T.C. BİLİM, SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞI 5746 SAYILI KANUN TEKNOGİRİŞİM SERMAYESİ DESTEĞİ DENETİM KILAVUZU
DESTEKLENEN İŞLETMELERİN YERİNDE IZLENMESİ-DENETLENMESİ ÖDEMELER VE DİĞER HUSUSLAR Bu denetim kılavuzu, 12/03/2008 tarihli ve 26814 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 5746 sayılı Araştırma ve Geliştirme Faaliyetlerinin Desteklenmesi Hakkında Kanun un Denetim başlıklı 22. Maddesi hükmü gereğince Teknogirişim Sermayesi Desteği Programınca desteklenen işletmelerin bilimsel, mali ve idari yönden 12 aylık destek dönemi süresince izlenmesi ve denetlenmesi amacıyla düzenlenmiştir. Karşılanmayan giderler ve diğer hususlar ile ilgili daha detaylı bilgiler için Uygulama Usul ve Esasları ve Ön Başvuru Dosyası ve İş Planı Hazırlama Kılavuzu isimli dokümanlar incelenmelidir. 1. Destek verilen işletmenin izlenmesi Desteklenen işletme sözleşme tarihinden itibaren 4 er aylık dönemlerde (2 kez), Dönem Faaliyet Raporu nu formatına uygun biçimde hazırlayarak, her dönemin tamamlanmasını takip eden ayın en geç 15 ine kadar Bakanlığa teslim eder. Dönem Faaliyet Raporu na iş planı çerçevesinde yapılan harcama belgelerine ait fotokopiler eklenir. Dönem Faaliyet Raporu sözleşme eki olan iş planında belirtilen kriterlere göre Genel Müdürlük personelince incelenir. Dönem Faaliyet Raporu nun incelenmesi sonucunda varsa eksiklikler ve yanlışlıklar işletmeye bildirilerek giderilmesi istenir. İnceleme sonucunda belirlenen eksiklikler ve yanlışlıklar işletme tarafından tamamlanarak Genel Müdürlüğe bildirir. 2. Destek verilen işletmenin denetimi Dönem faaliyet raporunun incelenmesi sonrasında işletmeler, adreslerinde iki Genel Müdürlük personeli tarafından ziyaret edilir. İşletmecinin sözleşmede belirtilen adresinden farklı bir adreste (atölye) çalışmalarını yürütmesi durumunda, denetimin bu adreste yapılabilmesi için, gerekçelerini belirtilen bir dilekçe ile başvuruda bulunması gerekir. Denetim sırasında, iş paketlerinde belirtilen çalışmaların, dönemine uygun yapılıp yapılmadığı, varsa deneyler ya da çalışmalar, iş fikrinin prototip olması aşamasındaki çıktılar incelenir. İş paketlerinin yürütülmesinde sorun veya gecikmeler varsa, girişimciden nedenlerine ilişkin detaylı bilgi alınır, projenin zamanında ve iş planına uygun şekilde bitirilmesi için alınacak önlemler belirlenir. Denetleme esnasında, Dönem Faaliyet Raporu içerisinde yer alan tüm faturaların asılları incelenir. Faturalar şirket adına ya da temsil ve ilzama yetkili kişi adına olmalıdır. Bordrolar çalışanlar adına olmalıdır. Faturanın aslı dikkate alınmakta olup, ödeme dekontu, proforma faturalar veya sevk irsaliyeleri fatura yerine geçmez. Telefon, elektrik, su, doğalgaz ve internet için elektronik faturalar kabul edilir.
Bütün faturalarda veya gider pusulalarında, yazıyla yazılan tutar gider olarak değerlendirilir. Denetim sırasında, satın alınan makine/donanım/yazılım/yayın, sarf malzemeleri, demirbaş ve çalışan personel işletmede hazır bulunmalıdır. Destek kapsamında Bakanlık tarafından karşılanmayan kalemler, girişimciye bildirilir ve Dönem Faaliyet Raporu na dâhil edilmez. Dönem Faaliyet Raporu nda kabul edilmeyen gider bulunduğu takdirde iptal edilerek işletmeci tarafından raporun revizesi gerçekleştirilir. Revize edilen Dönem Faaliyet Raporu imza altına alınır. 2.1. Makine/Donanım/Yazılım/Yayın ile ilgili hususlar Satın alınan makine/donanım/yazılım/yayının o İş planı Bütçe Detayı Formu nda bulunması o İş fikrine uygunluğu o Verimli kullanılması o İş planı Bütçe Detayı Formu nda belirtilen harcama tutarlarına uygun olması açısından yerinde kontrol edilir. Yurtdışından yapılan makine/donanım/yazılım/yayın alımlarında, faturaların yeminli tercüman tarafından yapılmış Türkçe tercümeleri, Merkez Bankası tarafından fatura tarihinde yayınlanan döviz alış kuruna göre fatura tutarının TL cinsinden karşılığı ve muhasebecisi tarafından onayı gerekir. 2.2. Sarf Malzemeleri ile ilgili hususlar Satın alınan sarf malzemelerinin o İş planı Bütçe Detayı Formu nda bulunması o İş fikrine uygunluğu o Verimli kullanılması o İş planı Bütçe Detayı Formu nda belirtilen harcama tutarlarına uygun olması açısından yerinde kontrol edilir. Yurtdışından yapılan sarf malzemeleri alımlarında, faturaların yeminli tercüman tarafından yapılmış Türkçe tercümeleri, Merkez Bankası tarafından fatura tarihinde yayınlanan döviz alış kuruna göre fatura tutarının TL cinsinden karşılığı ve muhasebecisi tarafından onayı gerekmektedir. Sarf malzemeleri bir ürünün üretilmesi için gereken yan malzemelerdir. Kırtasiye ve ofis gereçleri sarf malzemesi kapsamında yer almaz, ödemeleri karşılanmaz. Satın alınan sarf malzemelerinin cins ve miktarının gerekliliği kontrol edilir. 2.3. Danışmanlık ve Hizmet Alımı ile ilgili hususlar Danışmanlık ve diğer hizmet alımları, alınan hizmet veya danışmanlığın proje Ar-Ge faaliyetleri için gerekliliği, süresi, alımın yapıldığı kişi veya kuruluşun uygunluğu yönünden değerlendirilir. Hizmet alımı ve Danışmanlık harcama kalemi toplam bütçenin % 20 sini geçemez.
Öğretim görevlilerinden ve şahıslardan alınan danışmanlık hizmeti için gider makbuzu doldurulmalı, bu makbuz danışmanlık alınan kişi tarafından imzalanmalıdır. 2.4. Personel Giderleri ile ilgili hususlar İş planında belirtilen personel giderleri brüt ücretlerdir. Bordroların, iş planındaki brüt tutarlar dikkate alınarak işletmenin muhasebecisi tarafından hazırlanması gerekmektedir. Maaş bordroları, işletmenin muhasebecisi tarafından kaşeli ve imzalı olmalıdır. Adına bordro düzenlenen kişinin imzası bordro üzerinde bulunmalıdır. 2.5. Genel İşletme Giderleri ile ilgili hususlar Genel İşletme Giderleri elektrik, su, aidat, muhasebe, seyahat, nakliye, telefon, internet, işletme kuruluş giderleri ve demirbaş kalemlerinden oluşmaktadır. Bir defaya mahsus olmak üzere adres değişiklikleri ve yıllık zorunlu defter tasdikleriyle ilgili giderler verilen destekten karşılanır. Kanun kapsamındaki her türlü Ar-Ge ve yenilik faaliyetleriyle ilgili olarak düzenlenen kâğıtlar damga vergisinden müstesnadır. Tekmer veya Teknoparklar dışında kurulan şirketlerde, şirket kurulumu sırasında, belediye, itfaiye gibi kurumlara ödenen harç ya da vergiler karşılanır. Kira ücretleri karşılanmamaktadır. Demirbaş; çalışma masası, sandalye, dosya dolabı gibi temel ofis malzemelerinden oluşmaktadır. Denetim esnasında bu malzemeler yerinde kontrol edilir. Demirbaş, çalışan personel sayısıyla doğru orantılı olmalıdır. Gereğinden fazla alımların ödemesi kabul edilmez. İş fikriyle doğrudan ilgili olmayan klima, buzdolabı, perde, toplantı masası, vs. malzemeler ile kırtasiye (fotokopi, kartuş, kâğıt, vb.) giderleri karşılanmamaktadır. Muhasebeci değişikliklerinde yapılan harcamalar karşılanmaktadır. Kartvizit basımı, fuar katılım, tabela, fatura basım ücretleri gibi ücretler tanıtım ve pazarlamaya dâhil olduğundan, karşılanmamaktadır. İş fikri ile ilgili seyahatlere ilişkin taksi ücretleri ödenir. Bunun dışındaki taksi ücretleri ve özel araçların yakıt ücretleri karşılanmamaktadır. Banka havale veya EFT ücretleri karşılanmamaktadır. 3. Denetim sonrası ile ilgili hususlar İş planında öngörülmeyen harcamalar ya da değişiklikler için Ek 1 de yer alan dilekçe girişimci tarafından doldurulur ve bir sonraki Dönem Faaliyet Raporu tarihinden en geç 15 gün önce Bakanlığa verilir. Yapılacak her bir değişiklik, dilekçede yer alan tabloda ilgili bütçe kaleminin altında detaylandırılır ve bu değişikliklerin gerekçeleri açıklanır. Dönem Denetim Raporu denetim sonrasında hazırlanır ve denetimi yapan iki genel müdürlük personeli tarafından imzalanır, girişimcinin dosyasına konulur.
Dönem Denetim Raporu olumlu ise ödeme formu hazırlanır. Genel müdürlük personeli tarafından yapılan genel değerlendirmeye göre, gerekli görüldüğü takdirde kısmi ödeme yapılabilir. Dönem Denetim Raporu olumsuz ise bir sonraki dönem ödemesi yapılmaz. Araştırma ve Geliştirme Faaliyetlerinin Desteklenmesine İlişkin Uygulama ve Denetim Yönetmeliğinin 23. maddesinin 2. fıkrası uygulanır.
EK-1 BİLİM VE TEKNOLOJİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ANKARA 20.. yılı Teknogirişim Sermayesi Desteği programı kapsamında başvurusunu yapmış olduğumuz. Başlıklı ve kod numaralı iş fikrimiz desteklenmeye uygun bulunmuş ve kurmuş olduğumuz.. isimli işletmemiz ile Bakanlığınız arasında / /20 tarihinde sözleşme imzalanmıştır. Sözleşmenin desteklenecek giderler başlıklı 5. maddesinde bütçe kalemleri; Bütçe Kalemleri Makine-Donanım-Yazılım-Yayın Sarf Malzemesi Hizmet Alımı ve Danışmanlık Personel Giderleri Genel İşletme Giderleri TOPLAM Sözleşmede Belirtilen Harcama Kalemi Tutarı (TL) Revize Edilmiş Harcama Kalemi Tutarı (TL) Olmakla birlikte bütçe kalemlerinde aşağıda sıralanan gelişmelerden ötürü değişiklik ihtiyacı doğmuştur. 1. 2. 3. Yukarıda sıralanan gerekçelerden ötürü, harcama kalemleri arasındaki değişiklikler sonucu ortaya çıkan Revize Edilmiş Harcama Kalemi Tutarının onaylanması hususunda gereğini arz ederim. / /20 Ad Soyadı İşletme Unvanı Kaşe/İmza