Uygulama Esasları Araştırmacı Bilgilendirme Kılavuzu Mayıs 2016
İletişim Bilgileri İletişim Adresi Beytepe Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Beytepe Kampüsü Rektörlük Binası 5. Kat, Beytepe, Ankara Telefon (0312) 297 61 33 (0312) 297 61 36 (0312) 297 65 40 (0312) 297 65 41 (0312) 297 65 42 İletişim Adresi Sıhhiye Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Sıhhiye Kampüsü İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Binası 1. kat, Sıhhiye, Ankara Telefon (0312) 305 21 38 Belgegeçer (0312) 297 61 36 E-posta bilars@hacettepe.edu.tr İnternet http://www.research.hacettepe.edu.tr http://apsis.hacettepe.edu.tr/default2.aspx http://apsis.hacettepe.edu.tr/login.aspx 2
Önsöz Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Birimi tarafından desteklenen projelerin temel amacı, Üniversitemizde yeni araştırma alanlarındaki çalışmalara olanak tanımaktır. BAP tarafından desteklenen projeler, Üniversitenin bilim ve sanat politikaları doğrultusunda öncelikli araştırma alanları ve konularının belirlenmesinde yol gösterecek nitelikte olmalıdır. BAP destekli özgün proje sonuçlarından elde edilecek yaygın etkiye sahip yayın ve patent gibi çıktıların Ülkemizin teknolojik, sosyal, ekonomik ve kültürel kalkınmasına yarar sağlaması beklenmektedir. BAP desteklerinin kullanılmasındaki temel ilke, Üniversitemizin tüm birimlerinin ve farklı alanlarının desteklenmesine olanak sağlayacak şekilde dağıtılmasıdır. Uygulama Esasları belgesi Hacettepe Üniversitesi personeline destek türlerini ve başvuru, proje ve sonlandırma süreçlerinin işleyişini tanımlamak; gerekli belgeler ve proje değerlendirme hakkında bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. 3
İçindekiler Sayfa no A Genel İlkeler 5 B Başvuru Süreci 11 C Proje Süreci 12 EKLER Ek 1 Başvuru belgeleri ile ilgili yardımcı bilgiler 14 Ek 2 Proje süreci ile ilgili yardımcı bilgiler 17 Ek 3 Proje sonuçlandırma ile ilgili yardımcı bilgiler 20 Ek 4 Etik kurul onayı ile ilgili yardımcı bilgiler 21 Ek 5 Seyahat giderlerinin karşılanması ile ilgili yardımcı bilgiler 23 TABLOLAR Tablo 1 Destek türüne göre başvuru takvimi (2016 yılı için geçerli) 25 Tablo 2 Destek türüne göre desteklenen giderler ve destek üst limitleri (2016 yılı için geçerli) 26 Tablo 3 Destek türüne göre sisteme yüklenmesi ve birime teslim edilmesi gereken belgeler 28 AB projeleri için faydalı bilgiler 30 4
A Genel İlkeler Tanım ve Kapsam Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinasyon Birimi tarafından sağlanan proje destekleri bu belgede belirtilen uygulama esaslarına bağlı kalınarak yürütülür. BAP Komisyonu gerekli gördüğü hallerde uygulama esaslarında değişiklik yapabilir. Proje destek başvurusu yapacak araştırmacıların BAP Koordinasyon Birimi Uygulama Yönergesini ve ek olarak verilen açıklamaları dikkatle okumaları beklenir. Proje Ekibi Proje yürütücüsü ve projede görev alan araştırmacılardır. Proje Yürütücüsü Projeyi teklif eden; hazırlanmasından, yürütülmesinden ve sonlandırılmasından sorumlu olan öğretim üyeleri ile doktora, tıpta uzmanlık ya da sanatta yeterlik eğitimini tamamlamış üniversitemiz akademik personelidir. Araştırmacı Bilimsel araştırma projesinin yürütülebilmesi için proje yürütücüsü tarafından proje ekibinde yer verilen; öğretim elemanları, proje konusu ile ilgili yüksek lisans, doktora, tıpta uzmanlık, sanatta yeterlik veya diğer lisansüstü öğrenim görmekte olan öğrenciler ile eğitimlerini tamamlamış ve uzmanlığı nedeniyle projede görev verilen kişilerdir. Araştırmacıların üniversitemiz personeli veya öğrencisi olması zorunlu değildir. Araştırma ve Yayın Etiği Destek için başvuran proje ekibi Hacettepe Üniversitesi nin araştırma ve yayın etiği ile ilgili kurallarına (http://www.etikkurul.hacettepe.edu.tr/yayinetigi/yokyonerge.pdf) uymakla yükümlüdür. Desteklenen projelerden üretilen tüm yayınlarda (makale, tez, rapor, bildiri gibi) BAP Koordinasyon Birimi desteği proje numarası ile açıkça belirtilmek zorundadır. 5
Destek Türleri BAP Koordinasyon Birimi destekleri, Araştırma Projeleri Destekleme Programı (HÜ-ARDEP) ve Akademik Gelişim Projeleri Programı (HÜ-AGEP) olarak iki ana kapsamda yapılandırılmıştır. Hacettepe Üniversitesi - Araştırma Projeleri Destekleme Programı (HÜ-ARDEP) HÜ-ARDEP, Üniversitemizin ulusal ve uluslararası düzeyde bilimsel görünürlüğünü artırma potansiyeli olan temel ve uygulamalı araştırma proje desteklerini içerir. Bu kapsamdaki destekler, aşağıda belirtilen proje türleri aracılığıyla yürütülür. 1. Kapsamlı Araştırma Projeleri Bilimsel araştırma ve geliştirme projeleridir. 2. Ulusal ve Uluslararası Katılımlı Araştırma Projeleri Yurtiçindeki üniversiteler, kamu kurumları veya özel sektör kuruluşlarının katılımıyla ulusal; yurtdışından üniversiteler, araştırma enstitüleri, özel sektör ve uluslararası kar amacı gütmeyen kurum ve kuruluşların katılımıyla uluslararası kapsamda ortak yürütülecek bilimsel ve sanatsal araştırma ve geliştirmeye yönelik projelerdir. Bu tür projelerde, işbirliği yapılan kuruluşun en az %10 oranında bütçeye katkıda bulunması beklenir. 3. Araştırma Altyapısı Projeleri Hacettepe Üniversitesinin araştırma ve eğitim altyapısının geliştirilmesi amacıyla yürütülen, projenin önerildiği birimin sorumlusunun yürütücü ya da araştırmacı olarak yer aldığı projelerdir. 4. Hızlı Destek Projeleri Altyapısı var olan araştırma birimlerinde yürüyen araştırmaların sürdürülebilmesi için gereksinim duyulan makine teçhizat, sarf malzemesi ve hizmet alımı giderlerinin karşılanmasına yönelik projelerdir. 5. Güdümlü Araştırma Projeleri Hacettepe Üniversitesinin bilim ve sanat politikası doğrultusunda, öncelikli alanlara ve konulara yönelik disiplinlerarası veya disiplinlerötesi yaklaşımla hazırlanan, ülkemizin ve bölgemizin sorunlarının çözümünü amaçlayan araştırma ve geliştirme projeleridir. BAP Koordinasyon Biriminin çağrısıyla duyurulacak projelere başvurularda, çağrıda belirtilen bilim ve sanat dallarından en az ikisinden araştırmacıların bulunması şartı aranır. 6. Toplumsal Sorumluluk Projeleri Üniversitemizin bilimsel birikimi ve yetkinliğine uygun, toplumsal sorumluluk kapsamında değerlendirilebilecek konulara yönelik olarak hazırlanan ülkemiz ve bölgemizde bilimsel, sosyal ve kültürel niteliklerin geliştirilmesini amaçlayan araştırma ve geliştirme projeleridir. 6
Hacettepe Üniversitesi - Akademik Gelişim Projeleri Programı (HÜ-AGEP) HÜ-AGEP kapsamında ülkemizin ve Üniversitemizin bilim ve sanat politikalarına uygun olarak araştırmacı altyapısının geliştirilmesi, üstün nitelikli bilim insanlarının yetiştirilmesi, araştırmacıların akademik nitelik ve başarımlarının yükseltilmesi, uluslararası işbirliği olanaklarının artırılması, yurtdışı araştırma deneyimlerinin ve uluslararası görünürlüklerinin geliştirilmesi, fikri mülkiyet haklarının korunması, akademik eğitim programlarının akreditasyonu, uzaktan öğrenmeye yönelik güncel ders içeriklerinin geliştirilmesi amacına yönelik projeler, aşağıda belirtilen proje türleri yoluyla desteklenir. 7. Bilim İnsanı Yetiştirme ve Geliştirme Destekleri a. Öğretim Üyesi Kariyer Geçiş Desteği Üniversitemizde Yardımcı Doçent veya Doçent kadrosuna atanan akademik personelin atama tarihinden sonra iki yıl içerisinde başvurabilecekleri araştırma ve eğitim altyapısını geliştirmeye yönelik desteklerdir. Bu destek türü, ortak proje geliştirmek veya bilimsel ve kültürel işbirliği için yapılacak yurtiçi ve yurtdışı seyahatler, bilimsel ve sanatsal etkinliklere katılım için de kullanılabilir. Öğretim üyeleri bu destekten, Hacettepe Üniversitesinde göreve başladıkları tarihten itibaren akademik yükselmelerinde bir kez yararlanabilirler. b. Lisansüstü Tez Projesi Desteği Lisansüstü tez danışmanlarının yürütücülüğünde, Üniversitemizde görev yapan kadrosu 50/d ve 33/a olan Araştırma Görevlilerinin tez çalışmasının gerçekleştirilmesi için gereksinim duyulan makine ve teçhizat, sarf malzemesi, hizmet alımı ve seyahat bütçe kalemlerinde her yıl BAP Koordinasyon Birimi tarafından belirlenecek bütçelere uygun olarak tez süresi içerisinde bir kez kullanılabilecek araştırma projeleridir. ÖYP kapsamında eğitim gören öğrencilerin tezleri BAP tarafından desteklenmez. Bu destek türünde hizmet alımı bütçe kalemi, toplam bütçenin dörtte birinden; seyahat bütçe kalemi ise toplam bütçenin yarısından az olmalıdır. Bu destekten yararlanan lisansüstü öğrencilerinin tezlerinde BAP desteğini açıkça belirtmesi gerekir. Lisansüstü Tez Projesi Desteği alanlardan proje bitiminden itibaren en geç üç yıl içerisinde tez çıktılarına yönelik yayın yapılması ve yayınlarında BAP desteğini açıkça belirtmesi beklenir. c. Uluslararası Bilimsel İşbirliği Geliştirme Desteği Hacettepe Üniversitesi BAP Koordinasyon Birimi Uygulama Esaslarında Genel İlkeler altında belirtilen proje yürütücüsü tanımına uyan araştırmacılara dünyanın konusunda önde gelen araştırma kuruluşlarında yürütecekleri inceleme, araştırma ve geliştirme projelerine en fazla 4 ay süre için verilen destektir. Bu kapsamda bulunulan yıl veya bir önceki yılda Academic Ranking of World Universities (ARWU, http://www.shanghairanking.com/) veya Times Higher Education World University Rankings (THE, https://www.timeshighereducation.com/world-universityrankings) sıralama sistemlerine göre genel dünya sıralamasında veya araştırma alanlarına göre sıralamada ilk 200 de yer alan üniversitelerde yürütülecek araştırma çalışmaları öncelikli olarak desteklenmektedir. Araştırmacının işbirliği kapsamında yurtdışında yapacağı çalışmaların kabul mektubunda belirtilmesi ve başvuru formunda ayrıntılı olarak açıklanması, gerekli ise yasal izinlerin, etik kurul onaylarının ve destek mektuplarının başvuru sırasında sunulması şarttır. Yürütücü bu destekten kariyeri boyunca en fazla 2 kez yararlanır. Destek bütçesi, seyahat kaleminden oluşur. d. Üstün Başarılı Genç Bilim İnsanı Desteği Doktora, tıpta uzmanlık veya sanatta yeterlilik derecesini almasından itibaren en fazla 8 yıl geçmiş; bu süre içerisinde üstün bilimsel veya sanatsal başarı göstermiş; 40 yaşından gün almamış araştırmacıların kendi araştırma altyapılarını ve araştırma ortamlarını kurmalarına yönelik desteklerdir. Başvurunun değerlendirmeye alınması için ayrıntılı kariyer ve araştırma planının sunulmuş olması gerekir. Başvuru sahibinin önceden TÜBİTAK 3501 Kariyer Geliştirme Programı ya da Hacettepe Üniversitesi BAP Koordinasyon Birimi Öğretim Üyesi Kariyer Geçiş Desteği almış ve başarı ile sonuçlandırmış olması gibi bağımsız araştırmacı niteliğini destekleyen kanıtlar 7
öncelikli olarak değerlendirilir. Ayrıca yayın ve atıf durumunu gösteren belgeler ile birlikte yurtdışında alanında uzmanlardan alınmış tavsiye mektupları başvuru sırasında sunulur. e. Bilimsel Başarı Desteği Son iki takvim yılında yılında SCI, SCI-E, SSCI veya AHCI indeksleri tarafından taranan dergilerde tam metin veya derleme niteliğinde yayın yapan, bilimsel yayınlarına bu indekslerde taranan dergilerde kendi atıfları dışında diğer araştırmacılar tarafından birim atıf ortalamasının üzerinde atıf yapılan veya Hacettepe Üniversitesi, TÜBİTAK, TÜBA gibi kurum ve kuruluşlar tarafından bilimsel başarıları nedeniyle ödüle layık görülen araştırmacılara verilen desteklerdir. Sağlanan destek yürütücülerin bilimsel ve sanatsal çalışmalarının niteliğinin artmasına yönelik olarak makine teçhizat, sarf malzemesi, hizmet alımı ve seyahat amacıyla kullanılabilir. Bilimsel Başarı Desteği desteği, atıf, yayın ve ödül alt başlıklarında gruplanır ve her bir alt başlık yılda bir kez kullanılabilir. Bilimsel Başarı Desteği nde kullanılacak yayınların Hacettepe Üniversitesi adresli olması ve yayında yazar olarak yer alan diğer Hacettepe Üniversitesi personelinden izin alınması gerekir. Bu destek kapsamında her bir yayın, yazarlardan sadece biri için ve bir kez kullanılabilir. Her ödül yalnızca bir destek başvurusunda ve bir araştırmacı tarafından kullanılabilir. Bilimsel Başarı Desteği den yararlanmak isteyen, ancak yürütücü niteliğine sahip olmayan araştırma görevlilerinin destek başvurularında tez danışmanını yürütücü (yürütücü kotasından etkilenmeksizin), kendini ise araştırmacı olarak belirtmesi gerekmektedir. f. Mülkiyet Hakları ve Patent Desteği Katma değeri yüksek bilimsel araştırmaların özendirilmesi ve teşvik edilmesi amacıyla, Üniversitemiz araştırmacılarının bilimsel çalışmalarından elde edilen sonuçlara yönelik fikri mülkiyet haklarının tescil edilmesi, patent veya faydalı model tescili gibi süreçlerde ihtiyaç duyulan giderlere yönelik desteklerdir. Bu kapsamda aynı patent veya faydalı model için yalnızca bir kez destek sağlanır. Birden çok hak sahibi olan durumlarda, destek başvurusu Üniversitemiz mensubu hak sahiplerinin üzerinde anlaştığı bir Hacettepe Üniversitesi personeli yürütücü tarafından yapılır. Patent işlemleri HT-TTM patent ofisi tarafından yürütülür. Başvuru sahibinin başvurusundan önce HT-TTM patent ofisinden aldığı ön inceleme raporunu sunması gerekir. 8. Bilimsel ve Sanatsal Etkinlik Katılım ve Düzenleme Destekleri a. Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Desteği Üniversitemiz öğretim elemanlarının araştırmalarını ulusal ve uluslararası düzeyde tartışmaya açmaları, deneyimlerini ve ilişkilerini geliştirmeleri, alanlarındaki güncel bilimsel, ve sanatsal gelişmeleri izleyebilmeleri amacıyla toplantı, sempozyum, konferans, kongre, çalıştay, sergi ve konserlere katılımlarına yönelik desteklerdir. Bu kapsamda her Hacettepe Üniversitesi araştırmacısı yılda bir kez sözlü sunum ya da eser sunma veya sergileme şartı aranmaksızın ulusal; sözlü sunum yapmak, eser sergilemek veya sunmak ya da davetli konuşmacı olmak şartı ile uluslararası bilimsel ve sanatsal etkinliklere katılabilir. Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Desteği nden yararlanmak isteyen, ancak yürütücü niteliğine sahip olmayan araştırma görevlilerinin destek başvurularında tez danışmanını yürütücü (yürütücü kotasından etkilenmeksizin), kendini ise araştırmacı olarak belirtmesi gerekmektedir. ÖYP kapsamında eğitim gören araştırma görevlilerinin bilimsel ve sanatsal etkinlik katılımı BAP tarafından desteklenmez. Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Desteği başvurusu, sadece seyahat kaleminde yer alan yolluk, yevmiye ve katılım ücreti ile desteklenir. Bu destek türüne başvurularda katılınmak istenen etkinliği düzenleyen kurulların ve etkinlik taslak programının internet sitesinin içinde yer aldığı şekliyle sunulması şarttır. Etkinliğin uluslararası niteliğini, düzenleme kurulunda ya da davetli konuşmacılar arasında en az iki farklı ülkeden akademik niteliğe sahip kişilerin bulunması gösterir. Uluslararası etkinliklerin bilimsel ve sanatsal düzeyinin başvuruyu yapan araştırmacı tarafından başvuru formunda açıkça belirtilmesi gerekmektedir. Sözlü sunum ya da davetli konuşma metninin Türkçe özetinin başvuru formuna açıkça yazılması gerekir. 8
b. Bilimsel ve Sanatsal Etkinlik Düzenleme Desteği Üniversitemiz yerleşke ve birimlerinde kar amacı gütmeyen bilimsel ve sanatsal etkinliklerin düzenlenmesine yönelik desteklerdir. Bu kapsamda gereksinimler sarf, seyahat ve hizmet alımı bütçe kalemlerinden sağlanır. Bu destek için proje yürütücüsünün düzenlenecek toplantının bilimsel veya sanatsal içeriğini ve Hacettepe Üniversitesi için yaygın etkisini açıkça ifade etmesi beklenmektedir. Hacettepe Üniversitesi, Bilimsel ve Sanatsal Etkinlik Düzenleme Desteği kapsamında salon, derslik, merkez ve birimlerinin kullanımından kira talep etmez. Başvuru formunda katılımcıların niteliği, alınacak katılım ücreti, diğer kurum, kuruluş, dernek ve merkezlerden alınan maddi veya ayni destek ve talep edilen Bilimsel ve Sanatsal Etkinlik Düzenleme Desteği bütçesinin harcama kalemleri açıkça ve proforma faturalarla belirtilmelidir. c. Ziyaretçi Bilim İnsanı Desteği Bilim, teknoloji ve sanat alanlarında başarılı ve tanınmış araştırmacıların Üniversitemizde lisans ve lisansüstü eğitim ve araştırma etkinliklerine katılmalarını sağlamaya yönelik desteklerdir. Davet edilen araştırmacının en az 1 hafta Üniversitemizde kalması, lisans ve lisansüstü düzeyde ders vermesi veya etkinlik yapması zorunludur. Bu destek kapsamında konuk araştırmacının giderleri seyahat bütçe kaleminden karşılanır. Proje yürütücüsü, başvurusunda davet edilmesini önerdiği araştırmacının niteliğini, Üniversitemizde bu destek kapsamında yapacağı etkinliklerini ve davetli araştırmacının Üniversitemize katkılarını ayrıntılı bir biçimde sunmakla yükümlüdür. 9. Bilimsel ve Eğitsel İçerik Geliştirme Destekleri a. Online Ders İçeriklerinin Geliştirilmesi Desteği Üniversitemiz akademik birim, bölüm, anabilim dalı, merkez ve enstitülerinin Üniversitemizin eğitim ve öğretim politikasında gerekli gördüğü, uzaktan eğitim sertifikası olan lisans ve lisansüstü derslerinin internet üzerinden verilmesine yönelik olarak ders içeriklerinin ve işleyişinin geliştirilmesi için verilen desteklerdir. Bu destek için yürütücünün ve yürütücünün bağlı oluğu birimin sorumlusunun uzaktan eğitimle verilecek ders kapsamında elde edilecek kazançları nitelendirmesi ve hedef kitleyi açıkça tanımlaması beklenir. Bu destek gerekliliğe göre makine teçhizat, sarf malzemesi ve hizmet alımı giderlerini içerebilir. Ancak hizmet alımı toplam bütçenin dörtte birini geçemez. b. Eğitim Programlarının Akreditasyonu Desteği Üniversitemizde sürdürülmekte olan lisans ve lisansüstü eğitim programlarının geliştirilmesi amacıyla ulusal ya da uluslararası kurum ve kuruluşlar tarafından akreditasyonununa veya belgelendirilmesine yönelik desteklerdir. Bu desteğe başvuru, ilgili birim, bölüm, anabilim dalı ya da enstitünün sorumlusu tarafından yapılır. Bu destek türü, başvuru için hazırlık, ekibin ziyaret ve değerlendirmeleri ve belge alabilmek için belirlenen eksiklik ve yoksunlukların giderilmesi süreçlerini kapsar. Bu destek, gerekliliğe göre makine teçhizat, sarf malzemesi, hizmet alımı ve seyahat kalemlerini içerebilir. c. Akademik Performans Derecelendirme ve Değerlendirme Desteği Proje önerileri, Üniversitemizin uluslararasılaşma sürecinden sorumlu biriminin akademik sorumluları tarafından yürütülen, Üniversitemizin uluslararası görünürlüğünün geliştirilmesi amacıyla yapılan etkinliklerin izlenebilmesi ve değerlendirilmesi adına ulusal veya uluslararası kuruluşlarca yapılacak inceleme, değerlendirme ve raporlama amacıyla hizmet alımına yönelik desteklerdir. d. Bilimsel Dergi Desteği Üniversitemiz adını taşıyacak bilimsel ve sanatsal içerikli süreli yayınların geliştirilmesine yönelik desteklerdir. Yayınlanacak dergilerin hakemli ve yüksek nitekli olması beklenir. DERGİ desteğine başvuru için ilgili Yayın Komisyonundan desteklenmesi yönünde olumlu görüş alınması gereklidir. Bu destek, sarf malzemesi ve hizmet alımı kalemlerini içerebilir. 9
Destek Değerlendirme Destek başvuruları, türüne göre BAP Koordinasyon Biriminin Bilim İnsanı Yetiştirme ve Geliştirme, Destek ve Lisansüstü Öğrenim Araştırma Projeleri, Fen ve Mühendislik Bilimleri, Tıp ve Sağlık Bilimleri ve Sosyal ve Beşeri Bilimler alt komisyonları tarafından ön değerlendirmeye alınır. Projelere iç ve dış hakemler tanımlanarak görüşleri alınabilir. Eksiklik ya da noksanlık durumunda revizyon istenebilir. Belgeleri tamamlanmış, revizyonları tamamlanmış ve atanmışsa hakemlerden ve Alt Komisyondan yüksek puan alarak ön değerlendirmeden geçmiş başvurular, Koordinatör tarafından ya doğrudan ya da bir Komisyon Üyesinin görüşüne başvurularak gündeme alınır. Proje başvurularının tümü, BAP Komisyonunda Alt Komisyonlardan ve değerlendirmesine başvurulmuş ise BAP Komisyon Üyesinin önerileri dikkate alınarak karara bağlanır. Komisyon, başvurunun olduğu gibi desteklenmesine, bütçe, içerik ve şekil bakımından revize edilmesi için yürütücüye geri gönderilmesine ya da başvurunun reddedilmesine karar verebilir. Destek Sayısı Sınırlamaları Araştırmacıların proje yürütücüsü olarak görev alabilecekleri proje sayıları aşağıda belirtilmiştir: 1. Yürütücü niteliği taşıyan araştırmacılar eş zamanlı olarak Araştırma Projeleri Destekleme Programı (HÜ-ARDEP) kapsamında desteklenen proje türlerinden aynı anda yalnızca birinde yürütücü ve ikisinde araştırmacı olarak görev alabilirler. Yürütücüler sorumlu oldukları projenin sonuç raporu BAP komisyonu tarafından onaylanmadan yeni bir proje başvurusunda bulunamazlar. 2. Araştırmacılar eş zamanlı olarak Akademik Gelişim Projeleri Programı (HÜ-AGEP) kapsamında desteklenen proje türlerinden aynı anda en fazla 3 projede yürütücü olarak görev alabilirler. Mülkiyet Hakları ve Patent Desteği bu sınırlamanın dışında tutulur. Yürütücü niteliği olmayan araştırma görevlilerinin Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Desteği ve Bilimsel Başarı Desteği başvurularında yürütücü olarak görev alan tez danışmanları da bu sınırlamanın dışındadır. 10
B Başvuru Süreci Proje başvuruları ilan edilen takvime uygun olarak http://apsis.hacettepe.edu.tr internet adresinde kullanımda olan Hacettepe Üniversitesi Proje Süreçleri Yönetim Sistemi (APSİS) kullanılarak gerçekleştirilir. BAP Koordinasyon Birimi tarafından verilen desteklere başvurmak için APSİS Gerekli Belgeler sekmesinde bulunan formata uygun olarak uygun başvuru ve beyan formları çevrimiçi olarak ve belge üzerinde doldurulur. Başvuru için gerekli diğer belgelerle beraber çevrimiçi olarak yüklenir. Çevrimiçi başvuru süreci ile ilgili işlemler EK-1 de verilmiştir. Başvurunun değerlendirmeye alınabilmesi için ilgili proje türü için istenilen belgelerin eksiksiz olarak yüklenmesi gerekir. Başvurusunu çevrimiçi olarak tamamlayan yürütücünün e-posta adresine değerlendirme sürecinin başladığına dair otomatik bilgilendirme iletisi gönderilir. Başvuru Tarihleri Akademik Gelişim Projeleri Programı (HÜ-AGEP) kapsamındaki destek türleri Uluslararası Bilimsel İşbirliği Geliştirme Desteği ve Üstün Başarılı Genç Bilim İnsanı Desteği hariç sürekli başvuruya açıktır. Araştırma Projeleri Destekleme Programı (HÜ-ARDEP) kapsamındaki destekler ise her yıl en az 2 dönem olmak üzere başvuruya açılır. Bu kapsamdaki Hızlı Destek Projeleri sürekli başvuruya açıktır. Başvuru takvimi, BAP Koordinasyon Birimi internet adresinden araştırmacılara ilan edilir. 2016 yılı için geçerli olan başvuru takvimi Tablo 1 de verilmiştir. Uluslararası Bilimsel İşbirliği Geliştirme Desteği için başvuru, işbirliğinin başlaması beklenen tarihten en az iki ay önce yapılmalıdır. Bilimsel ve Sanatsal Etkinlik Düzenleme Desteği ve Ziyaretçi Bilim İnsanı Desteği için başvuru, düzenlenecek etkinliğin başlaması beklenen tarihten ya da konuk araştırmacının geleceği tarihten en az bir ay önce yapılmalıdır. Seyahat bütçe kalemi kullanılmasını gerektiren başvurular seyahat tarihinden en az bir ay önce yapılmalıdır. Bütçe ve Harcama Kalemleri BAP Koordinasyon Birimi tarafından desteklenen giderler aşağıdaki şekilde gruplandırılmıştır: Makine ve teçhizat Sarf ve tüketim malzemesi Seyahat Hizmet HÜ-ARDEP ve HÜ-AGEP kapsamındaki destek türlerine göre geçerli olan giderler ve destek üst limitleri her yıl belirlenerek BAP Koordinasyon Birimi internet adresinden araştırmacılara ilan edilir. 2016 yılı için geçerli destek üst limitler Tablo 2 de verilmiştir. Başvuru Belgeleri HÜ-ARDEP ve HÜ-AGEP kapsamındaki destek türlerine göre sisteme yüklenmesi ve birime teslim edilmesi gereken belgeler Tablo 3 de verilmiştir. 11
C Proje Süreci Destek verilmesi kabul edilen projelerin yürütücülerine APSİS yazılımı tarafından otomatik bilgilendirme iletisi gönderilir. Bu iletide, yürütücünün yapması gereken işlemler ve basılı olarak BAP Koordinasyon Birimi ne sunulması gereken belgeler bildirilir. BAP Koordinasyon Birimi tarafından desteklenmesine karar verilen projelerin işleyiş, raporlama ve harcama süreçleri ayrıntılı olarak EK-2 te sunulmuştur. Ek Süre ve Bütçe Talebi HÜ-ARDEP kapsamında desteklenen projelere ihtiyaç halinde, projenin başarı ile sürdürüldüğünün ara raporlar ile izlenebiliyor olması koşulu ile ek süre ve bütçe sağlanabilir. Sağlanacak ek süre ve bütçe, yürütücünün gerekçeli talebinin BAP Komisyonu tarafından uygun görülmesi durumunda %50 ile sınırlıdır. HÜ-AGEP kapsamında desteklenen projelere Eğitim Programlarının Akreditasyonu Desteği hariç desteklenen projelere ek süre ve bütçe sağlanmaz. Proje Ekibinde Değişiklik Talebi Proje ekibi değişikliği talebinde, değişiklik talebinin gerekçesi açıkça ifade edilmeli ve ekibe dahil edilecek veya ekipten çıkarılacak araştırmacının beyan dilekçesi taleple birlikte sunulmalıdır. BAP projesi yürütücülerinin, Üniversite Yönetim Kurulu kararı gerektiren uzun süreli görevlendirme ve/veya izin (askerlik, sağlık problemleriyle ilgili izinler, doğum izni gibi) almaları durumunda ıslak imza gerektiren mali süreçlerle ilgili işlemlerin aksamaması için, projenin yürütücülüğünün ilgili tarihler arasında proje ekibindeki tam zamanlı bir öğretim üyesi ya da doktora, tıpta uzmanlık ve sanatta yeterlilik derecesi olan Üniversitemiz personeli bir araştırmacıya devredilmesi gerekir. Ayrıca proje yürütücüsü izinli olduğu süre boyunca projesinin dondurulması için BAP Komisyonu na talepte bulunabilir. BAP Komisyonu ndan onay alınarak devir işleminin yapılmaması veya projenin dondurulmaması halinde projeyle ilgili mali süreçler durdurulur. Proje İptali Proje iptali talebinde, iptal gerekçesi açıkça belirtilmiş olmalıdır. İptal talebi BAP Komisyon tarafından kabul edildiği takdirde proje bütçesinden alınan demirbaş varsa BAP Koordinasyon Birimine iade edilmelidir. Ara Rapor HÜ-ARDEP ve HÜ-AGEP kapsamında desteklenen ve süresi 1 yılı aşan tüm projeler için 6 aylık dönemler halinde, desteğin türüne göre APSİS Gerekli Belgeler sekmesinde bulunan formata uygun olarak hazırlanmış ara raporun BAP Koordinasyon Birimine çevrimiçi sunulmalıdır. Ek süre talebi onaylanan projelerde, proje süresinin 6 ayı geçmesi halinde her 6 aylık dilim için ara rapor istenir. Ara raporlarını istenen format ve sürede teslim etmeyen yürütücülerin projeleri durdurulur. Ara raporları içeriklerinde eksik ya da noksanlık olması durumunda, BAP Koordinasyon Birimi tarafından revizyon istenebilir. İstenen revizyonları süresi içinde yapmayan ve ara raporunda şekil ve içerik yönünden eksiklik ve noksanlıkları gidermeyen yürütücülerin projeleri durdurulur. Sonuç Raporu Proje süresinin bitimini izleyen iki ay içerisinde ise, sağlanan desteğin niteliğine göre APSİS Gerekli Belgeler sekmesinde bulunan formata uygun olarak Sonuç Raporu veya Geri Bildirim Formu doldurularak BAP Koordinasyon Birimine çevrimiçi sunulmalıdır. Koordinatör tarafından ilgili Alt Komisyona gönderilerek hakem ve revizyon süreçlerinden geçen ve olumlu görüş bildirilen sonuç raporları BAP Komisyonu tarafından karara bağlanır. BAP Koordinasyon Birimi desteği alan tüm yürütücülerin proje çıktılarında ve sonuç raporlarında aldıkları desteği açıkça proje numarası vererek önsöz, özet ya da teşekkür bölümlerinde belirtmeleri zorunludur. 12
Proje çalışmalarını süresi içerisinde tamamlamayan, ara ve sonuç raporlarını süresinde vermeyen ya da harcamalarını onaylanan bütçe kalemlerine uygun olarak kullanmayan yürütücüler, izleyen üç yıl süresince hiç bir BAP desteğinden yararlanamazlar. Lisansüstü Tez Desteği için sonuç raporuna ek olarak tezin jüri tarafından onaylanan pdf formatındaki kopyası ve tezin başarılı bulunarak tamamlandığına dair ilgili enstitü veya fakülteden alınmış belge APSİS aracılığı ile BAP Koordinasyon Birimi ne sunulur. Üniversitemiz Lisansüstü Eğitim Öğretim Yönetmeliğine göre, normal tez süresinin iki katı süre geçmesine rağmen ilgili tez öğrencisinin çalışmalara devam etmemesi veya başarısızlığı nedeniyle proje çalışmasının tamamlanamaması durumunda, proje yürütücüsünün gerekçeli talebi üzerine bu türdeki projeler BAP Komisyonu tarafından iptal edilebilir. Bu tür durumlarda proje yürütücülerinin, dilekçelerine ek olarak, tez çalışmasının yapıldığı ilgili enstitü veya fakülteden alacağı, öğrencinin başarısızlık durumunu belirten yazıyı da birime sunmaları zorunludur. Projenin iptal edilmesi durumunda, proje kapsamında satın alınmış makine, teçhizat ve demirbaşlar, BAP Komisyonu kararına bağlı olarak, diğer araştırmalarda kullanılmak üzere proje yürütücüsüne veya çalışmanın yürütüldüğü bölüm/anabilim dalı başkanlığına teslim edilir. Ayrıca başarısızlıkları nedeniyle projenin iptal edilmesine neden olan lisansüstü öğrencileri, süresiz olarak BAP Koordinasyon Birimi desteklerinden faydalandırılmazlar. 13
EK-1 Başvuru belgeleri ile ilgili yardımcı bilgiler Çevrimiçi APSİS üzerinden destek başvurusu için aşağıda sıralanan adımlar izlenmelidir: 1. Proje başvurusunu yapacak kişilerin Yönerge ve Uygulama Esaslarında belirtilen yürütücü niteliğini taşıması gerekmektedir. Yürütücüler, doktora, tıpta/diş hekimliğinde uzmanlık ya da sanatta yeterlik eğitimini tamamlamış Üniversitemiz personelidir. 2. ÖYP aracılığıyla Üniversitemize gelen ve eğitim gören öğrenciler, ilgili yönetmelik düzenlemeleri nedeniyle BAP tarafından desteklenmez. 3. Üniversitemiz mensubu olan proje ekibinin APSİS Özgeçmiş Düzenleme menüsü altındaki bilgilerinin güncellenmiş olması zorunludur. Projede yer alacak kurum dışı araştırmacıların iletişim bilgilerini ve pdf formatında hazırlanmış özgeçmiş dosyalarının başvuruda sisteme yüklenmesi zorunludur. 4. HÜ-ARDEP ve HÜ-AGEP destek başvuruları için gerekli belgeler Tablo 1 de verilmiştir. 5. Başvuru formları Word Document (.docx) formatında APSİS te Gerekli Belgeler menüsünde sunulmaktadır. Bu formlar yürütücüler tarafından Türkçe olarak bilgisayar üzerinde doldurulmalı ve.pdf formatında APSİS e yüklenmelidir. Islak imzalı beyan formunun tarayıcıdan geçirilerek pdf formatına çevrilmiş hali başvuruda sunulmalıdır. Başvurunun kabul edilmesi durumunda ıslak imzalı halinin BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmesi gerekir. 6. APSİS üzerinde proje başvurusu sırasında bütçe, harcama kalemleri ve gerekçeleri girilmeli ve çevrimiçi beyan edilmelidir. 7. Seyahat giderleri hariç her bir harcama kalemi için proforma fatura beyan edilmesi zorunludur. 8. Teknik Şartnameler Word Document (.docx) formatında olmalıdır. Şartnameler tek bir dosyada toplanabilir veya birden çok dosya olarak düzenlenebilir. 9. Etik Kurul izin belgesi: Başvurunun niteliğinin gerektirdiği durumlarda güncel tarihli, proje yürütücüsü adına düzenlenmiş Etik Kurul Onay Belgesinin sisteme yüklenmesi zorunludur. 10. Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Desteği için başvuranların sözlü sunum ve/veya davetli konuşma kabul/davet yazılarının orjinalini ve Türkçe tercümelerini, bildiri özeti ve Türkçe tercümelerini sisteme yüklemesi zorunludur. Ayrıca etkinliğin internette yer alan ana sayfasının, düzenleme kurulu ve etkinlik programı sayfalarının görüntülerinin de yüklenmesi gerekir. 11. Ulusal ve Uluslararası Katılımlı Araştırma Projeleri için yapılan başvurularda Hacettepe Üniversitesi ve işbirliği yapılan kurum/kuruluş yetkilileri arasında imzalanan işbirliği protokolü sisteme yüklenmelidir. İşbirliği protokolu uluslararası katılımlı projelerde Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanmalıdır. 12. Lisansüstü Tez Projesi Desteği için başvurularda Tez Önerisi Onay Belgesinin sisteme yüklenmesi zorunludur. 13. Uluslararası Bilimsel İşbirliği Geliştirme Desteği için başvurularda karşı kuruluştan alınmış işbirliği davet yazısı ve Türkçe tercümesinin sisteme yüklenmesi zorunludur. 14. Mülkiyet Hakları ve Patent Desteği için başvurularda Hacettepe Üniversitesi Teknoloji Transfer Merkezi (HT-TTM) patent ofisinden temin edilecek HT-TTM Değerlendirme Raporunun sisteme yüklenmesi zorunludur. Bu desteğin sağlanabilmesi için sunulan değerlendirme raporunda HT-TTM patent ofisi tarafından yapılan ön araştırma sonucunda başvuruya konu olan buluşun ticarileşebilecek fikri mülkiyet potansiyeli bulunduğuna dair tespitler olması gerekir. 15. Bilimsel Dergi Desteği için başvuruya konu olan derginin Üniversitemiz Yayın Komisyonu tarafından onaylanmış olması gerekir. İlk defa çıkarılacak dergiler için Yayın Komisyonunun olumlu görüşünün alınarak sisteme yüklenmesi zorunludur. Proje Başvurusunu Sorunsuz Yapabilmek İçin Öneriler 1. Üniversitemiz mensubu olan proje ekibinin APSİS Özgeçmiş Düzenleme menüsü altında bulunan bilgileri güncel olmalıdır, 2. Projede yer alacak, yurt içinden veya yurt dışından araştırmacıların iletişim bilgileri belirtilmeli ve pdf formatında hazırlanmış özgeçmiş dosyaları sunulmalıdır, 3. BAP Koordinasyon Birimi web sayfasından veya APSİS sisteminden temin edilen Proje Başvuru Formu eksiksiz olarak doldurulmalı ve pdf formatında sunulmalıdır, 4. Proje kapsamında talep edilen makine teçhizat ve tüm malzemelerin teknik özelliklerini içeren Teknik 14
Şartname Dosyasını word formatında hazırlanmalıdır, 5. Çalışma kapsamında kitap satın alınması talebi var ise, bu kitapların Üniversitemiz kütüphanesinin envanterinde mevcut olup olmadığına veya ilgili kitapların alımına ihtiyaç duyulduğuna dair onaylı bir yazı alınmalı ve pdf formatında sunulmalıdır, 6. Talep edilecek proje bütçesine temel teşkil edecek olan proforma faturaları temin edilmeli ve pdf formatında sunulmalıdır, 7. Proje kapsamında talep edilecek her bir harcama kaleminin KDV hariç birim fiyatı ve KDV oranı proforma fatura ile uyumlu olmalıdır, 8. Proje konusu gerektiriyor ise Etik Kurul Onay Belgesi temin edilmeli ve pdf formatında verilmelidir, 9. Hayvanlar üzerinde yapılacak deneylerde, araştırmacılardan en az birinin Laboratuar Hayvanı Kullanım Sertifikası na sahip olması zorunludur, 10. Eğer çalışmanın belirli kısımları başka bir merkezde gerçekleştirilecek ise ilgili merkezden kabul yazısı temin edilmeli ve pdf formatında sunulmalıdır. Özgeçmiş Bilgilerinin Güncellenmesi Üniversitemiz mensubu olan araştırmacılar: Proje başvurusu gerçekleştirecek veya herhangi bir projenin ekibinde yer alacak üniversitemiz mensubu araştırmacıların, APSİS yazılım otomasyonundaki Özgeçmiş Düzenleme menüsünün altında bulunan alanlardaki bilgilerini güncellemeleri zorunludur. Yurt içinden veya yurt dışından araştırmacılar: Üniversitemiz mensubu olmayan diğer araştırmacıların temel kimlik ve iletişim bilgilerine ilave olarak, özgeçmiş dosyalarının başvuru esnasında sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Yaklaşık Maliyet ve Proforma Fatura Proje başvurusunda bulunan araştırmacıların, talep edecekleri bütçeyi oluştururken, İhtiyaç duyulan her türlü mal ve hizmetin yaklaşık maliyetinin tespit edilmesi zorunludur. İlgili mevzuat gereği yaklaşık maliyetin tespitinde ise aşağıdaki fiyatlar esas alınmaktadır: Kamu idare ve müesseselerince malın özelliğine göre belirlenmiş fiyatlar, İhaleyi yapan idare veya diğer idareler tarafından gerçekleştirilmiş aynı veya benzer mal alımlarındaki fiyatlar ve ücretler, İlgili meslek odaları tarafından belirlenmiş fiyatlar, Piyasada ihale konusu malı üreten ya da pazarlayan gerçek veya tüzel kişilerden alınan proforma fatura. Proforma fatura teklif mahiyetindedir. Firmalar, proforma fatura ile malın miktarını, birim fiyatını ve vergi oranını tespit etmiş ve araştırmacıya bildirmiş sayılır. Araştırmacıların, proje bütçelerini temin edecekleri proforma faturaları temel alarak belirlemeleri ve başvuru aşamasında bu belgelerin pdf dosya formatındaki nüshasını sisteme yüklemiş olmaları gereklidir. Proje başvurusu kabul edilen araştırmacıların proforma dosyalarının asıllarını BAP Koordinasyon Birimi ne teslim etmeleri zorunludur. Teknik Şartname Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Bazı Hususlar 1. Teknik şartnamede yer alacak hükümler ve talep edilecek her husus; tereddüde, yanlış anlamaya ve bir isteğin diğeri ile çelişmesine imkan bırakmayacak şekilde, açık ve kesin olmalıdır. 2. Teknik şartnameler en az 3 (üç), mümkünse daha fazla üretici firmanın ürününü kapsayacak ve böylece rekabet ortamını yaratacak şekilde hazırlanmalıdır. Teknik şartnamelerde; belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün tanımlanmamalı ve belirli bir marka veya modele veya belirli bir firmaya yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmemelidir. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması yada teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması veya birimde var olan bir cihazın parça veya parçalarının istenilmesi hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir. 3. Yedek parça alımlarında parçayı tanımlama ve asıl ürüne entegresi konusunda tereddütler yaşanmaması için, yedek parça alımlarında, ihale konusu işin tanımının yapılabilmesi için, yedek parçasına ihtiyaç duyulan ana malın marka ve modeli belirtilerek teknik şartname düzenlenebilecektir. 4. Teknik şartname, istenen malzemeyi çok değişik kalite seviyelerinde tanımlayan ve/veya malzeme kalitesini düşürecek serbestlik verici hükümler taşımamalıdır. 15
5. Teknik şartnamesi hazırlanacak malzemeden beklenen performans, çalışma şartları, kullanım yeri ve amacı açıkça belirtilerek fonksiyonel istekler yazılmalı; varsa malzemenin birlikte kullanılacağı diğer cihazlar/elemanlar ile uyumlu çalışması isteğine de yer verilmelidir. 6. Teknik şartnamede sayılar ile ifade edilen teknik kriterlere tolerans verilmelidir. Tolerans; en az..., en çok... veya +/-... şeklinde, o özelliğin gerektirdiği hassasiyeti sağlayacak miktar tespit edilerek verilmelidir. 7. Teknik şartnamelerde ölçü birimleri için Uluslararası Ölçü Birimleri Sistemine uygun birimler kullanılmalıdır. 8. Teknik Şartnamede istenilen özellikler maddeler halinde numaralandırılarak veya tablo halinde belirtilmelidir. 9. Varsa; temin edilecek araç, malzeme ve teçhizat ile birlikte istenecek yedek parça ve sarf malzemesi, test ve kalibrasyon cihazı, bakım set ve avadanlığı, doküman (kullanma kılavuzu, yedek parça kataloğu, bakım talimatı, v.b) ile ilgili hususlar teknik şartnameye dahil edilmeli, bu tür malzeme, cihaz ve dokümanın miktarı belirtilmelidir. 10. Çevre şartlarından etkilenebilecek malzeme için (kimyasal malzeme, elektronik, optik ve elektro optik cihazlar, araç, teçhizat, vb.) çevre şartları ile ilgili istekler bunların hangi şartlarda muayene edileceği hususu ile birlikte teknik şartnamelere yazılmalıdır. Çevre ile ilgili istekler; malzemenin kullanım yerine göre, sıcaklık, basınç, rutubet, buz, kar, yağmur, rüzgar, su ve tuz serpintisi, şok ve ivme, titreşim gürültü, toz, kum, mikroorganizma, radyasyon, elektrik, manyetik ve elektromanyetik etkiler, kimyevi maddeler, vb çevre koşullarından etkilenmeleri gibi isteklerden kullanım yerinde maruz kalabileceği çevre şartlarını kapsar. 11. Temin edilecek malzeme ve/veya sistemi kullanacak personele verilmesi gerekli olabilecek teknik içerikli eğitimler ile ilgili hükümler teknik şartnamede belirlendiği şekilde ihale dokümanında belirtilmelidir. 12. Gerekli ise, kalite güvence sistemi belgesi ve ürün kalite belgesi hususları belirtilmelidir. 13. Cihaz alımlarında en az iki yıl garanti şartı konulmalıdır. İki yıldan fazla garanti istenildiği takdirde ayrıca bildirilmelidir. Gerekli ise, cihazlarla ilgili kaç yıl süreyle yedek parça garantisi istenildiği belirtilmelidir. 14. APSİS sistemi yardım menüsü altında yer alan Teknik Şartname Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar ve Örnek Şartnameler dosyasında örnek teknik şartnameler verilmiştir. Proje Önerilerinin Ret/İade Edilmesine Neden Olan Bazı Hususlar 1. Başvuru formunun eksik ve/veya özensiz doldurulması, 2. Başvurulan destek türü için gerekli olan belgelerin eksik olması, 3. Başvurulan destek türü için gerekli ise, Etik kurul izin belgesinin tarihinin 1 yıldan daha eski olması, 4. Çalışmanın amaç, kapsam, yöntem ve başarı ölçütlerinin açıkça ortaya konulmamış olması, 5. Çalışmanın literatürdeki öneminin açıkça ortaya konulmaması, literatür özetinin ham liste halinde verilmiş olması, 6. Talep edilen proje bütçe kalemlerinin gerekçesinin yeterince açık ve anlaşılır olmaması, 7. Birimlere araştırma dışında altyapı oluşturmaya yönelik demirbaşların talep edilmiş olması, 8. Araştırmanın yapılacağı birimdeki mevcut altyapının dikkate alınmamış olması, 9. Teknik şartname dosyasının usule uygun olarak hazırlanmamış olması, 10. Araştırmacının aynı veya benzer bir projesinin başka bir kurum tarafından destekleniyor olması. 16
EK-2 Proje süreci ile ilgili yardımcı bilgiler Destek başvurusu kabul edilen Yürütücü ve KONGRE desteği için araştırmacıların izleyeceği adımlar Başvurusu kabul edilen proje yürütücüsü aşağıdaki belgeleri BAP Koordinasyon Birimine teslim etmelidir: a. Sözleşme Dosyası: Proje yürütücüsü tarafından APSİS üzerinden indirilmeli, ilgili alanları doldurulmalı ve imzalandıktan sonra birime teslim edilmelidir. Lisansüstü Tez Projesi Desteği için sözleşmede yer alan kısım lisansüstü eğitimin yürütüldüğü ilgili enstitü müdürlüğü veya fakülte dekanlığı tarafından da onaylanmış olmalıdır. Projenin onaylanmasından sonra üç ay içerisinde sözleşmesi imzalanmayan projeler iptal edilir. b. Beyan Formu: Destek türüne uygun beyan formu proje yürütücüsü tarafından APSİS üzerinden indirilmeli, ilgili alanları doldurulmalı ve tüm araştırmacılar tarafından imzalandıktan sonra birime teslim edilmelidir. c. Satın Alma Talep Dilekçesi ve Bütçe Tablosu: Proje yürütücüsü tarafından APSİS üzerinden oluşturulmalı, yazıcı çıktısı imzalanmış olarak birime teslim edilmelidir. Tüm bütçe kalemlerinin satın alma işlemlerinin projenin başlangıcında veya aynı dilekçede talep edilmesi zorunlu değildir. Projenin çalışma takvimine uygun olarak muhtelif zamanlarda satın alma talebinde bulunulması mümkündür. Desteklenmesine karar verilen projelerle ilgili olarak satın alma işlemleri için proje yürütücülerinin, Harcama İşlemleri menüsünden satın alma talep dilekçesini hazırlayarak sistem üzerinden iletmeleri ve yazıcı çıktısını imzalayarak birime teslim etmeleri gerekmektedir. d. Teknik Şartname Dosyası: BAP Komisyonu tarafından onaylanan teknik şartname dosyasının yazıcı çıktısı her sayfası proje yürütücüsü tarafından imzalanmış ve son sayfasında proje yürütücüsünün unvanı, adı soyadı ve tarih de belirtilmek suretiyle birime teslim edilmelidir. Araştırmacılar gerekli hallerde sistemde yüklü olan teknik şartnameleri BAP Koordinasyon Biriminin bilgisi dahilinde güncelleyebilirler. Bu durumda, güncel teknik şartname dosyalarının Satınalma Talebi menüsünden sisteme yüklenmesi ve yazıcı çıktısının imzalı olarak Birime teslim edilmesi zorunludur. Seyahat dışındaki, satın alınması talep edilen tüm mal ve hizmetlerle ilgili olarak teknik şartname bulunması zorunludur. Teknik şartname dosyası EK-4 de belirtilen ilkelere uygun olarak hazırlanmalıdır. e. Proforma Faturalar ve Teklif Mektupları: Projenin başvuru aşamasında sisteme yüklenen proforma faturaların asılları BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmelidir. f. Ulusal Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Desteği için etkinliğin internet sitesi, düzenleme kurulu ve etkinlik programını gösteren sayfaların basılı halleri; Uluslararası Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Desteği için Sözlü Sunum olduğunu açıkça belirten Kabul Yazısı ya da Konuşmacı Davet Mektubu, sergilenecek ya da seslendirilecek eserin kabulunu belirten yazı; Türkçe tercümeleri; Bildiri veya Konuşma Özeti ve Türkçe Tercümesi; Sergilenecek ya da seslendirilecek eserin niteliğini ya da kendisini içeren belgeler; etkinlik internet sayfası, düzenleme kurulu sayfası, etkinlik programı birime teslim edilmelidir. g. Lisansüstü Tez Projesi Desteği için başvurularda Tez Önerisi Onay Belgesi birime teslim edilmelidir. h. Ulusal ve Uluslararası Katılımlı Araştırma Projeleri ve Uluslararası Bilimsel İşbirliği Geliştirme Desteği için araştırmacılar ve işbirliği yapılan kurum yetkilileri arasında imzalanan işbirliği protokolünün aslı imzalanmış olarak birime teslim edilmelidir. Proje uluslararası katılımlı ise Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanan işbirliği protokolü imzalanmış olarak birime teslim edilmelidir. Uluslararası Bilimsel İşbirliği Geliştirme Desteği için yapılacak olan inceleme, araştırma ve geliştirme etkinliklerinin niteliğini açıkça ortaya koyan davet/kabul mektubu, Türkçe tercümesi, gerekli etik kurul izinleri, destek yazıları ve Üniversiteden alınacak diğer izin belgeleri, araştırma görevlileri için bağlı oldukları birimden alacakları akademik izin ve onaylar imzalanmış olarak birime teslim edilmelidir. i. Mülkiyet Hakları ve Patent Desteği için HT-TTM Değerlendirme Formu ve Beyan Formu: Başvuru aşamasında sisteme yüklenen ve hak sahibi olan Üniversitemiz mensupları tarafından imzalanmış Beyan Formu ile HT-TTM tarafından fikri mülkiyetin değerlendirilmesine yönelik alınan değerlendirme raporu birime teslim edilmelidir. j. Etik Kurul İzin Belgesi: İzin belgesinin aslı birime teslim edilmelidir. k. Bilimsel Başarı Desteği için desteğe başvurulan yayının kopyası ve belirtilen indekslere girdiğine dair Web of Science (WOS) ya da SCOPUS sayfalarının görüntüleri eklenmelidir. Atıf başarısı için Web of Science (WOS) ya da SCOPUS veri tabanında araştırmacının başvuru için kullanacağı yıla ait atıf sayısını gösteren internet sayfasının görüntüsü pdf formatında sisteme yüklenmelidir. Başvurusu kabul edilen araştırmacılar, bu belgeyi imzalayarak birime teslim etmelidir. Ödül başarısı için ödül belgesi pdf formatında sisteme yüklenmelidir. Başvurusu kabul edilen araştırmacılar, belgenin aslını ibraz etmeli ve onaylı bir kopyasını teslim etmelidir. 17
Yürütme Süreci: Desteklenmesi uygun görülen başvurular için yürütme süreci aşağıdaki ilkelere uygun olarak gerçekleştirilir. Mali mevzuat gereğince, aşağıdaki ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmeyen etkinlik katılımları için herhangi bir ödeme yapılması mümkün değildir. 1. Araştırmacılar, BAP Komisyonu tarafından onaylanan desteği kullanmak üzere, sistem üzerinden oluşturacakları seyahat harcama talebini elektronik ortamda ve ıslak imzalı olarak birime ulaştırmalıdır. 2. Araştırmacılar, ilgili bilimsel etkinliğe katılım amacıyla görevlendirilebilmeleri için görev yaptıkları birime dilekçe ile başvurmalıdır. Talep eden araştırmacılar için BAP Koordinasyon Birimi tarafından sağlanacak desteğe yönelik resmi yazı verilmektedir. 3. İlgili birim yönetim kurulu kararı ve Rektörlük Olurunun etkinlik tarihinden önce alınması zorunludur. 4. Katılımın ardından, aşağıdaki belgelerin BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmesi gerekir: a. Rektörlük görevlendirme onayı (*) b. Rektörlük izin oluru c. Katılım belgesi d. Katılım ve seyahat ile ilgili harcama belgeleri (e-bilet, taksi, metro, tren, otobüs vb. harcamalar ile ilgili belgeler) e. Katılım ücreti ödenmiş ise bunu gösterir belgenin asıl sureti f. Geri Bildirim Formu (*) Görevlendirmede ilgili seyahatin amacı, tarih aralığı, gidilecek yer, ilgili proje kapsamında karşılanacak giderler, ulaşım şekli (otobüs, tren, uçak vb.) vb. gerekli tüm hususlar açıkça belirtilmelidir. Harcama İşlemleri İle İlgili Açıklamalar Genel Hususlar 1. Tüm harcama işlemleri BAP Koordinasyon Birimi tarafından yürütülmektedir. Araştırmacıların kurumlardan veya firmalardan muhtelif ürünleri veya hizmetleri kendilerinin alması ve bu tür harcamalar için ödeme talep etmeleri mevzuata aykırıdır. Bu tür harcamalardan araştırmacılar sorumlu olup, birim tarafından herhangi bir ödeme gerçekleştirilemez. 2. Proje kapsamında satın alma işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için, satın alınması istenen mal ve hizmetleri belirten Satın Alma Talep Formu Proje Süreçleri Yönetim Sistemi üzerinden oluşturulmalı ve yazıcı çıktısı ıslak imzalı olarak BAP Koordinasyon Birimi Satın Alma Bölümü ne teslim edilmelidir. 3. Seyahat harcamalarının ödenmesi ancak Yönerge ve Uygulama Esaslarında belirtilen usuller çerçevesinde gerçekleştirilebilir. Araştırmacıların gerekli ön işlemleri gerçekleştirmeden yapacakları seyahatlerin giderleri için ödeme yapılması mümkün değildir. 4. Onaylanan proje planında seyahat harcama kaleminde bulunan bütçe tutarları başka bir mal veya hizmet alımına aktarılamaz. 5. Sonuç raporu teslim edilen ve BAP Komisyonunca karara bağlanan projeler kapsamında herhangi bir ödeme gerçekleştirilemez. 6. Onaylanan proje bütçe planında bulunmayan herhangi bir mal veya hizmet için harcama yapılması mümkün değildir. Zorunlu nedenlerle harcama kalemlerinde değişiklik yapılabilmesi ancak BAP Komisyonunun onay vermesi durumunda mümkündür. 7. Onaylanan bütçeler yalnızca proje planında belirtilen mal veya hizmetlerin karşılanmasına yönelik olup, projeler için bütçenin tamamının harcanması zorunluluğu bulunmamaktadır. Dolayısıyla, söz konusu mal veya hizmetlerin daha düşük bedel ile temin edilmesi durumu proje yürütücülerinin ek taleplerde bulunması hakkını doğurmamaktadır. 8. Araştırmacılar teslim tutanaklarını veya faturaları ancak söz konusu mal veya hizmetleri eksiksiz olarak teslim almaları durumunda imzalamalıdırlar. Araştırmacıların tüm ürünleri teslim almadan, kendi talepleri doğrultusunda veya firmaların taahhütlerine itimat ederek söz konusu form veya belgeleri imzalamaları kendilerine yasal sorumluluklar doğurmaktadır. Dolayısıyla bu tür durumlarda ortaya çıkabilecek kamu zararlarından araştırmacılar sorumludur. 9. Araştırmacıların söz konusu alım işlemine konu olan ve resmi evraklarda belirtilen mal veya hizmet alımlarının yerine başka ürünler veya hizmetler alması mevzuata aykırı olup, bu tür durumlar yasal sorumluluk doğurmaktadır. 10. Satın alınacak mal veya hizmetler için firmalar tarafından teklif edilen ürünlerin şartnamelere uygunluğundan araştırmacılar sorumludur. 18
Satınalma/Harcama Talep Formu Desteklenmesine karar verilen projelerle ilgili olarak satın alma işlemlerinin başlatılabilmesi için, proje yürütücülerinin, otomasyon sistemine kullanıcı adı/şifresi ile giriş yaparak ilgili projelerine ulaşıp, Harcama İşlemleri menüsünden satın alma talep formunu hazırlayarak sistem üzerinden Birime iletmeleri ve yazıcı çıktısını imzalayarak birime teslim etmeleri gerekmektedir. Avans (Ön Ödeme) Kullanımlarında Uyulacak Kurallar 1. Avans kullanımı istisnai bir durum olup, sadece acil ve temininde güçlük çekilen ürün ve hizmetler için kullanılabilir. Zorunlu durumlarda APSİS üzerinden oluşturulacak harcama talebi başvurularında bu husus belirtilmelidir. Oluşturulan harcama talebi elektronik ortamda ve ıslak imzalı olarak Birime teslim edilmelidir. 2. Avans talebi Birim tarafından kabul edilerek araştırmacı hesabına yatırılmadan önce herhangi bir harcama yapılmamalıdır. 3. Avans talep edilirken, avans tutarının hesabına yatırılması istenen proje ekibindeki araştırmacı ve ilgili araştırmacının banka bilgileri eksiksiz olarak belirtilmelidir. 4. Avansın hesabına yatırılacağı araştırmacı için sistem üzerinden üretilecek Banka Formu Birime teslim edilmelidir. 5. Avanslar hangi iş için verilmişse sadece o iş için kullanılır. 6. Alınan avans araştırmacının hesabına yatırıldığı tarihten itibaren 15 iş gün içerisinde kapatılmalıdır. 7. Avans kapsamında alınacak faturalarda, Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi, Proje Yürütücüsünün adı ve proje no ile Kızılbey vergi dairesi ve vergi numarası 4540016259 belirtilmelidir. 8. Avans kapatılırken, faturaların asıllarının ibraz edilmesi yasal zorunluluktur. Faturaların asıllarının kaybedilmesi veya asıllarına ulaşılamadığı takdirde, noter onaylı suretleri teslim edilmelidir. 9. Avans dilekçesinde istenilen malzemelere ait miktar ve tutarlar ile alınan faturalardaki miktar ve tutarlar aynı olmalıdır. 10. Harcama toplamı avans tutarından eksikse; Kalan tutar, Vakıfbank Ankara Şubesi TR61 0001 5001 5800 7293 7362 37 numaralı hesaba elden veya EFT/havale yapılarak yatırılmalıdır. 11. Dekontta alıcı adı (Hacettepe Üniversitesi Strateji Daire Başkanlığı), açıklama kısmına avans iadesiproje no ayrıntılı olarak belirtilmelidir. Bankadan alınan dekont, faturalar ile birlikte Birime teslim edilmelidir. 12. Hizmet kalemleri için (taşıt kiralama, baskı ve cilt giderleri, yemek giderleri vs) avans çekildiği takdirde, fatura ile yada faturalarla birlikte hizmet alımının tam ve istenilen şekilde eksiksiz alındığın belirten bir raporun proje yürütücüsü veya avans mutemedince yazılarak ıslak imzalı olarak Birime teslim edilmesi zorunludur. 13. Hizmet alımlarında, kendisinden hizmet alınan ve vergi mükellefi olmayan şahıslara ödeme yapılması halinde aşağıdaki hususlara uyulmalıdır; a. APSİS Gerekli Belgeler menüsünden temin edilecek harcama pusulası hazırlanmalıdır. b. Harcama belgesi üzerinde gelir vergisi tutarı (%15) kesintisi yapılarak ödendiği gösterilmelidir. Kesinti yapılan söz konusu vergi, Vakıfbank Merkez Şubesi TR16 0001 5001 5800 7292 1786 45 numaralı hesaba yatırılmalıdır. Dekontta, alıcı adı: H.Ü. Strateji Daire Başkanlığı, açıklama: harcama pusulası gelir vergisi kesintisi- proje no...) ibareleri belirtilmelidir. c. Harcama Pusulası ve Bankadan alınan dekont Birime teslim edilmelidir. 14. Avans kullanılmak suretiyle alınan mal veya malzeme; BAP Koordinasyon Birimi görevlilerince taşınır sistemine kaydedilerek kişiye zimmetlenir. 19