PARK VE BAHÇELER MÜDÜRLÜĞÜ TEġKĠLAT YAPISI VE ÇALIġMA ESASLARINA DAĠR YÖNERGE BĠRĠNCĠ BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, HUKUKĠ DAYANAK, ĠLKELER ve TANIMLAR Amaç Madde 1- Bu yönergenin amacı; Denizli Belediyesi Park ve Bahçeler Müdürlüğü nün kuruluş, görev, yetki, sorumluluk ve çalışmalarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge; Park ve Bahçeler Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren birimlerin kuruluşu ile görev, yetki ve sorumluluğunda bulunan iş ve işlemlerin düzenlenmesi ve yürütülmesine ilişkin esas ve usulleri kapsar. Hukuki dayanak Madde 3- Bu Yönerge; Denizli Belediye Meclisi nin 05/05/2008 gün ve 223 sayılı kararı ile kabul edilerek 01.01.2009 tarihinde yürürlüğe giren Denizli Belediye Başkanlığı Teşkilat Yönetmeliği nin 43 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Ġlkeler Madde 4- Belediye hizmet ve faaliyetlerinde etkinlik, eşitlik, hizmette kaliteyi artırmak, belediyenin güçlü ve zayıf yönlerini tespit ederek, fırsat ve tehditleri analiz etmek, sorunlara kalıcı ve yerinde çözüm üretmek, geleceğe dönük stratejiler belirlemek, mevcut kaynakları optimum şekilde kullanmak, çalışanların kuruma bağlılığını artırmak, yönetime kullanılabilir ve etkin bir karar almada destek sağlayıcı nitelikte bilgi sunmak, yönetici ve diğer pozisyonlarda görev yapan personelin motivasyonunu sağlamak, performansını artırmak, toplam kalite yönetimine geçmek. Faaliyetlerini yüksek nitelikli insanların çalıştığı, çalışanları ortak değer ve amaçlar etrafında kenetlenmiş, kabul edilebilir ve sürekli iyileştirme sağlayan, teknolojik altyapıyı etkin ve verimli kullanan ve öğrenen organizasyon yapısına sahip, öncü ve örnek bir belediyecilik anlayışıyla gerçekleştirmek. Bu anlayışa uygun amaç ve hedeflere ulaşabilmek için gerekli nitelik ve yetkinliklere sahip personel yapısını oluşturmak. Tanımlar Madde 5- Bu Yönergede adı geçen; Belediye Başkanlık Başkan Meclis Encümen Müdürlük : Denizli Belediyesi ni, : Denizli Belediye Başkanlığı nı, : Denizli Belediye Başkanı nı, : Denizli Belediye Meclisi ni, : Denizli Belediye Encümeni ni, : Park ve Bahçeler Müdürlüğü nü, ifade eder. - 1 -
KuruluĢu ĠKĠNCĠ BÖLÜM MÜDÜRLÜĞÜN KURULUġU VE GÖREVLERĠ Madde 6- Müdürlüğün görevlerini etkin ve verimli bir şekilde yürütebilmesi için 3 birim ve bu birimlere bağlı servislerden oluşturulur. Müdürlüğün teşkilat şeması aşağıda gösterilmiştir: PARK BAHÇELER MÜDÜRLÜĞÜ Ġdari ĠĢler, Ġhale ve Satın Alma Birimi Mezarlıklar Birimi Park ve Bahçeler Birimi Müdürlüğün görevleri Madde 7- Müdürlüğün görevleri aşağıda sayılmıştır: 1. Belediye mücavir alan sınırları içerisindeki yeşil alanların, kaldırımların, mesirelik alanların peyzaj düzenlemesini ve uygulamasını yapmak veya yaptırmak, 2. Yeşil alanlar yaratmak ve kişi başına düşen yeşil alan miktarını artırmak, 3. Şehir içindeki tüm parkların, mesirelik ve ağaçlandırma alanlarının, kaldırımların yıl boyunca bakım, temizlik, ilaçlama, gübreleme, budama, sulama, çim kesim ve peyzaj tanzimi uygulamalarını sağlıklı şekilde yapmak veya yaptırmak, 4. Halkın spor etkinliklerine destek olmak amacıyla fitness kompleksi, basketbol ve voleybol sahaları, tenis kortları, yürüyüş parkurları yapmak, 5. Yeni oluşturulacak yeşil alanların inşaat, elektrik, tesisat, peyzaj projelendirilmesini yapmak, 6. Refüj ve park sulamalarında şehir şebekesini kullanmamak için, yeni sondaj kuyuları açarak sağlıklı ve az su kullanımını sağlayan sulama projelerini projelendirmek ve uygulatmak, 7. Yeşil alanlarda, refüjlerde, mesirelik alanlarda, kaldırımlarda kullanılması saptanan kent mobilyaları, oyun grupları, aydınlatma elemanları, tesisat malzemeleri, süs havuzları, heykel yapımı vb. malzemeleri uygulama alanına ve kullanım amacına göre tasarımlarını projelendirmek ve uygulamalarını yaptırmak, 8. Yeşil alanlarda, kaldırımlarda peyzaj düzenlemelerinde yıl boyunca kullanılması düşünülen çiçek, ağaç ve çalı grubu fidanları listelemek, teknik şartnamelerini hazırlamak ve alımlarını sağlamak, 9. Oluşturulan projeler ve teknik detay ve çizimler doğrultusunda 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu nun hüküm ve yönetmeliklerine göre işlemleri yürütmek, - 2 -
10. Yeni oluşturulan veya yeniden peyzaj dizaynı değiştirilen parklarda bitki dikim, çiçek dikim uygulamaları, çim saha tanzim uygulamaları yapmak veya yaptırmak, 11. Şehir içerisinde yer alan süs havuzlarının ve göletlerin bakımlarını yapmak, 12. Tüm yeşil alanlarda yer alan sulamaları mevsimsel olarak programlamak, oluşan arızaları yapmak veya yaptırmak, 13. Parklarda yer alan çocuk oyun gruplarını, bankları, çöp kovaları, aydınlatmaları kontrol etmek, rutin bakımlarını yapmak ve arızalarını gidermek, 14. Defin işlemlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini yapmak veya yaptırmak, 15. Mezarlıkların tüm bakım işlerini yürütmek, 16. Halkın talep ve şikayetlerini değerlendirmek, yerinde inceleme yapmak ve bu doğrultuda kararlar almak ve uygulamak, 17. Özel sektöre yaptırılan tüm projelerin kontrol ve denetimini yürütmek, 18. Belediyeye ait yeşil alanda veya kaldırımlarda, refüjlerde oluşan araçlar ya da insanlar tarafından yapılan hasarların tutanakla tespitini yapmak ve hasar raporu oluşturmak. Müdür Madde 8- Denizli Belediyesi Teşkilat Yönetmeliği nde ve bu yönergede belirtilen görevlerin yerine getirilmesinden ve koordinasyonundan öncelikle Belediye Başkanına veya bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı birinci derecede sorumludur. Birimlerin görevleri Madde 9- Madde 6 da Müdürlük Teşkilat Şeması nda gösterilen birimler ve bu birimlere bağlı servislerin görevleri: Ġdari ĠĢler, Ġhale ve Satın Alma Birimi Birim üç servisten oluşur: İdari İşler Servisi Yürüttüğü tüm faaliyetler ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, düzenli bir şekilde kayıt altına almak ve analiz etmek, Müdürlük ile ilgili her türlü yazışma işlemlerini yürütmek, Gelen, giden evrakların kaydını tutmak, Müdürlük personelinin izin formlarını düzenlemek ve izinlerini takip etmek, Müdürlüğün kırtasiye, fotokopi, ozalit, dosyalama vb. taleplerini ve ihtiyaçlarını yerine getirmek, Dosyalama ve arşivleme işlemlerini yerine getirmek, Müdürlüğün havale ettiği belediye içi birimlerin ve diğer resmi kuruluşların yazılarına, cevabi yazı hazırlamak, Müdürlük tarafından hazırlanan projelerin; gerektiğinde sunumlarını hazırlamak, Müdürün direktifleri doğrultusunda görevlerinin yürütülmesini sağlamak, İşlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasını sağlamak. - 3 -
İhale ve Satın Alma Servisi Müdürlük bünyesinde yapılacak tüm ihalelerin teknik ve idari şartnamelerini hazırlayarak üst amirin onayına sunmak, Yapılacak olan mal veya hizmet alımı için eğer müdürlük tarafından yapılacak ise 4734 sayılı Kanun a göre ihalenin yapılması ve sözleşmenin onaylanarak mal veya hizmet teminini sağlamak, İhale sürecinin tamamlanması ile birlikte imzalanan sözleşmede tanımlanan tüm süreçleri ve zaman planını takip etmek, İhalenin bitişiyle birlikte hakediş raporlarını hazırlamak, Alınan mal veya hizmetin muayene kabulünün yapılması için gerekli süreci yerine getirmek, Hazırlanan projelerin keşif - metrajlarının hazırlanmasını koordine etmek, Müdürlük tarafından hazırlanan projelerin; gerektiğinde sunumlarını hazırlamak, İşlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasını sağlamak. Taşınabilir Kayıt ve Kontrol Servisi Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek, Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek, Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek, Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak, Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek, Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. Mezarlıklar Birimi Birim üç servisten oluşur: Cenaze Kabul Servisi Sağlık kuruluşundan ve Adli Tıptan getirilen ölüm raporuna göre cenazenin bilgisayar ortamında kaydını yapmak, Cenaze yakınlarının isteği doğrultusunda cenazenin yıkanma ve kefenlenme işlemleri için gerekli işlemleri not alıp ilgili servislere talimat vermek, Cenaze hangi camiden ve hangi vakitte kalkacaksa, cenazelerin sayısına ve durumuna göre program yapılarak cenazeleri defin işlemleri sağlamak, Mezralıklarda, mezar yapım ve onarım yetki belgesi almak isteyen şahıslara gerekli belgeleri vermek, - 4 -
Mezarlıklarda Belediye Meclisince belirtilen tarife kapsamındaki mezar yer ücreti, mermer işleri yapım ücreti, mezar bakım ücreti, cenaze nakil(şehir dışı) ücretlerini Belediye makbuzu ile tahsil etmek ve tahsilâtı gün sonunda Belediye veznesine yatırmak, Tüm ölüm kayıtlarını arşivlemek Cenaze Nakil ve Defin Servisi Cenaze Kabul Servisinden almış olduğu talimatlar doğrultusunda cenaze araçlarıyla cenaze naklini yapar, Araçların günlük bakımlarını yapar ve her zaman göreve hazır halde bulundurur, Belediye mücavir alanları dışında cenaze nakli gerçekleşeceğinde araç görev kağıdını Mezarlıklar servisi düzenler, Müdürlük ve Başkanlık Makamı onayı ile araç görevlendirilen noktaya gider, Cenaze Kabul Servisinin bildirmesi ile birlikte cenazenin defin edileceği yeri kazıp hazır duruma getirir, Cenaze, mezar başına geldikten sonra dini kurallara uygun cenazenin defnini gerçekleştirir. Gasil hane Servisi Cenaze kabul servisinin bildirmiş olduğu cenazelerin, cenaze yıkama aracı ile verilen adrese giderek dini kurallara uygun olarak yıkanıp, kefenlenmesini sağlamak. Park ve Bahçeler Birimi Birim üç servisten oluşur: Peyzaj Uygulama ve Bakım Servisi Belediye mücavir alan sınırları içerisindeki yeşil alanların, kaldırımların, mesirelik alanların peyzaj düzenlenmesini ve uygulamasını yapmak veya yaptırmak, Geniş yeşil alanlar yaratmak ve kişi başına düşen yeşil alan miktarını artırmak, Şehir içindeki tüm parkların, mesirelik ve ağaçlandırma alanlarının, kaldırımların yıl boyunca bakım, temizlik, ilaçlama, gübreleme, budama, sulama, çim kesim ve peyzaj tanzimi uygulamalarının sağlıklı şekilde yürütülmesini yapmak veya yaptırmak, Halkın spor etkinliklerine destek olmak amacıyla fitness kompleksi, basketbol ve voleybol sahaları, tenis kortları, yürüyüş parkurları yapmak, ve bakımlarını düzenli olarak takip etmek, Yeni oluşturulan veya yeniden peyzaj dizaynı değiştirilen parklarda bitki dikim, çiçek dikim uygulamaları, çim saha tanzim uygulamaları yapmak veya yaptırmak, Şehir içerisinde yer alan süs havuzlarının ve göletlerin bakımlarını yapmak, Tüm yeşil alanlarda yer alan sulamaları mevsimsel olarak programlamak, oluşan arızaları yapmak veya yaptırmak, Parklarda yer alan çocuk oyun gruplarını, bankları, çöp kovaları, aydınlatmaları kontrol etmek, rutin bakımlarını yapmak ve arızalarını gidermek, Belediyeye ait yeşil alanda veya kaldırımlarda, refüjlerde oluşan araçlar ya da insanlar tarafından yapılan hasarları tutanakla tespitini yapmak ve hasar raporu oluşturmak. Yapım İşleri Servisi Proje servisinden gelen projelerin uygulanabilirliğini denetlemek, Uygulamaya müsait projeler üzerinde çalışma yaparak kullanılacak malzemelerin tespitini gerçekleştirmek, İhale ile yapılacak işler için seçilen projeleri ve bu projeler gerçekleşirken kullanılacak malzemelerin teknik şartnamelerini ve gerekli ise teknik çizimlerini hazırlayarak ihale ve satın alma birimine iletmek, - 5 -
İhalesi tamamlanıp sözleşmesi yapılan işlerin, kesin kabulü yapılana kadar kontrollüğünü yaparak imalatın projeye ve teknik şartnameye uygunluğunu denetlemek, Yapılan işler sonrasında hak ediş düzenlemek Proje Servisi Yeni oluşturulacak yeşil alanların inşaat, elektrik, tesisat, peyzaj projelendirilmesini yapmak, Refüj ve park sulamalarında şehir şebekesini kullanmamak için, yeni sondaj kuyuları açarak sağlıklı ve az su kullanımını sağlayan sulama projelerini projelendirmek ve uygulatmak, Yeşil alanlarda, refüjlerde, mesirelik alanlarda, kaldırımlarda kullanılması saptanan kent mobilyaları, oyun grupları, aydınlatma elemanları, tesisat malzemeleri, süs havuzları, heykel yapımı vb. malzemeleri uygulama alanına ve kullanım amacına göre tasarımlarını projelendirmek ve uygulamalarını yaptırmak, Halkın spor etkinliklerine destek olmak amacıyla fitness kompleksi, basketbol ve voleybol sahaları, tenis kortları, yürüyüş parkurlarını projelendirmek, İdare tarafından yeşil alan ve park yapılması kararlaştırılan alanı yerinde inceleyerek bu alana en uygun projeyi çizme, Proje çizim için ihtiyaç duyulan malzemeleri ve gerekli ise bilgisayar programlarını idari işler ihale ve satın alma biriminden talep etmek, Proje çizimi tamamlandıktan sonra yapım işleri biriminden projenin uygulanabilirliğini konusunda destek alır ve iş ihale ile yapılacaksa projeyi ihale ve satın alma birimine göndermek üzere yapım işleri servisine bırakmak. Müdürlük bütçesi ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ORTAK HÜKÜMLER Madde 10- Park ve Bahçeler Müdürlüğü, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri uyarınca Belediye Başkanının bütçe çağrısına istinaden yıllık gider bütçe tasarılarını hazırlayarak yasal süresi içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğü ne teslim etmek zorundadır. Müdürlüğün taģınır mal iģlemleri ve ihtiyaçların temini Madde 11- Park ve Bahçeler Müdürlüğü nü ilgilendiren mal ve hizmet alımları, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu na göre yapılacak alımlar ile hurdaya çıkan malzemelerin satışı Destek Hizmetleri Müdürlüğünce, yapım ihaleleri ise müdürlük tarafından gerçekleştirilir. Ayrıca doğrudan temin sınırları içerisinde kalan tamir, bakım, onarımlar ile yedek parça alımları müdürlükçe gerçekleştirilir. Destek Hizmetleri Müdürlüğünce gerçekleştirilecek ihaleler müdürlükle koordineli olarak gerçekleştirilir. Müdürlük birimine ait mal ve malzemelerin giriş-çıkış ve muhafaza işlemlerini yapmak, hurdaya çıkan malzemeleri yok etmek veya satmak, bunlara ilişkin kayıtları tutmakla görevli ve yükümlüdür. Ġnceleme ve araģtırma Madde 12- Park ve Bahçeler Müdürü, kendi müdürlüğünün faaliyet alanları ile sınırlı olmak üzere; yurtiçi ve yurtdışında bulunan resmi ve özel kuruluşlarda inceleme-araştırma yapmak üzere personel görevlendirebilir. Bu tür görevlendirmelerde Başkanlık Makamından onay alınması gerekir. Ancak yurtdışı görevlendirmeler İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün koordinesinde gerçekleştirilir. - 6 -
YazıĢmalar Madde 13- Müdürlük; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yazışma yapar. Belediyenin diğer birimleri ile yazışması olduğu taktirde, aralarındaki yazışmaları öncelikle ele almak ve sonuçlandırmak zorundadır. Ortak görevler Madde 14- Birden fazla belediye birimini ilgilendiren iş veya görev söz konusu olduğunda koordinatör müdürlük Başkanlık Makamı tarafından belirlenir. Prosedürler Madde 15- Yukarıda sayılan görev alanları ile ilgili işler, tanımlanan prosedürlere göre yürütülecektir. Söz konusu prosedürler bu yönergenin yürürlüğe girmesi ile birlikte 2 ay içerisinde müdürlük tarafından hazırlanır ve Başkanlık Makamının onayı ile yürürlüğe konur. DeğiĢiklik Madde 16- Bu yönergede yapılacak her türlü değişiklikler Başkan onayı ile yapılır, değişiklik teklifinin Başkan onayına sunulması işlemi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün koordinesinde gerçekleştirilir. Yürürlükten Kaldırılan Yönerge Madde 17- Bu Yönergeden önce yürürlükte olan Park ve Bahçeler Müdürlüğü Teşkilat Yapısı ve Çalışma Esaslarına Dair Yönerge ve değişiklikleri yürürlükten kaldırılmıştır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM SON HÜKÜMLER Yürürlük Madde 18- Bu yönerge hükümleri Başkan onayıyla yürürlüğe girer. Yürütme Madde 19- Bu yönerge hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. (Bu Yönerge, Başkanlık Makamı nın 28/02/2012 gün ve 1052 sayılı Onay ı ile 28/02/2012 tarihinde yürürlüğe konulmuştur.) - 7 -