket (Intercompany) yapısının uygulandığı projede, tüm satış, proje, planlama, raporlama, üretim, sevkiyat, Mali İşler (muhasebe, finans) süreçleri Microsoft ERP (Dynamics AX) üzerinde yönetilmeye başlandı. Sektör Üretim (Proje Bazlı) Kesikli (Discrete) Polin 2006 yılından bu yana kaydıraklarını uzay mekiği üretiminde kullanılan iki tarafı parlak yüzeyli ve pürüzsüz, daha mukavim ve hafif, görselliği mükemmel ürün elde etme gibi önemli avantajları olan RTM (Resin Transfer Molding) kapalı kalıp teknolojisiyle üretmeye başlamıştır. Bu teknoloji kaydırak üretiminde en ileri noktadır. Polin böylece, bu üretim tekniğini kullanarak üretim yapan ilk ve tek Avrupalı su kaydırağı üreticisi olmuştur. Polin su kaydıraklarının, tüm tasarım, üretim, montaj ve servis süreçleri 2003 yılından beri ISO Uluslararası Kalite Yönetim Sistemi altında; Avrupa (EN) ve Amerika (ASTM) Normlarına uygun olarak yürütülmektedir. Polin bu kalite belgesine sahip ilk Avrupalı su kaydırağı üreticisidir. Polin 2015 yılında TİM tarafından duyurulan Türkiye nin İlk 500 En Büyük İhracatçı Firması listesine girerek, Sanayi Ürünleri sektöründe sektör lideri oldu. Çözüm Microsoft ERP (Dynamics AX) POLİN ile iletişime geçmek için: http://www.polin.com.tr Ayrıca en çok patent sahibi 25 KOBİ arasında ilk 10 da ve en fazla Ar-ge yatırımı yapan 200 şirket arasında yer alırken Türkiye nin en hızlı büyüyen 100 şirketi arasına da 2. kez girmeyi başardı. Sadece 16 şirket 2. kez bu kategoriye girebildi. 2016 yılı itibariyle Polin projeleri, 27 farklı ödül ve 21 farklı rekora sahiptir.
Proje Hakkında ERP Seçim Süreci: Büyüme hızımız ve müşterilerimizin değişen ihtiyaçlarına etkin bir şekilde cevap veremeyen mevcut ERP yazılımımızı, küreselleşen ticari yapımıza uygun global bir ERP yazılımı seçim sürecimiz 2014 yılının Temmuz ayında başladı. Bölümlerden oluşturduğumuz anahtar kullanıcılar ile bilinen 3 büyük yazılım firması ile demo çalışmaları yürüttük. Değerlendirmelerimiz ışığında bütün yazılımların işimizi görebileceğini görmemize rağmen hangisinin daha uygun olduğu konusunda objektif seçim kriterlerine sahip olmadığımızı gördük. Bunun üzerine değerlendirme ve bilgilendirilme amacı ile ERP KOMİTESİ ile destek çalışmaları yürüttük. Hem seçim sürecimizde hem de canlıya geçişte, beklentilerimizin analizi ve doğru noktalara odaklanmamızın sağlanmasında kılavuzluk etmek üzere KATİPOĞLU DANIŞMANLIK ile çalışmalarımıza başladık. KATİPOĞLU DANIŞMANLIK firmamızda bir anahtar kullanıcılarımız ile birlikte Mevcut Durum Analizi (MDA) çalışması başlatarak, süreçlerimizi ve organizasyonumuzu analiz etti. Anahtar kullanıcılar ile birebir görüşmeler ile Beklenti Anketleri yapıldı. Mevcut durum ve beklentilerimizin oluştuğu 249 sayfalık POLİN MDA dokümanını Şubat 2015 yılında tamamladık. Elde edilecek proje sonuçlarına göre projemizi 3 Faza böldük. 1. Fazda ana süreçlerimizin ERP üzerinde yürüyeceği, tüm bölümlerin sisteme dokunacağı bir yapı hedefledik. Faz 2 ve Faz 3 kapsamında ise iş atamalarının olduğu, Faaliyet Tabanlı Maliyet Muhasebesi yapabileceğimiz, konsolide şirketler yapısını yönetebileceğimiz yapıyı kurguladık. MDA çalışmaları baz alınarak 122 sayfalık TİD (Teklif İsteme Dokümanı) Mart 2015 tarihinde oluşturuldu. 30 partner firmaya (8 ERP Yazılımı) bilgi gönderimi yapıldı. Bu firmalardan 22 tanesi ile Gizlilik Sözleşmesi imzalandı ve bu firmalara TİD gönderildi. 15 firma (6 ERP Yazılımı) geri dönüş yaptı. Yapılan yüz yüze görüşmeler sonrasında 5 firmadan (3 ERP Yazılımı) oluşan 1. Kısa Liste (Short List) firmaları ile hazırladığımız detaylı DEMO seti paylaşıldı ve tüm firmalar ile bir tam gün süren DEMO sunumları alındı. Yazılımlar arasında yapılan teknik analiz puanlamaları neticesinde 3 firmadan oluşan 2. Kısa Liste firmalar ile açık kalan konular ve sözleşme görüşmeleri başlatılmasına karar verildi. ERP yazılımı ve İş Ortağı seçimi, Polin anahtar kullanıcıları tarafından puanlanarak tespit edildi. Bu firmaların referansları ile yüz yüze görüşmeler organize edildi. Son olarak projede çalışacak danışmanların özgeçmişleri karşılaştırıldı ve 22 Haziran 2015 tarihinde ERP olarak Microsoft Dynamics AX, İş Ortağı (Partner) olarak ise ETG DANIŞMANLIK seçildi.
Proje ve Canlı Geçiş 2015 yılının Temmuz ayında hızlı ve planlı bir şekilde başlayan proje, gerçekleştirilen Analiz, Eğitim, Tasarım, Dokümantasyon, Geliştirme/Uyarlama, Test, Canlı Hazırlık, Kurulum, Veri Aktarım süreçlerinden geçerek 2016 yılının Ocak ayında 6 ay gibi kısa bir sürede 3 şirket için Canlı (Live) kullanıma alındı. Tüm aşamalarında Microsoft Dynamics Sure Step Proje Yönetim Metodolojisi kullanılan projemizde detaylı bir Canlı Geçiş planı yapıldı. Bu plana göre Aralık ayının son haftasında Veri Seti hazır edildi, 1 Ocak ta başlayan sayımlar, 4 Ocak ta tamamlandı. Ocak ayının ilk haftasını tamamen sisteme veri girişine ayrıldı. Müşteri ve satınalma siparişleri, mevcut açık projelerin sisteme tanımlanması ve WBS lerin güncel aktivitelerine getirilmesi gerçekleştirildi. Aynı zamanda üretim WBS bağlantısı da kurularak, üretim gerçekleştirmelerinin WBS e otomatik aktarımı sağlandı. 15 ocak itibari ile sistem güncel olarak işler hale getirildi. Özellik ile eski ERP sistemimizi 31 Aralık 2015 yılında bırakmamız ve sadece AX üzerinden devam etmemiz sistemin işlemesine odaklanmamız açısından itici gücümüz oldu. Özkan SUR Teknik Birimler Direktörü Özkan SUR Hakkında İTÜ Uçak Mühendisliği ve MBA eğitiminin ardından otomotiv sektöründe çalışmış, ardından Yönetim Danışmanlığı ile şirketlerin Kurumsal Dönüşüm projelerinde; müşteriden müşteriye CRM, Satış, Proje Yönetimi, Üretim, Kalite, Satınalma ve Lojistik süreçlerinin yapılandırılması çalışmalarını yürütmüştür. Polin bünyesinde Teknik Birimler Direktörlüğü ve ERP Kurumsal Dönüşüm Proje Sponsoru görevlerini yürütmektedir. Proje esnasında, şirket içinde projenin daha fazla sahiplenilmesi ve başarıya ulaşması için bazı uygulamalar yaptık. Bu uygulamalardan bazıları: Proje Takip Panosu (Proje planı, projenin güncel durumu, master data (MDM) güncelleme çizelgeleri, duyurular vb.) Bilgilendirme Broşürleri ve E-postaları (Kullanıcıların, kendi anahtar kullanıcılarından AX arayüz eğitimi almalarının hatırlatılması, bilgisayarlarına AX istemci (client) kurulumu yapılması bilgisi, AX kullanıcı hesaplarının (account) sistemde açıldığından emin olmaları, kendi süreçlerini test sisteminde test etmeleri ve tespitlerini anahtar kullanıcılarına iletmeleri, ana verilerinin (MDM) sistemde olup olmadığı ve doğru olup olmadığının kontrol edilmesi vb.) AX Kullanıcı Destek Hizmeti (Örnek seçilen iki Polin projesinin tüm adımlarının ERP Yöneticisi ile birlikte gerçekleştirilmesi ile sistemin hatasız akmasının sağlanması) AX Saati Uygulaması (Belirlenen gün ve saatlerde proje anahtar kullanıcılarının ve proje yöneticisinin bir araya gelerek AX ile ilgili detay konuları görüşebilecekleri bir ortam) AX Pekiştirme Eğitimleri (Tekrarlanan eğitimler ile tüm kullanıcıların sisteme daha kolay adapte olmaları amaçlandı)
Kapsam 2015 yılının Temmuz ayında başladığımız ERP projemizin birinci fazını, 6 ay gibi kısa bir sürede tamamlayarak 2016 yılının Ocak ayında Microsoft Dynamics AX ERP sistemimizi Canlı kullanıma aldık Özkan SUR Teknik Birimler Direktörü Polin şirketleri arasındaki işlemlerin pratik bir şekilde işlemesi için Microsoft ERP (Dynamics AX) içindeki çoklu şirket özelliği Intercompany fonksiyonundan faydalandık. Oldukça aktif bir pazarlama birimimiz var ve çok sayıda fuara katılıyoruz. Polin e gelen müşteri adaylarının, fırsata dönüştürülmesi ve tekliflendirilmesi süreçlerini ERP sistemimize taşımakla birlikte, Polin CRM çalışmasının ilk adımı atılmış oldu. Müşteri onayı geldikten sonra, satış siparişine dönüştürülen tekliflerin, otomatik olarak WBS Proje Planlama modülüne aktarılması sayesinde kesintisiz bir süreç akışı sağlandı. Bu modülde tüm proje adımları detaylı bir şekilde planlanmakta ve sistemsel olarak takip edilmektedir. Ortalama bir siparişin alt bileşeni yaklaşık 3.000 4.000 satır sayısından oluşmaktadır. AutoCAD ile hazırlanan reçetelerin (BOM) sistem üzerinde patlatılması ile malzeme listeleri oluşturulabilmektedir. Üretim Yönetimi modülü altında tüm üretim emirleri merkezi olarak görülmekte ve planlanabilmektedir. Kalıp doluluk raporu gibi uygulamalar sayesinde fabrika kaynaklarının daha verimli kullanılması sağlanmıştır. Planlamanın ve sözleşme yönetiminin Microsoft ERP (Dynamics AX) üzerinde yapılması sayesinde departmanlar arası olası iletişim aksaklıkları engellendi. İş emirleri ve ürün barkod uygulaması ile hata yapılmasının önüne geçilmiş ve üretim detayları kayıt altına alınmıştır. Ayrıca kurulan barkod ile sevkiyat toplama el terminalleri altyapısı sayesinde hatalı sevkiyatların önüne geçilmiştir. Hazırlanan raporlama altyapısı sayesinde projelerin ödeme planları, geciken aktiviteler, proje bazında kar/zarar veya kategori bazında kar/zarar veya çalışan/madde bazında kar/zarar raporları, proje giderleri, konsolide hesaplar gibi birçok rapor Microsoft ERP (Dynamics AX) üzerinden alınmaya başlanmıştır. Kurgulanan Nakit Akışı sayesinde, projenin veya kategorinin veya çalışan/madde detayında nakit yönetimi mümkün hale gelmiştir.
Polin, müşterilerine önce proje üzerinde bir tasarım satıyor. Daha sonra bu tasarımı gerçekleştirmek üzere tedarikçi firmalarından hammaddeleri alıp, üretimini kendi bünyesindeki Ar-Ge biriminde geliştirdiği formül ve reçetelere uygun bir şekilde yapıyor. Tüm bu süreçlerde mutlaka proje bazlı imalat (Project Based Manufacturing) prensiplerini kullanıyor. Tasarımı teslim etme noktasında ise, müşterisinin lokasyonunda bir müteaahit olarak projesini anahtar teslimi olarak eksiksiz yerine getiriyor. Umut ALTINAY İş Geliştirme Müdürü ETG Danışmanlık 2002 yılından bugüne kadar kurumsal iş uygulamaları (ERP & CRM) alanında hizmet vermekte olan ETG (www.etg-it.com), 2016 yılında Microsoft Dynamics European Industry Partner Program (EIPP) programına Türkiye den kabul edilen ilk ve tek Dynamics AX Üretim (Manufacturing) iş ortağı ünvanına sahiptir. ETG, Microsoft Dynamics uzmanlığına odaklanmış bir büyüme ile 60 tan fazla danışman sayısına ulaşmış ve alanında önde gelen firma haline gelmiştir. İş zekâsı (BI), İnsan Kaynakları Yönetimi ve Dynamics eğitimleri konularında ayrı yapılanmaları bulunan ETG, bitirilen proje sayısı, sunduğu hizmetler, danışman sayısı, dikey ve yatay çözümlerindeki uzmanlığı ile Microsoft Dynamics in Türkiye'deki en büyük çözüm ortaklarından birisidir. Microsoft Dynamics'in iş ortakları derecelendirmesinde en üst seviye olan Gold Enterprise Resource Planning Partner statüsünde olan ETG'nin 2002 den beri yükselerek devam eden başarısının temelinde yetkin, dinamik ekibi ve müşteri memnuniyeti odaklı çalışma prensibi yatmaktadır. Ayrıca sahip olduğu uluslararası işbirlikleri ile dünya üzerinde var olan farklı sektörel bilgi ve deneyimi ihtiyaç olduğunda Türkiye de ETG kalitesi ile sunabilmektedir.
Microsoft tarafından 2006, 2008 ve 2011 yıllarında Yılın Dynamics ERP İş Ortağı seçilen ETG ayrıca 2008, 2010 ve 2011 yıllarında dünya çapında Dynamics AX iş ortakları arasında %5 lik dilime girerek "President Club"a Oldukça adil ve demokratik bir şekilde yürütülen ERP seçim çalışmalarımızda, teklif isteme dokümanımızı 30 firma (8 ERP Yazılımı) ile paylaştık. Aylar süren ve çok detaylı çalışmaların neticesinde ihtiyaçlarımızı karşılayan ERP olarak Microsoft Dynamics AX ve İş Ortağı (Partner) olarak ise ETG DANIŞMANLIK ile çalışmayı tercih ettik. seçilmiştir. Ayrıca 2008 yılında Microsoft EMEA (Europe, Middle East, Africa) bölgesinde Microsoft tarafından Avrupa'nın en başarılı projesi ödülü olan Customer Excellence Award ödülünü almıştır. 2011 yılında Microsoft MEA (Middle East, Africa) Bölgede En İyi İş Ortağı finalisti olmuştur. 2012 yılında İlk Bilişim 500 Şirketi arasında ERP Yazılımı sıralamasında 4. olmuştur. 2013 ve 2014 yıllarında Deloitte Teknoloji Fast50 Türkiye 2013 programında Türkiye nin en hızlı büyüyen ilk 50 teknoloji firması ödülünü kazanmıştır, ayrıca EMEA (Europe, Middle East, Africa) Fast500 için aday gösterilmiştir. 2015 yılında Bilişim 500 ERP15 listesindeki tek Microsoft Dynamics Partner olmuştur. Özkan SUR Teknik Birimler Direktörü Türkiye de İstanbul da, A.B.D. de Atlanta da ofisleri bulunan ETG, Güney Afrika, Rusya, Çin gibi dünyanın farklı lokasyonlarındaki müşterilerine hizmet sunmaya devam etmektedir.