Sorular/Cevaplar 1) L ORÉAL Etik Açık Kapı sitesinin kapsamı nedir? Aşağıdaki 2. soruda belirtilen koşullara tabi olarak L ORÉAL Etik Açık Kapı sitesi, aşağıdaki alanlarla ilgili ciddi bir ihlal hakkında sahip olabileceğiniz endişelerinizi ifade etmenize imkan tanır: Mali ve ticari kayıtlar İçeriden bilgi sızdırma Vergi Yolsuzluk ve "kolaylaştırma ödemeleri" Hediyeler ve ağırlama Sağlık, güvenlik ve emniyet Taciz ve fiziksel şiddet Cinsel taciz Ürünlerin güvenliği ve kalitesi Şirket kaynaklarının kötüye kullanımı ve suiistimal edilmesi Gizlilik/ticari sırlar/bilgisayar güvenliği Ayrımcılık Kişisel bilgilerin gizliliğine ve korunmasına riayet edilmemesi Çıkar çatışmaları Çevreyle ilgili sorumluluklar Reklam ve Pazarlama Tedarikçi seçimi ve tedarikçilere adil davranmak Haklı/adil rekabeti önleyici uygulamalar İnsan Haklarının İhlali 2) Eğer bazı endişelerim varsa L ORÉAL Etik Açık Kapı sitesini kullanmam gerekli midir? Hayır, bu mekanizma zorunlu değildir.
Ayrıca bu prosedür yalnızca aşağıdaki durumlarda kullanılmalıdır: ülkenizde mevcut normal iletişim yollarının tümü kullanılmışsa (N+1 Yöneticiniz, İnsan Kaynakları Direktörü, Ülke Etik Sorumlusu, Ülke Genel Müdürü) ve bunun işe yaramadığını veya verilen kararın açıkça yanlış olduğunu düşünüyorsanız veya yanıtların yetersiz kaldığını düşünüyorsanız VE endişeniz bu prosedürün kapsamıyla ilgili ciddi bir ihlale ilişkin olmalıdır (bkz. Ekli Sorular ve Cevaplar belgesi Soru 1). Hiç bir Çalışana bu siteyi kullanmadığı için bir yaptırım uygulanamaz. 3) L ORÉAL Etik Açık Kapı sitesini kimler kullanabilir? Bu site, L ORÉAL Group şirketlerinin mevcut ve geçmişteki Çalışanlarına özeldir. 4) L ORÉAL Etik Açık Kapı sitesi, Fransa'daki Ulusal Bilgisayar Bilgi ve Özgürlükleri Komisyonu (CNIL) tarafından onaylanmış mıdır? Evet. 5) L ORÉAL Etik Açık Kapı sitesi neden hayata geçirildi? Çoğu endişeler, ülkenizdeki normal iletişim yollarıyla ele alınabilir (N+1 Yöneticiniz, İnsan Kaynakları Direktörü, Ülke Etik Sorumlusu, Ülke Genel Müdürü) Ancak, L ORÉAL tüm endişelerin değerlendirilmesini sağlamak istemektedir ve bu nedenle Grubun Etik Yöneticisi ile doğrudan irtibat kurulmasını sağlayacak tamamlayıcı bir iletişim hattı oluşturmaya karar vermiştir. Bu site kısaca, Grubun Etik Yöneticisi ile irtibat kurmaya yönelik bir teknik araçtır. Etik Yöneticisine ayrıca postayla (Mr. Emmanuel LULIN, Director of Ethics of the Group, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, France) veya e-postayla (elulin@dg.loreal.com lütfen e-postanızı Özel olarak işaretleyin) da ulaşılabilir. 6) Gizlilik nasıl garanti ediliyor? L ORÉAL Etik Açık Kapı sitesinde verilen bilgilere yalnızca sınırlı sayıda kişi erişebilmektedir. Bu yetkili kişiler katı bir gizlilik yükümlülüğüne tabidirler. L ORÉAL Etik Açık Kapı sitesi, L ORÉAL'in bilgisayar sistemlerinin dışında harici bir sağlayıcı tarafından barındırılmaktadır. Bu hizmet sağlayıcı da katı bir gizlilik yükümlülüğüne tabi tutulur ve bu site aracılığıyla toplanan tüm verileri, raporun yetkili kişiler tarafından alındığına dair teyidi izleyen iki saat içerisinde silmek zorundadır. Eğer bir soruşturma gerekli görülürse, bilgiler yalnızca onlara meşru biçimde ihtiyacı olan ve yine katı gizlilik yükümlülüklerine tabi olacak kişilere verilecektir.
Ancak bu gizlilik taahhüdü, belirli üçüncü taraflar ve özellikle de yargı makamları ve kanun koyucular söz konusu olduğunda, kamu düzenine aykırı olmamak kaydıyla, geçerli olmayabilir. 7) Bilgiler ne kadar süre saklanır? L ORÉAL Etik Açık Kapı sitesinin kapsamı dâhilinde olmadığı kabul edilen tüm bilgiler derhal silinecek veya arşivlenecektir. Hizmet sağlayıcı tarafından toplanan verilerin, raporun yetkili kişiler tarafından alındığına dair teyidini izleyen iki saat içerisinde silindiğini unutmayınız. Doğrulamadan geçen tüm bilgiler, doğrulama işlemlerinin son bulmasını izleyen iki ay içerisinde silinecek veya arşivlenecektir (bilgiler disiplin veya yargı yaptırımlarına neden olmadıkça). Zanlı kişiye veya asılsız suçlamalarda bulunan bir kişiye yönelik disiplin veya yargı yaptırımları durumunda, bilgiler bu prosedürün son bulmasına kadar saklanabilir. Arşivlenen bilgiler, yargılama işlemlerinin süresini aşmayacak bir süre boyunca erişimi sınırlı bir bilgi sistemi üzerinde saklanır. 8) Kendimle ilgili kişisel bilgilere erişme hakkım var mı? Potansiyel tanıklar ve şikâyet konusu kişilerin yanı sıra bu prosedürü kullanan kişiler, Bilgisayarla İşlenmiş Bilgiler ve Özgürlükler Yasası (Fransa) Madde 39 ve 40 uyarınca, yanlış, eksik, şüpheli veya süresi geçmiş olmaları halinde kendileriyle ilgili verilere erişme ve bunları düzelttirme hakkına sahiptirler. Bunun için, Grubun Etik Yöneticisine (Mr. Emmanuel LULIN, Director of Ethics of the Group, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, France) posta yoluyla başvuruda bulunulmalıdır. Bu hak, söz konusu kişinin kendisiyle ilgili bir endişeyi bildiren kişinin kimliğini veya varsa soruşturmaya dâhil olan kişilerin kimliklerini öğrenmesine izin vermemektedir. 9) Misillemeye karşı korunacak mıyım? İyi niyetle bildirilen endişeler, daha sonradan bilgilerin doğru olmadığı ortaya çıksa bile, Çalışanı disiplin işlemleri de dâhil olmak üzere hiç bir yaptırıma maruz bırakmayacaktır. Ayrıca, bu siteyi kullanmasının sonucu olarak misillemeye maruz kalan iyi niyetli Çalışanlar bunu bildirmelidirler. 10) Kimliğimi gizli tutabilir miyim? Bu, sizin için geçerli olan yasalara bağlıdır. Eğer Fransız, İspanyol veya Portekizli iseniz ve/veya Fransa, İspanya veya Portekiz'de çalışıyorsanız ve/veya L OREAL Grubunun bir Fransız, İspanyol veya Portekizli bağlı şirketinin çalışanı iseniz, lütfen bu prosedürün kimliklerin gizli tutulmasına izin vermediğini unutmayınız. Bunların dışında kalan Çalışanlarla ilgili olarak, kimliklerin gizli tutulması yasak değildir ancak biz bunu tavsiye etmiyoruz. Biz, endişelerini iyi niyetle bize bildirmek isteyen Çalışanların bunu kimliklerini gizlemek zorunda
kalmaksızın yapabilmeleri için yeterli teminatları sağladığımıza inanıyoruz. Ayrıca, isimsiz olarak bildirilmesi halinde bir durumun tam anlamıyla soruşturulabilmesi oldukça güçtür. 11) Beyanıma konu olan kişi kendisine yönelik suçlamalardan haberdar edilecek mi? Hukuki usüllere uygunluk ve masumiyet karinesi ilkeleri gözetilmelidir ve bu nedenle ilgili kişi kendisine yönelik suçlamalardan haberdar edilecektir. Ancak, örneğin olayların doğrulanması ve kanıtların korunması için eğer gerekli ise, derhal haberdar edilmeyebilir. Bu nedenlerle bu kişi bu konuda önlemler alındıktan sonra haberdar edilebilir. 12) Soruşturmanın sonucu konusunda bana bilgi verilecek mi? Her bir durum diğerlerinden farklıdır ve bu soruya peşinen cevap vermek mümkün değildir. Genel olarak, Grubun Etik Yöneticisi uygun olduğu ölçüde ve bilgilerin gizliliğe dair yasalar veya başka yükümlülükler ihlal edilmeksizin bildirilebiliyor olması kaydıyla size bir yanıt verilmesini sağlayacaktır. 13) Asılsız suçlamalar durumunda ne olur? L ORÉAL Ethics Open Talk sitesini art niyetli olarak asılsız suçlamalarda bulunmak için kullanan kişiler disiplin cezaları ve/veya hukuki yaptırımlara maruz kalırlar. 14) Size bir endişemi iyi niyetle bildirmem fakat daha sonra haklı olmadığımın ortaya çıkması halinde ne olur? Eğer bilgileri verdiğiniz anda dürüst ve doğru olduklarını düşünmüşseniz, bunun hiç bir olumsuz etkisi olmayacaktır. Elbette, eğer endişenizi bize bildirdikten sonra hatalı olduğunuzu fark ederseniz, derhal Grubun Etik Yöneticisini bilgilendirmelisiniz. 15) Acil durum numarası +44 1249 661689'u ararsam ne olur? İngiltere'deki harici hizmet sağlayıcımıza ulaşırsınız. Hizmet sağlayıcı sizin endişelerinizi kayda geçecek bir çevirmene ulaşmanızı sağlar ve kayda geçen endişeleriniz tıpkı site üzerinden bize ulaşmış gibi, aynı kurallar ve koşullara göre işlem görür. 16) Çalışan temsilcisi örgütleri bu prosedür konusunda bilgilendirildi ve görüşleri alındı mı? Evet, bu prosedürle ilgili olarak, gerekli olduğu durumlarda ve özellikle de L Oréal'in Fransa'daki tüzel kişilikleri için L Oréal'in Çalışan temsilcisi örgütlerine yönelik bir bilgilendirme ve danışma prosedürü gerçekleştirilmiştir. 17) Bu prosedürde hangi bilgiler işlenir? Yalnızca aşağıdaki türlerdeki veriler işlenebilir: - Endişeyi ifade eden kişinin kimliği, görevleri ve irtibat bilgileri - Zanlının ve muhtemel tanıkların kimlikleri, görevleri ve irtibat bilgileri - İfade edilen endişeleri anlamak için gerekli olaylar
Yalnızca objektif biçimde anlatılan, mümkünse ilgili tarihler ve kişileri belirten, endişenizle doğrudan ilgili ve endişenizi doğrulamak için mutlaka gerekli olan olaylar dikkate alınacaktır. Eğer anlattığınız olaylara dair küçücük de olsa bir tereddüdünüz varsa lütfen bunların iddia olduğunu belirtiniz.